Exploitation minière et environnement VI

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1 Exploitation minière et environnement VI Conférence internationale sur l exploitation minière et l environnement juin 2015 Université Laurentienne Sudbury (Ontario) Canada Trousse de participation des exposants Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec : Sudbury (Ontario) P3E 2C6 Téléphone : (705) , poste 7222 Télécopieur : (705) dleroy@laurentienne.ca Page 1

2 Sommaire des dates clés et possibilités de commandites SOMMAIRE DES DATES CLÉS Salon d exposition ouvert aux participants à la conférence : Du lundi 22 au mardi 23 juin 2015 (Des excursions seront offertes avant et après la conférence. L horaire sera affiché sur le site Web.) Dates et heures de l exposition Lundi 22 juin h 30 midi...arrivée et mise en place des exposants 12 h h 15...Repas du midi de la Conférence 13 h h Ouverture du Salon d exposition 15 h h 55...Pausé-santé au Salon d exposition 17 h h...réception au Salon d exposition (Consommations et casse-croûte offerts par commandite)* Mardi 23 juin h 30 9 h...petit déjeuner de la Conférence (offert par commandite)* 9 h h 15...Pause-santé au Salon d exposition Midi 13 h...repas du midi 14 h h 45...Pausé-santé au Salon d exposition 15 h 30...Clôture du Salon d exposition (Démontage et départ des exposants) *POSSIBILITÉS DE COMMANDITES Lundi 22 juin Réception au Salon d exposition (après-midi) $ - Un billet pour boisson et hors-d œuvre aux délégués - Réception en votre nom - Enseigne mettant en valeur votre commandite - Parution de votre logo sur le site Web et tous les documents officiels du Salon - Possibilité d accueillir les invités à la Conférence lors de la réception Mardi 23 juin 2015 Petit déjeuner $ - Déjeuner continental aux délégués - Déjeuner en votre nom - Enseigne mettant en valeur votre commandite - Parution de votre logo sur le site Web et tous les documents officiels du Salon - Possibilité d accueillir les invités à la Conférence lors du déjeuner Page 3

3 Information sur le stand d exposition ESPACE D EXPOSITION ET FRAIS DE LOCATION La Conférence offre seulement 24 espaces d exposition, soit des stands de 8 pieds x 10 pieds de large (espace simple) ou de 8 pieds x 20 pieds de large (espace double). Espace d exposition : Avant le 8 mai : Après le 8 mai : Espace simple : Espace double : $ $ $ $ LA LOCATION D ESPACE D EXPOSITION COMPREND : - 1 stand en tubes et draperie de 8 pieds x 10 pieds - Rideau de mur arrière de 8 pieds de haut et rideau de paroi latérale de 3 pieds de haut - 1 table drapée de 6 pieds - 2 chaises de banquet - 1 prise de courant (barres d alimentation et rallonges à fournir par l exposant) - Aire d exposition en lieu sûr - Éclairage général de la salle - Mention et coordonnées de la société dans le programme de la conférence - Inscription pour un exposant (comprenant pauses-santé, repas du midi, événements sociaux et accès aux séances techniques) LA LOCATION D ESPACE D EXPOSITION NE COMPREND PAS LES ÉLÉMENTS SUIVANTS : - Frais de manutention et de transport de matériel - Éclairage du stand, transport, entreposage, services de courtage, matériaux spéciaux, tapis ou ameublement autres que déjà spécifiés, et mouvement, transfert, enlèvement, stockage, mise en place et démontage des objets d exposition des exposants individuels. POLITIQUE D ATTRIBUTION ET D ACCEPTATION DE STANDS L espace d exposition sera confirmé une fois que le formulaire et le paiement auront été reçus et que la demande aura été vérifiée. La signature requise d un signataire autorisé engage l exposant et est considérée comme une acceptation expresse des conditions générales régissant l exposition. Une attestation d assurance responsabilité doit accompagner le formulaire de demande de l exposant. Page 4

4 Formulaire de demande de l exposant DÉTAILS D INSCRIPTION Société (nom) : Personne-ressource (nom) : Représentant sur place (nom) : Adresse : Ville : Province/État : Code postal/zip : Téléphone : Télécopieur : Courriel : Description du stand demandé : (Exploitation minière, machines, électronique, etc.) L attestation d assurance responsabilité doit accompagner le formulaire. ESPACE D EXPOSITION Espace d exposition : Avant le 8 mai : Après le 8 mai : Espace simple : $ $ Espace double : $ $ Emplacement du stand demandé : 1er choix : 2e choix : INFORMATION DE PAIEMENT Faire le paiement par téléphone ou télécopieur : Téléphone : (705) , poste 7222 Télécopieur : (705) OU Envoyer le paiement en argent comptant ou par chèque à : Sudbury (Ontario) Canada P3E 2C6 Page 5

5 Formulaire de demande pour représentant supplémentaire RENSEIGNEMENTS SUR LE REPRÉSENTANT SUPPLÉMENTAIRE : Société (nom) : Nom du représentant supplémentaire : Adresse : Ville : Province/État : Code postal/zip : Téléphone : Télécopieur : Courriel : Coût : 60 $ comprends les repas du midi, les pauses-santé, la réception d après-midi et le petit-déjeuner lors de la conférence. Coût supplémentaire : 40 $ repas en soirée INFORMATION DE PAIEMENT Faire le paiement par téléphone ou télécopieur : Téléphone : (705) , poste 7222 Télécopieur : (705) OU Envoyer le paiement en argent comptant ou par chèque à : Sudbury (Ontario) Canada P3E 2C6 Page 6

6 Formulaire de commande à Advanced Warehouse INFORMATION TOUCHANT LA FACTURATION PAR ADVANCED INFORMATION TOUCHANT LA FACTURATION PAR ADVANCED WAREHOUSE Société (nom) : Personne-ressource (nom) : Représentant sur place (nom) : Adresse : Ville: Province/État : Code postal/zip : Téléphone : Télécopieur: Courriel: DESTINATION Nom du salon : Conférence internationale sur les mines et l environnement A/S de : Julie Ceming x 3002 Bureau : Services de conférence Adresse : 935, ch. du lac Ramsey Ville : Sudbury Province: Ontario postal : P3E 2C6 N o du stand : ARTICLES À EXPÉDIER Boîtes en carton : Malles/valises : Caisses : Patins de glissement/palettes : Tapis/couleur : Autre : Nombre total des pièces : Dimensions en pouces : SUITE À LA PAGE 9. Poids estimatifs Page 8

7 Formulaire de commande à Advanced Warehouse EXPÉDITIONS ANTICIPÉES À ADVANCE WAREHOUSE : 100 $ Les services d Advanced Warehouse incluent la manutention et les frais connexes. LES SERVICES D ADVANCED WAREHOUSE INCLUENT SEULEMENT LA LIVRAISON SUR LES LIEUX DU SA- LON. VOTRE TRANSPORTEUR DOIT VENIR CHERCHER VOTRE MATÉRIEL DIRECTEMENT AU SERVICE D EXPÉDI- TION/RÉCEPTION DE L UNIVERSITÉ LAURENTIENNE. CE FORMULAIRE DOIT ACCOMPAGNER L ATTESTATION D ASSURANCE RESPONSABILITÉ. INFORMATION DE PAIEMENT Faire le paiement par téléphone ou télécopieur : Téléphone : (705) , poste 7222 Télécopieur : (705) OU Envoyer le paiement en argent comptant ou par chèque à : Sudbury (Ontario) Canada P3E 2C6 CONDITIONS GÉNÉRALES 1. Les espaces d exposition sont attribués selon le principe du premier arrivé, premier servi (sous réserve de disponibilité). Sudbury 2015 se réserve le droit de modifier l attribution de l espace(s) si cette modification est jugée nécessaire dans l intérêt supérieur de la conférence. 2. Tout dommage matériel causé par un exposant sera à la charge de celui-ci. Vous ne devez pas coller (avec du ruban), peindre, clouer, visser, percer ou fixer quoi que ce soit au mur, sur les colonnes, au plancher ou au plafond du bâtiment. 3. Toute personne trouvée en état d ébriété se verra refuser l accès au Salon. 4. Il est interdit de fumer dans tous les bâtiments. 5. Sudbury 2015 se réserve le droit, à sa seule discrétion, de modifier les Conditions générales. Page 9

8 ADVANCE WAREHOUSE ÉTIQUETTE D EXPÉDITION CONFÉRENCE INTERNATIONALE SUR L EXPLOITATION MINIÈRE ET L ENVIRONNEMENT ENVOI D EXPOSITION POUR ADVANCED WAREHOUSE EXPÉDITEUR : À : NUMÉRO DU STAND : (Nom de la société - point d origine de l expédition) (Nom de la société exposant au salon) (Celui de votre stand au Salon) A/S : Services de conférence - Julie Ceming x3002 Université Laurentienne Sudbury (Ontario) Canada P3E 2C6 TRANSPORTEUR : (Nom de votre transporteur) NOMBRE DE PIÈCES LES EXPÉDITIONS D ADVANCED WAREHOUSE DEVRAIENT ARRIVER ENTRE : LE 15 ET LE 19 JUIN 2015

9 RETOUR ÉTIQUETTE D EXPÉDITION CONFÉRENCE INTERNATIONALE SUR L EXPLOITATION MINIÈRE ET L ENVIRONNEMENT RETOUR D EXPÉDITION PAR EXPOSANT EXPÉDITEUR : (nom du représentant de l expéditeur du contenu) TÉLÉPHONE : NUMÉRO DE COMPTE : SOCIÉTÉ : *La société doit fournir ses étiquettes d expédition officielles (UPS, Purolator, etc.)* À : Votre adresse : TRANSPORTEUR : (Nom de votre transporteur) NOMBRE DE PIÈCES