Règlement général. 39 e colloque AFSTAL / 9-11 octobre 2013 Dossier technique de l exposant

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2 Cahier des charges et consignes de sécurité Cahier des charges sécurité w Préambule Conformément aux obligations de l organisateur de manifestations et de ses exposants en matière de sécurité (article T5 de l arrêté du 11 janvier 2000), le document doit être connu par l organisateur de manifestation et chacun des exposants qui atteste en avoir pris connaissance en renvoyant l attestation règlement et sécurité complétée et signée (page 28). w a - chargé de sécurité Chargé de sécurité incendie pour la manifestation : EURL Henri Gomes - 17, rue des Fortines Sainte-Soulle Le chargé de sécurité a notamment pour missions : d étudier avec l organisateur de la manifestation le dossier d aménagement et de participer à la rédaction du dossier de sécurité qui sera soumis à l avis de l administration, de faire appliquer par l organisateur les prescriptions formulées par l administration, de renseigner et conseiller les exposants sur les dispositions techniques de sécurité à prendre pour leurs aménagements, de contrôler, dès le début du montage des stands et jusqu à la fin de l ouverture au public, l application des mesures de sécurité incendie, d assurer une présence permanente pendant la présence du public sur le site de la manifestation. w B - ORGANISATEUR L organisateur est notamment tenu de : veiller à l application des règles de sécurité dans l ensemble des installations propre à la manifestation, notifier aux exposants les décisions de l administration relatives au déclarations et autorisations adressées à celle-ci, d interdire, sur proposition du chargé de sécurité, l exploitation des stands non conformes aux dispositions des règlements de sécurité. 19

3 w C - EXPOSANT L exposant doit adresser à l organisateur, au plus tard un mois avant la date d ouverture : Les demandes d autorisations particulières concernant : les machines, les moteurs thermiques ou à combustion, les lasers, l utilisation de matières dangereuses. Les déclarations pour les installations comportant : des machines ou appareils en fonctionnement, une installation électrique supérieure à 100 kw, des gaz liquéfiés, des liquides inflammables. Les documents afférents aux autorisations ou déclarations précitées doivent être communiqués au chargé de sécurité. Chaque responsable de stand doit tenir à la disposition du chargé de sécurité le Certificat de réaction au feu des matériaux utilisés pour l aménagement de son stand. Seuls les procès verbaux émanant de laboratoires agréés français sont acceptés. Les aménagements doivent être achevés au moment de la visite de réception par le chargé de sécurité ou la commission de sécurité. L exposant ou son mandataire qualifié doit être présent lors de cette visite de réception. w D - CONTRAINTES DE SéCURITé Les moyens de secours et de lutte contre l incendie doivent rester en permanence visibles et entièrement dégagés (robinets d incendie armés, extincteurs, boîtiers bris de glace d alarme...) Les installations doivent respecter les surfaces prédéterminées, sans empiéter sur les allées de sécurité. Les issues de secours doivent être dégagées et laissées libres en permanence. Une manifestation ne doit ni gêner l exploitation de sites contigus, ni la sécurité des biens et personnes présentes sur le site. Le preneur doit éviter en particulier : l excès de bruit, les éclairages de trop forte intensité, les sources de chaleur trop importantes. Parvis de l Espace Encan : une voie pompière non matérialisée de 5 m de large longe la façade Est de l Espace Encan. Il est rigoureusement interdit de stationner sur cette bande y compris pendant les montages ou démontage Bord à quai : une voie pompière longe la façade l Espace Encan. Il est rigoureusement interdit de stationner sur cette bande y compris pendant les montages ou démontage. 20

4 w E - CONTRAINTE TECHNIQUE Consignes de montage Il est interdit de percer visser clouer dans les murs, bardages, piliers et sols des halls. De même il est interdit de peindre les murs, piliers et sols des halls. Toute construction massive ne doit pas solliciter ou prendre appui sur les structures des bâtiments. Il est expressément interdit de suspendre des objets aux poutres existantes. Parvis de l Espace Encan : il est interdit de peindre le sol du Parvis. Des points d encrage sont prévus dans les caniveaux techniques aciers pour fixer des structures. La fixation se fait sur les anneaux inox existants diamètre 50 mm à raison d un anneau tous les 5 m. La résistance à l arrachement est de 1,5t. Démontage du stand L emplacement du stand doit être restitué dans l état initial à la date et heures prévues. Tous les détritus générés (moquette, adhésifs, matériaux, documentations) doivent être retirés. Dans le cas contraire, l e vacuation du mateŕiel restant sera effectueé par l organisateur aux frais, risques et peŕils des exposants. La sortie du mateŕiel ne sera autoriseé qu apre s la fermeture du salon. w F - RèGLES DE SéCURITé PROPRES à L ESPACE ENCAN Poutre de soutenement de la voute Aucun objet lourd (supérieur à 20 kg) ne peut être suspendu aux poutres de soutènement celles ci participant à la bonne tenue de la voûte. Résistance au sol Le preneur devra respecter ou faire respecter les résistances au sol, que ce soit pendant l installation des matériels ou durant leur manutention. Grande Halle : les charges sont limitées à 500 kg/m², sauf sur les caniveaux techniques en bois sur lesquels il est demandé d utiliser une plaque de répartition de charge. Halls Antioche et Atalante : les charges sont limitées à 500 kg/m², sauf sur boitiers d alimentation électriques en sol pour lesquels il est demandé d utiliser une plaque de protection si des objets roulants doivent transiter par cet équipement. Parvis de l Espace Encan : les charges sont limitées à 1,5 t/m² Tout élément constituant le stand dépassant ces charges doit obtenir une dérogation validée par un bureau de contrôle agréé. 21

5 w G - ACCèS AUX ESPACES - STATIONNEMENT Grande Halle : l accès des véhicules de livraison se fait par les accès Nord et Sud pour la Grande Halle en coordination avec les services de la SEM La Rochelle Evènements. Halls Antioche et Atalante : les accès des livraisons des halls Atalante et Antioche se font par les portes situées face au parvis. Les objets lourds doivent transiter par les accès ne disposant pas de paillasson d entrée (risque d écrasement de l équipement) Les véhicules de livraisons ne sont pas autorisés à pénétrer dans les halls. Parvis de l Espace Encan : l accès au parvis est contrôlé par une barrière. La circulation et le stationnement sont interdits sur la fontaine plate (plaques acier). Les véhicules de livraisons ne sont pas autorisés à pénétrer. Le matériel doit être déposé à l entrée et repris par un engin de manutention. Les chariots élévateurs et nacelles utilisés doivent être équipés de pneus non marquant (gomme blanche). L accès Sud de l Espace Encan n est pas une aire de stationnement (interdiction municipale). Après livraison les véhicules doivent être stationnés sur le parking public situé devant l Encan. 22

6 Consignes w Publicité sonore : toute publicité sonore doit être soumise à l agrément de l organisateur. Le preneur doit éviter en particulier l excès de bruit. L exposant devra assurer une présence sur son stand pendant toute la durée d ouverture du salon. w Rappel : réglementation en matière de distribution d alcool Toute ouverture de débit de boissons doit être déclarée auprès : de la mairie de La Rochelle pour les boissons du 1 er, 2 ème et 3 ème du service des douanes et droits indirect pour les boissons du 3 ème groupe (Boulevard Emile Delmas La Rochelle ) > Nous fournir l autorisation municipale et la copie de la déclaration aux services des douanes de la mairie de La Rochelle et du service des douanes pour les boissons du 4 ème groupe > demande de translation de licence à adresser 2 mois avant la manifestation > Nous fournir la déclaration de translation visée par la mairie et cerfa n 3366 R17 DEBO w Catégories de licences Licence I : boissons sans alcool : eaux minérales ou gazéifiées, jus de fruits ou de légumes non fermentés ou ne comportant pas, à la suite d un début de fermentation, de traces d alcool supérieures à 1,2 degré, limonades, infusions, lait, café, thé, chocolat etc Licence II : boissons fermentées non distillées : vins, bières, cidres, poirés, hydromels, vins doux naturels à AOC, cres de cassis et jus de fruits ou de légumes fermentés comportant de 1, 2 à 3 degrés d alcool. Licence III : vins doux naturels autres que ceux appartenant au groupe 2, vins de liqueurs, apéritifs à base de vins et liqueurs de fraises, framboises, cassis ou cerises, ne titrant pas plus de 18 degrés d alcool pur. Licence IV : rhums, tafias, alcools provenant de la distillation des vins, cidres, poirés ou fruits et ne supportant aucune addition d essence. Licence V : toutes les autres boissons alcooliques. Les débitants de boissons, que ce soit à titre payant ou gracieux, ont des obligations en matière de répression de l ivresse publique. L organisateur d une manifestation privée ou publique est responsable pénalement, des comportements liés à l ivresse de ses invités, que ce soit pendant ou à l issue de cette dernière, sur la voie publique. 23

7 état des lieux Les exposants doivent laisser les emplacements qu ils occupent et notamment les cloisons (éventuellement les moquettes) de stand, dans l état où ils les auront trouvés. Il est interdit de clouer, visser, coller sur les structures du bâtiment accueillant la manifestation. Toutes détériorations ou tous dégâts constatés seront facturés à l exposant. Gardiennage Un gardiennage de nuit de la manifestation est prévu pendant la durée complète de l exposition. En tout état de cause, cette surveillance ne constitue pas un gardiennage individuel de votre stand et l Espace Encan ainsi que l organisateur déclinent toute responsabilité quant aux vols, pertes et dommages qui pourraient être occasionnés. Il est vivement conseillé de souscrire une assurance «tous risques expositions» pour le matériel et les marchandises du stand. Il appartient à chaque exposant d assurer la surveillance de son stand pendant les heures d ouverture de l exposition. Nous attirons votre attention sur les risques accrus durant les phases de montage et de démontage. En règle e, il est conseillé de : ne pas abandonner les stands durant la journée, confier la surveillance de son stand à un voisin en cas d absence, recouvrir d un filet les produits exposés le soir, ne laisser aucun objet de valeur sur les stands en dehors des heures d ouverture, ne laisser aucun produit sensible sur les stands sans surveillance (ordinateur portable, écran plat, bouteilles d alcool...). 24

8 Application des règlements Par la signature de l attestation règlement et sécurité, tout exposant s engage à respecter les clauses du présent cahier ainsi que celles du règlement inhérent au salon. Toute infraction aux dispositions du règlement édicté peut entraîner l exclusion immédiate de toute personne ou de toute société exposante contrevenante. Il en est ainsi en particulier du défaut d assurance, de la non conformité de l agencement du stand, le non respect des règles de sécurité, la non occupation des stands, le non règlement des prestations complémentaires. L organisateur dispose d un droit de rétention sur les articles exposés et les éléments de mobilier appartenant à la société exposante. En cas de contestation, le Tribunal de Commerce de Montpellier est seul compétent, le texte du présent règlement en français faisant foi. Attestation règlement et sécurité L exposant doit obligatoirement renvoyer à Alpha Visa Congrès / AFSTAL 2013 l attestation (page 28) dûment complétée et signée, l engageant à respecter les dispositions et mesures de sécurité applicables à l exposition et contenues dans le règlement de sécurité joint. 25

9 Assurances w Responsabilité civile Tout exposant doit être en possession d une police d assurance en cours de validité le couvrant : des risques et de la responsabilité civile pouvant être encourus pendant toute la durée de l exposition, installation et déménagement compris ; contre toutes lésions corporelles et tout dommages matériels causés aux autres exposants et visiteurs, et comprenant également une garantie pour les dommages de toute nature causés à l Espace Encan de La Rochelle. La prise de cette assurance est à votre initiative auprès de votre assureur. Une copie de la police ou attestation de la compagnie devra être envoyée avant le 6 septembre 2013 à Alpha Visa Congrès / AFSTAL w Assurance matériel Nous vous conseillons de veiller à ce que votre matériel soit assuré pour le vol, incendie, dégâts des eaux, foudre et explosion. La souscription de cette assurance est à votre initiative auprès de votre assureur. Le matériel loué fait en l objet d une assurance spéciale lors de la location. En cas de vol ou de sinistre, toutes les déclarations doivent être faites dans les 20 heures qui suivent la constatation par l assuré ou son représentant : au commissariat de police local sous forme de plainte, à l assureur : inventaire détaillé et chiffré du matériel du stand (agencement, installation, décoration), état de perte établi au prix de revient HT et facture originale d achat du matériel disparu, le récépissé de déclaration de vol ou de sinistre. w Sous-traitant des exposants Tous les sous-traitants auxquels les exposants feront appels (décorateurs, installateurs, techniciens ) doivent être couverts par une assurance pour les dommages corporels et matériels qu ils pourraient éventuellement occasionner dans l enceinte de l exposition. L exposant est responsable des dommages matériels causés par les sociétés avec lesquelles il a sous traité. Les organisateurs se réservent le droit de refuser l accès à l exposition aux sociétés dans l incapacité de lui fournir une copie de cette attestation d assurance. w Remarque e Le comité d organisation, l Espace Encan ou Alpha Visa Congrès / AFSTAL 2013 ne pourraient être tenus pour responsables en cas de vol, sinistre ou détérioration de matériel, des objets de toute nature entreposés ou utilisés par l exposant. 26