1 L'Association du Baseball Mineur Thetford 1 Règlements généraux Révision: Février 2014 -------- Équipes affiliées avec la Fédération du Baseball Amateur Québec 1 Inspirée de la Fédération du Baseball Amateur du Québec inc.
2 Contenu 1. GÉNÉRALITÉS... 6 1.1 NOM... 6 1.2 MISSION... 6 1.3 BUTS... 6 1.4 OBJECTIFS...6 1.5 SIÈGE SOCIAL... 6 1.6 SCEAU ET IMMATRICULATION... 7 1.7 EXERCICE FINANCIER... 7 1.81NTERPRÉTATION DES RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX... 7 1.9 DISSOLUTION... 7 1.10 POUVOIR RÉSIDUAIRE... 8 1.11 JURIDICTION... 8 1.12 AFFILIATION... 8 2. LES DÉFINITIONS... 9 3. LES MEMBRES... 10 3.1 DROIT OU REFUS D'ADMISSION D'UN MEMBRE... 10 3.2 SUSPENSION, EXPULSION ET AUTRES SANCTIONS... 10 3.3 ASSEMBLÉES DES MEMBRES... 10 3.3.1 ASSEMBLÉE ANNUELLE... 10 3.3.2 ASSEMBLÉES EXTRAORDINAIRES... 11 3.4 AVIS DE CONVOCATION... 11 3.5 PRÉSIDENT ET SECRÉTAIRE D'ASSEMBLÉE... 11
3 3.6 QUORUM... 11 3.7 PROCURATION... 11 3.8 DROIT DE VOTE... 12 3.9 DÉCISION À LA MAJORITÉ... 12 3.10 VOIX PRÉPONDÉRANTE... 12 3.11 VOTE À MAIN LEVÉE... 12 3.12 VOTE PAR SCRUTIN SECRET... 12 3.13 SCRUTATEURS... 12 3.14 ORDRE DU JOUR DE L'ASSEMBLÉE DES MEMBRES... 13 4. LE CONSEIL D'ADMINISTRATION... 14 4.1 NOMBRE... 14 4.2 DURÉE DES FONCTIONS... 14 4.3.ÉLIGBILITÉ... 14 4.4 MISE EN CANDIDATURE... 14 4.5 ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS... 15 4.6 RETRAIT D'UN ADMINISTRATEUR... 15 4.7 VACANCES... 15 4.8 DESTITUTION... 16 4.9 INDEMNISATION... 16 4.10 POUVOIRS GÉNÉRAUX... 16 4.14-CODE D'ÉTHIQUE... 17 CHARTE DE L'ESPRIT SPORTIF... 17 CODE D'ÉTHIQUE DE L'ENTRAÎNEUR... 18 CODE D'ÉTHIQUE DU JOUEUR... 19 CODE DE CONDUITE DES PARENTS... 20
4 4.15. VALEURS, MISSION ET VISION... 21 5. ASSEMBLÉES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION... 22 5.1DATE DES ASSEMBLÉES DU CONSEIL... 22 5.2 CONVOCATION ET LIEU... 22 5.3 AVIS DE CONVOCATION....22 5.4 QUORUM....22 5.5 PRÉSIDENT ET SECRÉTAlRE D'ASSEMBLÉE....22 5.6 VOTE... 23 5.7 RÉSOLUTION SIGNÉE... 23 5.8 PROCÈS-VERBAUX... 23 5.9 AJOURNEMENT... 23 6. LES ADMINISTRATEURS... 24 6.1PRÉSIDENT... 24 6.2 VICE-PRÉSIDENT baseball... 24 6.3 SECRÉTAIRE/ REGISTRAIRE... 25 6.4 TRÉSORIER... 25 7. COMITÉ CONNEXE AUX ADMINISTRATEURS... 27 7.1 RESPONSABLE DE L'ÉQUIPEMENT... 27 7.2 RESPONSABLE DES COMMANDITES... 27 7.3 RESPONSABLE DU STE INTERNET... 27 8. CONTRATS ET CHÈQUES... 28 8.1CONTRATS... 28 8.2 CHÈQUES... 28 9. DÉCLARATIONS... 29 9.1DÉCLARATIONS AU REGISTRE.. 29
5 10. AMENDMENTS 30 11. POLITIQUE DE FILTRAGE DES BÉNÉVOLES...
,, 1. GENERALITES 6 1.1 NOM Le nom de la corporation est «Association de Baseball Thetford». 1.2 MISSION Créer les conditions idéales pour la pratique du baseball et l'acquisition de saines habitudes de vie par le moyen de programmes qui encouragent la participation active, le plaisir de jouer et aussi le développement de l'excellence. 1.3 BUTS Contribuer au développement du sport amateur Assurer le développement du baseball Promouvoir le baseball amateur 1.4 OBJECTIFS Implanter et opérer les mécanismes nécessaires à la réalisation de son mandat Assurer la formation et le perfectionnement des intervenants à tous les niveaux de pratique Assurer un encadrement baseball de qualité pour tous les intervenants 1.5 SIÈGE SOCIAL Le siège social de la corporation est situé à un endroit désigné par le conseil d'administration.
7 1.6 SCEAU ET IMMATRICULATION Le sceau de la corporation paraît en marge de 1'original des règlements de la corporation numéro. Il ne peut être employé qu'avec le consentement du président ou du secrétaire. 1.7 EXERCICE FINANCIER L'exercice financier de la corporation se termine le 31 octobre de chaque année et les états financiers de la corporation doivent être préparés et présentés par le conseil d'administration lors de l'assemblée générale annuelle. 1.8 1NTERPRÉTATION DES RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX 1. Le texte français prévaudra en cas de litige dans l'interprétation des règlements généraux de la corporation. 2. Dans les présents règlements et tout autre règlement de la corporation, la forme masculine attribuée au texte ou aux fonctions est utilisée pour marquer le genre neutre et désigne aussi bien les femmes que les hommes. 3. Seul le conseil d'administration est autorisé à interpréter les présents règlements. 1.9 DISSOLUTION 1. La dissolution est 1'action qui consiste à mettre fin aux activités de la corporation. 2. La corporation ne peut être dissoute que par un vote des quatre cinquièmes des membres actifs présents à une assemblée extraordinaire des membres convoquée dans ce but par un avis écrit de trente (30) jours donné à chacun des membres actifs. 3. Si la dissolution est votée, le conseil d'administration de la corporation doit procéder à la dissolution et à 1'abandon des lettres patentes selon les exigences de la loi.
8 1.10 POUVOIR RÉSIDUAIRE Tout ce qui n'est pas spécifiquement prévu dans les présents règlements généraux est du ressort du conseil d'administration de la corporation. 1.11 JURIDICTION Toutes les personnes œuvrant à l'intérieur de la corporation, soit par leurs fonctions, soit par leur participation, sont soumises à tous les règlements de régie, de fonctionnement et aux présents règlements généraux. 1.12 AFFILIATION La corporation peut adhérer à tout autre organisme similaire qui peut lui aider à poursuivre des intérêts communs.
9, 2. LES DEFINITIONS Association : Une ou des équipes œuvrant à l'intérieur d'un territoire reconnu par sa région et œuvrant dans une zone opérationnelle. Discipline : Toute mesure visant à réprimer le désordre par expulsion, suspension, amende ou tout autre moyen jugé pertinent par la corporation. Membre actif : Les personnes suivantes sont considérées comme membre actif de la corporation : a. les officiers de la corporation; b. les membres du conseil d'administration; Dans le cas de la convocation d'une assemblée extraordinaire, nous devons utiliser le terme "en date de l'avis de convocation de l'assemblée générale spéciale". Membres réguliers : Les membres réguliers sont des personnes ou des groupes de personnes œuvrant au sein de la corporation et qui font partie de la corporation à des titres divers. Les critères d'adhésion sont énumérés dans les règlements de fonctionnement. Organisation mineure : Une organisation mineure est un regroupement d'associations ou d'équipes dans une ou plusieurs divisions et classes. Procuration: La procuration est le pouvoir qu'une personne absente donne à une autre d'agir en son nom. Quorum: Le quorum est le nombre de membres qu'une assemblée ou réunion doit réunir pour pouvoir légalement délibérer. Scrutin: Le scrutin est la manière de réaliser un vote à l'aide de bulletin de vote. Le scrutin est un vote secret.
10 3. LES MEMBRES 3.1 DROIT OU REFUS D'ADMISSION D'UN MEMBRE Le conseil d'administration de la corporation se réserve le droit de refuser la demande d'admission de tout individu intéressé à devenir membre de la corporation qui refuse de se soumettre, ou qui ne rencontre pas les critères fixés par la politique de filtrage des bénévoles de Baseball Québec. 3.2 SUSPENSION, EXPULSION ET AUTRES SANCTIONS Le conseil d'administration de la corporation peut suspendre, expulser ou sanctionner tout membre de la corporation qui ne se conforme pas à ses règlements ou dont la conduite est jugée préjudiciable à la corporation. Constitue notamment une conduite préjudiciable le fait : -d'avoir été accusé ou trouvé coupable d'une infraction à caractère sexuel en vertu des lois en vigueur; -d'avoir été accusé ou trouvé coupable de harcèlement ou de harcèlement sexuel en vertu des lois en vigueur; - de critiquer de façon intempestive et répétée la corporation; - de porter des accusations fausses et mensongères à 1'endroit de la corporation. Cependant, avant de se prononcer sur la suspension ou l'expulsion d'un membre, le conseil doit, par lettre transmise par courrier recommandé, informer succinctement le membre concerné des reproches qui lui sont adressés, l'aviser de la date, du lieu et de l'heure de l'audition de son cas et lui indiquer qu'il a le droit de se faire entendre. 3.3 ASSEMBLÉES DES MEMBRES 3.3.1 ASSEMBLÉE ANNUELLE L'assemblée annuelle des membres de la corporation doit avoir lieu dans les quatre-vingtdix (90) jours qui suivent la fin de l'exercice financier de la corporation. Le conseil d'administration est responsable de fixer la date de l'assemblée annuelle. L'assemblée annuelle est tenue au siège social de la corporation ou à tout autre endroit fixé par le conseil d'administration.
11 3.3.2 ASSEMBLÉES EXTRAORDINAIRES Une assemblée extraordinaire peut être convoquée en tout temps par le conseil d'administration ou par les deux tiers des présidents des associations régionales. 3.4 AVIS DE CONVOCATION L'avis de convocation de chaque assemblée annuelle doit être envoyé au moins quinze (15) jours avant la date fixée pour l'assemblée. Cet avis doit comprendre l'ordre du jour, le document de modification des règlements généraux. L'avis de convocation d'une assemblée extraordinaire doit être envoyé au moins dix (10) jours à l'avance et seuls les sujets à l'ordre du jour sont discutés. L'avis de convocation peut être transmis par lettre, télécopie ou courrier électronique. 3.5 PRÉSIDENT ET SECRÉTAIRE D'ASSEMBLÉE Le président de la corporation ou, à son défaut, le vice-président, ou toute autre personne qui peut être de temps à autre nommée à cet effet par le conseil d'administration, préside aux assemblées des membres. Le secrétaire de la corporation ou toute autre personne nommée à cette fin par le conseil d'administration agit comme secrétaire des assemblées des membres. 3.6 QUORUM Le quorum de 1'assemblée annuelle est formé des personnes présentes. Le quorum d'une assemblée extraordinaire est formé des personnes présentes. 3.7 PROCURATION Aucune procuration n'est permise. Une procuration écrite pour les élections est permise pour la mise en nomination des personnes absentes.
12 3.8 DROIT DE VOTE À une assemblée des membres, les membres actifs en règle ont droit à un seul vote par enfant. Le vote par procuration n'est pas permis. Tout autre membre régulier peut assister à l'assemblée générale annuelle comme observateur, le droit de parole lui étant reconnu. 3.9 DÉCISION À LA MAJORITÉ Sauf disposition contraire dans la loi, toutes les questions soumises à une assemblée des membres seront tranchées par une majorité simple (50%+ 1) des voix validement données. 3.10 VOIX PRÉPONDÉRANTE En cas de partage des voix, le président de l'assemblée à droit à un vote. 3.11 VOTE À MAIN LEVÉE À moins qu'un vote par scrutin secret ne soit demandé, le vote est pris à main levée. Dans ce cas, les membres votent en levant la main et le nombre de voix se calcule d'après le nombre de mains levées. La déclaration par le président de l'assemblée qu'une résolution a été adoptée et une entrée faite à cet effet dans le procès-verbal de l'assemblée constitue, à première vue, la preuve de ce fait, sans qu'il soit nécessaire de prouver la quantité ou la proportion des voix enregistrées en faveur de cette résolution ou contre elle. 3.12 VOTE PAR SCRUTIN SECRET Si le président de 1'assemblée ou au moins un membre actif présent le demande, le vote est pris par scrutin secret. Chaque membre remet aux scrutateurs un bulletin de vote sur lequel il inscrit le sens dans lequel il exerce sa voix. 3.13 SCRUTATEURS Le président de toute assemblée des membres peut nommer deux personnes (qui peuvent, mais ne doivent pas nécessairement être membres de la corporation) pour agir comme scrutateurs à cette assemblée. Leurs fonctions consistent à distribuer et recueillir les
13 bulletins de vote, de compiler le résultat du vote et le communiquer au président de l'assemblée. 3.14 ORDRE DU JOUR DE L SSEMBLÉE DES MEMBRES L'ordre du jour de l'assemblée des membres est le suivant: 1. Appel à 1'ordre, présence et bienvenue par le président; 2. Nomination du président d'assemblée; 3. Adoption de l'ordre du jour; 4. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée et des assemblées extraordinaires (le cas échéant); 5. Affaires découlant du (des) procès-verbal (aux); 6. Rapport du trésorier et du vérificateur; 7. Nomination du vérificateur; 8. Rapport du président de la corporation ; 9. Modifications aux règlements généraux ; 10. Élection des membres du conseil d'administration; 11. Clôture de l'assemblée.
14 4. LE CONSEIL D ADMINISTRATION ' 4.1 NOMBRE 1. Le nombre d'administrateurs au sein du conseil d'administration est de quinze (15). 2. Leur ordre de préséance est le suivant : le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier et 7 directeurs de catégorie (Initiation, Novice, Atome, Moustique, Peewee, Bantam- Midget. A), 1 directeur des commandites, 1 directeur des équipements, 1 directeur des activités spéciales, 1 directeur technique. 3. Le secrétaire de la corporation assiste aux réunions du conseil d'administration. 4. Le président a un droit de regard et d'ingérence dans tous les dossiers. 4.2 DURÉE DES FONCTIONS 1. Le mandat des administrateurs est de deux ans, renouvelable. 2. Chaque administrateur entre en fonction à la clôture de l'assemblée des membres. Il demeure en fonction jusqu'à la fin de son mandat ou jusqu'à ce que son successeur ait été nommé ou élu. 4.3 ÉLIGIBILITÉ Afin d'être éligible à la fonction d'administrateur, les personnes doivent: 1. Être majeures; 2. Ne pas être en faillite ou cession de biens; 3. Ne pas avoir d'interdiction au sens du Code civil et du Code criminel La perte de l'une des qualités en cours de mandat pourrait entraîner la destitution de cet administrateur. 4.4 MISE EN CANDIDATURE Les mises en candidatures sont traitées lors de 1'assemblée générale et les fonctions seront déterminées par les membres élus lors de la première réunion du conseil
15 d'administration. Le cas échéant, il peut arriver que les membres du conseil soient nommés à plus d'un poste. 4.5 ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS 1. Les administrateurs sont élus chaque année par le collège électoral au cours de 1'assemblée annuelle. 2. Les postes de président et de trésorier sont sortants dans les années pairs à compter du 31 octobre 2014 tandis que les postes de vice-président et de secrétaire sont sortants dans les années impaires à compter du 31 octobre 2014. 3. Dans le cas où il n'y aurait pas plus de candidats que le nombre d'administrateurs à élire, l'élection aura lieu par acclamation; dans le cas où il y a plus de candidats que d'administrateurs à élire, l'élection sera faite (par scrutin secret) à la majorité simple. 4. Le président et le secrétaire d'élection n'ont pas droit de vote. 4.6 RETRAIT D'UN ADMINISTRATEUR Cesse de faire partie du conseil d'administration et d'occuper sa fonction, tout administrateur qui : présente par écrit sa démission au conseil d'administration, soit au président ou au secrétaire de la corporation, soit lors d'une assemblée du conseil d'administration; décède, deviens insolvable ou interdit; cesse de posséder les qualifications requises; est destitué tel que prévu ci-après; est absent à trois réunions régulières consécutives. 4.7 VACANCES Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du conseil d'administration, mais le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur. Lorsque des vacances surviennent dans le conseil d'administration, il est de la discrétion des administrateurs demeurant en fonction de les remplir en nommant au poste vacant une personne possédant les mêmes qualités que celles requises de son prédécesseur et, dans l'intervalle, ils peuvent validement continuer à exercer leurs fonctions, du moment qu'un quorum subsiste.
16 4.8 DESTITUTION Les administrateurs de la personne morale peuvent être démis de leurs fonctions en tout temps avant l'expiration de leur mandat, par résolution des membres du collège électoral adoptée en assemblée extraordinaire convoquée à cette fin. 4.9. INDEMNISATION Tout administrateur pourra recevoir des frais d indemnisation pour utilisation de sa voiture. Tout ceci avec approbation du C.A. 4.10 POUVOIRS GÉNÉRAUX Les pouvoirs généraux du conseil d'administration sont d'une façon non limitative, les suivants: a. Étudier les décisions prises par 1'assemblée générale; b. Exercer les pouvoirs prévus et accomplir les actes prévus par les règlements généraux et de régie de la corporation; c. Expédier les affaires courantes et administrer les biens de la corporation; d. Approuver le budget et les états financiers de la corporation; e. Choisir le banquier de la corporation et déterminer les signataires des effets bancaires, conformément aux politiques administratives de la corporation; f. Approuver les rapports d'activités des comités et le choix des membres des différents comités; g. Former tous les comités nécessaires à la bonne marche de la corporation; h. S'adjoindre d'autres personnes à titre de conseillers, lesquelles personnes n'auront pas droit de vote; i. Déléguer des personnes auprès des organismes affinitaires et/ou affiliés; j. Procéder aux démarches administratives nécessaires auprès des instances administratives (Regroupement Loisir Québec, Gouvernement du Québec et autres); k. Approuver la cotisation devant être perçue des membres qui désirent s'affilier à la corporation.
17 4.14 CODE D'ÉTHIQUE Tout administrateur doit s'engager à suivre le code d'éthique des administrateurs. CHARTE DE L'ESPRIT SPORTIF 2 Faire preuve d'esprit sportif, c'est: 1. D'abord et avant tout observer strictement tous les règlements et ne jamais chercher à enfreindre délibérément un règlement. 2. Respecter l'officiel. La présence d'officiels ou d'arbitres est essentielle au bon déroulement de toute compétition. L'officiel n'a pas la tâche facile; c'est pourquoi il mérite le respect de tous. 3. Accepter toutes les décisions de 1'arbitre sans jamais mettre en doute son intégrité. 4. Reconnaître dignement la supériorité de 1'adversaire dans la défaite. 5. Accepter la victoire avec modestie et sans ridiculiser son adversaire. 6. Savoir reconnaître les bons coups et les bonnes performances de 1'adversaire. 7. Vouloir se mesurer à un adversaire dans l'équité. Compter sur son talent et ses habiletés pour tenter d'obtenir la victoire. 8. Refuser de gagner par des moyens illégaux et par la tricherie. 9. Pour l'officiel, bien connaître tous les règlements et les appliquer avec impartialité. 10. Garder sa dignité en toute circonstance; et montrer que l'on a la maîtrise de soi. C'est refuser d'accepter que la violence physique et verbale prenne le dessus sur soi. 2 Règlements de régie, Fédération du baseball amateur du Québec inc.
18 CODE D'ÉTHIQUE DE L'ENTRAÎNEUR 3 1. Intégrité L'entraîneur doit agir avec intégrité dans 1'exercice de ses fonctions avec les joueurs, les collègues, les officiels, les dirigeants, le public et le sport du baseball. 2. Compétence L'entraîneur doit se préparer afin de bien servir les joueurs de façon professionnelle sur les aspects technique, physique, psychologique et social. 3. Respect des athlètes L'entraîneur doit respecter les joueurs en tout temps et agir dans le meilleur intérêt de leur sécurité et de leur développement. 4. Respect des règlements L'entraîneur doit accepter et appliquer autant les règlements de jeu du baseball que ceux de Baseball Québec. 5. Respect des officiels L'entraîneur doit accepter et comprendre le rôle des officiels ainsi que leurs décisions. Toute intervention avec eux doit se faire avec le meilleur respect. 6. Comportement avec les autres entraîneurs Le comportement envers les autres entraîneurs doit se faire avec courtoisie, respect et bonne foi. 7. Conduite personnelle L'entraîneur doit agir comme modèle pour les joueurs en maintenant les meilleurs standards de conduite tout en supportant les principes de 1'esprit sportif. 3 Règlements de régie, Fédération du baseball amateur du Québec inc.
19 CODE D'ÉTHIQUE DU JOUEUR 4! 1. Je viens jouer au baseball parce que j'aime ça et non pour faire plaisir à mes parents. 2. Je m'engage à être présent aux pratiques et aux parties. En cas contraire, j'appelle 1'entraîneur au moins 2 heures avant la pratique ou la partie afin de justifier mon absence. 3. Je m'engage à respecter les règlements de jeu du baseball et les règlements d'équipes demandés par l'entraîneur. 4. Je m'engage à respecter mes entraîneurs autant dans mes gestes qu'en paroles. 5. Je m'engage à respecter mes coéquipiers autant dans mes gestes qu'en paroles. 6. Je m'engage à respecter les joueurs adverses et les officiels autant dans mes gestes qu'en paroles. 7. Je m'engage à respecter le matériel qui m'est fourni pour jouer au baseball (bâtons, habits, casques et tout autre matériel). 8. Je m'engage à faire toujours un effort pour essayer de m'améliorer et d'améliorer l'équipe. 9. Je fais partie d'une équipe et je penserai en fonction de l'équipe dans la victoire comme dans la défaite! 4 Règlements de régie, Fédération du baseball amateur du Québec inc.
20 CODE DE CONDUIT DES PARENTS 5 Reconnaissant que : Le sport possède un formidable potentiel comme contribution à la santé, à l'équilibre et au développement de la personne. Le bien-être et 1'épanouissement de mon constituent une priorité située bien au-delà de la performance et de la victoire sportive. À titre de parent de jeune sportif, mon propos et mon comportement démontrent que: 1. Je comprends que mon enfant exerce un sport pour son plaisir et no pour le mien. 2. Je considère la victoire comme 1'un des plaisirs du sport, je dédramatise la défaite et je reconnais les erreurs comme faisant partie de 1'apprentissage. 3. Je respecte les entraîneurs et leur travail bénévole. 4. Je comprends la tâche difficile des officiels et je respecte leurs décisions. 5. Je reconnais les bonnes performances de mon enfant comme celles des autres compétiteurs. 6. J'accepte les limites de mon enfant et je ne respecte leurs décisions. 7. Je m'efforce de connaître les règles du sport pour éviter que l'ignorance me blaise mon jugement envers les décisions des officiels. 8. Je ne vois pas les enfants sportifs comme des adultes sportifs miniatures. 9. J'inculque à mon enfant des valeurs de respect, de discipline, d'effort et de loyauté. 10. Je ne tolère ni n'encourage la violence physique ou psychologique. 11. J'encourage mon enfant à développer ses habilités et son respect sportif. 5 Règlements de régie, Fédération du baseball amateur du Québec inc.
21 4.15. VALEURS, MISSION ET VISION VALEURS 6 Offrir du baseball amusant aux joueurs et joueuses sera la priorité des bénévoles de 1'Association Baseball Mineur Thetford. Offrir du baseball pour les jeunes dans un environnement stimulant et sécuritaire. Les décisions seront prises dans un climat impartial et équitable. Les communications franches, honnêtes et le respect d'autrui seront présents lors des réunions et discussions. Les décisions seront prises en fonction du développement et le bien-être des jeunes. Les décisions seront prises en fonction de susciter l'intérêt des jeunes envers le baseball. Les membres de 1'association œuvreront avec honnêteté et transparence. Les bénévoles seront enthousiasmes et auront une implication soutenue pour le développement du baseball à Thetford Mines. L'ouverture d'esprit et la critique constructive sera acceptée parmi les membres des comités afin d'engendrer un processus d'amélioration continu. MISSION Notre association offrira un cadre stimulant afin d'amuser et de développer les jeunes de Blainville dans le respect, la dignité et la sécurité. VISION Développer les capacités des individus et l'intérêt envers le baseball afin de leur permettre d'atteindre le niveau souhaité, dans le respect d'une vie d'équipe et des valeurs sociales. 6 Règlements généraux, article 5.6
22, 5 ASSEMBLEES DU CONSEIL D DMINISTRATION 5.1 DATE DES ASSEMBLÉES DU CONSEIL Le conseil d'administration se réunit aussi souvent que nécessaire, mais au moins deux (2) fois par année. 5.2 CONVOCATION ET LIEU Les assemblées du conseil d'administration sont convoquées par le secrétaire ou le président, soit sur instruction du président, soit sur demande écrite d'au moins deux (2) des administrateurs. Elles sont tenues au siège de la corporation ou à tout autre endroit désigné par le président ou le conseil d'administration. 5.3 AVIS DE CONVOCATION L'avis de convocation à une assemblée du conseil d'administration se donne télécopieur, par téléphone ou par courrier électronique. par Le délai de convocation est d'au moins un (1) jour franc. Tout administrateur peut renoncer par écrit à 1'avis de convocation. Si tous les administrateurs sont présents ou si les absents y consentent par écrit, 1'assemblée peut avoir lieu sans avis préalable de convocation. L'assemblée du conseil d'administration tenue immédiatement après l'assemblée annuelle des membres peut être tenue sans avis de convocation. 5.4 QUORUM Le quorum de toute réunion est constitué de la moitié plus un des membres du conseil d'administration. Un quorum doit être présent pour toute la durée des assemblées. 5.5 PRÉSIDENT ET SECRÉTAIRE D'ASSEMBLÉE Les assemblées du conseil d'administration sont présidées par le président de la corporation ou, à son défaut, par le premier vice-président. C'est le secrétaire de la corporation qui agit comme secrétaire des assemblées. À leur défaut, les administrateurs choisissent parmi eux un président et/ ou un secrétaire d'assemblée.
23 5.6 VOTE 1. Chaque administrateur a droit à une voix et toutes les questions doivent être décidées à la majorité. Le vote est fait à main levée, à moins que le président de l'assemblée ou un administrateur ne demande le scrutin, auquel cas le vote est fait par scrutin. Si le vote est 1 fait par scrutin, le secrétaire de 1'assemblée agit comme scrutateur et dépouille le scrutin. Le vote par procuration n'est pas permis et le président de l'assemblée n'a aucune voix prépondérante au cas de partage des voix. 2. Chaque administrateur doit se retirer physiquement des lieux où se tient la réunion lorsqu'un ou des membres de sa famille et/ou de son organisation est (sont) en cause. 5.7 RÉSOLUTION SIGNÉE Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du conseil d'administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procèsverbaux de la corporation, suivant sa date, au même titre qu'un procès-verbal régulier. 5.8 PROCÈS-VERBAUX Dans les dix (10) jours suivant la date de l'assemblée, le secrétaire de l'assemblée doit produire un procès-verbal et le distribuer aux administrateurs. 5.9 AJOURNEMENT Qu'un quorum soit ou non présent à l'assemblée, une assemblée du conseil d'administration peut être ajournée en tout temps par le président de l'assemblée ou par un vote majoritaire des administrateurs présents, et cette assemblée peut être tenue telle qu'ajournée sans qu'il soit nécessaire de la convoquer à nouveau.
24 6. LES ADMINISTRATEURS 'i 6.1 PRÉSIDENT Les droits et devoirs du président sont d'une façon non limitative, les suivants: a. Il préside toutes les réunions et assemblée générale ; b. Il voit à l'application de tous les règlements généraux de la corporation; c. Il décide de tous les points d'ordre et il est chargé de faire observer le protocole des assemblées délibérantes ; d. Il signe avec le secrétaire de réunion, les procès-verbaux des réunions et assemblées qu'il préside; e. Il peut faire des propositions seulement s'il quitte son siège de président; f. Il a droit de vote, comme tout autre membre et il possède un droit de vote prépondérant dans toute réunion ou assemblée en cas d'égalité des voix; g. Il fait partie d'office de tout comité et il doit être avisé de leur convocation; h. Il est le porte-parole de la corporation et il est le mandataire de la corporation auprès des commanditaires; i. Il peut nommer des personnes ressources pour l'aider. 6.2 VICE-PRÉSIDENT baseball Les droits et devoirs des vice-présidents sont, d'une façon non limitative, les suivants : a. Il agit comme représentant de la corporation au sein de comités; b. Il élabore les orientations, les principes directeurs et le plan de développement annuel et triennal des secteurs sous sa responsabilité; c. Il informe les intervenants, par tous les moyens jugés utiles, des orientations, objectifs et des programmes mis à leur disposition ; d. Il propose tout comité ad hoc qu'il juge nécessaire à la réalisation de son mandat ;
25 e. Il soumet au conseil d'administration toute recommandation sur des dossiers spécifiques qui lui sont confiés ; 1 f. Il collabore avec les intervenants dans 1'élaboration et la réalisation des programmes; g. Il conçoit et élabore des politiques d'ensemble et des programmes d'activités en matière de développement de nouveaux marchés; h. Il recommande au conseil d'administration les normes et règles à appliquer en terme de planification et d'opération des programmes et services à mettre à la disposition des intervenants, ainsi que toute tâche relevant de ses responsabilités; i. Il accepte tout mandat qui lui est confié par le conseil d'administration; j. Il voit aux camps d'entraînement et à la composition des équipes en début d'année; k. Il voit à trouver les entraîneurs pour les équipes et s'il faut trouver des officiels pour chaque catégorie. 6.3 SECRÉTAIRE / REGISTRAIRE Les droits et devoirs du secrétaire de la corporation sont d'une façon non limitative, les suivants: a. Le secrétaire de la corporation assiste aux assemblées des membres et du conseil d'administration et il en rédige les avis de convocation et les procès-verbaux; b. Il a la garde du sceau de la corporation, de son registre des procès-verbaux et de tous autres registres corporatifs ; c. Il signe les procès-verbaux avec le président lorsqu'il agit comme secrétaire d'assemblée; d. Il n'a pas droit de vote; e. Registraria : Il voit à 1'enregistrement des joueurs et à monter des cahiers d'enregistrement de chaque équipe. 6.4 TRÉSORIER a. Il signe tous les effets bancaires, conjointement avec le président ; b. Il autorise tout paiement par chèque ;
26 c. Il a la responsabilité du compte bancaire de 1'Association Baseball Mineur Thetford; d. Il peut placer de l'argent (placement sûr) pour en augmenter le capital; e. Sur demande, il doit faire rapport au C.A. des finances de l'association et il présente à chaque réunion la liste des chèques, s'il y a demande; f. Il doit présenter le rapport financier à l'assemblée générale annuelle; g. Il doit faire examiner les livres de comptes de l'organisation par le conseil ou les administrateurs ; h. Il est le porte-parole de l'association auprès des vérificateurs autorisés (avoir un rapport financier).
27, 7. COMITE CONNEXE AUX ADMINISTRATEURS Tous ces postes sont un ajout au comité d'administration, ce qui servira à former un meilleur comité de fonctionnement pour le baseball. 7.1 RESPONSABLE DE L'ÉQUIPEMENT a. Il doit garder un inventaire perpétuel des biens et équipements de 1'association ; b. Il tient un registre contenant les informations pertinentes concernant la location ou le prêt d'équipement aux diverses personnes; c. Il demande des soumissions pour divers équipements devenus vétustes ou pour l'acquisition de nouveaux équipements et en fait ensuite les achats; d. Il s'occupe de la réparation d équipement ; e. Il est responsable des questions d'éthique et de politique, de prévention, d'abus, harcèlement et intimidation ; f. Il est responsable des relations avec le comité de discipline. 7.2 RESPONSABLE DES COMMANDITES a. Il est responsable de se monter un comité pour trouver des commandites. 7.3 RESPONSABLE DU SITE INTERNET a. Il est responsable du site internet : - Pour mettre les informations qui lui sont transmises - Il voit au bon fonctionnement du site (publications, informations, etc). -Et 4 autres directeurs.
28 8. CONTRATS ET CHE ' QUES 8.1 CONTRATS Tous les actes, transferts, contrats, engagements, obligations et autres documents qui requièrent la signature de la corporation devront être signés par le président et le trésorier. 8.2CHÈQUES Tous les chèques, lettres de change et autres effets, billets ou titres de créance, émis, acceptés ou endossés au nom de la corporation devront être signés par le ou les administrateurs, dirigeants ou représentants de la corporation que le conseil d'administration désignera par résolution et de la manière déterminée par le conseil.
29 9. DÉCLARATIONS Le président, le vice-président, le trésorier et le secrétaire, ou l'un quelconque d'entre eux, ou tout autre dirigeant ou personne autorisée par le conseil d'administration, sont autorisés et habilités : à répondre pour la corporation à tous brefs, ordonnances et interrogatoires sur faits et articles émis par toute Cour; à répondre au nom de la corporation à toute saisie-arrêt et à déclarer au nom de la corporation sur toute saisie-arrêt dans laquelle la corporation est tierce saisie; à faire tout affidavit ou déclaration assermentée en relation avec telle saisie-arrêt ou en relation avec toute procédure à laquelle la corporation est partie; à faire des demandes de cessions de biens ou des requêtes pour ordonnances de liquidation ou de séquestre contre tout débiteur de la corporation; à être présents et à voter à toute assemblée de créanciers des débiteurs de la corporation et à accorder des procurations relatives à ces procédures. 9.1 DÉCLARATIONS AU REGISTRE Les déclarations devant être produites auprès du Registraire des entreprises selon la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales sont signées par le président, tout administrateur de la corporation, ou toute autre personne autorisée à cette fin par résolution du conseil d'administration. Tout administrateur ayant cessé d'occuper ce poste par suite de sa démission, de sa destitution ou autrement est autorisé à signer au nom de la corporation et à produire une déclaration modificative à l'effet qu'il a cessé d'être administrateur, à compter de quinze (15) jours après la date où dette cessation est survenue, à moins qu'il ne reçoive une preuve que la corporation a produit une telle déclaration. _/
30 10. AMENDEMENTS / \ ) Les amendements aux règlements généraux doivent conformément aux exigences de la Loi sur les compagnies, être adoptés au préalable par le conseil d'administration avant d'être soumis pour approbation aux membres. Ils doivent être approuvés à la majorité simple des membres actifs présents. Les amendements adoptés par les administrateurs, à 1'exception de ceux qui constituent des changements aux lettres patentes de la corporation, entrent en vigueur dès leur adoption et ils le demeurent jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle où ils doivent alors être approuvés, autrement, ils cessent à ce moment-là d'être en vigueur. Le conseil d'administration peut toutefois décider de reporter en tout ou en partie l'entrée en vigueur des amendements qu'il a adoptés. Le conseil d'administration peut toutefois décider de reporter en tout ou en partie l'entrée en vigueur des amendements qu'il a adoptés. / '
31 11. POLITIQUE DE FILTRAGE DES BÉNÉVOLES 7 OBJECTIFS: Se doter d'une politique pour assurer l'intégrité des bénévoles et des entraîneurs; Créer un environnement sécuritaire et dissuasif des agresseurs; Créer un lieu de confiance absolu auprès des parents par des mesures préventives; Adhésion des entraîneurs aux objectifs et politiques sereinement, tout en étant à l'abri d'accusation sans fondement. Qui: Tous les entraîneurs, les assistants entraîneurs et autres personnes œuvrant directement auprès des jeunes et tout candidat qui se voit confier des responsabilités financières. But: Le candidat s'engage à respecter un code d'éthique. Il s'agit d'une excellente façon d'amener le candidat à réfléchir sur son engagement (signature requise), son influence sur les enfants et sur les différentes tâches qui 1'attendent. Quand: À l'aide de la fiche d'identification du candidat. Le responsable qui vérifie les références d'un candidat doit s'identifier clairement et expliquer son rôle en relation avec la politique de 1'organisme. Cette étape est très importante, car elle permet de démontrer que tout a été fait pour s'assurer de la qualité du candidat. 7 Dans les annexes guide des intervenants de la Fédération de Baseball Amateur du Québec