Elaborer un «Référentiel d Organisation 2.0»

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1 Elaborer un «Référentiel d Organisation 2.0» Process Oriented, Human Centric & Graphic dans l environnement Microsoft SharePoint avec Microsoft Office Visio - Septembre Présentateur : Cédric Berger (Mark International) Participants : cberger@mark-international.ch Serge Guillard (Mark Company) sguillard@mark-company.com Malick Agody (ILEM S.A.) malick.agody@ilem.ch

2 Copyright , Cédric Berger & Serge Guillard «Toutes les informations mentionnées dans les documents et issues de cette présentation sont soumises aux règles de la propriété intellectuelle. Toutes exploitations à but commercial doivent faire l objet d une autorisation préalable des auteurs. En pénal, la contrefaçon est punie de deux ans d'emprisonnement et de d'amende.» Art. L Art. L Toute représentation ou reproduction intégrale ou partielle faite sans le consentement de l'auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause est illicite. Il en est de même pour la traduction, l'adaptation ou la transformation, l'arrangement ou la reproduction par un art ou un procédé quelconque. Droits et Copyright

3 Sommaire 1 ère Partie : Contexte & besoins Contextes Besoins Solutions 2 ème Partie : Concepts Le Référentiel d organisation (PHD Management ) Le système dynamique et égocentrique Le «Designs Utilisateurs Intuitifs» (NCC ) L approche isométrique 3 ème Partie : Solution La Technologie Microsoft SharePoint Interfaces utilisateurs (accueil, consultation, gestion) Démonstration : Prototype SharePoint Société MARKEM

4 LE CONTEXTE Un défi généralisé : à tous les secteurs d activité, sur tous les métiers, dans toutes les organisations l hôpital doit être un modèle d adaptabilité pour faire face aux défis du XXIe siècle un hôpital bien organisé, performant, tourné vers les patients et leurs besoins, et coopérant davantage avec les autres acteurs de la santé Agilité Performance Orientation client Coopération Ouverture (entreprise étendue)

5 POURQUOI? Pour répondre aux nouvelles exigences réglementaires, normatives et faire face aux risques, Pour documenter les projets de changement liés au processus opérationnel Certification Certifications ISO Accréditation Santé Prix Qualité NF Service Référentiel Angélique HES (Santé) TQM EFQM Maitrise des risques Sarbannes Oxlay COSO II NAS 890 (Suisse) LSF (France) Bale II ITIL HACCP HIPAA (aviation) Projets de changement CMM Implémentation ERP, CRM, SCM Lean Six Sigma Système de Gestion de projet Système de Gestion de la documentation (GED) n est pas suffisant Référentiel d Organisation (Système de Management)

6 Reférentiel d'organisation? Les référentiels dans l entreprise Référentiel SI Modélisation SI Cartographie SI Applications Urbanisation Infrastructure Référentiel risques Modélisation risques Référentiel compétences Modélisation compétences Référentiel processus Modélisation processus Cartographie Cartographie Le référentiel de Cartographie risques compétences processus l organisation Base de Données Source BPMS.info Une base structurée d information combinant différentes vues organisationnelles de l entreprise (aussi appelé Système de Management)

7 Le contexte 2.0? Selon Tim O Reilly (créateur du concept 2.0 en Nov. 2005), il s agit d utiliser les ressources informatiques pour améliorer la communication et la collaboration entre les hommes et un peu moins pour l automatiser. Selon Sam Palmisano (PDG IBM), il s agit d abaisser le centre de gravité des entreprises.

8 Le Référentiel d'organisation 2.0 selon Mark Company Les concepts classiques de GED 1- Le référentiel d organisation (PHD ) 2- Les liaisons dynamiques 3- L approche «Egocentri» 4- Le design Graphic & Process Oriented 5- L approche «Isométri» 6- La boucle d amélioration (4C ) 7- La logique de l action «Projess»

9 Concepts > Les classiques de la GED La Gestion Électronique des Documents ou GED est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents. C'est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document. Elle permet l'indexation et la numérisation des documents. (Source Wikipedia) Création - Modification Gestion des version Circuit de validation Suivi des évolutions Gestion de la diffusion Stockage - Archivage Indexation - Recherche Intégrité référentielle Gestion des propriétés et des modèles Utilisateurs (administrateurs, contributeurs, lecteurs, ) ACQUERIR GERER RESTITUER ORGANISER STOCKER DIFFUSER

10 Concepts > Référentiel d'organisation A la différence d une GED, qui ne fait que stocker des documents dans des répertoires, un référentiel d organisation est un système dynamique qui associe à la documentation, les activités et les acteurs de l entreprise. Qui fait quoi? Comment? Et avec quoi? Les cartes Organisationnelles (Processus) QUOI? QUI fait QUOI? Les profils Organisationnels (Ressources Humaines) QUI? Les supports Organisationnels (Documents et Outils) COMMENT? AVEC QUOI? Référentiel PHD

11 Concepts > Cartes Organisationnelles QUOI? Graphiques et Structurées, les cartes organisationnelles décrivent les activités, les flux et identifient les rôles et responsabilités selon des règles syntaxiques. Dynamiques, par liens hypertextes, les cartes permettent d accéder aux outils et aux documents organisationnels associés. Les processus clés (1 Niv) Les procédures graphiques (2 Niv) Les instruction de travail (3 Niv.) Les cartes de risques (3 Niv.)

12 Concepts > Profils Organisationnels QUI? Fiche de fonction Nom Fonction (= Rôle principale) Descriptif Compétences Identification des individus dans l entreprise, de leurs fonctions, de leurs hiérarchies, de leurs responsabilités, de leurs activités et de leurs compétences. Liste des Acteurs Rôles secondaires Les Fiches de fonction (Rôles) Liste des activités Les Profils Individuels Les Acteurs (Active Directory) et Organigramme leurs droits (contribution) Les Organigrammes Les Radars de Compétences Radar de compétences

13 Concepts > Supports Organisationnels Les Documents : Les politiques COMMENT? Les Outils : Les formulaires AVEC QUOI? Les tableaux de bord Les fiches techniques Les lexiques Les documents associés Documents de formation, Check list, Vues, logiciel, Grille de règles, aide applicative, etc Les feuilles de calculs (Excel) Les logiciels / les applicatifs Les instruments financiers.

14 Concepts > Les Liaisons dynamiques

15 Concepts > Egocentri «mes» Mes cartes Mes Compétences Mes favoris Mes Collègues Mes Outils Mes Documents Mes Rôle Mes fonctions

16 Concepts "Graphic & Process Oriented" Par processus

17 Concepts > Isométri Indicateurs de processus Balanced Scorcard Matrices rôles/activités Analyse du système (documentaire, cohérence ) Analyse «LIRE» ANALYSE Analyse de risques Analyse de fonctions Indicateurs de risque CONTROLE Indicateurs de performance clés (KPI)

18 Concepts > La boucle d'amélioration (4C ) La méthode 4C (for see) a pour but de construire un système d organisation dynamique basé sur les concepts d amélioration continue et de développement durable. Elle intègre dans le référentiel les quatre principes suivant : Clarifier Contrôler Capitaliser Communiquer

19 Amélioration Concepts > L'approche "Projess " Référentiel d Organisation Think Process Implémentation Gestion de projet Act Project

20 En résumé : 7 concepts du Référentiel d'organisation 2.0 Les concepts classiques de GED 1- Le référentiel d organisation (PHD ) 2- Les liaisons dynamiques 3- L approche «Egocentri» Process Oriented Human Centric 4- Le design Graphic & Process Oriented 5- L approche «Isométri» Graphic 6- La boucle d amélioration (4C ) 7- La logique de l action «Projess»

21 SOLUTION La technologie Ms SharePoint Les interfaces utilisateurs Les cartes organisationnelles Démonstration du prototype

22 Solution > Technologie Microsoft SharePoint La technologie SharePoint a atteint une véritable maturité technologique dans sa version 2007! 3eme version après SPS 2001 et SPS 2003, elle est devenue un des piliers incontournables de l'offre Office System ainsi que le pilier technologique des nouveaux Office Servers comme Excel Service, InfoPath Forms Server et Performance Point. Elle peut être résumée rapidement comme une «Site Factory» basée sur la notion de modèle. SharePoint 2007 peut ainsi gérer aussi aisément un site institutionnel, quelques blogs/wiki, une hiérarchie de GED jusqu'à une infinité d'espace de projet ou d'équipe. Et le tout basé sur une seule et unique infrastructure!

23 Solution > Technologie Microsoft SharePoint Gestion de contenu d'entreprise Faciliter l édition et la gestion des contenus et documents. Accès et mise en valeur de la connaissance Collaboration Synchroniser l activité entre collègues, partenaires et usagers. Productivité personnelle Accroître l indépendance et l efficacité des utilisateurs. Solutions Information Worker Construire des applications web et clientes intégrant du workflow et une interopérabilité avec les applications métier. En partenariat avec Version 3.0 Juin 2009 Fournir la bonne information à plus de personnes. Fondamentaux Plus de sécurité, de fiabilité, facilité de gestion. 2009, Copyright Cédric Berger Serge Guillard

24 Solution > Technologie Microsoft SharePoint Valeur ajoutée Accès à l'information et aux applications métiers pertinentes Organise les sites collaboratifs SharePoint, les sites intranet/internet, l'information existante Agrège et centralise la connaissance de l'entreprise Fonctionnalités clés Publication d'information (News, Documents, personnes, etc ) Agrégation de l'information (Documents, Sites, Personnes, ) dans des plans de classement dynamiques Agrège, organise, administre et provisionne les sites SharePoint Ciblage de contenu (filtre l'information en fonction de l'utilisateur) Recherche des documents, des sites collaboratifs et des personnes Propose des sites personnels "Mon Site" (espaces privés) Intégration d'applications métier (SSO) Bénéfices Rend l'information (utile et pertinente) accessible au niveau de l'entreprise de façon centralisée Connecte de façon simple les personnes et les sites collaboratifs L'information ciblée et facile d'accès permet d'être plus efficace dans son travail Infrastructure extensible pour bâtir des solutions spécifiques En partenariat avec Version 3.0 Juin , Copyright Cédric Berger Serge Guillard

25 Zone Lecteur Solution > Page d'accueil Rapide, intuitif, cohérent Recherche Carte (P) Organisation(H) Doc & Outil (D) Favoris Mon profil Mes Documents Vue Principale arborescente (par processus) Vues secondaires (métiers, niveaux...) Recherche MANAGEMENT REALISATION SUPPORT Zone contributeur Droits Création Validation Modifications.. Nouveautés

26 Zone Lecteur Solution > Page de consultation Les 3 volets NCC (Navigation, Contenant, Contenu) Favoris Mon profil Mes Documents Vue Principale arborescente (par processus) Vues secondaires (métiers, niveaux...) Recherche Zone contributeur Recherche Carte (P) Organisation(H) Doc & Outil (D) 1. Le résultat de la recherche Par processus Par 1 clic sur le graphe Par la vue principale Par favoris Par mots clés Par Nouveautés 2. Le contenu des onglets Visualisation du document : Format Ms office Format Graphe HTML Format HTML Droits Création Validation Modifications.. Demande d information (questions, nouveau besoin, demande de modification) Impression

27 Solution > Prototype "Référentiel d'organisation"

28 Conclusion > Bénéfices Bénéfices Fonctionnels : Généralisation de la recherche Par mots clés Par processus Interface homogène Le concept NCC Intégrité référentielle Système de gestion des modifications natifs Mise à jour dynamique des liens Mise en œuvre des règles de gestion Sur les éléments organisationnels Des modifications et améliorations Bénéfices Techniques : Environnement Homogène (Microsoft) Bureautique Microsoft Office (dont Visio) Serveur de gestion de contenu (Ms SharePoint) Baisse des couts de licences Déploiement simplifié Distribution de package wsp Outils bureautiques existant Maintenance unique Un seul système à gérer et à maintenir CustomDev vs logiciel Personnalisation de Ms SharePoint (pas de logiciel spécifique) Maintenance réduite (suivi des évolutions Microsoft)

29 Débat - Echanges