SOMMAIRE Préambule I. Les statuts : Chapitre I: De la dénomination II. Article 1 : Création et dénomination Chapitre II:De l adresse Article 2 : Le siége social Chapitre III: De l objet de l Association et de son but Article 3 : Le but de l Association Chapitre IV: De l organisation Article 4 : Composition de l association Article 5 : Définition des membres actifs Article 6 : Définition des membres d honneur Article 7 : La perte de qualité de membre Article 8 : Qui dirige l Association Article 9 : Les réunions de bureau Article 10 :Les réunions de l assemblée générale ordinaire Article 11 :Les réunions de l assemblée générale extraordinaire Article 12 :Les délibérations Article 13 :Le suivi des délibérations Article 14 :La période de l exercice Chapitre V: De la trésorerie Article 15 : Les ressources de l Association Article 16 : Les comptes bancaires de l Association Article 17 : La couverture financière des engagements contractés Article 18 : Les frais de mission Article 19 : La comptabilité Chapitre VI: De la conduite des projets Article 20 : Composition du groupe projet Article 21 : Fonctionnement du groupe projet Règlement Intérieur Du chapitre II de l adresse R.I.1 : Les adresses Du chapitre V de la trésorerie R.I.2 : Organisation de la trésorerie Statuts de l Association Echange et Partage avec le Bénin page 1 sur 12
R.I.3 : L affectation des fonds Du chapitre VI de la conduite des projets R.I.4 : Le fonctionnement des groupes projets R.I.5 : Les compétences R.I.6 : Les courriers spécifiques Des sanctions R.I.7 : L utilisation des fonds R.I.8 : Le comportement Des récompenses R.I.9 : Les récompenses Statuts de l Association Echange et Partage avec le Bénin page 2 sur 12
Du préambule Les motifs de la modification des statuts d EPAB Pour que la modification des statuts d EPAB soit le résultat d un travail le plus large et le plus consensuel possible et également l aboutissement d une réflexion la plus complète, il convient de faire l historique des motifs qui ont imposé une modification des statuts et de prendre connaissance des différentes propositions faites par certains membres qui ont bien voulu apporter leur contribution à cette tâche. Au moins trois raisons essentielles conditionnent aujourd hui la modification des statuts d EPAB. 1. La première concerne les objectifs de l Association : Les prédécesseurs avaient créé cette Association pour un seul objectif, lutter contre la malnutrition. Les projets étaient développés en partenariat avec les Archevêchés de Cotonou et de Kandi. En 2001, la création du comité de jumelage a ouvert une autre voie avec de nouveaux partenaires et de nouveaux financements. 2. La seconde porte sur les différents acteurs des projets ( acteurs en France et au Bénin). Les Archevêchés de Cotonou et de Kandi ne sont plus les seuls partenaires au Bénin, puisque le comité de jumelage béninois, les parents d élèves, le village de Togoudo, les communes du Syndicat Intercommunal Scolaire du Grand Couronné sont des acteurs potentiels tels qu ils sont définis dans le protocole d accord signé entre les comités de jumelage Français et Béninois. 3. La troisième porte sur les fonds et financements des projets : Les donateurs ne sont plus seuls à présent pour mener à bien les projets. Les financeurs publics et privés seront sollicités pour des sommes très importantes ce qui n a pas été le cas jusqu à présent pour les projets conduits par EPAB. Pour cela il convient de mettre dans les statuts des dispositions qui en cas de problèmes financiers, protègent les membres de l Association ainsi que le bien commun que représentent l Association et les fonds qui pourraient être obtenus pour les projets menés au bénéfice du Bénin. Il convient également d envisager des dispositions qui protègent et garantissent l utilisation des fonds apportés par les financeurs de toute dérive qui consisterait à les utiliser à d autres usages que ceux pour lesquels ils ont été alloués. Statuts de l Association Echange et Partage avec le Bénin pa ge 3 sur 12
Les nouveaux statuts devraient également définir : - le mode de fonctionnement des groupes projets de façon à ne pas alourdir la tâche du président et du bureau par l autonomie donnée à ces groupes projets pour plus d efficacité et de rapidité dans l exécution des tâches ( délégation de signatures, conduite des procédures, ) - une identité propre à chaque projet ( désigner les membres du groupe projet pour que les interlocuteurs externes puissent bien identifier les responsables du projet et traiter directement avec eux pour l exécution des tâches du dossier) complétée par l identification d une adresse postale et des coordonnées des membres ( téléphone, fax, internet). Commentaires : Le comité de jumelage a été doté d une adresse à Agincourt de façon à décentraliser le travail administratif sur proposition du bureau d EPAB. Sur proposition d un des financeurs, le Conseil Général par son représentant Mr Lautel, un compte bancaire différent du compte de l Association a été ouvert pour le comité de jumelage. Monsieur Lautel a exprimé l avis des conseillers généraux qui, pour une connaissance rapide et sans ambiguïté du dossier d aide, souhaitent bien identifier la structure qui conduit le projet et sollicite les fonds. Rappel : - Les statuts d origine de l Association datent de 1994, - La première modification date de février 2003. Statuts de l Association Echange et Partage avec le Bénin pa ge 4 sur 12
STATUTS DE L ASSOCIATION I- De la dénomination ARTICLE 1: Création et dénomination. Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une Association régie par la loi du 1 er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour nom : ECHANGE ET PARTAGE AVEC LE BENIN ( E.P.A.B. ) Cette Association, apolitique, repose sur une base égalitaire, sans distinction d origine ni d appartenances socio-culturelle, religieuse ou philosophique, dans le respect mutuel du bien public et dans un esprit d honnêteté et de fraternité. II- De l adresse ARTICLE 2: Le siège social. Le siège social de l Association EPAB est à la Mairie d Amance 54770 Amance Il pourra être transféré par simple décision du bureau ; la ratification par l assemblée générale sera nécessaire. Les différents projets que l Association met en œuvre peuvent être dotés d une adresse différente de celle du siège social de l Association EPAB, ceci pour des raisons évidentes de relations extérieures afin de faciliter la conduite des dits projets. III- De l objet de l Association et de son but ARTICLE 3: Le but de l Association. Cette Association a pour but de mettre en oeuvre des projets de coopération et d aide au développement avec la République du Bénin pour : Soutenir des projets en matière de santé publique( malnutrition, formation sanitaire...) Soutenir des projets relevant de l Education Nationale ( participation à la construction de bâtiments scolaires, échanges pédagogiques, mise en relation et échanges entre écoliers et élèves, ). Soutenir des projets économiques qui s inscrivent dans le cadre d un véritable échange entre les communautés des deux pays. Soutenir des projets culturels entre les communautés des deux pays. Soutenir, seule ou en commun avec des structures similaires, tout projet collectif qui permette : une coopération, une aide au développement, des échanges, entre les deux communautés de France et du Bénin, dans le cadre d une mise en valeur des potentialités réciproques. Statuts de l Association Echange et Partage avec le Bénin pa ge 5 sur 12
IV- De l organisation ARTICLE 3: Composition de l Association. L Association est composée de membres d honneurs, de membres actifs et d adhérents. Elle comprend : un bureau composé de 6 membres minimum, un président, un ou plusieurs vice-présidents, un ou plusieurs secrétaires, un ou plusieurs trésoriers, des responsables de projets. ARTICLE 4: Définition des membres actifs. Sont considérés comme membres actifs, toute personne proposée par un des membres, et acceptée par le bureau à la majorité des deux tiers des membres présents avec un quorum des deux tiers. Celui-ci statue lors de chacune de ses réunions, sur les demandes d admission présentées. Les membres actifs sont tenus de payer une cotisation annuelle, pour 2003 de 10 Euros minimum. Ce montant est voté chaque année par l Assemblée Générale. ARTICLE 5: Définition des membres d honneur. Sont membres d honneur ceux qui ont rendu des services signalés à l Association et désignés comme tels par le bureau selon les mêmes modalités que les membres actifs. Ils sont dispensés de cotisations. ARTICLE 6: La perte de qualité de membre : par démission par le décès par la radiation prononcée par l assemblée générale sur proposition du bureau, l intéressé ayant été invité par une lettre recommandée précisant les griefs à son encontre à se présenter devant le bureau pour fournir des explications. ARTICLE 7: Le Conseil d Administration administre l Association. Le Conseil d'administration a vocation à préparer les travaux de l'assemblée générale annuelle. Pour se faire, il se réunit dans le mois qui précède cette assemblée générale. Le bureau met en application la politique définie par le Conseil d'administration. Le Conseil et le bureau sont désignés par l assemblée générale ; les mandats de ses représentants sont d une durée de 3 ans renouvelable selon les modalités décrites ci-après. Le Conseil d Administration : Il est composé : du bureau, dont le minimum est de 6 membres. de personnes extérieures au bureau qui peuvent être soit membres de l Association, soit représentants des financeurs de l Association. - Le bureau est composé : Statuts de l Association Echange et Partage avec le Bénin pa ge 6 sur 12
* d un président et un vice-président * d un secrétaire et un secrétaire adjoint * d un trésorier pour le compte général et un trésorier adjoint. * des responsables de projet. En cas de vacance, le bureau pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement par la plus prochaine assemblée générale. Ses membres sont rééligibles : Chaque année, deux postes sont ouverts selon la séquence suivante : * 1 ère année : Trésorier et vice-président * 2 ème année : Secrétaire et trésorier adjoint * 3 ème année : Président et secrétaire adjoint. Pour les mandats qui débutent en 2003, les mandats du trésorier, du viceprésident, du secrétaire et du trésorier adjoint sont exceptionnellement limités à un an pour les deux premiers et deux ans pour les deux seconds. - Les autres membres du conseil d'administration : sont élus pour trois ans maximum lors de l'assemblée Générale, dès lors qu'il y a des candidats. Pour les membres siégeant en tant que représentants de financeurs externes à l'association, un seul mandat peut être accordé par financeur. Trois mois avant l assemblée générale, un appel à candidature pour les postes du bureau à renouveler est envoyé à l ensemble des membres. La liste des candidats qui se seront proposés avant l envoi des convocations pour l assemblée générale sera jointe à cette convocation. ARTICLE 9: Les réunions du bureau. Le bureau se réunit sur convocation du président ou sur la demande de trois de ses membres. Il prépare les travaux du Conseil d Administration Toutes les décisions qui engagent l Association doivent être prises à la majorité des membres présents ; en cas d égalité des voix, la voix du président est prépondérante. ARTICLE 10: Les réunions de l assemblée générale ordinaire. L assemblée générale ordinaire comprend tous les membres de l Association. Elle se réunit une fois par an. Un mois avant la date fixée, les membres de l Association sont convoqués par le secrétaire. L ordre du jour est indiqué sur les convocations. Le président expose la situation morale de l Association ; le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l approbation de l assemblée. Il est procédé aux élections des membres du Conseil d'administration et du bureau, à bulletin secret, sauf au cas où il n y aurait qu un candidat pour le poste, auquel cas le vote se fait à main levée. Le vote par procuration écrite est autorisé. Dans toute convocation, la procédure de vote par procuration sera rappelée, ainsi que l ensemble des décisions soumises au vote. ARTICLE 11: Réunion de l assemblée générale extraordinaire. Si besoin est, le président convoque, à son initiative ou sur demande de la moitié au moins des membres de Statuts de l Association Echange et Partage avec le Bénin pa ge 7 sur 12
l Association, une assemblée générale extraordinaire. ARTICLE 12: Les délibérations. Pour délibérer valablement, toute assemblée générale doit comprendre au moins la moitié plus un des membres de l Association. Si le quorum n est pas atteint, une deuxième assemblée est convoquée avec le même ordre du jour à quinze jours au moins d'intervalle. Dans tous les cas, les décisions sont prises à la majorité absolue des membres présents ou représentés à l assemblée. ARTICLE 13: Le suivi des délibérations. Le président doit faire connaître, dans les trois mois à la préfecture du département, tous les changements survenus dans l administration de l Association ainsi que toute modification apportée dans ses statuts. Ces modifications sont consignées sur un registre coté. Le rapport annuel doit être adressé au Préfet du département. En cas de dissolution prononcée par les deux tiers au moins des membres présents à l assemblée générale, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par celle-ci. L actif net est attribué à une ou plusieurs associations déclarées, à toute autre personne morale de droit privé ou de droit public. ARTICLE 14: La période de l exercice. La période de prise en compte pour le travail de l Association commence le 1 er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année. V- De la trésorerie ARTICLE 8:Les ressources de l Association comprennent : le montant des cotisations. les subventions de l Etat, des départements, des communes tous les apports et produits issus d'activités organisées par l'association. Les dons divers effectués par des entreprises, des particuliers ou autres. ARTICLE 9: Les comptes bancaires de l Association. L Association dispose d un compte bancaire qui est destiné au fonctionnement et à l harmonisation de l ensemble des projets appelé «compte général». Chaque projet spécifique mené par l Association qui génère des aides financières externes à l Association devra posséder un compte bancaire séparé du «compte général» et placé dans un organisme bancaire différent de celui du «compte général». ARTICLE 10: La couverture financière des engagements contractés. Conformément au droit commun, le patrimoine de l Association répond seul des engagements contractés par elle, sans qu aucun des membres de l Association puisse en être tenu personnellement responsable sur ses biens. Statuts de l Association Echange et Partage avec le Bénin pa ge 8 sur 12
ARTICLE 11:Les frais de mission. L Association pourra participer aux frais de mission concernant les frais de transport dans le cadre de projets ou d objectifs de l Association. Il faudra pour cela : Que la mission soit en rapport direct avec le projet ou avec les objectifs de l Association. Que la personne mandatée présente les compétences nécessaires à sa mission et soit désignée par la majorité du bureau. ARTICLE 12: La comptabilité. Il est tenu à jour une comptabilité denier par recettes et par dépenses. Celle-ci fait la distinction entre le compte général et les comptes par projet, qui sont présentés séparément à l'assemblée générale. VI- De la conduite des projets ARTICLE 8: Composition du groupe projet. Chaque projet mené par l Association qui sollicitera des aides financières externes à l Association, sera conduit par une équipe projet constituée d au moins deux personnes : le responsable du projet et le trésorier. ARTICLE 9: Fonctionnement du groupe projet. La conduite de chaque projet se fait, sous la responsabilité morale et juridique du président et du bureau, par le groupe projet. Le responsable du projet devra informer le président et le bureau sur l avancement du projet dont il a la charge. Ces modalités sont précisées dans le règlement intérieur. Statuts de l Association Echange et Partage avec le Bénin pa ge 9 sur 12
Règlement intérieur II. De l adresse : En référence à l article 1 des statuts : R.I.1 : Les adresses. Des adresses complémentaires du siège social ont été décidées : pour les vergers : Julien BAROTH et Jean Claude WOLF Pour le comité de jumelage : Comité de Jumelage S.I.S du Grand Couronné et de l école Womey-Yénéwa de Togoudo (Bénin), Mairie d Agincourt, 7 rue Maucolin 54770 AGINCOURT. (Daniel DE PIZZOL et Yves LE MAOUT) Pour le «soutien aux familles ayant des enfants malnutris : Chritelle VOGIN et un autre membre du bureau qui s est déjà rendu sur place Pour le «Soutien au Centre de Santé Régina Pacis de Fafa et le parrainage de la formation infirmier»: Emmanuel CARREEL, Jean Marie COLIN et Francis NICOLAS. Les membres de l Association : Le Président : NICOLAS Francis Le Vice-président : BAROTH Julien Présidente d honneur du jumelage avec TOGOUDO : PARENT Lucienne Coordinateur Du Jumelage avec TOGOUDO: DE PIZZOL Daniel Le secrétaire : LAURENT Christophe Le trésorier : GUIDON THIESSELIN Véronique Le trésorier adjoint : LE MAOUT Yves Statuts de l Association Echange et Partage avec le Bénin pa ge 10 sur 12
V.De la trésorerie En référence aux articles 16, 19 et 20 des statuts : R.I.2 : Organisation de la trésorerie. Chaque groupe projet qui reçoit des fonds d organismes publics ou privés dont le montant est supérieur à 5 000 euros, devra compter un trésorier dans son groupe projet. Il devra présenter les comptes du projet à chaque assemblée générale. La comptabilité du projet sera intégrée à la comptabilité générale mais dans un compte spécifique. En référence à l article 15 des statuts : R.I.3 :L affectation des fonds. Sans impossibilité liée à l origine des fonds, il est retenu que 5% du montant des dons et subventions accordés à l Association seront mis à disposition du compte général. Cette réserve constituée servira à mutualiser l ensemble des projets et pourra servir à lisser le financement de l ensemble des actions. Cette réserve devra apparaître dans la comptabilité sur un compte particulier. Ces fonds mutualisés seront exclusivement réservés aux projets et ne pourront pas être utilisés pour les frais de fonctionnement de l Association. VI. De la conduite des projets: En référence à l article 21 des statuts : R.I.4 :Le fonctionnement des groupes projets : Chaque projet est piloté par un groupe projet constitué au minimum du responsable du projet appelé «coordonnateur», du trésorier et des membres souhaitant adhérer au projet. Il a toute latitude pour conduire les actions nécessaires au bon avancement du projet retenu par le bureau. Le coordonnateur informera le président et le bureau, à chaque réunion sur l avancement de son projet. R.I.5 :Les compétences. Chaque coordonnateur a la responsabilité de ses propres courriers à destination des correspondants externes en ce qui concerne la rédaction et la signature, à l exception des courriers qui engagent l Association sur le plan des dépenses. Il est tenu de communiquer au président une copie des courriers adressés à l extérieur de l Association. Il peut avoir recours à l aide des membres du bureau et du président dans la rédaction de ses courriers. Statuts de l Association Echange et Partage avec le Bénin pa ge 11 sur 12
R.I.6 :Les courriers spécifiques. Pour les courriers qui engagent l Association dans des dépenses et quelles que soient leurs destinations, ils devront être signés par le coordonnateur mais également par le président, après accord du bureau à la majorité des voix, en cas d égalité de voix, la voix du président est prépondérante. VII. Des sanctions R.I.7 : L utilisation des fonds. Toute utilisation frauduleuse des fonds de l Association, toute entorse aux règles du présent règlement intérieur, toute malversation, toute fausse déclaration conduisant à des remboursements de frais injustifiés, feront l objet d une sanction de la part du bureau. Elle pourrait conduire à : l exclusion du membre, des poursuites judiciaires à l encontre du ou des membre(s) responsable(s) en fonction de la gravité des faits. R.I.8 : Le comportement. Tout comportement répréhensible, tout acte contraire à l esprit de l Association est considéré comme faute et passible de sanctions. VIII. Des récompenses. R.I.9 : Les récompenses. Des récompenses peuvent être attribuées aux membres qui se sont distingués par leur dévouement au service de l Association. Ces récompenses sont entre autres : lettre de félicitation et d encouragement individuelle de la part du bureau. lettre de témoignage officiel de satisfaction adressée par le bureau au nom de l Association. les distinctions honorifiques en assemblée générale. la nature de ces distinctions honorifiques sera déterminée par le bureau et soumise à l approbation de l assemblée générale. Agincourt le 15 Février 2003 Statuts de l Association Echange et Partage avec le Bénin pa ge 12 sur 12