INFORMATIONS PRATIQUES version 05/05/2015

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1 INFORMATIONS PRATIQUES version 05/05/2015 CONTACTER L ORGANISATION Pour toute question relative à votre inscription et à l organisation de votre séjour (réservation de votre hébergement, transferts sur place), vous pouvez contacter le secrétariat du séminaire directement à l adresse électronique suivante : Vous pouvez consulter également la page internet dédiée au séminaire via l url suivant : LIEU DU SEMINAIRE La Créole Beach Hôtel & Spa Pointe de la Verdure Gosier, Guadeloupe Tél. : +590 (0) Pour toute demande d envoi de documentation pour le séminaire, merci d adresser un mail au secrétariat : INSCRIPTION L inscription au séminaire est gratuite mais obligatoire pour tous les participants et les intervenants. Merci de bien vouloir procéder à votre inscription sur la page internet dédiée au séminaire : La date limite des inscriptions est le dimanche 17 mai Lors de votre inscription, vos coordonnées professionnelles (adresse, n de téléphone, mail ) vous seront demandées. Ces informations seront diffusées sur la liste des participants remise lors du séminaire. Votre participation vaut acceptation de cette disposition. Dans le cas contraire, vous devez adresser un mail au secrétariat du séminaire :

2 Dans le cadre du séminaire des photos et des vidéos seront réalisées et auront vocation à être utilisées et diffusées par les organisateurs à des fins de communication sur les programmes européens, et en aucun cas à des fins commerciales. Votre participation vaut acceptation de cette disposition. Dans le cas contraire, vous devez adresser un mail au secrétariat du séminaire : 1. Transports aériens ORGANISATION DE VOTRE SEJOUR Les réservations et les frais de transport aérien sont de la responsabilité et à la charge de chaque participant. Formalités pour les vols : carte d'identité ou passeport en cours de validité. Décalage horaire : moins 6h00 en été par rapport à la France métropolitaine 2. Transferts sur place Des transferts sur place seront organisés entre les différents lieux du séminaire selon le programme définitif : aéroport (arrivées/départs de Pointe-à-Pitre), hôtels, lieux pour les dîners, lieux des visites 2.1. Les transferts à l arrivée et au départ des vols Les transferts ne seront assurés que pour les participants ayant fourni toutes les informations complètes relatives à leurs vols (arrivée/départ) lors de leur inscription (dates, horaires, compagnies aériennes et n de vol). le lundi 1 er juin 2015, uniquement de l'aéroport Pôle Caraïbes vers les hôtels de la zone du Gosier réservés par l organisation (hôtels : La Créole Beach, Auberge de la Vieille Tour et Canella Beach). le mardi 2 juin 2015, entre 7h et 10h : uniquement de l'aéroport Pôle Caraïbes et l hôtel La Créole Beach (hôtel du séminaire, sans passer par votre hôtel). le jeudi 4 juin 2015 : - entre 12h30 et 15h : uniquement entre les hôtels réservés sur la zone du Gosier par l organisation (La Créole Beach, Auberge de la Vieille Tour et Canella Beach) et l aéroport Pôle Caraïbes pour les personnes qui ne participent pas aux visites et qui repartent le jour même. - au retour des visites : entre le lieu des dernières visites et l'aéroport Pôle Caraïbes, sans repasser par les hôtels, pour les personnes qui repartent le jour même Les autres transferts Selon le programme définitif, les autres transferts entre les différents lieux seront organisés, allerretour, entre les hôtels réservés sur la zone du Gosier par l organisation (La Créole Beach, Auberge de la Vieille Tour et Canella Beach) : - et les lieux des dîners, - et les circuits de visites du jeudi 4 juin. Les points de rendez-vous et les horaires pour le départ des transferts seront affichés à la réception de ces 3 hôtels. 2

3 RESTAURATION Selon le programme définitif du séminaire, la restauration sera prise en charge par l organisation, pour : le cocktail dînatoire du lundi 1 er juin, les déjeuners du mardi 2 et mercredi 3 juin, les dîners du mardi 2 et du mercredi 3 juin, le déjeuner uniquement pour les participants aux visites du jeudi 4 juin. En-dehors des repas indiqués ci-dessus, les frais de restauration sont à la charge de chaque participant. Tout repas pris à l extérieur du séminaire ne sera pas remboursé. Tous les «extras» sont à la charge du participant (boissons hors restauration prise en charge par l organisation ). HEBERGEMENT L hébergement sur place en Guadeloupe est à la charge de chaque participant. Pour le séminaire, l organisation a pré-réservé un certain nombre de chambres dans 3 hôtels situés uniquement sur la zone du Gosier, à toute proximité de l hôtel La Créole Beach (lieu du séminaire). 1. Les conditions de réservation Pour les participants qui souhaitent bénéficier des tarifs négociés sur les hébergements, la réservation se fera directement via le module d inscription en ligne, sur : Le nombre de chambres pré-réservées par catégorie étant très limité, la réservation sera faite en fonction de la disponibilité de l hôtel (les premiers inscrits seront prioritaires). 2. Le paiement Chaque participant réglera sa réservation d hébergement, à réception de la facture proforma, directement auprès du secrétariat du séminaire : - soit par virement (RIB indiqué sur la facture proforma), - soit par carte bancaire (Visa ou Mastercard, l autorisation de prélèvement CB sera jointe en annexe de la proforma). Cas particulier : Tout participant pris en charge directement par son administration devra impérativement transmettre à - une copie du mandat administratif ou du bon de commande, - ainsi qu un bordereau de paiement avant le séminaire pour garantir la réservation de l hébergement. Dans tous les cas, la réservation ne sera confirmée définitivement qu après paiement par le participant ou à réception du mandat administratif, avant le début du séminaire. Toute réservation non soldée ou non garantie auprès du secrétariat du séminaire avant le 24 mai 2015 sera automatiquement annulée. Les conditions d annulation qui seront appliquées sont décrites ci-dessous pour chaque hôtel. 3

4 3. Informations générales sur les hébergements Les chambres peuvent être prêtes pour 14h00 le jour de l arrivée, et doivent être libérées pour 11h00 au plus tard le jour du départ. Pour un départ tardif, la demande est à faire auprès de la réception de l hôtel, le jour du départ. Pour les arrivées tardives, l organisation s assurera auprès des hôtels des réservations et les préviendra des horaires des arrivées. Les extras (bar, téléphone, internet,...) devront être réglés directement par le participant lors du check out de sa chambre, le jour de son départ, lors de la remise de sa clé à la réception. LA CREOLE BEACH HOTEL & SPA Hôtel où se déroule le séminaire. Hôtel 4 étoiles, situé à la Pointe de la Verdure, sur la commune du Gosier : 1. Les chambres L'aménagement et l'équipement des chambres, les plus spacieuses de l'île, en font un lieu de résidence apprécié et de qualité, toutes décorées avec raffinement qui allient bois, tomettes et cotonnades blanches. Pour le séminaire, l hôtel mettra à disposition 2 catégories de chambres : Confort et Corail (possibilité de chambres communicantes, certaines chambres accessibles aux personnes à mobilité réduite). La connexion wifi est payante dans tout l hôtel. Les chambres en catégorie Confort : Vue jardin, elles sont équipées : - d une climatisation individuelle, - de 2 grands lits de 140 cm, - d une télévision câblée, - d un téléphone direct international, - d un petit coffre-fort, d un mini réfrigérateur, et d une salle de bains avec : - baignoire avec produits d accueil, - et d un sèche-cheveux. photo non contractuelle Les chambres en catégorie Corail : Vue mer, elles sont équipées : - d une climatisation individuelle, - de 2 grands lits de 140 cm, - d une télévision câblée, - d un mini réfrigérateur, - d un téléphone direct international, - d un petit coffre-fort, - d une salle de bains avec - baignoire, produits d accueil, sèche-cheveux et peignoir photo non contractuelle 4

5 2. Les tarifs Les tarifs indiqués ci-dessous sont garantis jusqu au 17 mai 2015 uniquement, au-delà ce seront les tarifs publics de l hôtel qui s appliqueront selon disponibilité. Tarifs TTC (PDJ + taxe de séjour compris, 1 par personne) / nuit / chambre Hôtel Période Confort La Créole Beach Confort Corail Catégorie de chambre Quantité Jusqu au TTC 131,00 55 Double/twin 163,00 143,00 15 Double/twin 175,00 3. Les conditions de modification et d annulation de l hôtel Toute demande de modification ou d annulation de réservation devra être adressée, dans les plus brefs délais à Frais d annulation : entre 30 et 7 jours avant la date d arrivée : 2 nuits du montant net hébergement en petitdéjeuner par personne annulée, sur la base d une réservation de 3 nuits, la totalité du séjour pour une durée inférieure. entre 6 jours et la date d arrivée : la totalité du montant net hébergement en petit-déjeuner par personne annulée. non présentation à l arrivée : la totalité du montant net hébergement en petit-déjeuner par personne annulée. L AUBERGE DE LA VIEILLE TOUR Hôtel situé à 8 minutes en voiture de l Hôtel La Créole Beach. Hôtel 4 étoiles, situé à proximité de Pointe-à-Pitre, l'auberge de la Vieille Tour, est construite autour d'un moulin à vent du 18 e siècle et sur un jardin tropical : 1. Les chambres L'hôtel se compose de 103 chambres réparties sur 3 niveaux, en 3 catégories de chambres : supérieure, privilège et luxe front de mer avec possibilité de chambres communicantes. Certaines chambres sont accessibles aux personnes à mobilité réduite. La connexion wifi est gratuite dans tout l hôtel. 5

6 Pour le séminaire, l hôtel mettra uniquement à disposition des chambres supérieures : Toutes très spacieuses, elles sont équipées : - d une climatisation individuelle, avec contrôle de la température, - d un téléphone direct et d un accès internet, - d une télévision par câble et satellite, - d un coffre individuel, - d un mini-bar, et d une salle de bains avec : - baignoire, - produits d accueil, et d un sèche-cheveux, et d un peignoir. Elles sont équipées du concept de literie MY BED, et disposent toutes d un plateau de courtoisie (bouilloire, café/thé ). photo non contractuelle 2. Les tarifs Les tarifs indiqués ci-dessous sont garantis jusqu au 17 mai 2015 uniquement, au-delà ce seront les tarifs publics de l hôtel qui s appliqueront selon disponibilité. Tarifs TTC (PDJ + taxe de séjour compris, 1 par personne) / nuit / chambre Hôtel Période Confort Auberge de la Vieille Tour Supérieur Catégorie de chambre Quantité Jusqu au TTC 161,00 10 Twin 162,00 3. Les conditions de modification et d annulation de l Auberge de la Vieille Tour Toute demande de modification ou d annulation de réservation devra être adressée, dans les plus brefs délais à Frais d annulation : entre 20 et 10 jours avant la date d arrivée : pas de frais d annulation, entre 9 et 5 jours avant la date d arrivée : 1 nuitée sera facturée, moins de 5 jours avant la date d arrivée : la totalité du montant net hébergement en petitdéjeuner par personne annulée, non présentation à l arrivée : la totalité du montant net hébergement en petit-déjeuner par personne annulée. LA RESIDENCE HOTEL CANELLA BEACH Hôtel situé à 5 minutes en voiture de l Hôtel La Créole Beach Hôtel résidence 3 étoiles, situé à la Pointe de la Verdure, réunit tous les services d un hôtel et offre l indépendance d une résidence hôtelière : 6

7 1. Les studios La résidence-hôtel se compose de 145 studios, appartements duplex et suites, meublés de rotins et parfaitement équipés.. Possibilité de studios communicants. Certains studios sont accessibles aux personnes à mobilité réduite. Pour le séminaire, le Canella Beach mettra à disposition des studios en catégorie standard uniquement et tous équipés : - de l'air conditionné avec réglage individuel, - d'une salle de bains / douche avec WC séparés, - de lits jumeaux ou d'un grand lit, - d'un coin salon avec canapé-lit, - d'une TV câblée, avec plus de 30 chaînes, - d'un téléphone avec attribution d'un numéro direct, - d'un coffret de sûreté gratuit, clef à la réception - d'une loggia avec table ronde et chaises, - d'une kitchenette entièrement équipée avec réfrigérateur, - de deux plaques chauffantes, - de la vaisselle de 3 à 6 personnes selon le type de location. photos non contractuelles 2. Les tarifs Les tarifs indiqués ci-dessous sont garantis jusqu au 17 mai 2015 uniquement, au-delà ce seront les tarifs publics de l hôtel qui s appliqueront selon disponibilité. Tarifs TTC (PDJ + taxe de séjour compris, 1 par personne) / nuit / chambre Hôtel Période Confort Canella Beach Standard Catégorie de chambre Quantité Jusqu au TTC 78,00 70 Twin 115,00 3. Les conditions de modification et d annulation de la résidence-hôtel Toute demande de modification ou d annulation de réservation devra être adressée, dans les plus brefs délais à Frais d annulation : entre 20 et 10 jours avant la date d arrivée : pas de frais d annulation, entre 9 et 5 jours avant la date d arrivée : 1 nuitée sera facturée, moins de 5 jours avant la date d arrivée : la totalité du montant net hébergement en petitdéjeuner par personne annulée, non présentation à l arrivée : la totalité du montant net hébergement en petit-déjeuner par personne annulée. 7

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