HÔTEL DE RÉGION VALLÉE-DU-HAUT-SAINT-LAURENT (CRÉ VHSL) POLITIQUE DE LOCATION DE SALLE CONFÉRENCE RÉGIONALE DES ÉLUS

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1 HÔTEL DE RÉGION VALLÉE-DU-HAUT-SAINT-LAURENT (CRÉ VHSL) POLITIQUE DE LOCATION DE SALLE CONFÉRENCE RÉGIONALE DES ÉLUS 1. PROCÉDURE DE RÉSERVATION 1.1. Pour toute réservation, le locataire doit contacter : l adjointe administrative de la CRÉ au (450) , poste Le locataire ne peut s adresser à un autre employé de la CRÉ pour effectuer une réservation il doit obligatoirement s adresser directement à l adjointe administrative (ou à la secrétaire en son absence) Lors de la réservation, le locataire désigne une personne-contact, responsable d assurer les suivis en lien la tenue de la réunion ou de l événement qui aura lieu à la CRÉ. 2. COÛT ANNULATION DE RÉSERVATION 2.1. Toutes les salles sont gratuites Le locataire s engage à remettre les lieux dans le même état qu il les a pris. S il s avère que les lieux sont laissés dans un état excessif obligeant la CRÉ à procéder à un entretien autre que l entretien habituel, un montant 150 $ sera facturé automatiquement au locataire pour que la CRÉ puisse remettre la salle en bon état Le locataire doit prévenir la CRÉ de toute annulation au moins 48 heures avant l événement à moins de force majeure (voir article 2.5). Si le locataire annule sa réservation avec moins de 48 heures de préavis, et sans raison majeure, des frais de 150 $ de seront facturés automatiquement au locataire Le locataire ne sera pas responsable de toute inexécution de ses obligations en cas de force majeure ou cas fortuit y compris, tempête de neige, émeute, agitation civile, décret de toute autorité publique gouvernementale pour toute raison ou cause sur laquelle la CRÉ n a aucun contrôle. Dans tous ces cas aucun frais ne sera exigé En situation de mesures d urgence, la CRÉ se réserve le droit d annuler les réservations de salles. 3. DISPONIBILITÉ DES SALLES Les salles peuvent être réservées du lundi au jeudi :

2 pour une demie journée (8 h 30 à 12 h ou 13 h 30 à 16 h 30) ou pour une journée entière (8 h 30 à 16 h 30). Le vendredi : pour une demie journée seulement (de 8 h 30 à 12 h) - Aucune réservation n est possible les vendredis après-midi. - Aucune réservation n est possible en soirée ou les fins de semaines. - Aucune réservation n est possible les jours fériés (consultez le - Priorité est accordée aux rencontres de la CRÉ. Il est donc possible que la salle désirée ne soit pas disponible à la période voulue en raison de son usage par la CRÉ. 4. OUVERTURE DES PORTES - ACCÈS AUX SALLES - STATIONNEMENT 4.1. Les portes de la CRÉ sont ouvertes de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h 45 du lundi au jeudi et de 8 h à 12 h le vendredi. Le locataire/organisateur (et non ses invités) peut arriver dès l ouverture pour les préparatifs L accès à la CRÉ, pour le locataire et les invités, se fait par l entrée principale du 88, rue Saint-Laurent, Salaberry-de-Valleyfield (entrée adjacente au stationnement) À son arrivée, le locataire doit se présenter à la réception pour faire déverrouiller la salle À noter que les portes de la CRÉ sont verrouillées de 12 h à 13 h du lundi au jeudi et aucun employé de la CRÉ ne donne accès aux invités qui sortent et souhaite revenir avant 13 h. Il est donc du ressort du locataire/organisateur de l événement de surveiller les allées et venues de ses invités pendant cette période Du stationnement gratuit est disponible à la CRÉ. Des places supplémentaires, également gratuites, sont disponibles dans le stationnement en face de l église. 5. ÉQUIPEMENTS FOURNIS PAR LA CRÉ 5.1. Tables et chaises déjà installées dans les salles Grand écran, ordinateur, canon (dans les salles Roussillon et Haut-Saint-Laurent seulement) Chevalet et bloc de conférence («Flip Chart») et marqueurs (sur demande au moment de la réservation) Pichets d eau (si le locataire souhaite servir le café, il doit le fournier de même que accompagnements requis : gobelets, sucre, lait, bâtonnets à mélanger, serviettes de tables) Il est strictement interdit de déplacer tout meuble ou équipement déjà en place sans autorisation. L ameublement de toutes les salles est disposé en style conférence (chaises autour de tables).

3 6. PERSONNEL DE SOUTIEN 6.1. À l arrivée du locataire, un employé de la CRÉ pourra lui donner les directives sur l usage des appareils (ordinateur, écran, réseau WIFI etc.) à son arrivée Cet employé n est pas à la disposition du locataire pour toute la durée de l événement et n intervient qu en cas de problème technique particulier qui pourrait survenir au cours de l événement. 7. TRAITEUR ET LIVRAISON 7.1. Afin de ne pas gêner les activités normales de la CRÉ si le locataire compte recourir aux services d un traiteur il doit en aviser la CRÉ au moment de la réservation Le locataire est responsable de placer sa commande auprès du traiteur et peut utiliser celui de son choix. Au besoin, la CRÉ peut lui en recommander quelques-uns L es buffets chauds sont interdits Le locataire est responsable de réceptionner la commande du traiteur. Il sera avisé dès son arrivée Tous les frais de traiteur (nourriture, breuvages, livraisons, etc.) sont entièrement payés par le locataire. Il doit préciser que la livraison se fait à la CRÉ, 88 rue Saint- Laurent, Salaberry-de-Valleyfield, mais que la facture doit être faite à son attention et à ses coordonnées Le locataire est responsable de débarrasser la (les) salle(s) de tout reste de nourriture, vaisselle, ustensiles, etc. 8. RESPONSABILITÉ DU LOCATAIRE SÉCURITÉ - PROPRETÉ DES LOCAUX 8.1. Aucune salle ne peut être réservée à des fins commerciales ou pour la tenue d activités à but lucratif La consommation d alcool et de produits du tabac de même que la tenue de jeux de hasard sont strictement interdites La présence de représentants des médias, télévisuels ou autres, doit être autorisée par la CRÉ Le locataire est responsable des faits et gestes de ses employés, intervenants et invités à l intérieur de la CRÉ et doit s assurer de leur bien être et de leur sécurité. En cas

4 d activités menaçant la santé et la sécurité ou de comportement perturbateur, la CRÉ se réserve le droit d expulser les invités La CRÉ se réserve le droit de refuser l accès à ses salles advenant le cas où ces conditions n aient pas été respectées lors d une activité antérieure ayant eu lieu dans ses salles par ledit locataire Toutes bougies ou chandelles à flamme vive sont interdites dans les salles en location La CRÉ ne sera pas tenue responsable de toute perte ou dommage aux biens du locataire, de ses employés, ou invités, y compris pour les vêtements ou autres objets laissés au vestiaire.

5 DESCRIPTION DES SALLES, CAPACITÉ, COÛTS Nom de la salle Dimension Capacité Coût *Roussillon 915 pi. 2 Maximum : 30 personnes Gratuite (dépôt de sécurité de 150 $ exigé) **Haut-Saint-Laurent 300 pi. 2 Maximum : 12 personnes Gratuite (dépôt de sécurité de 150 $ exigé) ***Saint-Timothée 990 pi. 2 Maximum : 24 personnes Gratuite (dépôt de sécurité de 150 $ exigé) L ameublement de toutes les salles est disposé en style conférence (chaises autour de tables) et ne peut être placé autrement. Pour toutes les salles : Si un chevalet avec bloc de conférence («Flip Chart») et des marqueurs sont requis, les demander au moment de la réservation. *Cette salle est dotée d un grand écran avec canon projecteur. **Cette salle est dotée d un tableau blanc en plus d un écran. **Cette salle n est dotée d aucun équipement informatique ni de tableau. L ameublement est minimal : grandes tables pliantes et chaises pliantes.

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