Politique relative à l'utilisation de la visioconférence 1 à des fins d'audience 1. Introduction La Commission des lésions professionnelles (CLP) estime que les technologies de l information et des communications sont essentielles à une saine administration de la justice; l article 1 du Règlement sur la preuve et la procédure de la Commission des lésions professionnelles 2 (RPP) indique d ailleurs qu elle favorise leur utilisation. Parmi ces technologies, la visioconférence est d une grande utilité car elle améliore l efficacité et l efficience du tribunal en permettant une plus grande souplesse dans la gestion des rôles, et en facilitant la tenue des audiences et des conférences préparatoires ou de gestion. L accessibilité au tribunal s en trouve d autant accrue. 2. Cadre juridique La Politique relative à l utilisation de la visioconférence à des fins d audience (Politique) est fondée sur les articles 429.21 de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles 3 (LATMP) et 18 du RPP. Elle prend en compte le droit des parties d être entendues consacré à l article 23 de la Charte des droits et libertés de la personne 4, à l article 10 de la Loi sur la justice administrative 5 et à l article 429.13 LATMP. 3. Objectif La Politique a pour objectif d encadrer l utilisation de la visioconférence à des fins d audience. À cette fin, et par souci de transparence et pour une application la plus uniforme possible, elle énonce des principes directeurs, prévoit les règles relatives aux demandes des parties et les critères d analyse de ces demandes, et précise les obligations de la CLP et des parties en ce qui a trait aux frais reliés à l utilisation de la visioconférence. 1 Pour les fins de la Politique, la visioconférence inclut des technologies de l information et des communications qui ont la même finalité telles la cybercaméra et la téléconférence. 2 RLRQ, c. A-3.001, r. 12. 3 RLRQ, c. A-3.001. 4 RLRQ, c. C-12. 5 RLRQ, c. J-3.
4. Champ d'application La Politique s applique à l utilisation de la visioconférence à des fins d audience, de conférence préparatoire ou de gestion. 5. Principes directeurs 5.1 La visioconférence est d abord à la disposition des personnes appelées à entendre les parties en audience ou lors d une conférence préparatoire ou de gestion. Elle sert principalement à favoriser la participation à l audience d un assesseur qui se trouve à distance du lieu où elle se tient. 5.2 Les parties peuvent néanmoins soumettre une demande d utilisation de cette technologie. Cette demande doit respecter tant les exigences énoncées à l article 6 que les principes directeurs et l intérêt de la justice qui est évalué en fonction des critères énoncés à l article 7. 5.3 Une telle demande sera toutefois refusée si le fait de l accorder compromet, pour des raisons techniques ou de saine gestion de l audience, la participation de l assesseur qui se trouve à distance du lieu où elle doit se tenir. 5.4 Elle sera également refusée si la visioconférence doit être réalisée en réseau public, alors qu'une ordonnance de huis clos, de non-divulgation, de non-publication ou de nondiffusion est susceptible d'être émise dans le dossier en cause. 5.5 La CLP favorise les demandes des parties qui visent la participation, à distance, de témoins experts et celles qui visent à recueillir, à distance, l argumentation d un représentant d une partie ou de la partie elle-même, si elle n est pas représentée. 5.6 Par contre, la visioconférence ne doit servir qu exceptionnellement à l administration, par une partie, d une preuve introduite par un témoin de faits. 5.7 Lorsque permise, la visioconférence doit être utilisée en toute transparence, dans le respect de l article 21 du RPP, et dans le souci de préserver l apparence d impartialité du tribunal. 5.8 Lorsque permise, la visioconférence se tient en ayant recours à un réseau privé de communication. Cependant, un réseau public de communication (Skype, Facetime, etc.) pourra être utilisé si le recours au réseau privé n'est pas une option valable, compte tenu du contexte justifiant la visioconférence. 6. Demande 6.1 Forme La partie qui souhaite utiliser la visioconférence à des fins d'audience en fait la demande par écrit.
Elle adresse sa demande à la direction régionale de la CLP où l'audience doit se dérouler et en notifie les autres parties. 6.2 Délai La partie soumet sa demande à la CLP dès qu elle connaît les faits qui la justifient. 6.3 Contenu La demande comporte les renseignements suivants : Le(s) numéro(s) de dossier(s) CLP concerné(s); Les nom et prénom de la partie qui fait la demande, ainsi que ses adresses civique et électronique, numéros de téléphone et de télécopieur; Les motifs qui justifient l utilisation de la visioconférence; Les nom et prénom de l'interlocuteur à distance, ainsi que ses adresses civique et électronique, numéros de téléphone et de télécopieur; La nature du témoignage à distance; Le temps prévisible d'utilisation de la visioconférence; L'indication du consentement des autres parties au litige, le cas échéant; L indication de l intention de présenter une preuve vidéo lors de l utilisation de la visioconférence; L'engagement de transmettre à toutes les parties et à la CLP, le plus tôt possible avant la tenue de l audience, les éléments de preuve susceptibles d'être introduits au dossier de contestation de même que les documents susceptibles d être déposés au soutien de l argumentation; L'engagement que l'interlocuteur à distance sera présent 15 minutes avant le début de la séance; Tout autre renseignement visant à faciliter la tenue de l audience. 6.4 Traitement 6.4.1 Utilisation d'un réseau privé de communication 6.4.1.1 Témoignage d expert La demande visant à faire entendre un témoin expert à distance est, une fois dûment complétée, traitée par la personne désignée à cette fin par le commissaire coordonnateur de la région où l audience doit se dérouler. 6.4.1.2 Argumentation La demande visant à permettre à un représentant ou à une partie de soumettre son argumentation à distance est, une fois dûment complétée, traitée par la personne désignée à cette fin par le commissaire coordonnateur de la région où l audience doit se dérouler.
6.4.1.3 Témoin de faits La demande visant à faire entendre un témoin de faits à distance est, une fois dûment complétée, traitée par le commissaire coordonnateur de la région où l audience doit se dérouler ou par le commissaire saisi du dossier, le cas échéant. 6.4.2 Utilisation d'un réseau public de communication La demande visant à permettre l utilisation de la visioconférence en réseau public est traitée par le commissaire coordonnateur ou par le commissaire saisi du dossier, le cas échéant. 7. Critères d analyse de la demande de participation à distance d un témoin de faits Le commissaire décide de la demande en fonction des principes directeurs énoncés à l article 5 et de l intérêt de la justice en prenant en compte, à cette fin, les critères suivants : 1. la disponibilité des équipements requis; 2. les possibilités et les limites organisationnelles et techniques du tribunal, dont la possibilité de communiquer, séance tenante, un document supportant le témoignage à recueillir et l intention de soumettre une preuve vidéo à son soutien; 3. l objet du témoignage; 4. la contestation ou non des faits susceptibles d être introduits en preuve; 5. le nombre de parties au débat; 6. le consentement ou l opposition des autres parties; 7. la saine gestion de l audience. Ces critères ne sont ni exhaustifs, ni limitatifs, ni cumulatifs. 8. Décision La décision d accueillir ou de rejeter la demande d une partie participe de la gestion de l audience et le commissaire qui y fait droit peut imposer toutes conditions qu il estime de nature à sauvegarder le droit des parties. Le commissaire qui est appelé à entendre une affaire n est pas lié par la décision rendue en premier lieu. 9. Frais Lorsque les propos de l'interlocuteur à distance sont recueillis à partir d'une salle située dans l'un ou l'autre des bureaux de la CLP, cette dernière assume tant les frais d'appel que les frais d'utilisation de la salle.
Si les propos de l'interlocuteur à distance sont recueillis ailleurs, la partie qui a obtenu l'autorisation de procéder par visioconférence assume tant les frais d'appel que les frais d'utilisation de la salle où se trouve l'interlocuteur à distance. 10. Entrée en vigueur La présente politique est entrée en vigueur en janvier 2005 et a été mise à jour en avril 2013.