Salon TempoColor LE LIVRET DE L EXPOSANT

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1 Salon TempoColor LE LIVRET DE L EXPOSANT 2011 Exposant d Allée des Artisans, 26 Tél 04/ Fax 04/ Le TempoColor aura lieu du 22 au 25 septembre. Il sera double. Un festival artistique ET un salon qui a pour vocation première de proposer au public un large éventail de solutions «Pour être le futur!»

2 LE LIVRET DE L'EXPOSANT TABLE DES MATIERES 1. Le Salon en pratique : - - Introduction et invitation au geste dd Lieux Accès Parkings Horaires Restauration Monnaie Complémentaire Titre d'entrée Matériel de manutention Surveillance du site Informations générales 7 2. La promotion : 2.1. Affiches et flyers Internet Catalogue des exposants 8 3. Les stands : 3.1. Aménagement des stands Equipement d un stand standard de 6m² Dégradation Sonorisation des stands Accès à internet 9 Exposant D asbl 2

3 Informations logistiques : Damien Polard Tél : 04/ GSM : 0491/ dpolard@exposantd.be 1. Le Salon TempoColor en pratique Introduction et invitation au geste dd: Une des raisons pour laquelle vous avez choisi notre événement (merci!) est sans doute que ce salon s efforce d être cohérent : un événement durable pour une thématique dd. Vous êtes des acteurs-clés de cette cohérence. Nous vous invitons avec plaisir à franchir quelques pas de plus dans la manière d être exposant : transformation du déchet en ressource, économies d énergie, consommables cohérents, etc. Autant de propositions à creuser et à faire évoluer. Vous pouvez nous contacter pour poser vos questions et/ou recevoir des conseils mais aussi pour nous suggérer des évolutions. Merci de réenchanter avec nous le monde du salon! Ce livret vous présente les informations techniques qui vous seront nécessaires pour le bon déroulement de l événement. Cependant, nous vous proposons également de suivre les démarches que nous proposons à nos visiteurs, démarches appelées à se généraliser sur les événements durables : Tri des déchets : nous mettons tout en place pour que des îlots de tri soient disponibles partout, à quelques pas tout au plus. Nous vous demandons de respecter scrupuleusement ce tri, surtout lors du démontage. En cas de doute, nous pourrons répondre à vos questions ; Diminution des déchets : Les flyers peuvent certes constituer une accroche et un souvenir intéressant pour le visiteur mais resteront toujours moins efficaces qu une démonstration vivante ou un atelier interactif et ludique. Nous proposons aux exposants choisissant de se passer de communication papier, de publier tous leurs documents promotionnels à télécharger sur notre site internet. Nous vous suggérons également d utiliser au maximum du matériel pouvant être récupéré ou réutilisé ; Alimentation bio : nous demandons aux exposants souhaitant offrir des consommables aux visiteurs de veiller à proposer de la nourriture bio/équitable. Les espaces restauration du salon (TempoColor, Terre-Mère et Cynorhodon) ainsi que certains exposants (Du Monde à la Maison, Oxfam, etc.) peuvent constituer des partenaires idéaux. Diminution des consommations énergétiques : Notre désir est de n utiliser que de l éclairage LED ou fluocompact sur les stands en ayant besoin (intérieur). Les stands livrés et montés par Exposant d sont donc équipés de spots fluocompacts 25W (équivalent 250W). Des appareils wattmétriques calculeront les consommations de chaque stand pour permettre de se faire une idée de nos marges de progression. Exposant D asbl 3

4 1.1. Lieux Cour Saint-Luc (Ancienne Caserne Fonck) Boulevard de la Constitution Liège 1.2. Accès Train : descendre à la gare Liège-Palais, traverser la place Saint-Lambert, la rue et le pont Léopold, continuer jusqu au boulevard de la Constitution et le suivre sur la gauche pendant 150m. Voiture : En ville, suivre la direction Outremeuse puis le fléchage de l événement. Exposant D asbl 4

5 1.3. Parking Parking «exposants» Les places étant limitées, chaque exposant bénéficiera, par module de stand de 6m², d une place dans le parking sur le site de l école Saint-Luc (P1) ou sur le Boulevard de la Constitution (P2). Le document donnant accès à cet emplacement sera envoyé avec le matériel promotionnel. Les accès aux parkings sont notés sur le plan figurant au dos de votre carte «accès véhicule». ATTENTION : Le vendredi 23/09, pour le montage de votre stand, veuillez n utiliser que le Parking 1, plus facile d accès (brocante Saint-Pholien) Parking supplémentaire Il est possible de garer son véhicule un rien plus loin sur le boulevard de la Constitution. Le nombre de places étant limité, nous vous conseillons d organiser vos transports et de limiter le nombre de véhicules Horaires Montage Ven. 23 septembre 09h 20h (+ jeudi 22 septembre) Ouverture du salon Sam. 24 et dim. 25 septembre 11h 19h Soirée de clôture Dim. 25 septembre 19h 21h30 Démontage Dim. 25 septembre (+ lundi 26 septembre) 19h 22h Montage Le vendredi 23 septembre, entre 09h et 20h. Les exposants possédant leurs propres structures de stand ou nécessitant un temps de démontage plus important, sont invitées à contacter le responsable logistique (possibilité de montage le jeudi 22). Sauf autorisation exceptionnelle, la structure du stand ne pourra dépasser 2,5m de hauteur. L accès au véhicules dans la caserne est formellement interdit. Un espace de la Cour Saint-Luc vous sera réservé pendant la durée du montage. Des diables et des transpalettes seront à votre disposition pour le déplacement des objets lourds ou encombrants Démontage Le dimanche 25 septembre, entre 19h et 22h. De même que pour le montage, les exposants possédant leurs propres structures de stand ou nécessitant un temps de démontage plus important, sont invitées à contacter le responsable logistique (possibilité de démontage le lundi 26). Exposant D asbl 5

6 1.5. Restauration et catering Vous avez la possibilité de commander à manger auprès de nos bénévoles. Ils se chargeront de vous livrer votre commande sur le temps de midi. Ces repas vous seront facturés à l issue de l événement. Par ailleurs, un espace catering réservé aux exposants sera à votre disposition avec café, thé, eau Monnaie complémentaire Fonctionnement : Une monnaie complémentaire (pour l occasion nommée le «valeureux») sera utilisée sur le salon. Les objectifs sont à la fois pédagogiques, mais permettent également de favoriser les échanges entre exposants et visiteurs. Rien ne vous y oblige mais nous vous incitons à jouer le jeu car ce billet est également un moyen de communication. Les transactions réalisées dans cette monnaie alternative vous seront par la suite remboursées en euros par l organisateur. 1 Valeureux = 1 Euro! C est aussi simple que cela Pour les visiteurs : L'entrée est libre pour tous les visiteurs. Cependant, chacun sera invité, sans obligation aucune, à échanger 5 en 5 «valeureux» (voir point précédent) qu il pourra utiliser auprès de vos stands ou dans les bars et les points restauration Welcome Pack exposants : Les badges "exposants" donnent l'accès au salon de 9h30 à 20h00. Chaque exposant bénéficiera de 2 badges gratuits par module de 6 m² réservé. Des quantités supplémentaires (3,00 /badge) pourront être commandées au plus tard une semaine avant l évènement. Ils seront distribuées à votre arrivée lors du montage (dans le pack de l exposant). Un wattmètre vous sera également prêté. Les personnes de l accueil vous montreront comment le faire fonctionner. Il est très important de l utiliser correctement pour pouvoir mesurer les consommations énergétiques des évolutions en matériel et de l utilisation générale qui en est faite. Nous vous demanderons de nous le remettre à l issue de l événement. Dans le pack, vous recevrez également quatre gobelets réutilisables cautionnés. En cas de perte, ceux-ci vous seront facturés 1 euro/gobelet Matériel de manutention Pour décharger vos véhicules, nous mettons 4 transpalettes et 3 diables à votre disposition Surveillance du site La Cour Saint-Luc est un lieu fermé et sécurisé. Malgré cela, l ensemble du site sera gardienné à partir du vendredi 24 septembre à 20h. Les veilleurs ont pour mission de contrôler l accès aux personnes. Vous restez responsable de votre marchandise, veillez donc à la protéger lorsque vous quittez les lieux. Exposant D asbl 6

7 1.10. Informations générales Adhésion au livret La participation au salon est soumise à l'adhésion au présent document. Toute contestation sera formulée par écrit aux organisateurs au plus tard une semaine avant l'ouverture de la manifestation Adhésion à la charte d engagement Emball agir Le TempoColor a été sélectionné comme projet pilote pour la campagne Emball agir. L objectif est de prévenir et gérer les déchets d emballages ménagers sur l événement. Une initiative du Ministre Wallon de l Environnement, du Service Public de Wallonie, en collaboration avec Fost Plus. Dans ce cadre, nous vous demandons d accepter et de signer une charte d engagement à prévenir et gérer les déchets sur l événement (document ci-joint). La charte signée devra nous être rendue pour lors de votre installation. Des conseils vous seront alors donnés sur l utilisation des dispositifs mis à votre service Paiement L installation sur le stand n est autorisée qu après réception du paiement complet de la facture Secrétariat du salon Les organisateurs assureront une permanence au secrétariat du salon. Ils sont à votre disposition tout au long de la manifestation Tabac Depuis le 1 er janvier 2006, la loi concernant la protection des travailleurs contre la fumée du tabac est d application Affiches et flyers 2. La promotion Tous nos supports imprimés le sont sur papier recyclé. Si vous souhaitez connaître des imprimeurs offrant ce service, n'hésitez pas à nous contacter. Un quota de 20 «carte postales», 4 affiches A3 et 2 affiches A2 pliantes est envoyé à chaque participant, des exemplaires supplémentaires sont disponibles sur simple demande. 2.2 Internet Activez vos canaux de diffusion : newsletters, homepage, signature de mail, etc. Des banners verticaux ou horizontaux peuvent vous être fournis sur simple demande. Pensez à référencer le site sur votre site internet. Exposant D asbl 7

8 2.3 Le catalogue des exposants Un livret contenant la liste exhaustive des exposants, un léger programme des activités spécifiques et le plan du site sera distribué à l entrée du salon. Les exposants sont invités à vérifier les quelques mots de présentation de leur activité tels qu ils sont repris sur le site internet. C est cette description qui sera publié dans le catalogue Aménagement des stands 3. Les stands Sauf autorisation expresse, aucun élément du stand ne pourra dépasser une hauteur de 2,5m. A l intérieur de la zone «Super-market», le sol est en béton. Dans la cour Saint-Luc, il s agit d un macadam en bon état. Par souci écologique, et parce qu il n existe pas encore de solution appropriée, nous ne motivons pas l usage de tapis de sol. Vous êtes cependant autorisés à en utiliser. Le cas échéant, veillez à ne pas en faire un déchet à l issue de l événement. Ils pourront par exemple servir aux artistes récup ou être réutilisé par d autres exposants Equipement d un stand standard : Zone Super-market (intérieur) Panneaux d exposition blancs ; Les ponts d accrochage de spots et d enseignes ; L'éclairage (1 spot fluocompact de 25 Watts > équivalent 250W) ; L'installation électrique : 1 prise avec un multiprise et wattmètre (reçu à votre arrivée sur le site) ; Le mobilier : 1 table et 2 chaises. 1 enseigne au nom de l exposant Autres zones (extérieur) 1 tonnelle type Kanopy ; L'installation électrique : 1 prise avec un multiprise et wattmètre (reçu à votre arrivée sur le site) ; Le mobilier : 1 table et 2 chaises. 1 enseigne au nom de l exposant Pour les stands de superficie plus importante, le nombre de panneaux/tonnelle, de spots et la quantité de mobilier sont ajustés. La location de ce matériel n'est pas répercutée sur le prix des stands. Cependant tout matériel endommagé sera facturé. Pour toute commande de matériel supplémentaire, n hésitez pas à prendre contact au 04/ ou par mail : dpolard@exposantd.be Exposant D asbl 8

9 Attention! L'utilisation de systèmes de fixation collants trop puissants peut entraîner une dégradations des cloisons. Utilisez de préférences le ruban adhésif proposé à l accueil par l organisateur Dégradation Afin d éviter toute détérioration des panneaux et des grilles d exposition (clous, punaises, autocollants, etc.), il est conseillé d utiliser les systèmes de fixation propre et ne laissant aucune trace. Des rouleaux d adhésif approuvé par l entreprise de location seront à votre disposition. Les dégradations, ainsi que leur éventuelle réparation, seront facturées à l'exposant sur base de la facture de remise en état. Nous rappelons aussi aux exposants qu ils sont responsables du matériel que nous mettons à leur disposition (spots, multiprises, appareil wattmétrique, table, chaises, allonges et panneaux ou grilles d exposition) Sonorisation des stands Un dispositif annonces micro et musique d ambiance est prévu lors du salon. Nous demandons donc aux exposants de ne pas augmenter le son de leur éventuelle musique ou leur éventuel film afin de ne pas embarrasser les stands voisins. Les exposants doivent traiter directement avec la SABAM ( et LA REMUNERATION EQUITABLE ( s'ils font usage de musique lors de la manifestation. L'organisateur décline toute responsabilité vis-à-vis de ces organismes Accès à internet Pour pouvoir bénéficier d internet sur son stand nous demanderons une participation de 55 euros qui couvriront l installation des câbles réseaux, la location des routeurs ainsi qui la consommation d internet. Exposant d et l ensemble du collectif TempoColor vous souhaitent un excellent salon! Exposant D asbl 9

10 Exemple de stands standards 9m² et 18m² (le mobilier n est représenté qu à titre d indication d échelle) Exemple de tonnelles standards 9m² et 18m² Exposant D asbl 10