EAM : VALORISER LES ACTIFS DE L ENTREPRISE Retours d expérience & Méthodologie LIVRE BLANC
EAM LIVRE BLANC SOMMAIRE INTRODUCTION : VALORISER LES ACTIFS DE L ENTREPRISE 04 Remerciements 05 RETOURS D EXPERIENCE 07 Albioma - L optimisation des achats 09...et l optimisation des rotations de stock 10 SRD - La consolidation du suivi budgétaire 12 Grand Port Maritime de la Martinique - La maintenance des infrastructures et des équipements 14 LES GRANDES ETAPES D UN PROJET DE GMAO 17 L expression du besoin 19 La solution technique 19 La méthodologie d implémentation 21 Cas d entreprise : migration Maximo chez Punch Powerglide 23 Zoom sur les ateliers de design des processus métier 25 La conduite du changement 26 L ACCOMPAGNEMENT SQLI 27 POUR ALLER PLUS LOIN 29 02 32
INTRODUCTION : VALORISER LES ACTIFS DE L ENTREPRISE
INTRODUCTION : VALORISER LES ACTIFS DE L ENTREPRISE L optimisation des actifs de l entreprise constitue aujourd hui l un des principaux défis auxquels sont confrontés les dirigeants puisque les technologies évoluent constamment et les réglementations restent mouvantes. La maîtrise technique des installations et infrastructures ainsi que l expertise métier et les processus des organisations sont désormais des composantes stratégiques qu il faut pleinement maîtriser afin de garantir une production efficace et maintenir un avantage concurrentiel : un arrêt de production, une faille dans le système d exploitation peut avoir des conséquences financières importantes, déstabiliser l organisation, ternir l image de l entreprise et in fine faire perdre des parts de marché. Le service maintenance n est pas seulement un centre de coût, il réduit le nombre de dysfonctionnements et maximise la rentabilité de l outil de production. Si le rôle du service de maintenance demeure essentiel à la production quel que soit le secteur d activité, il apparaît aujourd hui surtout comme un pivot central d une nouvelle gouvernance des actifs de l entreprise. Son rôle consiste certes à maintenir et assurer la disponibilité opérationnelle des équipements complexes, mais également à dépasser les seuls services liés au maintien en condition opérationnelle des actifs. L entreprise attend des fonctionnalités qui intègrent les processus métier et fournissent des éléments analytiques pertinents aux dirigeants de l entreprise. En réponse à cette attente des entreprises, l Enterprise Asset Management (EAM) maximise le rendement des actifs stratégiques des organisations au travers de trois objectifs majeurs : - un service efficace - la qualité au meilleur coût - le maintien de son avantage concurrentiel. Concrètement, la gestion quotidienne de la maintenance est le plus souvent pilotée par une GMAO qui fournit aux intervenants de maintenance, mais aussi aux gestionnaires de stock, aux responsables d exploitation, aux acheteurs ainsi qu aux directions financières, des services adaptés à leurs besoins intégrant des workflows, des alertes, des indicateurs et des reportings essentiels à l activité. Le Service Maintenance n est pas seulement un centre de coût, il réduit le nombre de dysfonctionnements et maximise la rentabilité de l outil de production. Aussi, la mise en place d une GMAO permet d accroître la productivité et la rentabilité. Les retours sur investissement sont nombreux : - gain de productivité / augmentation de la disponibilité opérationnelle des équipements - fluidification de la circulation des informations - diminution des coûts de maintenance - réduction de la valeur totale du stock de pièces détachées. Vous trouverez dans ce livre blanc des retours d expérience d entreprises industrielles (énergie, transport, industrie manufacturière) issus de plus de dix années de projets d Enterprise Asset 04 32
Management (EAM). Ces exemples concrets avec la solution GMAO MAXIMO d IBM exposent les problématiques rencontrées, les solutions et méthodologies adoptées. REMERCIEMENTS Nous remercions nos clients Albioma, Le Grand Port Maritime de la Martinique, Punch Powerglide et la Société de la Raffinerie de Dunkerque d avoir participé activement à la construction de cet ouvrage et partagé leur expérience à la fois sur le défi technologique et sur l aventure humaine. Ce livre blanc a été rédigé en étroite collaboration avec les équipes de consultants SQLI, notamment Jean Claude Guedou et Pierre-Olivier Wolff et les équipes techniques de notre partenaire IBM Tivoli Software, éditeur de la solution IBM Maximo Asset Management. Nous remercions les architectes Ludovic Thueux et Jean-Marie Desaunay pour le temps qu ils nous ont accordé et pour leur expertise technique. Ils ont permis de faire de ce livre blanc un ouvrage didactique et accessible. 05 32
06 32
RETOURS D EXPERIENCE
RETOURS D EXPÉRIENCE 4 RETOURS D EXPÉRIENCE DANS LA MISE EN OEUVRE ET L AMÉLIORATION D UNE GMAO Afin de faire écho à la variété des problématiques de maintenance et à la diversité des secteurs industriels concernés par ces enjeux, chacun des trois cas d entreprise présentés dans ce livre blanc aborde une problématique différente et bien spécifique. Les quatre problématiques que ce document se propose d examiner au travers de trois témoignages de sociétés ayant fait le choix d une GMAO sont : 1. l optimisation des achats liée à la maintenance des équipements 2. l optimisation des rotations de stock pour les processus d entrées et de sorties et les coûts associés à ces mouvements 3. la consolidation du suivi budgétaire pour l optimisation des engagements financiers sur base comptable 4. la maintenance des infrastructures à proprement parler et des problématiques métier pour assurer le maintien en condition opérationnelle et la continuité ininterrompue du service d équipements complexes. L optimisation des achats et des rotations de stock La consolidation du suivi budgétaire pour l arbitrage et l engagement financier La maintenance des infrastructures ALBIOMA Production d énergie et d électricité Optimisation des achats et des rotations de stock de pièces détachées liée à la maintenance des équipements sur les sites Outre- Mer dans un contexte d éloignement avec le siège métropolitain, gestion homogène et centralisée sur les différents sites Outre-Mer. Société de la Raffinerie de Dunkerque (SRD), Groupe COLAS Production de lubrifiants, bitume et paraffine Consolidation du suivi budgétaire dans l ensemble des activités, support de la maintenance et élaboration des processus d engagement financier. Grand Port Maritime de la Martinique Premier hub portuaire de la région Caraïbes Maintien en condition opérationnelle permanente des installations pour un service ininterrompu et la rentabilité de l activité portuaire. 08 32
ALBIOMA - L OPTIMISATION DES ACHATS... Albioma est un producteur indépendant d énergie propre qui retourne à EDF la totalité de sa production. Le groupe compte plus de 300 collaborateurs répartis sur des sites implantés en France et dans les DOM-TOM. Les centrales du groupe possèdent une très grande autonomie et doivent assurer la continuité de la production d électricité. Chaque rupture de production donne lieu à des pénalités conséquentes. Chaque site assure le financement, le développement, la conduite et l entretien de son unité. En raison de l éloignement avec la métropole, les achats et le stockage des pièces de rechange tiennent une place déterminante dans la gestion quotidienne des centrales. L enjeu du service de maintenance d Albioma est d assurer une gestion homogène et centralisée des équipements. Ainsi chaque centrale est aujourd hui équipée d une GMAO identique. L enjeu du service de maintenance d Albioma est d assurer une gestion homogène et centralisée des équipements. Ainsi chaque centrale est aujourd hui équipée d une GMAO identique. L ensemble des installations, paramétrages et procédures est également commun entre les sites, permettant d optimiser les coûts et réduire les niveaux de stock via des processus définis, en favorisant les échanges, le partage et la communication d informations entre tous les sites de production. Entretien avec Pierre Bascoul, Directeur des achats et de la maintenance industrielle Pourquoi avez-vous décidé de faire évoluer votre GMAO? «Notre solution de GMAO avait une dizaine d années. Elle était devenue obsolète. Chaque site avait réalisé des développements spécifiques. La moindre panne menaçait de bloquer le système d information. Il était difficile de partager l information sur les stocks respectifs des centrales. Les coûts de maintenance n étaient pas uniformes et la gestion des achats différente pour chaque site. En 2010, nous avons pris la décision de faire évoluer l ensemble du parc.» Qu attendiez-vous principalement de cette évolution? «Nous souhaitions une base commune au groupe pour connaître et consulter les modes opératoires des différentes centrales, les stocks, les temps de maintenance. Nous voulions surtout optimiser les coûts de maintenance et réduire nos stocks. Chaque centrale avait sa logique de codification et nous souhaitions identifier les références des articles de toutes les unités, à l aide de cette base commune. Dans une première phase, nous avons récupéré l ensemble de l historique des articles, des gammes de maintenance et des interventions pour la nouvelle version. La base des stocks est aujourd hui 09 32
nettoyée de ses articles dormants. Ce travail conséquent nous permettra dans une seconde phase d établir ce socle commun de références partagé par l ensemble du groupe.» Comment fonctionne aujourd hui la procédure des achats? «Toute demande d achat d un produit ou d un service est saisie dans la solution GMAO. L opérateur joint systématiquement une image scannée à cette demande, elle passe par trois niveaux de validation : le chef de service, le directeur d usine et le siège à Paris. La visualisation et l accès sur un site web au workflow facilite la compréhension et favorise l échange entre les trois niveaux de validation. Grâce à l interfaçage de notre solution GMAO avec la comptabilité, le système génère une provision quand la demande d achat est validée. Le paiement est débloqué à réception.» «Tout le monde gagne. Les centrales gagnent en efficacité, le siège métropolitain a plus visibilité sur les activités achat des sites Outre-Mer.» Quels sont les résultats de ce nouveau processus? «Les bénéfices de la migration sont multiples. La procédure implémentée dynamise les acteurs qui suivent de près leurs achats et communiquent plus facilement. La sécurité est renforcée, avec trois niveaux de validation. Elle gagne en souplesse, car elle favorise la communication entre les agents sur place, l usine et le siège. Elle évite les paiements avant réception et les doubles facturations. L opérateur gagne aussi un temps considérable, il visualise le suivi de ses achats et suit son budget. Tout le monde gagne. Les centrales gagnent en efficacité, le siège métropolitain a plus de visibilité sur les activités achat des sites Outre-Mer. La nouvelle implémentation permet en grande partie de s affranchir des contraintes de localisation géographique. Lors de la deuxième phase de déploiement, la base commune de références apportera une gestion encore plus fine des achats et la mise en concurrence des fournisseurs sur les différents sites.» ET L OPTIMISATION DES ROTATIONS DE STOCK La bonne adéquation entre la valorisation du stock et la disponibilité des pièces est un élément essentiel de tout module GMAO dédié à la gestion de stock. Tout bon outil GMAO doit fournir des données pour atteindre un niveau de stock optimum à un coût maîtrisé, en fonction des enjeux du service de maintenance. La solution déployée par Albioma fournit en temps réel les données précises des références disponibles sur un site donné, en termes de quantité, de réapprovisionnement, d analyse, de sélection, d articles de rechange, d information fournisseur. La gestion des stocks prend en compte et renseigne de manière précise l obsolescence et les coûts de stockage des pièces de rechanges afin d assurer leur disponibilité au moment d une intervention. 10 32
Quels enjeux recouvre la gestion des stocks? «Pour Albioma, la production d électricité en continu est une exigence incontournable, l arrêt de la production n est pas envisageable, l approvisionnement en énergie de centaines de milliers d habitants en dépend. Il est impératif de sécuriser les stocks de pièces détachées sur chaque site de production, en tenant compte de l éloignement de la métropole, ce qui augmente considérablement les coûts de stockage. Albioma doit, rappelons-le, optimiser les coûts de stockage de pièces détachées, nécessaires au maintien en condition opérationnelle de ses équipements. Pour répondre à cette problématique d envergure, le département maintenance de chaque site a procédé à une analyse détaillée des 10 000 références, afin de connaître leur degré de rotation en évaluant les rapports des entrées et retours des pièces consommées. Chaque pièce s est vu attribuer un indice de criticité pour réduire le volume de stock, et des informations précises sur son emplacement sur le site pour faciliter les inventaires et réduire les coûts.» «Nous avons développé des outils spécifiques sur IBM Maximo Asset Management pour réaliser ce travail.» Comment optimiser le coût de stockage? «Certaines pièces du stock ont une rotation nulle. Elles ne sont pas utilisées. La première étape a consisté à analyser tous les articles et définir s ils devaient être conservés ou éliminés. Nous avons identifié tous les articles qui ne tournaient pas, afin d estimer si nous pouvions les supprimer. Nous avons exploité les rapports de comptabilité. Ils recensaient les entrées, les retours, les articles consommés. L analyse doit être très fine. Nous avons développé des outils spécifiques sur IBM Maximo Asset Management pour réaliser ce travail. Ensuite, nous avons procédé à une analyse critique de toutes les pièces détachées des équipements. A chaque pièce est affecté un indice de criticité pour réduire le volume de stock et redéployer la politique de maintenance. La phase la plus délicate consiste à élaborer les critères de sélection. La problématique est stratégique et sensible. Les critères de sélection doivent être particulièrement pertinents.» Comment connaître le stock en temps réel? «Pour réaliser et tenir à jour l inventaire des stocks, il faut bloquer 5 à 6 personnes d une unité pendant une quinzaine de jours. En affectant à chaque pièce des zones de localisation, nous avons mis en place un inventaire tournant. Chaque pièce est géolocalisée ; le magasinier peut ainsi contrôler les pièces d une seule zone. Il contrôle et il valide le stock, la tâche prend seulement une heure par jour et se répète, l inventaire est lissé sur l année. Cette procédure développée dans IBM Maximo Asset Management apporte de la souplesse. Aujourd hui, nous arrivons à suivre de façon très pertinente le stock en définissant des zones plus réduites. Cet inventaire tournant est déjà déployé sur certains sites.» 11 32
«Cette gestion optimisée par site a réduit les niveaux et coûts de stockage, sécurisé la réserve de pièces détachées» Quel est le bilan de cette opération sur vos stocks? «Plus de 10 000 références de pièces détachées ont été comptabilisées, identifiées et analysées. Les responsables peuvent désormais connaître en quelques clics et à tout moment des détails précis sur le niveau de stock des pièces détachées disponibles sur chaque site, leur degré de rotation et d utilisation. Les équipes de maintenance peuvent localiser en temps réel l emplacement d une pièce et définir précisément la valeur du stock. Cette gestion optimisée par site a réduit les niveaux et coûts de stockage, sécurisé la réserve de pièces détachées nécessaire au fonctionnement des centrales et la production d énergie et d électricité.» SRD - LA CONSOLIDATION DU SUIVI BUDGETAIRE La Société de la Raffinerie de Dunkerque (SRD) est spécialisée dans le raffinage de produits spécifiques issus du pétrole. La raffinerie est implantée sur le port de Dunkerque et produit chaque année près de 300 000 tonnes de bitume, 280 000 tonnes de lubrifiants, 30 000 tonnes de spécialités telles que les paraffines. SRD emploie 250 personnes et a été rachetée en 2010 par le groupe international de BTP, Colas. Dans le cadre de sa stratégie de développement, SRD souhaitait remplacer son ancien outil de gestion devenu obsolète par une solution de GMAO innovante capable d optimiser les processus métier, la productivité, la qualité et la durée de vie de ses équipements. Pour chaque processus achat, stock et maintenance, la mise en place d une fonctionnalité de consolidation du suivi budgétaire constituait un des enjeux majeurs du projet afin d optimiser les processus de validation, d arbitrage et d engagement financier souhaités par les directions métiers de la raffinerie. Entretien avec Fabrice Maillard, Responsable des Systèmes d Information SRD souhaitait remplacer son ancien outil de gestion devenu obsolète par une solution de GMAO innovante Décrivez-nous l axe suivi budgétaire de votre projet de maintenance et ses enjeux? Le coût global de possession d une installation (TCO : Total Cost of Ownership) couvre l ensemble des coûts directs et indirects du cycle de vie d une installation, de l achat à la maintenance jusqu à son remplacement. L axe analytique de suivi des coûts de maintenance informe sur le coût d exploitation de l installation et constitue l objectif principal de la mise en place d un outil de GMAO. L axe budgétaire permet de consolider ces coûts, non plus par destination de la dépense, mais en fonction de qui finance la dépense. Cet axe budgétaire identifie les différents sous-budgets d exploitation, mais également les projets de rénovation et d amélioration. Ainsi, en 2011, nous avons constaté que notre outil de gestion de suivi des dépenses et de budgets était obsolète puisqu il ne permettait plus une bonne maîtrise des axes analytiques et budgétaires et ne répondait plus ainsi aux fonctions opérationnelles. Dans le cadre de notre stratégie de développement, 12 32
«Après 7 mois de migration, la nouvelle solution, couplée à un outil décisionnel, a amélioré le suivi des dépenses et du budget et la remontée des informations entre les différents services.» nous avons remplacé notre ancien outil de gestion par une solution de GMAO innovante, capable d optimiser nos processus métiers, notre productivité, ainsi que la qualité et la durée de vie de nos équipements.» Quelle a été la méthodologie pour mettre en place un tel projet? «Nous avons décidé de refondre l ensemble de notre système d information maintenance. Pour accompagner cette démarche complexe, nous avons impliqué dès le début du projet les collaborateurs de la raffinerie, futurs utilisateurs de l outil. Cette démarche proactive avait pour but d adapter la solution aux besoins des utilisateurs, et de les former in situ pour qu ils soient opérationnels lors de la mise en production. La démarche s est déroulée en trois étapes : - initiation des ateliers de design - optimisation de la migration technique - accompagnement au changement.» Quelques mots sur les résultats du projet? «La solution de GMAO gère les 8 200 références du stock de SRD. Le workflow assure le suivi des demandes d intervention, il valide et aiguille ces demandes vers les éventuels contractants extérieurs et alimente le suivi budgétaire. La solution augmente la performance, car elle séquence et priorise les demandes d intervention, améliore la gestion budgétaire et apporte ainsi une meilleure coordination entre les différents services de la raffinerie. Après 7 mois de migration, la nouvelle solution, couplée à un outil décisionnel, a amélioré le suivi des dépenses et du budget et la remontée des informations entre les différents services. Les nouveaux processus de validation de l engagement budgétaire ont permis de mettre en exergue certaines problématiques de dépassement de budget. Le succès de cette mission a permis d établir une feuille de route pour les prochaines étapes du projet : extension du périmètre à la gestion des actifs IT, mise en place d un module de gestion de la planification des opérations de maintenance et un projet de mobilité pour faciliter les réceptions de travaux en temps réel.» Découvrez sur Youtube le témoignage de Nicolas Taveau, DAF de SRD 13 32
GRAND PORT MARITIME DE LA MARTINIQUE LA MAINTENANCE DES INFRASTRUCTURES ET DES EQUIPEMENTS Le Grand Port Maritime de la Martinique est un établissement public situé au cœur des Caraïbes. Bénéficiant d une position stratégique, le port est la principale entrée maritime de marchandises de l arc antillais. Chaque année, plus de 1500 navires de commerce font escale dans le Port de la Martinique, et plus de 3 millions de tonnes de marchandises sont embarquées et débarquées. Le port compte 4 sites répartis sur 51 hectares et emploie environ 118 personnes directement et 1000 personnes indirectement. Afin d assurer ses activités de chargement et déchargement de marchandises de tous types, les équipements nécessaires aux activités de levage des containers doivent rester en condition opérationnelle. En effet, le fonctionnement irréprochable et sans faille de ses installations conditionne la rentabilité de l activité portuaire. Le fonctionnement irréprochable et sans faille de ses installations conditionne la rentabilité de l activité portuaire. Afin d assurer le maintien en condition opérationnelle de ses équipements, notamment de ses portiques, le port effectue en permanence une maintenance prévisionnelle (aussi appelée «maintenance prédictive» par calque de l anglais «predictive maintenance», ou encore «maintenance anticipée»). Il s agit d une maintenance conditionnelle basée sur le franchissement d un seuil prédéfini qui permet de donner l état de dégradation du bien avant sa détérioration complète. Concrètement, cela signifie que le port remplace, révise, ou réfectionne les éléments matériels vieillissants avant même que ceux-ci ne présentent une défaillance. Entretien avec Benoît Deschamps, Responsable du Service Système d Information Quelle est votre problématique de maintenance? «Les portiques de levage des containers doivent être opérationnels 24 heures sur 24. Le bon fonctionnement de ces installations conditionne la rentabilité commerciale du port. Tout arrêt d un portique a un impact direct sur notre profitabilité. La maintenance est assurée par les mêmes techniciens qui conduisent les portiques. Ces équipes peuvent donc être affectées à l exploitation ou à la maintenance. Dans ce contexte, le cycle de programmation de la maintenance préventive est très important.» Quel outil utilisez-vous pour assurer votre gestion de maintenance? «Nous sommes restés longtemps avec la version 4 d IBM Maximo Asset Management, installée sur tous les postes clients. Les techniciens savaient modifier l ancienne version et nous avions développé beaucoup d applications spécifiques. Mais afin de bénéficier de la version web, et de gagner du temps sur la saisie des interventions, nous avons migré début 2013 sur la version 7 du logiciel.» Comment s est passée la migration entre les deux versions? «Il a fallu déterminer les éléments de la nouvelle version qui s adaptaient à 14 32
notre fonctionnement, et modifier certaines de nos procédures internes. Nous avons renforcé les contrôles et la sécurité, développé un suivi plus précis et plus complet des actions de maintenance préventive et curative. Ces nouvelles procédures rendent l utilisation plus complexe, mais elles sont justifiées car le temps de panne des portiques a été réduit. En revanche, nous avons conservé toutes les interfaces avec nos autres logiciels. Les bons de travaux récurrents sont programmés automatiquement et affectés à des équipes. Elles génèrent les bons de commande, l achat des pièces et la mise à jour du stock. Ce processus nous permet de connaître les cycles de maintenance et les temps d arrêt des portiques. Cette version possède d autres avantages : elle est «full web» et nous pouvons nous déplacer partout dans le port avec des terminaux mobiles. Une grande différence avec la précédente version client-serveur!» «La migration vers la nouvelle version a permis de réduire le temps de déplacement des techniciens-utilisateurs sur un site de 51 hectares, grâce à la saisie des interventions via des terminaux mobiles.» Comment s est déroulée la prise en main de la nouvelle version? Le décalage horaire avec la Métropole nous oblige à être autonome et donc, à développer notre connaissance de l outil en interne. Trois salariés sur quatre sont utilisateurs de l outil de GMAO. La partie technique du SI est assurée par le service informatique. Nous avons formé trois «administrateurs métier». Ils travaillent sur les portiques et maîtrisent parfaitement leur fonctionnement. Ils interviennent dans toutes les opérations de maintenance et forment des utilisateurs. La migration vers la nouvelle version a permis de réduire le temps de déplacement des techniciens-utilisateurs sur un site de 51 hectares, grâce à la saisie des interventions via des terminaux mobiles. Le suivi des actions de maintenance a été amélioré, l organisation a renforcé les contrôles et la sécurité des tâches. Ces nouveaux processus, complexes certes, permettent au Grand Port de la Martinique d avoir une vision claire et objective des cycles de maintenance et des temps d arrêt des infrastructures portuaires.» www.martinique.port.fr 15 32
16 32
LES GRANDES ETAPES D UN PROJET DE GMAO
LES GRANDES ETAPES D UN PROJET DE GMAO Comme nous l avons écrit en introduction et comme en témoignent les clients interviewés, la mise en place d une solution GMAO, pour être efficiente, quelle que soit la problématique de valorisation des actifs abordée (achat, stock, maintenance ) nécessite de prendre en compte conjointement les aspects technique, métier et d organisation. Plus précisément, si l outil technique constitue une partie de la réponse, l expertise métier et la méthodologie d accompagnement sont les véritables atouts d une démarche d Enterprise Asset Management pour l élaboration d un système d information performant. Si l outil technique constitue une partie de la réponse, l expertise métier et la méthodologie d accompagnement sont les véritables atouts d une démarche d Enterprise Asset Management pour l élaboration d un système d information performant. Solution technique Capacité de l outil de GMAO à modéliser et optimiser les processus métiers dans les domaines de la maintenance, des achats, des stocks, de la connaissance et de la codification du parc à maintenir, en vue de les déployer dans le système d information. Expertise métier Pour répondre à des enjeux stratégiques de cette ampleur, il est nécessaire d instaurer une démarche proactive afin de structurer le projet pour définir les processus métier et les données correspondantes, les paramétrages spécifiques, les interfaces avec les autres applications. La démarche intègre également les phases de formation in situ des utilisateurs et l accompagnement au changement. 18 32
Conduite du changement Un projet de GMAO requiert une méthodologie basée sur l écoute, la compréhension des processus et des us et coutumes de l organisation ainsi que la prise en compte des besoins des futurs utilisateurs. L EXPRESSION DU BESOIN Un projet de mise en place ou d amélioration d un système d information orienté maintenance se résume souvent à se poser des questions très élémentaires : avons-nous des équipements critiques? Comment les identifier? Comment les maintenir en fonctionnement et réduire les temps d arrêt machine? Comment réduire le coût de gestion du stock? Comment optimiser le processus achat pour les pièces de rechange et les prestations de service? De fait un manque d analyse et un planning trop ambitieux sont des facteurs de risque importants qu il ne faut pas écarter pour garantir la réussite du projet. Si la formulation est simple, les réponses peuvent être très complexes pour cerner les problématiques : - organisationnelles - réglementaires - comptables - propres au secteur d activité - liées à la volumétrie des actifs. Lancer un projet de GMAO et choisir le bon outil sans avoir répondu à ces questions est voué à l échec. De plus, il est difficile de trouver la bonne adéquation entre les besoins du département maintenance, les contraintes de production, les objectifs de rentabilité de l entreprise et les enjeux du secteur d activité. De fait un manque d analyse et un planning trop ambitieux sont des facteurs de risque importants qu il ne faut pas écarter pour garantir la réussite du projet. LA SOLUTION TECHNIQUE L offre de solutions est importante et les GMAO, déployées depuis les années 80, accompagnent les services de maintenance dans leur mission de soutien à la production. Aujourd hui, les fonctionnalités et les technologies sont matures et adaptées aux différentes typologies d industries et les GMAO répondent plus ou moins complètement aux trois pré-requis suivants : - capacité à fournir et gérer les informations nécessaires pour la performance des équipements industriels - consolidation et fluidification des échanges d informations opérationnelles - définition et mise à disposition d un référentiel commun entre les différents métiers et les outils de pilotage de l activité. La solution IBM Maximo Asset Management, outil largement référencé notamment dans celles 19 32
citées dans ce livre blanc, offre cette couverture complète de la gestion du cycle de vie et de la maintenance des actifs. Les modules complémentaires de la solution, adaptés à chaque contexte métier, sont capables de manager tous types d équipements, quels qu ils soient (routes, flottes de véhicules, chaînes de production, infrastructures industrielles, pipelines ) et ce via une plate-forme unique en mode full web destinée à optimiser les performances et le ROI des équipements d une organisation. Les modules complémentaires de la solution sont capables de manager tous types d équipements. La solution possède des modules de gestion intégrés dans une architecture orientée services tels que : - la description et le contrôle de l ensemble du parc (installations, matériels et équipements) - la gestion des demandes de services (intervention, modifications, signalements ) - le management de la maintenance (corrective, préventive, conditionnelle) et du cycle de vie des équipements, des installations techniques et des ressources - la gestion du cycle des interventions (planification, préparation et valorisation) - la gestion prévisionnelle des niveaux de stock - l administration de l ensemble des contrats fournisseurs quelle que soit leur typologie - l acheminement des informations via des processus paramétrés - le pilotage des activités via des indicateurs et des rapports personnalisés. Mais au-delà de cette large couverture fonctionnelle finement paramétrable, il ressort dans son utilisation trois avantages que l on attend d un outil de GMAO : - une interface conviviale et ergonomique (personnalisée au contexte et à l utilisation) - la mise à disposition de fonctionnalités métiers (Oil&gas, service provider ) - une architecture qui permet de l enrichir de modules et de faire communiquer avec les SI. FONCTIONNALITÉS STANDARDS OU SPÉCIFIQUES? Un logiciel standard répond seulement à une partie des besoins d une organisation. Il prend rarement en compte ses spécificités de façon satisfaisante. A l inverse, les ajouts spécifiques s adaptent parfaitement, mais s éloignent du standard de l éditeur. Ils sont coûteux et handicapent la montée en version ultérieure. Ce dilemme dans le choix d un logiciel s estompe si la solution technique intègre des outils de paramétrage prévus pour s adapter très finement aux besoins spécifiques de maintenance de chaque entreprise. Ils doivent permettre de modéliser et d inclure les règles propres au client : l ajout de champ dans une base de données, la modification d écrans, la gestion conditionnelle selon la valeur des champs, la modélisation des processus, etc. Toute les modifications et le paramétrage deviennent part entière de la solution. 20 32
GESTION DU PARC Identifiez et classez votre parc à maintenir Gérez les compteurs de vos équipements Suivez le cycle de vie de vos équipements. GESTION DES INTERVENTIONS ET DU TEMPS DE TRAVAIL Tirez parti d'une solution complète pour connaître, piloter et optimiser les coûts de maintenance Facilitez la préparation puis le suivi technique et financier des interventions. GESTION DES ACHATS / FINANCES Gérez efficacement le cycle achat de l'expression du besoin à la facturation Maîtrisez et contrôlez vos coûts d'achats. IBM MAXIMO ASSET MANAGEMENT GESTION DES STOCKS Maîtriser la disponibilité de vos échanges Optimisez le stockage et les coûts induits Rationnalisez les réapprovisionnements. DEMANDE DE SERVICE Partagez un outil commun entre les demandeurs et les équipes opérationnelles sur le terrain. GESTION DES CONTRATS Réduisez le cycle d'approvisionnement des rechanges par la mise en place de contrats d'achat Gérez vos contrats de garantie, location et sous-traitance. A noter qu IBM Maximo Asset Management fournit ces outils qui continuent d être qualifiés de standard par IBM. Ainsi, le coût de maintenance est moins élevé et les montées en version sont simplifiées. LA METHODOLOGIE D IMPLEMENTATION La démarche de transparence fait partie de la méthodologie d implémentation. Elle livre toutes les clés du projet pour gagner l adhésion nécessaire au changement des pratiques qu entraîne nécessairement une évolution du système d information. Il convient que l ensemble documentaire du projet soit à la disposition du service commanditaire. Il doit inclure tout document du cycle de vie du projet : avant-vente, comptesrendus d atelier, dossiers de spécifications de paramétrage, les tâches et les échéances prévues, la gestion des droits, les règles métier, etc. Quand le projet est terminé, le client dispose ainsi de toutes les données de la méthodologie d implémentation de son système d information. Elles apportent un outillage précieux au service de l entreprise. Elles s avèrent très utiles dans un second temps, pour analyser l ensemble des processus métier et les optimiser. 21 32
La mise en place de ce nouvel outil s accompagne d une démarche de formation adaptée à chaque catégorie d utilisateurs. La démarche d implémentation doit être méthodologiquement adaptée selon que l entreprise installe ou migre une GMAO. Nouvelle installation Si l entreprise ne dispose pas de solution dans son système d information, certains outils de bureautique sont utilisés pour suivre quelques fonctionnalités (travaux périodiques réglementaires, maintenance systématique, relevés d étalonnage). La mise en place d une solution GMAO s accompagnera alors de la définition ou de la validation de processus organisationnels existants (stocks, achats, maintenance) et de la définition des règles de codifications et de l identification de règles de gestion propres à l entreprise sont élaborées dans des ateliers de design. La mise en place de ce nouvel outil s accompagne d une démarche de formation adaptée à chaque catégorie d utilisateurs. Elle est dispensée sur site, adaptée aux règles de l entreprise, personnalisée en fonction du rôle de l utilisateur dans l organisation de l entreprise. Elle prend en compte les contraintes opérationnelles des utilisateurs : par exemple le travail posté de nuit. Migration L entreprise est déjà équipée d une solution de GMAO et souhaite se doter d une nouvelle version. Il existe deux grandes approches pour appréhender cette migration : - 1 ère approche : les données de la version antérieure sont extraites et converties, puis réinjectées dans la dernière version. Ce cas de figure s applique lorsque la personnalisation de la version antérieure est réduite 22 32
ou effectuée avec les outils de paramétrage embarqués dans la solution. Cette méthodologie permet de réduire considérablement les temps d arrêt de service. Les fonctionnalités sont identiques et on parle alors de migration à iso périmètre ; c est une montée en version technique. - 2 nde approche : les fonctionnalités de la nouvelle version sont intégrées dans les pratiques de l entreprise. Si les évolutions des pratiques métiers exigent d intégrer de nouvelles fonctionnalités, l installation de la nouvelle version et la migration des données s effectue comme la migration à «ISO périmètre». CAS D ENTREPRISE : MIGRATION MAXIMO CHEZ PUNCH POWERGLIDE La problématique résidait dans l extraction de toutes les données du site de Strasbourg, puis la réinstallation de tout l historique dans IBM Maximo Asset Management. Implanté à Strasbourg, Punch Powerglide fabrique des boîtes de vitesses automatiques pour l industrie automobile. Cette ex-usine de Général Motors d un millier de salariés a été reprise fin 2012 par l industriel Belge Punch Metals International. La ligne de production compte 300 machines et plus de 40 000 références en stock. Avant le rachat, Général Motors Allemagne utilisait un unique logiciel de GMAO IBM Maximo Asset Management commun à tous les sites en Europe. A la suite du rachat il a été décidé, compte tenu des habitudes de travail des salariés et par souci d économie, de conserver le logiciel de GMAO IBM Maximo Asset Management et de l implémenter localement sur le site de Strasbourg. Le site de production de Strasbourg était doté d un logiciel de base de données (Oracle vers SQL Server), la problématique résidait dans l extraction de toutes les données du site de Strasbourg, puis la réinstallation de tout l historique dans IBM Maximo Asset Management. Cette opération devait être absolument transparente pour les utilisateurs. La mission avait également pour objectif d affiner la gestion des équipements, en définissant l ensemble des tâches pour déterminer des processus permettant d optimiser l organisation et les actions terrain à effectuer. Entretien avec Fabrice Stamm, bureau technique, Administrateur Système Maximo chez Punch Powerglide Quelles sont les raisons qui vous ont décidé à conserver IBM Maximo Asset Management? «Lors du rachat, nous nous sommes interrogés : fallait-il utiliser le module de maintenance de notre SAP ECC ou continuer avec IBM Maximo Asset Management? Par souci d économie, forts de la connaissance du produit et de l efficacité du système, nous avons décidé de racheter les licences d utilisation d IBM Maximo Asset Management et de conserver cet outil de travail pour la maintenance du parc machines. L implantation sur notre site a été totalement transparente pour l utilisateur.» 23 32
En quoi la migration constituait-elle un enjeu? Avec un logiciel de GMAO commun à tous les sites de production de GM, les processus de maintenance étaient définis à partir du plus petit dénominateur commun. La migration a permis d adapter une gestion des actifs de manière beaucoup plus fine. Pour corriger une panne par exemple, il faut prendre en compte sa détection, la recherche de la cause et les solutions envisageables. Une fois ces points déterminés, le processus prend en compte les pièces de rechange à acheter ou à sortir du stock, les éventuelles prestations extérieures, les contrôles, les réglages et les vérifications lors de la remise en service. Aujourd hui, nous pouvons déterminer très finement l ensemble de ce processus organisationnel. Tout opérateur autorisé peut intervenir et apporter des améliorations, grâce à une interface graphique intuitive et ergonomique.» «Toutes les données vont converger : les actions imputant les postes du plan comptable, la gestion des différentes unités de mesure en sortie de stock, les temps de maintenance, les éventuelles heures supplémentaires.» Comment le personnel utilise la solution? Une centaine de techniciens et électriciens utilisent le logiciel de GMAO pour commander des pièces et connaître les temps d intervention de la maintenance. A chaque machine est affectée une maintenance préventive différente selon son énergie : gaz, électricité. Certains équipements ont un fonctionnement plus critique que d autres et exigent davantage de suivi. Dans le cadre de l amélioration continue, le service méthodes utilise également la solution GMAO. Le reporting apporte une vision «tour de contrôle» de la disponibilité opérationnelle du système. Il donne des informations sur les améliorations envisageables, les travaux en retard, la liste des machines critiques. Par manque de temps, la maintenance n utilise pas suffisamment cette fonction reporting. Nous allons prochainement améliorer l utilisation de cette fonctionnalité en formant les opérateurs.» Que va apporter la prochaine version? «La version 7.5, nous permettra d interfacer IBM Maximo Asset Management avec notre système SAP. Toutes les données vont converger : les actions imputant les postes du plan comptable, la gestion des différentes unités de mesure en sortie de stock, les temps de maintenance, les éventuelles heures supplémentaires. Les utilisateurs continueront d utiliser IBM Maximo Asset Management et alimenteront via une interface notre SAP, de façon totalement transparente, sans formation supplémentaire. Dans un avenir proche, le département va implanter une nouvelle ligne de production de fabrication de boîtes à 8 vitesses. La nouvelle solution GMAO permettra aux collaborateurs de l usine Punch Powerglide de définir les nouveaux processus liés à cette nouvelle ligne de production afin d optimiser la disponibilité opérationnelle des équipements.» 24 32
ZOOM SUR LES ATELIERS DE DESIGN DES PROCESSUS METIER Les ateliers de design sont organisés entre les consultants et les référents métier de l entreprise. Ils permettent de collecter et formaliser les besoins en vue d outiller le système d information. L organisation des ateliers commence par la constitution des groupes de travail, chacun des correspondants à un domaine métier à traiter. Les ateliers de design élaborent le référentiel des exigences métier dans le déploiement de la solution. A l issue des ateliers, l ensemble des informations collectées sont consolidées dans un référentiel d exigences métier, qui donne lieu à la conception et la représentation concrètes des exigences systèmes. 25 32
Pour être efficace, l accompagnement commence dès le début du projet et continue tout au long de la mise en oeuvre. LA CONDUITE DU CHANGEMENT «La réussite d un projet de GMAO se joue sur la qualité du projet et l adhésion des hommes de terrain.» La réussite d un projet de GMAO nécessite, comme nous l avons vu précédemment, d impliquer les collaborateurs dans les ateliers de design. Cette démarche participe à l accompagnement au changement et minimise les résistances, elle réduit la période de baisse de productivité, voire de rejet. Pour être efficace, l accompagnement commence dès le début du projet et continue tout au long de la mise en oeuvre. Cette conduite continue au changement accroît la performance et l efficacité du projet, améliore la compréhension de la méthode et anticipe la trajectoire du changement en permettant à chacun de trouver sa place et son rôle au sein de la mission. L objectif est de convaincre les collaborateurs de l attractivité du nouveau système afin qu ils deviennent partie prenante de la solution de GMAO. Pour accroître son efficacité, la conduite du changement intègre plusieurs principes qui participent à son efficacité : le dialogue, la proximité, l échange, l écoute, la compréhension, les formations, la reconnaissance, le contrôle des processus, l accès à l information. Participation et Communication favorisent la compréhension du projet de GMAO et son adhésion par chacun. L implication de l ensemble des collaborateurs prévient ainsi le rejet de la nouvelle solution déployée, ou plus fréquemment son utilisation non optimale, par manque de préparation ou de formation. 26 32