Office Central de la Coopération à l Ecole Association 1901 reconnue d utilité publique

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1 , 22, rue des Sablières BORDEAUX Tel : Fax : Courriel : ad33@occe.coop Site Internet : QUESTIONS posées à l OCCE lors de la FORMATION des DIRECTEURS 1) Comment fermer une association autonome? La dissolution d une association est généralement prévue précisément dans ses statuts. Dans le cas général, une assemblée générale de dissolution doit être convoquée. Elle nomme une personne chargée de la liquidation selon les principes décidés, généralement une rétrocession des avoirs à une association poursuivant les mêmes buts que celle que l on dissout. 2) Que faut-il faire concernant la présence de matériel personnel à l école? Tout bien personnel utilisé dans le cadre des activités coopératives est couvert par le contrat d assurance souscrit par l OCCE. L usage de matériel personnel sans lien avec les enseignements engage la responsabilité de l usager. 3) Que faut-il faire concernant la présence à l école de matériel appartenant à la coopérative? Tout bien entreposé dans les locaux municipaux doit faire l objet d une autorisation municipale préalable. 4) Qu est-ce qu une caisse des écoles? La caisse des écoles est une structure associative para-municipale. Elle peut gérer des fonds publics et des fonds privés selon les missions qui lui sont confiés par la municipalité. Un régisseur peut être nommé pour exécuter les ordres de gestion de la caisse des écoles. (cf wikipédia pour information complémentaire, RLR et BO pour davantage de précisions) 5) La cotisation doit-elle être facultative, d un montant fixe, variable? La participation des familles aux frais de début d année est facultative, elle peut être d un montant fixe par élève ou variable en fonction du nombre d enfants de la même famille scolarisé dans l école. Dès lors que les enseignants renouvellent leur adhésion à l OCCE, la cotisation à l OCCE est obligatoire. La coopérative déclare son effectif conformément à celui de l école afin de respecter les dispositions de la circulaire du ministère de l Education Nationale n du 23 Juillet ) La coopérative peut-elle recevoir des dons? Oui mais seuls les dons émanant de personnes complètement extérieures aux activités de la coopérative peuvent bénéficier (via l OCCE) d un reçu spécifique permettant une réduction d impôts. Page 1 sur 6

2 7) Comment faire avec les subventions municipales? Que proposer à la Mairie? La gestion de l argent public est soumise à de plus en plus de contrôles, et cela est préférable. Le Conseil d Administration de l OCCE a souhaité que le nombre de subvention municipale baisse et propose que partout où cela est possible, la municipalité garde en gestion l argent public et le mette à la disposition des enseignants à l image de ce qui se fait partout pour les fournitures scolaires. 8) Que faire si le mandataire ne communique pas les comptes? Signaler à l OCCE ce type de dysfonctionnement. 9) Quel est le rôle des parents à propos de la coopérative? Les parents doivent en premier lieu être informés le plus possible de tout ce qui est fait de l argent qu ils ont directement ou indirectement fourni. La participation bénévole des parents en complément de celle des enseignants est nécessaire à l encadrement de toutes les activités coopératives et notamment celles qui ont lieu en dehors des murs de l école. Nous parlons ici des parents en général. Les associations de parents d élèves, les représentants des parents d élèves au Conseil d Ecole n ont pas de prérogative particulière concernant le fonctionnement de la coopérative ou la vérification de ses comptes. Toutefois il est très préférable que l avis du Conseil d Ecole soit sollicité notamment à propos des participations financières demandées aux familles. 10) Est-ce que les élèves peuvent manipuler de l argent? Oui mais cela n a rien d impératif. 11) Peuvent-ils effectuer directement des achats? A priori non, les achats sont principalement à effectuer par chèque par le mandataire. On peut envisager que dans un cadre précis les élèves soient associés aux décisions d achat et les effectuent au cours d une sortie scolaire. 12) Quand un projet est-il coopératif? Un projet est coopératif dès lors qu il prévoit 3 axes de travail o Découverte, création, communication la participation active des élèves par o la construction du projet avec eux o un réel partage des tâches et des responsabilités tout au long du projet o une évaluation collective tout au long du projet un état d esprit respectueux des décisions collectives Page 2 sur 6

3 13) Peut-on tout acheter au nom de la coopérative scolaire? Non parce que les activités coopératives sont directement liées à la sécurité des élèves, à l application du règlement intérieur de l école, au respect des statuts de l OCCE. Quelques principes généraux : - Tout ce qui ne peut pas être mis directement entre les mains des élèves ne doit pas être acheté par la coopérative. - Tout ce qui relève des enseignements obligatoires est acheté avec les fonds de la municipalité. - Tout ce qui engage la coopérative sur plus d une année scolaire ne doit pas être mis en œuvre. - Tout ce qui donne lieu à la signature d un contrat, d une convention doit être soumis à l approbation préalable de l OCCE. 14) Comment rédiger une convention de partenariat avec l IA pour une coopérative autonome? Les coopératives OCCE ne sont pas soumises à la rédaction d une telle convention puisque l OCCE est signataire de conventions avec le Ministère, le Rectorat et l Inspection Académique. Pour répondre à la question posée, les conventions signées sont basées sur : - Statuts et règlements intérieurs signés par au moins 2 administrateurs, - Liste et qualité des administrateurs, - Récépissés des déclarations de dépôt des statuts en Préfecture, - Récépissés des déclarations des administrateurs en Préfecture, - Compte-rendu des 3 dernières assemblées générales ordinaires, - Les rapports des contrôleurs aux comptes des 3 dernières années, - Bilan financier et quitus des 3 dernières années d exercice, - Attestation d assurance au nom de l Association, - Etat de la liste des adhérents de l année en cours, - Projet de budget de l année à venir mettant en évidence la pérennité de l association, son équilibre financier, son indépendance financière, - Projet d activité de l année à venir mettant en évidence les liens entre les activités de l association, le socle commun de compétences, les instructions officielles de l Education Nationale, le projet d Ecole. 15) Comment impliquer les élèves de maternelle dans un projet coopératif? Les activités menées en école maternelle pour la socialisation des élèves sont les principaux éléments constitutifs de la construction de la coopération entre élèves. Les rendre responsables, autonomes, respectueux des autres, des décisions collectives sont des objectifs poursuivis à la fois par l OCCE dans son projet coopératif et par l Ecole Maternelle. 16) Comment se fait-il que pendant une formation de directeur sur le thème de «l argent à l école» l exposé soit d une part organisé par l OCCE et que d autre part à aucun moment ne soit prononcé le mot de «gratuité» et son principe au sein de l Ecole? (mot «gratuité» utilisé une seule fois lors de la présentation PPT) L OCCE est présent dans 85 % des écoles de Gironde cela nous donne une certaine légitimité pour présenter les problèmes de gestion de l argent à l école. «L Ecole est gratuite». Les activités menées par la coopérative peuvent ne pas l être. Page 3 sur 6

4 17) Comment fait-on pour quitter l OCCE? Il suffit pour cela d informer l OCCE par courrier signé de tous les enseignants de l école. Nous mettons ensuite ensemble les éléments nécessaires - à la cessation d activités de la coopérative, o prise en charge des archives des 10 dernières années o vérification comptable par l OCCE - à la fermeture du compte bancaire, o annulation des procurations et mandats o fermeture du compte - à la cession des biens et avoirs 18) Pourquoi les enfants doivent-ils avoir une «individuelle accident» s ils sont couverts par l OCCE? Tout un chacun peut être couvert par plusieurs contrats d assurance. Il faut tout d abord distinguer les assurances collectives des assurances individuelles, elles n ont pas la même portée, les mêmes garanties. Tout responsable associatif se doit d assurer ses adhérents même s ils sont couverts par un autre contrat. Donc quand un enfant est inscrit à plusieurs clubs ou associations il sera couvert par plusieurs contrats. Les enseignants mettant en œuvre une sortie scolaire facultative doivent renseigner un formulaire faisant état de la mention : Il a été vérifié qu'il a été souscrit une assurance responsabilité civile/individuelle accidents Il est donc nécessaire de demander aux familles si elles ont procédé à la souscription d une telle assurance. D autre part la circulaire fait état de : La souscription d'une assurance collective est possible par l'association ou la collectivité territoriale qui participerait à l'organisation de la sortie Ce qui est désormais le cas pour toutes les coopératives affiliées à l OCCE. 19) Pourquoi le directeur n est-il pas systématiquement le mandataire de la coopérative? Parce que le directeur n est pas, dans le cadre de ses fonctions, chargé de la gestion de la coopérative scolaire. Nous nous devons donc de proposer à tout enseignant d assumer le rôle de mandataire. Ensuite les choses relèvent de la décision de l équipe enseignante. La coopération, c est l investissement de tous et nous sommes donc favorables au partage des tâches. 20) Combien de temps doit-on conserver les archives comptables de la coopérative? 10 ans pour une coopérative OCCE Page 4 sur 6

5 21) Doit-on faire une sortie-papier du logiciel? Le logiciel est-il gratuit? Comment l obtient-on? Le logiciel OCCE est gratuit, il est téléchargeable sur notre site internet ou diffusé par mail sur simple demande. Il existe en plusieurs versions en fonction du support utilisé (Excel, Open Office), en fonction de la mise en place ou non de régie d avance (coopératives de classe). Mieux vaut faire une impression papier de temps en temps, faire des sauvegardes sur plusieurs supports (disque dur, clef usb ou envoi pour stockage à l OCCE) 22) Quelle est l utilité des cartes d adhérents? Les cartes d adhérents sont pour nous le signe de l adhésion. Un document explicatif les accompagne sur les usages possibles comme : o L identification des élèves au cours d une sortie scolaire o Le suivi de prêts de livres de bibliothèque o Les différents tirages au sort de quelque nature que ce soit 23) Comment relier un projet de classe à un projet OCCE? (potager, sorties, ) Un projet «OCCE» ou projet coopératif est identifiable parce que les enfants participent à la construction du projet. Ils le réalisent, le gèrent, l évaluent. 24) Comment présenter et clarifier le fonctionnement de la coopérative en début d année scolaire? Un courrier aux familles permet d expliquer à quoi sert la coopérative à la fois par l argent qu elle recueille et les projets qu elle met en œuvre. C est aussi une explication permanente En faisant état à chaque fois que nécessaire que la coopérative participe à l organisation de telle ou telle manifestation et cela dans un but précis. 25) Quelles manifestations peut-on mettre en place pour financer des projets coopératifs? Les coopératives peuvent mettre en place 6 activités à but lucratif par an les plus fréquentes sont : o La fête de fin d année o Le loto, une tombola o Une animation autour de carnaval 26) Comment formaliser l implication des élèves au projet coopératif au cycle 1? Par plusieurs biais, en premier lieu l aspect institutionnel des réunions de coopérative, des moments de débats, d échange Mais aussi par un affichage auquel on fera référence fréquemment retraçant les décisions prises, les projets à venir, les engagements, les responsabilités prises, 27) Le contrat d assurance de la coopérative couvre-t-il une chorale d école à 20 h dans une salle communale? le contrat couvre-t-il les élèves, le matériel, les dommages causés aux biens? Oui dans la mesure où la totalité de l effectif de l école a été déclaré comme adhérent à l OCCE. Page 5 sur 6

6 28) L IDDAC prête du matériel, qui doit signer la convention de prêt? L OCCE est adhérent à l IDDAC, toutes les coopératives adhérentes peuvent donc bénéficier des prêts de matériel de l IDDAC sans abonnement ou adhésion complémentaires. 29) Faut-il payer la SACEM ou est-ce compris dans le contrat souscrit à l OCCE? L OCCE ne souscrit rien ni auprès de la SACEM, ni auprès de la SPRE. L OCCE bénéficie d une réduction forfaitaire auprès de la SACEM/SPRE grâce à son agrément «association d éducation populaire» Chaque coopérative doit donc payer le forfait SACEM/SPRE actuellement d un montant total de 65 environ (tarif 2010) pour chaque manifestation donnant lieu à une diffusion musicale. 30) Comment faire vivre une coopérative scolaire en école maternelle? En premier lieu par une coordination des enseignants notamment sur les règles de vie à l école et donc installées dans chaque classe. 31) Malgré des interventions différentes, les réponses fournies à propos de la responsabilité des directeurs restent ambigües voire contradictoires. Une note de service récapitulative, claire et accessible pour des néophytes en droit pourrait-elle être diffusée par le service juridique? Chaque intervenant fixe son propos en fonction de ce qu il représente : o Le juriste du rectorat a un discours propre à l aspect administratif de l école. Ecole entité administrative sous la responsabilité de l IA et l IEN. o L OCCE en tant qu association o Nous avons fourni à chaque école un tableau «Comment votre coopérative est-elle assurée?» qui répond a priori à l attente exprimée. 32) Serait-il possible de consulter le solde du compte bancaire de la coopérative en ligne? Pour l heure non parce que le système bancaire mis en place par la banque postale est particulier et rend indisponible les «apports valorisés». Page 6 sur 6