MARCHE PUBLIC DE FOURNITURES COURANTES ET SERVICES INSTITUT DE FRANCE 23 Quai de Conti 75006 PARIS PROGRAMME FONCTIONNEL FOURNITURE ET MISE EN ŒUVRE DES SYSTÈMES D INFORMATIONS BUDGÉTAIRE ET COMPTABLE Institut de France. Programme fonctionnel Procédure de dialogue compétitif 1/8
Institut de France Systèmes d information budgétaires et comptables Sommaire 1 Périmètre 3 1.1 Contexte général missions de l Institut de France et des Académies, architecture 3 1.2 Objectifs 3 2 Les exigences et les points de vigilance vis à vis de la solution proposée 3 2.1 Exigences techniques et de performance relatives aux fournitures 4 2.2 Contenu des Prestations attendues 4 3 Volumétrie 7 4 Interfaces 8 5 Infrastructure de virtualisation : 8 6 Infrastructure réseau 8 Institut de France. Programme fonctionnel Procédure de dialogue compétitif 2/8
1 Périmètre 1.1 Contexte général missions de l Institut de France et des Académies, architecture Le Palais de l'institut, situé 23 quai de Conti, Paris 6 ème abrite, l Institut de France et les cinq Académies, (l'académie française, l'académie des inscriptions et belles lettres, l'académie des sciences, l'académie des beaux arts et l'académie des sciences morales et politiques), soit six personnes morales de droit public. Ils ont pour mission de contribuer à titre non lucratif au perfectionnement et au rayonnement des lettres, des sciences et des arts. Aujourd hui, parallèlement à ces missions génitrices, l Institut de France et les Académies gèrent le millier de dons, legs et fondations (parmi lesquels un grand nombre de sites déconcentrés comme des musées, des monuments historiques, des propriétés en France et à l'étranger) dont ils sont les dépositaires. L Institut de France et les Académies sont soumis au respect du principe de séparation entre l Ordonnateur et l Agent comptable (dénommé receveur des fondations). 1.2 Objectifs Pour gérer les budgets et élaborer les comptes, l Institut de France et les Académies utilisent un logiciel développé en interne dans les années 80, hébergé sous AS 400. L Institut de France et les Académies souhaitent aujourd hui faire évoluer leur système d information de gestion et se doter pour le 1 er janvier 2014 d un outil budgétaire et comptable répondant aux objectifs globaux suivants : Élaborer les budgets et suivre leur exécution sur des outils communs et compris de tous ; Établir les comptes et les analyser plus rapidement et facilement ; Accélérer, simplifier et sécuriser le circuit de la dépense et des recettes ; Assurer la fiabilité, la transparence et la traçabilité des opérations ; Automatiser les contrôles grâce au système d informations ; Gérer les habilitations pour contrôler la diffusion de l information et maîtriser les risques ; Garantir le suivi technique du logiciel et sa mise à jour régulière ; Apporter des solutions de reporting et d analyse efficaces. 2 Les exigences et les points de vigilance vis à vis de la solution proposée La mise en œuvre du Système d Information Budgétaire et Comptable [SIBC] est stratégique pour l Institut de France et les Académies. Dans toute la mesure du possible, la programmation sera unique pour l ensemble. Toutefois, l indépendance et l autonomie de chaque entité (Académie ou Institut) doivent être respectées par l application, ce qui implique : Une adaptabilité du logiciel aux procédures propres à chaque entité ; Une flexibilité de la gestion des habilitations ; Une souplesse du paramétrage. Institut de France. Programme fonctionnel Procédure de dialogue compétitif 3/8
2.1 Exigences techniques et de performance relatives aux fournitures La structure cible doit répondre aux principes suivants : - Interopérabilité : Le système d information cible doit être doté de fonctions de communication et d échanges avec des applications tierces. L application doit permettre l import/export de fichiers de données à un format d échange standard. - Accessibilité : Le système d information cible doit offrir aux utilisateurs un accès facile aux informations qui les concernent et qu'ils utilisent dans leurs activités. - Évolutivité : Le système d information cible doit avoir une couverture fonctionnelle la plus large possible, afin d offrir à l Institut de France l opportunité de déployer progressivement de nouveaux services et fonctions dans le domaine comptable et financier entendu au sens large. 2.1.1 Points de vigilance fonctionnels L enjeu pour l Institut de France et les Académies est de mettre en œuvre une solution qui devra être : - normalisée : c'est à dire respectant les règles inhérentes à la gestion budgétaire et comptable d une structure publique telle que celle de l Institut de France et des Académies, notamment celles liées à la séparation ordonnateur comptable ; - paramétrable : intégrant les spécificités communes à l Institut de France et aux Académies mais également pouvant permettre un paramétrage différent pour chacun d entre eux ; - évolutive : permettant de suivre les évolutions réglementaires et technologiques ; - ouverte : permettant d exploiter la majeure partie des données du SIBC à des fins d analyse, de suivi et de reporting via un requêteur intégré ou externe ; - interopérable : permettant une intégration maximum dans le système d'information de l Institut de France et des Académies, notamment le logiciel RH. 2.1.2 Points de vigilance concernant l organisation du projet et les prestations à réaliser Concernant l ensemble des prestations, une attention particulière est attendue de la part du Titulaire concernant notamment les points suivants : - L organisation des prestations et le planning de mise en œuvre, y compris concernant la formation du personnel (pour le respect des délais, un calendrier prévisionnel sera défini ultérieurement) ; - La qualité de la conduite du projet et de l accompagnement des équipes pour la mise en œuvre ; - La qualité des tests avant livraison ; - La qualité de la maintenance et la simplicité de mise à jour des nouvelles versions, ainsi que les délais d intervention en phase d exploitation. 2.2 Contenu des Prestations attendues Les prestations seront réalisées par le Titulaire suivant la méthodologie et les étapes précisées par ce dernier dans sa réponse. L Institut de France et les Académies attendent de la solution qu elle réponde aux besoins techniques suivants : Institut de France. Programme fonctionnel Procédure de dialogue compétitif 4/8
Une ergonomie simple d utilisation et des temps de réaction rapides ; Un suivi technique du logiciel et une mise à jour régulière ; Une gestion des habilitations ; Une maintenance sur site et/ou une télémaintenance et des délais d intervention par téléphone et sur site garantis ; La possibilité d interfaçages avec d autres logiciels utilisés actuellement à l Institut de France et dans les Académies ; Une automatisation des contrôles intégrés au logiciel ; La traçabilité des informations et des flux financiers ainsi que la sécurisation et le respect de la confidentialité des données ; La possibilité de disposer d états de reporting automatisés. 2.2.1 Installation technique et conduite du projet Installation de serveurs et postes clients Le titulaire procédera à l installation des logiciels livrés sur les machines serveurs. Ces machines seront fournies et pourront être hébergées au Palais de l Institut et selon ses préconisations ou à l extérieur du Palais sur proposition du titulaire. L installation devra être effectuée au minimum dans deux environnements «étanches» : un environnement de qualification et un environnement de production. Si des applications clientes sont nécessaires, le titulaire devra assurer également le déploiement des solutions sur les postes clients professionnels utiles aux phases de paramétrage et de recette. La procédure d installation des postes serveurs (et éventuellement clients) devra être documentée avec précision, et faire l objet d un transfert de compétences de la part du Titulaire. En cas de réinstallation ultérieure sur les postes clients, celle ci devra pouvoir être assurée directement par les équipes de l Institut de France. A cette fin, un transfert de compétences (formations, installation, changement des correctifs et des versions, administration, procédures de reprise en cas de problème, automatisation des sauvegardes journalières, procédures de sauvegardes mensuelles, annuelles etc ) devra être fourni au service informatique de l Institut de France ainsi que toutes les procédures d installation détaillées dans un manuel fourni par le titulaire. Tous les programmes sources développés spécifiquement pour l Institut de France et les Académies seront documentés et fournis. L installation devra donner lieu à une vérification de bon fonctionnement. Spécifications, paramétrage et développement Le paramétrage devra tenir compte des spécificités et des exigences de l Institut de France et des Académies. Les paramétrages devront tenir compte des procédures, matériels et périphériques utilisés à l Institut de France, qui pourront être amenées à évoluer lors des discussions avec le titulaire. Les prestations prévues donneront lieu à la rédaction par le titulaire de dossiers de paramétrage de l application. Ces documents seront instruits au cours de réunions avec les équipes de l Institut de France et validés avant mise en œuvre. Reprise des données Le titulaire devra indiquer précisément dans quelle mesure la reprise des données fournies par l Institut de France (données fournisseurs, budgétaires, comptables etc ) est possible, et à quel coût. Institut de France. Programme fonctionnel Procédure de dialogue compétitif 5/8
Il devra assurer une période de tests (démarrage à blanc) avant la mise en service et procéder dans les meilleurs délais aux corrections nécessaires. Interopérabilité Intégration au Système d Information de l Institut de France Le Titulaire s engage à fournir les dispositifs inter opérants lui permettant de créer des liens entre la solution qu il fournit et les différents systèmes existant à l Institut de France et dans les Académies et l interfaçage éventuel avec d autres modules ou logiciels. Formations La formation nécessaire à l administration de chacun des applicatifs du système d information devra être fournie par le titulaire. Les différents niveaux de formation seront définis par le titulaire. Un support de formation devra être fourni pour chaque session (support électronique et support papier). Les formations ne devront en aucun cas se dérouler sur l environnement de production mais par exemple sur l environnement de qualification ou sur un environnement dédié. 2.2.2 Périmètre fonctionnel à couvrir Présentation du processus budgétaire cible Le logiciel doit pouvoir couvrir le périmètre de «base» suivant : Les services de l Institut et de chaque Académie ainsi que les fondations ont chacun un budget propre consolidé dans un document budgétaire unique par Académie. Les dons et legs faits à l Institut de France et aux Académies ainsi que leur utilisation doivent pouvoir être retracés par fondation de manière précise (par exemple avec un compte de résultat, bilan, tableaux de trésorerie ). Institut de France. Programme fonctionnel Procédure de dialogue compétitif 6/8
Certaines fondations exercent plusieurs activités (ex : gestion d un musée, d un immeuble ) ; celles ci doivent pouvoir être retracées indépendamment. 2.2.3 Autres fonctions attendues Outre le périmètre de base décrit ci dessus, l opportunité et les conditions de mise en place de fonctions plus spécifiques pourront être décidées à l issue de la phase de dialogue par l Institut de France et les Académies. Le dialogue portera notamment sur les éléments suivants : Gestion des frais de déplacement Les frais de déplacement et les ordres de mission sont gérés selon des règles communes mais qui peuvent différer à la marge dans les Académies ou à l Institut (environ 1 000 états de frais par an). Le candidat proposera une solution permettant de suivre plus facilement les frais de missions et de déplacement et de répondre aux spécificités des différentes entités. Gestion des régies Il existe plusieurs régies au sein de l Institut et des Académies. Le candidat proposera une solution qui intègre les données en provenance des régisseurs et limiter les saisies. Gestion des biens immobiliers L Institut de France et les Académies sont propriétaires de biens immobiliers (immeubles, fermages ). La très grande majorité de ces biens est gérée par des administrateurs de biens qui envoient mensuellement des fichiers qui doivent être importés dans le logiciel actuel ; l autre partie est gérée directement par les services de l Institut. Le candidat proposera une solution permettant de gérer le suivi des opérations relatives à ces immeubles, le suivi des interventions des administrateurs de biens, le suivi des travaux effectués dans les immeubles (immeuble concerné, étage, superficie ) et le suivi des locataires, qui doit être extrêmement rigoureux (type de bail, durée, nom, montant charges et loyers, dépôt de garantie, revalorisation, tenue d un historique contentieux ), tout en limitant le nombre de ressaisies. Gestion des indemnités académiques Les académiciens perçoivent une indemnité de membre versée notamment en fonction de leur présence aux séances. Le candidat proposera une solution permettant l enregistrement des présences, le calcul des indemnités à verser et la transmission de ces informations vers un logiciel de paye (Win paie). Gestion de la trésorerie et des valeurs mobilières de placement Le candidat proposera une solution permettant de gérer les prévisions et le suivi de trésorerie au jour le jour par fondation ainsi que les valeurs mobilières de placement détenues par l Institut et les Académies. Situation des sites déconcentrés Un grand nombre de sites sont éloignés géographiquement du Palais. L Institut et les Académies souhaitent que certains utilisateurs de ces sites puissent se connecter au logiciel. La solution devra donc également être accessible à distance à ce type d utilisateurs, dont l activité est très variée. 3 Volumétrie Nombre de budgets (dont les fondations) : plus de 1500 Nombre de mandats et recettes annuels : supérieur à 15 000 Nombre de fournisseurs/ clients référencés : supérieur à 30 000 Institut de France. Programme fonctionnel Procédure de dialogue compétitif 7/8
Entre 40 et 70 utilisateurs envisagés, en consultation et/ou écriture 4 Interfaces Dans le cadre de la mise en place du logiciel, celui ci devra gérer, nativement ou par la mise en place d un développement spécifique, des interfaces permettant le passage d informations d une application à une autre. 5 Infrastructure de virtualisation : un cluster de serveurs HYPERV un serveur PDC (DHCP) un serveur MS EXCHANGE un serveur OCS un serveur SAGE Serveur Hyper V 2 serveurs HP Proliant DL 380 6 HP 4GB 1x4GB Dram KIT 6 HP 8GB 1x8GB Dram KIT 8 HP 300GB 6G SAS Hard Drive 2 HP Quad port Gigabit Server Adapter SAN HP StorageWorks P2000 Dual controler LFF array HP StorageWorks P2000 Dual I/O LFF Drive Encolsure 10 HP P2000 600GB 6G SAS (3.5 Inches) Dual Port Enterprise Hard drive HP NC382T PCI Express Dual Port Multifunction Gigabit Server Adapter FIREWALL Serveur HP Proliant DL360 3 HP 2GB 1x2 GB DRAM KIT 2 HP 4GB 1X4 GB DRAM KIT HP 146 GB 6G SAS Hard Drive 6 Infrastructure réseau Serveur DNS (Windows) Serveur WINS (Windows) Serveur Active directory (Windows) Contrôleur de domaine (Windows) Serveur Ms Exchange (Windows) Serveur de fichiers (Windows) Accès VPN (linux et Windows) Firewall // Passerelle Internet (linux et Windows) Serveur HTTP (linux) Serveur NTP (linux) Serveur DNS (linux) Serveur de sauvegarde : à définir par le titulaire Serveur DHCP Institut de France. Programme fonctionnel Procédure de dialogue compétitif 8/8