Politique de remboursement des dépenses de fonction

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1 Adoption : 12 avril 2008 Les deux dernières révisions : Le 21 septembre 2013 Le 14 septembre 2014 Politique de remboursement des dépenses de fonction PRÉAMBULE La mission de la Fédération des comités de parents du Québec est de défendre et de promouvoir les droits et les intérêts des parents des élèves des écoles publiques primaires et secondaires de façon à assurer la qualité de l éducation offerte aux enfants du Québec. Étant donné son caractère d organisme sans but lucratif et bénéficiant d une subvention du ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport (MELS), la Fédération tient à encadrer la gestion du remboursement de toute dépense. La Fédération convient également de l apport essentiel des parents bénévoles engagés dans ses activités; elle vise donc par cette Politique à assurer qu ils ne défraient pas de sommes afin d assumer leurs fonctions ou leurs mandats (cout zéro). Les taux de remboursement tiennent compte aussi de la capacité de payer de la Fédération. 1 OBJECTIFS 1.1 Établir les principes liés au remboursement des dépenses de fonction. 1.2 Déterminer les règles et modalités liées au remboursement des dépenses de fonction. 2 DÉFINITIONS 2.1 Comité exécutif : désigne le Comité exécutif de la Fédération (FCPQ). 2.2 Conseil général : désigne le Conseil général de la Fédération. 2.3 Dépenses de fonction : désigne, d une part, les frais de déplacement, c'est-àdire les frais de transport, d'hébergement et de repas, ainsi que différents frais connexes comme, par exemple, des frais d'inscription à un congrès ou à un colloque et, d autre part, les frais de représentation, qui sont généralement des frais de repas, assumés à l égard d une personne externe à la Fédération. 2.4 Déplacements : le trajet aller-retour pour participer à une activité ou accomplir une tâche. 2.5 Fédération : désigne la Fédération des comités de parents du Québec. 2.6 Personne : désigne un parent dont le comité de parents est membre de la Fédération, un membre du personnel de la Fédération, ainsi que toute personne visée par une Politique ou une décision de la Fédération. 2.7 Port d attache : pour les employés, désigne le siège social de la Fédération; pour les autres, le domicile. FCPQ, Politique de remboursement des dépenses de fonction en vigueur 1

2 2.8 Représentation : affectation ou délégation autorisée d une personne à une activité ou rencontre, au nom de la Fédération. 3 PRINCIPES 3.1 La Fédération vise à s assurer d un coût zéro pour la participation de ses membres bénévoles à ses activités. 3.2 La Politique s applique à toute personne désireuse d obtenir un remboursement de dépenses à l intérieur de ses fonctions en lien avec la Fédération. Dans le cas des employés, le tout doit également respecter les clauses de la convention collective en vigueur. 3.3 Le remboursement des dépenses de fonction se fait aux conditions suivantes : elles ont été autorisées, sont pertinentes, raisonnables et ont effectivement été encourues, sauf les exceptions contenues à la présente Politique. 3.4 La présidence autorise les représentations et le remboursement des dépenses de fonction des membres du Comité exécutif, du Conseil général et des autres bénévoles, le cas échéant. 3.5 La présidence autorise les dépenses de fonction de la direction générale. 3.6 La direction générale autorise les représentations et le remboursement des dépenses de fonction des employés. 3.7 Toute dépense non prévue ou excédant le cadre de la présente Politique doit faire l'objet d'une autorisation spécifique préalable afin d être remboursée. 3.8 Toute dépense additionnelle occasionnée par la présence d'une personne non visée par la présente Politique n est pas assumée par la Fédération. 3.9 Le réclamant est responsable de s assurer que ses dépenses et sa réclamation sont conformes à la présente Politique Toute réclamation doit être effectuée sur les formulaires et à l intérieur des délais prévus par la présente Politique Toute somme versée conformément à la présente Politique est assujettie aux règles fiscales applicables Les frais d une activité autrement payés par un comité de parents ou la commission scolaire ne peuvent faire l objet d une réclamation à la FCPQ Les taux en vigueur à l article 8 de la présente politique varient selon l entente MELS FCPQ au 1 er juillet de chaque année. 4 MODALITÉS 4.1 Toute réclamation est effectuée en remplissant le formulaire de «Réclamation des dépenses de fonction». 4.2 Le formulaire, une fois rempli, doit être acheminé à la présidence ou à la direction générale pour approbation. 4.3 Le formulaire dument approuvé est transmis au service de la comptabilité pour vérification et paiement. FCPQ, Politique de remboursement des dépenses de fonction en vigueur 2

3 4.4 Le formulaire est transmis au service de la comptabilité dans les 20 jours qui suivent l activité. 4.5 Les pièces justificatives originales et complètes doivent être jointes au formulaire, le cas échéant. 4.6 Aucun remboursement de dépenses de fonction ne peut être effectué par une petite caisse. 4.7 Une avance de remboursement, représentant au maximum 80 % des couts estimés des dépenses de fonction, peut être obtenue à la suite d une autorisation préalable. 4.8 Tous les taux reliés à l application de la présente Politique sont adoptés annuellement par le Comité exécutif. 5 BARÈME POUR LES DÉPENSES DE FONCTION 5.1 Transport Les remboursements de frais de déplacement s effectuent selon le taux en vigueur En principe, la Fédération favorise l utilisation du transport en commun et le covoiturage lors de déplacements. Dans ce dernier cas, on doit fournir le(s) nom(s) du (es) passager(s) Lors de l usage de la voiture personnelle, les taux prévus comprennent tous les frais inhérents, notamment l essence, l entretien ainsi que l usure du véhicule Lors de l utilisation d une voiture louée, les frais de location, d essence et d assurance sont remboursés jusqu à concurrence du taux prévu à l article Les réservations pour les déplacements en train, en classe économique, sont effectuées par la Fédération ou la personne concernée, suite à une entente préalable. Si la réservation est effectuée par la Fédération, les coordonnées sont transmises à la personne concernée Les réservations pour les déplacements en avion, en classe régulière, sont effectuées par la Fédération, et les coordonnées sont transmises à la personne concernée, sauf en cas d entente préalable Tout déplacement en transport en commun est remboursable selon les taux en vigueur (sans reçu) Les frais de stationnement sont remboursés sur présentation de reçus. Dans le cas de l utilisation d un parcomètre, le réclamant doit indiquer le taux et la durée de stationnement Les frais de péage autoroutier sont remboursés au taux en vigueur Le cout de contraventions au Code de la route ou aux règlements municipaux n est pas remboursé Le cout de remorquage, de transport subsidiaire ou de réparation à la suite d un incident routier n est pas remboursé Les frais pour des surplus de bagages lors d un déplacement ne sont pas couverts, sauf en cas d entente préalable. FCPQ, Politique de remboursement des dépenses de fonction en vigueur 3

4 5.2 Frais d hébergement La Fédération s occupe des réservations individuelles ou des petits groupes, et elle transmet l information pertinente à la personne visée, sauf en cas d entente préalable La Fédération s occupe de réserver des blocs de chambres pour des grands groupes et transmet l information pertinente aux personnes visées par l activité. Dans ce cas, ce sont les personnes qui sont responsables de leurs réservations Si une personne demande un type d hébergement supérieur à celui agréé et négocié par la Fédération, elle doit assumer l excédent de la dépense Les frais d hébergement dans un établissement commercial sont remboursés selon les taux préférentiels négociés par la Fédération Toute dépense personnelle (bar, communications, films, autres services de l établissement) n est pas remboursée L hébergement à l extérieur d un établissement commercial est remboursé selon le taux en vigueur Il n y aucun remboursement de frais d hébergement lors de déplacement de moins de 300 km Nonobstant l article 5.2.6, si l activité nécessitant un déplacement se déroule sur plus d une journée, des frais d hébergement seront acceptés pour les nuitées se situant entre la première et la dernière journée des activités, si le déplacement est supérieur à 160 km. 5.3 Frais de repas Les frais de repas comprennent les taxes et le pourboire, selon les taux en vigueur Tous frais pour des boissons alcoolisées ne sont pas remboursables Les montants sont cumulables à l intérieur d une même journée lorsque plus d un remboursement de repas peut être demandé pour cette journée, selon les taux en vigueur Il n y aucun remboursement de frais de repas pour un trajet, soit à l aller, soit au retour, de moins de 175 km. 5.4 Frais de garderie Les frais de garderie sont remboursables pour les enfants âgés de moins de 12 ans ou pour les enfants handicapés de moins de 21 ans. Ils le sont également, pour des enfants âgés de moins 14 ans, si un coucher est nécessaire Les pièces justificatives originales doivent comprendre les informations suivantes : date, nom, prénom et coordonnées du gardien, âge des enfants et le montant versé Il n y aucun remboursement de frais pour les gardiens qui sont détenteurs de l autorité parentale ou pour les conjoints de fait. FCPQ, Politique de remboursement des dépenses de fonction en vigueur 4

5 5.5 Compensation financière pour fonctions Chacun des membres du Conseil général et du Forum de PEHDAA reçoit un dédommagement pour des dépenses personnelles inhérentes à sa fonction, telles que papeterie, frais téléphoniques, etc. Cette somme est de 12.75$, payable après chaque participation à une rencontre du Conseil général ou du Forum de PEHDAA Chacun des membres du Comité exécutif reçoit une compensation financière annuelle de $ La personne qui assume la fonction de présidence reçoit une compensation financière annuelle supplémentaire de $. 6 DIVERS 6.1 Le Comité exécutif adopte la présente Politique. 6.2 Le Comité exécutif est responsable annuellement d actualiser les taux indiqués dans la présente Politique. 6.3 La présente Politique remplace toute politique antérieure et entre en vigueur lors de son adoption. 6.4 La direction générale est responsable de la mise en œuvre de cette Politique. 6.5 La direction générale veille à soumettre les éventuelles propositions de modification au Comité exécutif. 7 MESURES TRANSITOIRES 7.1 Nonobstant l article 6.3, la présente Politique entre en vigueur le 15 septembre LISTE DES TAUX EN VIGUEUR 8.1 Frais de déplacement Voiture personnelle Pour les 100 premiers kilomètres : 0,42 $/km; Pour les kilomètres suivants de 101 à 250 : 0,32 $/km; Et pour l excédent : 0,27 $/km Covoiturage : ajout de 0,10 $/km par personne transportée Le montant minimal est de 5,20 $ par déplacement Location de voiture : maximum de l équivalent de l utilisation du véhicule personnel, incluant le covoiturage, le cas échéant. 8.2 Frais d hébergement Hébergement ailleurs que dans un établissement commercial : 10,40 $ par jour. FCPQ, Politique de remboursement des dépenses de fonction en vigueur 5

6 8.3 Frais de repas Déjeuner : maximum de 11,50 $, incluant taxes et pourboire Diner : maximum de 15,60 $, incluant taxes et pourboire Souper : maximum de 23,00 $, incluant taxes et pourboire Maximum de 50,00 $ par jour, cumulable à l intérieur d une même journée, le cas échéant. 8.4 Frais de garderie Un montant de 5,20 $/h jusqu à un maximum de 52,00 $ par jour. FCPQ, Politique de remboursement des dépenses de fonction en vigueur 6

7 ANNEXE AIDE-MÉMOIRE DE LA POLITIQUE DE REMBOURSEMENT DES DÉPENSES DE FONCTION Dépenses Possibilité Documents ou informations Transport 1. Véhicule personnel Pour les 100 premiers kilomètres : 0,42 $/km Pour les kilomètres suivants de 101 à 250 : 0,21 $/km Et pour l excédent : 0,27 $/km Covoiturage : ajout de 0,10 $/km par personne Le montant minimal est de 5,20 $ par déplacement 2. Véhicule loué Facture de la compagnie de location (facture/contrat) Preuve que des assurances ont été contractées (facture/contrat) Facture pour l essence Jusqu à un maximum de l équivalent personnel (incluant le covoiturage) en km 3. Autobus interurbain Facture de la compagnie démontrant le parcours 4. Taxi Reçu de la compagnie 5. Train Facture de la compagnie précisant la destination 6. Avion Facture de la compagnie et cartes d embarquement (si la personne a effectué elle-même ses réservations suite à une entente préalable) 7. Autobus urbain/métro On utilise les données de la Société de transport 8. Stationnement Reçu de l entreprise 9. Parcomètre Prendre en note la durée et le taux 10. Péage On utilise les données connues Hébergement Hôtel/motel/auberge Facture de l établissement commercial tarif FCPQ Ami/parent Déclaration du réclamant Repas Nourriture et pourboire Facture de l établissement (prix du repas et taxes) et 15 % du total (pourboire) Alcool N est jamais remboursé Garderie Personne Reçu : date, nom, coordonnées du gardien, âge des enfants et montant versé Inscription activité Entreprise Congrès/colloque/ symposium Facture de l entreprise Facture de l entreprise Note : Aucun reçu de carte de crédit ou de relevé bancaire ne sera accepté. FCPQ, Politique de remboursement des dépenses de fonction en vigueur 7

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