FINANCEMENT. L Association des archivistes du Québec

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2 L Association des archivistes du Québec Créée en 1967, l Association des archivistes du Québec (AAQ) regroupe les personnes qui oeuvrent au sein des organismes publics et privés afin d assurer une saine gestion de l information quel qu en soit le stade de vie. FINANCEMENT L objectif du financement a été conçu afin de maximiser votre visibilité auprès des participants, à favoriser le développement et de tisser des liens avec les archivistes. À titre de partenaire, vous assurez une présence à notre Salon des exposants, une visibilité par la publicité, par des communications ou par des ateliers techniques. Nos options de partenariat financier sont variables dans le but de vous offrir une gamme de produits s associant à votre statut de partenaire. Une compilation des inscriptions par secteur d activités vous démontre la clientèle cible lors de notre événement. Répartition des participants au congrès selon leur milieu de travail Source : Congrès de Lévis, juin 2012

3 28 et 29 mai 2014 Centre des congrès Sheraton Laval Archiviste + Connecter, Collaborer et Valoriser Archiviste + Archiviste + permet d ouvrir le discours du congrès 2014 sur trois actions qui selon nous expriment très bien le caractère multidisciplinaire de notre discipline. Aujourd hui, nous devons nous connecter, collaborer et valoriser. Connecter Rester connectés sur les nouveautés/innovations de notre profession, assurer une veille informationnelle et demeurer «branchés» maintenant et pour les générations à venir qui transforment la création et l utilisation des documents et de l information. Collaborer Nous sommes appelés à travailler en concert avec les autres et ipso facto à faire preuve d ouverture. Il est essentiel de comprendre la dynamique des éuipes multidisciplinaires, les rôles et les responsabilités de chacun, l organisation du travail (Archiviste + autres professionnels). Valoriser Valeur de l information. À l ère du numérique, nos espaces d archivage sont plus grands et souvent partagés avec d autres «intervenants informationnels». Déterminer la valeur de l information pour faciliter la gouvernance documentaire. Quoi archiver et quoi détruire! ATELIERS TECHNIQUES Nos partenaires présents au Salon des exposants peuvent bénéficier d un atelier exclusif ou d un atelier technique en simultané aux conférences. Chaque partenaire a l avantage de s adresser aux participants inscrits à son atelier afin d offrir ses produits et services. HORAIRE DES ATELIERS 28 mai : 16h00 à 17h00 : Gestar 16h00 à 17h00 : 17h15 à 18h15 : Corium 17h15 à 18h15 : DocuLibre 29 mai : 09h00 à 10h00 : PG Solutions 10h45 à 11h45 : Integrim *1 13h15 à 14h00 : Irosoft 14h00 à 15h00 : GCI 15h45 à 16h45 : Irosoft *2 17h30 à 18h30 : Notarius 30 mai : 09h00 à 10h00 : 10h30 à 11h30 : ATELIERS TECHNIQUES : 695$ ATELIERS EXCLUSIFS * : 1 995$ 1 et 995$ 2 Le partenaire d un kiosque a la priorité sur la réservation d un atelier exclusif et/ou technique L horaire des ateliers techniques sera confirmé avec la programmation des conférences ÉCRAN/PROJECTEUR/TECHNICIEN : 75$

4 28 et 29 mai Centre de congrès Sheraton Laval Le congrès regroupe tous les professionnels dans le domaine des archives et il constitue une occasion d établir des rencontres privilégiées avec nos participants. Le cocktail d ouverture, les pauses-santé et le dessert seront tenus dans le Salon des exposants afin de maximiser les rencontres de réseautage. Un espace «lounge» sera aménagé afin de rendre le salon convivial entre exposants et participants. CONCOURS AU SALON DES EXPOSANTS Ce concours consiste à rencontrer les exposants afin de faire estampiller leur passeport et ainsi courir la chance de remporter un prix. Sur une base volontaire, l exposant offrira un prix de son choix que son représentant remettra lors du tirage de la dernière pause-santé du salon. De plus, l AAQ soulignera la présence des exposants en offrant, par tirage, un forfait cadeau de l Hôtel qui nous reçoit. Objectifs Offrir à tous les professionnels en archivistique un lieu de rencontre; Permettre d échanger avec des fournisseurs de qualité sur leurs produits et services; Poursuivre l évolution des nouvelles technologies dans le domaine; Réfléchir sur le phénomène du changement et la capacité d adaptation. Exposants : Un emplacement régulier de 10 pi x 10 pi Un décor avec tentures ignifugées Une table (6 pi x 30 po) nappée, 2 chaises Une enseigne au nom de l exposant (7 po x 36 po) selon le besoin La liste des exposants dans le programme officiel La liste des participants (avant et après le congrès) Le buffet pour un (1) représentant et cocktail, pauses-santé pour deux (2) représentants La possibilité de réserver un atelier technique STAND : 995$ (supplément de 300$ si partagé avec une autre entreprise) Prise électrique : 100$ WI-FI : 20$

5 PLATINE $ (valeur $) Or 2 X 5 200$ (valeur 7 200$) Mention «Partenaire Platine» avec Logo et hyperlien sur le site officiel du congrès Mention dans les activités promotionnelles du Bulletin La Chronique (Février à Juin) Logo et mention dans les programmes préliminaire et officiel Logo et mention dans la signature des courriels d'invitation au Congrès Logo et mention de remerciements dans le diaporama présenté entre les conférences Publicité (1 page) dans les programmes préliminaire et officiel Identification du partenaire au Salon des exposants Stand 2 (10 pi x 10 pi) avec prise électrique et internet WI-FI Buffet, deux (2) affiches du partenaire Banquet, buffet, cocktails et pauses-santé pour quatre (4) représentants Allocution d un représentant du partenaire pendant le banquet (3 minutes) Banquet, deux (2) affiches du partenaire Insertion dans le sac des participants Liste des participants avant et après le congrès Remerciements dans le bulletin électronique des membres après l événement Mention «Partenaire Or» avec Logo et hyperlien sur le site officiel du congrès Mention dans les activités promotionnelles du Bulletin La Chronique (Février à Juin) Logo et mention dans les programmes préliminaire et officiel Logo et mention de remerciements dans le diaporama présenté entre les conférences Publicité (1 page) dans les programmes préliminaire et officiel Identification du partenaire au Salon des exposants Stand privilège (18 pi x 10 pi) avec prise électrique et WI-FI Atelier technique Présentation de l atelier dans les programmes préliminaire et officiel Pause-santé, deux (2) affiches au Salon des exposants Insertion dans le sac des participants Buffet, cocktail et pauses-santé pour deux (2) représentants Liste des participants avant et après le congrès Remerciements dans le bulletin électronique des membres après l événement 1 er choix en complément au forfait Or Atelier exclusif Présentation de l atelier dans les programmes préliminaire et officiel Buffet, cocktail et pause-santé pour un (1) représentant 2 e choix en complément au forfait Or Logo du partenaire sur la 4 e page du programme agenda Logo du partenaire sérigraphié ou imprimé sur le sac des participants 3 exemplaires du sac 20% de rabais sur le coût d un kiosque au Salon des exposants Deux (2) billets de banquet et ou

6 ARGENT 3 200$ (valeur 4 285$) BRONZE 2 800$ (valeur 3 750$) Mention «Partenaire Argent» avec logo et hyperlien sur le site officiel du congrès Mention dans les activités promotionnelles du Bulletin La Chronique (Février à Juin) Logo et mention de remerciements dans le diaporama présenté entre les conférences Publicité (1 page) dans les programmes préliminaire et officiel Stand privilège (10 pi x 10 pi) avec prise électrique et WI-FI Atelier technique Présentation de l atelier dans les programmes préliminaire et officiel Identification du partenaire au Salon des exposants Insertion dans le sac des participants Buffet, cocktail et pauses-santé pour deux (2) représentants Liste des participants avant et après le congrès Remerciements dans le bulletin électronique des membres après l événement Mention «Partenaire Bronze» avec Logo et hyperlien sur le site officiel du congrès Mention dans les activités promotionnelles du Bulletin La Chronique (Février à Juin) Logo et mention de remerciements dans le diaporama présenté entre les conférences Publicité (1 page) dans les programmes préliminaire et officiel Stand privilège (10 pi x 10 pi) avec prise électrique et WI-FI Insertion dans le sac des participants Buffet, cocktail et pauses-santé pour deux (2) représentants Liste des participants avant et après le congrès Remerciements dans le bulletin électronique des membres après l événement

7 Programmes préliminaire et officiel seront distribués via les envois électroniques, sur le site de l AAQ, à ses membres et à des listes d adresses (diffusion électronique 2000) Actes de congrès version électronique seront distribués aux participants du congrès et par vente à la Boutique AAQ Programme agenda - grille et horaire de poche (350 exemplaires) Publicité 2 e page couleur 1 page couleur ½ page couleur Logo sur carte magnétique (chambre d hôtel) 700$ 550$ 400$ 900$ Activités sociales Buffet ou Banquet ou Activité promotionnelle Logo du commanditaire affiché à l entrée du salon des exposants, dans les programmes préliminaire et officiel, une (1) page de publicité dans les programmes préliminaire et officiel et une (1) insertion dans le sac des participants. Cocktail Logo du commanditaire affiché à l entrée du salon des exposants, dans les programmes préliminaire et officiel, une (1) page de publicité dans les programmes préliminaire et officiel et une (1) insertion dans le sac des participants. Pause-santé ou Dessert au Salon des exposants Logo du commanditaire affiché à l entrée du salon des exposants, dans les programmes préliminaire et officiel, une demie (1/2) page de publicité dans les programmes préliminaire et officiel dans le sac des participants. Insignes d identification (lanières) ou logo imprimé sur le sac des participants Une (1) insertion dans le sac des participants. Insertions publicitaires Dans un courriel ou dans le sac des participants Documentation, stylos, tablettes, clés USB (350) 2500$ 1000$ 800$ 700$ 350$/ch Les taxes en vigueur s ajoutent aux tarifs indiqués

8 PLAN DU SALON DES EXPOSANTS Association des archivistes du Québec CP 9768, succ. Ste-Foy Québec (Québec) G1V 4C3 Sylvie Parent Coordonnatrice publicitaire

9 43 e CONGRÈS SHERATON LAVAL 28 et 29 mai 2014 Raison sociale : Responsable (Nom utilisé dans la publicité) Adresse : Ville Code postal Téléphone : ( ) Courriel : SiteWEB : Partenaire : Platine Or Argent Bronze STAND : no : mobilier : (table et 2 chaises) oui non ATELIER TECHNIQUE le mai 2014 h à h ATELIER EXCLUSIF le mai 2014 h à h PUBLICITÉ Programme préliminaire Programme officiel Programme agenda Actes de congrès 2 e page 1 page 1/2 page INSERTIONS DE MATÉRIEL PUBLICITAIRE Stylos (350) Tablettes (350) Clés USB (350) Autres ACTIVITÉS SOCIALES ET FINANCEMENT Cocktail d ouverture Cocktail avant Banquet Dessert au Salon des exposants Buffet Pause-santé : am pm autre : Signature corporative / Écran conférence plénière Logo imprimé sur le porte-documents Insignes d identification (lanières) Logo carte magnétique Clé USB TARIFS À LA CARTE ( pour les kiosques ou ateliers techniques non-compris en forfait) Projecteur 75$ Prise électrique 100$ Wi-Fi 20$ Buffet : 30$ à partir du 3 e représentant Banquet 80$/personne Paiement au montant incluant + TPS 5% et TVQ 9,975% : ou Facturation (Libellé au nom de Congrès Association des archivistes du Québec) Carte de crédit : Visa Mastercard / TPS : R TVQ : Date d expiration Code sécurité Signature du responsable Association des archivistes du Québec Date : SVP compléter et retourner le contrat à : Association des archivistes du Québec, CP 9768, succ. Sainte-Foy, Québec, G1V 4C3 Téléphone : Télécopieur : Lors de la signature dudit contrat un premier versement de 25% sera requis. Le paiement final devra nous parvenir avant le 1 er avril 2014

10 RENSEIGNEMENTS ET RÈGLEMENTS 1. Demande de location d espace L AAQ se réserve le droit, à sa discrétion, sans indemnité payable ou responsabilité à encourir envers l exposant, de changer ou modifier les plans et la disposition de l événement, les emplacements des exposants. L AAQ se réserve le droit, à sa discrétion, sans indemnité payable ou responsabilité à encourir envers le partenaire, de reporter l événement, de changer la date, les lieux et la durée de l événement. L AAQ se réserve le droit, à sa discrétion, d annuler l événement en cas de force majeure ou du fait du propriétaire de l immeuble auxquels cas l AAQ sera libéré des obligations, à l égard de ses partenaires. Elle sera libre et quitte de toute demande en dommage et intérêts qui pourraient en résulter. Le partenaire n aura droit qu à la restitution des sommes versées aux termes du présent contrat. 2. Risque Tous les biens exposés ou utilisés sont aux risques de l exposant, et l AAQ n assume aucune responsabilité (feu, vol, blessures corporelles, dommages à des tiers ou matériels) causés par les activités de l exposant. L exposant reconnaît et convient que l AAQ n assume aucune responsabilité quant aux garanties données par l exposant aux congressistes relativement à ses produits et services. 3. Assurance L exposant s engage à tenir l AAQ indemne de tous dommages, frais ou de toutes responsabilités envers une personne qui qu elle soit lors de la tenue du congrès. L exposant s engage à détenir, avant le début du Salon des exposants une assurance responsabilité des entreprises comprenant une limite de garantie d un minimum de un million de dollars ( $) par sinistre. L AAQ sera désigné comme assuré additionnel pour les activités découlant de la participation de l exposant. 4. Politique d annulation 50% du dépôt sera remboursé si un avis écrit d annulation nous parvient avant le 1 er avril. Aucune somme payée ou payable ne sera remboursée si l exposant n utilise pas l espace réservé. L AAQ se réserve le droit de refuser lors du congrès, un exposant qui n a pas acquitté la totalité de son paiement. 5. Généralités Aucune disposition de ce contrat ne peut être interprétée de façon à designer le partenaire et l AAQ comme associés ou représentants l un de l autre. Le partenaire déclare avoir lu et compris les règlements et reconnaît leurs assujettissements au présent contrat. Ce contrat et tout différend seront régis par les lois en vigueur au Québec. Pour les fins de l application des présentes, les parties élisent domicile dans le district de Québec.

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