DOSSIER DE PARTENARIAT

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1 27-30 MAI 2015 Starling Hotel DOSSIER DE PARTENARIAT Contact: Symporg SA Rue Rousseau Geneva / Switzerland Tel Fax:

2 INFORMATIONS GÉNÉRALES 1. Montage et démontage (à confirmer ultérieurement selon le programme) Montage: Mercredi 27 mai 2015: 7:30 19:30 Démontage: Vendredi 29 mai 2015: 15:30 21:30 2. Heures d ouverture de l exposition Jeudi 28 mai 2015: 8:00 19:00 Vendredi 29 mai 2015: 8:00 19:00 Pauses café: 10:00 10:30 / 15:00 15:30 Déjeuners: 12:00 13:30 3. Livraison STARLING HOTEL Congrès ALFA-ACI 2015 Référence: Nom de votre compagnie + n du stand Route François-Peyrot Genève / Suisse Tous frais d envois et/ou de livraison (inclus TVA) seront à la charge de l expéditeur et doivent être payés à l avance ou facturés à l adresse de l expéditeur. Aucun paiement sur place de la part du Starling hotel ou de Symporg SA ne sera effectué. Une zone de stockage sera mise à votre disposition. En cas de stockage volumineux, merci de bien vouloir nous contacter au préalable. Notre prestataire pour une livraison avancée: INTER EXPOLOGISTICS LTD 30, rte François Peyrot CH-1218 Grand Saconnex Tel Fax INTER EXPOLOGISTICS LTD est en mesure de conserver votre matériel durant le congrès ; les coûts seront à votre charge. 4. Parking Camion: Si vous avez besoin d une place de parking pour votre camion, veuillez s il vous plaît contacter Genève Aéroport pour le parking P47 (1.5 km de l hôtel): Monsieur Philippe Senn Chef du service Parkings +41 (0) Rappel: Il est strictement interdit de circuler en Suisse le dimanche, les jours fériés et en semaine de 22h00 à 5h00. Voiture: Parking Palexpo à 50 m du Starling Hotel. Parking payant à la charge de l exposant. 5. Contact Starling hotel réceptionnera votre envoi de matériel à partir du 21 mai Pour toute livraison avant cette date, merci de bien vouloir nous contacter. Starling hotel ou Symporg SA se décharge de toute responsabilité concernant la livraison. Symporg SA Rue Rousseau Geneva / Switzerland Tel.: Fax: ALFA-ACI 2015 Genève Dossier de partenariat

3 SURFACE D EXPOSITION / STAND Pack exposant 18 m 2 (6 m x 3 m) CHF badges d accès au congrès (conférences, exposition, cocktail de bienvenue, diner de gala) - Déjeuners et pauses café inclus - Stand pré-équipé de 18 m 2 incluant : Cloisons modulaires 1 enseigne avec le nom de votre entreprise 1 rail de 3 spots 1 boîtier électrique Pack mobilier (1 table et 3 chaises) Mention de votre partenariat à travers la mise en avant de votre logo (programme final et slides d intersessions) Stand # : Pack exposant 9 m 2 (3 m x 3 m) CHF badges d accès au congrès (conférences, exposition, cocktail de bienvenue, diner de gala) - Déjeuners et pauses café inclus - Stand pré-équipé de 9 m 2 incluant : Cloisons modulaires 1 enseigne avec le nom de votre entreprise 1 rail de 3 spots 1 boîtier électrique Pack mobilier (1 table et 2 chaises) Mention de votre partenariat à travers la mise en avant de votre logo (programme final et slides d intersessions) Stand # : Badge supplémentaire CHF Nombre de badge(s) : Vous souhaitez exposer sur une plus grande surface? Merci de bien vouloir nous contacter. L emplacement de votre entreprise dans la zone d exposition se fait sous la règle du premier arrivé premier servi. Les prix en EUR sont à titre indicatif ALFA-ACI 2015 Genève Dossier de partenariat 3

4 Votre enseigne : Merci de bien vouloir compléter la grille ci-dessous Lettre: 10 cm de hauteur sur 1 ligne ou 8 cm de hauteur sur 2 lignes Formulaire autres mobiliers et équipements audiovisuels Formulaire traiteur Implantation de votre stand : 4 ALFA-ACI 2015 Genève Dossier de partenariat

5 CONDITIONS D EXPOSITION 1. Une demande acceptée représente un contrat d engagement pour la surface d exposition et la location qui sont spécifiées dans la confirmation de réservation par Symporg SA ou dans toutes autres correspondances avec Symporg SA. L espace d exposition ne peut être occupé tant que les frais d inscription et la location n aient été entièrement payé. 2. Symporg SA se réserve le droit de décider à quel exposant un espace sera alloué et comment les stands seront répartis, comme il sera considéré approprié. En générale, la règle du premier arrivé premier servi est appliquée. 3. L échange d un espace loué, partiellement ou total, n est pas permis sans l autorisation de Symporg SA. L annulation d un espace loué par un exposant ne le libère pas de l obligation de payer la location pour l espace demandé, et ne lui donne pas non plus droit à un remboursement pour la location déjà payée. 4. Les exposants entreprennent de lire et de se soumettre au Règlement Général des Exposants qui est inclus avec le formulaire de demande, ainsi qu aux autres règles concernant l ordre et la sécurité, ou encore toutes instructions de nature technique, qui sont émises par Symporg SA ou le Centre de Congrès et qui sont en vigueur. 5. Seuls les articles considérés par Symporg SA comme étant appropriés et en accord avec le but de l exposition, répondant à des normes de qualité ou jugés convenables pourront être exposés. Si un article exposé fait défaut aux exigences spécifiques de Symporg SA, l exposant sera obligé de retirer l article du stand immédiatement et à ses frais. Les exposants n ont pas le droit au remboursement partiel ou total sur les frais payés, ni de recevoir quelconque indemnisation de la part de Symporg SA pour des frais ou des dommages pouvant survenir, directement ou indirectement, suite à une décision de Symporg SA. 6. Des intérêts de pénalité seront débités en cas de retard de paiement à un taux de 1.5% par mois entamé. Des frais administratifs de 4% sur le total de la facture, TVA incl., seront débités pour les paiements par cartes bancaires. 7. Les exposants pourront accéder aux salles d exposition à partir de la date et l heure indiquées par Symporg SA. Tous les articles d exposition devront être entièrement assemblés avant l ouverture de l exposition. Les exposants sont priés d accepter des changements de l espace alloué selon les circonstances. La hauteur ou toutes autres dimensions de l espace alloué à l exposant ne peuvent pas être excédées. Les exposants devront se soumettre aux règlements qui pouront être exposés par le Canton ou les autorités locales. Symporg SA n est pas responsable pour les coûts et dommages pouvant survenir à ce sujet. 8. Il est rappelé aux exposants qu ils ont l obligation de s assurer que l équipement exposé dans un but commercial ou de promotion fournit une protection adéquate contre les dangers pour la santé et les risques d accidents ou de blessures. 9. Les exposants doivent s assurer que l espace loué est gardé propre. 10. Les articles d exposition doivent être retirés des salles d exposition après la fermeture de l exposition à la date et à l heure spécifiées par Symporg SA. Si ceci n a pas été fait dans les temps spécifié, Symporg SA se réserve le droit de retirer les articles d exposition aux frais et aux risques de l exposant. 11. L exposant est responsable en cas de dommages causés soit par lui-même ou par l un de ses assistants. L exposant est aussi reponsable pour tout dommage résultant d une mauvaise surveillance par lui-même sur l espace alloué. Symporg SA n est pas responsable de l espace exposé. L exposant est responsable de sécuriser et maintenir une couverture d assurance nécessaire pour l utilisation de l espace d exposition. 12. Symporg SA est libéré de son obligation de respecter sa part de l accord et de toute obligation de verser une indemnité s il est incapable de remplir son engagement, ou ne pouvait le faire seulement à un coût exceptionnellement élevé, en raison d événements tels qu une émeute, la guerre, la grève, la grève patronale, un incendie, une explosion ou une intervention par une autorité gouvernementale, lesquels Symporg SA ne peut ni contrôler ni prévoir. 13. Toutes taxes, TVA incluse, et autres surtaxes qui peuvent être imposées en relation avec l utilisation de l espace alloué seront facturé à l exposant. Symporg SA est libre de toute responsabilité en cas d erreur dans le cas où des catalogues, des bases de données ou d autres informations doivent être compilés (par exemple pour l utilisation sur Internet ou en version imprimée). 14. Les objets exposés ne peuvent pas être retirés du stand durant toute l exposition. Les produits assujettis au droit de douane peuvent seulement être enlevés après examen et avec la permission écrite del Administration Fédérale des Douanes. Les exposants devront payer le coût de transport, le montage et démontage des stands, tentes, pavillons, etc., ainsi que les coûts d électricité, eau, etc., le cas échant. Si des articles ou déchêts sont laissés sur le stand après la date limite pour le rangement, le Centre de Congrès a le droit de les faire enlever aux frais et risques de l exposant. 15. La hauteur du stand ne doit pas excéder la hauteur spécifiée par Symporg SA sans raison valable, et ensuite seulement en accord avec Symporg SA. Les publicités pour toutes autres expositions ou des affiches dans la zone d exposition ne sont pas autorisées. Les affiches peuvent être exposées uniquement où Symporg SA l a indiqué. 16. La responsabilité de Symporg SA à payer des dommages aux exposants, dans le cadre du contrat, est limitée aux dommages directs jusqu à un montant équivalent à la charge de l espace loué. Symporg SA n est en aucun cas responsable, à l exception de négligences graves, pour les dommages indirects tels que des pertes de profit, économies prévues, pertes de revenu ou de tout autre dommage et intérêt. 17. Les exposants donnent à Symporg SA le droit de traiter des données personnelles lors du traitement des demandes. L application indique quelle information est obligatoire. L exposant accepte que ces informations sont enregistrées dans des buts administratifs et de contrats. (Les informations peuvent être communiquées à des sociétés partenaires externes pour une utilisation en marketing.) 18. La propagande politique n est pas autorisée sur les stands ou dans toute autre partie de la zone d exposition. 19. Tous conflits en relation avec l interprétation ou la mise en œuvre de cet accord seront résolus dans une cour de justice suisse. Le droit positif suisse s appliquera. Les procédures d arbitrage seront tenues à Genève. ALFA-ACI 2015 Genève Dossier de partenariat 5

6 PARTENARIATS PREMIUM Platinum Or Argent Badges d accès au congrès (conférences, exposition, cocktail de bienvenue, diner de gala) insert (sacs de conference) Format A4 600 exemplaires à fournir Votre logo (programme final et slides intersessions) Parrainage du diner de Gala (mentionné dans le programme + logo sur carton d invitation et menus + kakemono*) - - Parrainage de la soirée de Bienvenue (mentioné dans le programme + logo sur signalétique + kakemono*) Parrainage d un déjeuner (mentioné dans le programme + logo sur signalétique) * à fournir par le sponsor Tarif par partenaire Nombre limité Règle du premier arrivé premier servi Partenariat Platinum CHF Partenariat Or CHF Partenariat Argent CHF PARRAINAGE DES PAUSES Pause café CHF / pause / pause Café de Bienvenue CHF / jour / jour Nom de votre entreprise sur les buffets et mention dans le programme Les prix en EUR sont à titre indicatif 6 ALFA-ACI 2015 Genève Dossier de partenariat

7 SACS DE CONFÉRENCE Sacs de conférence (1) CHF Tours de cou (1) * CHF Blocs Notes et Stylos (1) * CHF Votre publicité* CHF Informations techniques: A5 ou A4 (1) Limité à un sponsor * Matériel fourni par le sponsor, soumis pour validation par le comité d organisation COMMUNICATION Programme de poche (1) CHF Impressions du logo ALFA-ACI et de votre logo (1) Limité à un sponsor AUTRES OPPORTUNITÉS Transfert en navette pour le cocktail de Bienvenue et le dîner de Gala (1) CHF Mise en avant de votre logo dans les navettes, mention dans le programme Hôtesses Photographe Cadeau Journée conviviale Prix à discuter Prix à discuter Prix à discuter Prix à discuter (1) Limité à un sponsor Les prix en EUR sont à titre indicatif ALFA-ACI 2015 Genève Dossier de partenariat 7

8 RÉSERVATION HÔTELIÈRE Hôtel Starling **** Route François-Peyrot Le Grand-Saconnex T: +41 (0) Observations Centre de congrès. A proximité du centre d exposition de Palexpo, l hôtel Starling est situé à 3 minutes de l aéroport de Genève. Navettes gratuites pour l aéroport, connexion gratuite au Wi-Fi. Tarifs* Single CHF CHF CHF CHF CHF Double CHF CHF CHF CHF CHF Taxe de séjour : CHF 4.00 / pers / nuit *Petit déjeuner inclus dans le tarif. Taxe de séjour à régler au check-out Hôtel Express by Holiday Inn *** Route De Pre-Bois Genève T: +41 (0) Observations L hôtel Holiday by Inn Express de Genève est situé à coté de l aéroport de Genève. Un transfert gratuit pour l aéroport est disponible dès 5:50 du matin, jusqu a 11:30 du soir. Tarifs* Single CHF CHF CHF CHF CHF Double CHF CHF CHF CHF CHF Taxe de séjour : CHF 3.30 / pers / nuit *Petit déjeuner inclus dans le tarif. Taxe de séjour à régler au check-out Ibis Aéroport Genève ** Chemin de la Violette Genève-Cointrin T: +41 (0) ibis-geneve-aeroport/index.shtml Observations L ibis budget Genève (ex Etap Hotel) est un hôtel économique situé face au centre commercial Balexert et à 15 min. à pied de l aéroport. Tarifs* Single CHF CHF CHF CHF CHF Double CHF CHF CHF CHF CHF Taxe de séjour : CHF 2.80 / pers / nuit *Petit déjeuner inclus dans le tarif. Taxe de séjour à régler au check-out 8 ALFA-ACI 2015 Genève Dossier de partenariat

9 CONDITIONS DE RÉSERVATION Conditions générales de vente pour réservations hôtelières Tarifs: Tous les prix sont notifiés en Francs suisses (CHF) et s entendent TVA incluse (3.8%). Garantie: Afin de garantir votre réservation, le prépaiement de votre séjour est requis lors de votre réservation. Votre prépaiement peut être effectué soit par carte de crédit au travers de notre système sécurisé ou par virement bancaire. Votre prépaiement doit nous être parvenu au plus tard dans les 10 jours après votre réservation. Sans réception du paiement dans ce délai, votre réservation sera annulée sans préavis. Conditions d annulations: Toute annulation ou modification doit être envoyée sous forme écrite à Symporg SA. Jusqu au vendredi 10 avril 2015: votre réservation peut être annulée sans frais, votre prépaiement est remboursable dans son intégralité. Entre le samedi 11 avril et le lundi 4 mai 2015: la première nuit de votre séjour sera facturée; 01 nuit de prépaiement n est plus remboursable. Dès le mardi 5 mai 2015: l intégralité de votre séjour sera facturé, également en cas de no-show et/ ou raccourcissement de séjour. Votre prépaiement n est plus remboursable. No-show, raccourcissement de séjour et/ou départ anticipé: Dès le mardi 5 mai 2015, toute modification des dates de votre séjour sera facturée en cas de raccourcissement de séjour et/ou départ anticipé ainsi qu en cas de no-show. Les prépaiements ne sont plus remboursables. Conditions d annulation totale de l évènement: En cas d annulation totale de l évènement par AL- FA-ACI, Symporg s engage à rembourser une nuit par séjour réservé. Taxe de séjour: Les taxes de séjours seront facturées par l hôtel directement et doivent être payées lors de votre check-out. Transports publics gratuits à Genève durant votre séjour - A l arrivée en avion, retirez gratuitement un billet de transport au distributeur (zone de récupération des bagages). Ce billet «Unireso», offert par l Aéroport International de Genève, permet d utiliser les transports publics en ville de Genève durant 80 minutes. - De plus, pour ceux qui séjournent à l hôtel, une «Geneva Transport Card» (circulation gratuite sur le réseau genevois, valable pour toute la durée du séjour) vous sera remise lors de votre enregistrement à l hôtel. Le jour de votre retour en avion, cette carte vous permet de rejoindre l Aéroport. Remboursement: Veuillez noter que tout remboursement entraînera une déduction de CHF 25.- pour la gestion du dossier. ALFA-ACI 2015 Genève Dossier de partenariat 9

10 FORMULAIRE DE RÉSERVATION Nom :... Prémom :... Hôtel : Hôtel Starling Express by Holiday Inn Ibis Genève Aéroport Date d arrivée :...Date de départ :... Nombre de nuits :... Nombre de chambres : Chambre simple... Chambre Double... Nom, Prénom (1):... Nom, Prénom (2):... Nom, Prénom (3):... Pour confirmer et garantir votre réservation, merci de bien vouloir indiquer vos coordonnées bancaires. Visa Mastercard American Express N de carte de crédit : Date d expiration : / Code de sécurité : Nom indiqué sur la carte :... Signature: ALFA-ACI 2015 Genève Dossier de partenariat

11 SIGNATURE Tous les montants indiqués sont hors TVA (8%) Entreprise :... Nom du signataire :... Date et lieu :... Signature :... Cette signature fera office de contrat entre l exposant et/ou sponsor et Symporg SA ; une facture globale sera envoyée par Symporg SA. Paiement total dès reception. Adresse de facturation : Rue :... Code Postal :... Ville :... Pays :... ALFA-ACI 2015 Genève Dossier de partenariat 11

12 INSCRIPTIONS Personne accompagnante CHF L accès au Cocktail Dînatoire de Bienvenue le 27.05, au Dîner de Gala le Une excursion durant le congrès Inscription à la journée conviviale le 30 mai Le programme de la journée conviviale du 30 mai sera bientôt disponible. Une notification vous sera envoyée pour vous prévenir du tarif. Les prix en EUR sont à titre indicatif 12 ALFA-ACI 2015 Genève Dossier de partenariat

13 ALFA-ACI 2015 c/o Symporg SA Rue Rousseau 30 CH-1201 Geneva Tel Fax

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