GUIDE DE L EXPOSANT GERDA 2015

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1 GUIDE DE L EXPOSANT GERDA 2015 Le 36 e cours du GERDA se déroule au SQUARE-BRUSSELS MEETING CENTRE 2 rue Ravenstein Bruxelles - Belgique - Téléphone : Notre Project manager est : Anne SELDESLACHTS Téléphone bureau : Nous vous remercions : 1) de lire très attentivement et d appliquer strictement les consignes obligatoires du SQUARE concernant livraisons et enlèvements des colis, déchargement des matériels légers et lourds, badges d'identification spécifiques pour entrer et travailler dans l'enceinte du SQUARE (exposants, membres des équipes des monteurs de stands - standistes). 2) de télécharger le CATALOGUE DU SQUARE, de compléter le FORMULAIRE PAGE 10 et de le retourner à SQUARE : 36 e cours du GERDA - GERDA 2015 Jeudi 24 et Vendredi 25 septembre Niveau-1 Glass entrance GERDA : Accueil - Amphithéâtre Copper Hall (cours) Niveau-2 Grand Hall 1 GERDA : Exposition - Posters - Pauses-café - Lunchs Samedi 26 septembre Niveau-1 Glass entrance GERDA : Accueil - Amphithéâtre Copper Hall (cours) Niveau-1 Foyer Copper Hall GERDA : Pause-café Pas d'exposition le samedi matin mais les Exposants qui le souhaitent pourront participer à la pause-café de 10h00 à 10h30 au Foyer Copper Hall : participation à confirmer AVANT LE 1 er SEPTEMBRE 2015 à 1

2 SQUARE MONTAGE & INSTALLATION STANDS : MERCREDI 23 SEPTEMBRE h00 à 19h00 : MONTAGE des stands par SQUARE et les monteurs (standistes) 14h00 à 19h00 : INSTALLATION des stands par les Exposants SQUARE DÉMONTAGE DES STANDS : VENDREDI 25 SEPTEMBRE h00 à 20h00 : DEMONTAGE (à 20h00 le démontage devra être entièrement terminé) Les frais de remise en état de l'emplacement suite à une mauvaise utilisation du lieu, seront à la charge de l'exposant ZIEGLER EXPO LOGISTICS LIVRAISON ET ENLEVEMENT DES COLIS ATTENTION AUCUNE LIVRAISON EN DIRECT AU SQUARE SQUARE a désigné un TRANSITAIRE EXCLUSIF pour la gestion des livraisons et enlèvements des colis lors des expositions : ZIEGLER EXPO LOGISTICS Parc des Expositions Bruxelles, Belgique Téléphone : ZIEGLER EXPO LOGISTICS collectera les livraisons à partir du 7 SEPTEMBRE 2015 et jusqu au vendredi 18 septembre 2015 (DATE LIMITE) dans son entrepôt pour ensuite les envoyer au SQUARE sur stand (à charge de l Exposant) Toutes les colis doivent être étiquetés (des deux côtés) avec L ETIQUETTE DE LIVRAISON : PAGE 8 du CATALOGUE DU SQUARE Pour indiquer sur les étiquettes le Numéro de votre stand : aller page 8 de ce dossier Tous les colis et les livraisons doivent être accompagnés d une liste de colisage expédiés à : ZIEGLER EXPO LOGISTICS Brussels Expo BRUXELLES - Belgique ENLEVEMENT Après le démontage, les colis seront rapatriés chez ZIEGLER EXPO LOGISTICS Ils pourront être enlevés jusqu au 12 octobre

3 SQUARE DECHARGEMENT DE MATERIEL LEGER ET NON ENCOMBRANT Au cas où vous ne prévoyez aucune livraison de matériel lourd : Tous les véhicules de transport (les voitures et petites camionnettes) ne dépassant pas les 195 cm de hauteur peuvent se garer au Niveau-2 du Parking payant "Albertine" - Place de la Justice - Accès direct aux Halls d'exposition du SQUARE SQUARE DECHARGEMENT DE MATERIEL LOURD Pour recevoir une autorisation de garer leur camion au 13 rue des Sols pendant un laps de temps bien déterminé les Exposants doivent remplir OBLIGATOIREMENT LE FORMULAIRE PAGE 10 DU CATALOGUE DU SQUARE et le renvoyer AVANT LE 7 SEPTEMBRE 2015 à pour que le SQUARE leur communique un créneau de déchargement et leur confirme par ce créneau de déchargement et déchargement Pour accéder et utiliser le monte-charge (dimensions : 2,1 m de haut - 2,3 m de large - 6,7 m de long - charge maximale : 4 tonnes) pour amener leur chargement lourd jusqu'à leur stand, les Exposants devront commander DES BADGES D'ACCES (un badge par personne) et renvoyer les INFORMATIONS DEMANDÉES PAGE 9 DU CATALOGUE DU SQUARE AVANT LE 7 SEPTEMBRE 2015 à Les exposants qui n auront pas commandé de badge d'accès au SQUARE devront s'enregistrer à la loge de sécurité située au 27 rue des Sols où ils recevront un badge d'accès au SQUARE. Le stationnement est interdit dans la rue des Sols et dans les rues avoisinantes en dehors des créneaux qui ont été accordés. Les camions se présentant à la loge ou au monte-charge sans créneau horaire devront attendre que l'ensemble des camions aient terminé leur déchargement avant d'accéder aux halls. Les camions doivent avoir évacué la zone dès que leur créneau est dépassé. Ils peuvent ensuite être garés près du port de Bruxelles, aux abords du canal (avenue du Port). 3

4 SQUARE GRAND HALL 1 - DESCRIPTIF DU STAND TYPE GERDA 2015 Hauteur : 2m40 - Longueur x Profondeur suivant la surface louée : 4, 6, 9, 12, 15 m 2 PRESTATIONS INCLUSES DANS LE MONTANT DE LA LOCATION DU STAND GERDA Structure modulaire aluminium - Cloisons (panneaux de remplissage) en bois mélaminé, Hauteur : 2m40 - Revêtement de sol : tapis (moquette) bleu pantone 287 avec film protection - Rail de spots (1 spot par 3m2) - Frise blanche de 25 cm avec enseigne couleur (100 x 25 cm) de chaque côté ouvert - Raccordement électrique (3000 watts monophasé 230 volts) - Mobilier : 1 table rectangle (1,30m x 0,70m) - 2 chaises blanches Pour le montage de votre stand (ossature et panneaux de remplissage) : indiquez par mail AVANT LE 11 SEPTEMBRE 2015 à le nombre de cloisons que vous souhaitez et les côtés (avec le ou les N des stands voisins) de votre stand que vous souhaitez laisser «ouverts» / / 3 cloisons (ossature et panneaux de remplissage) / / 2 cloisons et 1 ossature seule (pas de panneau) du côté du stand N / / 1 cloison et 2 ossatures seules (pas de panneau) du côté des stands N N / / Stand NU (pas d ossature et panneaux de remplissage) mais boîtier électrique 4

5 ENSEIGNE : Frise blanche de 25 cm avec enseigne couleur (100 x 25 cm) de chaque côté ouvert - Enseignes toutes normalisées Envoyez par mail AVANT LE 11 SEPTEMBRE 2015 à Votre LOGO OU Le NOM du stand en complétant : 1 LETTRE PAR CASE - 18 LETTRES MAXIMUM ASSURANCE Tout matériel équipant le stand monté par SQUARE ou monté par un standiste est sous la responsabilité de l Exposant. L Exposant doit adresser une copie de son attestation d assurance responsabilité civile AVANT LE 31 AOUT 2015 par mail à ou par Fax : 0033 (0) BADGES EXPOSANTS Les badges exposants sont réalisés au nom du laboratoire (ou société) exposant. Ils ne sont pas nominatifs. Ils ne donnent pas accès au cours du GERDA (amphithéâtre Copper Hall) L Exposant doit adresser le nombre de badges par mail AVANT LE 11 SEPTEMBRE 2015 à SQUARE PRESTATIONS SUPPLEMENTAIRES NON INCLUSES DANS LA LOCATION DU STAND TYPE GERDA 2015 Pour commander des prestations supplémentaires pour votre stand (WIFI, MOBILIER, NETTOYAGE STAND, TRAITEUR, FLEURS..) VOIR CATALOGUE DU SQUARE : PAGES 11 à 44 ET RETOURNER VOS BONS DE COMMANDES AU SQUARE 5

6 STANDISTES - MONTEURS DE STAND Pour la construction de votre stand, veuillez respecter les directives ci-dessous: APPROBATION DE VOTRE DESIGN DE STAND Les Exposants qui veulent un espace NU doivent soumettre le design prévisionnel de leur stand à l approbation des organisateurs et du SQUARE. Ils doivent envoyer AVANT LE 28 AOUT 2015 à les plans et visuels cotés de leur stand. Ces plans seront alors examinés et des modifications seront encore possibles afin qu un design définitif puisse à nouveau être soumis pour approbation le 7 SEPTEMBRE 2015 AU PLUS TARD. BADGES D'IDENTIFICATION POUR LES MONTEURS DE STAND Des badges d'identification spécifiques sont requis pour entrer et travailler dans l'enceinte du bâtiment. Merci de renvoyer AVANT LE 7 SEPTEMBRE 2015 à les coordonnées de chaque membre de l équipe de votre monteur de stand devant accéder au SQUARE pendant les périodes de montage et de démontage et ce, en vous assurant de mentionner les informations : PAGE 9 DU CATALOGUE DU SQUARE Nom et prénom de chaque membre de l équipe Nom de la société désignée pour monter votre stand Numéro de contact du responsable de l équipe Nombre de badges requis (le port du badge est obligatoire pour l ensemble de l équipe) Les badges seront remis devant le monte-charge situé au n 13 de la rue des Sols. A défaut, chaque membre de votre équipe devra au préalable s'enregistrer au 27 rue des Sols afin qu'un badge d'accès leur soit remis, ce qui peut provoquer certains retards. 6

7 SQUARE GRAND HALL 1 - IMPLANTATION STANDS GERDA 2015 : pour mieux visionner ce plan le télécharger sur NUMEROTATION DES STANDS (N et Nom de l exposant à reporter impérativement sur étiquettes de livraison des colis PAGE 8 du CATALOGUE DU SQUARE N NOM DE L EXPOSANT N NOM DE L EXPOSANT 1 DESTAING 21 CELGENE 2 LEO Pharma 22 PFIZER 3 L'OREAL - CA - LA ROCHE-POSAY 23 JANSSEN-CILAG 4 ALK 24 HOSPITHERA - ANSELL 5 CONTAPHARM 25 GALDERMA 6 FAGRON 26 SKINTIFIQUE 7 ACM BIODERMA 28 SMARTPRACTICE 11 CAPE VEA 29 ACAR UP 12 OMEGA Pharma 3 30 CODEXIAL DERMATOLOGIE 13 ABBVIE 31 MEDA Pharma 14 STALLERGENES 32 SEMPERIT 15 Laboratoires Dermatologiques d URIAGE 33 TAKEDA 16 EXPANSCIENCE MUSTELLA 34 GSK CONSUMER HEALTHCARE 17 PIERRE FABRE DERMO-COSMETIQUE 35 AURIGA International 18 SVR 36 EUROGENERICS 19 NOVARTIS Pharma BEIERSDORF EUCERIN 38 7

8 SQUARE - CONSIGNES GENERALES L'Exposant s'engage à respecter les règles communiquées par les organisateurs de l'événement ainsi que les conditions générales de SQUARE. Les sorties de secours, les extincteurs et les pictogrammes les indiquant doivent rester libre d'accès à tout moment. Rien ne peut être accroché, collé ou peint aux murs, portes,... composant les halls et le parking, que ce soit à l'intérieur ou à l'extérieur du bâtiment. Les constructeurs de stand doivent respecter l'infrastructure fixe du bâtiment et ne peuvent en aucun cas s'en servir comme support ou élément de décor du stand. Tout tapis doit être ignifugé (un certificat vous sera demandé sur site) et doit être obligatoirement posé en utilisant de l'adhésif double-face ayant la référence BOMA 4123 (des rouleaux sont disponibles sur site, veuillez utiliser le formulaire de commande prévu à cet effet). Si des résidus de colle sont retrouvés aux limites du stand après démontage, les exposants concernés seront facturés 37,5 HT les 10 cm de trace de colle. Il interdit de suspendre tout objet au plafond ou sur les ponts sans avoir préalablement commandé des points d'accroche prévus dans ce guide. Les allées de l'exposition sont nettoyés tous les soirs en dehors des heures d'ouverture de l'exposition. Chaque Exposant est toutefois responsable de la propreté de son stand. Vous pouvez commander du nettoyage de stand spécifique : VOIR CATALOGUE SQUARE. Les caisses et les colis ne peuvent pas être entreposés derrière les stands. Les emballages vides ne peuvent être stockés dans les prémices de l'exposition. Veuillez vous adresser au transitaire ou directement au SQUARE qui proposent un service payant à cet effet. Tout matériel de stand doit être récupéré à la fin du démontage de l'exposition. Tout déchet doit être évacué. Des containers à déchets seront mis à votre disposition pendant le démontage. Si des déchets ou du matériel pour lequel aucune instruction de reprise n'a été transmise devaient être laissés à l'abandon sur le stand, ils seront évacués après la fermeture des halls à charge de l'exposant. Les halls ainsi que l'ensemble du bâtiment sont soumis à une interdiction stricte de fumer. Il est interdit de servir des boissons pendant les heures d'ouverture de l'exposition sans accord spécifique du centre de congrès ou des organisateurs. Aucun Exposant ne peut obstruer ou laisser ses produits, ses éléments de décoration, son mobilier, etc. obstruer les espaces de circulation. Les Exposants doivent respecter les limites horaires établies par les organisateurs pour les périodes de montage, démontage et d'exposition. 8

9 Durant les heures d'ouverture de l'exposition, il est demandé aux Exposants de garder leur stand ouvert et suffisamment staffé. L'enceinte de l'exposition et le matériel qui y est présent ne peuvent être endommagés (notamment par des clous, des vis... introduits dans les murs, les portes...) Des éléments de décor inflammables ou le recours à pyrotechnie ne seront admis à aucun moment. Tous les éléments de décors conçus en papier ou en tissu doivent être ignifugés. Un certificat vous sera demandé sur site. Sécurité - Surveillance La sécurité incendie et la surveillance sont assurées par le SQUARE. En dépit des mesures de sécurité prises, le SQUARE décline toute responsabilité quant aux vols, pertes et dommages qui pourraient être occasionnés. Important Il est important de veiller à votre stand, de ne laisser aucun objet de valeur en dehors des heures d ouverture de l exposition et d être vigilant durant le montage et démontage de votre stand. 9

10 SQUARE - GERDA 2015 GLASS ENTRANCE NIVEAU-1 GERDA : ACCUEIL - AMPHITHEATRE COPPER HALL - FOYER COPPER HALL Niveau-1 FOYER COPPER HALL Samedi : pause-café NIVEAU-2 GRAND HALL 1: GERDA EXPOSITION - POSTERS - PAUSES-CAFE - LUNCHS Niveau-2 GRAND HALL 1 Mercredi : montage Jeudi - Vendredi : exposition, pauses-café, lunchs Vendredi : démontage 10

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