ANNEXE 1. Saint-Agapit. Cahier des Exposants

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1 ANNEXE 1 Saint-Agapit Cahier des Exposants 10 au 12 mai 2013

2 INTRODUCTIONS Le Salon du Cheval se déroule cette année du 10 au 12 mai Sur le Terrain d exposition de SAINT-AGAPIT 1128, rue Centrale Saint-Agapit, Québec **Lisez attentivement les règles du cahier des exposants car ce sont les règles que vous devrez respecter en signant votre formulaire de réservation** Horaire des visiteurs Vendredi 10 mai Samedi 11 mai Dimanche 12 mai 18h à 22h 10h à 22h 10h à 17h Prix d entrée : Forfait week-end 25$/chacun Billet adulte : 10 $/jour Spectacle 10$ Moins de 12 ans : entrée gratuite Laissez-passer gratuit pour les exposants : Ceci n inclus pas le spectacle) Kiosque 10X10 2 laissez-passer week-end) Kiosque 10X20 et plus Maximum 4 laissez passer week-end Section Écurie : Un Stalle = Un emplacement Un Kiosque = Un emplacement Un laissez passer gratuit par emplacement réservé aux écuries/maximum 4 laissez-passer Pour les forfaits week-end supplémentaires, les billets seront disponibles aux guichets d entrée aux prix affichés ci-haut. I. ORGANISATION Ce Salon se compose en trois volets : Présentation de plus 50 chevaux, les plus beaux spécimens provenant de différentes races, élevés au Québec. Regroupement de différents intervenants spécialisés dans l industrie du cheval qui mettront tout en œuvre pour faire découvrir le cheval d aujourd hui à un public toujours plus grandissant et intéressé. Présentation de plusieurs conférences, de l informations et des nouveautés avec plus de 50 exposants, démonstrations de la majorité des sports équestres, différentes cliniques, tire de chevaux, compétition de Derby, Gala spectacles équestres et plus.

3 Comité organisateur Président Monsieur Francois Pépin Directrice Générale Mme Josée Maheux Publicité, communications, promotions. DGK. CA Tél. : COLLABORATEUR FÉDÉRATION ÉQUESTRE DU QUÉBEC Responsable : Laure Chazerand QUÉBEC À CHEVAL Responsable : Julie Villeneuve FILIÈRE CHEVAL Responsable : Isabelle Breton COMITÉ CONJOINT DES RACES CHEVALINES Responsable : Patrick Bernier SECTORIEL DE L ATTELAGE DE LA FEQ Responsable : Esther Mercier-Mongeau, agente de régie L ITA DE LA POCATIÈRE Responsable : Carole Cochrane Delphine Verreault FONCTIONNEMENT DU SALON DU CHEVAL DE SAINT-AGAPIT

4 Nous espérons que ce guide de l exposant vous aidera à vous organiser et à profiter pleinement de ces trois journées consacrées spécifiquement au monde équestre et à ceux qui veulent le découvrir. 1. Arrivée des exposants Le jeudi 09 MAI à compter de 12 h 2. Arrivée des propriétaires de chevaux Le jeudi 09 MAI à compter de 15 h30. Afin de prévoir un surveillant de nuit pour les chevaux, nous vous demandons de bien vouloir remplir la fiche d arrivée située en annexe 2 et de la retourner le plus rapidement possible par e mail au Des préposés à l accueil vous guideront vers le pavillon dans lequel votre emplacement se situe. Ils contrôleront aussi le trafic afin d éviter tout embouteillage. **Soyez respectueux car nos bénévoles sont précieux pour nous.** Un gérant d écurie sera sur place pour vous orienter vers les stalles et emplacements qui vous ont été attitrés. Toutes les installations devront être complétées le vendredi 11 mai à 16 h au plus tard, le cocktail d ouverture ayant lieu à 17 h. Afin de faciliter vos manipulations de marchandises, nous vous suggérons d apporter un diable pour transporter vos marchandises et matériaux. Démontage : attendre la fermeture du salon avant de procéder au démontage de votre kiosque, dimanche le 12 mai après 17h. 2. Surveillance - Sécurité Un service de sécurité et un service de surveillance de nuit composés de deux préposés connaissant les chevaux et sélectionné par le Salon du Cheval effectueront la surveillance.* On vous demande de rendre votre emplacement sécuritaire.(ne laissez rien par terre près des boxes et prévoyez un évacuation rapide.) Concernant les exposants-kiosque, vous pouvez laisser la marchandise sur place recouverte. Un service de surveillance de nuit étant présent. Il est strictement interdit de fumer dans les locaux. 3. Service vétérinaire

5 Tous les chevaux seront inspectés par le vétérinaire attitré au Salon du Cheval. Selon l avis de ce dernier, les chevaux susceptibles de présenter des risques de contamination ou autres ne pourront rester sur place. Le test Coggins (0 à 24 mois) est obligatoire et sera vérifier par le vétérinaire. *Vous devez l avoir en main à l arrivée car l entrée au site vous sera interdite.* Le vétérinaire sera en service sur place le jour et sur appel la nuit. Les frais de vétérinaire, s il y a lieu, seront assumés par le propriétaire du cheval ou son responsable. 4. Logistique Chevaux Les propriétaires de chevaux doivent avoir l original de leur test coggins en main lors de l inspection du vétérinaire, si non l accès au site vous sera interdit Nous demandons de nous fournir les textes descriptifs de votre ou vos chevaux et de nous mentionner si vous avez votre annonceur particulier. Sinon, notre annonceur se fera un plaisir de vous présenter lors des animations. (C est votre responsabilité de nous faire savoir que vous avez besoin d un annonceur et vous assurer que nous avons votre texte en main.) Les propriétaires de chevaux devront prévoir une brouette pour l entretien des stalles.* Les emplacement doivent être laissés propre lorsque vous quittez* Litière : Il y aura de la ripe sur place à vendre au prix du marché plus ou moins 3.50$ le sac compacté. Les propriétaires doivent apporter leur foin. Un entrepôt est prévu à l extérieur. S informer auprès d un responsable du Salon. Aucune balle de foin, de paille, ne devra être entreposée dans les allées ni dans le salon. Nous demandons également à tous les propriétaires de chevaux de les nourrir tous en même temps le matin, à 7h. Mobilier Nous fournissons à chaque kiosque une table et deux chaises ainsi qu une prise de courant. Apporter votre couvre table et accessoires supplémentaires. La table mesure 30 pouces par 60 pouces. Comptoir alimentaire Les comptoirs alimentaires seront ouverts à compter de 7 h - 7 h 30 du matin, le vendredi, samedi et dimanche. Le Service internet main libre sera offert par Bell mobilité

6 5. Exigences de sécurité 1. Interdiction de fumer dans les locaux. 2. Aucune balle de foin et de paille dans les allées. 3. Pour la sécurité de tous, il est de votre responsabilité de respecter votre réservation. Vous avez réservés un nombre précis de stalles (un cheval par stalle) alors les chevaux supplémentaires seront refusés si non inscrits. 4. Ne pas dépasser la ligne posée sur le sol délimitant votre espace kiosque. Interdiction de déposer de la marchandise au delà de cette limite afin de respecter la largeur des allées. 5. S assurer que votre décor est bien fixé et ne cause aucun risque pour nos visiteurs. 6. Ne pas obstruer les sorties tant au niveau des différentes portes que des cages d escaliers. 6. Les installations 1. Stalles chevaux 10 x10 (les stalles en toile hauteur environ 7 pieds (prévoir votre matériel supplémentaire si vous désiré une non visibilité d un cheval à l autre.) 2. Espace démo (10 x10 ) adjacent. 3. Kiosques entourés. Et avec électricité (une prise disponible). 4. Les artistes-peintres mur troué pour exposer leurs œuvres. 7. Le stationnement 1. Remorques 2. Camions 3. Automobiles Espaces gratuits

7 8. Assurance Nous avons une assurance responsabilité de 2, 000,000.00$ avec Univesta en cas de négligence de la part de l organisateur. Nous ne saurions vous recommander de vérifier vos assurances privées et s il y a lieu prévoir un avenant pour votre protection. 9. Présence Pendant les heures d ouverture vous devez vous assurer d avoir une personne à votre kiosque. 10. Départ des exposants et démontage des kiosques Dimanche 12 mai après 17h HORAIRE Le Salon du Cheval ouvre ses portes vendredi le 10 mai 2013 à 18h. Un cocktail de bienvenue sera offert aux exposants et aux médias à 17 h. dans la salle de conférence. Durant ces trois jours, les visiteurs auront la possibilité d assister à des présentations, démonstrations, cliniques et des conférences, visite des kiosques en plus de pouvoir assister à un spécial Gala spectacle équestre..et plus 2. Les présentations Nous exigeons que les intervenants soient vêtus proprement en tenue cavalière (classique ou western) ou encore en tenue de ville.

8 FEUILLE D ARRIVÉE DESTINÉE AUX PROPRIÉTAIRES DE CHEVAUX Afin de prévoir un surveillant dans la nuit du jeudi 09 mai au vendredi 10 mai, nous vous demandons de bien vouloir nous indiquer sur cette fiche la date et heure auxquelles vous prévoyez arriver. (Pas avant 15:30 heure) IMPORTANT : Cette fiche est à retourner le plus rapidement possible par télécopieur au ou par e mail Nom de l entreprise : Nom du responsable : Prénom du responsable : Je prévois arriver le Jeudi 09 mai vers h (chevaux, pas avant 15h30) Vendredi 10 mai h IMPORTANT : Il est à noter que le paiement final de votre location doit être déjà acquitté à votre arrivée (respecter les dates de paiement inscrit sur vos feuilles d inscription.) N oubliez surtout pas d avoir votre test Coggins en main car l accès au site vous sera interdit. Signature du responsable Nom du responsable en lettre moulée

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