LA CITÉ FRANCOPHONE TARIFS DE SOCIÉTÉ OU PRIVÉS

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1 LA CITÉ FRANCOPHONE TARIFS DE SOCIÉTÉ OU PRIVÉS SALLES DE BANQUET ET DE CONFÉRENCE Les salles de banquet et de conférence de La Cité Francophone peuvent être louées pour des journées complètes ou des demijournées, entre 8h00 et 2h00 du lendemain matin. La taille des salles peut être ajustée pour mieux servir la capacité de l évènement. Nos salles sont parfaites pour des réunions ainsi que des banquets. SALLES CAPACITÉ ET TARIFS*: Capacité Salles Demi-journée (période de 9h entre 8h00 et 2h00) Journée complète De 8h00am à 2h personnes Grande Salle (006, 008, 010) $ $ personnes 2 Salles ( , ou ) $ $ et moins 1 Salle $ $ *MONTAGE - Vous devez envoyer votre plan de montage au moins 5 jours avant votre location à et à Tout montage doit être fait par La Cité francophone/café Bicyclette. INCLUSIONS: Toutes les réservations des salles incluent un service de montage de base (les tables, chaises et équipement loué). Les évènements avec le service de traiteur exclusif de Café Bicyclette incluent aussi des nappes blanches, des serviettes noires et de la vaisselle blanche. Les autres inclusions sont (en fonction des capacités) : chaises de banquet - 30 tables rondes de 5 (8 personnes max) - 30 tables rectangulaires de 6 x2 - Écran de 6 x8 (sans projecteur) - Podium ÉQUIPEMENT SUPPLÉMENTAIRE: Sonorisation complète inclut 2 haut-parleurs, 1 table de mixage de 6-chaînes, 1 microphone avec fil $90 Sonorisation de base inclut 1 haut-parleur, 1 microphone avec fil $50 Plateformes/estrade chaque plateforme mesure 4 x8 et peut avoir une hauteur jusqu à 2 $25/platforme * 5% TPS est ajouté à la facture, sauf pour le dépôt de dommage.

2 PLAN AU SOL LE PLANCHER DE DANSE: Le plancher de danse est un plancher de 20 x20 de sol startifé qui se trouve au milieu de la Grande Salle (008). Pour la Grande Salle, ayant moins de 180 invités permet de garder le plancher de danse ouvert pour le banquet. Si vous louez 2 salles, ayant moins que 100 invités pour le banquet permettent d avoir le plancher de danse ouvert. Dans les cas où il y a plus d invités, les tables peuvent être enlevées du plancher si une danse est planifiée. LA TERRASSE: Notre terrasse est un endroit idéal pour des cérémonies de mariage en été. La Rotonde peut être utilisée en hiver. Ces deux espaces-là peuvent être ajoutés à votre location sans frais additionnels.

3 L ATRIUM: Capacitié Aire Tarif (entre 8h-22h) 80 et moins 16 x68 ; 1088 p.c. Contactez-nous ÉQUIPEMENT SUPPLÉMENTAIRE: Sonorisation complète Sonorisation de base Plateformes/estrade inclut 2 haut-parleurs, 1 table de mixage de 6-chaînes, 1 microphone avec fil inclut 1 haut-parleur, 1 microphone avec fil chaque plateforme mesure 4 x8 et peut avoir une hauteur jusqu à 2 $90 $50 $25/platforme SALLES DE CLASSE: $150 TARIF FORTIFAIRE PAR SALLE DE CLASSE Les salles de classe de La Cité francophone sont équipées avec des Smart Boards, des projecteurs, et d un système de sonorisation, et d ordinateurs pour des réunions et des ateliers. Il y a plusieurs salles avec différentes capacités tous avec un même tarif fortifaire. Les locations peuvent être faites entre 8h et 22h. Salle de classe Capacité Aire (p.c.) 040 A E G J K L M

4 L ATRIUM LES SALLES DE CLASSES Salle 040A: Salle 040J:

5 PLAN AU SOL

6 MODALITÉS & CONDITIONS RÉSERVATION ET PAIEMENT - Café Bicyclette est le traiteur exclusif des salles multifonctionnelles et salles de classes de La Ciré francophone. Le service de barmen est obligatoirement fourni par les barmans de Café Bicyclette. - Un dépôt non remboursable et une copie signée du contrat sont requis pour confirmer la réservation pour toutes les noces. Le dépôt sur la location deviendra le dépôt de dommage au temps de l'évènement. Si aucun dommage n'est produit, le dépôt sera appliqué à la balance finale à remettre ou sera remboursé selon la facture finale. Si l'évènement est annulé, le dépôt ne sera pas remboursé. - Paiement est à remettre 10 jours ouvrables avant l événement. Si le paiement n est pas reçu, La Cité francophone réserve le droit d annuler l événement. - Tous les prix peuvent être modifiés sans préavis jusqu'à la signature du contrat avec La Cité francophone. - Les frais de nourriture et breuvages sont sujets au frais de service de 17% et à la TPS. Vous serez chargé directement sur votre facture. - Un frais d heures supplémentaires de 400,00 $ sera ajouté à la facture finale pour chaque heure supplémentaire où l'évènement dépasse 02h00. - La Cité francophone et Café Bicyclette accepte le paiement en espèces ou par chèque au nom de La Cité francophone GARANTIS - Un nombre minimum garanti des invités et requis 30 jours avant tout événement pour permettre à la commande et réservation appropriée du personnel, ingrédients et équipement. - Le nombre garanti des invités est requis 5 jours ouvrables avant l'évènement. Au cas que le nombre garanti ne soit pas reçu dans le délai des 3 jours ouvrables, vous serez chargé au dernier nombre enregistré, ou au nombre actuel des invités, selon le nombre le plus élevé. Nous sommes préparés à servir 10% de plus que votre garantie. - Nous avons besoin de votre sélection de menus au moins 30 jours avant votre événement, mais pas plus que 120 jours avant. Si nous n avons pas reçu une sélection de menu 30 jours avant l événement, nous utiliserons un menu standard - Nous avons besoin du plan de montage au moins 5 jours ouvrables avant votre événement. Si nous ne l avons pas reçu, nous installerons la salle avec un montage standard. CHANGEMENTS ET ANNULATIONS - La Cité & Café Bicyclette réserve le droit de déplacer toute location à une autre salle s'il y a un changement important d invités, changement des besoins de montage, ou des périodes de service. - Tous changements et annulations doivent être soumis en écrit et doivent être approuvées par la Directrice des ventes en restauration de La Cité francophone. - Si la Cité francophone considère que l'évènement pourrait provoquer l'indignation du public, des troubles sociaux et de l'ennui à d'autres clients ou visiteurs à la Cité, ou cause des dommages à sa propriété, le locataire reconnaît que la Cité peur à sa seule discrétion, résilier le présent contrat en donnant un avis verbal ou écrit de son intention. - Biens et services additionnels : Dans le cas d invités qui arrivent sans préavis à votre fonction, ou des changements de dernière minute, cette clause permet la collection des frais additionnels qui n ont pas été prévus dans le contrat pour couvrir les coûts additionnels. NOURRITURE & BREUVAGE - En choisissant le menu pour votre fonction, le menu doit être le même pour toutes les inviter. - Des substitutions alimentaires sont disponibles lorsqu'ils sont arrangés à l'avance et seront chargées au même prix que les sélections du menu. - Les règlements de la Ville et de la Province obligent à ce que toute nourriture soit préparée au Café Bicyclette, autre que les gâteaux et pâtisseries des évènements spéciaux. - Les restes de nourriture ne peuvent pas être emportés des lieux de la Cité francophone. La manipulation des aliments est d'une importance primordiale à Café Bicyclette. Si la nourriture est emportée et est mal conservée ou

7 manipulée, l'empoisonnement alimentaire pourra prendre place et La Cité francophone pourra être considérée responsable. - Le Café Bicyclette suggère 1 serveur par invités pour des buffets, 1 serveur par 20 invités pour le service du style familial, et 1 serveur par 25 invités pour des hors-d œuvre. Un capitaine de banquet pourra aussi être inclus. EXIGENCES D'ÉQUIPEMENTS ET MONTAGE - Un montage standard des salles inclut des tables rondes (30x 5') et des chaises (240). - Si le service de traiteur est réservé à travers notre traiteur à l'interne exclusif, Café Bicyclette, le montage standard inclut des tables, chaise, un écran de 6'x8' (sans projecteur), podium, des nappes blanches et des serviettes noires, la porcelaine blanche, coutellerie et verrerie. - Tout montage et démontage des décorations et des articles divers doivent être enlevé des salles immédiatement après l'évènement, sauf par permission spéciale de La Cité francophone qui doit être conclue à l'avance. - Pour des évènements qui ont besoin de l'installation, des éléments techniques qui sont externes à La Cité francophone doivent être approuvés en avance par la Directrice des ventes en restauration. - Il est strictement interdit d'apposer des affiches, écriteaux, inscriptions sur les murs, portes, fenêtres de l'intérieure et de l'extérieure. L'utilisation de clous, vis et agrafes est aussi interdite. SERVICE D'ALCOOL - En accord avec l Alberta Gaming and Liquor Regulations, aucune boisson alcoolisée faite à la maison ne sera permise à La Cité francophone. Aucun alcool ne sera servi après 1h00 et toute animation doit terminer à 1h00. - Si vous voulez des boissons spéciales, il faut fournir la recette - Le Bar doit être fourni par Café Bicyclette - contactez-nous pour obtenir le menu et les prix. - Le service d'ouverture de bouteilles (Corkage Bar) est seulement disponible pour des noces. Café Bicyclette fournira toute la verrerie, la glace, et les barmans. Le Client fournira l'alcool, le permis d'alcool, et les mélanges/liquides. Les barmans de Café Bicyclette doivent être utilisés. Les frais pour l'ouverture de bouteille (corkage) et de $6/personne. Le frais de service et de barman est à 25,00$/heure/personnel. - 1 barman est suggéré pour moins que 50 invités. 2 barmans sont suggérés pour plus que 50 invités. ASSURANCES ET AUTORISATIONS - Les évènements des salles sont limités qu'au lieu des salles. Si l'espace de la Rotonde ou la Terrasse est requis, il doit être réservé au temps de la location. - La Cité francophone n'assume aucune responsabilité aux dommages ou pertes aux biens privés avant, pendant our après la fonction. - Fumer est interdit à l'intérieur de La Cité francophone. Il y a des zones de fumée désignées à une distance de 5 mètres à l'extérieur de l'édifice. - Des photos peuvent être faites par Café Bicyclette pendant le montage (pas pendant l événement) pour la promotion de La Cité francophone et Café Bicyclette. SÉCURITÉ - La Cité est un établissement ouvert au public. À ce titre, son fonctionnement doit respecter un certain nombre de règles pour la sécurité du public et des organisateurs. - La Cité assure la présence d'agents de sécurité après les heures d'ouverture régulières jusqu'à 2h00. Pendant les heures régulières d'ouverture, le personnel d'administration et de l'entretien sera présent. - Le client doit s'assurer que la circulation est maintenue, en permanence avec l'accès libre aux sorties de secours, aux escaliers et aux autres endroits de circulation. En particulier, aucun obstacle (tables, chaises ou autres) ne doit encombrer les sorties lorsque la salle est occupée. - La réaction au feu des aménagements ; les matériaux utilisés pour des décors ou des aménagements ne doivent pas produire de flammes.

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