1 DIRECTIVES DESTINÉES à l ORGANISATION accueil du CONGRÈS INTERNATIONAL ANNUEL de l ESTA INTRODUCTION Les «Directives» donnent au pays d accueil des idées concernant tous les aspects d une préparation correcte du Congrès International de l ESTA. Certains points sont particulièrement importants: ils devraient être considérés comme «des Règles d Or» Il est cependant judicieux d oppérer une distinction entre «Règles d Or» & «Recommandations» I ASPECTS GÉNERAUX Règles d Or: 1. Un comité organisateur se doit de contenir en son sein le ou la Secrétaire de la Section Nationale de L ESTA ainsi qu un membre du Comité Central de l ESTA 2. Une proposition de budget doit être déposée au plus tard au moment du Congrès précédent. 3. La durée du congrès doit s échelonner sur une période de trois à cinq jours et devrait inclure un week end. 4. Aucune activité émanant d une section nationale ne peut rentrer en concurrence avec le Congrès Internantional durant une large période qui englobe les dates de ce Congrès. Si nécessaire, une section se verra obligée de modifier son planning. a) Il est souhaitable que tout préparatif au congrès débute 3 ans avant l échéance prévue.(voir annexe) b) Le moment le plus approprié du calendrier s avère être le printemps et plus particulièrement la période de Pâques. Il faut essayer de se tenir à cette date dans la mesure du possible. c) Les différents rapports d évaluation du Congrès précédent devraient être épluchés afin d en retenir un maximum d enseignements. d) Il est indispensable que tous le résumé des exposés soit disponible dans les trois langues officielles ( Anglais, Allememand & Français) e) Les conférenciers bénéficieront de traducteurs ou ils assumeront personnellement la traduction de leurs exposés. II LE PROGRAMME Règles d Or. 1. Un minimum d un tiers des activités du Congrés doit être réservé aux sections nationales de l ESTA. 2. Le programme devrait contenir une Master Class ou une séance pédagogique donnée par un professeur de réputation internationale.
2 3. Toute suggestion ou participation au programme général émanant des sections de l ESTA doit être examinée par les différents comités nationaux puis proposée au Comité Organisateur. (Pas d initiative individuelle émanant des conférenciers ) 4. Le programme devrait faire apparaître les aspects typiques du pays d accueil soit grâce aux méthodes d enseignement ou au travers des choix musicaux ( utilisation de la musique traditionnelle et/ou folklorique) 5. La réunion des Délégués, la rencontre des Présidents (ainsi que les récitals de la Fondation Koch ) doivent figurer dans un programme horaire bien défini. Au même moment, des activités parallèles peuvent être proposées aux autres participants 6. Il ne devrait pas y avoir de remake de conférences antérieures (exposés, démonstrations, concerts). 7. Le programme doit être approuvé par le Comité Central de l ESTA au plus tard 6 mois avant la conférence. a) Il est souhaitable que chaque journée débute par une prestation d étudiants. b) Chaque journée devrait aussi se terminer en musique! c) Tous les participants au Congrès devraient pouvoir se réunir en interprétant tous ensemble un même répertoire! d) Il serait judicieux de programmer une séance de travail consacrée à comparer les différents programmes d études dans chaque section nationale. e) Il est souhaitable d établir un équilibre parmi les interventions implicant les 4 instruments à cordes. f) Des pauses café devraient apparaître à des moments opportuns dans le déroulement des activités. g) Il est recommandé de dresser et de distribuer une liste d adresses et de contacts de tous les participants et intervenants au Congrès. h) Les exposés doivent être bien conçus afin de proposer un équilibre entre interventions parlées, utilisation de moyens multi media et musique «live». i) Il faut offrir à tous les intervenants musicaux suffisamment de conditions et de temps pour assurer leurs répétitions. III PUBLICATION PUBLICITÉ Règles d Or 1. L appelation ainsi que le logo de l ESTA sont protégés et soumis au copyright. 2. Le programme complet doit être rédigé au minimum en deux langues. Un formulaire d inscription ainsi que les détails de payment doit être envoyé par e-mail au plus tard quatre mois avant le début du Congrès à tous les secrétaires. (ce programme peut contenir la clause sujet à modification ) 3. Chaque section nationale peut alors prévenir via le bulletin de contact ou via e-mail chacun de ses membres au sujet de la tenue du prochain Congrès.
3 4. Le programme complet doit être adressé par e-mail aux Présidents et Secrétaries des différentes sections de la CISTA de même qu à l ASTA, Austa, Stanza, Stringnet. a) Un questionnaire d appréciation et d évaluation distribué en fin de Congrès pourrait apporter une aide certaine aux organisateurs des futurs congrès. Ce questionnaire devrait être rempli et adressé au Secrétaire de L ESTA INTRERNATIONAL b) Le programme complet du Congrès doit être envoyé par e-mail à tous les musiciens de top niveau (ainsi qu aux solistes, membres de jury & professeurs dans les établissements d enseignement musical) et ce même s ils ne sont pas encore membres de l ESTA. (adresses disponibles auprès du Secrétariat Central.) c) Le programme imprimé du Congrès sera adressé uniquement aux participants de la conférence ainsi qu aux différents Secrétaires des sections nationales de l ESTA. IV Où acceuillir les activités du CONGRÈS et où héberger les participants? Règles d or 1. Une salle de conférence pouvant accueillir environ 200 personnes est exigée pour les différentes activités prévues en journée. (Cette salle doit également posséder une scène et un piano accordé) 2. Pour la réunion des délégués, une salle plus petite (environ 50-70 pers.) est requise. Cette salle peut servir aussi aux répétitions ainsi qu à l une ou l autre programmation supplémentaire. 3. Pour le Comité Central et la Fondation Koch prévoir une petite salle avec une table, des chaises et de l eau minérale. a) Il serait très bien de proposer au moins un repas par jour dans les locaux où se tient le Congrès ( Par exemple via une cantine ) b) Un avantage supplémentaire non négligeable serait de rassembler tous les participants sous un toit identique (Donc dans un seul et même hôtel! ) c) Il est souhaité que tous les membres du Comité Central soient logés au même endroit d) Il est indispensable de disposer d équipements techniques adaptrés aux exigences du programme V ASPECTS FINANCIERS Règles d or: 1. Le droit d inscription au Congrès ( 5 jours ) ne devrait pas dépasser la somme EUR 150 ( comme à Rotterdam en 2004 ) 2. Il est souhaitable qu une catégorie de prix soit spécialement conçue pour les membres particiants, les étudiants & les accompagnants provenant de pays économiquement défavorisés. Des conditions d hébergement plus élaborées peuvent être proposées aux participants qui sont
4 en mesure de payer plus! Cependant, toutes les catégories de prix devraient respecter un ordre de prix raisonnable et abordable. 3. Une participation financière supplémentaire peut être exigée pour les excursions. 4. L accès à des concerts supplémentaires devraient être prévu, dans la mesure du possible, dans le cadre du droit d inscription. 5. Les conférenciers et musiciens ne reçoivent pas de cachet. Leurs frais de voyage sont pris en charge par leur section nationale. La section organisatrice prend en charge le séjour (repas et logement) durant deux jours et deux nuits. Les conférenciers et musiciens repris dans le programme du Congrès ne paient pas de droit d inscription au Congrès. 6. Les membres du Comité Central ne paient pas de droit d inscription. 7. Le pays d accueil est entièrement responsable pour le financement de la conférence. C est aussi au pays organisateur que revient la tâche de rechercher le sponsoring. 8. Aucun financement émanant de la Trésorerie Centrale de l ESTA ne peut être sollicité dans le cadre de l organisation d un Congrès. 9. Tout bénéfice émanant du Congrès sera propriété du Comité Organisateur 10. Un rapport financier final doit être adressé au Comité Central après la clôture des activités. 11. Si des visas sont requis, des invitations officielles seront adressées imédidatement après réception de l inscription. Suggestions: Puisque il est important de connaître le nombre exact des participants avant et pendant le congrès, il est préférable d avoir un nombre garanti de participants payants. Une échelle d évaluation souple peut être adoptée afin d assurer des rentrées suffisantes émanant des membres : Petite section: un visiteur Section moyenne: deux visiteurs Section importante : trois visiteurs Recommendations: a) Des concessions peuvent être offertes aux participants provenant de sections nationales modestes économiquement. b) Dans certains cas d exceptio, l octroi de fonds émanant du Fond de Solisdarité peut être accordé. c) Avis sera pris auprès des organisateurs du Congrès précédent.
5 Grille horaire (planning) pour le Congrès de l ESTA (Exemple de la Suisse ) Après le Congrès Echéance Action Date Immédiate Dernières transactions 31.08.2008 Immédiate Rapport Final 31.08.2008 Avant et durant le Congrès Echéance Action Date Chaque jour Objectifs : - Programme quotidien -corrections meetings - Cadeaux / Fleurs - Eau minérale pour les conférenciers/ solistes/salles de réunion - Salle de répétition - Concours de la Fondation Koch 1 2 semaines - Partenaires Hotels (prévoir les programmes & les informations exactes / «Où, Quand & Quoi?» ) - Bureau de tourisme (prévoir le programme, répondre aux questions) - Adresser des informations aux services de presse et/ou organiser une conférence de presse - Plan d action pour la recherche d aidants bénévoles - Informer les familles d accueil (nom, dates d arrivée & de départ ) 1 2 mois - Programme détaillé destiné à l imprimeur (accord sur les dates limites avec l imprimeur) - Organisation des différents repas en collaboration avec les restaurants & cantines - Trouver des annonceurs pour la brochure générale - Recherche de bénévoles - Recherche de familles d accueil destinées aux membres de conditions modestes 3 4 mois - Conférenciers : réception des textes en vue des traductions avec possibilités de résumés - Solistes: détails destinés au programme 30.04 05.05.2008 29.04.08 22.04.08 15.04.08 08.04.08 25.04.08 28.02.08
6 - Piano: accord - Recherche des équipements techniques essentiels (vidéo, projecteurs etc.) - Réception des publicités destinées à la brochure - Recherche de bénévoles 4 5 mois - Date limite pour les inscriptions - Réception des publicités destinées à la brochure - Recherche de familles d accueil destinées aux membres de conditions modestes - Recherche d accords de collaboration (SUISA, SIG) 6 8 mois - Envoi du programme provisoire aux sections pour «feedback» - rétroaction. - Envoi du programme provisoire aux différents organisations partenaires (ASTA, AUSTA, STANZA, STRINGNET (Adresses disponibles sur : www.esta-int.com) - Recherche de bénévoles - Recherche de familles d accueil destinées aux membres de conditions modestes 7 8 mois - Adresser le premier brouillon du programme au Comité Central 12 18 mois - Négociations de conditions avec les Hôtels, Bureau de tourisme, imprimeurs - Demande d aide et de soutien de la part des Ambassades ou Consulats 18 24 mois - Demande auprès des sections pour la remisede leurs propositions de programme 31.12.07 30.11.07 30.11.07 31.10.07 31.05.07 24 30 mois - Recherche de sponsoring négociations de conditions 30.09.06 28 30 mois - Répartition des tâches au sein du Comité Organisateur 31.05.06 30-36 mois - Prise de décision quant à l organisation du Congrès 31.05.06 - Décisions du Comité Organisateur ( dates, endroit, durée, choix d une thématique, etc ) - Information des Membres à l'assemblée générale des membres de la section qui organise le congrès