CENTRE D ENSEIGNEMENT DR FRÉDÉRIC-GRUNBERG RÈGLES RELATIVES À LA LOCATION, À LA SÉCURITÉ ET

Transcription

1 CENTRE D ENSEIGNEMENT DR FRÉDÉRIC-GRUNBERG RÈGLES RELATIVES À LA LOCATION, À LA SÉCURITÉ ET À L UTILISATION DES SALLES ET DE L ÉQUIPEMENT Les salles du Centre d enseignement Dr Frédéric-Grunberg sont dédiées et réservés prioritairement aux activités d enseignement de l Hôpital Louis-H. Lafontaine. Les effets et conséquences liés à des événements de nature autre ne doivent jamais nuire au fonctionnement des activités du Centre d enseignement. DÉPÔT Un dépôt de 10% est requis dans les 10 jours suivant la réservation. Le chèque doit être émis au nom de l Hôpital Louis-H. Lafontaine et envoyé à l adresse suivante : Centre d enseignement Dr Frédéric-Grunberg Pavillon Bédard- 3 ième étage Hôpital Louis-H. Lafontaine 7401 Hochelaga Montréal, Québec H1N 3M5 POLITIQUE D ANNULATION DES LOCATIONS DE SALLE Une annulation à 10 jours ou moins de la date de réservation entraîne un paiement de 40% de la valeur de la location. Ne pas se présenter et n avoir effectué aucune annulation au préalable entraîne un paiement de 100% de la valeur de la location. SOUTIEN TECHNIQUE Selon votre activité et l équipement requis, la présence d un technicien pourrait être obligatoire. Seuls les techniciens du centre d enseignement et le personnel autorisé ont accès aux salles de régie technique. Selon vos besoins, le moment de la location et l équipement loué, les frais de soutien technique peuvent varier de 30$ à 50$ /heure. Un minimum de 3 heures sera facturé. Direction de l enseignement, décembre

2 UTILISATION D UN ORDINATEUR PORTABLE, ACCÈS INTERNET ET APPLICATIONS Compte tenu des normes de sécurité informatiques en vigueur dans le réseau de la Santé et des Services sociaux, si vous souhaitez utiliser vos portables personnels, aucun accès Internet ne sera possible. Par contre, les applications installées sur vos portables demeureront fonctionnelles. Si vous souhaitez avoir accès à Internet durant votre activité, vous pouvez louer un portable de l établissement. Le personnel du CEFG pourra vous renseigner sur les applications disponibles sur les portables. Pour des raisons de sécurité, aucune application autre que celles installées par le CSI de l Hôpital ne peut être installée sur nos portables. Afin de minimiser les risques de problèmes techniques, nous vous suggérons d arriver 20 minutes avant la tenue de votre événement afin que le technicien procède à l installation nécessaire. TÉLÉFORMATION ET TÉLÉCONFÉRENCE La présence d un technicien de l Hôpital Louis-H. Lafontaine est obligatoire lors d activités de téléconférence ou de téléformation. À l intérieur des heures régulières, soit du lundi au vendredi de 8h00 à 16h00, le taux horaire du technicien est inclus dans le prix de location d un équipement de téléformation ou de téléconférence. Le soir et les fins de semaine, les frais de soutien technique et frais d utilisation de la passerelle. s ajouteront aux frais de location d équipement : temps du technicien Les frais d interurbain ne sont pas inclus dans les frais de location de l équipement de téléconférence ou de téléformation et seront facturés en sus du prix de location régulier. Aux frais de location d équipement de visioconférence s'ajoutent les frais de location des salles (voir grille tarifaire Location des salles) * minimum 3 hres VOL, PERTE OU BRIS L Hôpital Louis-H. Lafontaine n est pas responsable des vols, pertes ou des bris. Direction de l enseignement, décembre

3 En cas de perte, de bris ou de vol d équipement ou de matériel appartenant à l Hôpital Louis-H. Lafontaine, le locateur devra assumer les frais de réparation ou de remplacement. RÈGLES RELATIVES À L UTILISATION DES LOCAUX L utilisation des lieux doit être conforme aux informations fournies lors de la location (nature de l activité, nombre de personnes attendues, durée de l activité). L activité doit se dérouler dans les locaux prévus à cet effet lors de la location. Les visiteurs ne sont pas autorisés à circuler dans l hôpital sauf dans les couloirs menant vers les aires de stationnement, vers la cafétéria et vers le casse-croûte. L utilisation des locaux doit correspondre à un usage «normal». La location ou l utilisation ne peut être cédé à un tiers sans l autorisation expresse du Centre d enseignement Dr Frédéric-Grunberg Toute modification à l aménagement des lieux doit être préalablement autorisée par le personnel du Centre d enseignement Dr Frédéric-Grunberg. Les lieux utilisés doivent être remis dans le même état qu au début de l événement. La vente et le service de boissons alcoolisées doivent être préalablement autorisés par le Centre d enseignement Dr Frédéric-Grunberg avant d être soumis à la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec (RACJ) et être conformes au règlement édictés par la RACJ ( ). RÈGLES RELATIVES À LA SÉCURITÉ ET À L AMÉNAGEMENT DES LIEUX Respecter la capacité de la salle en fonction de l aménagement et du mobilier sur les lieux. En tout temps, maintenir les accès aux sorties de secours ainsi que les passages libres de toute obstruction. Ne pas obstruer la signalisation d issue «sortie», ni le matériel de combat d incendie, ni les stations manuelles pour faciliter les manoeuvres liées à la sécurité. Les décorations doivent être ignifuges. L éclairage d appoint doit être de type électrique Direction de l enseignement, décembre

4 Ne pas utiliser d éclairage ou d articles décoratifs avec bougie ou à flamme Les ampoules et les projecteurs doivent être éloignés d au moins 600 mm ou 2 pieds de toute matière combustible. Toute installation électrique d appoint doit préalablement être autorisée par le personnel du Centre d enseignement Les câbles non aériens doivent être obligatoirement installés par le personnel de l Hôpital Louis-H. Lafontaine et être recouverts par des protecteurs dans les aires de circulation afin de prévenir les chutes et éviter de les endommager. L accès aux installations et équipements électriques, incluant les commutateurs et les fusibles est strictement interdite. Aucun cuisson, sauf au micro-ondes, n est permise sur les lieux et à l intérieur des salles (ni réchaud, ni système de fondue ) L entreposage ou l utilisation de bonbonnes de gaz propane est strictement prohibé. En cas de problème, le responsable désigné par le locateur doit communiquer avec le personnel du Centre d enseignement ou en dehors des heures régulières avec le service de sécurité. BUFFET, BOÎTES À LUNCH ET SERVICE DE TRAITEUR EXTÉRIEURS Le locateur est responsable d informer le personnel du Centre d enseignement de toute entente prise avec des traiteurs. Le locateur est responsable de contacter le personnel du Centre d enseignement Dr Frédéric-Grunberg afin de préciser ses besoins (nombre et disposition des tables nécessaires au service, besoin en nappes) Le locateur est responsable de fournir au traiteur extérieur les détails nécessaires à la livraison du buffet ou des boîtes à lunch (heure de livraison, heure de cueillette pour la récupération, no. de porte, localisation de l ascenseur, plan du site ) Le locateur a la responsabilité d accueillir, de diriger et de superviseur les fournisseurs avec lesquels il a pris une entente et ce, conformément au présent règlement. Direction de l enseignement, décembre

5 Durant les heures régulières (8h à 16h) et sur demande expresse du locateur, le personnel du Centre d enseignement, sous réserve de sa disponibilité, peut accueillir et orienter les fournisseurs extérieurs. Le personnel du Centre d enseignement n assume pas la responsabilité de monter les tables (placer sur les tables prévues à cet effet les couverts, plats ou boîtes à lunch livrés par le traiteur, centres de table, etc.) et d effectuer le service. L organisateur doit prévoir la main d œuvre pour assurer la mise en place des tables, la disposition des plats ainsi que le service. Le locateur est responsable de tout bris, dommages ou problèmes causés par un fournisseur extérieur avec qui il a conclu une entente. Le locateur est responsable de veiller à ce que le fournisseur laisse les lieux tels qu il était lors de son arrivée. AUTRES FOURNISSEURS EXTÉRIEURS Le locateur est responsable d informer le personnel du Centre d enseignement de toute entente prise avec des fournisseurs extérieurs et la nature des services qu il a contractés avec ceux-ci (DJ, décoration, animation ) Le locateur est responsable d informer le personnel du Centre d enseignement Dr Frédéric-Grunberg de la nature des installations, des modifications ou des aménagements prévus par le fournisseur et de préciser ses besoins. Le responsable de l événement est responsable de fournir au fournisseur extérieur les détails nécessaires à la livraison des services (heure de livraison, heure de cueillette pour la récupération, no. de porte, localisation de l ascenseur, plan du site ) Le locateur est responsable d informer le fournisseur du présent règlement et voir à l application et au respect de celui-ci par le fournisseur. Le locateur est responsable de tout bris, dommages ou problèmes causés par un fournisseur extérieur avec qui il a conclu une entente. Le locateur est responsable de voir à ce que le fournisseur laisse les lieux tels qu il était lors de son arrivée. AUTRES RESPONSABILITÉS DU LOCATEUR Signaler au service de sécurité (poste 2221) toute situation anormale Après l événement et avant de quitter, inspecter le site pour s assurer de l état et de la sécurité des lieux. Direction de l enseignement, décembre

6 En cas de déclenchement d une alarme incendie : Ordonner à tous les occupants de se diriger immédiatement vers l issue de secours Informer les occupants du lieu de rassemblement extérieur Contrôler les personnes du groupe prises de panique Assister les personnes handicapées et désigner un accompagnateur qui les dirigera vers le lieu de rassemblement extérieur Aviser la sécurité que l évacuation du groupe est complétée. J ai lu et j accepte les conditions des règles relatives à la location, à l utilisation et à la sécurité des espaces. Signature Date Direction de l enseignement, décembre