PLAQUETTE PARTENAIRES GUIDE TECHNIQUE. ORGANISATEURS : B. Ridings (Marseille), L. Hoffart (Marseille)

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1 GUIDE TECHNIQUE ORGANISATEURS : B. Ridings (Marseille), L. Hoffart (Marseille) ORGANISATION GÉNÉRALE MCO CONGRÈS : 27 rue du four à chaux Marseille - tél : contact inscriptions et conférenciers : contact partenaires de l'industrie : 1 PLAQUETTE PARTENAIRES

2 Sommaire 1. INFORMATIONS PRÉALABLES P. 3/4 Lieu du congrès Contact MCO Congrès Comment venir au Palais des Congrès de Marseille? 2. HORAIRES GENERAUX P LIVRAISONS MATÉRIEL STANDS / ACCES EXPOSANTS P. 5/6 Livraison machines et ou:llages 4. LIVRAISONS CONCERNANT LES INSERTIONS MALLETTES P PUBLICITE PROGRAMME FINAL / LOGOS PARTENAIRES P DESCRIPTION DES STANDS P. 8 Montage Démontage 7. TENUE DES STANDS P. 9 Etat des lieux 8. BADGES EXPOSANTS P INFORMATIONS GÉNÉRALES P. 10/11 Gardiennage Assurances ANNEXES ET BONS DE COMMANDE P. 12/19 2

3 1 INFORMATIONS PRÉALABLES LIEU DU CONGRES Palais des Congrès 2 Bd Rabatau Parc Chanot Marseille CONTACT MCO CONGRES Christophe BRUNA 27, rue du Four à Chaux Marseille Tel : Tel : Fax : Mail: COMMENT VENIR AU PALAIS DES CONGRÈS DE MARSEILLE? Accès livraisons : Porte C rue Raymond Teisseire- PORTE C MARSEILLE de 8h00 à 18h00 uniquement Par Autoroute Autoroute nord : A7 (Paris, Lyon, Bruxelles) Sortie N 36 suivre Menpenti, Cinq Avenues, Stade Vélodrome, Parc Chanot. Autoroute du Littoral : A55 (Arles, Montpellier, Barcelone, Toulouse) suivre tunnel Prado Carénage, Stade Vélodrome. Autoroute de l Est : A50 (Toulon, Nice, Milan, Turin, Gênes) suivre Centre Ville, la Plage. Le Tunnel Prado Carénage permet : Une liaison directe entre les autoroutes A55 et A50, Un accès rapide depuis l A55 au Rond-point du Prado, Une traversée du Centre Ville en moins de 5 minutes. Par Air Aéroport Marseille Provence : L aéroport est situé à 30km du Centre ville de Marseille, soit environ 30 minutes. Navettes de liaison Aéroport / Gare Saint- Charles (tél. : ) - Navettes de liaison entre Gare Saint-Charles / Aéroport (tél. : )- Taxis Aéroport : / Par train Gare de Marseille Saint-Charles : accès direct au Parc Chanot par métro. Par Métro : Métro Ligne 2 (5 stations) descendre à la station «Rond-point du Prado», accès direct à l entrée du Parc Chanot par la Porte A. 3 3 XXVIème Journée Universitaire d Ophtalmologie - Marseille 2013

4 Par Bus : Les lignes directes pour le «Rond-point du Prado» sont les n 19 / 21 / 23 / 41 / 44 / 45 / 72 / 83. Station de taxis située au Rond-point du Prado, à proximité de l entrée du Parc Chanot. Hébergement : Pour une recherche d hébergement consultez : 4

5 2 HORAIRES GENERAUX Dates Montage Installation Ouvertures Pauses - Fermeture Démontage stands Exposants Exposition Café Exposition stands Jeudi 09 Octobre 14h 18h 14h 18h Vendredi 10 Octobre Samedi 11 Octobre 09h 15h30 16h 18h30 07h45 10h15 11h 11h15 11h15 20h Pour information : il sera possible de récupérer les badges exposants Jeudi 09 octobre 2014 à partir de 14h00 3 LIVRAISONS MATÉRIEL STANDS, ACCES EXPOSANTS LIVRAISON LE 09 Octobre 2014 DE 8H00 À 18H Afin de garantir la bonne réception de vos colis, nous vous demandons d observer les consignes suivantes. L identification des colis est IMPERATIVE. Merci de bien vouloir respecter le marquage des colis suivant : Parc Chanot Palais des congrès Journées Universitaires d Ophtalmologie Marseille NOM DE LA SOCIETE EXPOSANTE + NOM DE L EXPOSANT + N STAND 2 Bd Rabatau Marseille N du PC sécurité : Attention : tout colis ne portant pas ces informations pourra être refusé Important : les livraisons sont effectuées sous la responsabilité de l exposant et en aucune manière celle du Palais des congrès ne peut être engagée. Aucun stockage ne sera possible avant le 09 Octobre 2014, 8h XXVIème Journée Universitaire d Ophtalmologie - Marseille 2013

6 Impossible d'afficher l'image. Votre Les exposants doivent s assurer que : - le personnel chargé du montage de leurs propres éléments dispose du matériel de manutention et de l outillage nécessaire - leur transporteur dispose du matériel nécessaire au déchargement de leur véhicule ainsi que du matériel de manutention pour acheminer les colis sur le stand La livraison est effectuée sous la responsabilité de l exposant ou de la société de transport et en aucune manière sous celle du Parc Chanot ou des organisateurs. Attention : la livraison de matériel tel que les machines, les divers outillages n est pas prise en compte dans cette gestion. Les exposants doivent s assurer eux-mêmes de la réception des marchandises sur leur stands. Toute prestation de manutention se fera sur commande. ordinateur manque peut-être de mémoire pour ouvrir l'image ou l'image est endommagée. Redémarrez l'ordinateur, puis ouvrez à nouveau le fichier. Si le x rouge est toujours affiché, vous devrez peut-être supprimer l'image avant de la réinsérer. Nous attirons votre attention sur le fait que les colis expédiés par La Poste (Colissimo, Chronopost) ne sont pas livrés sur site. La Poste dépose un avis de passage et il appartient au destinataire de se déplacer jusqu au bureau de poste le plus proche (en fonction de la taille du colis bureau de St Giniez ou de Bonneveine). Nous vous encourageons vivement à privilégier les autres transporteurs pour l envoi de vos colis afin que ceux-ci puissent être livrés directement dans le bâtiment et/ou à la personne souhaitée. LIVRAISONS MACHINES ET OUTILLAGES La livraison et la mise en place des machines et/ou divers outillages sur les stands ne sont pas assurées par le Parc Chanot. Important : les caractéristiques des machines ou outillages volumineux présents sur le stand doivent nous être communiquées pour étude des charges Rappel : Nature et résistance du sol : Marbre 500kG/m2 (surcharge d exploitation) 6

7 Fax : Mobile : LIVRAISONS INSERTIONS MALLETTES (Nous fournir 150 exemplaires) LIVRAISON LE 09 octobre 2014 DE 8H00 À 18H En dehors de cette période, il ne nous sera pas possible d insérer vos documents dans les mallettes des congressistes. Afin de garantir la bonne réception de vos colis, nous vous demandons d observer les consignes suivantes. L identification des colis est IMPERATIVE. Merci de bien vouloir respecter le marquage des colis suivant : Parc Chanot Palais des congrès Journées Universitaires d Ophtalmologie Marseille NOM DE LA SOCIETE EXPOSANTE + INSERTION MALETTE 2 Bd Rabatau Marseille N du PC sécurité : Important : les livraisons sont effectuées sous la responsabilité de l exposant et en aucune manière celle du Palais des congrès ne peut être engagée. 5 PUBLICITE PROGRAMME FINAL / LOGOS PARTENAIRES Publicité programme Final : 7 Pour les sociétés XXVIème ayant Journée pris une Universitaire publicité d Ophtalmologie dans le programme - Marseille final, merci 2013 d adresser votre fichier au plus tard le 19 septembre 2014 avec les caractéristiques suivantes : Format A5 Fichier PDF Haute Définition 300 DPI 3 mm de débords Logos partenaires : Le logo des sociétés partenaires apparaitra dans le programme final. Merci d adresser le logo de votre société à au plus tard le 19 septembre 2014 avec les caractéristiques suivantes : Fichier PDF Haute Définition 300 DPI 6 DESCRIPTION DES STANDS 7 Surfaces nues aménagées par vos standistes Autorisation de monter les stands Jeudi 09 Octobre 2014 à partir de 10h00.

8 6 DESCRIPTION DES STANDS Surfaces nues aménagées par vos standistes Autorisa:on de monter les stands Jeudi 09 Octobre 2014 à par:r de 10h00. Les standistes professionnels qui réalisent des stands à par:r d une surface nue doivent obligatoirement envoyer un plan à MCO Congrès le 19 septembre 2014 au plus tard. Toute construc:on dont le plan n a pas été validé au préalable ne sera pas autorisée. Conseil: prévoir un nappage pour les tables, pour vos branchements électriques, sacs poubelles. Les exposants devront impéra:vement prendre toutes les disposi:ons u:les pour que leur stand soit en[èrement installé le Vendredi 10 Octobre 2014 à 09h00. L occupa[on des stands ne pourra être autorisée qu après le paiement complet de la loca[on. Stockage des colis Dès leur récep:on, les colis seront stockés dans un espace fermé prévu à cet effet, le Palais des congrès et MCO Congrès déclinent toute responsabilité en cas de perte ou de vol. Stockage des emballages vides Les emballages vides seront évacués et stockés dans l entrepôt du Palais des Congrès pendant la manifesta:on. Il est interdit d encombrer les stands et les par:es communes avec des emballages pouvant cons:tuer un aliment pour le feu en cas d incendie. Veillez à ce qu ils soient correctement libellés et regroupés afin de pouvoir les reconnaitre à la fin de la manifesta:on Le coffret électrique n est pas compris dans le package mais il est nécessaire pour alimenter l éclairage de votre espace. Pour tout besoin électrique complémentaire, merci de bien vouloir compléter le bon de commande correspondant. La décora[on intérieure des stands incombe exclusivement aux exposants. La société M.C.O décline toute responsabilité pour les marchandises laissées sans surveillance durant le déroulement de la manifesta:on. Il est fortement recommandé aux exposants de souscrire à une assurance en responsabilité civile et une assurance contre le vol des biens exposés sur le stand d exposi:on. Sur demande, une proposi:on d assurance adaptée à vos besoins, incluant le risque de vol pourra être étudié. 8

9 Sur demande, une proposition d assurance adaptée à vos besoins, incluant le risque de vol pourra être étudié. DEMONTAGE Les espaces pourront êtres libérés Samedi 11 Octobre 2014 à partir de 11h15. La fin du démontage complet des stands est prévue Samedi 11 Octobre 2014 à 20h00 très précisément. Nous rappelons que le montage et le démontage des stands doivent impérativement s'effectuer aux dates et heures prévues par le Comité d'organisation, sauf dérogation particulière. En cas de non respect de cet horaire, l organisateur pourra assurer l évacuation du matériel aux risques et périls de l exposant. Les frais de démontage et d enlèvement seront facturés à l exposant. Passé ce délai, le matériel encore sur place sera considéré comme abandonné. Le Parc Chanot se réserve le droit de faire enlever et transporter en décharge tout objet (caisses, brochures, ) non réclamés ou éventuellement laissés par les exposants à l issue de la manifestation. 7 TENUE DES STANDS L organisateur établit l implantation de l ensemble des stands. En aucun cas les exposants ne pourront disposer des surfaces alentours de leur stand. Pour toute demande supplémentaire, veuillez contacter l organisateur. ETAT DES LIEUX Les exposants doivent laisser les emplacements qu ils occupent et notamment les cloisons de stand, dans l état où ils les auront trouvés. Il est interdit de clouer, visser, coller sur les structures du bâtiment accueillant la manifestation. L exposant est lui-même responsable pour ses prestataires. Toute détérioration ou dégât constaté sera facturé à l exposant 9 XXVIème Journée Universitaire d Ophtalmologie - Marseille 2013 Il est interdit de modifier les structures des stands en déposant ou en cachant tout ou partie des éléments. Toutefois, l exposant peut aménager la surface suivant son désir à condition de respecter l harmonie générale et de ne pas porter préjudice aux stands voisins. Il est absolument interdit de procéder à : tous travaux touchant les circuits électriques et téléphoniques, les canalisations d eau, les monte-charges, les ascenseurs et les canalisations. tous percements de trous pour accrochages ou scellements. la dépose des portes. Les répartitions des dommages consécutifs à l inobservation des clauses ci-dessus seraient intégralement à la charge de l exposant. 9 NETTOYAGE

10 la dépose des portes. Les répartitions des dommages consécutifs à l inobservation des clauses ci-dessus seraient intégralement à la charge de l exposant. NETTOYAGE Le nettoyage est assuré par l organisateur, chaque soir après la fermeture de l exposition, y compris après le montage. 8 BADGES EXPOSANTS Les badges sont nominatifs et donnent accès aux conférences. Merci de bien vouloir indiquer les noms des personnes présentes sur le stand pendant la manifestation et remplir le bon de commande se trouvant à la page 25. Chaque espace de 6m2 disposera de 2 badges gratuits Chaque espace de 9m2 disposera de 3 badges gratuits Chaque espace de 12m2 disposera de 4 badges gratuits Chaque espace de plus de 12m2 disposera de 6 badges gratuits Tout badge exposant supplémentaire sera facturé 60 euros HT. 9 INFORMATIONS GÉNÉRALES GARDIENNAGE Le gardiennage des stands n est pas prévu par l organisation. 10 XXVIIème Journée Universitaire d Ophtalmologie - Marseille 2014 Il appartient à chaque exposant d assurer la surveillance de son stand pendant les heures d ouverture de l exposition. Nous attirons votre attention sur les risques accrus de vol durant les phases de montage et de démontage. Nous recommandons aux exposants de : - Ne pas abandonner les stands durant la journée. - Confier la surveillance de son stand à son voisin en cas d absence. - Recouvrir d un filet les produits exposés le soir. - Ne laisser aucun objet de valeur sur les stands en dehors des heures d ouverture. - Ne laisser aucun produit sensible sur les stands sans surveillance (ordinateur portable, écran plat, bouteilles d alcool ). - Ne rien stocker dans des sacs poubelles, pour éviter le ramassage par un agent de nettoyage, d un sac contenant des documents d importance. Le Parc Chanot et l organisation déclinent toute responsabilité - quant aux vols, pertes et dommages qui pourraient être occasionnés. ASSURANCES 10 Les organisateurs ont souscrit une Assurance Responsabilité Civile Organisateur. En revanche, il n est pas prévu d assurance dommage et vol pour le matériel amené

11 de nettoyage, d un sac contenant des documents d importance. Le Parc Chanot et l organisation déclinent toute responsabilité - quant aux vols, pertes et dommages qui pourraient être occasionnés. ASSURANCES Les organisateurs ont souscrit une Assurance Responsabilité Civile Organisateur. En revanche, il n est pas prévu d assurance dommage et vol pour le matériel amené par l exposant. De fait, les exposants devront obligatoirement faire assurer :! leur responsabilité civile.! le matériel des stands et les marchandises exposées par eux, que ces matériels ou marchandises leur appartiennent ou pas. L exposant peut s assurer auprès de son assureur habituel. En cas de vol ou de sinistre Toutes les déclarations doivent être faites dans les 24 heures qui suivent la constatation par l assuré ou son représentant :! Auprès de l Organisateur de la manifestation en double exemplaires.! Au Commissariat de Police local sous forme de plainte, le récépissé de cette déclaration devant être remis à l assureur. Commissariat de Police 8 69, avenue de Haïfa Marseille Tel : ! L assureur : inventaire détaillé et chiffré du matériel du stand (agencement, installation, déclaration), état de perte établi au prix de revient H.T et facture originale d achat du matériel disparu. 11 XXVIème Journée Universitaire d Ophtalmologie - Marseille

12 ...ANNEXES ANNEXE 1 Plan d exposition p. 13 ANNEXE 2 Fiche de renseignement Espace nu p. 14 ANNEXE 4 Plan de votre stand p. 15 Prestations Complémentaires ANNEXE 5 Bon de commande Branchement électrique p. 17 ANNEXE 6 Bon de commande Internet p. 18 ANNEXE 7 Fiche de renseignement Badges Exposants p XXVIIème Journée Universitaire d Ophtalmologie - Marseille 2014

13 3 & 08& 05& 06& 07& 9&m 2& 9&m 2& 3 & 4,5 & 4,5 & 4,5 & 9&m 2& 2 & 3 & 10& 09& 11& 6m 2& 4,5 & 4 & 12&m 2& 9&m 11& 2& 10& 6m 2& 12& Buffet& 12& 4,5 & 4 & 17& 9&m 2& 6m 2& 2 & 12&m 2& 3 & 16& 15& 14& Buffet& Welcome& Desk& Buffet& 4,5 & 4,5 & 4,5 & 18& 9&m 2& 19& 9&m 2& 13

14 FICHE DE RENSEIGNEMENT ESPACE D EXPOSITION MCO Congrès JUO 2014 ( Société :.. Responsable du stand sur place :... Tél. :.. Fax : Portable :.. E- mail :.. Choix du stand par ordre de préférence : 1 : 2 : 3 : L espace loué comprend les équipements de base (cloisons, enseigne, 1 table et 2 chaises) Nom à faire apparaître sur l enseigne : L espace loué est un espace nu, c est- à- dire une surface délimitée par un traçage au sol uniquement Vous amenez votre propre structure (stand modulaire ou stand tradi:onnel) et procédez à son installa:on. Nous vous remercions de : Nous indiquer les coordonnées de votre installateur Nom de la société : Adresse :.... Nom du responsable: (... Portable :. Fax :... Nous faire parvenir dans les plus brefs délais le plan de votre stand, la liste des matériaux u[lisés ainsi que les procès- verbaux de réac[on au feu de ces matériaux pour valida[on de notre service sécurité. Vous avez besoin d apporter des compléments à l aménagement de votre espace (Branchement Electrique), merci de vous reporter au bon de commande presta:ons complémentaires pages suivantes. NB : les exposants présents sur stand construits sont responsables des clés de leur réserve et de leur mobilier (si présents). Il appar;ent à chacun de transme>re les clés à ses collègues. Cachet et n SIRET de la société Date : Signature : Par la signature et le retour de ce0e fiche de renseignement, l'exposant cer8fie avoir pris connaissance et accepter les Informa8ons Générales et les Condi8ons Générales de Sécurité du salon et l'ensemble du cahier de l'exposant qui lui a été remis. 14

15 15 XXVIème Journée Universitaire d Ophtalmologie - Marseille 2013 PLAN DE VOTRE STAND À retourner avant le 10 septembre 2014 Nom de la société Stand n Tracez votre stand sur le quadrillage en indiquant les allées, les n des stands voisins et les dimensions de votre stand. Marquer : # les cloisons du stand, les dimensions de la réserve, ainsi que l emplacement de la porte et son sens d ouverture Facultatif (uniquement en cas de stand construit) : # l emplacement du branchement électrique Echelle : 1 carré = 1m x 1m 15

16 PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES Les bons de commande doivent être impérativement accompagnés de leur règlement. Toutes prestations commandées mais non réglées ne seront pas installées sur le stand. Toute commande annulée à J-5 sera entièrement facturée. RETOUR DES BONS DE COMMANDE AVANT LE : 10 SEPTEMBRE XXVIIème Journée Universitaire d Ophtalmologie - Marseille 2014

17 BRANCHEMENT ÉLECTRIQUE à retourner avant le 10 septembre 2014 à Christophe Bruna MCO Congrès JUO 2014! Société :.. Responsable du stand sur place :... Tél. :.. Fax : Portable : N du stand.. Surface du stand : Adresse de facturation, si différente :... Code Postal :... Ville : Nous vous demandons de bien vouloir prévoir vos rallonges électriques. Prestation comprenant la pose de coffrets électriques selon l emplacement indiqué sur le plan de votre stand. Tout déplacement de coffret ou augmentation de puissance pendant les journées de montage ou d exploitation sera facturé à l exposant au tarif de 150 HT (paiement à la commande) DESIGNATION DETAILS QTE P.U HT Watts/6 Ampères Watts/10 Ampères Coffret équipé de 2 PC 10/16 A + 1 disjoncteur différentiel 30 ma + 1 protection thermique Coffret équipé de 2 PC 10/16 A + 1 disjoncteur différentiel 30 ma + 1 protection thermique 250,00 305,00 PRIX TOTAL HT Rail de spots Rail de 3 spots 105,00 TOTAL HT TVA 20% TOTAL TTC Cachet et n SIRET de la société Date : Signature : Ce bon doit être impérativement signé et accompagné de votre règlement TTC, par chèque à l ordre de MCO CONGRÈS. Toute commande annulée à J-5 vous sera entièrement facturée XXVIème Journée Universitaire d Ophtalmologie - Marseille 2013

18 BON DE COMMANDE INTERNET à retourner avant le 10 septembre 2014 à : Société :.. Responsable du stand sur place :... Tél. :.. Fax : Portable : N du stand.. Surface du stand Christophe Bruna MCO Congrès JUO 2014 " Adresse de facturation, si différente :... Code Postal :... Ville : DESIGNATION QTE P.U HT PRIX TOTAL HT Accès Internet WIFI (valable pour 1 connexion) 90,00 TOTAL HT TVA 20% TOTAL TTC Possibilité de commander l accès wifi professionnel au débit garanti ou des lignes adsl/ filaire Nous consulter Cachet et n SIRET de la société Date : Signature : Ce bon doit être impérativement signé et accompagné de votre règlement TTC, par chèque à l ordre de MCO CONGRÈS. Toute commande annulée à J-5 vous sera entièrement facturée XXVIIème Journée Universitaire d Ophtalmologie - Marseille 2014

19 FICHE DE RENSEIGNEMENTS BADGES EXPOSANTS à retourner avant le 10 SEPTEMBRE 2013 à Christophe Bruna MCO Congrès JUO 2014! Société :.. Responsable du stand sur place :... Tél. :... Fax : Portable : N du stand.. Surface du stand : Adresse de facturation, si différente :... Code Postal :... Ville : Noms des personnes présentes sur le stand : RAPPEL : 2 badges gratuits nominatifs par espace de 6 m2, 3 badges pour 9 m2, 4 badges pour 12 m2 et 6 badges pour les espaces de plus de 12 m2. Qté supplémentaire P.U. HT Montant HT 60,00 : TOTAL HT TVA 19,60% TOTAL TTC Cachet et n SIRET de la Société Date & Signature : Ce bon doit être impérativement signé et accompagné de votre règlement TTC, par chèque à l ordre de MCO CONGRÈS. Toute commande annulée à J-5 vous sera entièrement facturée XXVIème Journée Universitaire d Ophtalmologie - Marseille 2013

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