Réorganisation et développement des archives

Document à diffusion restreinte Rapport technique PP/1977-78/5.1.5 REPUBLIQUE TOGOLAISE Activités opérationnelles dans le domaine de l'information Réorganisation et développement des archives par F.-J. Himly MtCHlVfS PCI N de série : FMR/BEP/PGI/79/107 I fs 1 1 Paris, 1979

REPUBLIQUE TOGOLAISE REORGANISATION ET DEVELOPPEMENT DES ARCHIVES par F.-J. Himly Rapport établi à l'intention du Gouvernement de la République togolaise par l'organisation des Mations Unies pour l'éducation, la science et la culture ( Unesco ) UNESCO

Rapport techniaue PP/Í977-78/5.1."5 FMR/BSP/?GI/79/1C7(Himly) 23.Février 1979 Únese o 1979 Printed in France

S O M M A I R E Introduction. Objet de la mission. P R E M I E R E P A R T I E ENQUETE GENERALE SUR LA SITUATION DES ARCHIVES TOG 1. L'ORIGINALITE DES ARCHIVES TOGOLAISES DANS LEUR CADRE HISTORIQUE ET SOCIAL 2. LES SERVICES D'ARCHIVES PROVISOIRES A. Les archives conservées à l'ancienne Présidence de la République I. Statut juridique. Personnel II. Fonctions ; nature des fonds III. Locaux IV. Tri et classement V. Consultation B. Les Archives nationales actuelles I. Locaux II. Structure 3. LES ARCHIVES ANCIENNES A. Les archives coloniales allemandes 1884-1914 X». Les archives de souveraineté conservées à l'étranger LT. Les archives de gestion conservées au Togo a) lieu de conservation ; b) volume eu conservation ; c) classement ; d) instrument de recherche ; e) microfilm ; f) documentation complémentaire ; g) recherches en cours

Pages III. Les archives allemandes du ministère 17 des Finances 2 B. Les archives de la période anglaise 1914-1920 17 I. Archives de souveraineté conservées 17 à l'étranger II. Archives de gestion conservées au Togo 17 C. Les archives coloniales françaises 1914-1960 18 I. Les archives de souveraineté conservées 18 à l'étranger II. Les archives de gestion conservées au Togo 19 a) les fonds conservés à l'ancienne Présidence de la République ; b) les fonds conservés aux Archives nationales provisoires ; c) les fonds conservés dans les circonscriptions ; d) les fonds conservés dans les tribunaux ; e) les fonds conservés dans les mairies III. L'état civil 21 4. LES ARCHIVES DEPUIS L'INDEPENDANCE : A L'ANCIENNE PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE 23 5. LES ARCHIVES DEPUIS L'INDEPENDANCE : LES ARCHIVES DES MINISTERES 23 a) le ministère de l'education nationale 23 b) le ministère des Finances 24 c) le ministère de la Fonction publique 25 d) les autres ministères : extrapolations 25 quantitatives provisoires 6. LES ARCHIVES DEPUIS L'INDEPENDANCE : LES CIRCONSCRIPTIONS ET LES POSTES ADMINISTRATIFS 26 7. LES ARCHIVES DEPUIS L'INDEPENDANCE : LES TRIBUNAUX 27 8. LES ARCHIVES DEPUIS L'INDEPENDANCE : LES MAIRIES 29 9. LES ARCHIVES DEPUIS L'INDEPENDANCE : LES ORGANISMES PARA-ADMINISTRATIFS 30

Pages 3 10. LES ARCHIVES DEPUIS L'INDEPENDANCE : LES ORGANISMES AUTONOMES ET LES ENTREPRISES PRIVEES 31 11. CARACTERES GENERAUX DES ARCHIVES TOGOLAISES 32 A. Législation 32 B. Personnel 32 C. Locaux et matériel 33 D. Etat des documents 34 12. CONCLUSIONS 35 D E U X I E M E PARTIE SOLUTIONS PROPOSEES I. MESURES IMMEDIATES DE SAUVETAGE 36 II. RECOMMANDATIONS A COURT TERME 38 A. Mesures de sensibilisation 38 B. Législation 39 1. Principes 39 2. Rattachement administratif 39 3. La Direction 40 4. Moyens financiers 40 5. Avant-projet de loi 40 6. Organigramme 40 C. Réglementation 41 D. Prëarchivage 41 E. Formation du personnel des archives 43 togolaises 1. Statut particulier du personnel 43

Pages ^ 2. Programme de formation a) campagne d'information ; b) présélection et sélection des candidats ; c) formation spécialisée de catégorie A 1 ; d) formation spécialisée de catégorie A 2 ; e) formation de la catégorie B ; f) formation des restaurateurs spécialistes ; g) formation des auxiliaires techniques de la catégorie C ; h) formation du personnel non fonctionnaire ; i) organisation de stages de recyclage 44 3. Plan de recrutement ^6 4. Affectation provisoire ^8 5. Moyens de financement 48 III. MESURES A MOYEN TERME COURT 49 A. Construction du dépôt définitif des Archives 49 nationales 1. Nécessité de la construction ; ses objectifs 49 a) objectif matériel ; b) objectif technique et administratif ; c) objectif scientifique ; d) objectif psychologique 2. Conception d'ensemble : l'économie 50 3. Caractéristiques générales 51 a) le site ; b) la surface ; c) la sécurité ; d) catégories de locaux à prévoir 4. Principales caractéristiques des magasins 53 et des locaux a) les magasins 53 b) la salle de consultation 53 c) les bureaux 53 5. Etablissement du plan de construction 53 6. Equipement 54 7. Modes de financement 54 8. Conclusion 54

B. Construction du Centre interministériel de préarchivage C. Microfilmage des archives relatives au Togo conservées à l'étranger IV. RECOMMANDATIONS FINALES ET CONCLUSIONS A N N E X E S Annexe I : Plan de classement de la section FA 1 des Archives togolaises de la période allemande 1884-1914 Annexe II : Répertoire des archives des circonscriptions et des postes administratifs Annexe III : Circulaire sur la conservation et la protection des archives Annexe IV : Circulaire sur la reliure des registres d'état civil Annexe V : Circulaire sur la protection des archives judiciaires Annexe VI : Circulaire sur le dépôt des archives de l'époque française aux Archives nationales Annexe VII : Avant-projet de loi portant création et organisation du Centre national des archives togolaises Annexe VIII : Organigramme des archives togolaises Annexe IX : Projet de classement des archives du Haut Commissariat de la République française 1914-1960 Annexe X : Avant-projet d'un statut particulier du personnel scientifique et technique des Archives Annexe XI : Liste des personnalités rencontrées dans le cadre de la mission

6 I I N T R O D U C T I O N LA MISSION OBJECTIFS ET REALISATION Dans le cadre du Programme de participation aux activités des Etats membres 1978-1979, le gouvernement de la République togolaise a demandé à l'unesco l'envoi d'un consultant dans le domaine des archives. Désigné pour effectuer cette mission en un mois, le consultant signataire l'a effectuée, selon les termes du contrat, du 31 octobre au 30 novembre 1978. A. Objectifs Le but général était ainsi défini : En coopération étroite avec les autorités du Togo, la Commission Nationale pour 1'Unesco et le bureau du P.N.Ü.D. l 8 "étudier l'état actuel des archives de ce pays et conseiller les autorités pour la mise en place d'un service d'archives de la Présidence de la République" 2 "soumettre en fin de mission un rapport final dont les recommandations comprendront entre autres : a) les plans envisagés à court et à long termes pour la création d'un service d'archives et couvrant notamment la législation et la réglementation b) la préservation des documents d'archives à long terme c) le prëarchivage des documents contemporains (records management) d) la formation du personnel archiviste du Togo". L'objectif consistait donc, en fonction des résultats d'une enquête approfondie, à proposer des solutions réalistes et simples permettant, conformément à la volonté gouvernementale, la réorganisation et le développement d'un service d'archives pour l'instant encore embryonnaire.

7 B. Realisation Cas solutions devaient être : - appropriées aux moyens matériels et humains du Togo ; - adaptées à la nature complexe des archives togolaises écrites en trois langues, très dispersées et souvent en mauvais état ; - conformes aux résultats de nombreuses discussions entre le consultant et les responsables ; - conformes enfin aux conclusions d'une conférence générale de dix-sept spécialistes provenant de divers ministères, tenue sous la présidence de M. K.A. Voulé-Frititi, ministre de la Jeunesse, de la Culture et des Sports, à Lomé le 28 novembre 1978, où le consultant a exposé les grandes lignes de ses recommandations et répondu aux questions posées par les participants. - résumées au cours d'une émission à Radio-Togo le 29.XI.1978 La réalisation de la mission a été favorisée par une série de circonstances très favorables, dont la principale est la très grande ouverture des autorités togolaises. Il faut souligner en particulier la disponibilité et l'efficacité inégalables de M. Kanaoua Békoutaré, Directeur de la Bibliothèque nationale, chargé des Archives nationales : il ne saurait être assez remercié. M. le Ministre de l'education Nationale et de la Recherche scientifique a bien voulu fournir une voiture de service avec chauffeur pour effectuer l'enquête d'archives à travers tout le pays. M. le Recteur de l'université du Bénin a réussi à procurer les quantités de carburant indispensables. Par contre, les enquêtes n'ont pas été aussi exhaustives qu'il eût été souhaitable. D'abord la mission d'un mois, soit 22 jours ouvrables, a été réduite en fait à 17 jours, du fait, imprévisible, de la tenue durant une semaine du très important Congrès annuel du Rassemblement du Peuple togolais, durant lequel aucune personnalité officielle n'a pu être rencontrée. Ensuite la double absence de M. le Directeur de Cabinet du Président de la République et de M. le Secrétaire général de la Commission togolaise auprès de l'unesco, l'un et l'autre en voyage à Paris. La liste des personnalités rencontrées figure en annexe XI.

8 P R E M I E R E P A R T I E ENQUETE GENERALE SUR LA SITUATION DES ARCHIVES TOGOLAISES Cette première partie comporte - d'abord un aperçu d'ensemble des archives, divisé en huit chapitres par types d'archives, - ensuite une synthèse des caractères généraux qui se dégagent de cet aperçu, aux points de vue de la législation, du personnel, des locaux et du matériel, enfin de l'état des collections. Chaque chapitre porte ses conclusions, qui débouchent sur des propositions, exposées dans la seconde partie du présent rapport. 1. L'ORIGINALITE DES ARCHIVES TOGOLAISES DANS LEUR CADRE HISTORIQUE ET SOCIAL C'est l'histoire tout naturellement qui conditionne les premiers traits généraux des archives de la République togolaise : leur distribution et l^s langues dans lesquelles elles ont été rédigées. Avant"1884, l'administration traditionnelle était entièrement orale. Il n'y a pas d'archives antérieures à cette date ; il n'en existe pas, selon les renseignements recueillis, dans les chefferies traditionnelles ; aucun document n'a été écrit dans une des langues principales du pays comme le mina ou l'êwé. La période du protectorat allemand a duré 30 ans, de 1884 à 1914 : tous les documents sont écrits en langue allemande et les archives de souveraineté se trouvent dans les deux Républiques se partageant l'allemagne. Un bref intermède anglais 1914-1920 a laissé quelques archives en anglais. La période coloniale française s'est étendue del914 à 1960 ; endant près d'un demi siècle, -46 ans-, les papiers administratifs, Î 'Etat civil sont tenus en français, ceux qui intéressent la souveraineté étant conservés à Paris.

9 L'évolution religieuse du Togo depuis un. siècle a d'importantes incidences archivistiques. Environ 30 % de la population pratiquent le christianisme. Introduit par les missionnaires catholiques et protestants, il est doublé par l'instruction scolaire. Les riches archives des missions, de caractère privé, sont essentielles pour l'histoire des mentalités et de l'alphabétisation du Togo. Le progrès économique à son tour vient diversifier le profil des archives togolaises. A la civilisation naguère encore essentiellement rurale se joint peu à peu une civilisation urbaine et industrielle, à Lomé surtout. Ce progrès engendre la formation d'un nouveau type d'archives, les archives économiques, tantôt publiques comme celles des organismes para-administratifs : ORPV, Société nationale d'investissement, Banque togolaise de développement, tantôt privées : archives d'entreprises, de maisons commerciales surtout, sur lesquelles un certain droit de contrôle pourrait être 1 exercé. Enfin, du point de vue prospectif, il faudra compter très rapidement sur un fort accroissement de la production d'archives résultant de deux facteurs aux effets conjugués. D'abord l'essor démographique frappant du Togo : sur 2.225.000 habitants, la tranche des jeunes en dessous de 20 ans représente probablement la moitié de la population. Ensuite les grands progrès de l'alphabétisation. En plus, le réel besoin de lecture qui se manifeste et qui sera bientôt satisfait par la construction de bibliothèques entraînera certainement un nouveau goût pour le passé proche ou lointain, donc pour les archives. Un dernier facteur, non pas positif, mais négatif celui-là, joue un role important dans le domaine des archives togolaises : les conditions naturelles du pays. D'une part le climat : en raison du degré hygrométrique très élevé de l'atmosphère, l'humidité constante atteint facilement le papier et parvient souvent à le décomposer. D'autre part, la faune : certaines régions togolaises sont infestées de termites, qui attaquent et rongent le papier au point de le rendre inutilisable. C'est sur ces bases générales que peut être opérée l'enquête sur la situation actuelle des archives. Statistique des archives visitées Le nombre et la nature des archives visitées en 17 jours se résument en quelques chiffres : 2 Archives provisoires à Lomé 3 ministères 20 circonscriptions et postes administratifs 12 tribunaux 6 mairies 2 organismes para-administratifs 1. Wen'Saa Ogma Yagla, L'édification de la nation togolaise. Naissance d'une conscience nationale dans un pays africain (Lomé, 1978, 8 215 pages), p. 25.

10 2. LES SERVICES D'ARCHIVES PROVISOIRES Deux services transitoires assurent pour l'instant la conservation d'archives générales. Leur caractéristique commune est de contenir l'essentiel des archives anciennes du pays et d'occuper la même surface utile. A. Les archives conservées à l'ancienne Présidence de la République Une visite de quelques minutes seulement a permis de relever les principales caractéristiques de ce service. I. Statut juridique. Personnel En droit, le seul texte officiel reconnaissant l'existence légale de ce service est la circulaire n 1144 du 7 août 1962. En vertu de cet acte, le service est chargé de recueillir tous les versements des ministères (actuellement quinze), formés d'archives ayant cessé d'être utiles à l'expédition des affaires courantes. Le service est dirigé par M. Afoudji, dont j'ai reçu un bienveillant accueil, assisté de deux collaborateurs affectés à des tâches de documentation et; accessoirement, d'archivistique. Le responsable relève directement du Cabinet du Président de la République. II. Fonctions ; nature des fonds Les tâches confiées au service sont de recueillir - les archives importantes et réservées de la Présidence de la République, laquelle a également la charge du Ministère de la Défense - les archives anciennes : tel est le cas d'un volumineux ensemble de fonds d'archives datant de la période française. Voir p. 19. - la documentation nécessaire à la Présidence de la République, y compris les journaux officiels et les publications administratives, III. Locaux Installés depuis 1960 dans le sous-sol de l'ancienne présidence de la République, ils comprennent : - deux petits bureaux pour le responsable et ses deux collaborateurs - un grand magasin de 240 m^ (12 x 20 m.) équipé de 600 mètres de rayonnages à boulons bien montés. L'éclairage est bon ; un climatiseur neuf assure une bonne déshumidification. Des extincteurs diminuent le danger d'incendie.

11 IV. Tri et classement En 1969, 300 mètres linéaires étaient encore libres. Aujourd'hui tous les rayonnages sont occupés. L'encombrement est presque total ; il empêche, faute de salle adéquate, un tri nécessaire, d'autant plus urgent que la masse de la documentation ne cesse de croître. Un gain de place considérable peut être réalisé par l'élimination d'imprimés absolument inutiles, tels tous les annuaires et périodiques français antérieurs à 1960, le Bottin parisien des années 1935 à 1955 pour donner un exemple. Enfin le manque de place rend absolument inapplicable la circulaire de 1962 rendant obligatoires les versements périodiques des ministères. Sur le classement, voir p. 23 t section 4«V. Consultation Elle est soumise à autorisation pour ce qui concerne les archives réservées de la Présidence. Elle est publique pour la documentation imprimée ou administrative. B. Les Archives nationales actuelles Le gouvernement togolais, conscient de l'importance des archives, a fait un effort considérable en 1977-1978, en faisant édifier à côté de la Bibliothèque nationale un bâtiment annexe destiné à contenir d'abord les premiers fonds d'archives anciennes, antérieures à l'indépendance. Ce résultat, nouveauté importante depuis les missions de 1969 et 1971 est aussi dû à l'énergie inlassable de M. K. BéJcoutarë, directeur de la Bibliothèque nationale, chargé des Archives togolaises. I. Locaux Le nouveau bâtiment est construit à un seul niveau surélevé, pour éviter l'humidité du sol due à la proximité de la nappe phréatique : Lomé est situé au bord de l'_atlantique. Sa petite surface est de 7 x 39,35 m., soit 275,45 mètres carrés. Il comporte une terrasse de 2,7 x 10,50 m., donc une surface perdue de 28,35 m^, soit 10 % de l'ensemble. Le reste, soit 247,10 m^ occupe à peu de chose près la surface du dépôt des archives de la Présidence de la République. L'ensemble enferme sept pièces et un double WC. Aux deux extrémités, une salle de 6,70 sur 6,85 m., soit 45,89 m^ ; puis un grand bureau contigû 3,35 x 6,70, soit 22,44 m^, et quatre bureaux plus petits de 3,35 x 4, soit 53,60 m2.

12 II. Structure Les locaux servent actuellement à la fois à la Bibliothèque nationale et aux Archives togolaises : l'une des deux grandes salles est affectée a la reliure des ouvrages et périodiques de la bibliothèque. L'autre grande salle contient - les archives allemandes tout récemment classées (1977-1978), conservées sur rayonnages. Voir chap. Ill, A. - les archives de la période française, posées sur le sol» faute de rayonnages. Le bureau de l'archiviste, M. S. Moussa, contient le mobilier fonctionnel, ainsi que l'embryon d'une bibliothèque d'archives et le fichier du fonds allemand. Les petits bureaux contiennent pour l'instant le fonds d'ouvrages et de revues, conservé jusqu'à mon arrivée dans un local, désormais vide, de la rue Bodjellé ; ce fonds doit être ajouté après classement, à ceux de la Bibliothèque. Il n'y a pas de salle de consultation, mais les archives allemandes, les seules classées, peuvent être exploitées soit sur place, soit dans la salle de lecture de la Bibliothèque.

13 3. LES ARCHIVES ANCIENNES Sauf les éléments qui figurent dans les biographies des explorateurs, notamment allemands comme G. Nachtigall, il semble qu'aucun document d'archives relatif au Togo antérieur à 1884 ait été conserve. Le Togo a été occupé colonialement, en entier ou en partie, par trois grandes puissances : l'allemagne, la Grande-Bretagne et la France entre 1884 et 1960. Ce fait historique explique que les archives togolaises sont écrites en trois langues, et qu'elles sont conservées aussi bien dans le pays lui-même que dans trois pays étrangers. En effet, il convient de séparer les archives de souveraineté, conservées parmi les fonds des trois anciennes puissances coloniales, qui n'ont jamais été au Togo, et les archives de gestion, celles des organismes multiples qui, sous les trois régimes anciens, ont successivement géré les affaires du pays ; elles sont restées sur place. Parmi ces archives de gestion, il faut mettre à part la section la plus abondante, la plus importante aussi pour la sociologie togolaise, l'etat civil qui relève, à des degrés divers, à la fois des circonscriptions, des mairies, des tribunaux, sans compter l'institut de la statistique.

14 A. LES ARCHIVES COLONIALES ALLEMANDES 1884-1914 I. Les archives de souveraineté conservées à l'étranger Ces archives n'ont jamais été conservées au Togo ; elles se trouvent dans deux institutions héritières des anciennes administrations centrales de l'empire allemand : a) le fonds de l'ancien ministère des Colonies ("Reichskolonialamt") est conservé au "Deutsches Zentralarchiv", à Potsdam, en République démocratique d'allemagne (Adresse : X 15 Potsdam, Berliner Strasse 98-101) b) les fonds des anciennes archives politiques du ministère des Affaires étrangères conservées au Politisches Archiv des Auswärtigen Amts, à Bonn, en République fédérale d'allemagne (Adresse : 53 Bonn, Adenauerallee 99-103) II. Les archives de gestion conservées au Togo a) Lieu de conservation : les archives sont pratiquement toutes réunies au local provisoire des Archives nationales, bâtiment neuf situé à côté de la Bibliothèque nationale,, dans un local protégé, sain et climatisé. L'enquête n'a révélé d'autres pièces allemandes qu'à la circonscription d'aneho, mêlées aux documents de l'état civil. Sauf ces épaves, le fonds peut être considéré comme complet. b) volume et conservation : elles comptent 3254 liasses sur 80 mètres linéaires, rangées sur 11 étagères de bois à 6 niveaux d'un mètre de large et sur 2 étagères métalliques à rayonnages vissés. Tous les articles sont conservés dans des cartons cotés, sauf 4,50 m. mis dans des liasses à plat. L'état général des documents est assez bon. c) classement : il a été opéré en 1977 et jusqu'au 28 février 1978 par M. H.J. Real, archiviste aux Archives fédérales (Bundesarchiv) de Coblence (Koblenz), République fédérale d'allemagne. Le plan adopté est donné en traduction française dans l'annexe I. Le fonds, dénommé FA (Fonds allemand^ a été divisé en quatre grandes parties : FA 1 : gouvernement impérial du Togo Il comprend deux subdivisions : - FA 1 (1-685) - l'édition complète du Bulletin officiel du Protectorat du Togo (Amtsblatt für das Schutzgebiet Togo) de 1906 à 1914, très importante documentation complémentaire.

FA 2 : Tribunal imperial du Protectorat du Togo Il comprend : - FA 2 (1-316) - 369 dossiers isolés de droit pénal - 407 dossiers isolés de droit civil FA 3 : Circonscriptions administratives Il comprend : - FA 3 (1-483) : Administration de la circonscription de Lomé-Ville - FA 3 (1000-1332) : Administration de la circonscription d'atakpamé - FA 3 (2000-2209) : Administration de la circonscription de Misahoué - FA 3 (3000-3249) : Administration de la circonscription de Lomé-Campagne - FA 3 (4000-4093) : Poste impérial de Sansané-Mango - FA 3 (5000-5111) : Autres institutions du Protectorat du Togo, subdivisé en 5000-5010 : Circonscription d'aneho 5039-5044 : idem 5011 : poste de Sokodé-Bassar 5012-5019 : poste de Kete-Kratchi 5020-5024 : Administration des douanes 5025-5026 : Administration des postes de Lomé 5027-5036 : Commission de la maladie du sommeil 5037 : Expédition pour délimiter la frontière Est du Togo 5038 : Dossier du responsable agricole Deking 5045 : Chambre de Commerce du Togo à Lomé 5046 : Administration du cadastre togolais FA 4 : Autres circonscriptions instruments de recherche : M. H.J. Real a dressé de l'ensemble du fonds un fichier analytique par dossiers, qui est arrivé à un stade inégal d'avancement. Il rendra d'incontestables services. Mais il présente deux inconvénients, qui doivent être signalés aux chercheurs. D'une part, le plan en dix chapitres méthodiques est déséquilibré

16 aux chapitres très volumineux comme l'économie, qu'il convenait de subdiviser en raison même du volume, s'opposent des chapitres trop squelettiques, comme les douanes, qui sont séparées des finances au lieu d'y être rattachées. Plus grave est la structure de détail du plan, qui manque de rigueur en raison de ses répétitions. En effet, il juxtapose un cadre d'abord méthodique - généralement suivi (FA 1) et un cadre topographique par circonscriptions, où les subdivisions sont à leur tour méthodiques. De la sorte, toute recherche par matières devra s'opérer non pas en un seul temps, mais en deux étapes : l'une conformément au cadre méthodique, l'autre dans chacun des cadres géographiques à la même matière. Enfin la partie FA 1 a été classée sans tenir compte de la partie FA 3 (5000-5111), où l'on retrouve les mêmes subdivisions : exemple les douanes (FA 1 et FA 3/5020-5024), la maladie du sommeil (FA 1 et FA 3/5027-5036), les frontières (FA 1 et FA 3/5037), etc. Au total, l'inventaire actuel est une bonne ébauche, mais demande à être revu, restructuré et approfondi. Les fichiers isolés jusqu'ici réalisés par M. Real, ont été fusionnes en un fichier unique, dit "fichier rouge" pour faciliter la consultation. Le chercheur y trouvera deux séries de fiches. La première, formant la grande majorité, comprend l'essentiel de la partie FA 1, les dossiers 1 à 485, soit 485 articles sur 670 ; cette série est formée de fiches dactylographiées de format 16 x 21 cm comportant cotes, analyses parfois assez poussées et les dates extrêmes des articles. Les articles FA 1 (486-670) ne sont pas inventoriés : les fiches ont été classées méthodiquement suivant les dix divisions prévues (indiquées sur des cartons sëparatifs rouges) et suivant des subdivisions (sur cartons jaunes). La seconde série de fiches concerne les parties FA 2, FA 3 et FA 4 ; celles-ci ont été séparées par des cartons et analysées de manière très sommaire sur des fiches tantôt dactylographiées (FA 2, FA 3), tantôt manuscrites (FA 4) de format 10 x 15 cm. e) Microfilm : un travail très considérable de microfilmage a été réalisé ; au total 160 films, soit environ 370.000 prises de vues. L'opération a porté sur la partie FA 1 en entier et sélectivement sur les autres parties. f) documentation complémentaire : au fonds allemand a été très utilement ajouté la partie subsistante, très importante,de l'ancienne bibliothèque administrative du gouverneur allemand. Elle comprend notamment des périodiques concernant les colonies allemandes, dont le Togo. Ces ouvrages, environ 10 mètres linéaires, sont en cours de classement par l'institut Goethe. Je suggère qu'ils soient conservés sur les 11 rayonnages de bois existants, auxquels il suffira d'ajouter, pour faire tenir les volumes, deux joues de bois latérales. g) recherches en cours : Mme Ajévou,- licenciée d'histoire, prépare à l'université du Bénin une thèse de 3 e cycle sur l'économie du Togo durant la période allemande.

17 111 Les archives allemandes du ministère des Finances L'enquête faite au ministère des Finances a permis de déceler au Service des Domaines trois très importants fonds allemands : a) à la Section des plans manuscrits, de nombreuses pièces allemandes depuis 1913. b) au Cadastre, l'ensemble du cadastre établi par l'administration allemande (Grundakten) complété par des rapports détaillés ; ce fonds est capital pour l'étude de l'évolution de la propriété ; il constitue le premier relevé de la fortune foncière au Togo. c) au Séquestre, le fonds des biens allemands séquestrés en 1920 par l'administration française ; ce fonds, complément naturel du précédent, constitue le bilan de l'implantation foncière des Allemands avant 1914. B. LES ARCHIVES DE LA PERIODE ANGLAISE 1914-1920 Ces archives ne concernent qu'une faible partie du Togo, la lisière ouest du pays, mal délimitée, telle qu'elle se trouvait avant la convention de partage du Togo sous domination allemande en deux parties, l'une anglaise, aujourd'hui rattachée au Ghana, l'autre française. I. Archives de souveraineté conservées à l'étranger Une enquête devra être faite pour connaître le ou les lieux de conservation et la nature des archives des ministères de Grande-Bretagne qui ont géré la zone anglaise du Togo : il s'agit des ministères des Affaires étrangères (Foreign Office), du ministère des Colonies (Colonial Office) et probablement du ministère du Commerce. II. Archives de gestion conservées au Togo Les documents anglais sont conservés aux Archives togolaises, soit environ 1,50 à 2 mètres linéaires. Ils constituent des épaves, qui ont survécu sans doute parce qu'au début de la période française ils avaient garde une certaine importance politique, administrative ou judiciaire. Leur classement par M. S. Moussa est en cours ; quelques sondages ont permis de repérer les dossiers suivants : - situation politique et militaire dans la zone d'occupation anglaise au Togo 1916-1919 - rapport annuel sur les écoles du gouvernement anglais au Togo 1914-1915 - affaires criminelles 1915-1920 - dossier sur le village de Noépé juin 1915-mars 1920 - dossier sur le village de Game 1917-1919 - dossier sur le village d'aguévé 1915-1927 Ces trois derniers dossiers concernent des procès civils pour dettes ou pour affaires de terrains.

Au cas où les archives anglaises de la partie anciennement togolaise allemande sont conservées au Ghana, il est vraisemblable que certains dossiers peuvent concerner la zone marginale ouest du Togo actuel. Dans cette hypothê se} une enquête s'impose aux archives du Ghana. Enfin, si des pièces concernant la partie de l'ancien Togo actuellement rattachée au Ghana subsistaient dans le fonds des Archives nationales togolaises, elles pourraient être échangées contre des pièces relatives au Togo actuel conservées au Ghana. 18 C. LES ARCHIVES COLONIALES FRANÇAISES 1914-1960 I. Les archives de souveraineté conservées à l'étranger Ces archives ont toujours été conservées en France, car elles ont été élaborées par les ministères français entre 1914 et 1960. a) le fonds de l'ancien ministère des Colonies, conservé aux Archives nationales, Section Outre-Mer, 27 rue Oudinot 75007 Paris. Selon l'ouvrage, sous presse en décembre 1978, "Les Archives nationales. Etat général des fonds. Tome III. Marine et Outre-Mer", ce fonds comprend les séries togolaises suivantes : 1. Série dite "Dépôt des papiers publics des colonies" : conservation foncière au Togo, volumes pour les années 1923-1927 et 1932-1937. 2. Série dite "Séries géographiques" : AEF II, 1 à 9 : mémoires généraux et publications, Togo- Cameroun, pour la plupart postérieurs à 1920, dont : missions françaises et allemandes au Togo 1893-1897 ; opérations militaires au Togo : effectif des troupes, plan de campagne, correspondance, rapport du gouverneur de l'ai;e.f., organisation des territoires 1914-1921 ; rapports à la Société des Nations : Togo 1921, 1927-1935 ; commission des mandats : sessions 1936-1937 ; procès-verbaux du conseil d'administration 1926-1931 ; rapports des missions Picanon et Cazaux 1926-1933 3. Série dite Direction des affaires politiques : Délibérations des conseils. Togo : conseil d'administration 1921-1922, 1930-1936. Approbation des budgets. 4. Série dite Direction des affaires économiques : Missions d'inspection (agriculture, économie). Togo 1932-1933. Banque de l'aof, succursale de Lomé (s.d.) Ces archives sont complétées par l'instrument de recherche fondamental qu'est la Bibliothèque de la Section Outre-Mer des Archives nationales, 27 rue Oudinot, 75007 Paris. Cette institution conserve plus de 100.000 volumes constituant la documentation de l'ancien ministère français des Colonies, y compris un important fonds de recherche historique. Elle comprend notamment les Bulletins officiels des Colonies, les annuaires, les procès-verbaux des assemblées locales, les budgets locaux. Un état sommaire des ressources relatives au Togo pourrait être dressé par un archiviste stagiaire en France.

19 5. Série dite Inspection générale des Travaux publics : Togo : rapports des missions d'inspection, 1919-1933. Programme triennal des travaux pour 1926-1928. Chemin de fer : statistiques du trafic et résultats financiers d'exploitation, 1922-1932 ; mission d'études du prolongement du chemin de fer du Nord, 1928-1929 ; construction du chemin de fer central, 1936. Comptes définitifs des recettes et dépenses de l'exploitation du chemin de fer et du wharf, 1925, 1930-1932. 6. Série dite Agence économique de la France d'outre-mer : Dans sa collection de photographies, 861 documents sur le Togo. 7. Série dite Commission d'enquête dans les territoires d'outre-mer (loi du 30 janvier 1937) : Togo : rapports des cercles, 1935-1937 ; enseignement, agriculture. b) archives du Ministère des affaires étrangères à Paris L'enquête devra être faite sur place, pour pouvoir utiliser les répertoires et inventaires conservés dans les locaux de consultation c) autres fonds : Ici également une enquête est souhaitable dans d'autres ministères, Commerce par exemple. II. Les archives de gestion conservées au Togo Ces fonds sont extrêmement riches et d'une importance hors pair pour connaître et expliquer l'évolution du Togo depuis 1914 jusqu'en I960. a) les fonds conservés à l'ancienne Présidence de la République. Ces fonds n'ont pas été examinés, le chef responsable ayant été entièrement absorbé par les préparatifs, la tenue, et les suites du Congrès du Rassemblement du Peuple Togolais durant mon séjour. En voici néanmoins les principaux, d'après les données aimablement fournies par M. Charles Kecskemeti, Secrétaire général du Conseil international des archives. - Secrétariat général du Haut-Commissariat de la République française au Togo 1934-1959 - Travaux publics, mines, transports, postes et télécommunications - Conseil de gouvernement 1955-1958 (en partie) - Trésor 1958-1960 et la suite - Ministère de l'intérieur 1958-1960 et la suite - Cartothèque 1884-1955 (meuble spécial)

20 les fonds conservés aux Archives togolaises provisoires Ces fonds occupent un volume de 13,75 m., dont 4,45 m. ont déjà été classés par M. Senghor Moussa. Malheureusement les rayonnages manquent ce qui oblige à déposer les liasses par terre. les fonds conservés dans les circonscriptions Sont à distinguer : les fonds déjà classés et les fonds nouvellement découverts. 1. Les fonds déjà classés Un bon travail de recherche et de classement des fonds dits français a déjà été accompli par M. S. Moussa, lors d'une mission en avril et juin 1977, dont les résultats avec inventaire sommaire sont consignés dans un rapport de 16 pages dactylographiées. En voici un résumé, dont j'ai vérifié l'exactitude. - à Sokodë, dans une cave nettoyée par M. Moussa, des dossiers en partie détruits par les rongeurs. Le bon classement schématique est le suivant : A. Administration générale 1937-1959 B. Affaires politiques 1946-1958, dont les élections C. Affaires économiques 1930-1959 D. Affaires militaires 1936-1959 E. Affaires judiciaires 1950-1960 F. Travaux publics 1933-1959 G. Santé, épidémies, dispensaires 1946-1957 H. Enseignement et affaires religieuses 1948-1959 I. Météorologie et aviation 1930-1957 J. Fêtes et réceptions 1945-1958 - à Lama-Kara, où de nombreux documents ont été détruits, même ceux qui portaient sur la période 1960-1967. Le classement est le même que celui de Sokodé. On y trouve un bon dossier d'élections 1958. - C. : 1940-1959. - D : 1937-1959. - E : 1936-1959. - G : 1953-1958. - H : 1946-1959. - J'y ai trouvé en plus les recensements des imposables depuis 1928, occupant 4 m. - à Bassar, où le local est sain, avec peu de traces de rongeurs. Le classement est le même que celui de Sokodé. A : 1938-1956. - B : 1921-1958, notamment les élections. - C : 1933-1953, dont un important dossier sur les possibilités d'exploitation du minerai de fer de Bangéli, de 1952. - D : 1937-1956. - E : 1934-1948. - F : 1936-1949. - G : 1936-1949. - H : 1936-1949

21 2. Les fonds nouvellements découverts Au cours de mon enquête, j'ai découvert les fonds français suivants : - à Tabligbo : recensement de 1957 - à Tsévié : dossiers administratifs 1953-1960 - à Lama-Kara : voir plus haut. Il est probable que le classement des archives de circonscription fera découvrir d'autres fonds dits français. d) les fonds conservés dans les tribunaux Quelques tribunaux conservent des fonds français très importants par leur volume et par leur continuité : - à Atakpamé : les jugements reliés de 1946 à 1960 - à Bassar : les audiences coutumi ères de 1933 à 1960, les audiences civiles de 1927 à 1960 - à Sokodi : les jugements reliés de 1946 à 1960 e) les fonds conservés dans les mairies L'enquête dans les principales mairies du Togo a permis de déceler des documents français suivants : - à Aneho : listes électorales 1958-1960 - à Lome : deux fonds particulièrement intéressants permettant l'élaboration d'une thèse de doctorat sur l'histoire de - Lomé : les registres annuels des arrêtés municipaux depuis 1932 (date de la création de la ville de Lomé en tant qq:'unité administrative) ; les registres des délibérations du conseil également depuis 1932 ; enfin les budgets de 1950 à 1960 III. L'Etat civil Les registres de l'etat civil togolais, établis durant la période française, forment une collection fondamentale permettant l'étude de toute la société togolaise, du point de vue statistique, démographique et professionnel surtout. Voici l'état des collections de registres, classé dans l'ordre alphabétique des localités. a) les registres conservés dans les circonscriptions Ce sont ceux qui concernent les cantons et les localités sans mairie Agou 1948-1960 Amlamé 1957-1960

Aneho 1936-1960 Atakpamé 1930-1960 relié Badou 1951-1960 Bafilo 1958-1960 Bassar 1937-1960 Dapaong 1951-1960 Kanté 1952-1960 Kévé 1953-1960 Lama-Kara 1943-1960 Mango 1938-1960 Niamtougou 1954-1960 Notché 1952-1960 Palimé 1941-1960 Sokodê 1920-1960 Sotouboua 1953-1960 Tabligbo EC d'anecho 1932-1960 EC de Tabligbo 1950-1960 Tsëvië 1939-1960 EC de Kevé 1930-1952 Vogan 1949-1960 b) les registres conservés dans les mairies Aneho 1951-1960 très bien classé Atakpamé N 1957-1960 Bassar 1937-1960 Lomé 1923-1960 4 formats, dont 3 peu maniabl Palimé 1939-1960 Tsëvié 1939-1960 M

23 4. LES ARCHIVES DEPUIS L'INDEPENDANCE : L'ANCIENNE PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE Faute d'avoir pu voir ce grand dépôt provisoire plus de quelques minutes, il convient de s'en tenir à des informations verbales sans doute sujettes à confirmation. Conformément à la circulaire n 1144 du 7 août 1962, qui prescrit à tous les ministères de verser aux Archives les fonds ayant cessé d'être utiles à l'expédition des affaires courantes, ce dépôt a reçu deux versements, l'un provenant du Trésor (ministère des Finances) en 1965, l'autre très volumineux, du ministère de l'intérieur en 1968. Le décès, à tous égards regrettable, de M. Daniel Akakpo, archiviste décisionnaire de la Présidence, n'a pas permis que ces versements soient triés, classés et inventoriés : pour l'instant, le repérage peut s'opérer par fonds, que l'on retrouve sur un tableau topographique de leur répartition, ainsi qu'a l'aide de quelques bordereaux. 5. LES ARCHIVES DEPUIS L'INDEPENDANCE : LES ARCHIVES DES MINISTERES Mon objectif était, en principe, d'enquêter dans tous les quinze ministères. En fait, tant en raison de la brièveté (un mois) de ma mission, qu'en raison de la priorité très normale accordée à l'important congrès du Rassemblement du peuple Togolais, de la nécessité enfin d'enquêter également hors de Lomé, j'ai du borner l'enquête à trois ministères. La méthode consistait à mesurer de façon aussi précise que possible le métrage linéaire occupé par quelques fonds ministériels, afin d'obtenir, en conclusion et par une très prudente extrapolation, le volume global de toutes les archives ministérielles qui, après préarchivage et tri, sont susceptibles d'être conservées dans les futures et définitives Archives nationales. Les résultats de détail sont consignés dans un carnet ouvert à cet effet. a) ministère de l'education nationale et de la Recherche scientifique M. Boumbera Alassoumouna, ministre, m'a autorisé â visiter la totalité de ses services, nombreux et répartis dans toute la ville, sous la conduite particulièrement compétente de Mme Bamezon, responsable des archives du ministère, qui doit en être très vivement remerciée M. Kadan Akpo, bibliothécaire à la Bibliothèque nationale, a bien voulu noter les chiffres que je lui dictais. Les résultats du comptage en mètres linéaires sont les suivants : - Cabinet 156,80 - Comptabilité et fournitures 54,20 - Secrétariat général 34 - Archives du rez-de-chaussée 87,25 - Direction de l'enseignement bourses et stages 25,40 =» examens et concours 66,60

» secrétariat des examens et concours, archives très bien tenues par M. Salako Koffi 17,30 - Direction du personnel : archives très bien tenues 101,50 - Direction du 1 er degré 25,30 e - Direction du 2 degré (service nouveau) 16,60 - Direction du 3 degré 71,90 e - Direction du 4 degré (service nouveau) 1,25 - Inspections primaires de Lomé 121,20 Au total, les archives du ministère occupent 779,30 mètres linéaires. le ministère des Finances La veille de son départ, M. Yao Grunitzki, ministre en exercice, m'a donné l'autorisation de visiter les 15 sections de son ministère ; faute de temps, cinq services seulement ont été vus, choisis pour leur importance archivistique prévisible, en compagnie d'un autre bibliothécaire très serviable, attaché à la Bibliothèque nationale. Les résultats sont les suivants : - Cabinet 97,75 - Trésor 1240,90 - Budget 14,50 - Contrôle financier 121,75 - Cadastre = plans : plusieurs centaines, les plus anciens de 1913 = conservation foncière. archives courantes 11,40. titres fonciers classés par circons- 12,60 criptions 1923-1935. titres fonciers classés par dates 86,60 depuis 1936. enquêtes complémentaires 20,00. cadastre allemand, avec rapports 7,50 1913-1914 = Enregistrement des sociétés 18,90 = Doubles de l'enregistrement g 50 = Hypothèques, procurations 5 50 = Séquestre des biens allemands 1920 1,00 = Livres fonciers 63 vol. in-folio Au total, 5 sections du ministère occupent 1655 mètres linéaires d'archives.

En ajoutant les dix autres sections, estimées à moins, l'ensemble du ministère peut détenir entre 3,5 d'archives. 2 km au et 5 km le ministère de la Fonction publique L'objectif essentiel dans ce ministère était de visiter le service chargé de la tenue des dossiers des 40.000 fonctionnaires de la République togolaise. La substance de ces dossiers, fort bien tenus, est désormais mise sur ordinateur. Sur sa demande, j'ai pu conseiller M. le Chef du service des Statuts, sur le choix du mobilier métallique, recommandant les armoires sans portas. Celles-ci sont rapidement hors d'usage et favorisent l'humidification. La sécurité du local doit par contre être renforcée. les autres ministères : extrapolations quantitatives provisoires Une saine évaluation du volume occupé par l'ensemble des archives ministérielles ne peut aboutir qu'à un chiffre très approximatif, avancé à titre purement indicatif : la base des calculs est encore très étroite. Il faudrait d'abord compter le Ministère de l'education nationale avec 780 mètres, celui des Finances avec 4 km, celui de l'intérieur, avec 1 km au moins, soit 6 km. Ensuite, on peut envisager d'accorder un métrage linéaire moyen de 0,5 km seulement à tous les ministères susceptibles d'alimenter les futures Archives nationales. Il faut exclure de ce calcul la Présidence de la République (dont dépend la Défense), qui conserverait ses propres archives à part dans le local actuel, et le ministère des Affaires étrangères. On arriverait à un total de 12 x 0,5 km, plus 6 km, soit finalement 12 km. En admettant qu'à la suite du préarchivage d'abord, puis du tri définitif après versement, la moitié de ce total soit à éliminer, il faudrait envisager, pour les Archives nationales à construire, un rayonnage total d'au moins 6 km. Ce chiffre, proposé après mûre réflexion comme un ordre de grandeur raisonnable, indique le métrage minimum que devraient accueillir les Archives nationales dans la première tranche de leur construction.

26 6. LES ARCHIVES DEPUIS L'INDEPENDANCE : LES CIRCONSCRIPTIONS ET LES POSTES ADMINISTRATIFS Au cours d'un voyage de douze jours dans tout le pays, toutes les circonscriptions, sauf celle de Lomé, dont le chef était souffrant, ainsi que deux postes administratifs ont été visités : au total 18. Au total 2500 km ont été parcourus, grâce à une voiture et à un chauffeur très utilement mis à ma disposition par M. le Ministre de l'education Nationale et de la Recherche Scientifique. Partout, les responsables étaient prévenus par télégramme du Ministère de l'intérieur ; partout l'accueil a été excellent et l'intérêt pour les problèmes d'archives évident. M. Békoutaré, directeur de la Bibliothèque nationale, avec une patience à toute épreuve, a facilité des contacts à la perfection. Il s'agissait de prendre connaissance de la nature générale et du volume des collections conservées dans les bureaux des circonscriptions, ainsi que leur état général. Les résultats de détail, sorte de répertoire global des archives actuelles des circonscriptions et des postes administratifs, figurent dans l'annexe n. La statistique globale en métrage linéaire y compris les archives judiciaires s'articule comme suit : Agou Ami amé Aneho Atakpamê Badou Bafilo Bassar Dapaong Kanté Kévé Lama-Kara Mango Niamtougou Notsë Palimé Sokodê Sotouboua Tabligbo Tsévié Vogan 11 62,20 135 137 25 18,20 87 63 43 10 75,50 82,30 31,70 58 87 230 30 41,30 35 51 1313,20 nul.

2 7..LES ARCHIVES DEPUIS L'INDEPENDANCE : LES TRIBUNAUX En même temps que les circonscriptions et les postes administratif les principaux tribunaux et justices de paix étaient visites, onze au total. En voici les résultats. Aneho Justice coutumière depuis 1949 14,50 Atakpamé Dossiers des causes 26,40 Affaires de droit moderne 12,50 Jugements reliés 1946-1976 4,00 Instruction des causes 10,80 Badou Audiences depuis 1976 3,00 Bassar Audiences civiles depuis 1927 Audiences coutumières depuis 1933 20,00 Dapaong Audiences Demandes de jugements supplétifs Etat civil (doubles) 9,00 4,00 9,00 Lama-Kara Affaires coutumières Jugements supplétifs Audiences de justice depuis 1960 Demandes de jugement supplétifs Etat civil : naissances 1,50 4,50 1,50 6,00 3,00 Mango Etat civil (doubles) 5,00 Audiences depuis 1965 1,00 minutes des jugements reliées 1965-1970 Répertoires et rôle général 0,80

28 Niamtcmgou Jugements depuis 1967 1,90 1967-1973 reliés Palimé Jugements supplétifs 4,75 Audiences 3,00 Sokodé 1. Tribunal de grande instance Arrêtes, circulaires 1,00 Correspondance avec le parquet général 0,50 Dossiers criminels 0,50 Dossiers correctionnels 4,00 Jugements reliés 1946-1970 3,50 Affaires civiles 20,00 Parquet 3,30 2. Justice de paix Jugements supplétifs reliés 1962-1973 10,80 Amendes forfaitaires 3,70 Etat civil 5,50 Tabligbo Dossiers des prénoms authentiques 2,00 depuis 1975 Jugements contentieux (créances, épouses, 4,00 terrains) Le total des archives judiciaires conservées hors de Lomé, s'élève à 204,95 mètres linéaires. Ces archives constituent la base fondamentale de l'étude de la justice coutumière qui tend lentement à se fondre à la justice écrite, et à l'étude des mentalités depuis 1920.

29 8. LES ARCHIVES DEPUIS L'INDEPENDANCE : LES MAIRIES Les visites aux bureaux des circonscriptions et des tribunaux ont été complétées par des visites faites aux principales mairies du pays, au nombre de six. Aneho Les précisions recueillies sont les suivantes : Bureau du Maire : correspondance administrative, arrêtés du maire Secrétariat : affaires en cours Droit foncier, permis de construire Listes électorales depuis 1958 Comptabilité Etat civil depuis 1951 très bien classé 22,00 2,00 3,00 2,00 8,10 9,10 Atakpamé Correspondance Etat civil depuis 1957 Permis de construire Plans de lotissement 1 1,00 8,00 1,50 1,70 Lomé Registres des arrêtés municipaux depuis 1932 2,50 Registres des délibérations depuis 1932 3,50 Fichier du personnel 2,40 Correspondances de plus de 10 ans 40,20 Budgets depuis 1950 2,00 Recettes : souches 3,00 Etat civil : très bien classé par M. Combey, 16,00 à 4 formats, depuis 1923 Palimé Correspondance classée par matières Etat civil depuis 1939 Voirie, lotissements, permis de construire 23,50 7,50 7,00 Sokodé Correspondance classée par ministères Comptabilité Cabinet du maire Tickets de marché Etat civil depuis 1962T 11,90 23,20 7,00 2,50 7,00

30 Tsévié Etat civil 3,50 Contrats de vente de terrains 2,00 Au total : 233,10 mètres linéaires Documents de base de la vie locale, ces archives permettent l'élaboration de monographies urbaines ; ils sont particulièrement riches pour Lomé, au point de pouvoir fonder une histoire assez complète de la capitale du Togo. 9. LES ARCHIVES DEPUIS L'INDEPENDANCE : LES ORGANISMES PARA-ADMINISTRATIFS Il était important de visiter également au moins un organisme para-administratif, appelé parfois parastatal. Tel fut le cas de l'organisme régional de promotion et de production de cultures vivrières, ORPV établi à Dapaong. Par contre, aucune banque n'a pu être visitée. Les archives de cet organisme sont mieux équipées et mieux tenues que celles des administrations publiques, comme c'est le cas dans le monde entier. Archives de l'orpv : Secrétariat général 4,50 Courrier arrivé 6,00 Machinisme 3,00 Production : riz, coton, élevage 8,00 Formation et personnel 4,50 Développement et rapports mensuels 4,50 Economie, comptabilité 3,00 Salaires mensuels 2,00 Mutuelle par secteur 2,00 Comptes débiteurs 0,50 Relevés bancaires 1,00 Comptabilité 4,00 Service topographique : nombreux plans Génie rural 1,00 Inspection forestière : rapports 2,00 Enquêtes statistiques 2,50 Rizerie : rapports et service technique 0,50 Au total, les archives de l'orpv occupent 49 mètres linéaires. Elles forment la base d'études agraires et économiques du plus vif intérêt.

31 SOTOCO Société togolaise du Coton, fondée en 1974 Courrier et marchés 3,50 mètres linéaires 10. LES ARCHIVES DEPUIS L'INDEPENDANCE : LES ORGANISMES AUTONOMES ET LES ENTREPRISES PRIVEES Le temps a manqué pour visiter d'importants organismes privés comme la Chambre de Commerce de Lomé ou la Caisse de prévoyance, qui gèrent leurs propres archives. D'autre part, selon les informations recueillies, aucune entreprise togolaise actuelle ne remonte à la période précédant l'indépendance, donc ne possède d'archives antérieures à 1960. Par contre, les archives de la première décennie 1960-1969 pourraient être considérées comme des archives privées susceptibles, après accord avec leurs détenteurs, d'être en partie versées aux Archives nationales le moment venu : elles présentent un intérêt qu'aucun document public ne peut avoir pour l'histoire économique contemporaine. Il reste enfin les archives des Missions catholique et protestantes, certainement très riches sur l'implantation et l'expansion des cultes et sur l'introduction de l'enseignement, sans doute aussi les soins aux malades.

32 If. CARACTERES GENERAUX DES ARCHIVES TOGOLAISES A. Législation Le problème consiste à déterminer quelle est actuellement l'infrastructure juridique et la situation de fait des archives togolaises. La République togolaise ne possède pas de législation archivistique. Les archives de la Présidence de la République n'ont d'existence légale que dans la seule circulaire présidentielle n 1144 du 7 août 1962, prescrivant le versement obligatoire des archives dépourvues d'importance administrative. Enfin, les Archives ou une Direction des Archives ne figurent pas sur la liste des Directions du Ministère de l'education nationale et de la Recherche scientifique. Il existe bien les arrêtés n 529 du 23 septembre 1937 et n 241/DG du 15 mai 1945, qui portent création d'un Service de Documentation transformé en un centre local de l'institut Français d'afrique noire, devenu par arrêté n 197/PM/MTAS - FP du 12 octobre 3 960 l'institut togolais des sciences humaines 1. Mais ces arrêtés, pris avant la proclamation de l'indépendance de la Nation, sont devenus encore caducs par le fait de la suppression de cet Institut, dont les collections d'archives et d'ouvrages ont été rattachées à la Bibliothèque nationale. En somme, les archives sont dispersées entre d'une part le Service de Documentation et d'archives de la Présidence de la République, où elles sont gérées sous l'autorité du Directeur du Cabinet du Président de la République, et d'autre part la Bibliothèque nationale, dont le Directeur gère les fonds d'archives allemands et français d'avant l'indépendance. Il s'agit là d'une situation de fait. Les circonscriptions, les instances judiciaires - de la Cour suprême de Justice aux tribunaux de police -, les mairies possèdent des archives qui répondent aux nécessités administratives, sans pour autant jouir d'un statut juridique spécialisé. Le dernier inconvénient de cette absence de législation est son corollaire, l'absence de crédits propres de fonctionnement. Les Archives nationales actuelles vivent sur les crédits déjà peu abondants de la Bibliothèque nationale pour le personnel et le matériel : un service nouveau a été greffé sur un service plus ancien, mais sans dotation budgétaire. Il est donc urgent de prévoir une législation archivistique. Un avant-projet de loi figure parmi les propositions faites dans la seconde partie de ce rapport. B. Personnel togolaise. Un statut du personnel des Archives manque dans la République Jusqu'ici deux archivistes professionnels ont été formes par l'ecole des bibliothécaires, des archivistes et des documentalistes de Dakar : M. Senghor Moussa, actuellement en stage à Bordeaux et M. Akouèté, attaché au Ministère de la Jeunesse, de la Culture et des Sports. 1. Edités dans Etudes togolaises, t. 1 (1965), p. 106-109.

33 L'enquête dans quelques ministères, dans les circonscriptions, les tribunaux et les mairies a montré que les fonctionnaires de gestion à divers niveaux n'ont pu recevoir ni de formation, ni d'information archivistiques. Souvent les responsables pensent, en toute bonne foi, que les archives doivent être détruites, et en entier, tous les dix ans. Rares sont ceux qui savent à quelle année remontent les archives, même celles de l'etat civil. Hormis quelques cas rares dans plusieurs tribunaux, dans certains services d'etat civil (Aneho, Lomé), il n'y a pas de prise de conscience du rôle et de l'importance administrative des archives. Compte tenu de l'extraordinaire richesse en volume et en intérêt des archives togolaises de toute nature, il est donc fondamental de prévoir I o l'élaboration et la publication d'un statut du personnel des archives 2 une vaste campagne de sensibilisation et d'information Des suggestions sont faites en ce sens dans la partie de ce rapport réservée aux propositions. C. Locaux et matériel La diversité des locaux et de leur équipement est le trait frappant des services publics conservant des archives. Des réalisations fonctionnelles ont été fort bien faites aux archives de la Présidence de la République, avec l'éclairage, la climatisation, les mesures de sécurité et les rayonnages adéquats ; mêmes qualités au dépôt provisoire des Archives nationales, bâti sur pilotis garantissant contre l'humidité du sol,dangereuse pour les documents. Par contre, il existe très peu de locaux spécialement équipés dans les ministères, les circonscriptions, les mairies,sauf celle de Lomé qui est incessamment en cours d'agrandissement. Deux exceptions notables : les archives du personnel au Ministère de la Fonction Publique et au Ministère de l'education nationale. L'encombrement et le manque de rayonnages sont généraux par absence de crédits ; le plus souvent, les archives sont empilées sur le sol jusqu'au plafond, non classées, rendant toute recherche impossible ou très difficile, d'où des pertes de temps considérables ; l'efficacité et la rentabilité administratives en sont affaiblies d'autant. Les droits de la collectivité ou des particuliers ne sont plus garantis. Le regretté archiviste de la Présidence de la République, Daniel Akapko, soulignait:"il est temps de sauver ce que le désordre a laissé subsister dans les archives togolaises" (Réunion du 22 juillet 1971). De son côté, M. Koffi A. Voulé - Frititi, alors Directeur de la Planification, aujourd'hui Ministre de la Jeunesse, de la Culture et des Sports, à la même réunion résumait la situation : "les archives togolaises traînent par terre dans certains services administratifs ; ces services finissent par devenir des dépotoirs". Cette situation de sousexploitation, en fin de compte, coûte très cher. Elle entraîne l'immobilisation de surfaces dans des locaux déjà exigus, gênant le travail, d'où des

34 destructions aveugles sans profit pour personne, ce qui aboutit à une véritable perte de mémoire, de la mémoire écrite de la nation. Elle rend impossible, dans la plupart des cas, de retrouver des études précieuses, parfois fort anciennes, des plans essentiels pour l'entretien ou les réparations. Elle oblige à refaire des dossiers et des études déjà faites, souvent dans des conditions de documentation moins favorables. Ce recommencement est un gaspillage de temps et d'argent tout à fait inutile, evitable grâce à. - une bonne organisation d'archives. I o A cette situation, il peut être remédié aux niveaux ministériel et local par le préarchivage systématique qui, par la destruction de tous les documents éliminables et par le versement des documents à conserver, aboutira au décongestionnement et au reclassement des nombreuses archives encore utiles 2 au niveau national par la construction d'un vaste dépôt d'archives, qui recueillera les versements ministériels. Des suggestions précises sont faites dans la partie de ce rapport consacrés aux propositions. D. Etat des documents Les conditions climatologiques et biologiques qui sont celles du pays contribuent pour beaucoup à gêner la bonne conservation des documents. L'agent de destruction le plus actif et le plus fréquent est certainement l'humidité, qui règne partout et qui décompose plus ou moins vite le papier naturellement hydrophile : les moisissures sont tris fréquentes. Il peut y être remédié par l'installation de climatiseurs. Il faut y ajouter les dégâts commis par les rongeurs et par.les termites qui, notamment dans le nord du pays, détruisent les documents de manière irréparable : l'emploi systématique d'insecticides en pulvérisations et de poisons pour les souris supprime ces dangers. A cet état précaire, provisoire certes, mais très dangereux pour la survie matérielle des archives, des remèdes d'urgence peuvent être suggérés. Ils figurent parmi les propositions qui forment la seconde partie de ce rapport. 1. Voici un exemple : à Bassar est conservé un solide rapport établi en 1952 sur les possibilités d'exploitation de gisements de fer dans les environs. Si ce sujet revenait à l'ordre du jour, il suffirait d'actualiser le dossier : il est prêt, quoiqu'il ait vingt-cinq ans. Ce capital ne doit pas être perdu.

35 12. CONCLUSIONS En raison de la brièveté de la mission, l'enquête sur la situation actuelle des archives togolaises n'a pu être exhaustive. Néanmoins, elle a pu être opérée sur la base d'un échantillonnage que l'on a voulu aussi large, aussi diversifié, aussi représentatif que possible. La dominante, c'est l'extraordinaire richesse de ces archives, malgré l'éclatement des fonds. En volume, le métrage linéaire est le suivant, les chiffres étant arrondis au mètre supérieur : Archives de la Présidence de la République 600 Archives nationales 94 Ministères 2435 Circonscrip tions 1313 Tribunaux 205 Mairies 233 Organisme para-administratif 49 Total des archives vues et mesurées sensiblement 5 kilomètres 4929 m.l., soit Naturellement, la masse des archives togolaises, même limitée aux seules archives publiques est beaucoup plus considérable : les archives ministérielles occupent sans doute 10 à 12 km de rayonnages, réduits à la moitié après éliminations. Richesse aussi par leur contenu, comme il fallait s'y attendre. La République togolaise dispose d'un patrimoine documentaire à exemplaire unique, susceptible, malgré sa dispersion, de rendre les plus grands services à l'administration et à la Recherche scientifique dans tous les domaines. Paradoxalement, ce sont les archives anciennes, antérieures à l'indépendance, qui sont les mieux connues et qui, à très brève échéance, seront complètement inventoriées. Pourtant, rien ne serait plus exaltant pour tous que de pouvoir suivre et revivre, grâce aux archives, la naissance et les premiers pas, voire déjà la première décennie de la jeune République togolaise. Le Gouvernement a manifesté sa volonté de rattraper ce retard par une organisation rapide et rationnelle de ses passionnantes archives : l'avenir est plein de virtualités qui deviendront réalités. Les propositions qui suivent peuvent peut-être y contribuer.

36 DEUXIEME PARTIE SOLUTIONS PROPOSEES Deux considérations dominent l'avenir des archives au Togo. A bien des égards, la civilisation actuelle apparaît dans le monde entier comme une civilisation du papier ; le Togo n'y échappe pas : nous sommes en présence de la prolifération extraordinaire des archives de masse qu'il faut maîtriser des maintenant. L'enquête sur les archives togolaises a révélé une situation souvent alarmante : les archives très peu équipées, mal logées, très souvent en mauvais état réclament des mesures d'urgence. Face à cet état de fait, la solution est donc l'objectif même que souhaite le gouvernement de la République togolaise : la création d'une structure administrative appelée à connaître de l'ensemble des problèmes soulevés par les archives. Il s'agit de créer un organisme - ayant une personnalité juridique : d'où des propositions concernant une législation et une réglementation ; - ayant une personnalité matérielle : d'où des propositions sur la construction et l'équipement d'un édifice nouveau, les Archives nationales définitives ; - doté d'un personnel hautement spécialisé, d'où des propositions sur un statut de ces fonctionnaires et leur formation Cet organisme serait le Centre national des Archives togolaises dépendant directement de la Présidence de la République. Ce centre fonctionnerait aux Archives nationales, de la construction duquel dépend la crédibilité de tout le programme de réorganisation des archives. Un calendrier d'action permet de distinguer les mesures immédiates, les mesures à court terme, les mesures à moyen terme court. I. MESURES IMMEDIATES DE SAUVETAGE En raison de la gravité de la situation matérielle des archives, il sera essentiel de ne pas attendre la réalisation des propositions faites aux chapitres suivants. Voici les mesures que l'urgence doit rendre applicables immédiatement pour sauver les documents, qui tous n'existent qu'à un seul exemplaire.

37 a) Envoi, d'une Circulaire présidentielle interdisant la destruction des archives, recommandant leur conservation dans des locaux sains, et ordonnant la désignation d'un responsable par ministère veillant sous l'autorité de son ministre à l'application de ces instructions. A titre d'exemple, ce pourraient être Mme Bamezcn, responsable des archives au ministère de l'education nationale, et M. le Directeur des Statuts au ministère de la Fonction publique. En annexe III figure un projet de circulaire. b) Envoi d'une circulaire du Ministère de l'intérieur aux circonscriptions et aux villes, destinée à protéger l'état civil, et indiquant que la reliure des registres ou bien est réalisée à l'avance sur les exemplaires vierges, ou bien est obligatoire avec effet rétroactif. Les registres presque tous non reliés se dégradent très vite en raison de leur consultation constante. En annexe IV figure un projet de circulaire. c) Envoi d'une circulaire du Ministère de la Justice aux instances judiciaires destinée à protéger les jugements, rendant leur reliure obligatoire. Déjà les jugements de Sokodé (1946-1970), de Niamtougou (1967-1970) et Mango (1965-1970) avaient été reliés : ces excellentes initiatives méritent d'être poursuivies et généralisées. En annexe V figure un projet de circulaire. d) Regroupement de toutes les archives de l'époque française dans le même local. Ce regroupement a été opéré déjà pour les archives de l'époque allemande. La dispersion des archives françaises dans les circonscriptions et aux archives de la Présidence de la République a des causes historiques (voir Enquête, p. 19 ) ; il ne serait pas utile de la maintenir, puisque d'une part euesa'ont plus d'utilité administrative, d'autre part une concentration permettrait un classement d'ensemble suivant le bon cadre établi par M. S. Moussa. La réalisation de ce regroupement peut s'opérer par - l'envoi d'une circulaire du Ministère de l'intérieur dans les circonscriptions, prescrivant le dépôt aux Archives nationales actuelles des fonds dits français, facilement détectables grâce aux enquêtes faites par M. S. Moussa et par le consultant, dûment enliassés et ficelés - le ramassage, à l'aide d'un seul camion, des liasses déjà préparées dans les circonscriptions et aux Archives de la Présidence. Un projet de circulaire figure en annexe VI. - la réunion de l'ensemble dans la salle de reliure actuelle des Archives nationales (symétriquement aux archives allemandes), ce qui implique l'installation du service de la reliure dans le bâtiment de la Bibliothèque nationale. - la déinsectisation systématique de ces archives, pour éviter que les dégâts se poursuivent et que les termites ne s'attaquent aux fonds sains. Le Service de parasitologie pourra sans doute donner les plus utiles conseils.

38 e) Aux Archives de la Présidence de la République, élimination des très nombreux imprimés français, tous antérieurs à l'indépendance, tous très volumineux et tous inutiles, comme les Annuaires téléphoniques ou les Bottins administratifs dont certains remontent à 1935. Cette mise au pilon ou destruction pure et simple, à quoi s'ajoutera le versement des archives coloniales françaises aux Archives nationales, a pour double but de faire de la place pour permettre le regroupement des fonds utiles et d'accueillir et de ranger les nouvelles archives de la Présidence de la République. II» RECOMMANDATIONS A COURT TERME A. MESURES DE SENSIBILISATION L'intérêt pour les archives, la connaissance de leur triple et important rôle administratif, culturel et éducatif est réel et évident dans toutes les instances les plus élevées du pays. Ce qui manque par contre, c'est une prise de conscience de ces problèmes dans les niveaux moyens ou chez les agents d'exécution dans les administrations. Il paraît indispensable d'ouvrir très rapidement une vaste campagne de sensibilisation aux problèmes d'archives, sur leur raison d'être, leur utilité dans la vie administrative et culturelle. Cette campagne pourrait s'opérer par divers moyens : 1. à la Radiodiffusion et à la Télévision par quelques brèves conférences, du type de celles qu'a déjà fort bien faites M. S. Moussa, éventuellement en montrant quelques documents significatifs de l'histoire togolaise ; 2. par une exposition réalisée à la Bibliothèque nationale (en raison de l'existence de locaux) ou dans un autre local assez vaste, à choisir ; 3. par des conférences, des séminaires pratiques de recyclage dans les administrations auxquelles assisteraient des agents de niveau moyen et un choix de bons agents pris parmi le personnel d'exécution et de secrétariat ; 4. par des conférences à l'université du Bénin, pour les professeurs et les étudiants. Devrait s'y intéresser non seulement le public traditionnel des archives, les historiens, mais un public beaucoup plus large, qui doit connaître le rôle important que jouent les archives en géographie, en économie, en démographie, en sociologie, en droit. Ces conférences insisteraient sur les carrières possibles aux archives, point essentiel d'information pour un bon recrutement, et sur les larges horizons proposés à la fois à la formation spécialisée sur les disciplines qui viennent d'être évoquées et à l'élaboration de mémoires et de thèses; 5. par des conférences sur un thème limité par exemple l'état civil. Un service pilote pourrait être choisi, comme celui de la mairie de Lomé, bien dirigé par M. Combey, où serait fait un effort prioritaire d'équipement en mobilier simple mais fonctionnel et de reliure. Les principaux responsables de l'état civil du pays

pourraient y être réunis pour voir et comprendre dans un service modèle comment régler concrètement les problèmes que l'état divil pose partout. Ainsi serait donné à l'ensemble de la population la connaissance de l'intérêt et de l'utilité de son patrimoine, aux administrations la conscience de la finalité et de la rentabilité des archives, aux étudiants l'idée d'un beau métier toujours renouvelé et les orientations de recherche dans quantités de directions jusqu'ici insoupçonnées. B. LEGISLATION Les archives du Togo n'ont pas encore d'existence juridique. En l'absence de toute législation, il convient d'en proposer une qui soit caractérisée, autant que possible, par son caractère réaliste et concret et qui bénéficie de l'expérience européenne, avec les indispensables retouches africaines et togolaises. Il convient de présenter les traits majeurs de l'institution, proposée sous le nom de Centre National des Archives togolaises. 1. Principes Ce Centre est tout d'abord conforme à la doctrine présidentielle de la centralisation et de l'unité togolaises. C'est à la fois un organisme de gestion et de contrôle : - gestion : sa compétence s'étend à l'ensemble des archives publiques : ministères, circonscriptions, organismes paraadministratifs pour assurer la collecte, le tri, le classement, l'inventaire et l'indexage des dossiers d'archives - contrôle : sa compétence s'étend également aux mairies, aux archives privées, ainsi qu'au préarchivage dans les ministères il n'a pas à se substituer aux bureaux, ni à effectuer leur travail. 2. Rattachement administratif Ce point est essentiel, car il conditionne à la fois l'autorité et l'efficacité du Centre national des Archives togolaises. Un rattachement à un seul ministère présenterait l'inconvénient grave de limiter ses pouvoirs soit aux archives administratives (Ministère de l'intérieur), soit aux archives culturelles (Ministères de la Culture ou de l'education nationale). La solution la meilleure qui doit être recommandée est certainement un rattachement à la Présidence de la République. Il offre les avantages suivants : - le problème des archives repose sur des principes et sur une action cohérente dans l'ensemble des ministères ; il est donc interministériel et non pas ministériel ;

40 - le Centre ainsi rattaché constitue un grand service qui donne au gouvernement les moyens techniques d'une bonne administration en coordonnant tout ce qui concerne les archives : c'est une structure de coordination générale, qui ne peut pas dépendre d'un seul ministère ; - à ce titre, il doit avoir une autorité, qu'il ne peut détenir en restant attaché à un ministère particulier - sa dotation budgétaire serait certainement plus large en raison de ses pouvoirs et du rattachement à la Présidence que s'il relevait d'un ministère seulement ; il bénéficierait d'une priorité normale lors de l'établissement du budget. Ces avantages sont si nets, que le rattachement à la Présidence est la solution qui a été adoptée dans la plupart des états africains : Tchad (1968), Mauritanie, Cameroun (1965), Sénégal, Bénin, Rwanda, Burundi, Ghana, ainsi qu'en Asie. 3. la Direction Le Directeur des Archives nationales togolaises devrait être un fonctionnaire de grade.assez élevé car, sous l'autorité directe du Président de la République, il est responsable de l'avenir documentaire de la Nation, en étendant son dynamisme à tous les services publics et sa compétence scientifique à toutes les recherches fondées sur les archives. En d'autres termes, c'est un généraliste de l'information administrative, capable de chercher et de faire chercher, de conseiller et de former. Peut-être est-il souhaitable de procéder, à son égard, à une nomination provisoire pour deux ans, afin qu'il puisse faire ses preuves. 4. Moyens financiers L'utilité de cette loi serait nulle, si elle n'était pas accompagnée des moyens financiers indispensables â son application. Il conviendrait donc de prévoir au budget de 1980 l'inscription d'un chapitre étoffé permettant la mise en route du Centre. 5. Projet de loi L'ensemble des problèmes soulevés par la nouvelle organisation des archives togolaises est donnée en 10 titres par chapitres et en 40 articles, sous forme d'un avant-projet de loi créant le Centre National des Archives togolaises. Il figure en annexe VII. 6. Organigramme La structure de la nouvelle institution proposée peut être schématisée par un organigramme, qui figure dans l'annexe VIII..

41 C. REGLEMENTATION Parmi toute la réglementation archivistique à établir, il faut retenir les plus importantes : 1. la réglementation du classement, assortie d'un cadre de classement dont les grandes lignes ont été tracées très convenablement par M. S. Moussa et qui devra être précisé dans le détail pour chacune des parties méthodiques qu'il prévoit ; voir annexe IX pour les archives coloniales françaises. 2. la réglementation des documents éliminables impliquant la fixation des délais de conservation ; 3. la réglementation des délais de communication : à cet égard, il serait sans doute sage de se laisser conduire par l'histoire du pays, en ouvrant toutes les séries antérieures à l'indépendance, sauf l'âtat civil, et en réservant l'accès aux documents postérieurs à 1960 ; 4. la réglementation des archives communales : dans ce domaine, le problème prend une certaine acuité du fait de la naissance et du progrès de la civilisation urbaine parallèlement à la civilisation rurale. Mieux vaut prendre dès maintenant les mesures utiles - par exemple à Aneho, Lomé et Sokodë en tête - plutôt que de laisser figées des situations qu'il sera difficile de redresser plus tard. Dans les quatre cas, une étude devra être préparée pour déterminer les bases de cette réglementation : elle peut s'appuyer aisément sur la réglementation française, qui depuis longtemps a fait ses preuves ; d'ailleurs celle qui concerne les archives communales va être introduite, totalement révisée, en France en 1979. D'autres propositions de réglementation se trouvent parmi les me sures immédiates de sauvegarde, chap. 4. D. PREAR.CHIVAGE soulignée. L'importance extrême du préarchivage ne saurait être assez Malgré l'utilisation des moindres recoins pour le stockage en vrac, les locaux administratifs sont arrivés partout à un tel degré de saturation d'archives, d'encombrement généralisé, que le point critique est arrivé, avec la tentation quasi inévitable de procéder à des destructions aveugles et systématiques, pour dominer la masse sans cesse croissante des archives nouvelles. Le problème peut être résolu en deux temps : à court terme et à moyen terme court.

42 A court terme, il convient d'envisager une mesure provisoire visant à parer au plus pressé, faute d'un centre interministériel de préarchivage. Elle consisterait à affecter les premiers archivistes formés depuis 1979 successivement à tous les ministères, en commençant par les plus encombrés, comme les Finances ou l'intérieur, pour mettre à jour l'immense arriéré qui caractérise les archives ministérielles actuelles. Ils y procéderaient, avec l'aide d'agents ministériels pris sur place, à la séparation des archives existantes en trois groupes bien distincts : éliminables, conservables sur place pour utilité temporaire et conservables à perpétuité. La destruction des éliminables pallierait immédiatement le grave manque de place ; les autres catégories seraient prêtes à être versées aux futures Archives nationales définitives. Les règles de séparation des trois groupes pourraient facilement être calquées sur la réglementation des archives françaises, très détaillée, mais qui doit être adaptée de très près aux institutions togolaises. Cette solution, pour embryonnaire qu'elle soit, est la moins onéreuse ; elle permet de faire face provisoirement à la situation dès que de nouveaux archivistes seront formés. A moyen terme court, la solution inévitable est la construction d'un centre interministériel de préarchivage. Voir chapitre III.

43 E. LA FORMATION DU PERSONNEL DES ARCHIVES TOGOLAISES ' Le Togo connaît une extrême pénurie de personnel spécialisé en archives : il n'a que deux archivistes, dont l'un ne travaille pas aux Archives nationales provisoires; le personnel de gestion dans les administrations centrales ou locales ne possède aucune formation ayant englobé les archives. La nécessité s'impose de former un cadre spécialisé, à la fois scientifique et technique, capable de maîtriser pleinement les tâches multiples et complexes que posent les archives. Ce cadre doit être complet, étoffé, et refléter la spécifitë de la profession. Le problème n'est pas seulement quantitatif, mais qualitatif. Une très bonne formation à tous les niveaux est un impératif absolu et urgent. La question peut être résolue par trois voies convergentes : - la publication d'un statut particulier au personnel des Archives nationales, institution interministérielle - un programme de formation très diversifié - un plan de recrutement étroitement lié à la construction des Archives nationales définitives 1. Statut particulier du personnel scientifique et technique des archives Elément irremplaçable de l'organisation des archives togolaises, le statut proposé en projet (annexe X ) s'efforce de répondre à toutes les conditions requises : - être étroitement rattache au statut général des Fonctionnaires - compléter la liste des statuts des fonctionnaires spécialisés - être indépendant, car = il s'applique à des fonctionnaires relevant de la Présidence de la République = il ne peut s'appliquer à des fonctionnaires relevant d'un seul ministère, comme les bibliothécaires à l'education Nationale ou les muséographes à la Culture - préciser les hiérarchies dans le cadre général de la Fonction publique - définir les corps, les tâches, l'avancement, la rétribution, bref tenir complètement compte des finalités du métier à tous les niveaux. Cet avant-projet devra naturellement être discutêet amendé par la Direction des Statuts à la Fonction publique. Tel quel, il est propre à briser les réticences de candidats fonctionnaires éventuels, à encourager des vocations, parce qu'il offre une sécurité, une garantie évidentes.

44 2. Programme de formation Corollaire du statut, la formation requiert une programmation attentive à tous les niveaux : partout de bonnes connaissances sanctionnées par des diplômes et des examens théoriques et pratiques sont indispensables. a) Campagne d'information Il est fondamental d'entreprendre d'urgence une campagne d'information, parallèle à la campagne de sensibilisation décrite au chapitre II, A. En effet, il s'agit d'éveiller et de cristalliser les vocations latentes forcément encore inconnues, en informant aussi largement que possible tous les publics susceptibles de s'intéresser à une profession désormais dotée d'un statut. Dans la pratique, l'information fournira toutes précisions sur les carrières nouvellement ouvertes, leur but, les études à poursuivre, les diplômes à détenir, les examens à subir, les traitements et les modes d'avancement. - la presse Les moyens d'actions sont multiples : - la Radiodiffusion et la Télévision - l'affichage systématique. à l'université du Bénin : Faculté des Lettres, Faculté de Droit. au Ministère de l'education Nationale, à celui de la Jeunesse, de la Culture et des Sports. à la Direction de la Main-d'oeuvre b) Présélection et sélection des candidats Il est essentiel que les candidats, à quelque poste qu'ils se destinent, soient très sévèrement sélectionnés. Plusieurs raisons militent en faveur de cette politique : - il s'agit de refuser les candidats fantaisistes ou les "vocations" éphémères - les prochaines promotions iront;: constituer les personnels de base qui, en principe, resteront aux Archives Nationales toute la durée de leurs carrières ; elles ne peuvent être de qualité seulement moyenne ; l'avenir des archives dépend de la compétence des archivistes et des techniciens - la conjoncture actuelle est plus favorable au recrutement qu'il y a peu d'années :. d'une part les progrès de la scolarisation sont tels qu'ils arrivent a faire parvenir sur le marché de l'emploi un nombre plus élevé de candidats potentiels

45. d'autre part, le métier-d'enseignant, qui a connu Longtemps une grande vogue, tend à devenir moins attirant, c'est un fait quasi universel ; plus nombreux seront donc ceux qui désirent s'engager dans une nouvelle voie répondant à leur goût pour le travail intellectuel, celle des archives. - la raison dominante est que les bourses d'études sont des investissements coûteux et qu'elles doivent être accordées avec le maximum de garanties possibles pour qu'elles soient effectivement rentables. A cet égard, il serait bon d'astreindre les candidats choisis à souscrire un engagement décennal, à s'engager à se mettre au service des archives pour dix ans. Cette procédure est celle qui a cours en France pour obtenir l'agrégation dans les Facultés des Lettres. La sélection peut s'opérer en deux temps : d'abord une présélection éliminatoire obtenue par présentation du candidat, qui indique quelles sont ses études et les raisons précises de son choix, ensuite la véritable sélection, qui devrait se faire sur les mêmes critères, mais avec une interrogation écrite sur l'histoire du Togo, sur ce que sont et doivent être des archives. Seuls les meilleurs éléments seraient retenus pour assurer la qualité d'un recrutement de toute manière coûteux. c) Formation spécialisée de catégorie A4: les candidats conservateurs d'archives, à l'échelon le plus élevé, doivent détenir un niveau post-universitaire en droit ou de préférence en histoire. Il serait bon qu'ils détiennent un doctorat de 3 e cycle. Ils auront à obtenir le diplôme de l'ecole des bibliothécaires, archivistes et documentalistes de Dakar ; ils devront effectuer un stage international (par exemple à Paris), sanctionné par un examen et par la présentation, également notée, d'un mémoire. D'autre part, une amélioration très sensible de la situation des conservateurs d'archives, d'ordre à la fois pratique et psychologique, consistera à négocier avec l'université du Bénin, pour obtenir une équivalence raisonnable, sur une grille à définir, entre les travaux universitaires et les travaux d'inventaire d'archives, à condition que ceux-ci soient pourvus d'une solide et substantielle introduction. Enfin, rappelons que l'appartenance du conservateur d'archives à la catégorie A 1 est le seul moyen lui permettant de s'adresser sur pied d'égalité aux directeurs des ministères et aux chefs de circonscription. d) Formation spécialisée de catégorie A 2 : les candidats archivistes posséderont un niveau universitaire, devront acquérir le diplôme délivré par l'ebad et effectuer un stage probatoire de formation pratique d'un an sur place, stage sanctionné par un certificat leur permettant la titularisation, afin de pouvoir travailler soit aux Archives nationales, soit dans les archives ministérielles.

46 e) Formation da la catégorie B : les sous-archivistes auront une formation secondaire sanctionnée par le BEPC et seront formés sur place f) Formation des restaurateurs spécialistes : l'ampleur des dégâts déjà infligés aux documents, leurs causes multiples nécessitent des spécialistes possédant à fond leur métier. Pris parmi les ouvriers spécialisés des archives déjà familiarisés avec les techniques délicates de la restauration, ils sont recrutés sur concours. A un bon élément pourrait être accordé une bourse de trois mois à Paris pour suivre les cours pratiques de perfectionnement dans les deux institutions à la pointe du progrès dans ce domaine : l'atelier de restauration des Archives nationales françaises et le laboratoire spécialisé du Museum d'histoire naturelle, dirigé par Mme Flieder. g) Formation des auxiliaires techniques de la catégorie C : leurs tâches très spécialisées exigent un recrutement de qualité qu'il s'agisse d'ouvriers-restaurateurs, de l'orientation des chercheurs ou de relieurs par exemple. h) Formation du personnel non fonctionnaire : il s'agit des chauffeurs, gardiens et plantons qui seront formés, sur le tas, aux tâches de ramassage d'archives, de surveillance de nuit et d'orientation vers les divers services ou les responsables. i) Organisation de stages de recyclage : il est frappant de voir que la majorité des responsables de la conservation matérielle dans les administrations se désintéressent des documents de leur service dès le stade de leur création ; la conservation est assurée certes, mais on ignore pourquoi ; souvent on pense que c'est aux archivistes professionnels de s'en occuper. Dans ces conditions, très répandues, il est capital de soumettre les responsables à des stages de recyclage de courte durée (une semaine) ou à temps partiel (par exemple deux demi-journées par semaine pendant un mois) pour recevoir une orientation archivistique de base, qui portera également ses fruits lors du préarchivage. Une règle doit être bien comprise : la gestion des archives encore dans les administrations incombe à ceux qui les élaborent et non aux professionnels des archives. 3. Plan de recrutement Le nombre des fonctionnaires des futures Archives nationales togolaises peut être déterminé idéalement par une comparaison avec le Ghana. Cet Etat, quatre fois plus peuplé que le Togo, a affecté 200 personnes à ses archives ; le Togo devrait donc en compter 50. Il est raisonnable dans un premier temps d'envisager 25 personnes, chiffre qui sera accru au fur et à mesure des besoins, à la condition expresse que les Archives nationales définitives soient construites. Le point crucial est précisément cette construction. Rien ne pourra être fait sans elle ; sans elle, législation et statut resteront lettre morte.

47 Un programme de recrutement dépend donc a) de la date à laquelle seront prêts, construits et équipés le bâtiment et les bureaux. Dans la meilleure hypothèse, ce serait 1982, deuxième année du quatrième plan quinquennal, la première étant celle du début de la construction. b) de la dotation budgétaire affectée au fonctionnement des nouvelles Archives nationales, également dès 1982. Ces deux conditions réunies, mais dans ce cas seulement, il resterait trois ans, 1979, 1980 et 1981 pour former et mettre en place le personnel indispensable. suivants : Les besoins minimum en effectifs, par catégories, sont les - deux conservateurs d'archives de catégorie Alpour assurer, avec les archivistes déjà diplômés (MM. Moussa et Akouetë), l'encadrement et la formation du personnel des sections au fur et à mesure de leur création - un conservateur pour les Archives de la Présidence de la République - six archivistes de catégorie A 2, pour assurer le préarchivage dans les ministères, préparer puis trier et classer les versements - quatre sous-archivistes, de catégorie B, pour assister les archivistes - un restaurateur de documents - un comptable et un aide-comptable - deux magasiniers - un appariteur S'il est décidé de doter d'emblée les futures Archives nationales de leurs ateliers, il conviendra d'ajouter - un opérateur photographe pour le microfilmage - un relieur sans compter le personnel subalterne. absolument Il va de soi que l'ensemble de cette formation implique - l'existence d'une législation - l f existence d'un statut du personnel - l'existence du bâtiment définitif des Archives nationales - l'existence d'une dotation budgétaire de fonctionnement correspondant notamment au nombre de postes à créer.

48 4. Affectation provisoire La formation d'une nouvelle génération d'archivistes togolais répond à des besoins urgents. Ces jeunes diplômés seront directement nommés aux Archives nationales définitives, dont la construction peut être achevée en 1982. Au cas où son achèvement serait retardé, il serait très souhaitable, pour des raisons d'efficacité et de rentabilité, de les voir affectés aux ministères très encombrés d'archives non triées, pour préparer les éliminations et le préarchivage. 5. Moyens de financement La formation du personnel scientifique et technique peut s'opérer sur la base d'un double financement, national et international. National, par une dotation immédiate, sur le budget de 1979, comportant les bourses d'études nécessaires, certaines portant sur deux ans. International aussi, car l'apport d'une aide extérieure est ici indispensable. Elle peut être sollicitée a) au titre de l'aide bilatérale : France, Allemagne fédérale, Belgique, Pays-Bas, Suède, etc. b) au titre de l'aide multilatérale : - à 1'UNESCO, au titre du Programme de participation - au PNUD - à l'agence de coopération culturelle et technique - au Conseil international des Archives, au titre du Fonds de de développement bourses : Cette aide porterait essentiellement sur l'attribution de a) bourses de deux ans pour la formation d'archivistes à l'e.b.a.d. de Dakar b) bourses de six mois pour les archivistes déjà diplômés de l'e.b.a.d. pour effectuer des stages de perfectionnement au Stage technique international d'archives à Paris c) bourses pour la formation ou le perfectionnement de spécialistes de la restauration aux Archives nationales à Paris du microfilmage et de la reliure Dans tous les cas, je ne saurais trop le souligner, il y a extrême urgence à constituer les dossiers et à soumettre des propositions dûment motivées aux organismes respectifs susceptibles d'accorder l'aide envisagée.

49 III. MESURES A MOYEltf TERME' COURT Parmi toutes les mesures à prendre, la priorité absolue devrait être donnée à la construction des Archives nationales définitives. Elle seule soutiendra la crédibilité de toute la réorganisation des archives togolaises. A. Construction du dëpst définitif des Archives nationales Le pays est actuellement doté d'un bâtiment provisoire de petite surface pour conserver quelques archives anciennes, sans locaux spécialisés, sans salle du public. Ce bâtiment, pouvant à peine contenir 200 mètres linéaires d'archives, est un embryon certes, mais il est tout à fait insuffisant, car il ne correspond pas, il ne peut pas correspondre à l'échelle des besoins criants qui se font sentir. Il est indispensable de construire un bâtiment définitif de grande surface, complètement équipé, afin de faire face aux multiples problèmes que posent les archives dans une civilisation résolument moderne. 1. Nécessité de la construction ; ses objectifs Le Togo dispose actuellement d'environ 12.000 mètres linéaires d'archives non triées qui, après éliminations, ne se réduiront pas à moins de 5.000 mètres linéaires. Ce métrage sera rapidement accru par l'arrivée des archives de masse, conséquence inévitable de l'accroissement de la population et du progrès de l'administration écrite. La construction d'un grand dépôt définitif correspond à une série d'objectifs précis : a) objectif matériel : la conservation physique dans les meilleures conditions de sécurité des archives historiques, ministérielles et des circonscriptions, privées etc. Cette concentration aura comme contre-coup bénéfique la décongestion des locaux administratifs actuellement surencombrés : l'excellent décret de 1962, prescrivant les versements des archives ministérielles aux archives de la Présidence, pourra alors être appliqué puisqu'il y aura la place disponible à cet effet. b) objectif technique et administratif : le traitement des archives élaborées depuis l'indépendance, donc encore non communicables, mais indispensables a l'administration pour assurer la continuité de ses objectifs. C'est la réalisation des buts mimes du Centre national des archives togolaises, tels qu'ils sont définis dans l'avant-projet de loi proposé en annexe VII, articles 6 et 7.Ce travail aboutit à la publication d'instruments de recherche - inventaires, répertoires, catalogues - d'abord utiles à l'administration, qui deviendront ensuite nécessaires à la recherche scientifique.

50 c) objectif scientifique : le traitement des archives antérieures à l'indépendance qui débouchera, lui aussi, sur des instruments de recherche, seuls capables de permettre l'exploitation systématique des richesses archivistiques par les chercheurs venus de tous horizons scientifiques. d) objectif psychologique : en fin d'analyse, la construction de ce dépôt définitif offre encore deux avantages qui sont certainement les plus importants de tout le projet : ils sont d'ordre psychologique : = la construction est absolument le seul moyen de rendre crédible la volonté gouvernementale de valoriser un capital encore totalement improductif, de perfectionner l'administration générale du pays, de créer une institution d'efficacité scientifique = la construction, réalité matérielle, inévitablement déclanchera les vocations professionnelles ; concrétisant une certaine idée d'un métier qui peut être si passionnant, elle offrira, visible aux yeux de tous, le débouché certain que des jeunes, à l'orée de leur vie active, intéressés et doués peuvent envisager avec confiance. On croit à ce qui est tangible, non pas à un statut, à une législation. Ce bâtiment brisera enfin le cercle vicieux actuel : pas de construction faute de personnel, pas de personnel, faute de vocation, pas de vocation, faute de crédibilité, pas de crédibilité, faute de construction. 2. Conception d'ensemble ; l'économie Le trait essentiel de la proposition ici faite est que la construction souhaitable n'est pas conçue comme un bâtiment de prestige, d'une architecture ultra-moderne et complexe, édifié à grands frais, comme une banque, par exemple. De toute évidence, le Togo, jeune nation aux prises avec les délicats problèmes de son développement, disposant de faibles ressources financières, ne peut s'offrir ce luxe inutile. Le coût de la construction des Archives nationales définitives représente certes une dépense élevée. Mais il faut souligner d'abord qu'il s'agit d'un investissement unique, fait une fois pour toutes, qui ne devra être complété que d'ici vingt ans. Il faut souligner en second lieu que le projet ici présenté est très modeste. Il représente un programme minimum indispensable, dépourvu de tout luxe. * La construction envisagée peut être établie suivant les normes des bâtiments industriels, économiques, mais solides, et répondant néanmoins ä toutes les règles de sécurité. Elle n'a qu'un seul niveau, supporté par le nombre de piliers requis, sans fondations onéreuses. Les rayonnages peuvent être eux aussi de type industriel simple, donc peu coûteux. Il s'agit donc bien pour commencer d'un ouvrage occasionnant une dépense relativement faible, la plus faible possible.

5! 3. Caractéristiques générales formelles. La construction devra répondre à une série de conditions a) le site : il devra être choisi en fonction des usagers et du sol et du sous-sol. L'emplacement à déterminer peut être proche des ministères qui fournissent les archives par versements ; mais cet avantage est surcompensé par l'inconvénient grave de bâtir à Lomé même, où les terrains utiles sont à la fois rares et fort onéreux. Mieux vaudrait une installation hors de Lomé, dans sa banlieue ; elle offrirait le triple avantage d'être proche de l'université, où sont les usagers potentiels les plus nombreux, d'être construite sur un terrain assez vaste et moins coûteux qu'en ville et aussi sur un sous-sol plus solide et plus sec, moins soumis aux infiltrations d'eau, moins proche de la nappe phréatique, ce qui est le cas de Lomé. Enfin, le site devra être aisément accessible aux voitures et camions. L'éloignement des ministères verseurs est aisément compensé par l'acquisition d'une camionnette. b) la surface : le terrain acquis devra être d'emblée assez vas te pour éviter des étages coûteux : une structure "légère" à un seul niveau, sans escaliers ni ascenseurs inutiles et onéreux, occupe plus de place qu'un bâtiment à étages ; a a pour permettre les extensions inévitables, comme dans tous les pays du monde pour comporter un vaste parc à voitures c) la sécurité : la conception générale du bâtiment devra tenir compte de toutes les servitudes imposées par la sécurité indispensable des documents, des locaux avec leur équipement et de leurs occupants : - isolement contre 1'humidité ou l'inondation par une construction surélevée permettant la circulation de l'air entre le sol et les planchers, et par l'emploi de climatiseurs et d'hygromètres. D'autre part, les toitures seront complètement étanches et soumises à vérification périodique. - précautions contre l'incendie, surtout par la séparation entre les.magasins et les autres locaux, pour empêcher toute propagation des flammes et par les sorties de secours, sans compter les extincteurs et le paratonnerre, dont le bon fonctionnement est périodiquement vérifié. - qualité des matériaux de construction : tous devront être sains, incombustibles, réfractaires à l'humidité, aux rongeurs et aux insectes.

52 ~ précautions contre le soleil : l'orientation du bâtiment sera dans l'axe du soleil zénithal, afin de raréfier ses rayons ; les fenêtres des bureaux, à condition de rester suffisantes pour l'éclairage diurne, seront petites ; les fenêtres des magasins, nécessaires à l'aération, seront de faible largeur et réduites en nombre pour éviter aux documents d'être brûlés par les rayons ultra-violets - précautions contre le vol des documents et du matériel : les portes extérieures seront équipées de serrures de sécurité, les fenêtres munies de grilles. Un gardiennage de nuit est très souhaitable. - précautions contre les insectes et les rongeurs : elle devra se faire par deux moyens : l'usage d'un autoclave de desinfection des documents nouvellement arrivés et par le poison. d) catégories de locaux à prévoir Le bâtiment devra comprendre diverses sortes de locaux : - les magasins équipés de rayonnages assurant la conservation des archives - les locaux spécialisés non ouverts au public = une salle de réception, de tri et de classement des documents de 100 m 2, munie d'une porte donnant accès direct à la rue, équipée de rayonnages tout au long des murs et de grandes tables de tri 2 = un petit entrepot des documents ëliminables, 40 m 2 = une pièce de désinfection et de dêsinsectisation, 16 m = une réserve de matériel (emballages, cartons, papiers), 20 m 2 = un atelier de restauration des documents et de reliure, 20 m2 = les bureaux du personnel, prévus pour 12 à 15 personnes, 80 m 2 2 = une salle de consultation des documents, 100 m - les sanitaires pour le personnel et pour le public, répondant aux règlements sanitaires en vigueur - un garage pour la camionnette des archives, séparé du bâtiment, pour éviter la propagation d'un incendie - éventuellement un logement de fonction. 2 Au total, une surface comprise entre 1200 et 1400 m.

53 4. Principales caractéristiques des magasins et des locaux a) les magasins - une première tranche de 6.000 mètres de rayonnages (volume actuel des archives réduit après éliminations) devra être envisagée, compte tenu du volume annuel des versements pendant 10 ans ; la place d'une extension des magasins aura été prévue ; la surface aura ainsi 900 m2, réparties en plusieurs salles, soit 6 salles de 150 nr'; la toiture sera de tôle, avec faux grenier aéré - la hauteur des plafonds sera de 2,20 m pour rendre le rayon supérieur accessible sans escabeau - chaque salle sera séparée des autres par un mur et des portes coupe-feu - le sol sera revêtu d'une couche d'huile d'oxane - la climatisation sera assurée pour réduire le taux d'humidité vérifie par hygromètres - les rayonnages peuvent être entièrement métalliques ou, solutions moins onéreuses, comporter des montants métalliques avec des tablettes de bois ignifugé et traité contre les termites, ou entièrement en bois traité de la même manière. Ils seront disposés en rangées parallèles à double face, séparés par des allées de 75 cm de large ; des allées transversales de 1 m de large serviront à la circulation - l'accès aux magasins se fera par une seule porte, dont seul le personnel aura la clef 2 b) la salle de consultation, d'environ 100 m, bien éclairée, est prévue pour 15 à 20 chercheurs à la fois ; elle sera équipée de tables et de chaises ; aux murs, les rayonnages pour présenter les ouvrages usuels et les instruments de recherche, et, dans un coin, l'appareil de lecture de microfilm c) les bureaux auront une hauteur sous plafond de 3 m. 5. Etablissement du plan de construction Le plan définitif des Archives nationales futures devrait donc être établi en distinguant en trait plein un noyau minimum, ici présenté en projet, auquel pourront venir s'adjoindre, déjà prévus en traits pointillés et au fur et à mesure des besoins, des locaux nouveaux : atelier de microfilm, salle de conférence, salle d'exposition, etc. Ce programme simplifié, il importe de le soumettre à un architecte pour que le montant en soit évalué assez rapidement. La solution du problème sera grandement facilité par un recours à l'ouvrage de base : celui de Michel Duchein, Les bâtiments et équipements d'archives. Paris, 1966, 8 312 pages. Ce travail exhaustif peut être acquis auprès de l'association des Archivistes français, 60 rue des Francs-Bourgeois, 75003 Paris, au prix de 40 f. français.

6. Equipement 54 La construction comportera l'indispensable équipement fonctionnel. En voici les éléments : - en priorité, camionnette de transport et de ramassage d'archives - rayonnages de type simple, qui peuvent être montés par un simple menuisier ou par un bricoleur exercé - mobilier de bureau complet : bureau, chaises, classeurs, armoires, lampes - climatiseurs, hygromètres enregistreurs, extincteurs - tables de tri, meubles à plans, meubles pour le rangement des microfilms - étuve de désinfection, dépoussiéreuse industrielle, incinérateur - cartons d'archives, sangles, chemises Kraft, fiches de format international, sacs, étiquettes - appareil de lecture et de reproduction de microfilm, lampe de Wood - duplicateur offset de table pour l'établissement de formulaires, de cadres de classement, de listes d'éliminables, plus tard des premiers répertoires et catalogues - reproductrice de documents - il faut ajouter l'équipement de la salle de lecture en ouvrages usuels : dictionnaires, atlas, manuels, thèses, bibliographie togolaise, etc. 7. Modes de financement Les études théoriques et les expériences pratiques faites dans le monde entier prouvent que les investissements consentis pour la construction et l'équipement des locaux chargés de recueillir et de traiter les archives publiques sont rentables du point de vue de l'économie nationale et du point de vue de la rentabilité et de l'efficacité administratives. Une fois connu le coût des travaux, je le répète simples et économiques, il conviendrait de l'inclure dès à présent, par le truchement du Ministère du Plan, du Développement industriel et de la Réforme administrative, au quatrième plan quinquennal 1981-1985, pour une réalisation soit en une seule fois, soit en deux temps sur deux exercices budgétaires. De plus, en ce qui concerne l'équipement, il sera essentiel de présenter des demandes d'assistance technique dûment motivées, soulignant l'extrême urgence, donc la priorité de l'opération. 8. Conclusion L'ensemble du programme de réorganisation des archives togolaises repose sur un point unique, mais capital : la construction des Archives nationales définitives. Elle seule peut démontrer matériellement la volonté gouvernementale. Une fois la décision prise, le bâtiment achevé, tout le reste suit comme automatiquement : législation, statut et formation du personnel. L'essentiel est de prendre la décision. Sans elle, il serait inutile de songer à une législation archivistique, inutile de former des archivistes qu'il est impossible d'occuper à moyen et long terme.

55 B. CONSTRUCTION DU CENTRE' INTERMINISTERIEL DE PREARCHIVAGE Le préarchivage sur place, dans les ministères, opéré par les prochaines promotions d'archivistes ne peut être qu'un palliatif tout à fait sommaire et temporaire d'une situation d'encombrement maximal. Très vite vont se faire ressentir les effets de l'inflation documentaire qui caractérise notre temps et les opérations de séparation seraient à recommencer. La solution rationnelle et définitive est la construction d'un Centre interministériel de préarchivage. Relevant du directeur des Archives nationales, ce Centre se verrait confié deux tâches : la conservation provisoire des archives dites intermédiaires, leur division entre les trois catégories d'archives : éliminables, conservables à terme, conservables à perpétuité. Il servirait donc d'abord à décongestionner les ministères qui gagneraient en locaux et en place : avantage très précieux, puisqu'il éviterait de coûteux travaux d'extension de tous les ministères. La construction de ce centre serait d'un prix beaucoup moins élevé que l'agrandissement toujours cher de chaque bâtiment ministériel. Il servirait ensuite à tenir à la disposition des administrations des archives - elles sont très nombreuses - ayant encore une utilité temporaire et qui seraient classées au lieu d'être stockées en vrac dans les couloirs, les recoins et les caves. Cette construction pourrait se faire suivant les mêmes normes que celle du bâtiment définitif des Archives nationales, à la fois fonctionnelles et économiques. C. MICROFILMAGE DES ARCHIVES RELATIVES AU TOGO CONSERVEES A L'ETRANGER Une part considérable des archives concernant le Togo - les archives de souveraineté - est conservée à l'étranger : en France, dans les deux Allemagne, en Grande-Bretagne, probablement au Vatican (archives de certaines missions). Cette situation a des raisons historiques. Comme elle ne peut être modifiée, comme d'autre part la recherche historique, plus généralement la détermination de la personnalité togolaise avant l'indépendance exige d'avoir facilement connaissance de ces documents de base, la solution est le microfilmage systématique des fonds conservés dans les pays respectifs. Dans la pratique, il conviendrait d'abord d'élaborer une sorte de répertoire des sources de l'histoire togolaise conservée hors du pays. Divisé par états, il donnerait la nature, l'intérêt, les dates extrêmes et le volume des fonds. Il serait possible de procéder au microfilmage pays par pays, dans un ordre à établir. Il est dommage que l'autorisation accordée à la République fédérale d'allemagne de microfilmer les archives coloniales allemandes n'ait pas été accordée en échange du microfilmage des archives togolaises conservées à Bonn.

56 Le financement de l'opération pourrait être opéré par les nations intéressées au titre de l'aide bilatérale ; il doit évidemment comprendre la fourniture d'un bon appareil de lecture de microfilm, de préférence lecteur-reproducteur. Ce microfilmage est essentiel à la connaissance du Togo d'avant 1960. Les documents microfilmés joints aux originaux conservés sur place permettront de fonder sur les bases les plus complètes les études sur l'évolution du pays de 1884 à 1959. IV. RECOMMANDATIONS FINALES ET CONCLUSIONS La réorganisation des archives togolaises repose sur des décisions caractérisées par - leur urgence, sous peine de disparition d'un capital à exemplaire unique - leur parallélisme : toutes les mesures sont solidaires, même étroitement liées entre elles ; leur efficacité dépend de la construction des Archives nationales définitives. a) Résumé des recommandations L'ensemble des solutions souhaitables peut être résumé et programmé par années. 1979 : - application des mesures de sauvegarde immédiates qui se fait à frais minimes : regroupement des archives anciennes, reliure de l'état civil et des jugements - établissement du plan détaillé et évaluation du coût de la construction des Archives nationales définitives - étude du financement de la construction des Archives nationales par le Ministère du Plan - étude et publication du Statut du personnel des Archives - octroi de 6 '- bourses d'études de deux ans à l'ebad - étude de la nouvelle loi d'archives - demande d*assistance pour Uenvoi d'un consultant chargé : I o de lancer sur place un programme de recyclage du personnel préparé d'avance et qui pourra être poursuivi après son départ par les archivistes togolais ; 2 de lancer une campagne de préarchivage, en application d'une réglementation des éliminations, préalablement établie,et de versements ; 3 d'étudier sur place un plan détaillé de construction des Archives nationales définitives.

D 198Q *.- - publication.de la nouvelle loi d'archives. a - inscription de la construction des Archives nationales au 4 plan quinquennal 1981-1985 - octroi de 4 à 6 bourses d'études pour le Stage international d'archives à Paris 1981 : - début des travaux de construction des Archives nationales - demandes d'assistance technique pour l'équipement des Archives nationales 1982 : - achèvement de la construction des Archives nationales ; mise en place des équipements et inauguration par le Président de la République b) Conclusions Un pays qui oublie ses ancêtres est une rivière sans source, un arbre sans racines (Proverbe français) Mémoire écrite de la nation, les archives togolaises constituent un capital administratif et un capital culturel inégalable, mais sousexploité ou inexploité, en danger de mort. Leur situation est grave, mais elles ne peuvent pas, elles ne doivent pas disparaître. Dans un état vraiment moderne, elles ne sont pas un luxe, mais une quadruple nécessité : - elles sont indispensables à la rentabilité et à l'efficacité administratives : pas de bonne administration sans bonnes archives ; - elles sont indispensables à la garantie absolue des droits de la collectivité et des particuliers ; - elles sont indispensables à l'éducation et à la culture du peuple togolais, qui souhaite connaître dans les meilleures conditions ses caractères originaux, les racines et les formes de sa personnalité, le sens de son évolution : pas de bonne culture sans bonnes archives ; - elles sont indispensables enfin car, conformément à la Doctrine présidentielle de l'unité, elles contribuent puissamment à l'éveil et à l'épanouissement du sentiment national. Rien ne peut les remplacer.

Pour un pays jeune comme le Togo, l'existence de cet atout, exceptionnel appel un devoir particulièrement impératif : conserver intact et valoriser au maximum cet élément fondamental du patrimoine sacré de la patrie togolaise. C'est ce devoir qu'ont compris les nations les plus puissantes du monde : les Etats-Unis, après la guerre d'indépendance, l'u.r.s.s. après la revolution de 1917 se trouvaient dans la situation où se trouve le Togo actuellement. Ces deux Etats regardent à juste titre leurs archives comme un trésor national, et n'hésitent pas à affecter à la sauvegarde et à la mise en valeur nécessaires de leurs archives des sommes considérables. Un grand espoir subsiste que le pays rattrapera son retard en imitant ces modèles à son échelle, plutôt que de se priver pour toujours de son arsenal administratif et de sa mémoire culturelle. Le Togo sera fier alors d'être l'un des tout premiers en Afrique sur le plan des archives.

A N N E X E S 59 N N PLAN DE CLASSEMENT DE LA SECTION FA 1 DES ARCHIVES TOGOLAISES DE LA PERIODE ALLEMANDE 1884-1914 Ce plan a été établi en 1977-1978 jusqu'au 28 février par M. H.J. Real, archiviste aux Archives fédérales (Bundesarchiv) de la République fédérale d'allemagne à Coblence. J'en ai établi la traduction d'allemand en français, langue officielle de la République du Togo. I. ADMINISTRATION ET DEVELOPPEMENT 1. Frontières du Protectorat communes avec les colonies françaises et britanniques et relations avec les autres états d'afrique (Dahomey, Côte de l'or, Nigeria, Libéria). 2. Lois, décrets et arrêtés 3. Conseil d'administration et de gouvernement 4. Développement de la situation interne du Protectorat du Togo et des circonscriptions de Lomé, Anecho, Atakpamé, Sokode-Bassari, Sansane-Mango 5. Activités particulières du gouverneur et événements auxquels il a pris part dans le Protectorat : voyages du Commissaire impérial, devenu Chef du Pays, puis Gouverneur, expéditions et repérage géographiques, visite du Secrétaire d'etat, jubilé du 25 e anniversaire du Protectorat, publications de l'administration centrale et de fonctionnaires de l'administration du protectorat, lutte contre l'esclavage, expositions, club de sport hippique, collaboration de l'administration centrale du Protectorat avec des institutions scientifiques de l'empire allemand 6. Instructions administratives générales (circuit interne) II. ACTIVITES JURIDIQUES 1. Généralités 2. Droit civil 3. Droit pénal 4. Etablissements de redressement 5. Droit de propriété terrienne. Contrats 6. Successions

60 III. POPULATION Population européenne. Population autochtone. Immigration. Expulsions. Etat civil. Statut juridique des mulâtres. Dettes. IV. SANTE 1. Hôpitaux et établissements assimilés 2. Situation sanitaire et alimentation en eau potable 3. Mesures d'assainissement 4. Elimination de matières fécales et toilettes publiques 5. Maladie du sommeil 6. Lèpre 7. Variole, fièvre jaune et peste V. ECOLES ET MISSIONS 1. Ecoles gouvernementales 2. Ecoles des missions et missions en général 3. Ecole d'agriculture Nuatja VI. FORCES DE POLICE IMPERIALE DU PROTECTORAT VII. TRAVAUX PUBLICS ET CONSTRUCTIONS 1. Chemins de fer (généralités) Chemin de fer côtier Lomë-Anecho et projet ferroviaire dans l'arrière-pays d'anecho Chemin de fer de l'intérieur Lomê-Atakpamé et projet de prolongement Atakpamé-Bassari-Bandjéli et plus au nord 2. Construction et activités du wharf de Lomé : prolongement, effondrement, installation de lieux de débarquement dans le Sud-Ouest africain allemand, au Cameroun, en Cote de l'or, au Dahomey, en Côte d'ivoire 3. Recherche d'eau potable et d'irrigation 4. Ponts et chaussées 5. Constructions d'utilité publique : tuilerie, usine électrique, scierie, distillerie d'alcool, poudrière, logements de fonctionnaires, pierres tombales, etc.

VIII. DEVELOPPEMENT ECONOMIQUE 1. Généralités : génie rural, agriculture dans le Protectorat du Togo, en Afrique et dans d'autres continents et pays étrangers, situation et organisation de l'agriculture, rassemblement de la main-d'oeuvre, etc. 2. Politique de plantation du gouverneur : plantes à l'essai, essais d'engrais, production de semences, boisement et reboisement 3. Production agricole Coton et kapok ; plantation de coton hors du Protectorat Huile de palme et coprah Caoutchouc Fibres textiles Café, tabac, cacao Arachide, maïs, pomme de terre Fruits Cire Ver à soie Elevage et vétérinaires : bétail, chèvres angora, porcs du Berkshire, volaille de basse-cour, chevaux 4. Commerce et circulation Généralités, statistiques, commerce et exportation, de produits du Protectorat, pêche, commerce intérieur ; circulation maritime et fluviale, circulation de camions, télégraphe IX. DOUANES X. FINANCES Administration financière, recettes et dépenses, budgets, plans de gestion économique, répartition des états budgétaires, états financiers d'autres protectorats.

62 " A N N E X E II REPERTOIRE DES ARCHIVES DES CIRCONSCRIPTIONS ET DES POSTES ADMINISTRATIFS Ce répertoire donne dans l'ordre alphabétique des villes la nature et le métrage linéaire des principales collections actuellement conservées. L'ensemble est une première approximation. Agou Créé en 1969 Correspondance classée par ministères 3,50 Etat civil depuis 1948 7,50 Ami amé Crée en 1969 Secrétariat 1,50 Bureau des archives et état civil depuis 1957 46,90 Conseil de circonscription 3,95 Aneho Archives classées par ministères 11,90 Jugements civils 2,50 Etat civil 24,00 Intérieur 27,00 Urbanisme 3,60 Certificats d'origine 9,00 Atakpamé Administration générale 13,30 Correspondance 23,50 Jugements supplétifs 2,00 Actes de notoriété 0,80 Etat civil 12,00 Eaux-et-forêts 8,80 Conseil de circonscription 11,80 Badou Créé en 1976 Correspondance classée par ministères 3,25 Etat civil par cantons depuis 1951 13,00 Agence financière 1,75 Conseil de circonscription 4,00

Bafilo Archives du Chef-Cir 4,50 Correspondance classée par ministères 8,70 Etat civil depuis 1958 5,00 Conseil de circonscription 1,30 Comptabilité 2,50 Bassar Archives du Chef-Cir 1,50 Correspondance par ministères 3,00 Agence comptable, rôles 12,50 Comptabilité 15,00 Etat civil et jugements supplétifs 5,10 Décisions 17,50 Conseil de circonscription 1,10 Listes électorales 0,30 Recettes 1964-1967 0,30 Budgets 3,50 Recensements depuis 1960 1,00 Dapaong Archives du Chef-Cir 5,00 Correspondance classée par ministères 24,60 Etat civil 26,00 Décrets 0,50 Agence financière 5,00 Kanté Administration générale par ministères 18,00 Conseil de circonscription 9,00 Etat civil depuis 1952 7,80 Agence financière 8,30 Këvé Créé en 1953 Correspondance classée par ministères 4,00 Etat civil par cantons depuis 1953 5,20 Réquisitions 0,50 Lama-Kara Archives coloniales françaises 1936-1960 11,00 Etat civil de circonscription depuis 1943 5,00 Etat civil des cantons depuis 1960 12,50 Etat civil en vrac 4,50 Administration générale 12,00 Conseil de circonscription 2,60 Information et photographies 1,50 Recensements des imposables par canton 4,00 depuis 1928

Manga Archives coloniales françaises 4,50 classées par M. Moussa Correspondance classée par ministères 21,30 Etat civil depuis 1938 25,50 Agence financière : comptabilité 22,50 Recensement 1967 1,50 Conseil de circonscription : procès-verbaux des réunions 5,00 budgets et comptabilité 1,00 Niamtougou Archives du Chef-Cir 0,40 Conseil de circonscription 8,50 Comptabilité 3,00 Etat civil de 1,50 circonscription depuis 1954 10,90 Etat civil par cantons 7,00 Notché Créé en 1956 Intérieur 14,00 Etat civil 23,00 Comptabilité 1,30 Agence financière 9,50 Conseil 9,80 Palimé Archives du Chef-Cir 1,60 Administration générale 10,30 Secrétariat 1,10 Correspondance classée par ministères 1,50 Agence financière 13,35 Etat civil par cantons depuis 1941 54,90 Jugements supplétifs 4,75 Conseil de circonscription 21,60 Travaux publics, avec 30 plans 3,30 Sokodé Secrétariat 2,00 Correspondance classée par ministères 45,30 3 grandes caisses clouées 1 x 1,50 x 1,20 d'archives non identifiées Etat civil depuis 1920 32,00

Sotouboua Créé en 1968 Comptabilité 1,50 Correspondance classée par ministère 9,60 Etat civil depuis 1953 10,00 Recette financière 6,50 Conseil de circonscription 2,00 Tabligbo Etat civil depuis 1932 17,00 Recettes 4,10 Mandats 2,80 Factures 1,00 Courrier départ 2,25 Courrier arrivée 4,50 Comptabilité 0,50 Budgets et finances 5,00 Dossiers judiciaires 2,00 Recensement de 1957 0,30 Tsévié Dossiers administratifs 1953-1969 5,75 Etat civil 20,20 Vogan Créé en 1969 Correspondance depuis 1973 5,05 Etat civil 40,00 Certificats d'origine 5,00 Décisions du Conseil 6,00 Affaires sociales

66 A N N E X E III REPUBLIQUE TOGOLAISE PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE Circulaire n c Objet : conservation et protection des archives Les archives, qu'elles soient anciennes ou récentes, forment un élément essentiel de la mémoire de la nation togolaise ; elles en sont le patrimoine écrit, à la fois administratif et culturel. En conséquence : I o il est interdit de détruire les archives ; 2 les archives doivent être conservées dans des locaux dépoussiérés, aérés, secs et à l'abri des rongeurs et des insectes ; 3 MM. les Ministres,MM. les Chefs de circonscription et de postes administratifs, et MM. les Maires sont invités à veiller, chacun pour ce qui le concerne, ä l'exécution stricte de ces prescriptions. Le Président de la République

67 A N N E X E IV REPUBLIQUE TOGOLAISE MINISTERE DE L'INTERIEUR Circulaire n Objet : reliure des registres de l'etat civil. Destinataires : MM. les Chefs de circonscription, MM. les Maires. Les registres de l'etat civil sont et resteront indéfiniment un outil administratif d'importance nationale ; leur usage au service de la collectivité et des particuliers est quotidien. Or, il a été remarqué que la conservation de ces registres n'est pas convenablement assurée, faute de reliure, seule protection efficace contre la dégradation ou l'arrachage des feuillets. En conséquence : (1 version).er A partir du 1~~ janvier 1979, les registres de l'etat civil à quatre volets en blanc seront distribués munis d'une reliure solide correspondant au premier volet, ä gauche. Les trois autres volets une fois détachés pour le demandeur, pour la statistique et pour le Tribunal, il restera un instrument de recherche maniable, portant au dos l'indication de l'année, de consultation aisée et surtout de bonne conservation malgré la fréquence de son utilisation. (2 version).er A partir du l"" janvier 1979, la reliure du premier volet, à gauche, des registres de l'etat civil est obligatoire ; elle se fera par deux ou par trois registres à la fois. Elle assurera une consultation aisée et surtout la bonne conservation d'un instrument de recherche constamment utilisé. Pour les mêmes raisons de sécurité et de conservation, la reliure des répertoires alphabétiques est également obligatoire. Le Ministre de l'intérieur

68 A N N E X E V REPUBLIQUE TOGOLAISE MINISTERE DE LA JUSTICE Travail - Liberté - Patrie Circulaire n c Objet : Protection des archives judiciaires. Destinataires : MM. les Présidents des Tribunaux. Les archives judiciaires forment un élément important et de consultation fréquente du patrimoine documentaire de la Nation. Or il a été remarqué que la conservation des jugements annuels, naguère reliés, n'était pas convenablement assurée. En conséquence : er A partir du 1 janvier 1979, les jugements devront être reliés annuellement, de manière à servir d'instrument de recherche ou de référence dans les meilleures conditions. Le Ministre de la Justice

69 A N N E X E VI MINISTERE DE L'INTERIEUR REPUBLIQUE TOGOLAISE Circulaire n c Objet : Dépôt des archives coloniales françaises aux Archives nationales. Destinataires : MM. les Chefs des Circonscriptions. La plupart des Circonscriptions conservent des archives antérieures à l'indépendance, s*étalant entre 1920 et 1960. Un état sommaire en a été dressé. Ces archives, inutiles à l'administration, sont essentielles pour l'histoire de la nation. Elles seront emballées en liasses, ficelées par les soins des responsables, et ensuite ramassées et transportées à Lomé par le Directeur de la Bibliothèque nationale, chargé des Archives nationales, pour être conservées, classées et consultées. Le Ministre de l'intérieur

70 A IIÍ S X E Vil AVANT - PROJET. DE LOI PORTANT CREATION ET ORGANISATION DU CENTRE NATIONAL DES ARCHIVES TOGOLAISES TITRE I - DES ARCHIVES Les archives sont l'ensemble des dossiers et documents de toute nature, de toute date et de toute forme que chaque administration ou organisme, chaque personne physique ou morale élabore, réunit et conserve dans le cours de ses activités propres. Les archives offrent une double utilité : administrative et scientifique, spécialement dans le domaine des sciences humaines, juridiques et sociales. Mémoire écrite de la collectivité togolaise, elles constituent le patrimoine documentaire national. Les archives produites par les administrations de l'etat et par les organismes parastataux sont les Archives nationales. Elles font partie du patrimoine de l'etat. Elles ne peuvent être ni aliénées ni détruites autrement que dans les conditions définies à l'article 25 de la présente loi. Elles ne peuvent devenir propriété privée. L'Etat peut à tout moment les revendiquer et les saisir en quelque lieu qu'elles se trouvent. Les archives produites par les personnes privées, qu'elles soient physiques ou morales, sont des archives privées. Elles sont la propriété de la personne physique ou morale qui les a produites. Toutefois, dans la mesure où elles intéressent la vie économique ou culturelle du pays, elles sont placées sous le contrôle de l'etat dans les conditions définies aux articles 31 à 35 de la présente loi.

71 Le préarchivage est l'opération de sélection périodique pratiquée par les administrations sur leurs archives en formation, ^lle consiste à séparer les archives vivantes, indispensables à l'accomplissement de la mission administrative et conservée; dans les locaux, et les autres archives, dites intermédiaires, destinées soit à une proche destruction aussitôt qu'elles auront perdu toute importance administrative, soit à la conservation indéfinie après versement ultérieur dans les services d'archives dont elles relèvent de par la présente loi. TITRE II - DU CENTRE NATIONAL DES ARCHIVES TOGOLAISES Le Centre national des Archives togolaises est un organisme interministériel qui relève directement de la Présidence de la République. L'ensemble des Archives nationales est placé sous son autorité. Les attributions du Centre national des Archives togolaises s'étendent à l'ensemble des services publics et des organismes para-administratifs * Ce sont les suivantes : a) gérer le dépôt central des Archives nationales dans les conditions définies à l'article 19 ; b) contrôler sur le plan technique la conservation et le préarchivage, défini à l'article 5, des archives courantes dans les locaux des administrations de l'etat et des organismes parastataux, dans les conditions définies à l'article 14 ; c) contrôler sur le plan technique les dépôts des Circonscriptions dans les conditions définies par l'article 20 ; d) contrôler les archives privées intéressant la vie économique ou culturelle du pays dans les conditions définies aux articles 31 à 35» e) recueillir, conserver et communiquer les copies (photocopies, microfilms, microfiches) des documents se rapportant à l'histoire du pays et conservés à l'étranger ; f) définir les plans de formation de l'ensemble du personnel des archives, à tous les niveaux ; g) d'une manière générale, assurer la conservation et l'exploitation des Archives nationales à des fins administratives, culturelles et éducatives«,

72 Le Centre national des Archives togolaises a à sa tête un Directeur. Celui-ci adresse chaque année un rapport au Président de la République sur le fonctionnement de l'ensemble des Services qu'il dirige. le personnel du Centre national des Archives togolaises est régi par les dispositions du Statut du Personnel des Archives. Des règlements intérieurs, préparés par le Directeur du Centre national des Archives togolaises et présentés pour avis au Conseil national des Archives togolaises défini à l'article 36, sont soumis au Président de la République pour être promulgués en vue d'assurer le fonctionnement du Centre national des Archives togolaises. les crédits de fonctionnement du Centre national des Archives togolaises sont inscrits au budget annuel de l'etat. Ils comprennent un chapitre prévoyant une mission annuelle tantôt en Afrique, tantôt hors d'afrique. Les crédits d'investissement sont inscrits au plan quinquennal. TITRE III - DES ARCHIVES ADMINISTRATIVES COURANTES Les dossiers et documents de toute nature restent dans les locaux des administrations ou des organismes parastataux qui les ont produits, aussi longtemps que leur consultation fréquente est reconnue nécessaire au fonctionnement des services. A ce stade, ils portent la dénomination d'archives administratives courantes. Aucune destruction ne peut être effectuée dans les archives administratives courantes autrement que dans les conditions définies à l'article 25»

Le Directeur du Cen~re national des Archives togolaises, ou ses representaras dûment accrédités ; procèdent périodiquement à un contrôle technique de 1'ensemble des documents produits par les services publics à toutes les phases de 1'existence de ces documents, spécialement durant la période de préarchivage. L'efficacité de ce contrôle repose sur l'établissement et la tenue à jour par le Directeur du Centre national des Archives togolaises d'un répertoire des attributions administratives, afin de" pallier les inconvénients résultant des changements de compétences au sein de l'administration. A l'issue de ces visites de contrôle, le Directeur adresse un rapport au Président de la République, qui en transmet les conclusions au Ministre dont dépend l'administration de l'organisme contrôlé pour suite à donner» Les dossiers et.documents dont la consultation fréquente n'est plus nécessaire au fonctionnement des services des administrations et organismes parastataux sont versés périodiquement au dépôt des Archives nationales, accompagnés d'un bordereau indiquant le nombre, la nature et les dates extrêmes des dossiers composant le versement. Les versements ont lieu, sauf les dossiers de personnel, dans des délais variables de un à dix ans selon les ministères et les catégories de documents. Ils sont préparés selon les normes techniques suivantes : les dossiers à verser doivent être mis en ordre par le service versant ; chaque versement doit être accompagné d'un'bordereau précis, comportant un numéro d'ordre courant, une analyse sommaire du contenu des dossiers ou des groupes de dossiers, le nombre des liasses ou dossiers correspondant à ce contenu, les dates extrêmes des dossiers. TITRE IV - DEPOTS D'ARCHIVES NATIONALES Il existe un Dépôt central des Archives nationales à Lomé dirigé par le Directeur du Centre National des Archives togolaises, et un Dépôt temporaire d'archives nationales au chef-lieu de chaque circons cription, géré, sous le contrôle technique du Directeur, par le chef de la circonscription ou son représentant.

74 Art. 18, Il'existé -un Dépôt des Archives de la Présidence de la République placé directement sous l'autorité du Cabinet du Président de la République. Ses archives ne sont pas ouvertes au public. Art. 19. le Directeur du Centre national des Archives togolaises, fonctionnaire de haute qualification technique et scientifique, reçoit de l'autorité de tutelle la délégation des pouvoirs lui permettant d'exécuter les textes législatifs et réglementaires portant sur les archives de l'etat et les archives privées» Il est responsable de l'organisation, de la gestion, de la conservation et de l'exploitation du patrimoine documentaire de l'etat. Ses attributions sont les suivantes : a) contrôler le préarchivage défini à l'article 5 ; b) recevoir périodiquement les dossiers et documents versés par les administrations centrales et organismes parastataux, dont le siège est à Lomé, dans les conditions fixées par l'article 15 ; c) recevoir périodiquement les dossiers et documents versés par les dépôts temporaires d'archives nationales fonctionnant dans les circonscriptions ; d) assurer la conservation de ces dossiers et documents, sous la réserve énoncée ci-dessous à l'alinéa f) ; e) assurer le tri de ces dossiers et documents, afin de séparer ce qui doit être éliminé conformément aux articles 24 et 25 et ce qui, conformément à l'alinéa d) ci-dessus indiqué, doit être conservé ; f) proposer ou autoriser la destruction des dossiers et documents ayant cessé de présenter un intérêt administratif et dépourvus d'intérêt historique selon les procédures définies à l'article 25 ; g) assurer le classement et dresser les inventaires et répertoires des dossiers conservés, afin de les rendre aisément identifiables et faciliter les recherches du public ; h) assurer la communication des dossiers et documents quels qu'ils soient et de n'importe quelle date aux services qui les ont versés ; i) assurer la communication des dossiers et documents au public, selon les procédures et avec les limitations définies aux articles 24 et 25 î j) inspecter périodiquement les archives conservées aux chef-lieux des circonscriptions ou dans les tribunaux en vue de provoquer les versements prévus à l'alinéa é) indiqué ci-dessus ;

75 k) délivrer des copies conformes des documents conserves au Dépôt central, dans les conditions prévues par les lois et arrêtés en vigueur ; 1) assurer l'exploitation totale des archives à des fins culturelles et éducatives, notamment en liaison étroite avec l'université du Bénin, la Bibliothèque nationale, les Musées togolais, ainsi que tout autre organisme culturel; m) assurer, s'il existe à cette fin une dotation budgétaire, le microfilmage des archives concernant le pays qui sont conservées à l'étranger ; n) participer étroitement à l'élaboration des programmes d'archives préparés par chaque administration ': plans de classement, listes des délais de conservation, liste des documents éliminables. Art. 20. Chaque circonscription élabore et conserve ses archives dans un Dépôt temporaire d'archives nationales géré par le Chef de la circonscription. Ce Dépôt est placé sous le contrôle technique et périodique du Directeur du Dépôt central des Archives nationales ou de ses représentants dûment accrédité dans les conditions prévues par l'article 14. Art. 21. Chaque mairie élabore et conserve ses archives administratives sous la direction du Maire et sous le contrôle technique et périodique du Directeur du Centre national des Archives togolaises. Ce dernier adresse un rapport au Président de la République qui en transmet la teneur, pour suite à donner, au Ministre de l'intérieur. Chaque mairie est habilitée à procéder au dépôt de ses archives les plus anciennes au Dépôt central des Archives nationales. TITEE 7 - DU TRI 31 DU CLASSEMENT Art. 22. Le tri, opération par laquelle est décidé du sort des archives, précède le classement. Les documents sont destinés soit à la conservation illimitée, soit à la conservation temporaire suivie d'élimination, soit à la destruction immédiate lorsqu'ils n'ont de valeur ni administrative, ni scientifique. Le choix est opéré selon des critères réglementaires figurant dans un arrêté particulier.

le classement, opération intellectuelle et matérielle de mise en ordre d'un ensemble de documents formant fonds, versement ou collection, est effectué suivant un cadre de classement préétabli dont le libellé est fixé par arrêté réglementaire particulier. TITRE 71 - DE L'ELIKIHATIOiT DES ARCHIVES PERIMEES Les dossiers et documents d'archives nationales qui ne sont plus utiles à l'administration et qui sont dépourvus d'intérêt culturel et éducatif peuvent être éliminés soit par destruction complète, soit par remise à l'industrie papetière pour transformation en pâte à papier. Cette élimination est soumise aux procédures suivantes : a) l'autorité qui envisage l'élimination de dossiers, et de documents en établit une liste détaillée b) si l'autorité qui propose l'élimination est le chef de l'administration ou de l'organisme qui a produit les archives, la liste est soumise pour approbation au Directeur du Centre national des Archives togolaises c) si l'autorité qui propose l'élimination est le Directeur du Centre national des Archives togolaises, la liste est soumise pour approbation au chef de l'administration ou de l'organisme d'où proviennent les archives Dans le cas où l'élimination est effectuée par remise à une entreprise chargée de transformer les documents en pâte à papier, cette entreprise doit s'engager, sous sa responsabilité pénale, à détruire la totalité des documents dont elle prend la charge, sans qu'aucune partie d'entre eux puisse être transférée à des tiers.

77 TITRE VII - DE LA COI-IMÜNICATIOÜ DES ARCHIVES Art. 27. Art. 28o Pendant un délai fixe par décret, les dossiers et documents versés au Dépôt central et aux Dépôts temporaires des Archives nationales restent à la disposition exclusive des administrations et organismes qui les ont versés. A l'expiration du délai défini à l'article 27, les dossiers et documents deviennent communicables au public. Toutefois, certains dossiers et documents, dont la divulgation présenterait des inconvénients pour les intérêts de l'etat ou des particuliers, peuvent rester exclus de la communication au public pendant de3 délais plus longs. Ces exceptions sont stipulées dans le décret qui fixe le délai de libre communication visé à l'article 27. Art. 29» Pour tous les documents qui ne sont pas communicables au public, le personnel du Dépôt central et des Dépôts temporaires des Archives nationales est tenu au secret absolu, conformément aux dispositions de l'article 1 de l'ordonnance du 4 janvier 1968 portant Statut général de la Fonction publique. TITRE VIII - DES ARCHIVES IMPRIMEES Art. 50. les administrations et organismes parastataux envoient au Dépôt central ou aux Dépôts temporaires des Archives nationales, selon le cas, un exemplaire de toutes leurs publications imprimées ou multigraphiées. Ces publications sont conservées à part des dossiers et documents d'archives proprement dits et portent la dénomination d'archives imprimées,. TITRE IZ - DES ARCHIVES PRIVEES Art. 51. la liste des personnes privées, qu'elles soient physiques ou morales, dont les archives intéressent la vie économique ou culturelle du pays, est dressée par décret. Elle peut être révisée périodiquement Q Ce décret pourrait ouvrir à la consultation toutes les archives antérieures à 1960 (sauf l'état civil), puisqu'elles seront bientôt classées, tandis aue l'accès aux documents élaborés depuis l'indépendance serait réservé.

73 Les archives des personnes privées, physiques ou morales, figurant sur la liste définie à l'article 31, ne peuvent quitter le territoire national sans l'autorisation écrite du Directeur du Centre national des Archives togolaises:, Toute destruction dans ces archives est soumise à l'approbation du Directeur du Centre national des Archives togolaises«les archives privées peuvent entrer au Dépôt central des Archives nationales soit par don, soit par legs, soit par dépôt révocable, soit par achat. Les archives privées qui sont éventuellement mises sous séquestre par l'autorité judiciaire sont remises au Dépôt central des Archives nationales à l'expiration de la durée du séquestre, sauf si elles sont alors rendues à leur propriétaire. TITRE 2 - DU CONSEIL NATIONAL DES ARCHIVES TOGOLAISES Organisme consultatif de concertation, le Conseil national.des Archives togolaises a les attributions suivantes : a) examiner avant leur promulgation tous les textes de loi ou de règlement relatifs aux Archives nationales et émettre un avis à leur sujet ; b) prendre connaissance du rapport annuel du Directeur du Centre national des Archives togolaises et proposer au Président de la République toutes mesures propres à améliorer le fonctionnement de celui-ci ; c) arbitrer tous conflits éventuels relatifs à l'application des lois et règlements concernant les Archives nationales. Le Conseil national des Archives togolaises est composé des membres suivants : - le Directeur de Cabinet du Président de la République, Président ; - le Ministre de l'education Nationale et de la Recherche scientifique ;

- la Mini stre de la Jeunesse, de la Culture et des Sports ; - le Directeur de l'institut national de la P.echerche scientifique ; - le Directeur du Centre national des Archives togolaises ; - un représentant du Ministre de l'intérieur, désigné par celui-ci ; - un représentant du Ministre de la Justice, désigné par celui-ci ; - un représentant du Ministre des Finances, désigné par celui-ci ; - un représentant du Secteur de l'université du Bénin, désigné par celui-ci ; - quatre membres nommés par le Président de la République, choisis en raison de leur compétence dans le domaine de la recherche historiaue* Les membres du Conseil national des Archives togolaises qui ne sont pas membres de droit sont nommés pour une durée de trois ans. leur mandat peut être renouvelé. le Conseil national des Archives togolaises siège sur convocation de son Président. Il est convoqué au moins une fois par an et à chaque fois que l'examen d'une question précise est proposé par sept; membres au moins avec avis d'urgence. Le règlement intérieur pour le fonctionnement du Conseil national des Archives togolaises est promulgué par son Président,

A.N N E X E VIII 80 ORGANIGRAMME DES ARCHIVES TOGOLAISES Présidence de la République Archives de la Présidence de la République Centre national des archives togolaises < Conseil national des archives togolaises Archives nationales! Contrôle technique des archives administratives et du préarchivage Contrôle des archives privées Archives des Ministères Archives des Circonscriptions et des postes administratifs Archives communales r Service technique Communication Ateliers Activités culturelles et éducatives Gestion du budget. Personnel 1. Réception 2. Tri 3. Classement 4. Inventoriage 5. Indexation 1. Renseignements 2. Instruments de recherche 3. Salle du public 4. Bibliothèque de travail 1. Restauration de documents 2. Microfilm et photographie 3. Reliure 1 Expositions 2. Service éducatif d'histoire 3. Relations avec les institutions universitaire et culturelles 1. Bâtiments 2. Matériel 3. Traitements 4. Publications 1 conservateur 3 archivistes 2 sousarchivistes 2 commis 2 magasiniers 3 dactylographes 1 chauffeur 1 archiviste 1 sousarchiviste 1 commis 1 appariteur 1 restaurateur 1 opérateurphotographe 1 relieur 1 archiviste (1 professeur détaché de l'education nationale) 1 commis 1 comptable 1 aidecomptable 1 gardien 1 planton

31 A N N E X E IX PROJET DE CLASSEMENT DES ARCHIVES DU HAUT COMMISSARIAT DE LA REPUBLIQUE 1914-1959 Ce cadre est adapté au plus près à l'institution. Il peut être davantage détaillé. A. CABINET 1 A Organisation du travail du Cabinet : Promulgation des lois et décrets Journal officiel : préparation, composition, impression Secrétariat, courrier actif et passif, télégrammes officiels ; cérémonies et voyages officiels, distinctions honorifiques 2 A Conseil de gouvernement 3 A Personnel 4 A Affaires politiques Politique générale Centralisation des rapports politiques des Cercles Instructions aux cercles Tournées politiques (Rapports de) Etudes sur les moeurs, langues et coutumes indigènes Centralisation des renseignements sur la situation des colonies étrangères Rapports à la SDN ou à l'onu Elections : documents généraux, listes électorales ; dossiers de chaque élection. Assemblée territoriale

5 A. Police Instructions, circulaires Personnel Rapports de police et de gendarmerie Police administrative : affichage, armes à feu, pêche, chasse, professions ambulantes, débits de boissons, hstels ; réunions et manifestations Sûreté générale : police des étrangers, passeports, cartes d'identité, mouvements politiques ; surveillance des condamnés libérés, recherche des évadés 6 A Communes mixtes (Mairies) / A Bibliothèque administrative B. SERVICES ADMINISTRATIFS 1 B Organisation des circonscriptions ou cercles. Concessions territoriales 2 B Statistique de la population C. FINANCES - CADASTRE - POSTES 1 C Direction des Finances et comptabilité générale 2 C Trésor 3 C Budgets et comptabilité publique 4 C Cadastre 5 C Contributions directes 6 C Contributions indirectes 7 C Enregistrement 8 C Hypothèques 9 C Séquestre 0 C Douanes : organisation, trafic marchandises 1 C Postes et télégraphe

D. AGRICULTURE 1 D Affaires genérales, réglementation, circulaires 2 D Personnel des "services agricoles" 3 D Chambre de commerce et d'agriculture 4 D Coopératives? 5 D Crédit agricole 6 D Main-d'oeuvre agricole ; engrais, semences, productions végétales 7 D Elevage, êpizooties, contrôle sanitaire ; productions animale 8 D Equipement rural : assainissement, irrigation, machinisme, lutte contre les calamités 9 D Eaux et Forêts : administration, gestion forestière 10 D Statistiques agricoles E. COMMERCE, INDUSTRIE, CIRCULATION 1 E Affaires générales : réglementation, circulaires 2 E Chambre de Commerce et d'industrie 3 E Statistiques économiques 4 E Foires et marches 5 E Poids et mesures 6 E Commerce maritime 7 E Réglementation et contrôle des industries 8 E Statistiques industrielles 9 E Mines : phosphates ; carrières 10 E Circulation routière 11 E Circulation ferroviaire CFT 12 E Navigation 13 E Circulation aérienne 14 E Météorologie

7 G Régime pénitentiaire 84 F. AFFAIRES MILITAIRES 1 F Organisation des troupes Bâtiments et terrains militaires, logements, casernements Subsistances militaires : ravitaillement, habillement, équipement, remonte Cantonnement, convois et étapes, réquisitions, indemnités Ateliers et travaux militaires ; armement, munitions Santé et assistance militaire Solde, retraites, pensions, secours, allocations aux familles Justice militaire : conseil de guerre, tribunaux militaires, déserteurs 2 F Recrutement 3 F Anciens combattants et victimes de guerre 4 F Gendarmerie 5 F Gardes cercles G. JUSTICE 1 G Procureur de la République 2 G Cour d'assises et cour d'appel : papiers du parquet, papiers du greffe ; jugements 3 G Tribunaux de première instance : papiers du parquet, papiers du greffe civil, papiers du greffe correctionnel ; jugements 4 G Justices de paix et tribunaux de simple police 5 G Justice indigène 6 G Etat civil

85 H.. TRAVAUX PUBLICS 1 H Direction des Travaux publics : organisation du service, instructions, circulaires, personnel ; rapports des ingénieurs ; comptabilité ; rapports avec les autres administrations 2 H Construction routière : routes, ponts ; tracés, expropriations ; permis de conduire, cartes grises 3 H Construction maritime : ports, phares, balises ; expropriations 4 H Construction ferroviaire : traces, expropriations, projets 5 H Aérodrome : terrain, balisage 6 H Service hydraulique : barrages, forages, adduction d'eau, assainissement I. SANTE 1 I Instructions, circulaires, textes réglementaires 2 I Personnel 3 I Contrôle de l'hygiène 4 I Dispensaires 5 i Vaccination 6 I Alimentation en eau J. ENSEIGNEMENT. SPORT 1 J Enseignement 2 J Imprimerie, presse (dossiers administratifs) 3 J Education physique, sports

86 K. CULTES 1 K Relations avec les missions catholiques 2 K Relations avec les missions protestantes 3 K Relations avec les autorités musulmanes 4 K Eventuellement : relations avec d'autres religions L. TRAVAIL 1 L Inspection du travail 2 L Lois sociales

17 PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE REPUBLIQUE TOGOLAISE Travail-Liberté-Patrie CABINET DU PRESIDENT A N N E X E X AVANT-PROJET D'UN STATUT PARTICULIER DU PERSONNEL SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE DES ARCHIVES LE PRESIDENT DE LA REPUBLIQUE Sur proposition du Ministre de la Fonction Publique et du Directeur de Cabinet du Président de la République, Vu l'accord du Ministre de l'intérieur, Vu l'ordonnance n 1 du 4 janvier 1968 fixant le statut général des Fonctionnaires, Vu etc. DECRETE Article I.er - Il est créé, en application des dispositions de l'article 2 de l'ordonnance n 1 du 4 janvier 1968, un cadre pour le personnel scientifique et technique du Centre national des Archives togolaises. suit Article 2. - Ce cadre comprend cinq corps enumeres comme 1. Corps des conservateurs d'archives 2. Corps des archivistes 3. Corps des sous-archivistes 4. Corps des restaurateurs spécialistes 5. Corps des auxiliaires techniques d'archives. Le personnel de ce cadre concourt, sous la direction d'un Directeur des Archives Nationales du Togo, au fonctionnement des services d'archives, qu'ils soient autonomes ou qu'ils dépendent d'autres administrations, services ou établissements publics ou sous tutelle de l'etat.

TITRE PREMIER CORPS DES CONSERVATEURS D'ARCHIVES Chapitre premier : Dispositions générales Article 3. - Les conservateurs d'archives assurent la conservation, l'organisation et la gestion des sections (administration et recherche historique) des Archives Nationales. Ils ont pour mission de prendre toutes dispositions relatives à la collecte, au tri, au classement, à l'inventaire et ä la communication des archives dont ils ont la charge. Article 4. - Le corps des conservateurs d'archives est classé sous la catégorie hiérarchique A visée dans l'article 26 du statut général de la Fonction Publique. Article 5. - Le personnel du corps des conservateurs d'archives est réparti en trois grades : - le grade de conservateur en chef, qui comporte une classe normale à trois échelons et une classe exceptionnelle à échelon unique e - le grade de conservateur de 1 classe, qui comporte trois échelons - le grade de conservateur de 2 classe, qui comporte quatre échelons Chapitre II : Recrutement Article 6. - Les conservateurs d'archives sont recrutés a) par concours externe ouvert aux candidats titulaires du diplôme d'archiviste-paléographe dwli.vis- par l-'-seo-lc nac-^on-a-je de3 Chartes P-a r i s-^.. Ei: anee)- b) par concours interne ouvert : I o aux archivistes comptant au moins cinq ans d'ancienneté dans le corps à la date du concours 2 par application de l'article 41 du décret n 69-113 du 28 mai 1969, aux agents non fonctionnaires titulaires de l'un des diplômes d'enseignement supérieur ou titres dont la liste sera fixée par un arrêté conjoint du ministre de l'éducation nationale et du ministre de la fonction publique, qui comptent au moins trois ans d'ancienneté effective dans les services et établissements publics,dont un an dans les services de leur spécialité ä la date du concours, et qui remplissent les conditions prévues par l'article 23 de l'ordonnance n" 1 du 4 janvier 1968.

89 Les emplois à pourvoir sont répartis comme suit, dans chaque spécialité : - concours externe : 60 % - concours interne : 40 % Article 7. - Pour dix nominations prononcées dans les conditions prévues à l'article précédent, un archiviste, un bibliothécaire ou un documentaliste ayant atteint au moins le 3 e échelon du grade moyen sera intégré dans le corps des conservateurs d'archives par application du paragraphe 3 de l'article 10 du décret n 69-113 du 28 mai 1969. Article 8. - Les candidats admis au concours externe sont nommés au grade de conservateur de 2 e classe 1 er échelon stagiaire. Ils sont tenus de déposer, en fin de stage un mémoire se rapportant aux recherches effectuées au cours de l'année ; ils ne peuvent être titularisés qu'après l'avoir soutenu avec succès devant un iury dont la composition sera fixée par un arrêté du Cabinet de la Présidence de la République. Article 9. - Les agents non fonctionnaires admis au concours interne sont titularisés au grade de conservateur de 2 e classe 1 er échelon. Ils doivent nécessairement effectuer, dans les deux années qui suivent la date de leur nomination dans le corps des conservateurs d'archives un stage technique d'une durée égale au moins à douze mois dans un établissement supérieur d'enseignement spécialisé. TITRE II CORPS DES ARCHIVISTES Chapitre premier : Dispositions générales Article 10. - Les archivistes sont chargés, sous l'autorité des conservateurs, de la réception des documents anciens, leur tri, leur classement et leur communication. Ils élaborent des instruments de recherche pour en faciliter l'accès et sont responsables de leur sécurité. Article 11. - Les archivistes constituent un corps classé dans la catégorie A prévue à l'article 26 de l'ordonnance n 1 du 4 janvier 1968 et dans le groupe A2 défini à l'article 2 du décret n 61-62 du 21 juillet 1961. Article 12. - Ils sont répartis en trois grades : - le grade initial d'archiviste de 2 classe qui compte quatre échelons - le grade moyen d'archiviste de 1 classe qui compte trois échelons - le grade terminal de chef archiviste qui comprend une classe normale à trois échelons et une classe exceptionnelle a échelon unique

90 Article 13. - Le nombre maximal des effectifs de chaque grade, dans chaque spécialité est fixé comme suit, par rapport à l'effectif total dans la spécialité : - grade initial : 40 % - grade moyen : 30 % - grade terminal : classe normale 20 % classe exceptionnelle 10 % Chapitre II : Recrutement Article 14. - Les archivistes sont recrutés : a) par concours externe ouvert aux candidats titulaires du diplôme d'aptitude aux fonctions d'archiviste délivré par l'ecole de bibliothécaires, archivistes et documentalistes de l'université de Dakar (Sénégal) b) par concours interne ouvert : I o aux sous-archivistes comptant au moins cinq ans d'ancienneté dans le corps à la date du concours 2 aux agents non fonctionnaires titulaires de l'un des diplômes dont la liste sera définie par un arrêté conjoint du Directeur du Cabinet du Président de la République et du ministre de la Fonction publique, qui comptent au moins trois années d'ancienneté effective dans les services et établissements publics dont une dans les archives, bibliothèques et centres de documentation à la date du concours et qui remplissent les conditions fixées par l'article 23 de l'ordonnance n 1 du 4 janvier 1968. Les emplois à pourvoir sont répartis comme suit : - concours externe : 60 % - concours interne : 40 % Article 15. - Pour dix nominations prononcées dans le corps des archivistes dans les conditions prévues à l'article précédent, un agent de catégorie B de la même spécialité ayant atteint au moins le 3 e échelon du grade moyen sera intégré dans le corps des archivistes, en application de l'article 10-3 du décret n 69-113 du 28 mai 1969. Article 16. - Les candidats admis au concours externe sont nommés au premier échelon du grade initial d'archivistes. Ils sont soumis au stage réglementaire dans les conditions fixées par les textes en vigueur. Article 17. - Les agents non fonctionnaires admis au concours interne sont titularisés au 1 er échelon du grade initial d'archivistes ; ils ne bénéficient pas d'une bonification d'ancienneté pour les services antérieurs. Ils sont soumis au stage technique dans les conditions définies au dernier alinéa de l'article 9 ci-dessus.

91 ' TITRE III CORPS DES SOUS-ARCHIVISTES Chapitre premier : Dispositions générales Article 18. - Les sous-archivistes, placés sous l'autorité des fonctionnaires de catégorie A, sont chargés des travaux courants dans les services d'archives. Ils assistent les archivistes qu'ils remplacent dans leurs fonctions en cas d'indisponibilité. Ils encadrent le personnel d'application et contrôlent l'exécution des tâches qui leur sont confiées. Article 19. - Les sous-archivistes constituent un corps classé dans la catégorie B prévue à l'article 26 de l'ordonnance n 1 du 4 janvier 1968 et à l'article 2 du décret n 61-62 du 21 juillet 1961. Article 20. - Ils sont répartis en trois grades : e - le grade initial de sous-archiviste de 3 classe, qui compte quatre échelons - le grade moyen de sous-archiviste de 2 classe, qui compte trois échelons - le grade terminal, qui comprend une classe normale à trois échelons de sous-archiviste de I e classe, et une classe exceptionnelle à échelon unique Article 21. - Le nombre maximal des effectifs dans chaque grade comme suit : - grade initial : - grade moyen : - grade terminal : classe normale classe exceptionnelle 40 30 20 10 % % % % Chapitre II : Recrutement Article 22. - Les sous-archivistes sont recrutés a) sur titres : I o parmi les sous-archivistes ayant été élèves de l'école spécialisée visée à l'article 14-a) ci-dessus qui n'ont pas obtenu leur diplôme à l'issue de l'examen de sortie 2 parmi les auxiliaires techniques d'archives admis au baccalauréat (enseignement du troisième degré) ou à un des diplômes dont la liste sera fixée par un arrêté conjoint du Directeur du Cabinet du Président de la République et du ministre de la Fonction publique

92 b) par concours externe ouvert aux candidats titulaires de l'un des diplômes figurant sur l'arrêté prévu à l'alinéa a)-2 du présent article c) par concours interne ouvert : I o aux auxiliaires techniques d'archives, qui comptent au moins cinq ans d'ancienneté dans le corps à la date du concours 2 aux agents non fonctionnaires titulaires de l'un des diplomes définis par l'arrêté prévu à l'alinéa a)-2 ci-dessus, qui comptent au moins deux ans d'ancienneté effective dans les services de leur spécialité à la date du concours, et qui remplissent les conditions fixées par l'article 23 de l'ordonnance n 1 du 4 janvier 1968 Les emplois à pourvoir sont répartis comme suit : - sur titres - concours externe - concours interne 20 Z 50 % 30 % Article 23. - Pour dix nominations prononcées dans le corps des sous-archivistes dans les conditions prévues à l'article précédent, un auxiliaire technique de cette spécialité ayant atteint au moins le 3 e échelon du grade moyen sera intégré dans le corps des sous-archivistes, en application des dispositions du paragraphe 3 de l'article 10 du décret n 69-113 du 28 mai 1969. Article 24. - Les anciens élèves de l'école spécialisée prévue à l'article 14-a) sont nommés au 2 e échelon du grade initial, et les candidats admis au concours externe sont nommés au 1 er échelon dans ce même grade. Ils sont soumis à un stage dans les conditions fixées par la réglementation en vigueur. Article 25. - Les auxiliaires techniques d'archives admis à l'un des diplômes prévus à l'article 22-a)2 sont intégrés dans la hiérarchie supérieure de leur spécialité conformément à l'article 43 du décret n 69-113 du 28 mai 1969. Article 26. - Les agents non fonctionnaires admis au concours interne sont titularisés au 1 er échelon du grade initial du corps des sousarchivistes ; ils ne bénéficient pas d'une bonification d'ancienneté pour les services antérieurs. Article 27. - Les agents visés par les articles 25 et 26 ci-dessus doivent obligatoirement effectuer un stage de formation technique dans un établissement spécialisé dans les deux ans qui suivent la date de leur nomination dans le nouveau corps.

TITRE IV CORPS DES RESTAURATEURS SPECIALISTES D'ARCHIVES Chapitre premier : Dispositions générales Article 28. - Les restaurateurs spécialistes d'archives sont chargés de remettre en état les documents détériorés. A cet effet, ils doivent avoir les connaissances théoriques et pratiques des techniques de restauration. Article 29. - Les restaurateurs spécialistes constituent un corps classé dans la catégorie B prévue à l'article 26 de l'ordonnance n 1 du 4 janvier 1968 et à l'article 2 du décret n 61-62 du 21 juillet 1961. Article 30. - Ils sont répartis en trois grades le grade initial. de reí. e - compte le grade quatre initial échelons de restaurateur spécialiste de 2 classe, qui - le grade moyen de restaurateur spécialiste de I e classe, qui compte trois échelons - le grade terminal de restaurateur spécialiste principal, qui comprend une classe normale ä trois échelons et une classe exceptionnelle à échelon unique Article 31. - Le nombre maximal des effectifs de chaque grade est fixe comme suit, par rapport à l'effectif total dans la spécialité : «e - restaurateurs spécialistes de 2 classe» e - restaurateurs spécialistes de 1 classe - restaurateurs spécialistes principaux classe normale classe exceptionnelle 40 30 20 10 % % % % Chapitre II : Recrutement Article 32. - Les restaurateurs spécialistes sont recrutés exclusivement par concours ouvert aux ouvriers spécialisés qui comptent au moins cinq ans d'activités dans les ateliers des archives.

94.. TITRE V CORPS DES AUXILIAIRES TECHNIQUES D'ARCHIVES Chapitre premier : Dispositions générales Article 33. - Les auxiliaires techniques d'archives comprennent - les employés d'archives - les ouvriers spécialisés d'archives - les magasiniers d'archives - les surveillants d'archives Article 34. Les employés exécutent les travaux techniques et administratifs courants dans les archives. Article 35. - Les ouvriers spécialisés appartiennent à divers métiers ; ils sont notamment relieurs, opérateurs-photographes, typographesimprimeurs, monteurs de documents, monteurs en desseins et estampes, mouleurs, assistants de laboratoire, etc.. Ils exercent leurs tâches en particulier ou dans le cadre de la restauration d'un document ; dans ce dernier cas, ils assistent le restaurateur spécialiste qui oriente et coordonne leurs activités. Article 36. - Les magasiniers sont chargés des opérations de rangement et de conservation des documents et des ouvrages- dans les archives. Article 37. - Les surveillants sont chargés de la surveillance, de la discipline, de l'orientation des chercheurs et de la communication des documents et ouvrages dans les archives. Article 38. - Les auxiliaires techniques d'archives constituent un corps classé dans la catégorie C prévue à l'article 26 de l'ordonnance n 1 du 4 janvier 1968 et à l'article 2 du décret n 61-62 du 21 juillet 1961. Article 39. - Ils sont, dans chaque spécialité, répartis en trois grades : - le grade initial d'employé de 2 classe, ouvrier spécialisé de 2 e classe, magasinier de 2 e classe ou de surveillant de 2 e classe, qui compte quatre échelons - le grade moyen d'employé de 1 classe, ouvrier spécialisé de I e classe, magasinier de I e classe ou de surveillant de I e classe, qui compte trois échelons - le grade terminal d'employé principal, ouvrier spécialisé principal, magasinier principal ou de surveillant principal, qui comprend une classe normale à trois échelons et une classe exceptionnelle à échelon unique.

95 Article 40. - Le nombre maximal des effectifs dans chaque grade, par spécialité est fixé comme suit, par rapport à l'effectif total dans la spécialité : grade grade grade initial : moyen : terminal : classe normale classe exceptionnelle 40 30 20 10 % % % % Chapitre II : Recrutement Article 41. - Les auxiliaires techniques d'archives sont recrutés comme suit : a) Employés, magasiniers et surveillants Par concours ouvert en commun : I o aux candidats titulaires de l'un des diplômes sanctionnant l'enseignement du deuxième degré ou titres dont la liste sera fixée par un arrêté conjoint du ministre de l'éducation nationale et du ministre de la fonction publique 2 aux agents non fonctionnaires qui comptent cinq ans de services effectifs dans les archives à la date du concours et qui remplissent les conditions fixées par l'article 23 de l'ordonnance n 1 du 4 janvier 1968. b) Ouvriers spécialisés Par concours ouvert en commun : I o aux candidats titulaires d'un certificat d'aptitude professionnelle dans l'une des spécialités dont la liste sera définie par un arrêté conjoint du ministre de l'éducation nationale et du ministre de la,fonction publique 2 aux agents 'non fonctionnaires titulaires d'un certificat de fin d'apprentissage et qui ont exercé leur métier pendant une durée effective de cinq ans dans les archives et qui remplissent les conditions fixées par l'article 23 de l'ordonnance n 1 du 4 janvier 1968. Article 42. - Les candidats visés aux alinéas a)-l et b)-l de l'article précédent, admis au concours de recrutement sont nommés au 1 er échelon du grade initial ; ils sont soumis au stage réglementaire dans les conditions fixées par les textes en vigueur. Pendant l'année de stage, il sera organisé à leur intention par la direction des services dont ils dépendent des cours de formation technique dont les résultats seront pris en considération pour la titularisation des intéressés.

96 Article 43. - Les agents non fonctionnaires admis aux concours prévus à l'article- 41 ci-dessus sont titularisés au premier échelon du grade initial ; ils ne bénéficient pas d'une bonification d'ancienneté pour les services antérieurs. TITRE VI DISPOSITIONS DIVERSES Article 44. - Les épreuves et le programme des concours internes et externes prévus par le présent statut feront l'objet d'un arrêté conjoint du Directeur du Cabinet du Président de la République et du ministre de la Fonction publique. Article 45.- Les conservateurs d'archives titulaires de l'un des diplômes ci-après bénéficient d'une bonification de points d'indice non soumis à retenue pour pension dans les conditions suivantes : - doctorat d'etat (lettres) : 700 points d'indice - doctorat en droit : 500 points d'indice - doctorat ês-sciences économiques : 500 points d'indice - doctorat de 3 cycle : 500 points d'indice - maîtrise : 150 points d'indice - diplôme d'études supérieures (ancien régime) : 150 points d'indice - diplôme d'études approfondies : 150 points d'indice Les conservateurs titulaires de deux diplômes d'enseignement supérieur bénéficient d'une bonification d'un échelon accordée lors de la nomination. Article 46. - Les fonctionnaires régis par le présent statut ont droit à une blouse de travail. Ils bénéficient en outre d'une indemnité de technicité dont, le taux sera fixé par décret pris sur le rapport conjoint du Directeur du Cabinet du Président de la République et du ministre des Finances et de l'economie. Les conditions d'attribution de l'indemnité de technicité sont définies par un arrêté du Directeur du Cabinet du Président de la République. On conviendra d'ajouter des dispositions particulières destinées a régler le problème de la constitution de l'effectif initial des corps du personnel scientifique et technique des Archives Nationales, ainsi que les échelonnements indiciaires.

A N N. E X E XI- LISTE DES PERSONNALITES RENCONTREES DANS LE CADRE DE LA MISSION 1. PERSONNALITES TOGOLAISES a) à Lomé : Présidence de la République : M. Afoudji, Attaché de presse Ministère de l'education nationale et de la Recherche scientifique Son Excellence M. Boumbera Alassounouma, ministre M. le Directeur du Cabinet M. Kanaoua Békoutaré, Directeur de la Bibliothèque Nationale Ministère de la Jeunesse, de la Culture et des Sports : Son Excellence M. Koffi A. Voulé-Frititi, ministre Ministère du Travail et de la Fonction publique : Son Excellence M. Lassissi Dikéni Kërim, ministre M. le Directeur du Cabinet M. Kueviakoë, Directeur des Archives et de la Documentation Ministère des Finances et de l'economie : Son Excellence M. Yao Grunitzki, ministre M. A. Etsi, Secrétaire général M. Nodzro Kokou, Directeur du Budget M. Raymond Bohuon, Directeur du Cadastre M. Bahun Tete Wilson, Receveur des Domaines Ministère de la Justice : M. Amégau, Président de la Cour suprême M. Gabriel Kwaovi Johnson, Directeur honoraire de l'institut d'etudes humaines et sociales du Togo

98 b) hors de Lomé MM. les Chefs de Circunscripción, sauf celui de Lomé, souffrant. 2. PERSONNALITES ETRANGERES M. MIroris, Représentant résidant adjoint des Nations-Unies au PNUD Son Excellence M. Bertrand Desmazières, ambassadeur de France au Togo M. Chalmeau, Conseiller culturel M. Cormerais, Inspecteur d'académie PERSONNALITES QUI N'ONT PAS ETE RENCONTREES M. le Directeur du Cabinet du Président de la République, alors à Paris pour soutenir sa thèse M. Schneider, Secrétaire général de la Commission nationale pour 1'UNESCO, en déplacement à Paris M. S. Moussa, archiviste aux Archives nationales, en stage à Bordeaux