LES TROIS PILIERS DE JIP MOTOR Un nouveau logiciel d entrepôt, un magasin In a Box double profondeur et un système de communication par radiofréquence Trois enjeux qui ont considérablement modifié les opérations de la plate-forme logistique de Jip Motor, une société espagnole spécialisée dans les accessoires moto. Après une quarantaine d années d expérience, l entreprise Jip Motor a modifié sa stratégie commerciale. Représentant des marques japonaises et italiennes d accessoires motocyclistes, elle commercialise également des produits sous trois enseignes qui lui appartiennent (vêtements contre le froid, pour le conducteur urbain et pour les passionnés de la route). Au total, 3000 références un produit pouvant être vendu en cinq tailles et cinq coloris qu elle met à la disposition de ses clients finals au travers de différents canaux de distribution sur l ensemble du territoire espagnol, en Europe et en Amérique du Nord. Parmi ses clients figurent aussi bien des boutiques spécialisées que des grandes surfaces comme El Corte Inglés, en passant par les établissements fidélisés Planet. Aux dires de Ferran Solé, di- recteur financier de Jip Motor, «Ces magasins bénéficient d un service et de conditions personnalisées sur une collection choisie en fonction des besoins de chacun d eux». Le fait de n avoir pratiquement qu un seul fournisseur constitue également un avantage : moins de ressources administratives et opérationnelles sont nécessaires. «Ils n ont qu une commande à émettre pour s approvisionner de toutes sortes de produits, ils reçoivent une seule facture et ne réceptionnent qu une livraison», précise Ferran Solé. Néanmoins, cette stratégie de fidélisation exigeait une agilité et une qualité de service à la clientèle que les installations et les procédures logistiques de l entreprise n étaient pas en mesure d assurer. 2 BestPractices
En novembre 2002, Jip Motor a établi ses quartiers dans un entrepôt neuf, non loin de l endroit qu elle occupait dans la zone industrielle de Barcelone. Ces locaux comprennent un entrepôt de 1400 m 2 et remplacent les deux précédents, dont l un était destiné au stockage et l autre abritait les bureaux. L une des prémisses qui devaient guider la nouvelle stratégie était d accélérer la préparation des commandes et de réduire au maximum les incidents. D un côté, l espace était devenu beaucoup trop exigu pour abriter le stock et effectuer le prélèvement. De l autre, «nous travaillions alors avec un système informatique qui nous disait combien il y avait d unités disponibles de chaque référence, mais ne fournissait aucune donnée quant à leur emplacement», se souvient M. Solé. Il est évident que l une des conditions d un service de qualité est un logiciel approprié à la gestion du magasin. Modifications de la structure Afin de résoudre ces problèmes et de fidéliser réellement les clients, il a donc été décidé d apporter plusieurs changements aux procédures et à la structure de stockage, à la faveur de la réorganisation dans le nouvel entrepôt. «En 2003, nous avons visité le Salon international de la logistique, une manifestation que Barcelone accueille tous les ans, pour voir sur place les dernières nouveautés du secteur. Nous avions déjà une idée approximative, mais le salon a été utile pour finir de se décider», précise Ferran Solé. Les solutions choisies par Jip Motor ont été axées sur l installation d un nouveau logiciel de gestion du magasin et un système de communication par radiofréquence, associés à la construction d un In a Box (magasin automatique de caisses) à l intérieur de l enceinte. Ces systèmes sont en service depuis la mi-2005. Le nouveau logiciel de gestion a été implanté, chaque opérateur a été équipé d un lecteur à radiofréquence et le magasin automatique a été mis en marche. Par ailleurs, avec le déménagement, les structures de stockage de l ancien entrepôt ont pu être réutilisées : une plate-forme de trois étages et six étagères de palettisation conventionnelle, qui ont été adaptées aux nouvelles conditions. Pourquoi un Mini-load? Parmi les produits que Jip Motor commercialise, un grand nombre est de petite taille. «Auparavant, nous avions chaque fois un peu plus de mal à localiser les unités de manière tant soit peu ordonnée pour servir plus rapidement les clients», déclare M. Solé. Les produits étaient regroupés uniquement par familles et il n y avait pas d organisation informatique des alvéoles occupées par chaque référence. De plus, le volume de travail augmentant, il a fallu accélérer les opérations. «Parce qu il a aussi été nécessaire de développer d autres fonctions, comme le réétiquetage de tous les articles destinés à certains clients», ajoute-t-il. Il fallait donc réduire les temps pour assurer les livraisons. Au départ, en recherchant des solutions pour le stockage et sa gestion, il a été envisagé d installer un carrousel. «Cependant constate le directeur financier de Jip Motor, en dépit d une indéniable efficacité pour des entrepôts ayant d autres caractéristiques, les dimensions de nos produits ne convenaient pas à ce genre de système et nous risquions en l installant d hypothéquer la croissance future de notre équipement.» Le Mini-load fournit davantage de capacité de stockage, il comporte son propre système de gestion, compatible avec le logiciel central, il améliore l organisation et permet de définir les critères de sélection des références, sans compter qu il optimise à lui seul l espace et l ordre. Par ailleurs, parmi de nombreux autres avantages, il augmente la productivité et réduit les incidents pendant la préparation des commandes. D un coup d oeil Le magasin automatique de Jip Motor peut abriter 2 696 caisses, dont 2 516 se répartissent sur les 15 premiers niveaux et mesurent 365 mm de large, sur 565 mm de long et 320 mm de haut. Pour sa part, le dernier niveau de chargement, le seizième, a été préparé pour recevoir 180 caisses de hauteur supérieure (180 mm). Il faut savoir en outre que chacune de ces caisses, quelles qu en soit les dimensions, contient au maximum 30 kg de marchandises. C est donc dans cette installation automatique UN STANDARD DE L AUTOMATISATION Un Mini-load est un magasin automatique de caisses ou de bacs de petites et moyennes dimensions, manipulés automatiquement par un transtockeur. Ce robot se charge de les extraire de l alvéole du rayonnage pour les rapprocher du poste de travail (zone de prélèvement et de manipulation), selon les ordres du logiciel informatique qui gère l installation. L opérateur peut alors placer dans ces caisses le produit récemment arrivé ou y puiser les unités nécessaires pour préparer une commande. Cette opération effectuée, le transtockeur les ramène à leur emplacement. On applique donc le principe «produit à l homme», augmentant ainsi l espace, la rapidité, la fiabilité, le contrôle et l organisation du magasin. Ce type de formules de stockage offre la possibilité de s adapter totalement aux besoins du client car il peut être conçu sur mesure. Toutefois, aujourd hui, la standardisation est arrivée aussi jusqu ici. Il existe en effet sur le marché des solutions intégrales comme le magasin In a Box, le système standard le plus simple de stockage automatique pour caisses : un seul produit comprenant les étagères, les machines, le poste de travail et le logiciel de gestion du magasin. Dans ce cas, généralement, on installe une ou deux allées qui opèrent de manière indépendante. Le magasin In a Box est conçu selon le principe Plug and Play (branchez et ça marche) car il s agit d un ensemble standardisé ayant des caractéristiques et des dimensions concrètes auxquelles le client s adapte. 5 BestPractices
La caractéristique principale du magasin In a Box est la double profondeur de ses deux étagères : chaque alvéole peut contenir deux caisses, placées l une derrière l autre que Jip Motor stocke les références qui satisfont aux exigences qui viennent d être exposées. En outre, une même caisse peut être partagée par deux références, à condition d être entièrement différentes mais d avoir la même rotation. Par exemple : des cadenas et des gants haute rotation (références A). Le magasin In a Box se compose de deux étagères de 22,5 m de long desservies par un transtockeur qui glisse dans la seule allée de l installation. À l une des extrémités, prend place le poste de travail du transtockeur, de 2,5 m de large, et, à l autre bout, une zone aménagée pour la maintenance, de 2,5 m également. Par ailleurs, la hauteur de cet étage consacré au stockage (les bureaux sont installés au rez-de-chaussée) est de 8,2 m, ce qui fait que chaque étagère mesure près de 7,9 m. Mais c est surtout par sa double profondeur qu il se distingue : chaque alvéole peut en effet contenir deux caisses, l une derrière l autre. «Toutefois, ce que nous gagnons en capacité grâce à la double profondeur des étagères, nous le perdons en rapidité, essentiellement parce qu il se produit davantage de cycles à l heure en raison des manoeuvres qu il faut faire pour accéder à la deuxième caisse, et aussi parce qu il faut modifier la définition des références A, B et C au début de chaque saison», analyse Ferran Solé. Quoi qu il en soit, lors de la conception, la capacité et les caractéristiques du Mini-load ont été choisies en fonction de l installation existante. Il a également fallu tenir compte du fait que, sous cet entrepôt, se trouve l étage de bureaux, ce qui imposait donc une limite quant au poids total de la structure du magasin In a Box. Le magasin automatique, que l on a fait aussi petit que possible, a été adossé contre l un des murs. L objectif était celui de libérer un maximum d espace pour les étagères de palettisation conventionnelle et pour la plate-forme. Les entrées et les sorties de marchandises se font par l un des côtés du Mini-load. On a pour cela dégagé les premiers niveaux de charge des deux modules de l une des étagères afin d y placer deux convoyeurs à rouleaux. Sur l un, le transtockeur dépose la caisse (sortie) sollicitée par le système. Sur l autre, il effectue l opération contraire. Autrement dit, il recueille la caisse après réception d une nouvelle référence ou extraction de certaines unités pour compléter le prélèvement. De la même façon, près du poste de travail où l opérateur exécute les ordres du logiciel de gestion du magasin In a Box, qui à son tour est soumis aux directives du système de gestion central, un PTL (Put to Light) a été mis en service, avec 15 emplacements pour préparer simultanément le même nombre de commandes. Stockage manuel Pour sa part, la plate-forme se compose de trois étages jumeaux auxquels les opérateurs accèdent par des escaliers. La charge, en revanche, est hissée sur un montecharges. Les étages présentent cinq allées qui desservent dix étagères de picking à deux niveaux de charge. Certains niveaux sont équipés d une penderie pour accrocher les blousons, les vestes et les salopettes (dans certaines alvéoles, le premier niveau a été supprimé pour pouvoir suspendre les plus longues depuis le deuxième) ; les autres portent des étagères formées de panneaux de contreplaqué placés entre les lisses. Au rez-de-chaussée de cette plate-forme, on a distribué les casques, les vestes et les bottes qui portent la référence A (rotation élevée). Au premier, prennent place les mêmes types de produits, mais avec un rotation plus lente : B (moyenne) et C (basse) ; le second étage a été destiné aux accessoires thermiques, pour leur prélèvement à l unité. La zone de palettisation conventionnelle, quant à elle, comprend six étagères de 28 m de long et 8 de haut, accessibles depuis trois allées. Les deux premiers niveaux de charge sont employés pour prélever les références Super A, les quatre autres contenant des produits sur palettes (trois palettes par alvéole) réapprovisionnent toutes les zones du magasin : ces même étagères, la plate-forme et le magasin In a Box. Mille lignes de commande Chez Jip Motor, en moyenne, il se prépare un millier de lignes de commandes par jour. Certaines peuvent se résumer à une unité, d autres se composer de nombreuses palettes complètes, notamment dans le cas des demandes à l exportation. Les grandes lignes de la préparation des commandes sont les suivantes : Le logiciel de gestion central les reçoit et les transmet au logiciel de gestion du magasin. Le logiciel de gestion du magasin regroupe toutes les références sollicitées dans l ensemble des commandes de la journée, et les ordonne selon la zone de l installation où elles se trouvent. Les ordres de préparation opportuns sont émis en direction du magasin In a Box, de la zone d étagères de palettisation et de la plate-forme. 6 BestPractices 7 BestPractices
EN QUÊTE DE L ÉQUILIBRE SAISONNIER code à barres. Toutefois, avant de commencer le prélèvement, ils affectent ce code au numéro de la commande. ORGANISER LES RESSOURCES Jip Motor commercialise en Espagne plusieurs marques internationales d accessoires pour motocyclistes conduisant des petites et grosses cylindrées. Elle possède également trois enseignes dont les produits s écoulent avec succès dans plusieurs pays d Europe, aux États-Unis, au Canada et au Japon (la société réalise entre 15 et 20 % de ses ventes à l exportation), en plus de la Péninsule. À noter qu en 2000, elle a vendu en Espagne 68 000 unités et, en 2004, le chiffre a atteint les 200 000 grâce à libéralisation des motos 125 cm 3, qui peuvent actuellement être conduites avec le permis voiture. Le secteur des accessoires a en outre ceci de remarquable qu il est très saisonnier. Deux campagnes se succèdent dans l année. Celle d hiver débute mi-juillet, afin que les articles soient en vitrine à partir de septembre, et celle d hiver démarre peu avant Pâques. Bien qu il ne concerne pas tous les produits, ce caractère hautement saisonnier provoque deux modifications du catalogue par an, et il faut donc par contrecoup modifier le zonage ABC des références. Ceci ne facilite pas la gestion d un magasin, surtout lorsqu il est en partie, et une partie très représentative, automatisé à partir d un Mini-load. De plus, le travail quotidien et la nécessité de servir les commandes des clients ne permettent pas de consacrer le temps qu il faudrait au déménagement des références. Car, bien entendu, les références A d été stockées dans le magasin In a Box ne sont pas les mêmes que les produits A d hiver. La solution qu applique actuellement le système consiste à réorganiser chaque caisse à la faveur des mouvements d entrées et de prélèvement successifs, une nécessité qui empêche d optimiser pleinement les espaces du Mini-load. Davantage de bénéfices en hiver En définitive, «la machine exécute un maximum donné de mouvements à l heure, et plus il y a d ordres de remise en place, moins le rendement est effectif pour le prélèvement», affirme avec assurance le directeur financier de Jip Motor, Ferran Solé. Au reste, «les références qui sont commercialisées en hiver ont un coût supérieur à celles d été», précise Ferran Solé. Autrement dit, un bon vêtement chaud est plus cher parce qu il contient des matériaux isolants ; en revanche, dans le magasin, il occupe pratiquement autant de place que d autres, plus légers et meilleur marché. C est la raison pour laquelle le chiffre d affaires du second semestre est plus élevé que celui du premier semestre. «Mais, ajoute Ferran Solé, nous avons l intention de surmonter ce caractère saisonnier en commercialisant nos marques sur d autres marchés, comme l italien et le français, et pour cela, les produits doivent se distinguer, non seulement par la technicité, mais aussi par la mode et la conception». Les opérateurs de la zone de palettisation et de la plate-forme reçoivent ces ordres sur l écran de leur lecteurs à radiofréquence. Le logiciel de gestion du magasin transmet les ordres de prélèvement de références au Mini-load, qui commence à sortir des caisses pour que l opérateur du poste de travail y puise les unités nécessaires. Lorsque la commande est prête, elle est déposée dans la zone de consolidation. D un côté, il y a l opérateur du Mini-Load, qui peut préparer jusqu à 15 commandes à la fois. Il assigne tout d abord à chacune un conteneur, dont il saisit l immatriculation dans le système. L écran de son PC affiche le nombre d unités qu il doit prélever dans la caisse qui vient de sortir du magasin In a Box, puis déposer dans le conteneur correspondant. Au fur et à mesure qu il exécute les ordres, il confirme l opération. D un autre côté, les opérateurs qui travaillent dans la zone de palettisation et sur la plate-forme parcourent les installations à bord d un chariot, et y dépose les unités sous forme de tas. Chaque tas correspond à une commande, que l on identifie à l aide de fiches portant un Lorsque le système de gestion du magasin a vérifié que toutes les unités d une commande sont rassemblées dans la zone de consolidation, il envoie à l opérateur qui gère cette zone l ordre (par radiofréquence) de préparer et d identifier les colis. Le système lance en outre l ordre d imprimer les étiquettes d expédition et les bordereaux de livraison. S il s agit de commandes pour El Corte Inglés, il imprime également, pour chaque référence, une étiquette indiquant le code de ce magasin et le prix de vente public. Avant de fermer chaque colis, l opérateur aura validé un à un les articles en en lisant le code à barres avec son lecteur à radiofréquence. Il arrive parfois qu au moment d effectuer le prélèvement, les opérateurs constatent qu il n y a pas assez de stock. Il leur suffit d en informer le système ; par radiofréquence, celui-ci envoie les ordres de réassort à l employé qui travaille aux entrées. Une réflexion Le directeur financier de la société souligne : «En mars 2005, au démarrage du nouveau logiciel de gestion du magasin et du Mini-load, nous avons rencontré beaucoup de problèmes ; toute nouvelle implantation com- Jip Motor réceptionne en moyenne 12 camions par mois. Il s agit de conteneurs envoyés par les fournisseurs des labels de la société implantés dans des pays asiatiques, ou encore d approvisionnements provenant des enseignes japonaises et italiennes qu elle représente en Espagne. Comme l explique le directeur de Jip Motors, Ferran Solé, «nous travaillons sur crédit documentaire, aussi connaissons-nous la date d embarquement et, par conséquent, la date d arrivée de la marchandise. Par exemple, si elle vient d Asie, nous savons que nous la recevrons au bout de 45 jours». L affectation des ressources peut ainsi être organisée tout à fait efficacement. La marchandise arrive en vrac ; après avoir vérifié que chaque unité reçue a bien été commandée, on palettise par références. Ensuite, le logiciel de gestion propose un emplacement dans le magasin ; le système laisse néanmoins à l opérateur la possibilité d en choisir un autre s il le juge plus approprié. Les expéditions à l exportation sont effectuées par différents moyens de transport selon la destination : par voie terrestre pour l Europe, par avion pour le Japon et par bateau pour les États-Unis. «En principe, les clients européens organisent l envoi et nous communiquent la date où le camion doit venir enlever la marchandise», indique Ferran Solé. Pour la distribution nationale, le transport est soustraité à des agences qui livrent sous 24 heures. porte des difficultés, sans compter qu il faut s accoutumer aux nouvelles procédures.» Et d ajouter : «Nos attentes ne se résument pas à surmonter la situation, nous attendons beaucoup plus. L expansion future doit être résolue avec un pari de cette envergure. Ce qui compte, finalement, c est que nous sommes parvenus à accélérer et fiabiliser notablement nos procédures». Néanmoins, le volume de commandes actuel ne cesse d augmenter, et plus encore avec la croissance des marques de l entreprise. «Dans un futur proche, peutêtre faudra-t-il diviser en deux le troisième niveau de charge des étagères, de manière à disposer de deux fois plus d emplacements pour les références Super A», envisage Ferran Solé. «Encore que, remarque-t-il pour conclure, il nous faudrait alors externaliser une partie des stocks». 8 BestPractices 9 BestPractices
500 50 200 1 100 1 100 1 100 variable 2 400 3 600 2 400 31 233 100 600 600 900 1 300 900 1 300 900 1 300 900 1 300 900 1 300 900 1 949 400 49 ENTREPÔT AUTOMATIQUE POUR CAISSES FICHE TECHNIQUE Longueur : 22 504 mm Largeur : 3 270 mm Hauteur : 7 959 mm Nombre de rayonnages : 2 à double 4 600 profondeur 2 300 Nombre d allées : 1 Largeur de l allée : 850 mm 150 3 500 1 100 Nombre de transtockeurs : 1 GRILLAGE GALVANISÉE 50/4 (existent) Nombre de niveaux de charge : 15 Capacité par alvéole : 2 caisses Unité de charge : caisses de 365 x 564 x 320/410 mm Capacité totale : 2 696 caisses UNITÉ DE CHARGEMENT : 650 (KG) préparation de commandes Poste multicommande RANG SANS SUPPORT D ACCROCHAGE RANG (*) CONTRÔLE SORTIES Bureau Entrepôt CONTRÔLE ENTRÉES 1 400 27 484 1 15 1 000 1 000 31 233 1 16 903 PANNEAU EN BOIS AGGLOMÉRÉ 30 mm+ TÔLE GALVANISÉE E= 1,5 mm 10 BestPractices 11 BestPractices