Les outils collaboratifs

Gestion des documents spécifiques 1/12

Sommaire Introduction... 3 Définition... 4 Les différentes catégories... 5 Rôles et impacts sur le monde du travail... 7 Conclusion... 8 Sources...9 2/12

INTRODUCTION L'idée de collaboration est vieille comme le monde. Collaborer a permis à l'homme de survivre et de construire un univers plus élaboré que ceux de toutes les autres espèces animales. La communication et l'entraide sont le fondement humain à toute société. Tout ce que l'homme a construit est basé sur ce concept. Le travail n échappe pas à la collaboration. En effet, au XIX ème siècle, Adam Smith introduisait la notion de travail collaboratif dans les usines avec sa fabrique d'épingles : «si les ouvriers se spécialisent, ils produiront plus d'épingles que s'ils s'occupaient de toutes les étapes de fabrication.» la collaboration est ici associée à la notion de coopération. Internet a favorisé l échange d informations entre les Hommes. Tout se dématérialise et tout doit être communicable sur le réseau. Des outils ont donc été créés afin d'aider l'homme à améliorer ses capacités d'échanges sur le net. Le premier de ces outils a été Lotus Note, encore utilisé aujourd'hui. Développé par IBM, logiciel de travail collaboratif est utilisé dans les entreprises dans la gestion de projets et les emails. Mais sur ce marché des outils collaboratifs, il existe plusieurs types d outils développés par différents acteurs. Après avoir défini ce qu'est un outil collaboratif, nous détaillerons les différentes catégories d'outils et leurs fonctionnalités. Puis nous parlerons de leurs impacts dans le monde du travail. Nous terminerons par une brève conclusion et nous présenterons nos sources. 3/12

DEFINITION C est l «ensemble de moyens et d outils qui permettent à un groupe de plusieurs personnes de travailler ensemble, de partager de l information en s affranchissant des contraintes de temps et de lieux.» Source : http://igm.univ-mlv.fr/~dr/xpose2004/heuze/ 4/12

LES DIFFERENTES CATEGORIES s'inscrivent dans le cadre du concept de TCAO (Travail Collaboratif Assisté par Ordinateur) lancé par Ray Ozzie, actuellement directeur technique de Microsoft et ancien directeur de développement de Lotus Note. Le Travail Collaboratif Assisté par Ordinateur regroupe quatre catégories d'outils : - Les outils de communication de base ; - Les outils de travail partagé ; - Les outils de Knowledge Management ; - Les outils de gestion de processus. Les outils de communication de base permettent de faire circuler une information entre deux personnes, principalement deux collègues. Ces outils ne sont pas tout à fait des outils collaboratifs mais plutôt des outils coopératifs, ils intègrent des fonctions de communication. Le mail, le chat, le tableau blanc, la visioconférence et la messagerie instantanée sont des outils de communication de base. Les outils de travail partagé permettent à plusieurs personnes de travailler sur un même document ou une même application. Ces outils sont peu utilisés car complexes : elles nécessitent un contrôle pointu des versions et des droits d'accès afin de pouvoir revenir sur une modification, et de définir des autorisations. Ce sont souvent les grosses entreprises qui y ont recours. Les outils de partage d'application (logiciel de Construction Assistée par Ordinateur), d'édition partagée (un document est élaboré en coopération par plusieurs personnes), les bases de données partagées et les forums (espace virtuel permettant de discuter «librement» sur divers sujets). Les outils de Knowledge Management répondent à la préoccupation suivante : tous les employés d'une entreprise doivent pouvoir accéder à tous les documents de cette même entreprise. Si un employé crée un document dans le cadre de son travail, celui ci peut être utile à un autre employé qui souhaite le réutiliser pour ses propres besoins. L'accès à ces documents doit donc être facile et rapide. Cela peut également s'appliquer à une information, celle n'est pas obligatoirement contenue dans un document. Les bibliothèques, les outils de Peer to Peer (ensemble de techniques permettant de mettre en place un système d'échange de données entre plusieurs utilisateurs), les 5/12

portails, les cartographies de compétences, les annuaires électroniques (bases de données spécialisées permettant de stocker des informations de manière hiérarchique, de les rechercher; les trier, les organiser), les listes de diffusion, les FAQ (Foire A Questions), les wikis (portails s'enrichissant grâce à la contribution des personnes qui les consultent), les moteurs de recherche sont des outils de Knowledge Management. Les outils de gestion de processus permettent de contrôler et d'accélérer les interactions entre les différents acteurs d'un projet. L'intervention du logiciel ne se situe plus au niveau de l'information, de la communication ou de la collaboration, mais au niveau de la coordination. Avec ces outils est associé la notion de workflow. Un workflow est un flux d'informations au sein d'une organisation. C'est la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus. Il permet également de suivre et d'identifier les acteurs en précisant leur rôle. Les outils de synchronisation, de gestion de tâches et les agendas partagés sont des outils de workflow. 6/12

ROLES ET IMPACTS SUR LE MONDE DU TRAVAIL Les outils de travail collaboratif sont des outils qui doivent permettre le fonctionnement d un groupe de travail également appelé Groupware. Ils supposent des éléments techniques (matériels, réseaux et logiciels de gestions de ces réseaux), des éléments d organisation (services de communication et d information) et des compétences de la part des acteurs humains. Le travail collaboratif est un travail réalisé par plusieurs personnes aboutissant à une œuvre commune. La pérennité et la réussite des entreprises dépendent du savoir de leur personnel d'où la nécessité de mettre en place des outils pour conserver les savoir-faire et les connaissances de l'entreprise. Le modèle des neufs cases lotus résume de façon concrète et simple les rôles des groupes de travail collaboratifs au sein d une entreprise : Source : http://igm.univ-mlv.fr/~dr/xpose2004/heuze/ 7/12

Les enjeux du Groupware sont à la fois organisationnels, managériaux et technologiques. La mise en place d outils collaboratifs et de groupe de travail présente de nombreux avantages pour les organisations : Analyser le fonctionnement global et le remettre en cause ; les outils collaboratifs permettent d identifier les éventuels incohérences ou problèmes dans l organisation et dans l échange des informations dans l organisation. Mettre en commun et donc de partager des compétences, des énergies, des moyens favorisant et accroissant le potentiel et l efficacité de l entreprise. Améliore la communication et l échange d informations entre les membres de l organisation. Les informations se transmettent plus rapidement et de façon plus large. Permet la gestion des tâches et leurs répartitions. Lors de la constitution d un groupe de travail, chaque membre de l organisation à généralement un espace de travail sur lequel il peut s exprimer, diffuser des informations Favorise une ouverture sur le monde et une meilleure connaissance de l environnement économique, technologique, culturel, institutionnel de l entreprise. Une bonne organisation et collaboration dans le travail vont améliorer la flexibilité de l organisation et sa réactivité face à son environnement. Prise de décision collective : les informations sont centralisées soit par le biais d un wiki ou d un intranet ; par conséquent, tous les membres de l entreprise sont informés régulièrement des nouveautés ou changements au sein de l organisation. Les décisions prises se font de façon plus rapide et collective. Pour mettre en place des outils collaboratifs au sein d une organisation, de nombreux éléments sont indispensables afin que l implantation et l utilisation de ces outils s exercent dans les meilleures conditions possibles. Il faut qu il y est une confiance entre les acteurs et le partage d'un objectif commun et accepté. 8/12

Cela passe par : La mise en en place un langage commun et le partage d'un référentiel : en permettant un travail collaboratif, il s agit de rendre accessible et intelligible un contenu auquel l organisation entière participe potentiellement. L amélioration continue : ces outils doivent entraîner une amélioration dans la diffusion et le partage des informations. La mobilisation des acteurs et favoriser les initiatives : les membres de l organisation doivent se sentir impliquer afin qu ils soient plus actifs et productifs. Une interaction des acteurs pour accomplir l objectif fixé selon leurs compétences Chacun doit participer à la dynamique de groupe. 9/12

CONCLUSION Favoriser le travail d'équipe et l esprit collaboratif au sein d une organisation est essentiel. C'est un réel enjeu de motivation, de fédération et de dynamique. La compétitivité de l organisation passe par la capitalisation des savoirs et compétences de chacun en vue d un objectif commun. La mise en place d outils collaboratifs permet le décloisonnement de l organisation. En effet, la communication, la libre circulation des informations et des connaissances y est amélioré et favorisé. Cependant, les outils collaboratifs ont un impact sur l approche hiérarchique de l entreprise, sur les flux d informations et sur la définition et l organisation du système d information. La difficulté d intégration dans les entreprises relève moins d un enjeu technique que d un enjeu humain. En effet, contribuer à une base de connaissance via un blog ou un wiki, c est exposer du contenu parfois non finalisé, souvent non validé (on s inscrit en marge des processus de l entreprise) et mettre en exposition sa propre personne. Ces outils nécessitent un effort d animation certain pour qu ils puissent se pérenniser et se perfectionner au sein de l organisation. 10/12

SOURCES Bibliographie : Tapscott, Don, Williams, Anthony D. - Wikinomics : Wikipédia, Linux, YouTube. Comment l'intelligence collaborative bouleverse l'économie. -Paris : Pearson Education France, 2007. -363p. Roulleaux Dugage, Martin. -Organisation 2.0 : le knowledge management nouvelle génération. - Paris : Groupe Eyrolles, 2008. -258p. Webographie : Six, Nicolas. -Les catégories d'outils collaboratifs. - 28 octobre 2002 [en ligne] [référence du 20 février 2009, 16h]. - Disponible sur Internet : http://www.journaldunet.com/solutions/0210/021028_1colla.shtml Crocher-Damais, Antoine. -Cartographie des outils collaboratifs. -19 novembre 2004 [en ligne] [référence du 20 février 2009,16h]. - Disponible sur Internet : http://www.journaldunet.com/solutions/0411/041119_cartographie_collaboratif.shtml Association pour le Travail Collaboratif. -Edition partagée. -[en ligne] [référence du 20 février, 16h]. -Disponible sur Internet : http://www.travail-collaboratif.info/?editiondico.fr Robin Good. -Best Online Collaboration Tools : Robin Good's Open Collaborative Map for LearningTrends2008. -date modification : 27 février 2008 [image en ligne] [référence du 20 février 2009, 16h]. -Disponible sur Internet : http://www.mindmeister.com/maps/show_public/12213323 [S.l.]. -TCAO. - [image et texte en ligne] [référence du 20 février 2008, 16h]. -Disponible sur : http://www.ecogesam.ac-aixmarseille.fr/resped/stg/cgrh/schemas/tcao.html#fmfreemind_link_1398063493fm Espace numérique entreprise. -Les outils du travail collaboratif. -février 2005 [en ligne] [référence du 20 février 2009, 16h]. -Disponible sur Internet : http://www.eric.lamidieu.org/public/pdf/outils_du_travail_collaboratif.pdf Swaminathan Kishore S. - Une nouvelle génération d'outils collaboratifs. avril 2008 [en ligne] [référence du 17 février 2009,17h]. Disponible sur Internet : http://www.accenture.com/countries/france/research_and_insights/outlook_magazine/editions/a vril_2008/avril08_technologiescollaboratives.htm Ruchon, Gilles, Vaccari, Eric, Vial, Serge. - Un outil de travail collaboratif au service des pratiques pédagogiques : Ovidentia. - novembre 2004 [en ligne] [référence du 17 février 2009, 17h]. Disponible sur Internet : http://ecogest.ac-grenoble.fr 11/12

Talmon Valérie. - Yoolink : un outil collaboratif dédié aux TPE. 16 janvier 2009 [en ligne] [référence du 19 février 2009, 13h]. Disponible sur Internet : http://www.tpepme.com/developper/multimedia/dossiers/2410-yoolink-un-outil-collaboratif-dedie-au-tpe.php Académie de Créteil. - Travail collaboratif : définition et outils. 13 février 2009 [en ligne], [référence du 19 février 2009, 15h30]. Disponible sur Internet : http://datice.accreteil.fr/spip.php?article62 Heuzé. Loïc. [2000], [référence du 19 février 2009, 14h00]. Disponible sur Internet : http://igm.univ-mlv.fr/~dr/xpose2004/heuze/ 12/12