MANUEL DE LA COMMISSION RELATIONS PUBLIQUES DU CLUB 226-FR (706) C
Cette édition 2006 sera utilisée pour les années 2007-2008, 2008-2009 et 2009-2010. Les informations contenues dans cette publication sont issues des statuts types et du règlement intérieur du Rotary club, des statuts et du règlement intérieur du Rotary International et du Rotary Code of Policies. Tout changement apporté à ces documents par le Conseil de législation 2007 ou le Conseil Central remplacera les politiques présentées dans cette publication.
Introduction Ce manuel est destiné à vous aider à fixer les objectifs du club et à comprendre vos responsabilités. Un club performant doit : Maintenir/accroitre son effectif Initier des actions répondant aux besoins locaux ou internationaux Soutenir la Fondation financièrement mais aussi en participant à ses programmes Former des dirigeants capables d assumer des responsabilités au-delà du club Le plan de leadership de club, la structure administrative recommandée aux Rotary clubs, suggère la mise en place de 5 commissions permanentes : Administration du club Effectif Relations publiques Actions Fondation Rotary Chaque commission dispose d un manuel décrivant ses responsabilités et contenant ressources et documents pour soutenir le travail de ses membres. Vous pouvez copier et distribuer ce manuel pour chacun des membres. La pochette Gestion du club [225-FR] qui contient ce manuel est disponible sur le catalogue du R.I. et des copies supplémentaires peuvent être téléchargées gratuitement sur www.rotary.org. Le responsable Relations publiques de club Afin de comprendre votre rôle et responsabilités, il est recommandé de prendre connaissance de ce manuel avant l assemblée de district et de l utiliser comme référence lors de cette réunion. L assemblée de district donne l occasion aux dirigeants de clubs de discuter de leur rôle et responsabilités, de fixer les objectifs annuels et de mettre en place leurs relations de travail pour l année à venir. Étudiez les questions suivantes lors de votre préparation pour l assemblée de district : Quel est le rôle de la commission relations publiques? Quelles sont vos responsabilités? Comment les membres de cette commission peuvent-ils aider à donner une image publique positive de leur club? Quels sont les liens du club avec les médias? Comment aider les membres de la commission à servir efficacement? Quels sont vos objectifs annuels et à long terme? 1
Veuillez nous faire parvenir vos questions ou commentaires à : Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 États-Unis leadership.training@rotary.org ( +1-847-866-3000 +1-847-866-0974 2
Rôle et responsabilités De bonnes relations publiques permettent d informer le public de l action du Rotary International. Une image positive permet de motiver les membres du club à agir et facilite le recrutement. Rôle La commission Relations publiques développe un plan d action afin d informer le public sur le Rotary et de promouvoir les actions et activités du club. Profi ter du mois de la sensibilisation au Rotary (janvier) pour planifi er des réunions et activités en rapport avec les relations publiques. Responsabilités Atteindre les objectifs de relations publiques du club (voir Objectifs du club : document de planification, section Relations publiques). Se familiariser avec les ressources du R.I. (voir Ressources) Sensibiliser les membres du club, les médias et le public aux activités du club (voir Messages clés) Améliorer les actions et activités afin de les rendre plus attractives pour les médias (voir Les éléments des relations publiques) Façonner une image publique favorable au développement de l effectif (voir Développer l effectif grâce aux relations publiques) Coopérer avec les autres commissions Avec la commission Actions du club : pour identifier les futures actions ayant un intérêt médiatique Avec la commission Effectif : afin de cibler des membres potentiels identifiés Avec la commission Fondation Rotary : pour s informer des futures actions humanitaires ou des visites de boursiers de la Fondation Avec la commission Administration : pour informer à l avance les médias des futurs intervenants lors des réunions du club et pour développer un site Internet intéressant pour les médias et le public Améliorez votre communication avec le public en assignant une personne liaison pour chaque commission permanente du club, ce qui vous garantira d être toujours bien informé. Coopérer avec les Rotariens Tous les membres peuvent contribuer aux efforts de relations publiques du club en : Ayant une connaissance précise du But du Rotary et de ses programmes et activités. Cherchant toutes opportunités de développer les réussites du Rotary dans le cadre de ses contacts personnels et professionnels. 3
Sommaire Ressources 4 Le responsable Relations publiques 7 Section Relations publiques du document Objectifs de club : document de planification 11 Messages clés 12 Les éléments des relations publiques 13 Développer l effectif grâce aux relations publiques 15 4
Ressources Publications À commander dans le Catalogue [019-EN] ou à télécharger sur www.rotary.org. Des Relations publiques efficaces Suggestions aux clubs [257-FR] Guide pratique pour promouvoir les actions du club auprès de la collectivité et des membres potentiels. Objectifs de club : document de planification Outil d évaluation et de planification permettant d établir les objectifs du club (voir page 11). Relations publiques : Obtenir des résultats [269-FR] Vidéo sur l importance de la communication à l âge de l information. The Rotarian (ou votre magazine régional) Le mensuel officiel du R.I. et ses 30 magazines régionaux en 23 langues présentent des actions de clubs et districts, décisions du Conseil Central et d autres réunions du R.I. Voici le Rotary [001-FR] Brochure illustrée donnant un bref aperçu du Rotary aux futurs Rotariens et au public. Normes d impression [547-FR] Normes standard pour la conception et l impression des publications rotariennes. Rotary en bref (Le) [419-FR] Fiche, format carte de visite, répondant aux principales questions sur le Rotary. Destinée aux non Rotariens. www.rotary.org Le site internet du R.I. offre des ressources et de l information à jour sur tous les aspects du Rotary. Vous pouvez y télécharger gratuitement publications et formulaires, commander sur le catalogue ou connaître le lieu et l heure de réunion de n importe quel club. Recherche par mots clés : Fiches-Info Fiches-Info sur le Rotary et la Fondation à télécharger gratuitement. Relations publiques Informations sur les relations publiques, y compris des exemples d initiatives réussies du monde entier, des articles de presse, conseils et suggestions. PR Tips Bulletin d information électronique bihebdomadaire en anglais. Messages d intérêt public Annonces presse écrite, radio, télévision pour permettre aux clubs de promouvoir le Rotary dans leurs collectivités. Programmes de reconnaissance Prix et programmes de reconnaissance du R.I. et de la Fondation, y compris le prix Relations publiques du R.I. Key messages/messages clés Supplément aux Messages clés du Rotary proposés en page 12. 5
Ressources humaines Commission Relations publiques de district Rotariens nommés pour soutenir les efforts de relations publiques des clubs (obtenir contacts et coordonnées auprès de votre district). Correspondants CDS Membres du personnel au siège du Rotary ou dans un bureau régional chargés de répondre aux questions administratives des Rotariens ou de les orienter vers le personnel compétent. Les coordonnées des correspondants CDS sont disponibles sur le site www.rotary.org. Service Relations publiques au siège Prêt à soutenir tous vos efforts de relations publiques (coordonnées à www.rotary.org). 6
Responsable Relations publiques du club Il est du ressort du responsable de commission de s assurer que la commission atteigne ses objectifs et ceux du club. Responsabilités Avant de prendre vos fonctions : Prendre connaissance de ce manuel Participer à l assemblée de district Étudier le règlement intérieur du club Coopérer avec le président élu pour nommer et former des membres de commission motivés et compétents Étudier et décider avec le président élu des objectifs annuels et à long terme du club en vous aidant du document Objectifs du club : document de planification Développer un plan d action pour atteindre les objectifs annuels Pendant l année : Organiser des réunions et des activités régulières Tenir les membres de la commission responsables des tâches qu ils ont acceptées Informer le président du club, le bureau et les membres des activités et des progrès effectués par la commission Coopérer avec la commission de district correspondante pour la mise en place d activité multiclubs Reconnaître le travail et les efforts des membres Composition de la commission Avant le début de l année, travailler avec le président élu pour désigner les nouveaux membres de la commission et préparer les réunions. Par souci de continuité, les membres de commission doivent être nommés à la même commission pour 3 ans. Les membres de la commission doivent être de bons orateurs et avoir une bonne connaissance du Rotary International et de votre club. Prendre aussi en considération : Expérience professionnelle des médias ou contacts dans ce milieu Qualités d orateur, d écrivain ou de photographe Expérience de développement de sites Internet Personnalité renommée au niveau local Le président est membre de droit de toutes les commissions. Pour préparer votre équipe : Fournir aux nouveaux membres des informations sur la commission et ses activités Associer les nouveaux aux anciens Encourager les contacts entre homologues au sein du district Connaître les ressources disponibles Fournir à votre équipe une liste des réunions et activités du district 7
Formuler des objectifs Le document Objectifs de club : document de planification est un outil destiné à aider le président élu et les commissions à évaluer la situation du club et à définir ses objectifs annuels et à long terme. Chaque commission dispose d une section proposant des stratégies adaptées. Vous travaillerez sur ce document avec le président élu et les autres dirigeants de club lors de l assemblée de district. Vous continuerez à vous y référer et à le mettre à jour tout au long de l année. Des objectifs efficaces Afin de correspondre à la capacité de la commission et aux intérêts des Rotariens, les objectifs doivent être : Partagés. Participation effective dans la mise en place de l objectif de toutes les personnes impliquées dans sa définition. Consultez les dirigeants du club et du district ainsi que les membres pour définir un objectif. Mesurables. L objectif doit avoir un but concret vers lequel progresser. Ambitieux. Il doit être plus ambitieux que les objectifs précédents. Réalisables. Les objectifs doivent tenir compte des ressources matérielles et humaines disponibles. Comparez-les aux objectifs déjà atteints. Limités dans le temps. Établir un plan d action. Travailler avec les dirigeants du club et les membres de la commission pour définir un plan d action pour atteindre chaque objectif en vous basant sur les phases suivantes : Décomposer l objectif en étapes et assigner un responsable et un calendrier d exécution à chacune d elles Déterminer des critères d évaluation des progrès Utiliser les ressources et les outils disponibles dans votre club, au district ou auprès de R.I. Obtenir les informations et les ressources humaines et financières avant de débuter Évaluer le succès des objectifs précédents et de votre plan actuel et apporter les changements nécessaires le cas échéant Assurez-vous que des progrès réguliers et conformes à votre vision sont atteints. Motiver votre équipe. Ce qui motive les Rotariens dans leur profession peut ne pas les motiver dans leur club. Il existe cependant des facteurs de motivation communs : Impact des objectifs sur la collectivité, le club, le district et sur le Rotary Camaraderie Contacts professionnels Confiance dans l objectif et dans le succès de l action Tâches ambitieuses faisant appel à leurs compétences Reconnaissance du travail effectué et du temps consacré à atteindre les objectifs Ces facteurs de motivations peuvent vous permettre de maintenir les membres impliqués dans les actions du club. 8
Budget Avant le 1 er juillet, déterminer avec la commission et le trésorier le budget nécessaire pour atteindre vos objectifs en y incluant les collectes de fonds prévues. S assurer que ces besoins sont inscrits au budget du club. Assurer une surveillance constante des fonds, des transactions et des rapports et de l état des finances de votre commission. Un contact régulier avec le trésorier permet de réagir rapidement en cas de problème. Communication Avant votre prise de fonction, développer un protocole de communication entre les dirigeants expliquant la façon dont vous communiquerez avec : Les membres de la commission. Réunions régulières pour étudier et identifier les ressources disponibles, discuter des actions en cours et futures, développer des stratégies pour atteindre les objectifs. Le club. Informer le président du club, le comité et les membres des activités et des progrès effectués par la commission. Les autres commissions. Le travail d une commission affecte souvent celui d une autre (les relations publiques ont un impact sur l effectif). Une communication efficace permettra une meilleure coordination entre commissions. Le district. N hésitez pas à demander des conseils à votre homologue de district ou à l adjoint du gouverneur. Autres ressources Les ressources suivantes peuvent également vous aider à atteindre vos objectifs et à répondre aux questions de la commission. Documentation Les publications sont à commander dans le Catalogue [019-EN] ou à télécharger en ligne sur www.rotary.org. Annuaire du district Coordonnées des dirigeants et des activités du district Le Manuel de procédure [035-FR] est le code de conduite du Rotary. Remis à jour tous les trois ans après le Conseil de législation, il contient les statuts et le règlement intérieur du Rotary International et de la Fondation Rotary et énonce les procédures et politiques en vigueur Règlement intérieur recommandé aux Rotary clubs et statuts types du Rotary club Codes of Policies du Rotary et de la Fondation Rotary www.rotary.org Cliquer sur : CDS (Support club et district) (www.rotary.org/support) Cette section propose aux dirigeants de club et de district, des ressources relatives à la gestion du club, ainsi que les versions mises à jour du règlement intérieur recommandé aux Rotary clubs et des statuts types. 9
Financement Contributions de donateurs individuels ou d entreprises locales Subventions humanitaires de la Fondation Rotary Subventions d autres fondations Qui contacter Sauf mention contraire, contacter votre district pour obtenir les coordonnées des dirigeants ci-dessous. Adjoint du gouverneur Rotarien nommé par le gouverneur pour le seconder dans l administration des clubs. Il se rendra dans votre club au moins une fois par trimestre et se tient à votre disposition pour répondre à vos questions et demandes de conseils Autres responsables de commission de club dans le district. Gouverneur Dirigeant du Rotary International chargé de conseiller les clubs sur les stratégies à appliquer pour un meilleur fonctionnement (coordonnées disponibles dans l Official Directory) Anciens dirigeants ou responsables de commissions Rotariens compétents et expérimentés pouvant vous conseiller et que vous pouvez nommer pour diriger des activités de la commission Task force et groupes d appui du R.I et de la Fondation Groupes de Rotariens nommés par le président du R.I. pour aider les clubs et les districts au regard des priorités présidentielles (coordonnées disponibles dans l Official Directory) 10
OBJECTIFS DU CLUB : DOCUMENT DE PLANIFICATION Rotary International Ce document, basé sur le Plan de leadership de club, est un outil permettant aux clubs de faire le point et d élaborer des objectifs pour l année à venir. Outre les stratégies présentées dans cette section, les clubs sont encouragés à développer leurs propres stratégies pour atteindre leurs objectifs. Vous pouvez aussi télécharger ce document sur www.rotary.org RELATIONS PUBLIQUES Situation actuelle Faire la liste des activités du club ayant fait l objet d une couverture médiatique (préciser radio, journal, télévision, etc.) : Objectifs Notre club a choisi les objectifs suivants pour l année à venir : Comment le club a t il l intention d atteindre ses objectifs de relations publiques? (plusieurs réponses possibles) En confiant les relations publiques à des Rotariens experts en la matière, au fait des techniques des campagnes médiatiques. En médiatisant toutes les actions du club. En conduisant un programme de sensibilisation du public au Rotary axé sur les décideurs et des professions libérales. En plaçant un message d intérêt public auprès d une télévision locale. Autres (veuillez préciser) : Mesures à prendre : 11 4/06
Messages clés du Rotary Vous aurez peut-être à intervenir en diverses occasions devant un public non-rotarien, y compris des membres des médias. Préparez quelques phrases concises et précises permettant de présenter le Rotary et votre club aux médias. Vous devez être en mesure de répondre à chacune de ces questions en 25 mots maximum : Qu est-ce que le Rotary? Qui sont les Rotariens? Que fait le Rotary? Pour être efficace, une réponse doit être positive, basée sur des faits, précise et brève. Voici quelques points importants à communiquer sur le Rotary : Le Rotary est une des plus grandes organisations humanitaires dans le monde. On compte 1,2 million de Rotariens dans le monde ; les Rotariens sont des professionnels reconnus souhaitant œuvrer ensemble à l amélioration de leurs collectivités et du monde. Le Rotary et la paix Le Rotary fait la promotion de la paix et de l entente mondiale dans le cadre de ses programmes éducatifs et humanitaires. Le Rotary parraine le plus important programme de bourses d études à financement privé au monde. Plus de 34 000 étudiants, connus sous le nom d Ambassadeurs de bonne volonté du Rotary et originaires d une centaine de pays, ont déjà bénéficié de ce programme. Le Rotary s est associé à six universités du monde entier pour offrir un programme de niveau Master américain dans le domaine de la paix et de la résolution des conflits. Les Rotary clubs du monde entier initient des milliers d actions humanitaires chaque année. PolioPlus Le Rotary a fait de l éradication de la polio son objectif prioritaire. Immuniser un enfant contre la polio ne coûte que 0,60 USD. Des progrès extraordinaires ont été réalisés. Dans les années 80, la polio, maladie incapacitante et parfois mortelle, frappait plus de 1 000 enfants chaque jour. Dans les deux décennies qui ont suivi le lancement de l Initiative mondiale pour l éradication de la polio, le Rotary et ses partenaires ont réussi à réduire de 99 % le nombre de nouveaux cas. Mais si moins de 1 900 nouveaux cas ont été rapportés en 2005, le virus continue de menacer les enfants d Afrique et d Asie. Les Rotary clubs du monde entier ont contribué à l objectif d éradication de la polio. Les Rotariens ont contribué temps et argent pour permettre la vaccination de 2 milliards d enfants dans 122 pays. Le Rotary est le premier partenaire privé de l Initiative mondiale pour l éradication de la polio, avec une contribution financière supérieure à 650 millions USD et la mise à disposition de milliers de bénévoles. 12
Les éléments des relations publiques Des relations publiques efficaces demandent du temps, des efforts et une bonne planification. Au moment de développer son plan d action avant le début de l année, la commission Relations publiques du club doit choisir son auditoire, les stratégies et outils à utiliser, et les activités à promouvoir. L auditoire L image du Rotary dans la collectivité repose sur des relations publiques ciblées en fonction de l auditoire concerné : Médias locaux (presse, radio, télévision) Pouvoirs publics locaux Monde des affaires Société civile Monde associatif Bénéficiaires des actions du Rotary et des clubs Étudiants et éducateurs Publications spécialisées sur des questions d éducation ou de santé Types de médias Le terme médias est un terme générique qui recouvre télévisions, radios, presse écrite, services câblés, Internet, ainsi que les publications d autres organisations et institutions. La concurrence pour l accès aux medias est telle qu il est recommandé de faire preuve de créativité et d essayer toutes les possibilités : Publications en ligne Journaux professionnels Chaînes câblées locales Émissions d actualité locale à la radio Bulletins d entreprise Autres (panneaux d affichage, etc.) Communiqués de presse Moyen le plus simple et le plus couramment utilisé pour véhiculer des informations en direction des medias, le communiqué de presse peut attirer leur attention sur un événement et servir de base à un article. Un communiqué de presse doit être objectif et concis (jamais plus d une page), et doit répondre aux questions suivantes : qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment? Fiches-info Informations générales sur le Rotary, son histoire, ses objectifs et les priorités de son action. En interne, les Rotariens utilisent les fiches-info pour informer leurs nouveaux membres ; À l externe, elles servent à présenter le Rotary et ses activités aux membres potentiels et au public, et sont distribuées aux médias qui y trouvent d importantes informations de base. Fiches disponibles sur le site www.rotary.org. 13
Activités et manifestations intéressant les médias Action qui réponde à un besoin de la collectivité ou illustre une tendance actuelle Action internationale parrainée par votre club ou à laquelle participe un membre du club Action impliquant des jeunes ou un membre éminent de la collectivité Intervention d une personnalité éminente à une réunion du club Intervention d un participant à un programme du R.I. ou de la Fondation présentant son expérience dans une autre culture Activité Interact et Rotaract Anniversaire du club ou d un programme Événement avec un fort contenu visuel Autres initiatives possibles pour promouvoir le Rotary : Parrainer ou participer à des initiatives telles qu un marathon, une campagne de recyclage ou une opération de collecte de fonds Monter une exposition mobile qui sera présentée en divers endroits de la collectivité Publicité dans des journaux et magazines, sur des panneaux d affichage ou sur des bus, ou encore dans des gares et aéroports Développer de bonnes relations avec le personnel Relations publiques d autres organisations Encourager les Rotariens à porter leur insigne du Rotary Communiquer des informations sur le Rotary dans un forum en ligne, sur un calendrier local ou sur le site Internet d une autre organisation Relations publiques défavorables S inscrire en faux contre toute perception erronée concernant votre club ou le Rotary, en cherchant en particulier à faire connaître l action du Rotary en faveur de la collectivité et dans le monde. Le gouverneur, son adjoint et le responsable Relations publiques du district sont là pour conseiller et seconder les clubs afin de prévenir et résoudre les problèmes de relations publiques au niveau local. 14
Développer l effectif grâce aux relations publiques Les relations publiques sont importantes à la fois pour fidéliser ses membres et pour en recruter de nouveaux. Coopérer avec la commission Effectif afin de s assurer que vos efforts de relations publiques visent une audience de Rotariens potentiels. Suggestions pour fidéliser Obtenir la possibilité d intervenir en public (écoles, etc.) pour les membres de votre club qui le souhaitent. S assurer que les membres du club sont informés des articles, reportages, etc., consacrés au club. Suggestions pour recruter Promouvoir l action du Rotary avec et pour les jeunes. Mettre en valeur les opportunités de service, de réseautage et de convivialité associées au fait d être membre du Rotary. Promouvoir les activités du club dans des publications professionnelles et d entreprises. Prévoir une section du site Internet du club pour les non Rotariens et demander aux organisations locales de publier sur leur site un lien vers cette page. Stratégies de relations publiques qui favorisent le développement de l effectif Coopérer avec des clubs voisins. Les Rotary clubs de Rochester (New York, États-Unis) et Toronto (Ontario, Canada) ont organisé ensemble une série de collectes de fonds pour commémorer le voyage inaugural de Spirit of Ontario, sujet traité à plus de 30 reprises par un journal local. Suite à cette initiative, le Rotary International a constaté une hausse importante des formulaires pour membres potentiels reçus des régions de Rochester et Toronto. Promouvoir les manifestations du Rotary International. En 2004-2005, les clubs et districts du monde entier ont coordonné leurs efforts afin de célébrer le centenaire du Rotary et la convention du R.I. dans leurs collectivités et dans les médias locaux. Une hausse de 78 % du nombre de formulaires de membres potentiels reçus a été constatée pendant la convention 2005 par rapport à celle de 2004. Passer à la télé. Luis Giay, ancien président du R.I., a été interviewé par l émission de CNN En Español Tu Carrera, qui a diffusé cet entretien à trois reprises en janvier. Au cours de cette même année rotarienne, 28 des 73 personnes de Bolivie, de Colombie, du Mexique et du Nicaragua, qui ont soumis un formulaire de membre potentiel ont indiqué avoir vu cet entretien. Promouvoir la diversité du Rotary. En juillet 2004, deux articles du Times de Londres se sont intéressés à un club qui lutte contre toutes formes de stéréotypes en faisant la promotion de la diversité de son effectif : jeunes professionnels, femmes, choix des horaires de réunion, actions innovantes. Ce même mois, une augmentation du nombre de formulaires de membres potentiels en provenance du Royaume-Uni a été constatée. Exécuter une campagne d image publique. São Paulo (Brésil) 375 panneaux d affichage présentant le site www.rotary.info ont été installés sur l ensemble du pays. Une hausse de 503 % du nombre de formulaires de membres potentiels par rapport à l année précédente s en est suivie. 15
Maximisez le potentiel de votre club. Utilisez Objectifs du club : document de planification pour fixer un cap à votre club. Ce document se trouve dans le ou sur www.rotary.org One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 États-Unis www.rotary.org 226-FR (706) C