RESTRICTED WT/BFA/W/300 8 mai 2013 (13-2448) Page: 1/49 Comité du budget, des finances et de l'administration Original: anglais RAPPORT DU BUREAU DE L'AUDIT INTERNE (BAI) JANVIER-DÉCEMBRE 2012 (EXERCICE 2012)
- 2 - TABLE DES MATIÈRES RÉSUMÉ ANALYTIQUE... 3 1 INTRODUCTION... 8 2 RÉSUMÉ DU PROGRAMME DE TRAVAIL... 8 2.1 Plan d'audit pour l'exercice 2012... 8 2.2 Audit ad hoc... 9 2.3 Audit concernant les consultants et fournisseurs de services connexes... 10 2.4 Matrice de délégation de pouvoir et de responsabilité... 15 2.5 Audits de suivi... 15 2.5.2 Audit des achats... 15 2.5.3 Voyages en mission... 17 2.5.4 Activités liées aux états de paie... 19 2.5.5 Activités d'appui administratif et logistique de l'ifct... 22 2.5.6 Services de nettoyage et d'entretien... 24 2.5.7 Activités relatives à la sécurité et à la sûreté... 26 3 VÉRIFICATION EXTERNE... 29 4 PERSONNEL DU BAI... 29 5 PERFECTIONNEMENT PROFESSIONNEL... 29 6 PLAN D'AUDIT POUR L'EXERCICE 2013... 30 7 CONCLUSION... 30 ANNEXE A RÉSUMÉ DE L'ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES AU 31 DÉCEMBRE 2012... 31 ANNEXE B RÉSUMÉ DE L'ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE DE TOUS LES AUDITS AU 31 DÉCEMBRE 2012... 32 ANNEXE C RÉSUMÉ DE L'ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES AU 30 AVRIL 2013... 33 ANNEXE D CYCLE DE VIE DE L'AUDIT... 34 ANNEXE E CONSULTANTS ET FOURNISSEURS DE SERVICES CONNEXES ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES EN SUSPENS... 35 ANNEXE F VOYAGES EN MISSION ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES EN SUSPENS... 40 ANNEXE G AUDIT DES ACTIVITÉS LIÉES AUX ÉTATS DE PAIE ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES EN SUSPENS... 44 ANNEXE H ACTIVITÉS D'APPUI ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE DE L'IFCT ÉTAT D'APPLICATION DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES EN SUSPENS... 45 ANNEXE I SERVICES DE NETTOYAGE ET D'ENTRETIEN ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES EN SUSPENS... 46 ANNEXE J ACTIVITÉS RELATIVES À LA SÉCURITÉ ET À LA SÛRETÉ ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES EN SUSPENS... 49
- 3 - RÉSUMÉ ANALYTIQUE 1.1. Le présent rapport d'audit annuel porte sur les activités d'audit interne de l'organisation mondiale du commerce pendant la période allant de janvier à décembre 2012, période qui constitue la cinquième année d'activité du BAI depuis son entrée en fonctionnement en mars 2008. 1.2. Conformément à la Charte de l'audit interne, le BAI présente chaque année au DG, avec copie au vérificateur externe, un rapport récapitulatif sur les activités entreprises et les progrès accomplis dans l'application des recommandations figurant dans les rapports d'audit. Ce rapport est également présenté au CBFA. 1.3. Le présent rapport se compose des parties suivantes: introduction; résumé du programme de travail pour l'exercice 2012; résumé des résultats d'un examen des activités du BAI par le vérificateur externe; personnel du BAI; perfectionnement professionnel; plan d'audit pour l'exercice 2013; conclusion. 1.4. Conformément au cycle de vie de l'audit décrit à l'annexe D, qui est susceptible d'être revu au besoin, et aux indications fournies par les normes de l'iia, la possibilité est ménagée au BAI d'acquérir une meilleure compréhension des processus de gouvernance d'entreprise, de gestion des risques et de contrôle de l'organisation ainsi que de donner la priorité aux domaines d'activité et aux situations qui exposent l'organisation à des risques élevés en termes d'impact qu'ils sont susceptibles d'avoir. 1.5. En conséquence, les activités du BAI pour l'exercice 2012 ont été les suivantes: réexamen et publication d'un rapport ad hoc sur un contrat de services de nettoyage qui a fait l'objet d'avenants. L'objectif était d'en tirer les enseignements qui permettraient d'améliorer les contrats futurs; publication d'un rapport d'audit sur les activités des consultants et les activités connexes; achèvement des travaux sur la délégation de pouvoir à l'omc. Les résultats ont été affichés sur Intranet pour consultation par le personnel; réalisation de 12 audits de suivi sur diverses activités afin de vérifier les mesures correctives prises par la Direction pour traiter les problèmes signalés lors des examens d'audit déjà achevés. Ces activités incluaient les achats, les états de paie, les voyages en mission, les activités d'appui administratif et logistique de l'ifct, les services de nettoyage et d'entretien et les activités relatives à la sécurité et à la sûreté; examen des opérations par le vérificateur externe au cours du dernier trimestre de l'année. 1.6. Aucune limitation n'a été imposée quant à la portée des travaux du BAI dans la conduite de ses activités. 1.7. Le BAI est resté ouvert aux possibilités d'amélioration. C'est pourquoi, au cours de l'exercice 2012, les recommandations faites par le CBFA en mars 2012 ont été prises en considération pour la rédaction du présent rapport afin d'avoir une analyse plus qualitative, notamment en fixant un calendrier pour chaque recommandation en suspens; en indiquant la personne responsable des mesures correctives; en indiquant combien de recommandations significatives ont été mises en œuvre, combien restent en suspens et ce qui est fait pour en assurer la mise en œuvre. 1.8. De ce fait, et à la différence des rapports annuels précédents, le présent rapport et ceux qui lui succéderont mettront davantage l'accent sur les recommandations et constats d'audit significatifs, qui, s'il ne leur est pas donné suite, sont susceptibles d'avoir un impact important sur l'organisation en ce qui concerne l'efficience et l'efficacité dans la réalisation des objectifs; l'intégrité des renseignements financiers; le respect du Statut et du Règlement du personnel ainsi que des politiques et procédures relatives au personnel; et l'adéquation des systèmes de contrôle interne.
- 4-1.9. En outre, le cas échéant, il sera fait mention des faits antérieurs à l'exercice 2012 considérés comme significatifs. 1.10. Par conséquent, seuls les points en suspens (c'est-à-dire en cours ou ouverts) et qui sont considérés comme significatifs ont été inclus dans les annexes E à J, afin d'indiquer quels sont les personnes responsables de la mise en œuvre, les plans d'action qui sont accompagnés d'observations de la part des Divisions concernées, et les dates d'achèvement prévues. Néanmoins, les points dont la mise en œuvre a été réalisée et close et qui sont considérés comme significatifs sont décrits dans le corps du rapport. 1.11. À la clôture de l'exercice 2012, le BAI avait effectué les tâches suivantes: 7 audits planifiés depuis son entrée en activité, 1 examen global, l'établissement d'une documentation sur la délégation de pouvoir, 1 audit ad hoc et 1 enquête donnant lieu à 182 recommandations, dont 156 (86%) ont été considérées comme significatives. On trouvera dans l'annexe A un résumé plus complet des recommandations significatives. 1.12. La Direction a mis en œuvre en grande partie les mesures correctives recommandées ou est en train de les mettre en œuvre. 1.13. Comme l'indique le tableau 1 ci-dessous, 109 (70%) des recommandations d'audit significatives ont été mises en œuvre et, par conséquent, closes au 31 décembre 2012. La mise en œuvre de 41 (38%) d'entre elles a été réalisée pendant l'exercice 2012. 1.14. En outre, 27 (17%) des recommandations d'audit significatives sont en cours de mise en œuvre, et 20 (13%) n'ont pas encore été mises en œuvre. Toutefois, des plans d'action ont été mis en place lorsqu'il y avait lieu, afin de garantir que des mesures correctives soient prises. 1.15. Selon la catégorie d'exposition aux risques, le BAI a regroupé les recommandations d'audit suivant les types descriptifs suivants: a. opérationnel ou processus: recommandations découlant de l'inadéquation ou de l'échec de processus internes, personnes, systèmes ou procédures administratives ou de faits externes affectant les activités de l'omc; b. conformité: recommandations liées à la nécessité d'assurer la conformité avec le Statut du personnel, le Règlement du personnel, les contrats ou les meilleures pratiques; c. systèmes ou technologie: recommandations liées à des problèmes de réseau, à un manque de ressources et de compétences systèmes, au piratage et aux virus, à une optimisation des systèmes inadéquate ou à une intégration des systèmes insuffisante; d. financier: recommandations liées au traitement des fonds, à l'enregistrement des transactions financières et à des faits susceptibles d'entraîner des pertes financières pour l'omc; e. stratégique: recommandations pouvant découler d'une mauvaise affectation des ressources; d'une réaction inadéquate face à l'évolution de l'environnement des affaires; de l'échec d'un plan d'entreprise; de décisions d'entreprise inappropriées ou de la mauvaise application de ces décisions. 1.16. Ainsi, sur 156 recommandations significatives, 65% sont de type opérationnel, 19% concernent la conformité, 10% concernent les systèmes ou la technologie, 4% sont d'ordre financier et 1% sont à caractère stratégique, comme l'indiquent le tableau 1 et le graphique correspondant ci-dessous. Le BAI réexaminera la définition de ces catégories lors des audits futurs. 1.17. Un changement de Direction étant prévu au dernier trimestre de l'exercice 2013, le présent rapport prend en considération toutes les mesures correctives prises par la Direction sortante pendant le premier trimestre de cet exercice. Sur l'ensemble des recommandations d'audit significatives, 120 (77%) avaient été mises en œuvre et closes au 30 avril 2013, dont 11 (9%) avaient été mises en œuvre au cours du premier trimestre de l'exercice 2013. Les
- 5 - recommandations en cours de mise en œuvre sont au nombre de 21 (13%) tandis que 15 (10%) n'ont pas encore été mises en œuvre. Le tableau 1 et le graphique correspondant ci-dessous donnent un aperçu de l'état de la mise en œuvre des recommandations d'audit au 30 avril 2013, un résumé plus complet figurant à l'annexe C. Les recommandations qui ont été mises en œuvre pendant l'exercice 2013 sont en outre présentées brièvement dans chaque rubrique pertinente de l'audit. 1.18. Aux fins du présent rapport, tous les pourcentages ont été arrondis au nombre entier le plus proche. Tableau 1 RECOMMANDATIONS D'AUDIT ET ÉTAT DE LEUR MISE EN ŒUVRE: TABLEAU RÉCAPITULATIF Nombre total Recommandations significatives % des recommandations significatives Total des recommandations 182 156 86% (2008-2012) RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES PAR CATÉGORIE D'AUDIT État de la mise en œuvre au 31.12.12 Catégorie d'audit Closes En cours Ouvertes Total (%) Opérationnel 80 19 3 102 65% Conformité 13 4 13 30 19% Systèmes 11 3 1 15 10% Financier 3 1 3 7 4% Stratégique 2 - - 2 1% Nombre total de 109 27 20 156 100% recommandations significatives Total (%) 70% 17% 13% 100% Pendant l'exercice 2012 Nombre de recommandations significatives closes 41 Opérationnel 23 Conformité 9 Systèmes 7 Stratégique 2 % 38% État de la mise en œuvre au 30.04.13 Catégorie d'audit Closes En cours Ouvertes Total (%) Opérationnel 88 12 2 102 65% Conformité 16 5 9 30 19% Systèmes 11 3 1 15 10% Financier 3 1 3 7 4% Stratégique 2 - - 2 1% Total 120 21 15 156 100% Total (%) 77% 13% 10% 100%
- 6 - Figure 1 Résumé Recommandations significatives au 31 décembre 2012 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Closes En cours Ouvertes Stratégique 1% 0% 0% Financier 2% 1% 2% Systèmes 7% 2% 1% Conformité 8% 3% 8% Opérationnel 51% 12% 2% Figure 2 Résumé Recommandations significatives au 30 avril 2013 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Closes En cours Ouvertes Stratégique 1% 0% 0% Financier 2% 1% 2% Systèmes 7% 2% 1% Conformité 10% 3% 6% Opérationnel 56% 8% 1% 1.19. À l'avenir, le BAI continuera d'incorporer des initiatives d'amélioration dans ses politiques, pratiques, méthodes et mesures de performance afin que l'activité d'audit continue d'apporter de la valeur ajoutée aux opérations de l'organisation et de les améliorer. Le BAI projette en outre de faire rapport sur les mesures correctives qui n'ont pas encore été appliquées. 1.20. Remerciements 1.21. Le BAI remercie la Direction et le personnel de l'omc pour leur soutien et leur collaboration au cours des missions d'audit.
- 7 - SIGLES DASG RRM CBFA CDM CHF CWR DGA DG DSA GATT DRH HRMS IIA ITSD IFCT CCM KPI LDIMD BAI RAR SSA SSC SWR AT TEC OMC Division de l'administration et des services généraux Rapport de retour de mission Comité du budget, des finances et de l'administration Bâtiment du Chemin des Mines Franc suisse Centre William Rappard Directeur général adjoint Directeur général Indemnité journalière de subsistance Accord général sur les tarifs douaniers et le commerce Division des ressources humaines Système de gestion des ressources humaines (Oracle) Institute of Internal Auditors Division des solutions en technologies de l'information Institut de formation et de coopération technique Comité consultatif mixte Indicateur(s) clé(s) de performance Division des services linguistiques, de la documentation et de la gestion de l'information Bureau de l'audit interne Demande d'activité régionale Accord(s) spécial (spéciaux) de services Contrat(s) spécial (spéciaux) de services Salle William Rappard Assistance technique Travail en cours Organisation mondiale du commerce
- 8-1 INTRODUCTION 1.22. Le BAI exerce une activité de conseil indépendante et objective qui vise à apporter de la valeur ajoutée aux opérations de l'omc et à les améliorer. Il aide l'omc à atteindre ses objectifs par l'application d'une approche systématique et méthodique visant à évaluer et à améliorer l'efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. 1.23. Au cours de l'exercice 2012, correspondant à sa cinquième année d'activité, le BAI a continué d'appuyer la Direction en faisant en sorte de renforcer la responsabilité dans les activités relevant de sa compétence, d'identifier les risques et de formuler des recommandations d'audit afin de gérer les risques. Le BAI s'est également penché sur le suivi des mesures correctives prises par la Direction pour traiter les problèmes signalés lors des examens d'audit achevés. 2 RÉSUMÉ DU PROGRAMME DE TRAVAIL 2.1 Plan d'audit pour l'exercice 2012 2.1. Des initiatives sont en cours pour mettre en place un cadre de gestion des risques à l'échelle de l'organisation, et parvenir à établir une terminologie et des taxonomies du risque cohérentes dans l'ensemble de l'organisation, mais le BAI choisit en attendant les sujets d'audit sur la base des discussions et entretiens tenus avec la Direction, conformément au cycle de vie de l'audit décrit à l'annexe D, afin d'identifier les domaines à haut risque prioritaires. En outre, ces discussions contribuent à définir un univers d'audit qui sera normalisé pour permettre au BAI d'accumuler des renseignements comparables au fil du temps afin d'améliorer l'indication des tendances et l'analyse des contrôles internes. 2.2. Le plan d'audit pour l'exercice 2012 se composait des audits et activités ci-après: a. audit concernant les consultants et fournisseurs de services connexes, qu'il s'agisse de particuliers ou d'entreprises/de sociétés de conseil; b. audits de suivi; c. matrice de délégation de pouvoir et de responsabilités; d. audits ad hoc. 2.3. Le plan a été approuvé par le DG, communiqué au vérificateur externe, transmis à la Direction et présenté au CBFA en mars 2012. 2.4. Le BAI utilise des critères de notation standard pour évaluer les observations de l'audit, les déficiences pouvant être décelées et les risques, selon leur impact et leur probabilité. 2.5. Les observations de la catégorie significatif concernent des anomalies qui peuvent avoir un impact important et négatif non seulement sur la réalisation des objectifs des systèmes, des fonctions ou des processus mais aussi sur la réalisation des objectifs de l'organisation. Ces observations peuvent concerner, entre autres, les problèmes suivants: irrégularités et erreurs importantes, inefficience, fraude, gaspillage, inefficacité, conflits d'intérêts, non-respect des lois, règlements, politiques, procédures et contrats, publicité négative à l'encontre de l'omc et autres insuffisances majeures des contrôles. Les observations de cette catégorie appellent une attention immédiate pour corriger les anomalies. 2.6. Les observations de la catégorie modéré concernent des anomalies dont les conséquences, si elles ne sont pas atténuées, peuvent avoir un effet multiplicateur et peuvent affecter la réalisation des objectifs. Si, prises séparément, ces anomalies peuvent ne pas avoir de conséquences graves, prises ensemble elles peuvent représenter un risque élevé, et l'exposition au risque peut augmenter. Il faut donc y remédier pour renforcer davantage les contrôles internes et atténuer les risques.
- 9-2.7. Les observations de la catégorie faible n'indiquent pas de conséquences perceptibles au moment de l'audit, mais le fait de remédier aux insuffisances renforcerait les contrôles et améliorerait l'efficience et l'efficacité des opérations. 2.8. Les observations de la catégorie satisfaisant indiquent qu'aucune anomalie n'a été notée au moment de l'audit et dans les limites de celui-ci. 2.9. À compter du rapport sur l'exercice 2012, l'accent sera mis davantage sur les recommandations et constats d'audit significatifs, dont un résumé peut être consulté à l'annexe A. Ces recommandations et constats seront décrits et classés selon le type d'exposition aux risques (opérationnel, conformité, systèmes, financier et stratégique, comme cela est indiqué plus haut dans le rapport de synthèse). Le BAI réexaminera la définition de ces catégories lors de chaque audit à venir. 2.10. On trouvera néanmoins à l'annexe B l'état de la mise en œuvre de toutes les recommandations d'audit, significatives ou non, pour différentes périodes. 2.2 Audit ad hoc 2.11. Un audit ad hoc a été effectué au cours du premier trimestre de l'exercice 2012 suite à une demande de la Direction, afin d'examiner un contrat de services de nettoyage qui a fait l'objet de plusieurs avenants. L'objectif était d'évaluer les déficiences possibles en engageant un consultant en gestion des installations qui a été chargé d'étudier la situation concernant le nettoyage, de réévaluer et de modifier le mandat de l'entreprise concernée ainsi que de faciliter le recrutement d'un nouveau fournisseur de services. 2.12. Selon les constats d'audit, l'unité de l'omc concernée par la gestion des services de nettoyage (Bâtiments et services techniques, à présent Gestion des installations) n'a pas spontanément pris l'initiative de recruter un consultant en gestion des installations ni certifié entièrement le travail accompli; disposait des compétences requises pour étudier la situation concernant le nettoyage et pour réévaluer et modifier le mandat de l'entreprise concernée; était la mieux placée pour savoir quels étaient les surfaces à nettoyer et les besoins de l'organisation; et, par conséquent, a posé par écrit des questions sur plusieurs aspects du travail effectué par le consultant. 2.13. De l'avis du vérificateur, le recrutement d'un consultant risquait d'avoir un effet démotivant sur des ressources internes qui auraient pu être employées pour réévaluer et modifier le mandat existant. Cette mesure reflétait en outre une affectation inefficiente et inefficace des ressources financières et humaines de l'organisation. Cette négligence de la part de l'omc pourrait avoir contribué aux omissions et aux erreurs de calcul du consultant concernant la surface à nettoyer et, par conséquent, le mandat, ce qui a entraîné la conclusion d'un contrat avec un nouveau fournisseur, contrat qui a fait l'objet d'avenants. Ces avenants sont devenus une source de préoccupation pour la Direction. D'une durée de trois ans (janvier 2012-décembre 2014), ce contrat était plafonné à 2 434 336 CHF. 2.14. En outre, avant le recrutement du consultant, l'unité responsable avait déjà fait connaître la situation concernant le nettoyage et fait rapport officiellement sur les déficiences constatées. Dans le cadre de l'examen permanent sur la situation du nettoyage, le BAI avait lui aussi souligné les mêmes déficiences. Ces différentes indications n'étaient pas très différentes de celles qui ont été données par le consultant. Selon l'unité responsable, le consultant n'a donc apporté aucune valeur ajoutée mais a seulement confirmé le statu quo relatif à la situation du nettoyage. 2.15. Les principaux enseignements tirés de l'audit sont les suivants: il est nécessaire que les unités responsables de la mise en œuvre des projets d'acquisition prennent l'initiative des demandes de services de consultation de cette nature, de manière qu'elles puissent s'approprier pleinement et contrôler de façon plus effective le processus d'achat et suivre le travail réalisé; que les ressources financières et humaines de l'omc soient utilisées de façon plus efficiente et efficace en employant lorsqu'elles existent les ressources internes qui possèdent les compétences requises au lieu d'engager des consultants; que les paiements soient effectués uniquement pour les travaux qui sont dûment certifiés par l'unité effectuant la demande/la mise en œuvre et uniquement pour les travaux réalisés de façon satisfaisante; que les lignes directrices, principes et meilleures
- 10 - pratiques en matière d'achats, notamment la transparence et le meilleur rapport qualité-prix, soient respectés; qu'il y ait une interaction adéquate entre l'unité effectuant la demande et le consultant afin que les besoins techniques de l'omc soient mieux définis et le projet d'achat mieux géré. 2.16. Les enseignements tirés ont été vérifiés plus avant au cours de l'année dans une perspective élargie lors de l'évaluation des consultants et fournisseurs de services connexes. D'une manière générale, il a été constaté que les anomalies identifiées et les enseignements tirés concernent très spécifiquement la passation du contrat de services de nettoyage et ne concernent guère les autres processus contractuels qui ont été évalués dans le cadre de l'audit. 2.17. L'audit a permis en outre de vérifier si les avenants ont abouti à un contrat plus coûteux que prévu. Malgré des omissions (7 320 m 2 ) concernant la superficie à nettoyer, qui ont été réparées ultérieurement par des avenants au contrat, il a été constaté que les dépenses effectivement encourues à la fin de décembre 2012, à savoir 694 275 CHF, étaient inférieures à celles qui étaient prévues lors de la signature du contrat initial en décembre 2011. Cette différence est due à divers ajustements de coûts décrits dans le tableau 2 ci-dessous, qui indique l'évolution des coûts et de la superficie à nettoyer. Tableau 2 Évolution des coûts en CHF Contrat de services de nettoyage: évolution des coûts et de la superficie Décembre 2011 Avenant janvier 2012 Avenant juillet 2012 Décembre 2012 Coûts prévus selon le contrat initial Soustraction des coûts non liés à la superficie Coûts additionnels/ ajustés Coûts prévus Coûts additionnels Coûts prévus Coûts réels en fin d'année Différence 711 271 (215 280) 1 153 592 649 583 44 692 2 694 670 694 275 (395) Évolution de la superficie en m 2 Superficie selon le contrat initial (en m 2 ) - Superficie additionnelle Superficie selon l'avenant (en m 2 ) Superficie additionnelle Superficie selon le 2 ème avenant (en m 2 ) Superficie en fin d'année (en m 2 ) Différence 28 908-4 997 3 33 905 2 323 36 228 36 228-2.18. Le coût global de 694 275 CHF correspond à une économie de 18% par rapport aux 842 781 CHF qui ont été versés au fournisseur précédent pour l'exercice 2011. Toutefois, la qualité et l'efficacité du nouveau fournisseur de services n'ont pas encore été évaluées: cette tâche sera effectuée dans le cadre de l'audit de suivi des services de nettoyage. 2.3 Audit concernant les consultants et fournisseurs de services connexes 2.19. Cette opération d'audit faisait partie du plan d'audit annuel 2012 et portait sur les consultants individuels et les entreprises/sociétés de conseil engagés par les différentes Divisions de l'omc pour réaliser des travaux de conseil et des travaux connexes entre l'exercice 2009 et l'exercice 2012, selon les cas. 2.20. Il n'existe pas de définition officielle du consultant à l'omc de sorte qu'on se base sur le type d'accord ou de contrat. Les consultants individuels sont des consultants en TI/informatique engagés par l'itsd et tous autres consultants engagés par les différentes Divisions de l'omc. Le type de contrat prend la forme d'un SSA. 2.21. Les fournisseurs de services connexes sont des traducteurs et des interprètes engagés par la LDIMD. Le type de contrat ou d'accord peut être un SSA, un SSC ou des conditions et modalités d'emploi déterminées régies par un accord-cadre. 1 Les coûts non liés à la superficie, c'est-à-dire les coûts liés à des interventions quotidiennes, ont été soustraits. En effet, le contrat était fondé sur la superficie à nettoyer comme principal facteur de coûts. 2 Ces coûts sont dus: i) à un accroissement de la superficie de 2 323 m 2, initialement omis dans le contrat (2 284 m 2 pour l'atrium et 39 m 2 pour la Villa Rappard (l'ancienne crèche) et d'autres dépendances); ii) au déménagement du personnel du CDM et aux activités de nettoyage supplémentaires dues à la poussière causée par les travaux liés aux nouvelles constructions. 3 Il s'agit de superficies qui avaient été initialement omises dans le contrat (1 377 m 2 pour la cafétéria du CDM et les locaux de la Ronéo au CDM; 266 m 2 pour des bureaux et salles de réunion au CWR; 3 354 m 2 pour la SWR).
- 11-2.22. Bien qu'ils soient titulaires d'un SSA, les membres de groupes spéciaux et les experts n'étaient pas concernés par l'exercice d'audit parce qu'ils avaient déjà fait l'objet d'un examen exhaustif par le vérificateur externe lors d'un audit de performance effectué au cours de l'exercice 2011. 2.23. Les entreprises de conseil sont engagées conformément aux lignes directrices de l'omc en matière d'achats. Elles sont titulaires de contrats exécutoires et/ou reçoivent des bons de commande. Toutefois, les entreprises retenues pour fournir des services de conseil relatifs au projet de rénovation et de construction (Intra-Muros et Extra-Muros) ont été exclues de l'audit et ont fait l'objet d'une recommandation en vue d'un examen distinct. 2.24. L'audit avait pour principaux objectifs d'évaluer les pratiques et procédures suivies par les différentes Divisions de l'omc lorsqu'elles recrutent et emploient des consultants et fournisseurs de services connexes; d'apprécier si le processus de recrutement et d'emploi fait l'objet de contrôles adéquats; d'apprécier le respect des directives existantes; d'apprécier l'adéquation de ces directives; d'apprécier la nécessité du recours à des compétences externes, notamment dans les domaines où des compétences internes sont disponibles; d'évaluer l'intégrité et l'exactitude des données financières; de vérifier les constats de l'audit ad hoc des achats dans une perspective élargie et, d'une manière générale, de faire des recommandations appropriées pour prévenir ou atténuer les déficiences éventuellement identifiées. 2.25. L'exercice était axé sur des domaines ayant fait l'objet d'un examen lors de l'audit des activités liées aux états de paie, qui portait sur les exercices 2007 et 2008 et prenait partiellement en considération le recours à des consultants par l'omc. L'état de la mise en œuvre des recommandations pertinentes relatives aux consultants, tant ouvertes qu'en cours de mise en œuvre, a une nouvelle fois été vérifié et son suivi a été retiré de l'audit des activités liées aux états de paie pour être effectué dans le cadre du présent audit. 2.26. Les dépenses afférentes aux consultants individuels et aux entreprises recrutés par les diverses Divisions de l'omc pour fournir des services de conseil et des services connexes se sont élevées au total à 12 143 917 CHF pour l'exercice 2009, à 12 986 852 CHF pour l'exercice 2010 et à 13 739 946 CHF pour l'exercice 2011. 2.27. Le graphique ci-dessous présente une ventilation des dépenses entre les consultants et les entreprises qui ont été recrutés pour fournir des services de conseil et des services connexes entre l'exercice 2009 et l'exercice 2011. Figure 3 Consultants Ventilation des dépenses Montant en CHF 12 000 000 2009 2010 2011 10 000 000 8 000 000 6 000 000 4 000 000 2009 2010 2011 2 000 000 0 Consultants Entreprises individuels 2009 9 733 846 2 410 071 2010 10 688 749 2 298 103 2011 10 524 547 3 215 399
- 12-2.28. Les principales constatations font ressortir ce qui suit: a. La teneur des directives relatives au SSA pour le recrutement et l'emploi de consultants individuels était inadéquate. En l'absence de définition officielle du statut de consultant et de directives concernant les critères de recrutement des consultants, des personnes ont parfois été engagées pour effectuer du travail courant. Cela pose un risque d'utilisation inefficiente et inappropriée des ressources humaines et financières. b. Des améliorations sont encore possibles en ce qui concerne la formulation d'un mécanisme permettant d'identifier systématiquement les connaissances/compétences spécialisées des consultants à l'échelle du Secrétariat et de les rapprocher des besoins spécifiques des Divisions. Cela rendrait plus marginale la pratique largement répandue suivant laquelle les Divisions présélectionnent un seul candidat sans mise en concurrence, sur la base de contacts et de recommandations personnels. c. Il est évident que l'indemnité journalière prescrite de 600 CHF pour la rémunération quotidienne des consultants ne tient pas compte des différents types de consultants engagés par les Divisions et du type de services qu'ils fournissent. De ce fait, les indemnités versées ont été parfois non conformes à l'indemnité prescrite et ont été déterminées de façon discrétionnaire par les Divisions, sur la base de causes contingentes comme le budget disponible, lesquelles déterminaient à leur tour le type de consultant engagé et les montants versés. À l'intérieur des Divisions et entre celles-ci, les disparités concernant les indemnités versées aux consultants allaient du versement de rémunérations horaires, journalières, mensuelles ou forfaitaires à des rémunérations fondées sur le barème de traitements pour le personnel temporaire de l'omc. d. En outre, certaines personnes ont touché des montants cumulés dépassant au total 50 000 CHF pour la fourniture de services de conseil sans avoir apparemment été soumises à aucune concurrence, ce qui expose l'organisation au risque de ne pas recevoir la contrepartie escomptée. e. Il a été noté en outre que les directives n'étaient pas respectées lorsque certaines Divisions versaient des rémunérations pour des "journées de préparation", lesquelles, bien qu'essentielles dans certains cas, sont explicitement exclues des directives. De même, bien que les consultants n'aient pas droit à des congés maladie ou à des congés annuels, il a été noté que certains consultants en bénéficiaient. L'octroi d'avantages à certains consultants et pas à d'autres montre une disparité dans le traitement des consultants, ce qui fait que l'ensemble du processus risque d'être perçu comme manquant de transparence. f. La rémunération des traducteurs et des interprètes a été conforme aux barèmes prescrits. Toutefois, il n'a pas été possible de valider sur la base d'un document approuvé officiellement les rémunérations versées au titre des catégories suivantes: i. traducteurs titulaires d'un SSC et travaillant à domicile: les montants versés se sont élevés au total à 1 602 005 CHF pour l'exercice 2009, 1 768 741 CHF pour l'exercice 2010, 1 700 147 CHF pour l'exercice 2011 et 1 171 968 CHF au 30 septembre 2012; ii. traducteurs titulaires d'un SSA: les montants versés se sont élevés au total à 2 313 626 CHF pour l'exercice 2009, 2 583 359 CHF pour l'exercice 2010, 2 431 973 CHF pour l'exercice 2011 et 1 329 601 CHF au 30 septembre 2012; iii. dactylographes (opérateurs de traitement de texte): les montants versés se sont élevés au total à 103 094 CHF pour l'exercice 2011 et 95 690 CHF au 30 septembre 2012. g. Des améliorations sont encore possibles pour classer avec plus de précision les postes de dépenses dans la comptabilité. Des montants de 425 195 CHF, 1 040 783 CHF et 961 871 CHF correspondant respectivement aux exercices 2009, 2010 et 2011, qui ont été imputés au personnel temporaire de l'omc, ont été imputés par erreur à des
- 13 - dépenses de consultants. Cela pourrait avoir une incidence négative sur la planification et la prise de décisions par la Direction. h. Suite à l'audit ad hoc mentionné plus haut, quelques cas de nature similaire ont été constatés dans lesquels des sociétés de conseil avaient été sélectionnées pour rédiger un mandat, parfois sans mise en concurrence, et avaient en outre reçu pour mission d'étudier les offres et d'aider à la sélection du meilleur fournisseur. D'une manière générale, les travaux effectués ont été considérés comme satisfaisants. i. Toutefois, l'omc pourrait bénéficier de gains d'efficacité si les Divisions concernées utilisaient pleinement les fournisseurs sélectionnés parties à un accord-cadre avec l'organisation. Ces fournisseurs sont censés fournir les services requis à des prix prédéterminés qui ont été établis à l'issue d'un processus d'appel d'offres. 2.29. De l'avis du vérificateur, et sur la base des constatations qui précèdent, certaines inadéquations des directives relatives aux SSA sont un facteur qui contribue au non-respect des modalités établies et qui, conjugué à l'insuffisance des contrôles internes, expose l'omc à des problèmes en matière de responsabilité, à des irrégularités et à un contrôle insuffisant du recrutement, de la rémunération et de l'emploi des consultants. Afin de remédier aux déficiences signalées, il est nécessaire de modifier les directives relatives aux SSA pour répondre aux besoins des Divisions. 2.30. La comparaison avec des organisations similaires aiderait en outre l'omc à adopter les meilleures pratiques en matière de recrutement de consultants. 2.31. En outre, il est nécessaire que la DRH s'approprie davantage le processus de recrutement de tous les consultants et fournisseurs de services connexes, afin d'améliorer les contrôles en place, de promouvoir une certaine forme de concurrence dans le processus de sélection, de garantir le caractère raisonnable des rémunérations versées et de compter parmi les signataires des SSA, SSC et autres contrats connexes. C'est d'autant plus justifié que la DRH est chargée de la responsabilité globale de mettre en œuvre des stratégies et des politiques relatives à la gestion de l'ensemble des ressources humaines à l'omc. 2.32. L'audit a donné lieu à 26 recommandations, dont 8 existaient déjà au titre de l'audit des activités liées aux états de paie. 2.33. Vingt-quatre de ces recommandations (92%) ont été considérées comme significatives. 2.34. Comme l'indique le tableau 3 ci-dessous, au 31 décembre 2012, 6 (25%) des recommandations significatives sont en cours de mise en œuvre et 18 (75%) ne sont pas encore mises en œuvre, mais des plans d'action sont en place pour garantir que des mesures correctives soient prises. 2.35. Par catégorie d'audit, 29% des recommandations significatives sont de nature opérationnelle, 50% concernent la conformité, 8% concernent les systèmes et 13% sont à caractère financier. 2.36. Le tableau 3 et le graphique ci-dessous récapitulent les recommandations d'audit significatives, l'état de leur mise en œuvre au 31 décembre 2012 et la catégorie d'audit dont elles relèvent.
- 14 - Tableau 3 CONSULTANTS ET FOURNISSEURS DE SERVICES CONNEXES AUDIT DU 20 DÉCEMBRE 2012 NOMBRE TOTAL, TOUTES 26 RECOMMANDATIONS CONFONDUES État de la mise en œuvre au 31.12.12 Closes En cours Ouvertes Nombre de recommandations - 6 20 Total (%) - 23% 77% NOMBRE DE RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES 24 État de la mise en œuvre au 31.12.12 Catégorie d'audit Closes En cours Ouvertes Total (%) Opérationnel - 4 3 7 29% Conformité - 1 11 12 50% Systèmes - 1 1 2 8% Financier - - 3 3 13% Nombre total de recommandations - 6 18 24 100% significatives Total (%) 25% 75% 100% Figure 4 Consultants Résumé des recommandations significatives 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Closes En cours Ouvertes Financier 0% 0% 13% Systèmes 0% 4% 4% Conformité 0% 4% 46% Opérationnel 0% 17% 13% 2.37. Comme il est indiqué ci-dessus, aucune recommandation significative n'avait été close au 31 décembre 2012. Par contre, six mesures correctives avaient été prises au 30 avril 2013 concernant les points suivants: la comparaison avec des organisations similaires pour promouvoir les meilleures pratiques en matière de recrutement de consultants; la modification des SSA pertinents afin d'assurer la conformité avec les directives établies en excluant les congés maladie et les congés annuels; la justification par des documents et l'approbation officielle des barèmes qui sont utilisés pour payer les traducteurs titulaires d'un SSA, les opérateurs de traitement de texte et les traducteurs titulaires d'un SSC et travaillant à domicile; la mise en place de contrôles assurant que les Divisions qui engagent des consultants se conforment à l'obligation d'obtenir l'approbation du DGA ou du Directeur compétent à cet effet. 2.38. En conséquence, au 30 avril 2013, et comme il est indiqué dans l'annexe C, 6 (25%) des recommandations significatives étaient closes, 5 (21%) étaient en cours de mise en œuvre, et 13 (54%) pas encore mises en œuvre. L'annexe E indique en outre l'état de la mise en œuvre des 18 recommandations en suspens, la (les) personne(s) responsable(s) de leur mise en œuvre et les dates d'achèvement prévues.
- 15-2.4 Matrice de délégation de pouvoir et de responsabilité 2.39. À l'initiative du DG, des travaux sur la délégation de pouvoir ont débuté en 2009, ils ont été achevés pendant l'exercice 2012. Par la suite, la matrice de délégation de pouvoir et de responsabilité a été mise sur l'intranet de l'omc pour informer les fonctionnaires de l'omc et les guider dans l'exécution de leurs obligations. Cette matrice met en évidence les niveaux d'autorité et d'approbation existant à l'omc. 2.40. Ce document doit être lu conjointement avec le Statut et le Règlement du personnel de l'omc et les politiques, procédures, instructions administratives connexes et mémorandums pertinents. Il devrait améliorer l'efficience et l'efficacité du fonctionnement organisationnel en clarifiant les responsabilités et les attentes en matière de rapports et en améliorant les contrôles internes. 2.41. Comme cela est indiqué dans les précédents rapports d'audit annuels et conformément aux normes d'audit de l'iia, le BAI s'abstiendra pendant un certain temps d'évaluer la matrice de délégation de pouvoir et son contenu afin d'éviter tout conflit d'intérêts et toute présomption de manque d'objectivité, et ce du fait des responsabilités assumées par le BAI pour l'établissement de la matrice. L'évaluation de la matrice sera confiée au vérificateur externe. 2.42. La maintenance de la matrice a été confiée à la DRH, qui en assurera la mise à jour de façon continue pour incorporer des renseignements sur les nouveaux domaines identifiés et les modifications qui seront apportées dans l'avenir aux niveaux d'autorité, de responsabilité et d'approbation. 2.5 Audits de suivi 2.43. Conformément à la Charte de l'audit interne, le BAI doit mettre en place et gérer des systèmes de suivi afin de déterminer si des mesures correctives efficaces ont été prises pour répondre aux problèmes soulevés lors des missions d'audit, et doit faire rapport périodiquement sur les situations dans lesquelles des mesures correctives adéquates n'ont pas été appliquées en temps voulu. Pour chaque activité ayant fait l'objet d'un audit, 2 audits de suivi ont donc été menés au cours de l'année, ce qui porte à 12 le total des audits de suivi. Cela supposait d'appliquer des procédures de validation appropriées pour vérifier dans quelle mesure les déficiences identifiées avaient été réglées. 2.5.2 Audit des achats 2.44. Effectué en 2008, cet audit avait été classé comme prioritaire en raison de la rénovation envisagée du CWR, qui devait débuter en 2009, et des travaux de construction du nouveau bâtiment de l'omc, pour un coût total estimé à 130 millions de CHF. Il était donc nécessaire de rationaliser et de professionnaliser la fonction d'achat du fait du volume élevé de transactions importantes qui serait traité. 2.45. Comme l'indique le tableau 4 ci-dessous, le nombre des recommandations d'audit significatives s'est élevé à 36, ce qui représente 88% du total des recommandations. 2.46. Deux audits de suivi ont été menés pendant l'exercice 2012 pour vérifier les mesures correctives prises en vue de corriger les déficiences qui avaient été identifiées en 2008. Les résultats indiquent que 35 (97%) des recommandations d'audit significatives étaient closes au 31 décembre 2012, dont 7 mesures correctives (20%) au cours de l'exercice 2012. Une recommandation d'audit significative (3%) est en cours de mise en œuvre, et aucune recommandation n'est ouverte. 2.47. Par catégorie d'audit, 86% des recommandations d'audit significatives sont de nature opérationnelle, 3% concernent la mise en conformité et 11% concernent les systèmes. 2.48. Le tableau 4 et le graphique correspondant ci-dessous donnent un aperçu des recommandations significatives, de l'état de leur mise en œuvre et de la catégorie d'audit dont elles relèvent au 31 décembre 2012.
- 16 - Tableau 4 AUDIT DES ACHATS DU 17 NOVEMBRE 2008 NOMBRE TOTAL, TOUTES RECOMMANDATIONS 41 CONFONDUES État de la mise en œuvre au 31.12.12 Closes En cours Ouvertes Nombre de recommandations 40 1 - Total (%) 98% 2% - RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES PAR CATÉGORIE D'AUDIT NOMBRE DE RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES 36 État de la mise en œuvre au 31.12.12 Catégorie d'audit Closes En cours Ouvertes Total % Opérationnel 30 1-31 86% Conformité 1 - - 1 3% Systèmes 4 - - 4 11% Nombre total de recommandations significatives 35 1-36 100% Total (%) 97% 3% 0% 100% Pendant l'exercice 2012 Nombre de recommandations significatives closes 7 Opérationnel 3 Systèmes 4 Figure 5 Achats Résumé des recommandations significatives recommendations 100% 80% 60% 40% 20% 0% Closes En cours Ouvertes Système 11% 0% 0% Conformité 3% 0% 0% Opérationnel 83% 3% 0% 2.49. Recommandations closes a. Opérationnel i. Les recommandations significatives de nature opérationnelle qui ont été mises en œuvre pendant l'exercice 2012 portent sur les points suivants: la mise en place d'une procédure de gestion de la base de données des fournisseurs; la sensibilisation du personnel aux relations entre fournisseurs et employés et aux risques liés à la demande ou à l'acceptation de dons provenant de sources extérieures; l'aménagement d'un espace de stockage adéquat et sûr pour la reproduction au moment de l'achèvement du nouveau bâtiment afin d'éviter toute appropriation indue et d'améliorer la responsabilité. ii. Les recommandations significatives closes avant l'exercice 2012 portaient surtout sur les points suivants: établissement de procédures détaillées en matière d'achats pour guider et gérer la fonction d'achat; création d'un Comité des marchés doté de responsabilités bien définies afin d'examiner les processus d'achat pour les marchés d'un montant supérieur ou égal à 50 000 CHF et de faire en sorte que les marchés proposés représentent le meilleur rapport qualité-prix et les meilleures conditions pour l'omc; amélioration de la planification des projets accompagnée d'une réduction des achats urgents et d'un meilleur contrôle des demandes de dérogation;
- 17 - b. Systèmes amélioration de la délégation de pouvoir; amélioration de la gestion et de la garde des contrats et, d'une manière globale, amélioration des mécanismes de responsabilité et renforcement des contrôles internes. i. Toutes les recommandations significatives concernant les systèmes étaient closes au cours de l'exercice 2012, les corrections ayant été apportées au moyen du module iprocurement. L'activation de ce module du système (Oracle) visait à traiter électroniquement les demandes d'achat, l'approbation des bons de commande et la validation des marchandises et des services avant le paiement. Ces différentes mesures ont permis de clarifier les rôles et de préciser les responsabilités et charges aux différents stades du cycle d'achat et de renforcer les contrôles internes en général. ii. Toutefois, une recommandation significative concernant les systèmes a été close au cours de l'exercice 2012 sans avoir été mise en œuvre, en raison de l'importance de sa portée et de sa haute complexité. Elle a été considérée comme relevant d'un audit ultérieur. Il s'agit de la possibilité d'activer le module Oracle déjà existant, mais non encore utilisé, qui sert au contrôle et au suivi des différents types de stocks et d'actifs détenus par les diverses Divisions de l'omc. Cette recommandation sera incorporée au plan d'audit pour l'exercice 2013, lequel prend en compte la gestion, la responsabilité et le contrôle en ce qui concerne les actifs fixes et les stocks de l'omc. c. Conformité 2.50. Travaux en cours La seule mesure corrective significative concernant la conformité a été mise en œuvre avant l'exercice 2012 par l'établissement d'une procédure visant à assurer le paiement des factures dans les délais prescrits. Tout retard est rapidement repéré. 2.51. Seule une recommandation d'audit significative restait en suspens au 31 décembre 2012 et sa mise en œuvre a été achevée au cours de l'exercice 2013. Il s'agit d'une politique de règlement des factures visant à consigner le processus d'approbation et de règlement des factures des fournisseurs. Cette politique était déjà en projet dans l'attente du déploiement du module iprocurement. 2.52. Par la suite, toutes les recommandations issues de l'audit des achats étaient closes au 30 avril 2013. 2.5.3 Voyages en mission 2.53. Le type d'activité mené par l'omc nécessite de nombreux voyages. L'audit, comprenant une analyse comparative avec des organisations analogues, a donc été effectué au cours de l'exercice 2009 principalement pour évaluer si des contrôles internes adéquats étaient en place pour garantir l'utilisation économique et efficiente des ressources financières et le respect de l'obligation redditionnelle, et pour formuler des recommandations appropriées visant à atténuer tout risque potentiel. 2.54. Comme le montre le tableau 5 ci-après, il y a eu 21 recommandations d'audit significatives, ce qui représente 91% du total des recommandations. 2.55. Deux audits de suivi ont été effectués pour l'exercice 2012 afin de vérifier les mesures correctives prises pour corriger les défauts décelés en octobre 2009. Les résultats indiquent que 14 (67%) des recommandations d'audit significatives étaient closes à la fin de l'année, les mesures correctives relatives à 3 recommandations (21%) ayant été menées au cours de l'exercice 2012. La mise en œuvre de 33% des recommandations d'audit significatives est en cours, et il n'y a plus de recommandations ouvertes.
- 18-2.56. Par catégorie d'audit, 52% des recommandations significatives ont un caractère opérationnel, 14% concernent la conformité, 24% concernent les systèmes, et 10% sont d'ordre financier. 2.57. Le tableau 5 et la figure ci-après récapitulent des recommandations d'audit significatives, l'état de leur mise en œuvre et la catégorie d'audit dont elles relèvent. Tableau 5 AUDIT DES VOYAGES EN MISSION 13 OCTOBRE 2009 NOMBRE TOTAL, TOUTES RECOMMANDATIONS CONFONDUES 23 État de la mise en œuvre au 31.12.12 Closes En cours Ouvertes Nombre de recommandations 16 7 - Total (%) 70% 30% - RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES PAR CATÉGORIE D'AUDIT NOMBRE DE RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES 21 État de la mise en œuvre au 31.12.12 Catégorie d'audit Closes En cours Ouvertes Total % Opérationnel 6 5-11 52% Conformité 3 - - 3 14% Systèmes 3 2-5 24% Financier 2 - - 2 10% Nombre total de recommandations significatives 14 7-21 100% Total (%) 67% 33% 0% 100% Pendant l'exercice 2012 Nombre de recommandations significatives closes 3 Conformité 2 Systèmes 1 Figure 6 Voyages en mission Les faux résumés des recommandations significatives 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Closes En cours Ouvertes Financier 10% 0% 0% Systèmes 14% 10% 0% Conformité 14% 0% 0% Opérationnel 29% 24% 0% 2.58. Recommandations closes a. Conformité Les mesures correctives significatives qui ont été mises en place au cours de l'exercice 2012 ont trait à la mise en conformité avec les prescriptions de la politique en matière de voyages. Elles comprennent l'amélioration du recouvrement des montants dus par des organismes qui prennent en charge les frais de voyage de membres du personnel de l'omc. Un compte de créances a été ouvert pour assurer le suivi des montants dus. Les Divisions, en collaboration avec l'unité des finances, sont plus vigilantes à cet égard.
- 19 - b. Systèmes Les mesures correctives dans cette catégorie concernent l'optimisation de etravel. Avant l'exercice 2012, l'application avait été configurée de manière qu'il soit possible et obligatoire de joindre les lettres d'invitation et autres documents pertinents de façon à améliorer la transparence. Elle avait aussi été configurée pour rationaliser le processus d'approbation en faisant en sorte que les voyages pour chaque membre du personnel soient obligatoirement approuvés par le superviseur compétent. c. Autres catégories d'audit i. Les mesures correctives significatives à caractère opérationnel appliquées jusqu'ici l'ont toutes été avant l'exercice 2012 et portaient principalement sur les points suivants: mise en place d'une politique visant à formaliser et à harmoniser la prise en charge par l'omc des frais de participation à des cours de formation, séminaires, symposiums et ateliers financés par l'organisation; réduction des risques en matière de sécurité grâce au paiement des indemnités dues aux participants à des activités d'assistance technique à l'étranger par Western Union et, dans les pays où cela n'est pas possible, par virement, carte de crédit ou par l'intermédiaire d'institutions partenaires, et au paiement direct des repas aux hôtels, de façon que le personnel de l'omc n'ait pas à transporter de l'argent liquide. ii. Toutes les mesures correctives significatives à caractère financier avaient été mises en œuvre avant l'exercice 2012 et ont principalement consisté en une meilleure catégorisation des différents éléments qui constituent les dépenses en matière de voyages (indemnités journalières de subsistance, billets d'avion, etc.) dans les livres de comptes à des fins d'amélioration de l'analyse. 2.59. Travaux en cours a. Opérationnel Les mesures significatives à caractère opérationnel qui sont en cours de mise en œuvre concernent principalement la politique en matière de voyages. Cette politique est en cours de révision dans le but d'améliorer les procédures et les directives concernant la planification et le remboursement des frais de voyage et des frais connexes, y compris les indemnités journalières de subsistance et les faux frais au départ et à l'arrivée, d'améliorer la reddition de comptes, de promouvoir une utilisation plus efficiente des ressources financières de l'omc et de permettre de mieux contrôler les dépenses. La politique révisée a déjà été présentée au CCM pour examen et observations et a maintenant été transmise au DG pour examen. b. Systèmes Des travaux sont en cours pour doter le BAI d'un outil fiable pour extraire et analyser les données en toute indépendance et avec exactitude. Par ailleurs, l'ifct, qui utilise son propre programmateur pour l'apprentissage électronique, est aussi en train d'automatiser les documents et les processus concernant les participants afin de rationaliser ses activités et d'accroître l'efficience. 2.60. L'annexe F énumère les sept domaines dans lesquels des travaux sont en cours et donne le nom des personnes responsables ainsi que les dates d'achèvement prévues. 2.5.4 Activités liées aux états de paie 2.61. Les dépenses de personnel ayant représenté environ 70% des dépenses de l'omc en 2007 et en 2008, l'audit effectué pour l'exercice 2010 visait principalement à déterminer si les contrôles, les politiques et les procédures liés aux états de paie étaient adéquats pendant l'exécution de la fonction, d'évaluer l'adéquation des contrôles de sécurité informatique, de s'assurer du respect des lignes directrices pertinentes, du Règlement et du Statut du personnel, de vérifier l'exactitude des
- 20 - calculs des états de paie, et de formuler des recommandations appropriées pour prévenir ou atténuer tout risque prévisible. 2.62. À l'origine, il y avait 33 recommandations d'audit et, comme on l'a vu, 8 ont été reportées pour suivi dans le cadre de l'audit des "consultants et fournisseurs de services connexes". Sur les recommandations d'audit restantes, 21 (84%) ont été considérées significatives (voir le tableau 6 ci-après). 2.63. Deux audits de suivi ont été effectués au cours de l'exercice 2012 et les résultats au 31 décembre 2012 indiquent que 16 (76%) des recommandations d'audit significatives étaient closes, 4 recommandations (25%) ayant été mises en œuvre au cours de l'exercice 2012. La mise en œuvre de 24% des recommandations d'audit significatives est en cours, et il n'y a plus de recommandations ouvertes. 2.64. Par catégorie d'audit, 86% des recommandations significatives ont un caractère opérationnel, 10% concernent les systèmes, et 5% ont un caractère financier. 2.65. Le tableau 6 et le graphique suivant récapitulent les recommandations significatives, l'état de leur mise en œuvre et la catégorie d'audit dont elles relèvent, au 31 décembre 2012. Tableau 6 AUDIT DES ACTIVITÉS LIÉES AUX ÉTATS DE PAIE 28 JUIN 2010 NOMBRE TOTAL, TOUTES RECOMMANDATIONS CONFONDUES 25 État de la mise en œuvre au 31.12.12 Closes En cours Ouvertes Nombre de recommandations 17 8 - Total (%) 68% 32% - RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES PAR CATÉGORIE D'AUDIT NOMBRE DE RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES 21 État de la mise en œuvre au 31.12.12 Catégories d'audit Closes En cours Ouvertes Total % Opérationnel 13 5-18 86% Systèmes 2 - - 2 10% Financier 1 - - 1 5% Nombre total de recommandations significatives 16 5-21 100% Total (%) 76% 24% 0% 100% Pendant l'exercice 2012 Nombre de recommandations significatives closes 4 Opérationnel 4 Figure 7 Activités liée aux états de paie Résumé des recommandations significatives 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Closes En cours Ouvertes Financier 5% 0% 0% Systèmes 9% 0% 0% Opérationnel 62% 24% 0%