Les fichiers de gestion internes des

Dossier Prospection politique : le guide pratique de la cnil Le blog, un outil à manier prudemment en campagne e Les recommandations de la CNIL visent à protéger la vie privée et la liberté des citoyens. Elles s appuient notamment sur la loi du 6 janvier 1978 (dite «Informatique et Libertés») modifiée par la loi du 6 août 2004 et la loi pour la confiance dans l économie numérique du 21 juin 2004. La CNIL a publié le 5 octobre 2006 les règles à respecter lors des opérations de prospection e, constituant un guide pratique bien utile pour les candidats. Les fichiers de gestion internes des entreprises, des administrations et collectivités locales ne peuvent en aucun cas être utilisés à des fins de prospection politique (Art. 226-21 du code pénal - 5 ans d emprisonnement 300 000 euros d amende). la prospection par e-mailing La liste e peut être utilisée à condition de ne pas faire de tris sur la base de la consonance des noms ou du lieu de naissance. née l invitant, par exemple, à entrer en contact avec le parti, l élu ou le candidat. Ce message doit préciser que les coordonnées de la personne parrainée sont effacées à l issue de cette opération ainsi que l identité de la personne (le parrain) qui a transmis au parti, à l élu ou au candidat les coordonnées de la personne démarchée. Le parti politique, le candidat ou l élu est responsable la gestion des fichiers d adhérents et sympathisants Toute personne doit être informée, en cas de recueil de données la concernant (exemple : bulletin d adhésion) de la finalité de ce recueil, des destinataires et des modalités d exercice de leur droit d accès, de rectification et de radiation. L accès aux fichiers et la communication éventuelle des listes d adhérents doit être réservé aux responsables des partis et aux personnels administratifs. Possible ou risqué? Le député-maire organise depuis plusieurs années un «chat» (dialogue sur Internet) sur Internet ou un rendez-vous «Allo M. le Maire». Peut-il continuer en période pré-e? Le maire signe l éditorial du site internet municipal de la ville où il se présente aux élections législatives ou municipales. Peut-il continuer en période pré-e? Le blog est un site internet simplifié permettant aux internautes de publier une réaction à un article. Le blog crée une proximité avec les internautes, mais pose plusieurs problèmes en campagne e : il expose le candidat au risque de diffamation (le responsable du site est responsable même si ce n est pas lui qui tient des propos diffamatoires), l hébergement sur un site gratuit recourant à de la publicité reste toujours risqué Le problème des «blogs spontanés de soutien» à un candidat présente également un risque (voir «possible ou risqué?»). Notre recommandation est d utiliser un blog modéré, où un administrateur valide les contenus et les réactions avant leur mise en ligne, avec un hébergement payant. Il est plus prudent de suspendre ce type de service pendant la campagne e. Rien ne le lui interdit formellement, dès l instant où l éditorial n est pas politique. Les fichiers commerciaux peuvent être utilisés si une information claire et transparente des personnes a été donnée avant l utilisation de leurs données à ces fins et à l occasion de l envoi des messages politiques. En pratique, les fichiers d e-mailing actuellement disponibles sur le marché sont essentiellement des fichiers «d opt in commercial». La CNIL recommande donc que les prestataires qui louent ces fichiers à des fins de prospection politique adressent aux internautes concernés un courriel pour les en informer et leur permettre de s opposer, si elles le souhaitent, à cette utilisation. Lors de la réception des messages, il faut informer les personnes prospectées sur l origine du message, le fait que le parti, le candidat ou l élu ne dispose pas de leur adresse mais a recours à un prestataire et enfin sur la possibilité de refuser à tout moment de recevoir ces messages politiques. Le parrainage est autorisé mais un seul et unique message doit être envoyé à la personne parrai- de l opération et doit donc s assurer que le fichier loué est conforme à la loi et déclarer ces opérations à la CNIL (télédéclaration simplifiée en référence à la norme n 34). Des mesures de sécurité doivent être mises en œuvre comme des contrôles d accès logiques (codes d accès et mots de passe individuels) et le cryptage des données en cas de transmission de fichiers par internet. Il y a exonération de déclaration pour les fichiers des membres ou des personnes qui entretiennent des contacts réguliers dans le cadre de l activité politique et télédéclaration simplifiée pour les fichiers de contacts occasionnels, sites internet, blogs, fichiers de communication politique. Enfin, les fichiers de portables pour de la prospection politique par SMS sont à proscrire. Le SMS reste autorisé (et bien pratique!) pour les membres, adhérents ou sympathisants. guide pratique de la CNIL à l intention des partis politiques, téléchargeable sur www.cnil.fr La ville peut-elle lancer une nouvelle version de son site Internet en 2007 si son maire est candidat? La ville peut-elle lancer un «chat» avec le maire quelques semaines avant le scrutin si le maire est candidat à la mairie ou aux législatives? De nombreux «blogs spontanés de soutien à un candidat» fleurissent Le candidat doit-il les intégrer dans son compte de campagne? Peut-on citer des articles de presse sur le site ou le blog du candidat? Le candidat peut-il mettre en place un numéro vert (appel gratuit) pendant les trois mois précédant le scrutin? Un élu peut-il utiliser son adresse électronique d élu (exemple : maire@ville-xx.fr) pendant la campagne e? Un «expert» bénévole aide le candidat à créer son site Internet. Le coût du site doit-il être réintégré dans les comptes de campagne? Un candidat peut-il proposer sur son site un système de soutien financier avec paiement par carte bancaire? Un candidat peut-il héberger son site chez un fournisseur gratuit? Un candidat peut-il acheter des mots-clés sur Google? (exemple : achat du nom des ses compétiteurs ) OUI, dès l instant où le site ne met pas en valeur le candidat, même s il est judicieux de ne pas l ouvrir en pleine campagne e. NON, le lancement d un tel service est de nature à mettre en valeur le candidat avec un dispositif financé par la collectivité. NON, si les blogs sont différents et réellement spontanés, ils n engagent pas le candidat. NON, toute citation est soumise à autorisation. Seul un lien avec ouverture de fenêtre nouvelle est autorisé. NON, ce dispositif étant assimilé à une démarche publicitaire. NON, il doit utiliser une adresse personnelle. Ceci peut être risqué. Mieux vaut avoir une facture, même faible, d un prestataire. OUI, mais les citoyens doivent s engager à utiliser un moyen de paiement personnel (pas de carte d entreprise). En théorie, OUI dès l instant où tous les autres candidats ont accès au même service. En pratique, mieux vaut une facture au dossier. NON, cela est assimilé à de la publicité et devient interdit pendant les 3 mois précédant le scrutin. Un parlementaire dispose d un site financé avec le budget informatique mis à la disposition de chaque député. Peut-il l utiliser pendant sa campagne? NON, son site parlementaire ne doit évoquer que son activité au Parlement et il doit se créer un autre site ou blog de campagne. page 8 Gestion Relation Citoyen n 2 9

Dossier Le calendrier 12 mois avant La période de comptabilisation des dépenses et des recettes pour les élections législatives de juin 2007 s ouvrira donc le 1 er juin 2006. Dépenses à prendre en compte dans le compte de campagne Réalisation et hébergement du site Internet Attention aux blogs et sites gratuits, attention aux bénévoles «experts». Campagne de SMS L activité du site Internet municipal ou parlementaire n est pas concernée dès l instant où il n y a pas mise en valeur d un candidat. Référence dans le code L. 52.4 Dans le cadre des dépenses es, la période prise en compte est «l année précédant le 1er jour du mois d une élection jusqu à la date du tour du scrutin où l élection a été acquise». (article L.52-4) Rappel : si la campagne e donne lieu à utilisation de moyens pris en charge par une collectivité (ex. : ligne téléphonique dans la permanence d un député sortant prise en charge par l Assemblée nationale, utilisation du site Internet parlementaire financé par l Assemblée nationale), il convient que le candidat REMBOUR- SE à l Assemblée les dépenses et les affecte dans son compte de campagne 6 mois avant Pendant les six mois qui précèdent le premier jour du mois dans lequel commence l élection (le 1 er octobre 2006 pour les élections présidentielles et le 1 er septembre 2007 pour les élections municipales). Promotion de l action de la collectivité (bilan de mandat) Le fonctionnement normal d un site municipal, y compris son ouverture, reste possible, dès l instant où : - il n y a pas de publication du bilan de l équipe ou du maire. - il n y a pas de mise en valeur particulière de l action d un candidat. => règles de prudence et de bon sens Référence dans le code L. 52.1 alinéa 2 A compter du premier jour du sixième mois précédant le mois au cours duquel il doit être procédé à des élections générales, aucune campagne de promotion publicitaire des réalisations ou de la gestion d une collectivité ne peut être organisée sur le territoire des collectivités intéressées par le scrutin. Rappel : le candidat peut en revanche naturellement faire un bilan de son action sur son site de campagne, mais ne doit dans ce cas bénéficier de moyens logisitiques mis à sa disposition par la collectivité, une société d économie mixte, un établissement public ou une entreprise délégataire d un service public ou une association liée à ces personnes morales de droit public. 3 mois avant (1 er mars 2007 pour les élections législatives et 1 er décembre 2007 pour les élections municipales sauf modification du calendrier) Internet n est pas considéré comme une publicité commerciale 1 mais il faut éviter : - l achat de mots-clés sur Google - l achat de bandeaux publicitaires - le référencement payant sur les moteurs de recherche - l hébergement sur des sites gratuits ayant recours à de la publicité. L. 52.1 alinéa 1 «Pendant les trois mois précédant le premier jour du mois d une élection et jusqu à la date du tour de scrutin où celle-ci est acquise, l utilisation à des fins de propagande e de tout procédé de publicité commerciale par la voie de la presse ou par tout moyen de communication audiovisuelle est interdite.» 1 jugement du Conseil d Etat (Elections municipales de Rodez (8 juillet 2002) La veille du scrutin (à partir de 0 heure) Diffusion de tout contenu pendant cette période (web, journal électronique...) En clair, il ne faut plus modifier les contenus du site le vendredi soir à 23h59 et ne plus envoyer de newsletters. Le site peut cependant rester en ligne. Attention aux blogs, car un internaute pourrait poster une réaction assimilée à de la propagande. Conseil : si le blog n est pas modéré, fermer la fonction contributive. Le jour du scrutin (jusqu à la fermeture du dernier bureau de vote) Diffusion de résultats, même partiels Rappel : il ne faut plus modifier les contenus du site le vendredi soir à 23h59. Le site peut être remis à jour à partir de la fermeture du dernier bureau de vote. Rappel : les adresses électroniques des internautes abonnés à une newsletter ne peuvent être conservées sans leur accord au delà du scrutin. Article L49 (Loi nº 85-1317 du 13 décembre 1985 art. 22 Journal Officiel du 14 Décembre 1985) (Loi nº 2004-575 du 21 juin 2004 art. 2 V Journal Officiel du 22 juin 2004) Il est interdit de distribuer ou faire distribuer, le jour du scrutin, des bulletins, circulaires et autres documents. A partir de la veille du scrutin à zéro heure, il est interdit de diffuser ou de faire diffuser par tout moyen de communication au public par voie électronique tout message ayant le caractère de propagande e. Article L. 52-2 «En cas d élections générales, aucun résultat d élection, partiel ou définitif, ne peut être communiqué au public par la voie de la presse ou par tout moyen de communication audiovisuelle ( ) avant la fermeture du dernier bureau de vote ( ).» Le gendarme des élections : la commission nationale des comptes de campagne et des financements politiques La Commission a été créée par la loi n 90-55 du 15 janvier 1990 relative à la limitation des dépenses es et à la clarification du financement des activités politiques. Elle a été mise en place le 19 juin 1990. Commission administrative indépendante, son rôle est désormais considérable. Le rôle de la commission est de contrôler les comptes de campagne des candidats aux élections présidentielles, européennes, législatives, régionales, cantonales, municipales, territoriales et provinciales (0utre-Mer) dans les circonscriptions de plus de 9000 habitants. Pour exercer sa mission, la Commission peut demander à des officiers de police judiciaire de procéder à toute investigation jugée nécessaire pour l exercice de sa mission (article L. 52-14). La Commission approuve, réforme, ou rejette les comptes examinés. Elle saisit le juge de l élection lorsque le compte de campagne a été rejeté, n a Regis LAMBERT Secrétaire Général de la Commission nationale des comptes de campagne et des financements politiques participe aux travaux du Club Moderrnier la Vie Loc@le. Le club moderniser la vie loc@le pas été déposé ou déposé hors-délai ou s il fait apparaître après réformation un dépassement du plafond des dépenses es (article L.118-3). Elle transmet enfin au procureur de la République compétent tout dossier pour lequel des irrégularités de nature à contrevenir aux dispositions des articles L.52-4 à L.52-13 et L.52-16 du Code auraient été relevées (notamment pour les infractions en matière de don et pour des dépenses pouvant être qualifiées d «achat de suffrage» faisant encourir des peines pouvant aller jusqu à deux ans de prison (article L.106 et article L.108). Elle arrête le montant du remboursement forfaitaire dû par l État et fixe, dans tous les cas où un dépassement du plafond des dépenses es a été constaté, une somme égale au montant du dépassement que le candidat est tenu de verser au Trésor Public (article L.52-15). www.cnccfp.fr Le Club a été fondé en 2005 par localeo, TEAMNET et INFORM ELU. Il est présidé par Jean-Paul FABBIANI. Au fil des mois, le Club est devenu un lieu de rencontre et d échanges apprécié entre les acteurs du changement dans le monde territorial : collectivités locales pionnières dans les chantiers de modernisation de leur fonctionnement et sociétés offrant des solutions innovantes. Chaque mois, un petit déjeuner permet d aborder un sujet : les moyens de paiement dans les collectivités, améliorer l accueil des citoyens dans les collectivités locales, les outils de conduite du changement Deux séminaires ont été également organisés par le Club en 2006 et de nombreuses manifestations sont prévues en 2007. En quelques mois, près de 450 élus, cadres territoriaux ou collaborateurs de cabinet ont fréquenté le Club Moderniser la Vie Loc@le. Blog du club : http://www.mvl-asso.org/ page 10 Gestion Relation Citoyen n 2 11

Créez votre tv municipale en trois clics! Une vague d innovations technologiques est en train de révolutionner la diffusion de contenus vidéo sur Internet. La vidéo est particulièrement adaptée à la communication municipale par sa proximité, sa réactivité et l absence du problème des droits. La vidéo sur Internet n était pas simple, jusqu à ces derniers mois. Côté internautes, pour visionner votre film, il fallait procéder au fastidieux téléchargement d un «player» car, vous l aurez remarqué, vous n avez jamais la bonne version de Real Player, Windows Media Player ou QuickTime! Côté éditeur, c était pire : il fallait «encoder» votre programme à l aide d un puissant ordinateur connecté à une ligne à haut débit, ce qui prenait plusieurs heures et ce pour chacun des formats choisis! Résultat : 3 à 4 heures de travail pour diffuser 15 minutes de vidéo! Oubliez tout cela, grâce à des solutions technologiques nouvelles, apportées par de nouveaux acteurs. localeo a investi dans Wevod, jeune société française qui propose un service dont la simplicité est spectaculaire. Jugez plutôt : vous encodez en quelques secondes tout contenu vidéo, quelle que soit sa taille ou sa source (d une camera professionnelle ou même de votre téléphone!) et ce contenu se trouve automatiquement en ligne sur votre site internet, sur un podcast et bientôt en téléphonie 3G. Si vous voulez intégrer cette vidéo dans un article sur votre site Internet, un simple copier-coller suffit! L internaute, de son côté, peut lire la vidéo sans avoir à télécharger un «player» dès l instant où son navigateur supporte le FLASH, ce Page 12 Gestion Relation Citoyen n 2 qui est le cas de 98 % des navigateurs en service dans le monde. Pour une collectivité, les usages sont nombreux. On peut donner quelques exemples : Reportages sur la vie de la commune ou des associations, montrant de nouvelles réalisations, le débat budgétaire au conseil municipal, des initiatives intéressantes des associations. Messages d urgence : un évènement grave survient dans la commune et le maire souhaite s adresser aux habitants. Son intervention est enregistrée et diffusée quelques minutes plus tard. Un flash par mail ou SMS invite les habitants à visionner l intervention de leur maire. TV-conseil de la Jeunesse : les jeunes réalisent eux-même des reportages sur les travaux du conseil de la Jeunesse ou sur la ville. Visite virtuelle de l Hôtel de Ville ou de sites remarquables de la commune. TV-Emploi : la mairie propose gratuitement aux demandeurs d emploi d enregistrer et de diffuser leur CV vidéo. «la Ville de Rosny-sous-Bois a été la première collectivité en Europe à diffuser un podcast video quotidien. Les habitants de la région visionnent ainsi un journal local sur leur baladeur MP3, par exemple dans les transports en commun.» Questions - réponses Une ville peut-elle diffuser ses vidéos sur un serveur «gratuit», type YouTube? Est-il intéressant de faire du «direct» (exemple : conseil municipal)? Quel est l intérêt pour une ville de créer un podcast? Doit-on disposer d une caméra professionnelle et quelles sont les contraintes? Quel est le coût d une plate-forme de diffusion vidéo comme celle de Wevod distribuée par localeo? Peut-on faire du montage ou ajouter des titres, de la musique? Quel matériel télécom ou informatique est nécessaire pour l utilisation de la plateforme Wevod? NON, ce type de service s adresse aux particuliers pour des vidéos personnelles, mais n est pas adapté pour une ville qui a besoin d une garantie de qualité. Les serveurs gratuits dégradent la qualité de diffusion en fonction du trafic et peuvent retirer sans condition vos vidéos publiées. NON, la vidéo en direct, sauf événements très exceptionnels, est peu intéressante au regard des coûts et de l infrastructure nécessaire. Mettre en ligne un conseil municipal dans les heures qui suivent sa tenue est largement suffisant. Les internautes préfèrent regarder les vidéos quand ils veulent et où ils veulent, notamment sur leur ordinateur ou balladeur. Le podcast est idéal pour une publication à périodicité irrégulière. L internaute s abonne à votre programme et, dès qu une nouvelle video est publiée, la reçoit sur son PC ou son balladeur MP3. Il peut ainsi la visionner quand il veut. NON, tout contenu vidéo est géré, même d une webcam. L idéal est une bonne camera amateur numérique avec enregistrement sur disque dur. Le principal est, comme toujours, d avoir un bon éclairage et une bonne qualité de son. Selon la taille de la ville et la volumétrie des contenus, l abonnement à la plate-forme est de l ordre de 5 à 10 000 HT par an. OUI, naturellement. Il suffit de faire un montage avec un logiciel type imovie sur Mac ou Movie Maker sur PC. Aucun. La plate-forme est entièrement accessible via le Web et il suffit d un PC ou Mac connecté à Internet. La vidéo va devenir le contenu-clé sur Internet Le rachat du site de diffusion de vidéo YouTube par Google, pour 1,65 milliard de $ le 9 octobre 2006 a mis au jour une évidence : Internet sera la télévision de demain. Une télévision qui contient des millions de programmes et dont le réseau de diffusion ne dépend plus d une infrastructure lourde type satellite, câble ou relais hertziens. Plusieurs villes ont déjà compris ces enjeux et ont lancé leur télévision municipale : Asnières-sur-Seine, Rueil-Malmaison, Boulogne-Billancourt, Corbeil-Essonnes, Grenoble... Fontenay-sous-Bois ou Rosny-sous-Bois ont même un podcast vidéo. 13

Sms : un outil de communication au service des villes Le SMS est devenu en quelques années le moyen de communication écrit le plus utilisé en France avec près de 15 milliards de SMS échangés en 2006, soit 30 messages par mois et par personne, chiffre qui monte à 80 chez les jeunes! S il met à mal l orthographe, le SMS présente de nombreux avantages : il est «non intrusif», économique (25 fois moins cher qu un courrier postal 1 ) et efficace. Pour une collectivité locale, le SMS peut être utilisé à plusieurs fins : SMS d alerte individuelle : envoi d un message aux parents d un enfant absent à l école ou d un lecteur n ayant pas rendu un livre à la bibliothèque. SMS d alerte collective : envoi d un message aux parents en cas de retard d un transport scolaire, d informations du centre de loisirs dans lequel se trouve leur enfant. SMS d informations municipales informant les citoyens d une manifestation locale. fichiers publics de numéros de portables et l envoi d un SMS ne garantit pas que le destinataire le lira. Le SMS n est dans ce cas qu un complément utile. Le SMS est un outil bien adapté à la communication municipale à condition de respecter les règles rappelées dans notre tableau et de bien cibler les destinataires. L ANPE triple l efficacité de ses convocations en utilisant le SMS SMS entrants, permettant au citoyen de signaler un problème ou de poser une question simple, si la ville dispose d une plate-forme Gestion Relation Citoyen. Questions - réponses Comment se procurer des fichiers de numéros de portables? Est-il possible d inscrire les parents (crèche, école, centre de loisirs) à partir du numéro enregistré dans leur dossier? Comment envoyer plusieurs milliers de SMS? Quel est le coût d un envoi par SMS? En matière d alerte, rappelons cependant que le SMS ne peut à lui seul gèrer les plans de prévention de risques naturels, type innondation : en effet, il n y a pas de Vous devez constituer votre propre fichier car il existe peu de fichiers commercialisés et la loi vous oblige à recueillir le consentement préalable du citoyen («opt-in»). En pratique, le mieux est d inciter les citoyens à s inscrire volontairement sur le site internet de la ville ou en remplissant une fiche proposée à l accueil de votre mairie. Oui, mais il faut préciser, au moment du recueil du numéro de portable, l usage qui en sera fait par la collectivité La collectivité doit s abonner à une plate-forme d émission de SMS, accessible par Internet, permettant de diffuser des SMS à des listes d inscrits. Ce type de plate-forme peut diffuser plusieurs centaines de SMS en quelques secondes. Outre l abonnement à la plate-forme (environ 125 HT par mois), le coût d envoi est de 0,10 à 0,15 TTC par SMS émis. Dans le cadre du plan de mobilisation pour l emploi des jeunes, l ANPE a décidé de tester, au cours de l été 2006, une communication par SMS dans le bassin d emploi de Dunkerque, auprès des chômeurs de moins de 25 ans. D après les responsables de l ANPE, 80 % des jeunes contactés se sont présentés au rendez-vous contre seulement 30 % lors d une convocation par courrier. Le directeur délégué de l ANPE a également souligné le gain de temps ainsi que l économie réalisée par rapport au coût d un courrier papier. OFFRE D ESSAI Testez gratuitement la plate-forme SMS de localeo pendant 30 jours avec un pack de 100 SMS offerts. Offre réservée aux collectivités locales ou élus. Pour en bénéficier, envoyez un courriel à : info@localeo.com ou appelez le 0 820 600 405. Mieux vous former est notre métier France Action Locale est un organisme spécialisé dans la formation des élus et des fonctionnaires territoriaux. L offre de France Action Locale est unique et repose sur une vraie connaissance du paysage local. La liste de formations proposées est très complète et leur mode d exécution extrêmement souple : inter, intra, formations en ligne. Nous proposons ainsi un programme de formation original intitulé Public Performance, qui permet aux collectivités de saisir l opportunité des nouvelles technologies pour faire évoluer leur méthode de travail. France Action Locale est également précurseur dans le domaine de la formation en ligne pour les élus locaux, et propose un grand nombre de modules de formation à distance, bâtis sur un modèle pédagogique unique, permettant un apprentissage progressif en toute convivialité. France Action Locale, filiale du Groupe Demos, satisfait aux prescriptions de la loi du 12 juillet 1972 pour la formation des agents et est agréée par le ministère de l intérieur pour la formation des élus locaux en application de la loi du 3 février 1992. Quel matériel telecom ou informatique est nécessaire pour l utilisation d une plate-forme d envoi de SMS? Aucun. La plate-forme est entièrement accessible via internet et il suffit d un PC ou Mac connecté à internet. Aucun coût telecom autre que celui de la connexion internet n est à prévoir. 1 Le coût de revient d un courrier postal sortant d une administration est, selon plusieurs études, de 2,40, incluant affranchissement et coût de traitement du «parapheur» www.inform-elu.com formation@inform-elu.com 23, rue de Saint Pétersbourg 75008 Paris Tel : 01 58 59 00 10 Fax : 01 58 59 00 11 page 14 Gestion Relation Citoyen n 2