CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DE LOCAUX DE REPARTITION DE CHARGES ET DE COMPETENCES

Transcription

1 CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DE LOCAUX DE REPARTITION DE CHARGES ET DE COMPETENCES Vu le Code Général de la Propriété des Personnes Publiques (CG3P), Vu l article L du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT) relatif au louage de choses ; Vu la réponse ministérielle du 31/03/11 à la question écrite n du 17/06/10 qui définit le louage de chose par référence à l article 1709 du Code civil : «un contrat par lequel l'une des parties s'oblige à faire jouir l'autre d'une chose pendant un certain temps, et moyennant un certain prix que celle-ci s'oblige de lui payer.» ; Vu le procès-verbal du Conseil communautaire du Grand Cahors en date du 14 janvier 2010 portant élection du Président du Grand Cahors ; Vu la délibération du Conseil communautaire du Grand Cahors en date du 14 janvier 2010 par laquelle ce dernier a confié délégation générale de pouvoir au Président du Grand Cahors conformément à l article L du CGCT ; Entre LA COMMUNAUTE D AGGLOMERATION DU GRAND CAHORS, Siégeant à l Hôtel administratif Wilson, 72 rue du Président Wilson, CAHORS, Représentée par son Président, Monsieur Jean-Marc VAYSSOUZE-FAURE En vertu de la délibération du 4 avril D une part, LA VILLE DE CAHORS, Siégeant à l Hôtel de Ville, 73 boulevard Léon Gambetta, CAHORS, Représentée par Geneviève LAGARDE, 1ère adjointe En vertu de la délibération du 10 avril D autre part, Il est exposé et convenu ce qui suit : PREAMBULE : Considérant que : - les locaux ont été acquis en totalité par la Communauté d Agglomération du Grand Cahors à la Ville de Cahors, - les locaux de l Hôtel Wilson sont occupés au 1 er étage par des agents du CIAS du Grand Cahors,

2 - les bâtiments modulaires qui ont été installés par la Communauté d Agglomération dans le parking du même bâtiment, dont une partie des locaux est occupée par des services de la Ville de Cahors, - les locaux de l Hôtel de Ville occupés par du personnel affecté au Grand Cahors et les espaces de parking de la cour Caviole affectés au Grand Cahors, il convient, pour autoriser ces différentes répartitions, de conclure la présente convention. Article 1 er - Mise à disposition de locaux : Compte tenu des possibilités de convergences de moyens et de transversalités de certaines missions, des regroupements ont été créés entre des services de la Ville de Cahors, de la Communauté d Agglomération, en particulier dans la Direction générale des services techniques mutualisée entre le Ville et la Communauté, le standard et l'accueil général...c est pourquoi, les répartitions entre les services de la Ville et ceux de la Communauté sont imbriquées et réparties sur l ensemble des surfaces. Ainsi les deux entités ont décidé de mettre en commun leurs moyens, afin d en rationaliser l usage et d optimiser les frais de fonctionnement pour les deux collectivité et groupement de collectivités. Article 2 - Désignation des locaux : Les locaux mis à disposition sont les suivants : - l ensemble immobilier de l Hôtel administratif Wilson situé au, 72 rue du Président Wilson, Cahors, comprenant également les bâtiments modulaires qui ont été installés sur le parking. Locaux appartenant au Grand Cahors et mis à disposition de la Ville de Cahors ; - le parking de la cour Caviole qui appartient à la Ville de Cahors et dont une partie est mise à disposition du personnel et des élus du Grand Cahors ; - l Hôtel de ville, situé 73 bvd Gambetta, Cahors, appartenant à la Ville de Cahors dont certains locaux sont mis à disposition du Grand Cahors. Les locaux mis à disposition de l Association du Pays de Cahors et du Sud du Lot, des Syndicats mixtes du Schéma de Cohérence Territoriale (SCoT) et du Campus Universitaire Cadurcien (CUC) et du CIAS dans l Hôtel Wilson entrent dans les surfaces prises en charge par la Communauté d Agglomération du Grand Cahors. Le service municipal de l Eau est affecté au bilan des surfaces de la Ville de Cahors. Ainsi la répartition des surfaces par entité est la suivante : Localisation du bâtiment utile pour l'entité concernée en m² Ville de Cahors Communauté d'agglomération du Grand Cahors mutualisée utile totale en m² Bâtiments modulaires TOTAL en m² utiles

3 Pourcentage 58% 42% Localisation du bâtiment utile pour l'entité concernée en m² Ville de Cahors Communauté d'agglomération du Grand Cahors mutualisée utile totale en m² Wilson sous sol Wilson RdC 124 (dont 74 m² service de l eau) Wilson R (dont 21 m² CIAS) Wilson R Wilson R TOTAL en m² utiles Pourcentage 33% 67% Pour le parking de la cour Caviole, la répartition est de 50 % entre les deux entités. Localisation du bâtiment Ville de Cahors utile pour l'entité concernée en m² Communauté d'agglomération du Grand Cahors mutualisée 50% utile totale en m² Hôtel de ville RdC m² Hôtel de ville 1 étage Salle de formation +Salle du conseil + salle 740 m² des commissions 180 m² Hôtel de ville 2 étage Standard téléphonique + salle serveur et bureaux informatiques 63m² 408 m² TOTAL en m² utiles m² m² Pourcentage 91 % 9 % En cas de réaffectation des locaux et de modifications des différentes clés de répartition, il sera fait un prorata temporis sur l année des deux différents coefficients qui donneront un coefficient moyen annuel applicable en remplacement du précédent. Cette évolution de la clé de répartition est explicitée lors de la facturation annuelle telle que définie ci-dessous et ne nécessite pas d avenant à la présente convention. Elle pourra être accompagnée des plans des espaces indiquant les nouvelles affectations des locaux.

4 Article 3 - Etat des locaux : Le preneur qui bénéficie de la mise à disposition de locaux en prend jouissance en l état et s engage à les restituer dans le même état en fin de convention ou dans le cas de réaffectation de ces derniers. Article 4 - Destination des locaux : Considérant que l Hôtel Wilson est le siège administratif du Grand Cahors, de son CIAS, du Pays et des Syndicats mixtes du SCOT et du CUC, les locaux seront strictement utilisés par les deux parties pour y installer leurs services municipaux et communautaires. Article 5 Maintenance et réparation des locaux : La répartition des responsabilités des réparations entre le propriétaire et le locataire sera inspiré du décret n du 26 août 1987 et par la loi n du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs. Ainsi, les travaux qui incombent au propriétaire comme le clôt et le couvert seront pris en charge en totalité par le propriétaire des lieux. Pour les réparations et les prestations de maintenance qui incombent au locataire, elles seront assurées par un prestataire : soit les services techniques de la Ville de Cahors, ou une entreprise privée pour des besoins spécifiques. Le coût de cette prestation sera alors refacturé aux occupants des locaux suivant le coefficient de répartition du bâtiment concerné défini à l article 2 de la présente convention. Les demandes d intervention des occupants se feront par le biais du service proximité de la Ville de Cahors. Sont inclus dans la présente convention les équipements de téléphonie et d'internet qui sont pris en charge par le service informatique de la Ville et qui bénéficient à tous les occupants. Dans la mesure où les factures ne peuvent être individualisées, les frais correspondants seront refacturés annuellement, en fonction du nombre de postes de chaque collectivité. Les frais d entretien de la climatisation du local serveur du 3 ème étage de l Hôtel Wilson sera répartie à 50% 50 % entre les deux parties. L achat des fournitures, la main d œuvre et les coûts véhicules seront refacturés aux différentes entités selon les lieux d intervention ou répartis au % pour les surfaces mutualisées. Aucun frais de gestion (réception, gestion des demandes d intervention, logistique, commande et encadrement des équipes) ne sera refacturé. Tous les contrats de maintenance et à récurrence annuelle seront souscrits par le propriétaire des locaux et seront refacturés aux occupants locataires, suivant le coefficient de répartition du bâtiment concerné. Ces contrats concernent par exemple l ascenseur, les extincteurs, les vérifications périodiques réglementaires, la télésurveillance, le ramonage ou le contrôle de combustion sur les chaudières. Article 6 Nettoyage des locaux :

5 Les prestations de nettoyage sont prises en charge par les deux entités à des hauteurs différentes. Les frais afférents doivent être conformes au coefficient de répartition, ainsi la Ville de Cahors qui assure le nettoyage de l Hôtel de ville et de l Hôtel administratif Wilson en refacturera les prestations au Grand Cahors suivant le coefficient de répartition de chaque bâtiment. Les consommables liés au ménage sont pris en charge par les équipes de nettoyage de la Ville qui en répercuteront les coûts Article 7 Standard La ville de Cahors assure pour le compte du Grand Cahors le standard téléphonique. La Communauté a participé par le biais d'un fond de concours antérieur au renouvellement du matériel nécessaire. La Ville refacturera donc à hauteur de 50% les frais de réalisation de cette prestation (MO) et d'entretien du matériel. Article 8 - Transformation et embellissement des locaux : Les parties conviennent que tous travaux de transformation, aménagement ou embellissement des locaux s exécuteront selon les modalités suivantes : elles seront à la charge du bénéficiaire qui souhaite les entreprendre. En tout état de cause, aucun de ces travaux ne pourra être réalisé sans l autorisation préalable et expresse du propriétaire des locaux. De plus, à la fin de l occupation, ces modifications resteront sans indemnité propriété du propriétaire, à moins que celui-ci n exige que les lieux soient rétablis dans leur état initial par le locataire. Si des travaux devaient être autorisés et réalisés par l occupant, ils le seraient suivant les règles de l art et conformément aux réglementations relatives à la sécurité, l urbanisme et l hygiène. Par ailleurs, le locataire occupant souffrira, sans indemnité, les travaux qui pourraient être entrepris dans les locaux par le Grand Cahors, pour quelque raison que ce soit et quelle qu en soit la durée. Article 9 - Cession et sous-location : La présente convention étant consentie intuitu personae, toute cession de droits en résultant est interdite. De même, la Ville de Cahors s interdit de sous-louer tout ou partie des locaux et, plus généralement, d en conférer la jouissance totale ou partielle à un tiers, même temporairement, sans autorisation expresse et préalable du Grand Cahors. Article 10 - Durée et renouvellement : La présente convention est conclue à compter de sa signature et prendra automatiquement fin lorsque les travaux réalisés sur le site de Caviole pour le compte de la Ville seront achevés (date prévue fin 2015). Article 11 Redevance d occupation :

6 La présente mise à disposition est consentie à titre onéreux. La redevance annuelle s établit à 35,42 /m² pour l'hôtel administratif Wilson et l'hôtel de ville payable au propriétaire respectif des locaux. Pour les bâtiments modulaires installés provisoirement à Wilson, la redevance sera égale au montant facturé par le prestataire soit un montant prévisionnel de /m², payable au Grand Cahors. Le paiement interviendra à réception du titre de recettes correspondant, par la collectivité ou groupement de communes, pendant toute la durée de la convention. Cette redevance est payable au 30 novembre et pourra être révisée, par avenant négocié avant le 31 décembre de l'année précédente. Article 12 Modalités de facturation des charges : A chaque fin de trimestre, une fois l ensemble des factures des fournisseurs et prestataires honorées, les deux parties de la convention, dressent un bilan de charges suivant les dispositions des articles de cette convention et émettent le titre de recettes correspondant. Les charges d occupation de l espace qui relèvent du locataire doivent être réparties entre les deux entités suivant le coefficient de répartition défini à l article 2. Les charges d eau, de gaz et d électricité sont payées par le propriétaire et réparties ensuite entre les entités suivant le coefficient du bâtiment concerné (art 2). Article 13 Assurances : Le propriétaire s assurera contre les risques responsabilité civile, dommages aux biens et contre les recours des voisins et des tiers résultant de ses activités de service public ou de sa qualité auprès d une compagnie d assurances notoirement connue et solvable. L assurance souscrite devra générer des dommages et intérêts suffisants pour permettre la reconstruction des locaux confiés. Comme tout occupant de locaux, la Ville de Cahors est tenue de s assurer contre les risques locatifs classiques. Elle doit en effet se garantir contre les dommages résultants d'un incendie, d'une explosion ou d'un dégât des eaux. Dans ces cas, c'est son assurance qui dédommagera le propriétaire de l immeuble. La Ville de Cahors devra aussi souscrire auprès d un assureur une garantie responsabilité civile couvrant l'obligation de réparer les dommages causés à autrui dans le cadre de l exercice de ses activités de service public. Dans ce cas, c'est son assurance qui se substituera au responsable, c'est-à-dire à l'auteur du dommage, pour indemniser la victime. Article 14 - Responsabilité et recours : L occupant est responsable des dommages qu'il pourrait causer à l'immeuble pendant la durée de l occupation. Il devra donc réparer les dégâts engendrés. Le propriétaire pourra ainsi engager contre lui toute action amiable dans un premier temps, contentieuse dans un second temps, tendant à la réparation des dommages qu il aura causés à l immeuble. Article 15 Résiliation :

7 En cas de non-respect par l une des parties de l une des obligations contenues dans la présente convention, celle-ci sera résiliée de plein droit, y compris pour un motif d'intérêt général, à l expiration d un délai de trois mois suivant l envoi par l autre partie d une lettre recommandée avec accusé de réception contenant mise en demeure d avoir à exécuter et restée sans effet. La révocation pour des motifs d intérêt général ne donnera lieu à aucune indemnisation. La présente convention sera résiliée de plein droit par la destruction des locaux par cas fortuit ou de force majeure. Enfin, le Grand Cahors ou la Ville de Cahors peuvent librement mettre fin à tout moment à la présente convention, sous condition d'un préavis de 6 mois notifié au cocontractant par lettre recommandée avec accusé de réception. Article 16 - Avenant à la convention : Toute modification des conditions ou modalités d'exécution de la présente convention, définie d'un commun accord entre les parties, fera l'objet d'un avenant, sauf en ce qui concerne le renouvellement de cette convention qui se fera dans les conditions définies à l'article 9. Article 17 - Election de domicile : Pour l exécution de la présente convention et notamment pour la signification de tous actes de poursuites, les parties font élection de domicile à leur siège respectif sus-indiqué. Tous litiges résultant de l'application de la présente convention relèvent de la compétence des juridictions administratives. Fait en quatre originaux, A Cahors, Le., Le Président du Grand Cahors La 1 ère adjointe au Maire de Cahors Jean-Marc VAYSSOUZE-FAURE Geneviève LAGARDE