PASSEPORT INNOVATION Guide de présentation des demandes Janvier 2015

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1 PASSEPORT Guide de présentation des demandes Janvier 2015

2 Le présent document a été produit par le ministère de l Économie, de l Innovation et des Exportations Coordination et rédaction Direction du soutien aux organisations Révision linguistique Sous la responsabilité de la Direction des communications Pour tout renseignement, s adresser à : Direction du soutien aux organisations Ministère de l Économie, de l Innovation et des Exportations 1150 B, Grande Allée Ouest, RC Québec (Québec) G1S 4Y9 Téléphone : , poste 3876 Télécopieur : Gouvernement du Québec Ministère de l Économie, de l Innovation et des Exportations, 2015 Dépôt légal Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2015.

3 PASSEPORT TABLE DES MATIÈRES AIDE-MÉMOIRE 4 INTRODUCTION 5 OBJECTIFS 5 CLIENTÈLE ADMISSIBLE 5 PROJETS ADMISSIBLES 5 DÉPENSES ADMISSIBLES 6 FINANCEMENT 7 Modalités de versement de l aide financière... 7 PRÉSENTATION DE LA DEMANDE 8 Procédure... 8 Cheminement de la demande... 8 Formulaire de demande d aide financière... 8 ÉVALUATION DES DEMANDES 9 RAPPORT FINAL 10 DROIT DE GESTION 10 ANNEXE I : NIVEAUX DE MATURITÉ TECHNOLOGIQUE (NMT) 11 ANNEXE II : OFFRE DE SERVICE 12 ANNEXE III : PRÉCISIONS SUR CERTAINES DÉPENSES ADMISSIBLES RELATIVES AUX FRAIS DE DÉPLACEMENT 13 ANNEXE IV : DEMANDE D AIDE FINANCIÈRE 15 ANNEXE V : RAPPORT FINANCIER 19 ANNEXE VI : FICHE D APPRÉCIATION 20 iii

4 PASSEPORT AIDE-MÉMOIRE Nous vous prions de bien lire les instructions ci-dessous. Veuillez noter que les demandes incomplètes seront jugées inadmissibles et retournées aux demandeurs. Ces demandes pourront être déposées une nouvelle fois ultérieurement, lorsque complétées. 1. Assurez-vous de faire une lecture complète du Guide de présentation des demandes. 2. Remplissez et signez le formulaire Passeport innovation : demande d aide financière. 3. Transmettez la demande à la Direction du soutien aux organisations sous forme électronique à l adresse L original signé de la demande doit également être transmis par courrier à l adresse suivante : Passeport innovation Direction du soutien aux organisations Ministère de l Économie, de l Innovation et des Exportations 1150 B, Grande Allée Ouest, RC Québec (Québec) G1S 4Y9 Liste des documents à fournir Formulaire de demande d aide financière signé Offre de service du membre du Réseau recherche innovation Québec (RRIQ) iv

5 INTRODUCTION Le gouvernement du Québec considère l innovation comme un vecteur clé du développement économique et social. En effet, celle-ci permet aux différentes sociétés de maintenir la compétitivité de leur économie. Pour toute organisation, l innovation peut représenter des coûts initiaux importants. Conséquemment, plusieurs hésitent à mettre en place des pratiques qui la favorisent. La mesure Passeport innovation permet non seulement de répondre à des besoins non comblés au sein de la chaîne d innovation, mais elle facilite aussi l accès à un ensemble de services utiles à l avancement d un projet de recherche appliquée, d essai, d expérimentation, etc., nécessitant le soutien d un organisme spécialisé. Ces services sont donnés par des organismes membres du RRIQ. OBJECTIFS Passeport innovation offre un appui financier afin : d appuyer les PME 1, les coopératives 2 et les organismes à but non lucratif (OBNL) de développement social aux différentes étapes d un projet et de les aider à renforcer leur capacité en matière d innovation; de favoriser le recours aux organismes membres du RRIQ dans les projets d innovation. CLIENTÈLE ADMISSIBLE Sont admissibles à la mesure les organismes membres du RRIQ qui effectuent de la recherche et du développement, c est-à-dire les centres collégiaux de transfert de technologie (CCTT), les collèges, les universités, les centres et les instituts de recherche universitaires et les centres de recherche appliquée. PROJETS ADMISSIBLES Sont admissibles les projets d innovation technologique, organisationnelle et sociale présentant un niveau de maturité technologique (NMT) situé entre 1 et 6 (voir l annexe 1) et nécessitant le recours à l expertise d un organisme qualifié du RRIQ. Ces projets doivent répondre à la définition suivante de la recherche et du développement expérimental : «La recherche et le développement expérimental (R-D) englobent les travaux de création entrepris de façon systématique en vue d accroître la somme des connaissances, y compris la connaissance de l homme, de la culture et de la société, ainsi que l utilisation de cette somme de connaissances pour de nouvelles applications. 1 Une PME est une entreprise de moins de 250 employés légalement constituée au Québec. 2 Les coopératives légalement constituées au Québec de moins de 250 employés. 5

6 Le terme R-D recouvre trois activités : la recherche fondamentale, la recherche appliquée et le développement expérimental. La recherche fondamentale consiste en des travaux expérimentaux ou théoriques entrepris principalement en vue d acquérir de nouvelles connaissances sur les fondements des phénomènes et des faits observables, sans envisager une application ou une utilisation particulière. La recherche appliquée consiste également en des travaux originaux entrepris en vue d acquérir des connaissances nouvelles. Cependant, elle est surtout dirigée vers un but ou un objectif pratique déterminé. Le développement expérimental consiste en des travaux systématiques fondés sur des connaissances existantes obtenues par la recherche et/ou l expérience pratique, en vue de lancer la fabrication de nouveaux matériaux, produits ou dispositifs, d établir de nouveaux procédés, systèmes et services ou d améliorer considérablement ceux qui existent déjà. La R-D comprend à la fois la R-D formelle des unités de R-D et la R-D informelle ou occasionnelle d autres unités 3.» La durée maximale d un projet est d un an. Tous les secteurs d activité sont acceptables. Afin d être admissible à la mesure Passeport innovation, le demandeur doit joindre à sa demande une offre de service (voir l annexe 2), signée par les deux parties, qui démontre le niveau de maturité technologique (NMT) du projet. DÉPENSES ADMISSIBLES Les dépenses rattachées à des services offerts pour la réalisation d un projet sont admissibles, pourvu qu elles soient raisonnables, nécessaires et directement imputables à celui-ci. Elles doivent en outre être réalisées au Québec. Seuls les coûts directs des projets, engagés après le dépôt de la demande, sont admissibles : Salaires, traitements et avantages sociaux (maximum de 150 $/h); Bourses à des étudiants; Matériel, produits consommables et fournitures (maximum 10 % du coût total du projet); Achat et location d équipements (maximum 10 % du coût total du projet); Frais de gestion et d exploitation de propriété intellectuelle; Honoraires professionnels (sous-traitance) (maximum 150 $/h et maximum 6 % du coût total du projet); Frais de déplacement au Québec (voir l annexe 3); Frais de gestion pour le montage du projet (maximum 5 % du coût total du projet). 3 OCDE, Manuel de Frascati 2002 : méthode type proposée pour les enquêtes sur la recherche et le développement expérimental, Paris, Éditions OCDE, 2013, p

7 FINANCEMENT Pour chacun des projets, l aide accordée au demandeur prend la forme d une contribution non remboursable. Dans tous les cas, la contribution de Passeport innovation ne pourra excéder la valeur de l offre de service du membre du RRIQ. Dans le cas des projets classés selon un niveau de maturité technologique (NMT) se situant entre 1 et 3 inclusivement, l aide accordée peut atteindre 75 % des dépenses admissibles du projet, sans toutefois dépasser $. La contrepartie est une participation financière en espèces minimale de 25 % de la PME, de la coopérative ou de l OBNL de développement social. Dans le cas des projets classés selon un niveau de maturité technologique (NMT) se situant entre 4 et 6 inclusivement, l aide accordée peut atteindre 50 % des dépenses admissibles du projet, sans toutefois dépasser $. La contrepartie est une participation financière minimale de 50 % de la PME, de la coopérative ou de l OBNL de développement social, dont la moitié doit être en espèces. Les aides combinées des ordres de gouvernement municipal, provincial et fédéral, de même que la contribution de partenaires disposant de fonds d intervention dont le financement provient de ces ordres de gouvernement, ne peuvent excéder 80 % des dépenses totales du projet. MODALITÉS DE VERSEMENT DE L AIDE FINANCIÈRE La subvention accordée par le ministère de l Économie, de l Innovation et des Exportations est versée au demandeur. Chaque demande fait l objet d un protocole d entente conclu entre le Ministère et le demandeur qui prévoit les conditions régissant le versement de l aide financière. La subvention doit être utilisée pour couvrir les dépenses admissibles et elle doit être administrée conformément aux règles énoncées dans le présent guide. Le demandeur est responsable de la gestion de la subvention et de l application des règles. Un premier versement de 50 % de l aide financière accordée est effectué à la suite de la signature du protocole d entente. Le second et dernier versement est fait à la réception du rapport final du projet et de la documentation afférente. Toute dérogation au protocole doit faire l objet d une demande expresse adressée à la personne responsable de la mesure Passeport innovation au Ministère, sans quoi une récupération partielle ou totale de la subvention allouée peut être effectuée par ce dernier. 7

8 PRÉSENTATION DE LA DEMANDE PROCÉDURE Afin de faciliter l accès à la mesure Passeport innovation, les demandes sont déposées et analysées en continu. Toute demande doit être rédigée en français 4 et acheminée sous forme électronique à l adresse et par courrier à l adresse suivante : Passeport innovation Direction du soutien aux organisations Ministère de l Économie, de l Innovation et des Exportations 1150 B, Grande Allée Ouest, RC Québec (Québec) G1S 4Y9 Veuillez noter que les demandes incomplètes seront jugées inadmissibles et retournées aux demandeurs. Ces demandes pourront être déposées une nouvelle fois ultérieurement, lorsque complétées. CHEMINEMENT DE LA DEMANDE À la suite de la réception d une demande, celle-ci est soumise consécutivement à : un examen initial par la Direction du soutien aux organisations pour s assurer que la demande est complète et qu elle satisfait aux exigences administratives de la mesure (admissibilité, documentation obligatoire, pourcentages à respecter, etc.); une évaluation par un comité formé par le Ministère. Un délai de traitement des demandes de huit semaines est visé. FORMULAIRE DE DEMANDE D AIDE FINANCIÈRE Le formulaire de demande d aide financière doit être dûment rempli et signé (voir annexe 4). Il doit compter un maximum de 4 pages (excluant l offre de service). Pour chacun des projets, la demande doit présenter de façon claire et succincte les renseignements suivants : a. Une brève description du projet (section 2 du formulaire) Décrire le projet de manière concise en démontrant son caractère innovant tout en faisant référence au niveau de maturité technologique (NMT) visé. 4 En vertu de la Charte de la langue française ainsi que de la Politique gouvernementale relative à l emploi et à la qualité de la langue française dans l Administration, «l Administration requiert des personnes morales et des entreprises que les documents qui font partie d un dossier établi en vue de l obtention d une subvention [ ] soient rédigés en français». 8

9 b. La raison d être du projet (section 2 du formulaire) Décrire à quel besoin ou à quelle problématique répond le projet. Pour ce faire, décrire le contexte et la nature du ou des problèmes à résoudre. c. Les objectifs (section 2 du formulaire) Décrire quels sont les objectifs poursuivis par le projet. d. Les retombées (section 2 du formulaire) Décrire les bénéfices économiques, environnementaux, sociaux et organisationnels que procurera le projet à la PME, à la coopérative ou à l OBNL de développement social. e. Le coût et le financement du projet pour la PME, la coopérative ou l OBNL de développement social (section 4 du formulaire) Présenter le montage financier complet du projet. f. Les documents à joindre en annexe à la demande Joindre à la demande l offre de service du membre du RRIQ signée par les deux parties concernées. ÉVALUATION DES DEMANDES Les demandes sont analysées par un comité relevant du Ministère, en fonction des critères suivants : La pertinence du projet : o o o Clarté et démonstration du besoin; Adéquation de l offre de service avec le besoin manifesté par la PME, la coopérative ou l OBNL de développement social; Adéquation de l expertise du membre du RRIQ avec le projet. La qualité du projet : o Originalité de la solution; o Réalisme du plan de travail et du budget; o Qualité de la méthodologie; o Engagement de la PME, de la coopérative ou de l OBNL de développement social. 9

10 Les retombées attendues : o o o Augmentation du chiffre d affaires et du nombre d emplois prévus par la PME, la coopérative ou l OBNL de développement social; Potentiel de rayonnement; Participation d étudiants ou de stagiaires au projet. Le Ministère se réserve le droit de privilégier les nouveaux demandeurs dans le choix des projets. RAPPORT FINAL Un rapport final succinct (maximum huit pages) est demandé au plus tard deux mois après la conclusion du projet. Ce rapport comprend : le titre du projet; la description détaillée des services rendus; le rapport financier du projet (gabarit du rapport présenté à l annexe 5); les pièces justificatives démontrant la contribution financière de la PME, de la coopérative ou de l OBNL de développement social, soit : o o la facture du membre du RRIQ; la preuve de paiement de la PME, de la coopérative ou de l OBNL de développement social; la fiche d appréciation de la PME, de la coopérative ou de l OBNL de développement social qui démontre les retombées du projet (annexe 6). DROIT DE GESTION La Direction du soutien aux organisations se réserve le droit : de retirer, en tout ou en partie, l allocation versée si le demandeur subventionné fait défaut aux obligations qui lui sont faites dans le protocole d entente ou a utilisé à d autres fins l argent versé; de refuser d évaluer une demande si celle-ci n est pas conforme aux conditions de la mesure Passeport innovation; de réclamer toute pièce justificative supplémentaire liée à la demande. 10

11 PASSEPORT ANNEXE I : NIVEAUX DE MATURITÉ TECHNOLOGIQUE (NMT) Basés sur le système TRL (Technology Readiness Level) de la NASA Niveau de maturité technologique (NMT) NMT 1 Principes de base observés et signalés NMT 2 Formulation du concept technologique ou de l application Jalon atteint pour l élément Le niveau le plus bas de maturité technologique. La recherche scientifique commence à être convertie en recherche et développement (R-D) appliquée. Exemples : études papier des propriétés fondamentales de la technologie. Début de l invention. Une fois les principes de base observés, il s agit d inventer les applications pratiques. Les applications sont hypothétiques et il se peut que des hypothèses ne s appuient sur aucune preuve ni aucune analyse détaillée. Seuls exemples : études analytiques. NMT 3 Critique analytique et expérimentale ou validation pertinente du concept NMT 4 Validation du composant ou de la maquette en laboratoire NMT 5 Validation du composant ou de la maquette dans un environnement pertinent La R-D active est lancée. Cela comprend des études analytiques et en laboratoire visant à valider physiquement les prédictions analytiques des divers éléments de la technologie. Exemples : composants qui ne sont encore ni intégrés ni représentatifs. Les composants technologiques de base sont intégrés pour valider le bon fonctionnement commun. Il s agit là d une «fidélité relativement basse» par rapport au système éventuel. Exemple : intégration d un matériel spécial en laboratoire. Le caractère représentatif de la technologie de la maquette augmente significativement. Les composants technologiques de base sont intégrés à des éléments raisonnablement réalistes à l appui et peuvent donc être testés en environnement simulé. Exemple : intégration très représentative des composants en laboratoire. NMT 6 Démonstration d un modèle ou d un prototype du système ou du sous-système dans un environnement pertinent NMT 7 Démonstration du prototype de système dans un environnement opérationnel NMT 8 Système réel achevé et qualifié au moyen d essais et de démonstrations Le modèle ou prototype représentatif du système, nettement supérieur à celui du NMT 5, fait l objet d essais en milieu pertinent. Stade de développement marquant dans le développement éprouvé d une technologie. Exemples : essais d un prototype dans un milieu très représentatif en laboratoire ou en milieu opérationnel simulé. Le prototype s approche d un système opérationnel ou est rendu à ce niveau. Représente un progrès significatif par rapport au NMT 6, ce qui exige la démonstration d un prototype du système réel dans un milieu opérationnel (par ex. dans un aéronef, dans un véhicule ou dans l espace). Il est prouvé que la technologie fonctionne dans sa forme finale et dans les conditions prévues. Dans presque tous les cas, ce NMT représente la fin du développement comme tel d un système. Exemples : essais et évaluations du développement du système prévu afin de déterminer s il répond aux spécifications de conception. NMT 9 Système réel éprouvé lors d opérations réussies en cours de mission Application réelle de la technologie sous sa forme finale et dans les conditions d une mission, semblables à celles qui ont été enregistrées lors d essais et d évaluations opérationnels. Exemple : utilisation du système dans des conditions opérationnelles d une mission. Source : Industrie Canada, «Annexe Niveau de Maturité Technologique», Programme de démonstration de technologies (PDT) Guide de programme, [En ligne], mis à jour le 26 mai [http://www.ic.gc.ca/eic/site/itooti.nsf/fra/h_00837.html] (Consulté le 25 novembre 2014). 11

12 PASSEPORT ANNEXE II : OFFRE DE SERVICE Offre de service des organismes de recherche membres du RRIQ admissibles à la mesure Les offres de service des organismes de recherche membres du RRIQ admissibles à la mesure Passeport innovation doivent comporter au minimum les éléments suivants : 1. DÉFINITION DU MANDAT Précisez votre offre de service en fonction du problème à corriger, de la situation à améliorer ou des objectifs poursuivis par la PME, la coopérative ou l OBNL de développement social. Déterminez les résultats attendus et décrivez les biens livrables au cours et à la fin du projet. 2. MÉTHODOLOGIE Précisez la méthodologie proposée et les techniques de travail qui seront utilisées en fonction des étapes et des activités du plan de mise en œuvre. Selon la nature du projet, spécifiez : les travaux qui seront réalisés; les incertitudes à résoudre; les différents livrables. 3. PLAN DE MISE EN ŒUVRE Veuillez présenter le plan de mise en œuvre des principales étapes et activités qui seront réalisées dans le cadre du présent projet en fonction des ressources humaines affectées au projet. Une présentation graphique, par exemple à l aide d un diagramme de Gantt, est fortement suggérée. 4. RÉPARTITION DES COÛTS Détaillez votre budget selon les catégories suivantes : les ressources humaines, l équipement et le matériel affectés au projet et les autres dépenses nécessaires à la réalisation du projet en vous inspirant de la section 4 du formulaire de l annexe PRÉCISIONS Précisez, dans votre offre, les modalités de facturation, les modes de paiement, la durée de validité de l offre, les conditions de confidentialité et les modalités de gestion de la propriété intellectuelle. De plus, l entente devra préciser, s il y a lieu, les contributions humaines, matérielles et financières de la PME, de la coopérative ou de l OBNL de développement social au projet. 12

13 PASSEPORT ANNEXE III : PRÉCISIONS SUR CERTAINES DÉPENSES ADMISSIBLES RELATIVES AUX FRAIS DE DÉPLACEMENT Déplacements : Auto louée; Train ou autobus; Auto personnelle : frais de kilométrage. Kilométrage admissible selon les tarifs gouvernementaux suivants : Tarif maximal applicable 1 re tranche : de 1 à km 0,430 $/km 2 e tranche : plus de km 0,375 $/km Hébergement : Indemnités versées pour l hébergement dans un établissement hôtelier selon les tarifs gouvernementaux suivants : Ville Tarif maximal applicable Basse saison 1 Haute saison 2 Territoire de la ville de Montréal 126 $ 138 $ Territoire de la ville de Québec 106 $ Villes de Laval, Gatineau, Longueuil, Lac-Beauport et Lac-Delage 102 $ 110 $ Établissements situés ailleurs au Québec 83 $ 87 $ Tout autre établissement 79 $ 1 Du 1 er novembre au 31 mai. 2 Du 1 er juin au 31 octobre. 13

14 PASSEPORT Repas* Indemnités versées pour les repas selon les tarifs gouvernementaux suivants : Tarif maximal applicable Frais de restaurant Déjeuner 10,40 $ Dîner 14,30 $ Souper 21,55 $ Total 46,25 $ Repas apportés Déjeuner 5,25 $ Dîner 8,10 $ Souper ou repas de nuit 8,10 $ Total 21,45 $ *Ces repas devront toutefois être rattachés à un déplacement justifié. 14

15 PASSEPORT ANNEXE IV : DEMANDE D AIDE FINANCIÈRE 15

16 16 PASSEPORT

17 17 PASSEPORT

18 18 PASSEPORT

19 PASSEPORT ANNEXE V : RAPPORT FINANCIER 19

20 PASSEPORT ANNEXE VI : FICHE D APPRÉCIATION 20

21 21 PASSEPORT

22

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