Page : 1/14 Documents amont Upstream documents : AD / DHA-P031 «Procédure générale d achats AD» Documents aval Downstream documents: Processus associés Associated processes : AD /S6-AI MP: «Gérer les Achats Achats Industriels et de Matières premières» «Purchasing Management Industrial Purchasing» AD /S6-DP : «Gérer les Achats Demi produits» «Purchasing Management Demi-Products» Issue Date Objet des modifications Modifications reasons 1 11/03/13 Annule et remplace la AD/DHA-P031.A01 ind. 2 du 18/10/12. Cancel and replaces the AD/DHA-P031.A01 ind. 2 of the 10/18/12.
Page : 2/14 SOMMAIRE 1. OBJET. 3 2. DOMAINE D'APPLICATION... 3 3. TERMINOLOGIE ET ABREVIATIONS. 3 4. DOCUMENTS DE REFERENCE... 4 5. ENGAGEMENT DU FOURNISSEUR AU RESPECT DE CETTE SPECIFICATION.. 5 6. AGREMENT. 5 6.1 CONDITIONS DE DELIVRANCE 5 6.2 ANNULATION DE L AGREMENT 5 7. REGLES DE CONFIDENTIALITE.. 6 8. REVUE DES EXIGENCES AD...6 9. VERIFICATION D APPLICATION ET DROIT D ACCES.... 6 10. ACCORD PREALABLE DE MODIFICATION MAJEURE... 6 11. MAITRISE DU PRODUIT FOURNI PAR AD.. 7 12. MANUTENTION... 7 13. TRACABILITE DU PRODUIT.... 7 14. PROCEDES SPECIAUX.... 7 15. MAITRISE DES PROCEDES.. 8 16. MAITRISE DE MOYENS DE CONTRÔLE, DE MESURE ET D'ESSAIS 8 17. MAITRISE DES LOGICIELS ET PROGRAMMES INFORMATIQUES... 8 18. DOCUMENTATION NECESSAIRE POUR L AUTORISATION DE LIVRAISON DES PRODUITS. 8 19. DOCUMENTATION QUALITE. 9 19.1 DECLARATION DE CONFORMITE. 9 19.2 CERTIFICAT MATIERE. 9 19.3 FICHE TECHNIQUES PRODUIT / FICHE DE DONNEES SECURITE.. 9 20. MAITRISE DES DOCUMENTS.... 10 21. EMBALLAGE ET CONDITIONNEMENT DES PRODUITS LIVRAISON...... 10 22.ORGANISATION DU TRANSPORT POUR LA LIVRAISON DES PRODUITS CHEZ AUBERT & DUVAL.. 10 22.1 TRANSPORT PRIS EN CHARGE PAR LE SITE AD... 10 22.2 TRANSPORT ORGANISE PAR LE FOURNISSEUR.. 10 23. TRAITEMENT DES ANOMALIES.. 11 24. SYSTEME DE MANAGEMENT DE L'ENVIRONNEMENT.12 25. SURETE ET SECURITE... 13 26. SURETE NUCLEAIRE... 13 27. ARCHIVAGE... 14 28. CESSATION D'ACTIVITE OU DEPÔT DE BILAN.... 14 INDEX 1. SUBJECT.. 3 2. SCOPE. 3 3. ABBREVIATIONS. 3 4. DOCUMENTS DE REFERENCE.. 4 5. SUPPLIER COMMITMENT TO COMPLY WITH THIS SPECIFICATION.. 5 6. APPROVAL. 5 6.1 INITIAL CONDITIONS.. 5 6.2 RENEWAL... 5 7. CONFIDENTIALITY.... 6 8. AUBERT & DUVAL REQUIREMENTS REVIEW... 6 9. APPLICATION VERIFICATION AND ACCESS RIGHTS... 6 10. AD APPROVAL PRIOR TO MAJOR CHANGES 11. CONTROL OF PRODUCT THAT IS PROVIDED BY AD... 7 12. HANDLING... 7 13. PRODUCT TRACEABILITY... 7 14. SPECIAL PROCESS. 8 15. PROCESS CONTROL. 8 16. CONTROL OF EQUIPMENT, MEASSUREMENT AND TESTING 8 17. CONTROL OF SOFTWARE AND COMPUTER PROGRAMS.. 8 18. DOCUMENTATION REQUIRED FOR THE APPROVAL OF PRODUCT DELIVERING.. 8 19. QUALITY DOCUMENTATION... 9 19.1 CONFORMITY DECLARATION.. 9 19.2 MATERIAL CERTIFICATE. 9 19.3 TECHNICAL PRODUCT/SAFETY DATA SHEET.. 9 20. CONTROL OF DOCUMENTS... 10 21. PACKING AND CONDITIONING OF PRODUCTS DELIVERY..... 10 22. TRANSPORTATION ARRANGEMENTS FOR AUBERT & DUVAL PRODUCT DELIVERY.. 10 22.1 TRANSPORTATION UNDER AUBERT & DUVAL RESPONSIBILITY..... 10 22.2 TRANSPORT ORGANISED BY YHE SUPPLIER.. 10 23. NONCONFORMING TREATMENT.. 11 24. ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYST..12 25. SAFETY ET SECURITY.. 13 26. NUCLEAR SAFETY... 13 27. ARCHIVE.... 14 28. BUSINESS TERMINATION OR «DEPÔT DE BILAN»... 14
Page : 3/14 1. OBJET En complément des Conditions Générales d Achats Aubert & Duval en vigueur disponibles sur le site web Aubert & Duval (www.aubertduval.com), cette spécification définit les exigences générales applicables aux Fournisseurs de Aubert & Duval. Sauf indication contraire à la commande les exigences des normes ISO 9001 - AS/EN/JISQ 9100 sont applicables. Des dispositions particulières stipulées à la commande, telles que AQAP 2110/2120 ISO/TS 16949, peuvent compléter la présente spécification. 2. DOMAINE D'APPLICATION Cette spécification s'applique à tous les fournisseurs de Aubert & Duval Elle concerne tous les ordres d'achat placés par Aubert & Duval sauf si des conditions spéciales ont été négociées. Dans ce cas, celles-ci doivent figurer dans l'ordre d'achat (commandes, contrats) ou dans un accord écrit distinct. Les paragraphes grisés de cette spécification sont applicables uniquement aux sous-traitants. 3. TERMINOLOGIE ET ABREVIATIONS AD : Aubert & Duval Action de correction = Action curative : Action visant à éliminer une non conformité détectée. Anomalie : Ecart par rapport à une commande, un référentiel (norme, spécification ou une procédure, ) Cahier des charges : Spécification Technique d Approvisionnement ou de Sous-traitance Caractéristiques clés : un attribut ou une caractéristique dont la variation a un effet significatif sur l encombrement, l interchangeabilité et la fonction du produit, sa performance, sa durée de vie en service, ou sa productibilité ce qui exige des actions spécifiques pour maîtriser cette variation. Changement majeur : changement du Process de Fabrication, du moyen de production ou de contrôle, du site de fabrication, du fournisseur. Soustraitance éventuelle à un tiers de tout ou partie des opérations de fabrication ou de contrôle qui lui ont été attribuées. DAF : Déclaration d Anomalie Fournisseur Eléments critiques : Tous les éléments (par exemple fonctions, pièces, logiciels, caractéristiques, process) ayant un effet significatif sur la réalisation du produit et sur l utilisation du produit, y compris la sureté, la performance, l encombrement, l interchangeabilité et la fonction, la productibilité, la durée de vie en service, etc..., qui exigent des actions spécifiques afin d assurer qu ils sont gérés de manière adéquate. Les éléments critiques 1. SUBJECT In addition to the Aubert & Duval General Purchasing Conditions currently available on the website (www.aubertduval.com); this specification defines the general requirements for Aubert & Duval suppliers. Unless otherwise indicated at the purchase order, the norms ISO 9001 - AS / EN / JISQ 9100 are applicable. Special provisions stipulated in the purchase order, such as AQAP 2110/2120 - ISO/TS 16949, may complement this specification. 2. SCOPE This specification applies to all suppliers. It applies to all purchase orders placed by Aubert & Duval, except when special conditions were negotiated. These special conditions must appear in the purchase order or in a written agreement. The shaded paragraphs of this specification are applicable only to sub-contractors. 3. ABBREVIATIONS AD : Aubert & Duval Corrective action = Action curative: Action to eliminate a detected nonconformity Nonconformance : Deviation from purchase order, a reference (standard, specification or procedure,...) Specification: Technical Specification for Supply or Subcontracting Key characteristics: an attribute or feature whose variation has a significant effect on assembly, interchange ability and function of the product, its performance, service life length, or its deliverability which requires specific actions for variation control. Major change : change of the Process of Manufacturing, the method of production or control, of the site of manufacturing, the supplier. Possible subcontracting of the operations of manufacturing or control which were allowed to him. DAF: Nonconforming Supplier Declaration Critical items: Those items (e.g., functions, parts, software, characteristics, processes) having significant effect on the product realization and use of the product; including safety, performance, form, fit, function, productivity, service life, etc; that require specific actions to ensure they are adequately managed. Examples of critical items include safety critical items, fracture critical items, mission critical items, key characteristics, etc.
Page : 4/14 incluent, par exemple, les éléments critiques vis-àvis de la sécurité, de la tenue à la rupture, de la réalisation de la mission, les caractéristiques clés, Dérogation : Autorisation écrite de s écarter des exigences spécifiées à la commande pour une fourniture. Distributeur stockiste : Fournisseur effectuant l'achat, le stockage et la vente de produits sans en modifier l état FDS : Fiche de Données Sécurité Pilote TDQF : Technicien Développement Qualité Fournisseur Prestation spéciale : Opération de transformation à chaud (forgeage, laminage, filage, pliage, Traitement Thermique, Traitement de surface, fonderie), usinage au profil d utilisation, Essai et contrôle, livraison directe Procédé spécial : Processus de production et de préparation du service dont les éléments de sortie ne peuvent être vérifiés par une surveillance ou mesure effectuée a posteriori. Ceci inclut tous les processus pour lesquels des déficiences n apparaissent qu une fois le produit en usage ou le service presté (CND, Traitement thermique, Laboratoire d essais..) Produit : Dans la présente spécification, lorsque le terme produit est utilisé, il peut également signifier prestation. PQR : Plan Qualité de Réalisation QRM : Qualité réception matière pour les demiproduits Requalification : Programme d essais et de contrôle sur le process et sur le produit, validé par le client et la transmission de tous les documents qui prouvent la qualité du produit et le respect des paramètres significatifs du process. Réparation : Remaniement par traitement thermique, soudage, meulage, modification dimensionnelle, SMQ : Système de Management de la Qualité Traçabilité : Dispositions nécessaires afin d'assurer la reconstitution historique de la fabrication du produits en cours de réalisation ou déjà expédiés à Aubert & Duval (documentation utilisée, ressources humaines et matérielles) 4. DOCUMENTS DE REFERENCE ISO 9001 : Systèmes de management de la qualité. ISO 14001 Systèmes de management environnemental ISO 10012 : Système de management de la mesure Exigences pour les processus et les équipements de mesure. AQAP 2110 : OTAN exigences qualité pour la conception Exemption: Authorization written to deviate from the requirements specified with the order for a supply. Distributor stockist: Supplier carrying out the purchase, storage and the product sales without modifying the state of it FDS: Safety Data Sheet TDQF : Supplier Quality Development Technician. Special Sub-contracting services: Operations heating transformation (forging, rolling, extrusion, bending, Heat Treatment, Surface Treatment, foundry), machining, test and control, direct delivery Special process : Production process and service preparation for which the resulting output can not be verified by a monitoring or measurement taken after the fact. This includes any processes where deficiencies become apparent only after the product in use or the service provided (NDT, Heat treatment, mechanical testing,...) Product: In this specification, where the word product is used, it can also mean service. PQR: Design Quality Plan QRM : Quality reception matter for the semi-finished products Re-qualification: Testing and control Program over the process and product validated by the customer. Supporting documents prove the product quality and compliance with significant process parameters. Repair: Modification by heat treatment, welding, grinding, dimensional change,... SMQ: Quality Management System Traceability: necessary actions to ensure the reconstitution of the manufacture of products under development or already shipped to Aubert & Duval (materials used, material and human resources) 4. DOCUMENTS DE REFERENCE ISO 9001 : Systems of management of quality. ISO 14001 Systems of environmental management ISO 10012 : System of management of Requirements measurement for the processes and the equipment of measurement. AQAP 2110 : OTAN requirements quality for the design
Page : 5/14 ISO / TS : 16949 Systèmes de management de la qualité dans l'industrie automobile ISO 17025 : Prescriptions générales concernant la compétence des laboratoires d'étalonnages et d'essais. AS/EN/JISQ 9100 : Série aérospatiale. Système qualité. Modèle pour l'assurance qualité en conception, développement, production, installation et exploitation. AS/EN/JISQ 9120 : Série aérospatiale. Systèmes de management de la qualité. Exigences pour les distributeurs stockistes. EN 9130 : Série aérospatiale. Système qualité. Archivage de documents. EN 10204 : Produits métalliques. Types de documents de contrôle. NF L 00-015 : Management et assurance de la qualité. Déclaration de conformité X31764 : Quality Purchasing Data requirement (BCA). Boeing Brochure «Objectif Sûreté nucléaire» 5. ENGAGEMENT DU FOURNISSEUR AU RESPECT DE CETTE SPECIFICATION Sans remarque ou commentaire sous 10 jours, le Fournisseur s'engage au respect de cette spécification. Seule une dérogation validée par le service Qualité de Aubert & Duval, peut autoriser un écart. 6. AGREMENT 6.1 CONDITIONS DE DELIVRANCE L agrément du couple produit / fournisseur est délivré par Aubert & Duval après la constitution satisfaisante d un dossier qui comporte : Pré-évaluation fournisseur, Compte Rendu du pré-audit, Preuve de la reconnaissance du SMQ (certificats ISO 9001 ou agrément d un donneur d ordre reconnu ou CR de l audit système Aubert & Duval + sanction positive du plan d actions). Le fournisseur est tenu d informer Aubert & Duval de toute évolution de ses certifications tierce partie 6.2 ANNULATION DE L AGREMENT L évaluation annuelle de la performance de chaque fournisseur réalisé par Aubert & Duval peut conduire, en fonction de la note obtenue à : Maintien de l agrément ou, Demande de Plan d action au fournisseur ou, Annulation de l agrément. ISO / TS : 16949 Systems of management of quality in automotive industry ISO 17025: General Regulations concerning the competence of the laboratories of calibrations and tests. AS/EN/JISQ 9100: Aerospace Series. Quality System. Model for the quality assurance in design, development, production, installation and exploitation. AS/EN/JISQ 9120: Aerospace Series. Systems of management of quality. Requirements for the distributers stockists. IN 9130: Aerospace Series. Quality System. Filing of documents. IN 10204: Metal Products. Types of control documents. NF L 00-015: Management and quality assurance. Declaration of conformity X31764: Quality Purchasing Dated requirement (BCA). Boeing Booklet nuclear safety 5. SUPPLIER COMMITMENT TO COMPLY WITH THIS SPECIFICATION Without remark or comment within 10 days, the Supplier undertakes to comply with this specification. Only a written approval of Aubert & Duval Quality department may authorize a deviation. 6. APPROVAL 6.1 INITIAL CONDITIONS The approval of the couple product / supplier is issued by Aubert & Duval after a satisfactory survey that includes: Supplier Pre-assessment report Pre-audit process & product report SMQ Proof (ISO 9001 or a recognized customer approval or Aubert & Duval Audit Report with approved corrective actions). The supplier must inform Aubert & Duval of any evolutions of its third party certificates. 6.2 RENEWAL The suppliers annual performance evaluation carried out by Aubert & Duval can lead, according to the note obtained to a: approval maintenance or, supplier action plan request or, cancellation of supplier approval
Page : 6/14 7. REGLES DE CONFIDENTIALITE Sont considérées comme des «Informations Confidentielles», toute information et/ou donnée de nature scientifique, technique, technologique, sociale, commerciale, financière, juridique ou de toute autre nature que ce soit, communiquée directement ou indirectement par Aubert & Duval, sous quelque forme, sur quelque support, et de quelque manière que ce soit notamment par oral ou par écrit. Les Informations Confidentielles ne doivent pas être reproduites ou communiquées à des tiers par le Fournisseur, sans l'accord écrit de Aubert & Duval. 8. REVUE DES EXIGENCES AUBERT & DUVAL Pour chaque nouvelle affaire le fournisseur devra mener une revue des exigences applicables. L objectif de cette revue est de s assurer que les exigences relatives au produit ont été comprises et que les écarts éventuels ont été levés. 9. VERIFICATION D APPLICATION ET DROIT D ACCES Aubert & Duval se réserve le droit de vérifier chez le Fournisseur de 1 er et 2 ème rang, seul ou en présence de ses Clients, ou d une Tierce Partie, ou des Autorités réglementaires le respect de ces exigences. Pour ce faire le Fournisseur s engage à laisser le libre accès à la documentation et aux emplacements où se déroulent toutes les activités relatives à l'exécution de la commande Aubert & Duval. 7. CONFIDENTIALITY Are regarded as «confidential information» any information and/or data of nature scientific, technical, technological, social, commercial, financial, legal or of any other nature that it is, communicated directly or indirectly by Auber t& Duval, in any form or support, verbal or written. Supplier should not reproduce or communicate any confidential information to thirds, without Aubert & Duval written agreement. 8. AUBERT & DUVAL REQUIREMENTS REVIEW For each new product/ service, a review of requirements should be conducted. The purpose of this review is to ensure that product requirements are understood and that any discrepancies have been removed. 9. APPLICATION VERIFICATION AND ACCESS RIGHTS Aubert & Duval reserves the right to audit compliance per requirements the Supplier and sub-suppliers either alone /with its customers, or a Third Party, or Regulatory authorities. To do this the Supplier agrees to allow free access to documentation and the locations where all activities to execute Aubert & Duval purchase orders take place. 10. ACCORD PREALABLE DE MODIFICATION MAJEURE Toute modification majeure (changement du Process de Fabrication, du moyen de production ou de contrôle, du site de fabrication, de fournisseur, sous-traitance éventuelle à un tiers de tout ou partie des opérations de fabrication ou de contrôle qui lui ont été attribuées) ou toute réparation est interdite sans l'accord préalable d Aubert & Duval. Elle devra donner lieu à une requalification. 10. AD APPROVAL PRIOR TO MAJOR CHANGES Without prior consent and approval of Aubert & Duval, any repair or major change is prohibited (change of manufacturing process, production means change, control means change, manufacturing site change, subsupplier change; subcontracting to a third of all or part of manufacturing operations or control that has been assigned). Any major change requires a re-qualification
Page : 7/14 11. MAITRISE DU PRODUIT FOURNI PAR AD A la réception des produits chez le Fournisseur, celui-ci, vérifie que : Il dispose de la commande et si nécessaire des documents qui s y rattachent, Les produits correspondent à ce qui est prévu sur la commande, Les produits n ont pas subi de dommage lors du transport (emballage approprié et en bon état). Après réalisation de la prestation, le Fournisseur doit retourner les copeaux et les chutes avec le produit accompagné de leur bordereau spécifique, sauf si des dispositions différentes à la commande ou au contrat ont été prévues. 12. MANUTENTION Le Fournisseur doit donner l'assurance que les opérations de manutention, stockage, emballage, transport, nettoyage et protection des produits sont exécutées correctement avec des moyens adaptés et du personnel compétent, dans le respect des règles de sécurité, de manière à éviter tout dommage aux produits. 13. TRACABILITE DU PRODUIT Le Fournisseur doit : Prendre des dispositions afin d'assurer la traçabilité des produits et des prélèvements pour essais pendant et entre les opérations de fabrication (report de marquage ) ainsi que la documentation associée. Ces dispositions doivent inclure le cas échéant les logiciels et leurs versions utilisées pour la réalisation des prestations, Assurer la traçabilité des moyens de contrôle, de mesure et d'essai mis en œuvre. 14. PROCEDES SPECIAUX Les procédés spéciaux utilisés doivent faire l objet d une qualification prononcée par Aubert & Duval, selon les modalités appropriées. Le personnel du fournisseur utilisant des contrôles non destructifs doit être qualifié selon les normes NAS410 et ou EN4179 pour le domaine aéronautique, ou suivant l EN473 pour les autres domaines. 11. CONTROL OF PRODUCT THAT IS PROVIDED BY AD At product reception the Supplier, the latter, checks that: It has the order and, if necessary, related documents, Product is conform per purchase order Not damage occurred during transportation (suitable packaging and in good condition). After subcontracting service is completed, the Supplier must return the chips and falls with the product always with the corresponding Dispatch advice, unless specified in the purchase order or the contract 12. HANDLING The Supplier is responsible to ensure that operations of handling, storage, packaging, transport, cleaning and protection products are implemented with appropriate means/ personnel, in compliance with safety regulations, in order to avoid any product damage. 13. PRODUCT TRACEABILITY The supplier must : Ensure the traceability of products, samples for testing, associated documents, software versions used during and between manufacturing operations (reporting marking...) Ensure traceability of inspection means, measuring and testing. 14. SPECIAL PROCESS The special processes must be the subject to a qualification pronounced by Aubert & Duval, according to the suitable methods. Supplier staff using non destructive testings must be qualified according to standards NAS410 and or EN4179 for the aeronautical field, or according to the EN473 for the other fields.
Page : 8/14 15. MAITRISE DES PROCEDES Dans le cadre de la maîtrise des procédés, Aubert & Duval pourra demander au Fournisseur de mettre en œuvre le suivi de caractéristiques clés / éléments critiques, approprié et validé par Aubert & Duval. 15. PROCESS CONTROL As part of process control, Aubert & Duval may require that the Supplier implements and monitors key characteristics / critical elements. Aubert & Duval might validate the correct implementation. 16. MAITRISE DE MOYENS DE CONTRÔLE, DE MESURE ET D'ESSAIS Tous les équipements et outillages de contrôle (appareils de mesurage dimensionnel, thermocouple, enregistreur,...) et d essai mis en doivent être vérifiés périodiquement suivant des dispositions précisant les rattachements aux référentiels, la périodicité, les méthodes et les critères d'acceptation selon les exigences de la norme ISO 17025. 16. CONTROL OF EQUIPMENT, MEASSUREMENT AND TESTING Control equipment, Test equipment and Control tools (dimensional measurement devices, thermocouples, recorders,...), should be checked periodically according to the methods and acceptance criteria required by ISO 17025; specifying the reference to attachments, periodicity, methods and acceptance criteria. 17. MAITRISE DES LOGICIELS ET PROGRAMMES INFORMATIQUES Les logiciels et les programmes du Fournisseur utilisés pour réaliser les prestations doivent être identifiés : nom, indice, date de création et modification. Le Fournisseur doit : Réaliser et documenter des tests de validation de ses logiciels et programmes, en lien avec leurs utilisations, à chaque installation, création, modification, Assurer la traçabilité de ses logiciels et programmes (fiches de vie, modifications réalisées, interventions, installations, changement de versions, anomalies...), Assurer la sauvegarde et la restauration des données, Etablir des règles de gestion de ses logiciels: accords de propriété, règles d'accès, gestion des mots de passe, stockage, gestion des changements de versions, tests de nouvelles versions, transfert dans l'environnement 17. CONTROL OF SOFTWARE AND COMPUTER PROGRAMS Software and programs used to carry out the Supplier's products must be identified: name, index, creation and modification dates. The Supplier must: Conduct and document validation tests of its software and programs in liaison with their use at each installation, creation, modification, Ensure the traceability of its software and programs (Live Sheets, changes made, interventions, installations, changing versions, anomalies), Provide backup and restore data Establish rules for software management: property agreements, rules of access, password management, storage, versions change management, new versions testing, transfer to the operating environment, training. 18. DOCUMENTATION NECESSAIRE POUR L AUTORISATION DE LIVRAISON DES PRODUITS Au plus tard à la livraison du produit, le Fournisseur doit transmettre la documentation requise à la commande, sur laquelle doivent figurer impérativement les références complètes de l affaire traitée. 18. DOCUMENTATION REQUIRED FOR THE APPROVAL OF PRODUCT DELIVERING At the latest at product delivery, the Supplier must provide the required documentation at the purchase order. It must complete all the stipulated references/ serial numbers and revision levels.
Page : 9/14 19. DOCUMENTATION QUALITE 19.1 DECLARATION DE CONFORMITE Pour chaque commande, le Fournisseur doit délivrer, une Déclaration de Conformité (de préférence) selon les normes NF L 00-015 et/ou NF EN 10204). La Déclaration de Conformité et les documents associés : Doivent faire référence à toutes les spécifications imposées à la commande avec leur indice, Doivent comporter l identification complète des produits y compris les repères, sont validées par des personnes habilitées. doivent être établies et renseignées de façon permanente et lisible : le recours au blanc correcteur et au crayon à papier / mine graphite est strictement interdit. 19.2 CERTIFICAT MATIERE Dans le cas de métal approvisionné chez un stockiste, la Déclaration de Conformité ou la documentation associée doit comprendre le certificat matière du Fournisseur élaborateur. 19.3 FICHE TECHNIQUES PRODUIT / FICHE DE DONNEES SECURITE Le produit fourni doit être défini par une fiche technique datée ou indicée précisant la référence et les principales caractéristiques du produit et de son utilisation, si applicables, telles que : L'analyse (composition), Les caractéristiques physico-chimiques, Les caractéristiques dimensionnelles, Le domaine d'utilisation, La granulométrie, La conformité REACH, L'origine des produits, si possible, La date de péremption, Les recommandations et/ou les exigences des conditions de stockage. De plus, chaque produit doit être accompagné d une FDS conforme au règlement REACH et CLP ou GHS, en langue française et datant de moins de 5 ans. Toute modification des données techniques / sécurité / environnement d'un produit doit faire l'objet d'une mise à jour systématique de la documentation correspondante et tout particulièrement de la FDS, et être communiquée dans les plus brefs délais à Aubert & Duval : services HSE du site concerné. 19. QUALITY DOCUMENTATION 19.1 CONFORMITY DECLARATION For each purchase order, the Supplier must deliver a Declaration of Conformity preferably according to NF L 00-015 and / or NF EN 10204. Declaration of Conformity: Must refer to all the requirements imposed per purchase order with their revision level. Must have completed product identification and revision levels, Must be validated by the defined authorized personnel. Must be established and well informed in a permanent and readable way: the use of white corrector and the mine graphite/lead pencil is strictly prohibited. 19.2 MATERIAL CERTIFICATE In the case of metal supplied by a stockholder, the Declaration of Conformity or the related documentation must include the certificate of the supplier responsible for the production. 19.3 TECHNICAL PRODUCT/SAFETY DATA SHEET A Technical Sheet should define the supplied product, it must be dated or indexed with the reference and main characteristics of the product and its use, if applicable, such as: Analysis (composition), Physical and chemical characteristics, Dimensional characteristics, Field of use, Particle size, REACH compliance, Goods origin (when if possible), Expiration date, Recommendations and / or requirements for storage conditions. In addition, each product must be accompanied by a MSDS according to REACH and GHS CLP or, in French language. It must not be older than 5 years. Any change of technical / safety / environment data of a product must be a systematically updated. In particular the FDS, and be communicated as soon as possible to Aubert & Duval: HSE site department
Page : 10/14 20. MAITRISE DES DOCUMENTS Si cela est demandé à la commande, le Fournisseur devra soumettre les documents préalables à la fabrication pour approbation par Aubert & Duval : programmes de fabrication, PQR, instructions techniques ou modes opératoires, Le contenu de ces documents devra être convenu avec Aubert & Duval. 21. EMBALLAGE ET CONDITIONNEMENT DES PRODUITS LIVRAISON Les produits livrés doivent être repérés individuellement ou par lot entier selon les exigences du contrat. Le fournisseur doit mettre en place les moyens nécessaires pour préserver au mieux les produits. Les produits devront être stockées, par ordre de fabrication dans des conditions identiques (température, hygrométrie), autant que possible à l'abri des intempéries, dans des endroits appropriés, délimités. Dans le cas d'un stockage en extérieur, le fournisseur veillera à éviter la création de zones de rétention d'eau sur les produits. 22.ORGANISATION DU TRANSPORT POUR LA LIVRAISON DES PRODUITS CHEZ AUBERT & DUVAL 22.1 TRANSPORT PRIS EN CHARGE PAR LE SITE Aubert & Duval Le Fournisseur doit informer Aubert & Duval (le service ou la personne indiquée sur la commande) de la date prévue de l enlèvement des marchandises pour organisation du transport. Il doit fournir, les éléments nécessaires à l organisation du transport : N de commande et N d OF, poids brut, identification du produit, nombre, dimensions et types de colis. Les livraisons partielles ne sont pas acceptées sauf accord préalable écrit d Aubert & Duval. 22.2 TRANSPORT ORGANISE PAR LE FOURNISSEUR Le Fournisseur doit informer Aubert & Duval (le service ou la personne indiquée sur la commande) de la date d enlèvement des marchandises et transmettre une copie du bon de livraison comportant les éléments nécessaires : N de commande, N d OF, adresse de livraison, atelier de livraison, poids brut, identification du produit, nombre, dimensions et types de colis. Les documents requis à la commande doivent être transmis à Aubert & Duval (au service ou la personne indiquée sur la commande), une copie des documents doit accompagner les produits. 20. CONTROL OF DOCUMENTS If requested with the purchase order, the Supplier shall submit the pre-production documents for AD approval : manufacturing programs, PQR, technical instructions and procedures,... The contents of these documents will be agreed with Aubert & Duval. 21. PACKING AND CONDITIONING OF PRODUCTS - DELIVERY The delivered products must be located individually or by a whole batch according to contract requirements. The supplier must set up the means necessary to preserve the products as well as possible. The products will have to be stored, by work order under identical conditions (temperature, hygroscopy), safe from bad weather, in adapted places, delimited. In the case of outside storage, the supplier will take care to avoid the creation of water retention zones on the products. 22. TRANSPORTATION ARRANGEMENTS FOR AUBERT & DUVAL PRODUCT DELIVERY. 22.1 TRANSPORTATION UNDER Aubert & Duval RESPONSABILITY The Supplier must inform Aubert & Duval (the logistics department or the person named on the purchase order) of the expected goods collection date in order to make transportation arrangements. It must provide all necessary information in order to organize transportation: Purchase Order #. and OF #, gross weight, product identification, Number, size and package types. 22.2 TRANSPORT ORGANISED BY YHE SUPPLIER The Supplier must inform Aubert & Duval (the department or the person named on the purchase order) of the collection date of products and send a copy of the Delivery Note with the necessary elements: purchase order #, OF #, address of delivery, delivery workshop, gross weight, product identification, number, size and package types. The required documents per purchase order must be sent to Aubert & Duval (department or the person named on the purchase order), a copy of the documents must accompany the products.
Page : 11/14 23. TRAITEMENT DES ANOMALIES Le Fournisseur doit : Prévenir immédiatement le représentant Qualité Fournisseurs d Aubert & Duval de toute anomalie détectée sur le processus, le produit, la documentation ou le délai associée, Identifier et isoler en zone de quarantaine les produits en anomalie, Indiquer la liste des produits qui ont été contrôlés avec un appareil découvert non conforme, depuis le dernier étalonnage valide, Ouvrir une DAF dans un délai de 24h (formulaire AD / DHA.P053.F01) comprenant à minima les informations suivantes : - Entête, - Description de l'anomalie (attacher les documents annexes tels que : schémas de repérage, photos, cotes, ), - Proposition d actions de correction pour validation par la Qualité Fournisseur Aubert & Duval, - Recherche des causes racines d occurrence et non détection dans un délai de 5 jours (y compris causes système), - Proposition d'actions correctives sur 20 jours pour validation par la Qualité Fournisseur Aubert & Duval. Transmettre la DAF au Service Achats et au Service Qualité Fournisseurs du site Aubert & Duval concerné, En cas de retour chez Aubert & Duval, séparer physiquement les produits en anomalie ou en dérogation des produits conformes et les identifier, Attendre un accord formel par Aubert & Duval pour livrer le produit. Fournir les preuves de la mise en place des actions correctives. Le Fournisseur ne doit pas remplacer le produit / matière à sa seule initiative. Cette action pourra être intégrée dans la proposition d'actions de correction. Aubert & Duval doit : Valider les propositions d'actions de correction du Fournisseur ou proposer les actions de corrections au fournisseur, Juger de la pertinence de la Recherche de Causes Potentielles de l occurrence et de la non detection. 23. NONCONFORMING TREATMENT The supplier must: Notify immediately Aubert & Duval Supplier Quality representative when Nonconforming process/ product/ documentation/ late delivery occurs, Identify and isolate in the Nonconforming zone the products in anomaly Provide a list of products that were tested/ Controlled with a device found the noncompliance, since the last valid calibration, Open a DAF within 24 hours (Form Aubert & Duval / DHA.P053.F01) including at minimum the following information: - Header, - Description of Nonconforming (attach supporting documents such as identification sketch, photos, tolerances,...), - Supplier proposal for containment actions for Aubert & Duval Supplier Quality department approval, - Search for root causes for occurrency and non detection within 5 days (including causes system), - Proposed permanent corrective actions on 20 days for approval by the Supplier Quality Aubert & Duval. Forward the DAF to the related Aubert & Duval Purchasing Department and AD Supplier Quality department When returning product to Aubert & Duval, physically separate the Non conforming product or with deviation from the conform products and identify accordingly (yellow sticker) Expect a written agreement from Aubert & Duval prior to the delivery of the product. Provide evidence of the implementation of corrective actions. The Supplier must not replace the product / material at its sole discretion. This action can be integrated into the proposed containment actions. Aubert & Duval must: Validate the supplier proposed containment actions or propose the containment actions to the supplier Review the relevance of the research potential causes of the occurrence and non-detection,
Page : 12/14 Valider les propositions d'actions correctives du Fournisseur, Communiquer au Fournisseur la décision Aubert & Duval sur le produit, Communiquer au Fournisseur le descriptif du Coût réel de l'anomalie et l'informer des suites commerciales. Aubert & Duval pourra refacturer à minima sur la base de cout forfaitaires ci-après : Ouverture d une fiche 180 d anomalie Dérogation (Aubert & Duval 250 vers le client) Dérogation (fournisseur vers 180 Aubert & Duval) Réclamation client 500 Reprise 210 usinage Retouche Reprise 50 interne meulage Reprise 30 marquage Contrôle 3D supplémentaire 70 Traçage supplémentaire 50 Méthode US 40 Scan plan spécifique 200 Analyse métal 80 complémentaire Valeur à l état de Rebut transformation de la pièce Transport 500 24. SYSTEME DE MANAGEMENT DE L'ENVIRONNEMENT Le Fournisseur doit être certifié ISO 14001 ou mener une politique dynamique de conservation de l environnement. Le Fournisseur s engage à : Informer Aubert & Duval de tout événement susceptible d avoir un impact sur la santé humaine ou l environnement, Mettre en œuvre une politique de réduction de l impact environnemental à la conception. Des mesures particulières relatives à la pollution et aux conditions de transport pourront le cas échéant, être notifiées sur les commandes et elles devront être mises en œuvre par le fournisseur. Validate supplier permanent corrective actions Communicate to the Supplier, Aubert & Duval decisions on the product, Communicate to the Supplier the description of the real cost of Nonconforming and to inform it on the commercial issues. Aubert & Duval can invoice the non quality cost at minimum on the basis of the following fixed cost: DAF opening 180 Deviation (Aubert & Duval vs customer) 250 Deviation (Supplier vs Aubert & Duval) 180 Customer claim 500 Remachining 210 Internal Re- Rework grinding 50 Remarking 30 3D re-control 70 Re-tracing 50 US Method 40 Scan 200 Complementary metal analyse 80 Valeur à l état Scrap de transformation de la pièce Transport 500 24. ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM The Supplier must be certified ISO 14001 or pursue a dynamic politic for environment conservation. The Supplier commits to: Inform Aubert & Duval of any event likely to impact human health or the environment, Implement a policy to reduce the environmental impact on design. Special measures relating to pollution and transport conditions might be notified on some orders and this special measures must be implemented by the supplier.
Page : 13/14 25. SURETE ET SECURITE Le Fournisseur s engage à prendre dans son organisation interne des mesures adaptées pour assurer la sûreté et la sécurité des opérations qui lui sont confiées. Le Fournisseur s engage à : Mettre en œuvre en permanence des mesures de sûreté et de sécurité satisfaisantes et adaptées à la nature des opérations effectuées pour le compte d Aubert & Duval, Appliquer l ensemble des consignes et contraintes transmises par Aubert & Duval, en particulier concernant les conditions d intervention dans les locaux d Aubert & Duval, Protéger de manière satisfaisante son système d information et particulièrement les informations qui lui sont confiées par Aubert & Duval, contre toute tentative d intrusion frauduleuse ou non autorisée. Ces mesures de sûreté et de sécurité concernent notamment : 26. SURETE NUCLEAIRE La formation et l information régulière de l ensemble de ses personnels, y compris les personnels temporaires, sur les enjeux et les risques de sûreté et sécurité liés à leur mission et sur les obligations de confidentialité associées, De la mise en place d une gestion stricte et contrôlée des dispositifs d accès confiés par Aubert & Duval tels que clés, badges et codes d accès, L inspection régulière des dispositifs et de procédures de sécurité. De la mise en place d un processus efficace d information et d actions lorsqu une anomalie de sûreté ou sécurité est détectée. Dans le cadre de commandes dont les produits sont destinés aux centrales nucléaires les exigences décrites dans la brochure «Objectif Sûreté nucléaire» doivent être appliquées. 25. SAFETY ET SECURITY The Supplier commits to take in its internal organization appropriate measures to ensure the safety and the security of operations entrusted to it. The Supplier commits to: Implement appropriate on going measures of safety and security according to the nature of operations done on Aubert & Duval behalf, Apply all instructions and limitations provided by Aubert & Duval, especially concerning the conditions when intervention in Aubert & Duval sites, Adequately protect its information system and particularly the information entrusted by Aubert & Duval, against any attempt to fraudulent or unauthorized intrusion. These measures of safety and security concern: 26. NUCLEAR SAFETY Train and inform all of its personnel, including temporary staff, of the issues and risks related to safety and security and the confidentiality obligations associated Establish strict management and controlled access devices assigned by Aubert & Duval such as keys, badges and access codes, To regularly inspect the devices and safety procedures and implement a process for effective action when an abnormality in Safety / Security is detected. Within the framework of orders whose products are intended for the nuclear power plants the requirements described in the booklet nuclear Objective Safety owe beings applied.
Page : 14/14 27. ARCHIVAGE Les documents utilisés pendant les différentes opérations de fabrication et de contrôle, les rapports d'étalonnage doivent être archivés au minimum pendant 30 ans pour les produits marche aéronautique et 10 ans pour le marché nucléaire et ne peuvent être détruit sans l accord de Aubert & Duval. Les documents relatifs aux commandes doivent être consultables sur demande. Le délai admis pour reconstituer la traçabilité d une commande ne doit pas excéder 5 jours ouvrables. 28. CESSATION D'ACTIVITE OU DEPÔT DE BILAN Dans ce cas le Fournisseur est tenu d'informer Aubert & Duval, afin de lui permettre de récupérer tous les produits, outillages et documents concernés. 27. ARCHIVE The documents related to the Aubert & Duval purchase orders for the various manufacturing operations, controls, and calibration reports should be archived for at least 30 years for aeronautique products and 10 years for nuclear markets and cannot be destroyed without the Aubert & Duval consent. Documentation related to AD purchase orders is to be available per request in no more than 5 working days. 28. BUSINESS TERMINATION OR «DEPÔT DE BILAN» In this case the Supplier must inform Aubert & Duval, to enable it to recover all products, tools and documents concerned.