Association des infirmières et infirmiers du Canada 50, Driveway Ottawa ON K2P 1E2

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2 L AIIC a produit ce document dans le contexte de sa mission, de sa vision et de ses buts. L information présentée ici ne reflète pas nécessairement les opinions du conseil d administration de l AIIC ou de Santé Canada. La permission de reproduire le présent document et ses annexes est accordée, sauf aux fins de redistribution commerciale, à condition de citer l Association des infirmières et infirmiers du Canada comme source. Association des infirmières et infirmiers du Canada 50, Driveway Ottawa ON K2P 1E2 Téléphone : (613) ou Télécopieur : (613) Site Web : Decembre 2006 ISBN CE PROJET A ÉTÉ RÉALISÉ GRÂCE AU FINANCEMENT DU GOUVERNEMENT DU CANADA, FOURNI PAR L ENTREMISE DE SANTÉ CANADA.

3 TABLE DES MATIÈRES Préface... 1 Création d un Comité directeur principal... 2 Pour démarrer... 4 Établissement de lignes directrices pour l atelier... 4 Financement... 6 Marketing et communications... 8 Délégués... 9 Programme de l atelier Logistique de l atelier Rapports et évaluations de l atelier Conseils utiles ANNEXES Annexe A : Mandat Annexe B : Directives sur les partenariats Annexe C : Plan mensuel Annexe D : Exemple de formulaire d inscription Annexe E : Directives sur les propositions de financement Annexe F : Exemple de lettre de sollicitation Annexe G : Plan de communications Annexe H : Exemple d annonce d événement Annexe I : Exemple d invitation Annexe J : Exemple d information bancaire Annexe K : Exemple de protocole d entente Annexe L : Exemple d ordre du jour pour un atelier d une journée Annexe M : Liste de contrôle montage et matériel Annexe N : Liste de contrôle installation Annexe O : Directives sur le rapport Annexe P : Chemin critique Annexe Q : Exemple de budget Trousse de ressources pour la planification d ateliers i

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5 PRÉFACE Les ateliers permettent aux professionnels et aux intervenants de se rencontrer et de discuter de sujets particuliers dans un contexte qui favorise les contacts, les échanges et la résolution de problèmes. Nous prenons grand plaisir à vous fournir cette Trousse de ressources pour la planification d ateliers. Le présent document a pour but de vous guider dans les étapes préliminaires de planification et d organisation d un atelier. Les ateliers peuvent : permettre d acquérir des connaissances spécialisées utiles à la profession infirmière; accroître l échange de connaissances et d idées; présenter de nouveaux concepts et des solutions innovatrices à des défis; promouvoir et établir des plans d action. Une grande partie de ce document découle d ateliers tenus pour préparer le XVI e Congrès international sur le SIDA. Le premier atelier, qui a eu lieu en mai 2005 à Taipei, à Taiwan, a réuni 60 professionnels des soins infirmiers de 37 pays et visait à trouver des façons innovatrices de relever les défis que la pandémie de VIH/SIDA pose aux ressources humaines du secteur de la santé. Intitulé Action dans la diversité : Des associations nationales d infirmières et infirmiers relèvent le défi posé par la pandémie mondiale de VIH/SIDA sur le plan des ressources humaines de la santé, l atelier n a pas fait que renforcer les réseaux infirmiers : il a aussi beaucoup contribué à établir les thèmes et priorités qui ont servi à la création du Forum international des infirmières, Les soins infirmiers : en première ligne contre le VIH/SIDA Forum sur la prévention, les soins et le traitement. Ce forum a réuni plus de 200 délégués de 40 pays dans le contexte du XVI e Congrès international sur le SIDA qui s est tenu en août 2006 à Toronto. L AIIC tient à remercier le Comité directeur principal et le Comité consultatif technique du Forum de leur contribution à cette Trousse de ressources. Nous remercions particulièrement Jennifer Shaw et le conseil d administration de l Association canadienne des infirmières et infirmiers en sidologie d avoir partagé des documents. Nous espérons que vous trouverez cette Trousse de ressources utile et vos commentaires seront appréciés. Veuillez faire parvenir vos commentaires et suggestions à [email protected]. Trousse de ressources pour la planification d ateliers 1

6 CRÉATION D UN COMITÉ DIRECTEUR PRINCIPAL Lorsqu on planifie un atelier, il faut commencer par former un Comité directeur principal qui sera chargé de l orientation générale de l événement et de la planification du programme. Son rôle consiste à établir : un cadre de planification et d exécution du projet; des objectifs et des résultats clairs pour le projet; des mécanismes de surveillance et d évaluation; des plans financiers, de travail et de production de rapports. L organisation qui accueillera l événement joue le rôle de premier plan dans la création du Comité directeur principal. On recommande de créer le Comité un an ou deux avant l événement. Les membres du Comité doivent représenter l auditoire visé par l événement. Lorsqu on choisit les membres du Comité directeur principal, il faut tenir compte de leur qualification professionnelle, de leur disponibilité et de leur capacité de bien travailler en collaboration. Voir Annexe A : Mandat du Comité directeur principal Rôles et responsabilités Président et coprésident Le président et le coprésident créent le Comité directeur principal et y jouent un rôle de premier plan. Comité consultatif technique Le Comité consultatif technique appuie le président et le Comité directeur principal. Il est constitué de spécialistes clés provenant d organisations locales, régionales ou internationales. Voir Annexe A : Mandat du Comité consultatif technique Administrateur Relevant directement du président, l administrateur : organise les réunions, les déplacements et l accueil; rédige les procès-verbaux de réunions; garde et tient les dossiers principaux du projet; diffuse de l information pour le Comité directeur principal. Voir Annexe A : Mandat d un administrateur 2 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

7 Comité des finances et du financement Le Comité des finances et du financement établira un budget global pour le projet et suivra les dépenses et les sources de revenus. Il établira et présentera aussi des propositions de financement. Voir Annexe A : Mandat du Comité des finances et du financement Voir Annexe F : Exemple de lettre de sollicitation Voir Annexe Q : Exemple de budget Comité des communications Le Comité des communications réalise le plan de communications, y compris les communications internes, la publicité et la promotion, les annonces publicitaires, les envois directs ou électroniques et la production de documents d appui. Dans la conception d un événement international, il pourrait être utile au Comité de tenir compte de la politique du Conseil international des infirmières sur le travail dans ses trois langues officielles : anglais, espagnol et français. Voir Annexe A : Mandat du Comité des communications Voir Annexe G : Plan de communications Comité du programme Le Comité du programme choisit les thèmes des ateliers, dresse une courte liste des conférenciers et des présentateurs, détermine les activités, produit l ordre du jour, retient les services d un facilitateur et décrit les besoins techniques et logistiques comme le matériel électronique et l affichage. Voir Annexe A : Mandat du Comité du programme Comité de la logistique Le Comité de la logistique retient tous les services nécessaires pour répondre à tous les besoins logistiques sur place du projet, les surveille et s en occupe. Cela consiste notamment à réserver et surveiller les installations d atelier, les services de traiteurs et les exposants, ainsi qu à réserver les services d entrepreneurs locaux. Voir Annexe A : Mandat du Comité de la logistique Partenariats Les partenaires de l atelier peuvent inclure des participants qui siègent au Comité directeur principal. Il peut aussi s agir de groupes et de particuliers de l extérieur qui appuient l atelier de diverses façons. Le soutien peut inclure des contributions en nature, de l aide financière ou de l appui logistique. La reconnaissance peut inclure, par exemple, le nom ou le logo du partenaire sur les documents de l atelier. Voir Annexe B : Directives sur les partenariats Trousse de ressources pour la planification d ateliers 3

8 POUR DÉMARRER Pour planifier votre atelier, vous devez déterminer : ses objectifs; ce que vous souhaitez accomplir; quand et où l atelier devrait avoir lieu; l auditoire visé et ses besoins; qui gère et dirige l atelier; des partenaires et des bailleurs de fonds éventuels; s il y a d autres événements qui font concurrence à votre atelier; les ressources internes et externes disponibles. Si l événement a déjà eu lieu, il faut déterminer si les participants en ont tiré des «leçons». On peut à cette fin organiser des entrevues avec des délégués, des partenaires et d anciens membres de comités, et analyser les rapports sur l inscription et le financement. Un sondage informel auprès de l auditoire cible éventuel pourra de même permettre de dégager rapidement des sujets d intérêt. ÉTABLISSEMENT DE LIGNES DIRECTRICES POUR L ATELIER La vision du Comité directeur principal, définie avec la contribution de l auditoire cible, établit le cadre de l événement. Le Comité devrait tenir compte des points suivants : Buts et objectifs Les buts et les objectifs de l atelier doivent être identifiés clairement et faciles à quantifier. Le projet pourrait, par exemple, viser à : Atténuer le VIH/SIDA et définir des problèmes reliés aux ressources humaines du secteur des soins infirmiers. Les objectifs connexes pourraient consister à : Produire un aperçu qui présente des enjeux clés reliés au VIH/SIDA et à la pénurie d effectifs infirmiers, fondé sur des données provenant de pays de l Asie, de l Afrique, des Caraïbes, de l Amérique latine et de l Europe. Créer un document stratégique qui inclut des recommandations portant sur l approfondissement des recherches, de la planification et de la représentation par rapport à ces thèmes. L exemple ci-dessus produit deux résultats très tangibles : un aperçu et un document stratégique. 4 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

9 Stratégie et tactiques La stratégie décrit les activités précises à réaliser pour atteindre vos objectifs. Par exemple, si vous voulez produire un aperçu, votre stratégie consiste à : créer un comité consultatif; retenir les services d un chercheur et d un rédacteur. Les tactiques constituent des moyens très précis de réaliser la stratégie. En l occurrence, les tactiques sont les suivantes : Dresser une présélection de spécialistes et leur demander de participer aux travaux du Comité consultatif, en organisant une réunion en personne ou une téléconférence. Diffuser une demande de propositions portant sur les services de recherche et de rédaction. Retenir les services du chercheur et du rédacteur, préparer les contrats et créer un chemin critique pour ces services. Voir Annexe P : Chemin critique Voir Annexe C : Plan mensuel Thèmes et contenu Les thèmes et le contenu doivent reposer sur les besoins et les désirs des membres de l auditoire visé. Comme les thèmes et le contenu sont établis par le Comité directeur principal, il faut envisager de consulter périodiquement les membres des auditoires cibles comme ceux du Comité consultatif et les bailleurs de fonds. Il faudra peut-être élaborer des thèmes de concert avec le thème global de la conférence ou compte tenu des exigences des bailleurs de fonds. S il y a besoin de traduction, il faut déterminer si le thème est facile à traduire dans toutes les langues utilisées au cours de l événement. Résultats et évaluation Le projet doit inclure des résultats quantifiables et une évaluation afin de répondre aux besoins des bailleurs de fonds et des délégués. Si l on veut établir des indicateurs de réussite clairs et réalistes, c est l auditoire cible qui doit évaluer l événement. Plan d évaluation Il convient d établir un plan d évaluation avec le Comité directeur principal en décidant les points suivants : La manière de procéder à l évaluation évaluation écrite et structurée ou évaluation non structurée par l observation et la discussion Le type d information à réunir données sur le processus ou impact du résultat La façon de mesurer les résultats mesure qualitative ou quantitative La personne qui réunit l information ou les données Trousse de ressources pour la planification d ateliers 5

10 FINANCEMENT Budgets Un budget clair et détaillé constituera un outil clé pour la prise de décision, le contrôle des dépenses, les négociations avec les fournisseurs et le calcul du rendement de l investissement. Il faut, si possible, obtenir le budget et l historique de l événement des années précédentes et utiliser ces renseignements pour déterminer ce que l on doit inclure dans le budget. Pour vous aider à établir un budget, il faut : établir des prévisions de revenu, y compris l aide financière et les frais d inscription; déterminer les coûts variables (dépenses liées au nombre de participants, comme les repas et les insignes porte-nom), ainsi que les coûts fixes (dépenses qui ne sont pas reliées au nombre des participants, comme les honoraires des conférenciers, les frais de location et de téléphone). Vérifiez tous les éléments pour y trouver des coûts cachés comme les taxes et les pourboires; revoir le budget. Il faut vous assurer que les revenus couvrent vos coûts. Modifiez les frais d inscription en conséquence. Si les frais d inscription deviennent trop élevés, révisez le budget pour déterminer où il est possible de réduire les coûts sans miner les objectifs. Le budget global doit inclure tous les éléments nécessaires pour les activités qui se déroulent avant l événement, pendant et après celui-ci. Il faut aussi inclure les biens et services en nature. Le budget servira à guider les propositions et le déroulement global du projet. Frais d inscription Le Comité directeur principal devra déterminer s il y aura des frais d inscription. Le Comité peut décider qu il est plus important d attirer des délégués que d imposer des frais d inscription. Les frais d inscription des étudiants devraient être moins élevés que ceux des délégués. Voir Annexe D : Exemple de formulaire d inscription Revenu et dépenses Il faut suivre en détail les revenus et les dépenses. Il peut être nécessaire de distinguer, aux fins de rapport, les revenus provenant de sources de l extérieur comme des organismes et ministères gouvernementaux. Il convient de signaler que le financement gouvernemental est souvent assorti d exigences contractuelles claires. Voir Annexe Q : Exemple de budget 6 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

11 Sources de financement Il est possible de trouver du financement à divers endroits, dont notamment tous les paliers de gouvernement, les fondations qui appuient des objectifs semblables, ainsi que les associations et organisations non gouvernementales qui partagent les mêmes points de vue. Afin d éviter tout conflit, tous les bailleurs de fonds éventuels doivent connaître les autres sources de financement de l atelier. Financement du secteur public La plupart des paliers de gouvernement offriront des possibilités de financement. La clé consistera à déterminer les sources convenables de financement et à rédiger des propositions de financement. Ce processus exigera beaucoup de main-d œuvre et doit commencer le plus tôt possible. Bon nombre de possibilités de financement du secteur public sont annuelles et il faut présenter des demandes avec un an d avance. Financement du secteur privé Il peut falloir de plusieurs mois à un an pour obtenir du financement du secteur privé. Il peut être plus facile d obtenir du secteur privé des contributions en nature qu en argent. On recommande de présenter ses demandes le plus tôt possible. Rédaction de propositions de financement De nombreuses possibilités de financement comportent un format de proposition ou un formulaire de demande normalisés. Si ce n est pas le cas, il pourrait vous être utile de revoir l exemple de proposition inclus à l Annexe E pour commencer. Lorsque vous répondrez à une demande de propositions (DDP) d un ministère, vous devrez vous conformer à des exigences rigoureuses. Pour solliciter du secteur privé des fonds ou des contributions en nature sous forme de biens ou de services, vous pouvez utiliser une lettre d introduction. Il importe d assurer un suivi personnel des lettres de demande. Voir Annexe E : Directives sur les propositions de financement Voir Annexe F : Exemple de lettre de sollicitation Trousse de ressources pour la planification d ateliers 7

12 MARKETING ET COMMUNICATIONS Pour promouvoir l atelier auprès de délégués éventuels, vous pouvez recourir aux moyens suivants : diffusion de messages électroniques; annonces sur des sites Web; envois postaux directs; sollicitation téléphonique et bouche-à-oreille; annonces dans des publications écrites ciblées pertinentes. Il ne faut pas oublier que certains groupes internationaux ont un accès limité ou nul au courrier électronique et à Internet. Annonces et invitations Un des moyens clés de vendre l événement avec succès consistera à dresser des listes de délégués éventuels. Les partenaires, le Comité consultatif, des organisations et collègues qui partagent les mêmes points de vue peuvent vous aider en vous fournissant des noms et les renseignements nécessaires. Pour que votre événement affiche complet, il faut viser à envoyer trois fois plus d invitations que vous n aurez de places. Par exemple, si votre événement peut accueillir 100 personnes, il faut envoyer au moins 300 invitations. Prévoyez une diminution d environ 10 % le jour de l événement. Lorsque vous organisez un événement international, vous devrez peut-être envisager de produire des documents dans d autres langues. Le choix du moment joue un rôle clé dans l envoi de documents à des destinataires de l étranger. Il faut prévoir plusieurs semaines, sinon plus, pour la distribution par courrier. N oubliez pas que l accès au courrier électronique ou au télécopieur sera limité ou nul pour certains groupes de l étranger. Un suivi de chaque envoi vous aidera à afficher complet. Vos annonces et vos invitations doivent inclure le logo de l événement, son titre, les frais d inscription, le lieu, la date et l heure, ainsi que les logos des commanditaires ou des partenaires. Voir Annexe H : Exemple d annonce d événement Voir Annexe I : Exemple d invitation Médias Il faut dresser une liste des médias imprimés (bulletins, revues, journaux, magazines), électroniques (télévision et radio) et Internet (Web). Il faut envoyer à toute la liste de distribution un communiqué général pour annoncer l événement. Envoyez-le au moins cinq mois avant l événement et ensuite une ou deux fois de nouveau à mesure que la date approche. 8 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

13 Donnez suite à vos communiqués par un appel téléphonique ou un message électronique. Profitez de toute occasion d inscrire votre événement sur une liste ou de l annoncer. Concentrez-vous sur les médias que votre auditoire cible lit, suit ou écoute. Préparez des messages aux divers médias en fonction de leur mandat et de leur auditoire. N oubliez pas que la couverture médiatique qui suit l événement est aussi utile, car elle peut aider à faire connaître les résultats fructueux. DÉLÉGUÉS Il est inévitable que l atelier repose sur les délégués et leurs contributions possibles. Il faut prévoir des activités, des exercices et des dialogues qui visent à tirer le maximum de leur participation et de leurs commentaires. Lorsque vous déterminez le nombre de délégués, n oubliez pas de tenir compte de votre budget, du nombre de salles de réunion, de la disponibilité de l hébergement local, du personnel et des bénévoles disponibles. Il ne faut pas oublier que des groupes moins nombreux sont plus susceptibles d échanger et de communiquer. Bourses pour les délégués Le Comité directeur principal peut décider d établir un programme de bourses pour les délégués dont les ressources sont limitées. On peut aussi offrir des bourses fondées sur le mérite ou comme moyen d atteindre de nouveaux auditoires. La gestion d un programme de bourses peut occuper beaucoup de personnes et l on recommande de créer un sous-comité qui s en chargera. On peut communiquer avec des organisations, des ministères, des sociétés privées, des associations et des organisations d optique commune pour déterminer s ils offrent des bourses. Voir Annexe J : Exemple d information bancaire Voir Annexe K : Exemple de protocole d entente Inscription Les formulaires d inscription doivent inclure des renseignements de base sur les délégués, ainsi que des questions simples qui peuvent aider à déterminer les caractéristiques démographiques de l atelier, ce qui servira pour des événements futurs. Les formulaires d inscription doivent aussi inclure les conditions et les obligations du délégué et du groupe parrain comme la politique sur les remboursements et les substitutions. Il est très important de suivre les inscrits et les paiements. Voir Annexe D : Exemple de formulaire d inscription Voir Annexe I : Exemple d invitation Trousse de ressources pour la planification d ateliers 9

14 PROGRAMME DE L ATELIER Structure du programme Un programme détaillé et en profondeur garantira que l atelier se déroule sans problème et de façon professionnelle. Il faut déterminer la durée de l atelier, quand il doit avoir lieu, la taille du groupe et la structure de l atelier : panel, séances simultanées ou études de cas. Conférenciers Pour le choix des conférenciers, il faut tenir compte des intérêts des délégués. Les conférenciers doivent : pouvoir adapter leurs connaissances aux thèmes de l événement; appuyer les enjeux en discussion ou les contester; établir un lien avec l auditoire. Il faut essayer de faire preuve d inclusivité dans le choix des conférenciers en tenant compte de la géographie, du sexe et de la diversité culturelle. Voir Annexe L : Exemple d ordre du jour pour un atelier d une journée LOGISTIQUE DE L ATELIER Lieu Si les délégués doivent passer la nuit, il faut choisir un endroit à distance de marche d hôtels ou vous préparer à fournir des services de transport. Il faut aussi tenir compte du nombre de participants et de la proximité d autres installations. Lorsque vous réservez une salle pour l événement, il faut tenir compte des installations audiovisuelles, des prises de courant, du nombre de chaises et de tables, des services de traiteur et de l accès. Matériel et fournitures Il est très important d avoir suffisamment de matériel pertinent à portée de la main et bien situé pour les délégués, l animateur, les conférenciers et les présentateurs, ainsi que les bénévoles. Si les délégués, les conférenciers ou le facilitateur doivent apporter des fournitures ou du matériel avec eux, il ne faut oublier de les prévenir. Voir Annexe M : Liste de contrôle montage et matériel Voir Annexe N : Liste de contrôle installation 10 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

15 RAPPORTS ET ÉVALUATIONS DE L ATELIER La réussite d un atelier dépend des résultats produits sur place. Il faut désigner un procès-verbaliste qui consignera les résultats des séances de travail, ainsi qu un rédacteur qui produira le rapport final. Avant de rédiger le rapport, il faut déterminer la raison d être de l atelier et les principaux points à couvrir. Le rapport doit ensuite résumer les recommandations, les décisions ou les résultats découlant de l atelier. Il faut aussi décrire ce que veulent dire ces résultats et les mesures qui s imposent. Introduction L introduction doit expliquer la raison d être du rapport et présenter le contexte. Elle doit aussi résumer brièvement les constations les plus importantes, les recommandations et les termes clés utilisés dans le rapport. La section sur les méthodes décrit en détail les méthodologies utilisées pour tirer des conclusions et formuler des recommandations. Cette section garantit que les résultats sont présentés de façon claire, objective et sans interprétation. Il faut présenter clairement les conclusions qui doivent découler logiquement des résultats. Les recommandations doivent aussi être claires et rédigées dans le format approprié, sous forme de liste ou de texte. Voir Annexe O : Directives sur le rapport CONSEILS UTILES Bon nombre des conseils utiles qui suivent émanent de l atelier sur le VIH/SIDA qui s est tenu au cours du 23 e Congrès quadriennal du Conseil international des infirmières à Taipei, à Taiwan, en mai Les recommandations qui suivent sont tirées des leçons apprises à la suite du Congrès et d autres événements organisés par l AIIC. Planification de l événement La planification doit commencer avec au moins un an d avance, et davantage si vous avez besoin de fonds. Il faut mettre sur pied le plus tôt possible un Comité directeur principal, un Comité consultatif et une équipe d accueil. Communication avec les associations nationales d infirmières (ANI) À noter qu il faut communiquer en espagnol avec la plupart des pays de l Amérique latine. Plusieurs pays de l Afrique et de l Europe exigent ou préfèrent que l on communique avec eux en français. Trousse de ressources pour la planification d ateliers 11

16 Les ANI n ont pas toutes accès au courrier électronique, au téléphone et au télécopieur. Dans certains pays de l Europe de l Est, de l Afrique et de l Amérique du Sud, on ne peut extraire les pièces jointes aux messages électroniques, particulièrement si elles contiennent de gros fichiers comportant des logos et des signatures. La communication par téléphone peut être difficile compte tenu des divers fuseaux horaires et des préférences linguistiques. De nombreux membres du personnel des ANI travaillent à temps partiel et certains bureaux sont ouverts certains jours seulement. Il faut tenir compte des heures de bureau et des fêtes nationales. Les présidentes ne travaillent pas toujours dans le bureau des ANI et c est pourquoi il peut être nécessaire de prendre rendez-vous par téléphone. Dans beaucoup de pays en développement, les numéros de téléphone et de télécopieur, ainsi que l adresse électronique, changent souvent, tout comme le personnel qui travaille dans un bureau. Il importe de toujours avoir une liste de contacts exacte et à jour. Lorsqu on envoie des communications par la poste en Afrique, en Asie et en Amérique du Sud, il faut prévoir au moins deux à trois semaines pour qu elles parviennent à destination et plusieurs semaines pour obtenir une réponse. Même s ils coûtent cher, les services de messagerie sont très efficaces. Dispositions de voyage Il faut vous assurer que les invités ont un visa de voyage avant de leur émettre des fonds pour voyager. Dans le scénario de Taiwan, presque tous les invités devaient avoir un visa. La plupart des demandes ont pris plusieurs semaines. Il est généralement plus rapide et moins coûteux pour les candidats de présenter leur demande dans leur propre pays. Dans plusieurs cas, il a fallu des semaines et plusieurs rappels pour que les délégués complètent le protocole d entente (PE). Il faut demander aux délégués de remplir le PE au moins un mois avant l événement. Inscription Les frais d inscription doivent être acquittés d avance. Les candidats doivent s inscrire et effectuer leur paiement seulement après avoir reçu un visa de voyage et avoir rempli le PE. Il faut veiller à ce qu un processus clair d émission de reçus et d inscription soit en place afin qu il soit possible de suivre dûment le paiement. Assurance-maladie Assurez-vous que les participants inscrits ont une assurance-maladie adéquate. Il est possible d acheter de l assurance individuelle ou collective. 12 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

17 Virement de fonds aux délégués bénéficiant d une bourse Dans la plupart des cas, il est possible d inclure les allocations quotidiennes dans le virement électronique global des coûts du billet d avion. Ceux qui ont besoin d aide seulement pour leur allocation quotidienne et non pour d autres frais peuvent recevoir de l argent au cours de l événement. Assurez-vous que tous les renseignements bancaires sont fournis pour les virements électroniques. Tout renseignement qui manque retardera le virement. Évitez d envoyer des fonds à des comptes personnels, sauf dans de rares cas où l ANI n a pas son propre compte bancaire. La confirmation du prix des billets d avion et des escales peut prendre énormément de temps. Il faut demander des attestations d une agence de voyage qui indiquent l arrivée, le départ et le coût du vol, le tout sur du papier à lettre officiel de l agence. Il peut être beaucoup plus rapide et facile de réserver des vols à partir du pays hôte. Séjour Il faut idéalement essayer de loger les invités dans le même hôtel et tout près de l atelier, ce qui facilite énormément l inscription, la gestion de l atelier, le suivi des arrivées et des départs et le paiement des frais à l hôtel. Il est particulièrement utile de loger les invités dans le même hôtel si l atelier s inscrit dans le contexte d un événement de plus grande envergure, ce qui permet aux invités de partager les moyens de transport en direction et en provenance de celui-ci. Communication au cours de l événement Il est utile d avoir au moins un point central où les délégués peuvent se rencontrer, obtenir de l information, laisser des messages et trouver à se rafraîchir. Trousse de ressources pour la planification d ateliers 13

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19 ANNEXE A MANDAT

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21 COMITÉ DIRECTEUR PRINCIPAL Raison d être Le Comité doit : établir le cadre de planification, y compris les rôles et les responsabilités des sous-comités; normaliser le processus à suivre pour présider les réunions, établir l ordre du jour des réunions, rédiger et diffuser des notes d étape et produire des rapports; élaborer, appliquer et évaluer le plan de travail du projet; établir le programme et les thèmes généraux; surveiller l élaboration de la proposition et du budget, y compris un cadre de responsabilisation pour rendre compte aux bailleurs de fonds; établir un mécanisme de surveillance et de consignation; établir un plan d évaluation; établir un lien avec le Comité de planification local afin de coordonner la communication et de promouvoir la participation d infirmières et d infirmiers à la planification globale de la conférence; attribuer et diriger des tâches; collaborer au financement, y compris au fonds de bourses. Composition Président, coprésident et membres du Comité. On recommande également d envisager de la représentation régionale. Durée du mandat La durée du projet. Mandat et rapports hiérarchiques Surveiller tous les aspects de la planification et de la coordination du projet. Fréquence des réunions Le Comité siégera par téléconférence environ une fois par mois. Il se réunira plus souvent au besoin, à la demande du président. Procès-verbaux Il faut les rédiger et les envoyer au Comité directeur principal dans les 72 heures suivant chaque réunion. Trousse de ressources pour la planification d ateliers 17

22 COMITÉ CONSULTATIF TECHNIQUE Raison d être Le Comité consultatif technique doit collaborer avec le Comité directeur principal pour fournir des conseils d expert. Le Comité consultatif technique aide à établir l ordre du jour, à définir le contenu et la structure du programme et à recommander des conférenciers. Composition Coprésidents, membres du Comité (on recommande de six à huit). Les membres peuvent provenir du Comité directeur principal. Les membres de l étranger peuvent provenir de groupes de référence ou de ressources de l étranger. Durée du mandat À déterminer. Mandat et rapports hiérarchiques Le Comité a pour mandat de fournir des conseils et un point de vue général au Comité directeur principal. Il fait rapport par l intermédiaire des présidents (ou de leur représentant désigné). Fréquence des réunions Le Comité siégera par téléconférence environ une fois par mois. Il se réunira plus souvent au besoin, à la demande du président. Procès-verbaux Il faut rédiger les procès-verbaux de la téléconférence avec le Comité consultatif technique et les envoyer au Comité directeur principal dans les 72 heures suivant chaque réunion. 18 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

23 ADMINISTRATEUR Raison d être et rôle L administrateur collabore de près avec les présidents et les membres du Comité directeur principal. Le titulaire doit : organiser des réunions et des activités (notamment produire l ordre du jour des réunions, organiser des déplacements et des activités d accueil); rédiger les procès-verbaux de réunions; garder et tenir les dossiers principaux du projet; coordonner et surveiller tous les contrats signés par les présidents et le Comité; assurer le suivi de certaines activités en particulier auprès du Comité directeur principal; être le principal distributeur et collecteur d information pour le Comité; coordonner la correspondance échangée avec les délégués, les invités spéciaux et le personnel à contrat; tenir et mettre à jour des listes d envois. Durée du mandat La durée du projet. Mandat et rapports hiérarchiques Le titulaire doit fournir de l appui administratif aux présidents et aux comités. L administrateur rend compte au président du Comité. Fréquence des réunions À la demande des présidents et des comités. Procès-verbaux Il faut les rédiger et les envoyer au Comité directeur principal dans les 72 heures suivant chaque réunion. Trousse de ressources pour la planification d ateliers 19

24 COMITÉ DES FINANCES ET DU FINANCEMENT Raison d être et rôle Le Comité doit évaluer les besoins financiers et établir un budget de travail. Le Comité établit aussi un scénario de financement pour obtenir de l aide et trouve des commanditaires et des bailleurs de fonds éventuels. Le Comité doit aussi surveiller l ensemble des revenus et des dépenses et présenter aux présidents un rapport périodique de la situation financière. Composition Coprésidents, membres du Comité (on recommande de six à huit). On pourrait inviter des membres du Comité directeur principal à siéger à ce comité. Durée du mandat À déterminer. Mandat et rapports hiérarchiques Le Comité doit fournir des conseils et une perspective générale au Comité directeur principal. Il rend compte par l intermédiaire du président (ou de son remplaçant désigné). Fréquence des réunions Le Comité siégera par téléconférence environ une fois par mois. Il se réunira plus souvent au besoin, à la demande du président. Procès-verbaux Il faut les rédiger et les envoyer au Comité directeur principal dans les 72 heures suivant chaque réunion. 20 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

25 COMITÉ DES COMMUNICATIONS Raison d être et rôle Le Comité doit : élaborer une stratégie de communications coordonnée; produire des messages clés; assurer la liaison avec tous les comités afin de promouvoir les activités de l événement; créer et réaliser des activités de publicité et de promotion; créer et produire des documents qui serviront à la publicité et à la promotion (dépliants, brochures, documents pour le site Web, lettres, affiches, affichage, textes pour les médias); trouver des réseaux médiatiques existants pour communiquer et chercher de nouveaux moyens de diffuser de l information à des intervenants clés à l échelon mondial (médias imprimés, électroniques, TV/radio, organisations infirmières, journaux, sites Web, babillards). Composition Président, membres du Comité (on recommande de quatre à six). Les membres peuvent provenir du Comité directeur principal et de groupes associés. Durée du mandat À déterminer. Mandat et rapports hiérarchiques Le Comité doit fournir des conseils et une perspective générale au Comité directeur principal. Il rend compte par l entremise de son président (ou de son remplaçant désigné). Fréquence des réunions Le Comité siégera par téléconférence environ une fois par mois. Il se réunira plus souvent au besoin, à la demande du président. Procès-verbaux Il faut les envoyer au Comité directeur principal dans les 72 heures suivant la réunion. Trousse de ressources pour la planification d ateliers 21

26 COMITÉ DU PROGRAMME Raison d être et rôle Le Comité doit : établir les plans initiaux du programme, y compris les thèmes du projet, une présélection de conférenciers et de présentateurs, les activités et l ordre du jour de la réunion; créer un budget et faire connaître les besoins au Comité des finances et au Comité directeur principal; collaborer de près avec les membres des comités de la logistique et des finances afin d assurer la continuité de la planification; retenir au besoin les services d un facilitateur; dresser une liste de besoins techniques, y compris le matériel AV et électronique, la disposition de la salle, l affichage et les centres d inscription et d accueil; fournir de l aide sur place pendant l événement pour accueillir les conférenciers, animer des séances de travail et aider autrement les conférenciers au besoin. Composition Président, membres du Comité (on recommande de huit à 10). Durée du mandat À déterminer. Mandat et rapports hiérarchiques Le Comité a pour mandat d élaborer les premiers concepts du programme pour le Comité directeur principal. Il rend compte par l entremise du président (ou de son représentant désigné). Fréquence des réunions Le Comité siégera par téléconférence environ une fois par mois. Il se réunira plus souvent au besoin, à la demande du président. Procès-verbaux Il faut les envoyer au Comité directeur principal dans les 72 heures suivant chaque réunion. 22 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

27 COMITÉ DE LA LOGISTIQUE Raison d être et fonction Le Comité doit : trouver un endroit où tenir l événement; collaborer avec le personnel de l endroit en question pour veiller à ce qu on réponde à tous les besoins reliés à la réunion, y compris en ce qui a trait au montage de la pièce, aux services audiovisuels et de traiteur, aux aménagements et à l interprétation; créer un budget et faire connaître les besoins au Comité des finances et au Comité directeur principal; déterminer l envergure de la réunion calendrier de la réunion, attribution de l espace, besoins des conférenciers, participation prévue; fournir de l aide sur place pendant l événement pour le montage, l inscription, l aide aux conférenciers, le dépannage, etc. Composition Président, membres du Comité (on recommande de huit à 10). Durée du mandat À déterminer. Mandat et rapports hiérarchiques Le Comité doit fournir des conseils et une perspective générale au Comité directeur principal. Le Comité rend compte par l entremise du président (ou de son représentant désigné). Fréquence des réunions Le Comité siégera par téléconférence environ une fois par mois. Il se réunira plus souvent au besoin, à la demande du président. Procès-verbal Il faut les envoyer au Comité directeur principal dans les 72 heures suivant chaque réunion. Trousse de ressources pour la planification d ateliers 23

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29 ANNEXE B DIRECTIVES SUR LES PARTENARIATS

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31 SURVOL Dans le cadre de la planification, le Comité directeur principal cherchera probablement à obtenir l aide de collègues des milieux infirmiers du monde entier et d autres intervenants sous forme de collaboration ou de commandite financière. Les présentes directives sur les partenariats décrivent les critères et les mécanismes de reconnaissance. TYPES DE CONTRIBUTIONS Les contributions peuvent inclure les suivantes : Argent Octroi ou subvention du gouvernement Don de fonds de commandite pour une activité en particulier provenant du secteur privé, d un organisme sans but lucratif ou d une association Bourses pour les participants Ressources humaines Compétences techniques, notamment recherche, rédaction de rapports, conception, logistique, conseil, coordination Services de conférenciers, y compris leurs frais et honoraires Contribution en temps de membres du personnel ou de bénévoles Matériel et équipement Réductions sur la location ou l achat de tout matériel ou équipement nécessaire Don de produits à utiliser au cours de la réunion ou comme prix ou distinctions Formes de reconnaissance La forme de la reconnaissance variera en fonction de la nature de la contribution et sera négociée avec le donateur. On préfère uniformiser les modes de reconnaissance. Voici des exemples de mécanismes de reconnaissance : Nom et logo du partenaire dans le programme Mention du partenaire dans les messages d ouverture ou de clôture Logo du partenaire sur le site Web Distribution de matériel promotionnel du partenaire dans la trousse des délégués Trousse de ressources pour la planification d ateliers 27

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33 ANNEXE C PLAN MENSUEL

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35 1 ER MOIS Créer le Comité directeur principal Créer le Comité consultatif technique Repérer des partenaires éventuels Se réunir et élaborer le plan général et le thème Créer le chemin critique 2 E ET 3 E MOIS Créer le budget Créer des listes d envoi pour délégués éventuels Élaborer le programme et y mettre la dernière main Vérifier s il y a conflit d événements Préparer une liste de bailleurs de fonds possibles Rédiger des propositions de financement 4 E MOIS Choisir des facilitateurs, des conférenciers et des présentateurs, et passer des contrats avec eux Choisir le personnel de soutien et recruter des bénévoles Confirmer la date, le lieu, le nombre de participants, la langue et la durée de l atelier Réserver le lieu et le matériel technique Négocier des tarifs et signer le contrat avec l hôtel Commencer à promouvoir l atelier 5 E MOIS Préparer les cahiers de l atelier pour les délégués et les facilitateurs Préparer les formulaires d inscription Commander les formulaires de confirmation et les étiquettes porte-nom Se renseigner au sujet de l hôtel et des vols Envoyer une lettre d invitation aux conférenciers, aux présentateurs et aux partenaires Trousse de ressources pour la planification d ateliers 31

36 6 E MOIS Organiser la réception de bienvenue Organiser les sacs des délégués Prendre des arrangements de voyage et de séjour Créer des certificats de participation à l atelier Envoyer une lettre de confirmation aux participants Envoyer aux conférenciers et aux présentateurs un questionnaire sur leurs besoins avant l atelier. 7 E MOIS Mettre à jour la liste d inscriptions Aider les participants à obtenir une autorisation de sécurité, des visas et un permis de voyage Envoyer une note sur l administration et la logistique pour confirmer les installations, le matériel, les services de traiteur Préparer des trousses de bienvenue pour les participants, les conférenciers et les présentateurs Désigner un photographe pour l événement Désigner un procès-verbaliste pour l événement 8 E MOIS Tenir l événement 9 E ET 10 E MOIS Terminer le rapport des ateliers Envoyer les lettres de remerciement Dresser un résumé des formulaires d évaluation Dresser la liste des participants Procéder à une évaluation de suivi auprès des délégués Rapprocher le budget 32 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

37 ANNEXE D EXEMPLE DE FORMULAIRE D INSCRIPTION

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39 EXEMPLE DE FORMULAIRE D INSCRIPTION Nom de l événement Lieu Date Veuillez renvoyer ce formulaire d inscription au plus tard le (date) à (contact, téléphone, télécopieur, adresse postale, adresse électronique). Titre : Professeur Professeure Dr Dre M. Mme Nom de famille : Prénom : Entreprise/organisation : Adresse postale : Code postal : Pays : Téléphone : Télécopieur : Adresse électronique : Inscription pour : Journée complète coût : $ Déjeuner coût : $ Demi-journée coût : $ Activité sociale coût : $ Veuillez me faire parvenir une facture. Chèque joint Je travaille actuellement dans le ou les domaines suivants (on peut en cocher plus d un) : Éducation Gestion Recherche Politique Études Pratique clinique Établissement public Ressources humaines Autres (Nom de l événement) peut dévoiler aux autres participants les renseignements nécessaires pour communiquer avec moi. Trousse de ressources pour la planification d ateliers 35

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41 ANNEXE E DIRECTIVES SUR LES PROPOSITIONS DE FINANCEMENT

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43 DIRECTIVES SUR LA PROPOSITION Les directives suivantes constituent des suggestions générales seulement sur le contenu d une proposition. Avant de les utiliser, le rédacteur doit vérifier auprès des bailleurs de fonds éventuels les renseignements nécessaires pour présenter une demande. Bon nombre de bailleurs de fonds fournissent une liste des critères qui peuvent guider la rédaction de la proposition. Certains bailleurs de fonds exigent qu on leur soumette un formulaire de demande officiel au lieu d une proposition. LA PROPOSITION Survol Une bonne proposition doit être facile à lire et bien structurée. En plus de décrire l envergure du projet, elle doit mettre en évidence le rendement de l investissement du bailleur de fonds. La proposition permet de démontrer les connaissances et l expérience qui permettront aux candidats de réaliser le projet avec succès. Lettre d accompagnement Il faut joindre une lettre d accompagnement à la proposition. La lettre doit attirer l attention du bailleur de fonds et mettre en évidence l aspect le plus important de la demande. Liste de contrôle sur la proposition La plupart des propositions et des demandes doivent contenir les renseignements suivants : Objectifs, buts, résultats, thèmes et dates du projet, participation prévue Budget total et échéancier du projet Budget détaillé Statut/année de constitution Statut d organisme de bienfaisance/sans but lucratif/année de constitution et tous les numéros pertinents États financiers et rapport annuel de l exercice précédent Liste des membres du conseil d administration/directeur général Coordonnées détaillées Liste de gestionnaires/coordonnateurs du projet et leur curriculum vitae Trousse de ressources pour la planification d ateliers 39

44 Structure de la proposition Page couverture Sommaire Nom et coordonnées de l organisation Mission/vision de l organisation démontrant comment le projet les exprime Survol de l organisation, y compris son historique, sa structure organisationnelle, ses liens et sa gouvernance Bref survol de l expérience de l organisation en ce qui a trait au projet Description du projet, y compris : Titre Objectifs/buts/auditoire visé Pertinence du projet pour le groupe de bailleurs de fonds Produits/résultats escomptés/plan d évaluation du projet Structure du projet et membres des principaux comités Budget Coordonnées de la personne autorisée à signer le contrat officiel pour le compte de l organisation On peut ajouter les éléments suivants aux annexes : Liste du personnel et des membres du conseil d administration de votre organisation Descriptions de fonctions, biographies et curriculum vitae des membres du personnel chargés du projet Biographies des conférenciers, des présentateurs et du facilitateur Rapport annuel de l organisation Lettres d appui du projet 40 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

45 ANNEXE F EXEMPLE DE LETTRE DE SOLLICITATION

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47 (Papier officiel) Date Nom Adresse Monsieur, Madame, Je vous écris pour demander de l aide financière pour notre Forum international des infirmières qui aura lieu avant le XVI e Congrès international sur le SIDA à Toronto, en Ontario (Canada). En août 2006, plus de 200 professionnels des soins infirmiers se réuniront pour discuter de certains des problèmes les plus pressants qui ont trait au VIH/SIDA. En tant que groupe le plus nombreux au monde de prestateurs de soins de santé, les infirmières et infirmiers sont actifs en première ligne de la prévention, des soins et du traitement du VIH/SIDA. Ils sont dans une position idéale pour élaborer les stratégies et les pratiques exemplaires nécessaires pour répondre aux besoins des personnes vivant avec le VIH/SIDA, pour influencer les prestateurs de soins et pour appuyer des collectivités par des approches ingénieuses sur la prévention. L Association des infirmières et infirmiers du Canada, l Association canadienne des infirmières et infirmiers en sidologie et le Conseil international des infirmières, en collaboration avec des associations d infirmières du monde entier, tiendront un forum d une journée avant le XVI e Congrès international sur le SIDA à Toronto. Guidés par le thème Les soins infirmiers : en première ligne contre le VIH/SIDA Prévention, soins et traitement, les chefs de file des soins infirmiers des milieux des soins cliniques, de l éducation, des politiques et de la recherche sur le VIH/SIDA discuteront de sujets comme la réduction des préjudices, le stigmate et la discrimination, la sécurité au travail, la pratique clinique, les ressources humaines du secteur de la santé, les enjeux en fin de vie et l observation des traitements. Nous savons que vous appréciez les contributions des infirmières et infirmiers et nous avons hâte de discuter d autres possibilités de bénéficier de votre appui. Nous reconnaîtrons votre aide généreuse dans tous les documents portant sur le Forum. J ai joint à la présente un survol du Forum. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d autres renseignements, n hésitez pas à m appeler. Veuillez agréer, Monsieur, Madame, l expression de mes sentiments les meilleurs. Trousse de ressources pour la planification d ateliers 43

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49 ANNEXE G PLAN DE COMMUNICATIONS

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51 Titre de l atelier : Date/heure : Présenté par : ACTIVITÉ ÉCHÉANCIER RESPONSABILITÉ/NOTES PUBLICITÉ ET PROMOTION Site Web : publicité avant l atelier Rédaction/traductin Affichage sur le site Web des membres du Comité directeur principal Demande d affichage sur d autres sites Web Site Web : publicité après l atelier Rédaction/traduction des résultats de l événement Affichage sur le site Web des membres du Comité directeur principal Demande d affichage sur d autres sites Web Promotion électronique directe Rédaction/traduction Distribution à des organisations d optique commune Distribution aux collègues par l intermédiaire du Comité directeur principal Distribution à des publications d optique commune Promotion par envoi direct (poste) Distribution à ceux qui n ont pas accès au courrier électronique ou qui ne peuvent extraire les pièces jointes Demander au Comité directeur principal de fournir les noms et adresses électroniques «d autres» sites Web ou d en chercher d autres Avec l aide du Comité directeur principal Demander des recommandations au Comité directeur principal Trousse de ressources pour la planification d ateliers 47

52 ACTIVITÉ ÉCHÉANCIER RESPONSABILITÉ/NOTES Envois directs/courrier électronique après l événement Lettre de remerciements à tous les participants Lettre de remerciements aux partenaires Lettre de remerciements aux commanditaires/bailleurs de fonds Rédaction, traduction (français/espagnol) et distribution Médias Avis aux médias contenant une note d information et un avis sur l événement Publications Médias imprimés et électroniques généraux Médias Communiqué comportant une note d information et les résultats de l événement Publications Médias imprimés et électroniques généraux FORUM Documents imprimés Brochures, biographies des conférenciers, notes d information, description des activités au cours des plénières, résumés du programme et programme détaillé, fiches d information, formulaires d inscription, formulaires d évaluation Rédaction et traduction Impression Trousses des conférenciers Documents de bienvenue Documents de réunion Trousses des délégués Sac des délégués Documents de bienvenue Documents de réunion Demander au Comité directeur principal de suivre les noms et les adresses électroniques 48 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

53 ACTIVITÉ ÉCHÉANCIER RESPONSABILITÉ/NOTES FINANCEMENT Trousses des commanditaires (en nature/dons/publicité) Rédaction et présentation Propositions financement Rédaction et présentation Rapport Conformément aux exigences des bailleurs de fonds/ commanditaires Trousse de ressources pour la planification d ateliers 49

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55 ANNEXE H EXEMPLE D ANNONCE D ÉVÉNEMENT

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57 Forum international des infirmières Aperçu Les soins infirmiers : en première ligne contre le VIH/SIDA : Prévention, soins et traitement QUOI : L Association des infirmières et infirmiers du Canada, l Association canadienne des infirmières et infirmiers en sidologie et le Conseil international des infirmières, en collaboration avec des associations d infirmières et infirmiers du monde entier, tiendront un forum d une journée avant le XVI e Congrès international sur le SIDA. Le Forum international des infirmières a pour thème Les soins infirmiers : en première ligne contre le VIH/SIDA Prévention, soins et traitement. OÙ : Toronto (Ontario), Canada : Université de Toronto QUAND : Le 12 août 2006 QUI participera : On s attend à ce que Les soins infirmiers : en première ligne contre le VIH/SIDA attire des centaines de professionnels des soins infirmiers qui luttent contre la pandémie dans divers contextes et travaillent avec des ressources différentes. De nombreux délégués proviendront des milieux des soins cliniques, de l éducation, des politiques et de la recherche. COMMENT : Le programme du Forum d une journée inclura les activités suivantes : conférenciers vedettes de réputation mondiale, y compris Stephen Lewis et sœur Christa Mary Jones; rapports généraux des régions; séances simultanées et plénières portant sur certains des enjeux les plus pressants du VIH/SIDA comme la réduction des préjudices, le stigmate et la discrimination, la sécurité au travail, la pratique clinique, les ressources humaines du secteur de la santé, l observation des traitements et les enjeux en fin de vie. Le Forum international des infirmières mettra en vedette les interventions aux niveaux de la recherche, de l éducation et de la pratique que les infirmières et infirmiers exécutent dans les contextes nationaux et internationaux de la santé qui subissent les lourdes répercussions de la pandémie de VIH/SIDA. Veuillez vous inscrire dès que possible. Le nombre de places est limité. Formulaires d inscription : Pour en savoir davantage, veuillez communiquer avec : Association des infirmières et infirmiers du Canada 50, Driveway Ottawa (Ontario) K2P 1E2 Courriel : [email protected] Trousse de ressources pour la planification d ateliers 53

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59 ANNEXE I EXEMPLE D INVITATION

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61 (Nom de l atelier) (Date de l atelier) Le Comité directeur principal de (nom de l organisation) vous invite à assister à un atelier (décrivez en quelques mots le type d atelier). Date : Heure : Lieu : (nom de l édifice, adresse municipale, pays) Au cours de l atelier, les participants aborderont notamment les sujets suivants : Sujet un Sujet deux Sujet trois Veuillez vous inscrire avant le (date) en visitant notre site Web à (url du site Web) ou en envoyant un message électronique à notre coordonnateur de l événement à (adresse électronique). Le nombre de places est limité. Pour en savoir davantage, veuillez communiquer avec : Nom de la personne, titre Nom de l organisation Téléphone/télécopieur Adresse électronique Trousse de ressources pour la planification d ateliers 57

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63 ANNEXE J EXEMPLE D INFORMATION BANCAIRE

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65 Information bancaire Titre de l atelier : Date/heure : Présenté par : Information bancaire Veuillez remplir le formulaire d information bancaire et le renvoyer à : Pays : Nom de l organisation : Nom du compte bancaire de l organisation Nom de la banque Numéro du compte Numéro de transit du compte/adresse SWIFT Signataires du compte bancaire Adresse postale de la banque Téléphone de la banque Télécopieur de la banque Adresse électronique de la banque Autres renseignements Montant à virer : a) Vols b) Transport au sol c) Repas d) Hébergement e) Frais d inscription f) Dépenses en route g) Frais de visa h) Autres Devise du virement Date du virement Numéro de projet du commanditaire Nom du projet du commanditaire Personne responsable chez le commanditaire Trousse de ressources pour la planification d ateliers 61

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67 ANNEXE K EXEMPLE DE PROTOCOLE D ENTENTE

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69 Protocole d entente entre (nom du groupe commanditaire) et (nom du délégué/titre/organisation à parrainer) pour (nom/lieu de l événement). Voyage et séjour : (nom du groupe commanditaire) paiera l aller-retour en avion entre (lieu de départ du délégué) et (lieu de l événement). On fournira les frais de transport et de séjour à l hôtel, ainsi que des allocations quotidiennes, du au (dates) pendant le séjour à (lieu de l événement). Les voyageurs incapables d obtenir un visa, qui ratent leur vol ou qui, pour d autres raisons, ne peuvent assister à (nom et date de l événement) devront renvoyer les avances de voyage au plus tard le (date). (nom du groupe commanditaire) se réserve le droit de refuser de rembourser n importe laquelle ou la totalité des dépenses en question pour les voyageurs qui n assistent PAS à (nom de l événement). Conditions d admission : Les visiteurs de (nom du pays d origine du délégué) ont besoin d un passeport valide et ceux qui proviennent de certains pays auront besoin d un visa d affaires. Veuillez aussi confirmer les exigences relatives à l immunisation et aux soins de santé auprès de votre agence de voyage locale. Assurance : La présente entente ne couvre aucune assurance. Le voyageur doit acheter l assurance voyage, transport, urgence médicale, annulation de réservation et autre nécessaire. Responsabilité : En signant la libération ci-jointe, vous avez reconnu et convenu que vous comprenez entièrement tous les risques éventuels et libérez (nom du groupe commanditaire), ses dirigeants, administrateurs, employés, successeurs et ayant-droits de toute responsabilité en ce qui a trait à tout dommage ou traumatisme découlant de votre participation à cette mission. Rémunération : Il est entendu qu aucun honoraire de consultation ou salaire de remplacement ne s applique pendant ce voyage. Dépenses : Il faut présenter toutes les dépenses et avances de voyage et les justifier en présentant les reçus originaux suivants : a) Cartes d embarquement de lignes aériennes, consignations de bagage et reçus de billet b) Reçus de taxis ou d autres moyens de transport au sol utilisés c) Factures d hôtel Veuillez noter qu on ne peut inclure dans la demande de remboursement les repas payés par des tiers ou fournis gratuitement à l hôtel, à l atelier, au cours de réunions ou dans l avion. On pourra rembourser d autres dépenses avec l assentiment écrit préalable de (nom du groupe commanditaire). Des copies des formulaires de demande de remboursement de dépenses sont jointes à la présente. Veuillez soumettre votre demande avec les reçus originaux au plus tard le (date) à (nom du groupe commanditaire et adresse postale). Signature Date Témoin Date Trousse de ressources pour la planification d ateliers 65

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71 ANNEXE L EXEMPLE D ORDRE DU JOUR POUR UN ATELIER D UNE JOURNÉE

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73 Nom de l événement Date Heure Adresse Commanditaires 8 h - 8 h 30 Petit déjeuner et inscription 8 h 30-8 h 35 Allocution d ouverture 8 h 35-9 h Mot de bienvenue et présentation Établissement du contexte de la journée 9 h - 10 h Discours d ouverture Peut inclure des discussions avec les participants 10 h - 10 h 15 Pause santé 10 h h Panel : Tendances, démarches courantes et priorités Peut inclure des discussions en atelier et en séance plénière 12 h - 13 h Déjeuner 13 h - 15 h Discussions interactives portant sur les thèmes/séances simultanées 15 h - 15 h 15 Pause santé 15 h h 45 Séance plénière 15 h h Résumé des principaux messages lancés 16 h - 16 h 25 Étapes suivantes 16 h h 30 Mot de clôture et évaluation Trousse de ressources pour la planification d ateliers 69

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75 ANNEXE M LISTE DE CONTRÔLE MONTAGE ET MATÉRIEL

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77 Titre de l atelier : Date/heure : Présenté par : Disposition de la salle Salle de cours avec tables Carré ouvert en U avec chaises Tables rondes avec chaises Théâtre (chaises seulement) Podium Table des présentateurs avec chaises Table pour le panel avec chaises Poste de rafraîchissements Cabine d interprétation simultanée Table d exposition Table d inscription Table de prise de notes Autre (veuillez préciser) Besoins audiovisuels (veuillez indiquer les quantités) Projecteur de diapositives 35 mm Lecteur de cassettes Feuilles mobiles sur chevalet et marqueurs Chevalet pour affichage à l entrée Télécommande sans fil Enregistreur et mélangeur audio Projecteur vidéo Rétroprojecteur Microphone au podium Moniteur vidéo Écran de projection Trousse de ressources pour la planification d ateliers 73

78 Microphone sur pied Magnétoscope Pointeur laser Microphone de table Projecteur ACL Bacs de carrousel Cassettes Accès Internet Opérateur/technicien (heures de disponibilité) : 74 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

79 ANNEXE N LISTE DE CONTRÔLE INSTALLATION

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81 Titre de l atelier : Date/heure : Présenté par : Installations de réunion et conception Les couloirs et les halls sont-ils nets, propres, spacieux et sécuritaires? Y a-t-il un endroit où installer confortablement le service d inscription? Peut-on accrocher des bannières ou des affiches de bienvenue dans les aires publiques? Y a-t-il suffisamment de salles de toilette? Sont-elles situées à un endroit commode? Y a-t-il suffisamment d ascenseurs et d escaliers pour permettre aux délégués de circuler confortablement? Les endroits sont-ils tous accessibles pour les personnes handicapées? L hôtel a-t-il des portemanteaux publics? Des vestiaires? L établissement a-t-il une aire d entreposage protégée? Y a-t-il un détecteur de fumée dans chaque pièce? Des gicleurs? La température dans les aires publiques est-elle confortable? Les aires sont-elles toutes bien éclairées? Sentent-elles bon? Les niveaux de bruit sont-ils acceptables? Y a-t-il déjà des panneaux indicateurs appropriés? Y a-t-il beaucoup de circulation publique? Que se passe-t-il d autre en même temps que l événement? L établissement a-t-il son propre personnel de sécurité? L établissement est-il non-fumeur? Trousse de ressources pour la planification d ateliers 77

82 Salles de réunion Nombre de salles d atelier disponibles (sans compter la salle de bal)? Recueillir des données sur chaque salle Nom de la salle Endroit Capacité : Théâtre Salle de cours Tables rondes Comment les salles sont-elles habituellement montées? Y a-t-il des frais supplémentaires pour en modifier le montage? Les éléments suivants sont-ils gratuits, en supplément ou non disponibles? Plumes/crayons et bloc-notes pour les participants? Podium des conférenciers? Microphone? Feuilles mobiles? Tableau noir? Tableau blanc? Marqueurs? Poste d eau dans la pièce? Écran de projection? Y a-t-il une connexion Internet haute vitesse? L éclairage est-il contrôlé de l intérieur de la pièce? Y a-t-il un gradateur? Les réglages de la température sont-ils situés dans la pièce? Y a-t-il un autre groupe qui utilise la pièce avant ou après votre réunion? Peut-on fixer des affiches sur les murs avec du ruban gommé ou des punaises? Y a-t-il des panneaux indicateurs fixés à la porte à l extérieur de la pièce? Sur les murs? Sur un chevalet? Y a-t-il de la moquette dans la pièce? Des colonnes? Des miroirs? Des fenêtres? Un balcon/une terrasse extérieure? 78 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

83 Salle de plénière/banquet De nombreux hôtels et centres de conférence ont une salle de banquet et une grande salle de bal qu il est possible de diviser en salles de plénière plus petites. Réunissez des données sur la grande salle et sur chaque salle plus petite. Nom de la salle Endroit Capacité : Théâtre Salle de cours Tables rondes Capacité avec table d honneur : Théâtre Salle de cours Tables rondes Y a-t-il des cloisons mobiles? Y a-t-il un autre groupe qui utilisera toute salle voisine avant, pendant ou après votre réunion? La salle a-t-elle un système de sonorisation? Comment est-il contrôlé? Y a-t-il des frais supplémentaires pour installer un podium? Un microphone? Quel type d éclairage y a-t-il dans la salle? Comment est-il contrôlé? Peut-on suspendre une bannière ou la fixer sur les murs? Y a-t-il des écrans audiovisuels? Combien? Où se trouvent-ils? Y a-t-il de la moquette? Des colonnes? Autres considérations Y a-t-il des exigences minimales quant au menu, au buffet ou aux services de banquet? S il y a des repas, où seront-ils servis? Quelles sont les dimensions de la salle disponible? Peut-il y avoir un conférencier au cours du repas? La qualité acoustique et visuelle de la salle est-elle favorable? Ajoute-t-on des frais de service, des pourboires ou la taxe de vente aux prix des aliments et boissons? Y a-t-il des exigences au sujet des assurances? L établissement offre-t-il gratuitement du café, le petit déjeuner ou les hors-d œuvres le soir? Quelle est la politique de l établissement sur les annulations? Quels frais supplémentaires peut-on prévoir pour des aspects comme les services de consommations, le montage des tables, l entretien et l électricité? Est-il possible de garantir les tarifs des chambres ou les prix des menus? Trousse de ressources pour la planification d ateliers 79

84 Y a-t-il des plans de réaménagement, de construction, de modernisation des chambres, de changements à la direction? L établissement est-il syndiqué? Le cas échéant, quand la convention collective doit-elle être renégociée? Exige-t-on un dépôt? Quand? Quelle est la politique sur les chambres gratuites? Transport de l aéroport à l hôtel pour les délégués Quelle est la distance entre l aéroport et l hôtel? Quelle est la durée du déplacement? L hôtel offre-t-il une navette pour l aéroport? Le cas échéant, combien en coûte-t-il? Quelle est la fréquence des aller-retour et quel est l horaire de la navette? Combien en coûte-t-il par taxi? Y a-t-il des véhicules de location disponibles à l aéroport? Arrivée à l hôtel Quelle est l heure d arrivée? Quelle est l heure de départ? Le personnel de la réception est-il accueillant et courtois? Combien de temps faut-il pour s enregistrer? Combien y a-t-il de terminaux? Le chasseur est-il facile à trouver? Obligeant? Y a-t-il un entrepôt pour les bagages avant l arrivée/l enregistrement et le départ après la fin du séjour? Hébergement Combien de chambres, sans compter les suites, sont disponibles pour la conférence? Combien de suites met-on à votre disposition? Combien y a-t-il de lits dans chaque suite? Tarifs des chambres : Simple Double Triple Suite Combien de lits simples sont disponibles? doubles? king? queen? Nombre de chambres accessibles pour les personnes handicapées? Y a-t-il, dans chaque chambre, un poste de radio? la télévision par câble? Internet haute vitesse? Y a-t-il un réfrigérateur dans chaque chambre? Le cas échéant, est-il vide ou rempli d articles à payer comptant? Livre-t-on un journal à chaque chambre? 80 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

85 Y a-t-il du shampooing et du savon dans chaque chambre? De la lotion pour les mains et le corps? De la pâte dentifrice? Du rince-bouche? Du revitalisant? De l eau de cologne ou du parfum? Un bonnet de douche? Une trousse de couture? Un chiffon pour cirer les chaussures? Du café gratuit et une cafetière? Un séchoir à cheveux? Un fer et une planche à repasser? Un port pour audiomessagerie/données? Offre-t-on le départ rapide? Le départ vidéo? Les chambres sont-elles en bon état? Confortables? Sentent-elles bon? Combien y a-t-il de chambres pour non-fumeurs? L hôtel offre-t-il des chambres pour visiteurs de marque? Services de l hôtel L hôtel a-t-il un garage souterrain? Un stationnement? Quel est le tarif? Nombre de places disponibles? L hôtel a-t-il un gestionnaire du matériel audiovisuel? Met-on des laveuses et sécheuses à la disposition des clients? L hôtel a-t-il un service de buanderie? Offre-t-il le service aux chambres? Jusqu à quelle heure? L hôtel a-t-il un centre d affaires? Heures d ouverture? Y a-t-il des installations récréatives? Une salle de jeux? Un centre de conditionnement physique? Une piscine? Un sauna? Une cuve thermale (jacuzzi)? Une piste de jogging? Y a-t-il des boutiques sur place? Un salon de beauté ou de coiffure? Un kiosque à journaux? Des articles de toilette? Une boutique cadeaux? Des articles d épicerie? Des vêtements? Y a-t-il un café ou un comptoir de charcuterie sur place? Quels sont les prix moyens? Autres considérations Offre-t-on un tarif hors-saison ou intersaison? Exige-t-on un dépôt? Quand? L hôtel pratique-t-il la surréservation? Qui est responsable des dommages? Trousse de ressources pour la planification d ateliers 81

86 Accepte-t-on toutes les principales cartes de crédit? L établissement a-t-il un service de sécurité? 24 heures sur 24? Le personnel de l hôtel a-t-il reçu une formation en RCR? Offre-t-on aux clients le transport gratuit vers n importe quelle attraction locale? Y a-t-il des exigences minimales quant aux menus, buffets/services de banquet? Ajoute-t-on des frais de service, des pourboires ou la taxe de vente aux prix des aliments et boissons? Y a-t-il des exigences sur le plan des assurances? L établissement offre-t-il gratuitement le café, le petit déjeuner ou les hors-d œuvres le soir? Quelle est la politique de l établissement sur les annulations? Quels frais supplémentaires peut-on prévoir pour des services comme les services de bar, le montage des tables, l entretien et l électricité? Est-il possible de garantir les tarifs des chambres ou les prix des menus? Y a-t-il des plans de réaménagement, de construction, de modernisation des chambres, de changements à la direction? 82 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

87 ANNEXE O DIRECTIVES SUR LE RAPPORT

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89 1. Aperçu du projet Nom de l organisation Titre du projet Période visée par le rapport 2. Introduction Cette section place brièvement le rapport dans le contexte de l ensemble du projet. Le rapport présente aux lecteurs de l information à jour sur la réalisation du projet. 3. Attentes relatives au rendement et plan d action Cette section présente les attentes relatives au rendement et le plan d action du projet tel qu on l a conçu à l origine. Dans le contexte du processus itératif de production du rapport, cette section du rapport sur le rendement présente toute modification subséquente des objectifs du projet, des résultats escomptés ou du plan d action approuvés auparavant. 3.1 Objectifs du projet Cette section présente la raison d être et le but du projet, ainsi que quelques commentaires sur leur pertinence continue pour le programme. 3.2 Cadre (de mesure) du rendement Cette section présente les produits du projet, ses résultats et ses répercussions. Il faut aussi décrire les bénéficiaires prévus des résultats du projet. Il faut indiquer les modifications par rapport à l original, qui doivent être justifiées et approuvées par l agent de projet. 3.3 Plan d action Cette section présente le plan d action du projet. Il faut indiquer et justifier les modifications par rapport au plan d action original. (Il peut être nécessaire de faire approuver ces modifications par le bailleur de fonds ou le gestionnaire du projet avant de les mettre en œuvre.) Trousse de ressources pour la planification d ateliers 85

90 4. Résultats et réalisations Cette section présente les réalisations du projet qui ont trait directement aux attentes du rendement prévu. 4.1 Résultats escomptés et réels Cette section présente de l information sur le rendement fondée sur l utilisation d indicateurs démontrant les résultats atteints au niveau des produits et des résultats. Un projet comporte un ensemble de résultats, saisis dans le cadre de rendement, qu il doit atteindre dans un délai donné. On utilise des indicateurs de rendement ciblés pour mesurer les progrès réalisés vers l atteinte des résultats escomptés. Si le projet donne un rendement satisfaisant, il ne devrait pas être nécessaire de présenter de l information descriptive sur les activités accomplies. Il faut toutefois veiller particulièrement à formuler des commentaires sur tout retard important dans l atteinte des résultats visés. 4.2 Rayonnement Cette section présente un bref profil des bénéficiaires prévus des résultats. Il faut y préciser dans quelle mesure le projet atteint ce groupe en se fondant sur des indicateurs de rendement. Cette information sur le rendement aidera à évaluer dans quelle mesure le projet est axé sur les bénéficiaires ou les clients. 4.3 Ressources financières Cette section résume la situation financière du projet en indiquant, par exemple, le pourcentage de déboursés totaux du projet et le pourcentage des déboursés selon l élément constituant. On ajoute une comparaison entre le budget cumulatif et les chiffres réels selon l élément du projet. Il faut expliquer toute anomalie importante des déboursés selon l élément du projet. Il faut joindre en annexe les états financiers détaillés de la période visée par le rapport, ce qui inclut le budget cumulatif par rapport aux chiffres réels, et mentionner les détails dans cette section. 4.4 Conséquences inattendues Tout projet aura des conséquences inattendues, tant positives que négatives, pour les bénéficiaires prévus ou d autres groupes visés. Cette section, qui complète celle qui précède, doit documenter toute conséquence inattendue qu il est possible d attribuer au projet. L information servira à documenter les leçons apprises et les réussites. 86 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

91 5. Mesure du rendement Cette section décrit comment on mesure le rendement. Elle doit traiter des sujets suivants : Utilisation d indicateurs qualitatifs et quantitatifs pour évaluer le rendement Méthodes et techniques de collecte et d analyse de données utilisées Fréquence de la collecte et de l analyse de données au cours de la période visée par le rapport Rôles et responsabilités en matière de mesure du rendement et de surveillance. 6. Leçons apprises et rajustements Cette section résume ce que l on a appris au sujet du rendement du projet et décrit les rajustements que l on a apportés ou apportera pour atteindre les résultats escomptés. Elle permet aussi aux groupes de soulever des questions en fonction d une série de problèmes, d enjeux ou de thèmes définis selon les circonstances particulières du projet. 7. Principales activités à venir Cette section présente les principales activités à venir du projet au cours de la période suivante. La Direction générale du multiculturalisme et des droits de la personne du gouvernement du Canada a permis de reproduire ce document. Trousse de ressources pour la planification d ateliers 87

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93 ANNEXE P CHEMIN CRITIQUE

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95 Titre de l atelier : Date/heure : Présenté par : CHEMIN CRITIQUE TÂCHE RESPONSABLE Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre Comité directeur principal Réunions mensuelles Plan de travail Administration Rédaction de proposition : financement Communications avec les conférenciers/ présentateurs Communications avec les bailleurs de fonds Communications avec les délégués Communications avec les partenaires Matériel de communication Élaboration du programme Établissement/gestion du budget Rapports financiers Évaluation et suivi Production de la liste de remerciements Trousse de ressources pour la planification d ateliers 91

96 TÂCHE RESPONSABLE Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre Program Committee Élaboration du contenu et de la structure du programme Sélection des conférenciers Entente avec les conférenciers/ invités : obtention des biographies/abrégés Entente avec un facilitateur Préparation de l évaluation de l événement Supervision des conférenciers et du facilitateur sur place Gestion des délégués sur place Production de la liste de remerciements Comité de la logistique Réservation des lieux : événement principal et activités sociales Réservation de traiteurs et d accueil Réservation des services techniques et audiovisuels nécessaires Supervision montage de la salle Gestion des besoins des exposants Gestion de l hébergement des conférenciers, des délégués, des membres des comités 92 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

97 TÂCHE RESPONSABLE Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre Embauche des services d interprétation Gestion de la logistique sur place Comité des finances et du financement Établissement du budget global Élaboration de la proposition de financement Production de la liste des commanditaires et de la stratégie Préparation/signature de tous les contrats Préparation de l évaluation du financement Gestion des dépenses et des revenus Comité des communications Élaboration de la stratégie de communications Production des messages clés Préparation des activités de publicité et de promotion Préparation de l espace médiatique Satisfaction des exigences en photo/vidéo et films Dresser la liste de remerciements Trousse de ressources pour la planification d ateliers 93

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99 ANNEXE Q MODÈLE DE BUDGET

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101 CATÉGORIE BUDGET DONS EN NATURE Dépenses du Comité directeur principal Déplacements - Réunions Hôtel - Réunions Repas/taxis Autres frais de déplacement Téléconférences Accueil pour les réunions Temps en nature Messagerie/affranchissement Autres dépenses Total 0 $ Comité principal - Frais généraux Papier à en-tête/cartes d affaires Compte de courrier électronique Site Web/dépenses Total 0 $ Dépenses sur place Location d espace - événement Location d espace - réception Traiteur - arrivée Traiteur - pause du matin Traiteur - déjeuner Traiteur - après-midi Traiteur - réception en soirée Matériel audiovisuel - location Soutien technique Personnel sur place/pourboires Autres Total 0 $ Trousse de ressources pour la planification d ateliers 97

102 CATÉGORIE BUDGET DONS EN NATURE Conférenciers/présentateurs/ facilitateurs Conférenciers - honoraires Conférenciers - déplacements Conférenciers - hôtel Conférenciers - repas Présentateurs - honoraires Présentateurs - dépenses Conférenciers/présentateurs - cadeaux Facilitateur - honoraires Facilitateur - dépenses Conférenciers - cadeaux Autres Total 0 $ Personnel de soutien/matériel Comité - personnel Comité - fournitures Comité - déplacements Coordonnateur de l événement Coordonnateur - dépenses Autres Total 0 $ Traduction Documents imprimés Documents Web Invitations/affichage Autres communications Interprètes/installations Aide à la traduction sur place Autres Total 0 $ 98 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

103 CATÉGORIE BUDGET DONS EN NATURE Communication Brochure/programme - rédaction/conception Inscription/évaluation - rédaction/conception Autres documents imprimés - rédaction/conception Brochures/programmes - impression Inscription/évaluation - impression Aide à la rédaction Promotion Téléphone Télécopieur Téléphone cellulaire/téléavertisseur Affichage/photocopies Messagerie Poste Publicité Médias, distribution de communiqués Espace pour les kiosques Expédition Coûts d affichage - impression et distribution Autres Total 0 $ Services aux délégués Insignes porte-nom Sacs Articles pour les sacs Autres Total 0 $ Trousse de ressources pour la planification d ateliers 99

104 CATÉGORIE BUDGET DONS EN NATURE Délégués bénéficiaires d une bourse Billets d avion Transport en transit/au sol Repas et hôtel Frais d inscription Frais accessoires Autres Total 0 $ Administration/financement Fournitures de bureau Frais bancaires Agent financier Soutien en secrétariat Autres Total 0 $ Administration sur place Personnel Services et fournitures Location Autres Total 0 $ Activités consécutives à l événement Rédaction du rapport Aide à la rédaction Soutien en secrétariat Distribution du rapport et de l évaluation Autres Total 0 $ Imprévus Taxes Total général $ 100 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

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106 CE PROJET A ÉTÉ RÉALISÉ GRÂCE AU FINANCEMENT DU GOUVERNEMENT DU CANADA, FOURNI PAR L ENTREMISE DE SANTÉ CANADA.