LE VOTE ÉLECTRONIQUE DANS LES SOCIÉTÉS COMMERCIALES : VERS UNE INTERNATIONALISATION DU RÔLE DES ORGANES DE DÉCISIONS

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1 LE VOTE ÉLECTRONIQUE DANS LES SOCIÉTÉS COMMERCIALES : VERS UNE INTERNATIONALISATION DU RÔLE DES ORGANES DE DÉCISIONS (réflexions à partir des Lois NRE et signature électronique) ELECTRONIC VOTING IN COMMERCIAL COMPANIES: TOWARD AN INTERNATIONALIZATION OF THE DECISION BODIES ROLE (Analysis Based on the NRE and Electronic Signature Laws) Thierry ABALLÉA* et Serge COHEN-SALMON* La consécration de l écrit et de la signature électronique dans la loi française 1 a révolutionné l approche classique du droit de la preuve 2. L organisation des entreprises est depuis longtemps imprégnée de nouvelles technologies. Il paraît donc intéressant d apprécier le cadre juridique dans lequel les sociétés commerciales sont amenées à s appuyer sur ces mêmes outils pour les délibérations des organes de décisions ; la Loi sur les nouvelles régulations économiques 3 («Loi NRE») et le Décret du 3 mai en ayant dorénavant consacré le principe. Parmi les nombreux objectifs de la Loi NRE, était envisagée notamment la modernisation du droit des sociétés dans le but d améliorer les règles de gouvernement d entreprise. L évolution considérable des moyens de communication et de télécommunications permet des modalités variées de prises de décision à distance et, en ce sens, il est logique que le législateur ait souhaité que les entreprises en bénéficient. Ces nouvelles techniques autorisent, en effet, la possibilité de débattre et voter des résolutions sans la présence physique des participants. En filigrane, cette évolution s inscrit également dans la prise en compte d une réalité écono- The recognition in French law of electronic writing and signature has revolutionised the classical approach of the law relating to proof. The organisation of companies has for a long time been influenced by new information technology. From an interesting perspective, it is therefore worthwhile to see just how in a legal context companies may use these technologies in the course of deliberations by decision making bodies; considering the Law relating to new economic regulations NRE and the Decree of May 3, 2002 (the Decree ) have established the principle. Among the numerous objectives of the NRE Law, was the development of the company law with a view to improving corporate governance. The significant development of the methods of communication and telecommunication allows for ways of taking a decision by distance and, in this sense, it is rather logical that the legislator intended for companies to benefit. These new technologies allow, indeed, for the possibility of debating and voting for resolutions without there being a need to be physically present. Such a development also takes into account an international economic reality with fostering the participa- * Avocats à la Cour. RDAI/ IBLJ, N 3,

2 LE VOTE ÉLECTRONIQUE DANS LES SOCIÉTÉS COMMERCIALES : VERS UNE INTERNATIONALISATION tion of foreign shareholders to shareholders meetings of French companies. This would help companies to develop a better international influence in accordance with the OECD position regarding the corporate governance rules. In the first part of this article we will firstly note the reasons and objectives of the legislator for this new regulation and the practical means of implementing them. In the second part we will look at the difficulties of their application in light of the limitations fixed by the legislator and the inadequacy of these specific provisions in terms of the application of general law. Then, the way neiboughring countries chose to apply the same measures is worth analysing in order to determine the level of legal security reached through technical solutions which, contrarily to legal solutions, may be easily used in other jurisdictions. mique internationale : intégrer la participation des actionnaires étrangers plus naturellement aux assemblées de sociétés françaises afin d augmenter, pour les plus importantes d entre elles, leur rayonnement international, et cela conformément aux orientations prônées par l OCDE concernant le gouvernement d entreprise5. Nous observerons d abord les motivations et les objectifs du législateur ainsi que les modalités pratiques de mise en œuvre de ces nouvelles dispositions. Nous aborderons, dans une seconde partie, les difficultés d application eu égard aux limites fixées par le législateur et à l inadéquation de ces dispositions spécifiques au regard de l application du droit commun 6. Enfin, les options choisies par des pays voisins pour les mêmes mesures paraissent devoir être regardées de près pour savoir quel degré de sécurité juridique est atteint au travers de solutions technologiques qui, au contraire des solutions juridiques, sont facilement transposables. I. THE ADVANTAGES OF THE NEW LAWS: A POSITIVE CRITICAL VIEW OF THE NEW LEGAL FRAMEWORK 1. The Context Let us begin with a brief reminder of how the NRE Law came about. It started off as a bill filed in March 2002, declared as being urgent, to be passed on May 15, 2001 and published in the Official Journal on May 16, 2001 (the French Constitutional Council not being requested to verify constitutional nature of some of the provisions of this law). The aim of this new Law is to improve transparency in the management of companies, by increasing the employees level of involvement among their representatives (i.e. provisions relating to the employee management committee (comité d entreprise), provisions relating to employee savings schemes ), by balancing, in a certain way, the powers and relations between the management and their shareholders (i.e. provisions relating to lowering thresholds allowing shareholders to bring an action, information to be included in the management report concerning managers list of other offices of tenure, remuneration received ), by decriminalising certain unlawful actions and replacing them with injunctions and a fine for delay in non performance (without doubt more effective and efficient than the initial criminal penalty) and finally by applying the modern tools of I. LE BÉNÉFICE DES NOUVEAUX TEXTES : CRITIQUE POSITIVE DU NOUVEAU CADRE LÉGAL 1. Le contexte Il n est pas inutile de rappeler la genèse de la Loi NRE. Elle est née d un projet de loi déposé en mars 2000, déclaré d urgence, pour être adoptée le 15 mai 2001 et publiée au Journal officiel le 16 mai 2001 (le Conseil Constitutionnel n a pas été saisi pour connaître du caractère anti-constitutionnel ou non de certains articles de cette Loi). Cette Loi s inscrit dans la recherche d une perspective de plus grande transparence dans la gestion des sociétés, en y intégrant davantage les salariés au travers de leurs représentants (cf. les dispositions relatives au comité d entreprise, le dispositions relatives à l épargne salariale, ), en y équilibrant d une certaine manière la répartition des pouvoirs et les relations entre les dirigeants et leurs actionnaires (cf. les dispositions relatives à l abaissement des seuils permettant aux actionnaires le déclenchement de telle ou telle action, les informations à insérer dans le rapport de gestion concernant les dirigeants liste des mandats exercés, rémunérations perçues ), en y dépénalisant certaines infractions pour les remplacer par des injonctions judiciaires assorties d une astreinte (sans doute plus efficiente et efficace que la sanction pénale initiale) et, enfin, en 286

3 DU RÔLE DES ORGANES DE DÉCISIONS (réflexions à partir des lois NRE et signature électronique) y appliquant les outils modernes de communication à la gestion de la vie juridique, dont les principes d application ont été fixés par le Décret du 3 mai Il est peut-être encore un peu prématuré pour se prononcer sur les résultats de cette réforme que l on espère préliminaire à une refonte plus organisée et structurée du droit des sociétés. Mais la prise en compte par le législateur de la volonté de rendre transparent «le déroulement des opérations financières tant vis-à-vis du marché que des salariés» 7 est un acquis certain. L introduction du concept de gouvernement d entreprise, dont les contours propres à la pratique française des affaires restent à préciser, est un premier pas vers une amélioration, vers une nouvelle gestion des entreprises et cela quelle que soit leur taille. Toujours en référence à la notion d urgence qui a motivé la Loi NRE, le décret d application est intervenu plus d un an après sa promulgation. De la même manière que la Loi NRE dont nombres d auteurs ont souligné son caractère fourretout, le Décret comprend beaucoup de dispositions diverses, dont l objet est la «mise à jour» du Décret n du 23 mars 1967 sur les sociétés commerciales et tente d apporter les indispensables et nécessaires précisions afin de rendre opérationnelles et effectives les mesures prises par la loi : nous nous attarderons particulièrement à celles concernant la tenue des conseils d administration et des assemblées à travers les nouvelles technologies. communications to management of the company, the principles of application of which have been determined by the Decree. It might still be a little too early to judge on the results of this reform, which we hope is the beginning to a more organised and structured overhaul of the companies law. But with the legislator taking into account the will to render transparent the execution of financial operations so much vis-à-vis the market as for employees is a definite achievement. The introduction of the corporate governance concept, the outline as to how it applies in the French way of doing business remains to be specified, is the first step toward an improvement, of managing companies whatever be the size of the corporation. Still dealing with the notion of urgency which formed the impetus of the NRE Law, the Decree of application was passed more than a year after the new NRE Law was published. As with the NRE Law in which numerous authors have highlighted its carryall nature, the Decree comprises many diverse provisions, the object of which is the updating of the commercial companies Decree n of March 23, 1967 and tries to fill in the gaps so as to render the measures taken by the law operational and efficient: we will particularly deal with those concerning the holding of the board meetings and shareholder meetings with the use of the new technologies. 2. Les apports pratiques des nouveaux textes Le recours aux moyens modernes de télécommunications est consacré dans les textes sous les articles L et L «II» du Code de commerce, et cela sous réserve d adaptation expresse du pacte social à cette fin. Il aura donc fallu plus d une année pour que les sociétés qui avaient modifié leurs statuts en conséquence, puissent tenir leurs premiers conseils d administration par visioconférence. D un point de vue strictement terminologique, les mots «vote électronique» ne sont pas employés par le législateur dans la Loi NRE ni dans le Décret, traduisant une certaine frilosité du législateur quant à sa volonté de réforme. Il aura préféré des mots aux contours plus flous : site exclusivement consacré à cette fin (article D 119 du Décret), visioconférence (article D 145-2), moyens électroniques de télécommunication (article D 119) ou simplement télécommunication électronique. Bien plus, les termes visioconférence et 2. The Practical Benefits of the New Law Permitted use of modern methods of telecommunication is enshrined in Articles L and L II of the French commercial Code, subject to the express approval of the articles of association. Companies which had modified their articles of association had to wait for more than a year before they could hold their first board meeting by video-conference. From a strictly terminological point of view, the words electronic vote are not used by the legislator in the NRE Law nor in the Decree, illustrating a sense of ruthlessness on the part of the legislator as to its willingness for reform. It preferred the words with an ambiguous nature: site exclusively dedicated to this end (Article 119 of the Decree), video-conference (Article of the Decree), electronic methods of telecommunication (Article 119 of the Decree) or simply electronic telecommunication. Further still, the terms video-conference and electronic methods 287

4 LE VOTE ÉLECTRONIQUE DANS LES SOCIÉTÉS COMMERCIALES : VERS UNE INTERNATIONALISATION of telecommunication (Article L II of the French commercial Code) are used alternatively for holding shareholder meetings. Let us hope that this difference will not be used in the future as ground for creating hostility between shareholders, unless these two terms can be considered as stemming from distinct legal and technological situations. As far as board meetings are concerned, only the use of video-conferencing is allowed. It is highly probable that the use of video-conferencing in board meetings, if considered to be a real advantage will still have a limited effect. Indeed, some decisions (Article L al. 3) which the parliamentary debates consider to be particularly important cannot only be taken by video-conferencing. The decisions concerned are as follows: nomination, removal of the chairman and the determination of his remuneration; the determination of remuneration and removal of the chief executive; the nomination, removals of the chief executives and the determination of their remuneration; the drawing up of annual accounts and the management report; the drawing up of consolidated accounts and report on the management of the group if it is not otherwise included in the annual report. As for the holding of shareholders meetings, the changes are even greater. Not only is electronic distance voting treated as equal to voting by correspondence, but the laws deal with shareholders allowed to attend meetings by video-conference or by methods of telecommunications, allowing them to vote at meetings by electronic means in accordance with the conditions contained in Article 119 [of the Decree] ; Article 119 of the Decree represents the pillar of the overall text. From this pillar shows the principles of the workings of these new texts. The adaptation and introduction of the workings of the texts have been achieved by touching up and adding key words in the following articles; below are cited just some of them: Article 125 of the Decree has been modified as follows ( ) this notice to attend can equally be transmitted by an electronic method of telecommunication ( ); moyens électroniques de télécommunication (article L «II» du Code de commerce) sont employés alternativement pour la tenue des assemblées. Espérons que cette différence ne soit pas utilisée dans l avenir comme une brèche pour le déclenchement d hostilités entre actionnaires, sauf à considérer que ces deux termes revêtent des situations juridiques ou technologiques distinctes. Pour la tenue du conseil, seul le recours à la visioconférence est visé, à l exclusion de tout autre moyen de communication. S agissant du conseil d administration, il y a fort à parier que l introduction de la visioconférence, si elle présente un acquis considérable, restera d un intérêt limité. En effet, certaines décisions (article L al. 3) que les travaux préparatoires considèrent comme «particulière[ment] importantes» ne sauraient être prises au cours d une réunion tenue par visioconférence. Il s agit des décisions relatives à : la nomination, la révocation du président et à la fixation de sa rémunération, la révocation du directeur général et la fixation de sa rémunération 8, la nomination, la révocation des directeurs généraux et la fixation de leur rémunération, l établissement des comptes annuels et du rapport de gestion, l établissement des comptes consolidés et du rapport sur la gestion du groupe s il n est pas inclus dans le rapport annuel. Pour la tenue des assemblées 9, la révolution est plus grande encore. Non seulement le vote à distance est assimilé au vote par correspondance, dont il devient une modalité mais aussi les textes consacrent-ils la participation des actionnaires aux assemblées par visioconférence ou par moyens de télécommunications, en leur permettant de «voter en séance par voie électronique dans les conditions de l article 119 [du Décret du 23 mars 1967]» ; l article D 119 représentant le pilier du dispositif. De ce pilier découlent tous les principes de fonctionnement. L adaptation et l introduction des principes de fonctionnement ont été réalisés par retouche et ajout de mots «clés» dans les articles concernés, nous en citerons quelques-uns : l article D 125 a été modifié comme suit : ( ) cette convocation peut également être transmise par un moyen électronique de télécommunication ( ) ; 288

5 DU RÔLE DES ORGANES DE DÉCISIONS (réflexions à partir des lois NRE et signature électronique) l article D 126 a été modifié comme suit : ( ) soit de l envoi des lettres, soit de la transmission de la convocation par télécommunication électronique ( ) ; l article D 128 a été modifié comme suit : ( ) est adressé au siège social par lettre recommandée avec demande d avis de réception ou par télécommunication électronique ( ). Aucune définition 10 n a accompagné ces mots «clés», le texte du Décret renvoyant en boucle tous les articles d application à l article fondateur : l article D 119. Ainsi, sur la base du nouveau texte, toutes les formalités liées à la tenue d une assemblée, depuis sa convocation jusqu à l expression formelle des actionnaires à travers leur vote, peuvent se réaliser de façon totalement dématérialisée, sans pour autant avoir l assurance de le faire dans la plus grande sécurité juridique (notamment s agissant de la preuve en matière électronique), avec pour conséquence les risques de nullités et de dysfonctionnement que pourraient induire la tenue d assemblée virtuelle. L ANSA 11 précise qu elle ne saurait recommander le vote électronique à distance et en séance en raison des précautions techniques qu il conviendrait de mettre en œuvre : les solutions du droit positif seraient-elles insuffisantes au regard des perspectives ouvertes par le Décret du 3 mai 2002? Article 126 of the Decree has been modified as follows ( ) either by dispatch by mail, either by transmission of the notice to attend by electronic communication ( );, Article 128 of the Decree has been modified as follows ( ) is addressed to the head office by registered letter with acknowledgement for receipt or by electronic telecommunication ( ). These key words were not defined, and the text of the Decree keeps referring to the founding article: Article 119. Thus, on the basis of the new law, any formalities required to hold a shareholders meeting, from the convening up to the formal expression of shareholders views via their vote, can be carried out in a totally virtual manner, without it being certain that they are carried out in the strictest legal security, with some meetings running the risk of being declared invalid and with serious disorder. The ANSA specifies that it would not recommend the use of electronic voting in meetings due to the necessary technical precautions needed to be put into place: Would the solutions of applicable law be inadequate with regard to the perspectives offered by the Decree of May 3, 2002? II. LES LIMITES AUX BÉNÉFICES THÉORIQUES : CRITIQUE NÉGATIVE DU CADRE LÉGAL 1. Les difficultés d interprétation On constate à la lecture des textes que la portée de certaines expressions reste confuse, et cela d autant plus que ces dernières renvoient à des concepts technologiques variés et variables. Il en est ainsi des notions de sites dédiés et de moyens de télécommunications. Le site dédié devrait être une adresse http spécifique que l actionnaire internaute inscrira dans la barre d outil de son logiciel de navigation. Mais ces termes, dont on comprend implicitement qu ils visent à limiter l accès aux seuls actionnaires de la société concernée, sont moins parlants lorsqu il s agit de la mise en place effective dudit site. De nombreuses questions restent en suspens. Qu en est-il de l hébergement physique du site? Doit-il être géré par la société concernée ou par un tiers hébergeur? En cas de problème technique qui interdirait l accès aux actionnaires pendant un temps déterminé, la société pourrait-elle être incriminée pour avoir II. LIMITS TO THE THEORETICAL BENEFITS: NEGATIVE CRITICISM OF THE LEGAL FRAMEWORK 1. Difficulties of Interpretation One notices by reading the texts that the scope of certain expressions remains ambiguous, especially so with the recent texts referring to several and continuously evolving variable technological concepts. The same is also true with notions of dedicated web sites and methods of telecommunication. The dedicated site should be a specific http address that the internet using shareholder will type in the tool bar of his browsing software. Yet these terms, which we implicitly understand aim to limit access to only shareholders of the relevant company, are less convincing when it is a question of setting up the said web site. Several questions remain unanswered. What about the physical hosting of the site? Must it be managed by the company itself or by a third party host? In case of technical problems, that would prohibit access to the shareholders for a certain time, could the company be incriminated for having hosted 289

6 LE VOTE ÉLECTRONIQUE DANS LES SOCIÉTÉS COMMERCIALES : VERS UNE INTERNATIONALISATION the dedicated site on the same server as its official site, broadcasting live the debates of the meetings, by reason of hacking this server? We have seen above how often the word telecommunication(s) appears in the texts. The French Telecommunications and Postal Code gives the following definition: any broadcast, transmission, or reception of signs, signals, written documents, images, sounds or information of any nature by wire, optic, wireless or any other electromagnetic systems. Except for meetings held in person, written documents in situ and correspondence in writing, other methods of communicating including the fax should be considered as being methods of telecommunication. Each article of the Decree which refers to this term covers the overall range of methods of communication other than those we have just cited. The electronic signature to which it is referred for the electronic distance voting form poses key problems by reason of the same problems of interpretation and application. In addition to the constraints posed by the Decree, more are with reference to provisions which are even more difficult to apply. Direct reference to electronic writing instead of electronic signature could have left the choice to those interested (shareholders or company managers) to set up technological solutions found to be satisfactory in their view with regard to proof for organising the electronic distance shareholders or directors meetings. One will also be surprised with the gap between using the new technologies for stock market exchanges and their application in the internal company debates to improve the rules of corporate governance. We will recall appropriately that certain risks mentioned for their use in the second case have probably already been set aside for the stock market exchanges. The capacity of the shareholder, his identification, volume of shares he holds, number of votes attached to each share, are as many questions which do not raise as many difficulties in the case of stock market exchanges. The Potentially negative consequences of the implementation of the new texts. We have seen, legally speaking, nothing prevents a commercial company from organising an electronic distance vote of shareholders during the course of a shareholders meeting. The ANSA s reserve as to hébergé le site dédié sur le même serveur que son site officiel, retransmettant en direct les débats de l assemblée, en raison du piratage de ce serveur? Nous avons vu supra combien de fois le mot télécommunication(s) était inscrit dans les textes. Le code des postes et télécommunications 12 en donne la définition suivante : «toute transmission, émission, ou réception de signes, de signaux, d écrits, d images, de sons, ou de renseignements de toute nature par fil, optique, radioélectricité ou autres systèmes électromagnétiques». Excepté les réunions physiques, les écrits papier in situ et la correspondance par écrit papier, les autres moyens de communiquer dont la télécopie devraient donc être considérés comme des moyens de télécommunications. Chaque article du Décret qui renvoie à ce terme 13 vise l ensemble de la palette des moyens de communication autres que ceux que nous venons d évoquer. La signature électronique 14 à laquelle il est fait référence pour le formulaire électronique de vote à distance 15 pose des difficultés essentielles en raison des mêmes problèmes d interprétation et d application. Vient donc se surajouter aux contraintes posées par le Décret, la référence à des dispositions 16 encore plus difficiles à mettre en œuvre. La référence directe à l écrit électronique 17 plutôt qu à la signature électronique aurait pu laisser le choix aux intéressés (actionnaires ou dirigeants sociaux) d aménager l administration de la preuve à partir de solutions technologiques jugées satisfaisantes à leurs yeux pour l organisation à distance des assemblées ou des conseils. On s étonnera aussi du décalage entre l utilisation des nouvelles technologies pour les échanges boursiers et leur application pour le débat interne aux entreprises pour faire progresser les règles de gouvernance. Nous rappellerons opportunément que certains risques évoqués pour leur utilisation dans le deuxième cas ont déjà vraisemblablement été écartés pour les échanges en bourse. La qualité de l actionnaire, son identification, le nombre de titres qu il détient, le nombre de voix attaché à chaque action, sont autant de questions qui ne soulèvent quasiment plus de difficultés dans le cas des cessions ou acquisitions. Les conséquences potentiellement négatives d une mise en oeuvre des nouveaux textes On l a vu, rien n interdit, au plan juridique, à une société commerciale d organiser le vote à distance des actionnaires lors d une assemblée générale. La réserve de l ANSA 18 sur 290

7 DU RÔLE DES ORGANES DE DÉCISIONS (réflexions à partir des lois NRE et signature électronique) le vote électronique à distance en cours d assemblée au travers de ces nouvelles modalités incitera certainement les volontaires à la prudence. Cependant, l introduction par la Loi NRE et par le Décret de nouvelles dispositions relatives à la visioconférence, à l utilisation des moyens électroniques de télécommunication et du vote à distance comme modalité du vote par correspondance ou en séance, n a eu aucune incidence sur la teneur des dispositions relatives aux nullités de la tenue du conseil ou de l assemblée. S agissant des nullités propres aux assemblées et à titre d illustration, rien de nouveau ne semble devoir être soulevé dans la mesure où le vote à distance n est qu une application du vote par correspondance. Dans cet esprit les sanctions applicables seraient celles relatives au défaut de convocation et aux modalités de communication des documents. Un incident de séance présenté comme une défaillance technique a conduit à l autorisation donnée au conseil d administration de la société Vivendi Universal, par le Tribunal de commerce de Paris, le 2 mai 2002, de procéder à la convocation d une nouvelle assemblée. De cet événement très médiatisé, il faut souligner qu il s agissait d un vote in situ dont la sécurisation est bien plus simple que celle d un vote à distance. En outre, la majorité des sociétés cotées utilisent ce type de système qui n a pas, à notre connaissance, donné lieu à des incidents similaires jusqu ici. Le risque est sans doute proportionnel à la médiatisation de l assemblée, dont il faut tenir compte dans la détermination du niveau de sécurisation. the distance electronic voting during the course of the meetings via new methods will certainly lead volunteers to being prudent. However, the introduction by the NRE and the Decree of new provisions relative to video-conferencing, use of electronic methods of communications, electronic distance voting as a method of voting by correspondence or in attendance, had no effect on the provisions relating to the invalidity of meetings. Concerning the invalidity of meetings and by way of an example, nothing new seems to be raised as far as where the electronic distance voting is only an application of the voting by correspondence. With this in mind, the applicable sanctions would be those relative to the lack of notice and to the methods of communication of documents. A technical hitch during a meeting led the Paris Commercial Court, on May 2, 2002, to give the Vivendi Universal board of directors authorisation to proceed to convene a new shareholders meeting. From this highly publicised event, it must be emphasises that it was a question of a vote in situ, for which the security of voting is much easier than distance voting. Moreover, the majority of listed companies use this type of system which has not, to our knowledge, up to now given rise to similar incidents. The risk is without doubt proportional to the media coverage of the shareholders meeting, which must be taken into account in the determination of the level of security. 3. Tentative de réduction du risque Dès lors qu une société souhaite organiser un conseil ou une assemblée avec participation aux débats et vote à distance, quels sont les points d action qui permettront de limiter, voire d éliminer, les risques de défaillance technologique? Il conviendra d identifier la chaîne d information existante et de déterminer le degré d implication et le nouveau rôle des intermédiaires financiers par lesquels devraient transiter une partie des instructions des actionnaires. Dans le même sens, ils assureraient l identification des actionnaires et le nombre des actions qu ils détiennent. Dans une deuxième étape, la vérification de l ensemble des contrats des prestataires techniques qui seront impliqués 3. Attempt to Reduce the Risk When a company wishes to organise a board meeting or a shareholders meeting with debates and electronic distance voting, what are the plans of action which will permit the limitation even elimination of risks of technological failure? First it would be advisable to identify each link of the existing information chain and determine the degree of implication and the new role of these financial intermediaries, through whom should pass part of the shareholders instructions. In the same sense, they would assure the identification of the shareholders and the number of shares they hold. On a second level, we need to deal with checking the overall technical service contracts which will be implicated in this new procedure. This mainly 291

8 LE VOTE ÉLECTRONIQUE DANS LES SOCIÉTÉS COMMERCIALES : VERS UNE INTERNATIONALISATION concerns suppliers of software, integrators, equipment and/or internet site host companies, manufacturers as well as telecommunications operators. We will need to be sure that their obligations correspond to a new degree of expectation posed by the on-line organisation of a shareholders meeting or board meeting. Finally, information tools and the quality of internet access of interested shareholders or managers must also be looked at in the same way. Maximum security would consist of implementing chip cards on which would appear personal and confidential codes of the shareholder or the board meeting and the insertion in an external casing to a computer terminal will guarantee his identity prior to any distance communication with the company. dans cette nouvelle procédure s impose. Il s agit ici principalement des fournisseurs de solutions logicielles, des intégrateurs, des hébergeurs d équipements et/ou de sites Internet, des constructeurs ainsi que des opérateurs de télécommunications. Il conviendra de s assurer que leurs obligations correspondent à un nouveau degré d exigence posé par l organisation on-line d une assemblée générale ou d un conseil. Enfin, la vérification des outils informatiques et de la qualité de l accès Internet des actionnaires ou des dirigeants intéressés s impose de la même manière. La sécurisation optimale consistera en la mise en place de cartes à puce sur lesquelles figureront des codes personnels et confidentiels de l actionnaire et dont l insertion dans un boîtier externe à un terminal informatique garantira son identité avant toute communication à distance avec la société 19. III. COMPARATIVE LAW APPROACH III. APPROCHE DE DROIT COMPARÉ OECD works which result in the 1999 corporate governance rules report, aimed at putting on an emphasis on the new importance of the private sector into citizen s life and tried to set up rules, in accordance with the market economy, to provide citizens access to the economy mecanisms. Indeed, if the legislative power is of the essence with regard to the framework governing companies managerial structures, the application of those rules as well as the underlying liability belongs exclusively to the private sector. OECD principles are basis which allow governments to integrate in their respective legislation certain realities: economic world integration, the capital extraordinary mobility and the legitimous wish of investors to have their interests preserved. Taking into account these parameters requires rules integrating legislative and technological evolutions to ensure, in due time, broadcast of the information allowing the relevant actors to interact with such information. We will observe means chosen by England and Germany to integrate these new technologies in the corporate bodies decision making process in commercial companies. Les travaux de L OCDE qui ont donné lieu au rapport sur les règles du gouvernement d entreprise de 1999 visaient à traduire l importance nouvelle du secteur privé dans la vie du citoyen et à tenter d assortir, avec des règles compatibles avec l économie de marché, l accès pour chaque citoyen aux mécanismes de cette économie. En effet, si le pouvoir législatif joue un rôle fondamental dans la définition du cadre juridique qui régit les structures de direction des entreprises, l application des règles et la responsabilité qui en découle relèvent exclusivement du secteur privé. Les principes mis en avant par l OCDE constituent des éléments de réflexion et doivent permettre aux gouvernements d intégrer dans leur dispositif législatif la prise en compte d une certaine réalité : intégration du monde économique, extraordinaire mobilité des capitaux conjugués avec le désir légitime des investisseurs de voir leurs intérêts préservés. La prise en compte de ces différents paramètres passera notamment par des règles intégrant l évolution législative et technologique pour assurer en temps opportun la diffusion des informations en permettant aux différents acteurs de l entreprise une interaction sur ces informations. Nous observerons quelle approche a été choisie par l Angleterre et l Allemagne pour intégrer les nouvelles technologies dans le fonctionnement des organes de décision des sociétés commerciales. 292

9 DU RÔLE DES ORGANES DE DÉCISIONS (réflexions à partir des lois NRE et signature électronique) En Angleterre, les sociétés commerciales peuvent utiliser les messages électroniques pour communiquer avec leurs actionnaires 20 dans le cadre de l envoi de pouvoirs et d instructions de vote à la société. L ICSA 21 recommande que des instructions très claires soient données aux actionnaires quant à l adresse électronique auprès de laquelle ils doivent envoyer ces instructions, qu il leur soit notifié que la validité du pouvoir et des instructions est soumise à la réception du message à ladite adresse et que des mesures de vérifications complémentaires pourront être prises par téléphone. Chaque actionnaire devrait également recevoir un identifiant confidentiel pour remplir un pouvoir en ligne directement sur le site Internet de la société lorsque la requête est réalisée par téléphone. Outre Rhin, beaucoup de questions se posent quant à la possibilité d organiser des assemblées d actionnaires virtuelles avec vote et quant aux modalités techniques pour y parvenir. Le vote électronique à distance n est pas encore autorisé. L article 118 du Code des sociétés cotées («Aktiengesetz» ou «German Stock Corporation Code» ciaprès «AktG»), interdit de fait tout vote électronique à distance en imposant une présence physique de l actionnaire lors d une assemblée générale. En pratique, les associés qui souhaitent voter à distance lors d une assemblée générale mandatent une personne physique qui suit des instructions en direct via une connexion Internet. Le Code de Gouvernance des sociétés («Deutscher Corporate Governance Kodex» ou «Corporate Governance Code») préconise néanmoins que la loi organise les conditions d un vote électronique à distance si les statuts l autorisent. Outre l article 118 dont le texte devra être modifié, d autres difficultés font également obstacle au vote à distance lors des assemblées comme l obligation de valider certaines résolutions par un acte authentique. Relèvent de cette catégorie toutes les résolutions des sociétés cotées et celles pour lesquelles une majorité de plus de 75 % est requise dans les sociétés non cotées (article 130 alinea 1 AktG). Il s agit notamment des décisions d augmentation ou de réduction de capital, du changement de la raison sociale ou de l adresse du siège social. In England, companies are able to use s in order to communicate with their shareholders for sending proxies and voting instructions to the company. The ICSA recommands that very clear instructions shall be given to shareholders as to the electronic address to which they send the voting instructions, that the proxy and instructions are valid only if sent to this specific address and that the company may also verify the process by phone. Each shareholder should also receive a confidential identity number to fill a proxy on line on the company s web site when the request has been made by phone. In Germany, many questions arose with regard to the possibility to organize on line shareholders meetings with distance electronic votes as well as the technical methods to achieve the same. Distance electronic votes are not yet possible. Article 118 of the German Stock Corporation Code ( Aktiengesetz or AktG ), indirectly forbids any distance electronic vote in shareholders meetings by requesting a shareholder physical presence. In practice, shareholders that wish to use distance electronic vote shall mandate a person that is present at the meeting and can follow on line instructions. Nevertheless, the Corporate Governance Code ( Deutscher Corporate Governance Kodex ) recommands the Law to organise the conditions under which such distance electronic voting is possible when such solution is specified in the articles of association. Not only Article 118 shall be modified but other difficulties also prevent distance electronic vote during shareholders meetings. Among them is the obligation to notarize several types of decisions such as any decisions of public companies and decisions that need a minimum of 75 % majority in any company (Article 130 alinea 1 AktG). For the latter, raising or reducing the company s capital, modifying the company s object or the headquarter s address are concerned. CONCLUSION CONCLUSION L intérêt pour les sociétés de recourir à un débat ou un vote à distance des actionnaires lors des assemblées générales The interest for companies to resort to electronic distance debates or voting by shareholders during shareholder or board meetings shall be determined 293

10 LE VOTE ÉLECTRONIQUE DANS LES SOCIÉTÉS COMMERCIALES : VERS UNE INTERNATIONALISATION depending on the company s de facto circumstance. Companies whose activities is to supply new services or equipment with regard to new technologies and for which the costs of managing shareholders and board meetings are found to be too high should become the forerunners of these solutions. One could imagine that the overall decision making bodies (board metings and shareholder meetings) will be convened by video-conference and/or electronic methods of telecommunication. Indeed, nothing seems to prevent the company from doing so except for five cases exhaustively listed by the French Commercial Code concerning deliberations of the board meeting. This perspective is very probable considering the development, democratisation and the evolution of broadband services thanks to new networks (VDSL, cable, satellite, local wireless loop, UMTS) and security software. This will permit a simplified approach based on better understanding of these new technologies as well as the economics. After the texts on the electronic writing and signature, company law is being modernised in the same spirit. The involvement in debates, electronic distance voting by shareholders or board members now becomes legal reality. The outlines still deserve to be refined in order to take into account the inherent difficulties presented by these legal proposals. Nobody doubts that case law solutions, drawn from issues relating to electronic writing, will reassure lawyers in terms of legal security necessary in the application of new provisions for commercial companies. In this context, quality technological solutions have no borders. It is interesting to follow the way they are implemented in other countries in order to observe whether the technological security benefits to the legal security and furthermore whether such developments might benefit to the legal security of distance electronic voting in France. The success of these new provisions will be demonstrated when the new technologies will ensure to respect the rules particular to holding board and shareholder meetings, similarly as if participants were physically present. In any event, this will benefit to those people who cannot attend meetings and especially foreign shareholders or directors of commercial companies. ou des conseils pourra être déterminé à partir de circonstances de faits propres à chacune d entre elles. Les sociétés dont l activité est de fournir des services ou des équipements novateurs au regard des technologies existantes et dont les coûts de gestion des assemblées générales sont jugés trop importants devraient devenir précurseurs de ces solutions. On pourrait imaginer que l ensemble des organes de décision (conseil et assemblée) ne soient plus réunis qu au travers de la visioconférence et/ou les moyens électroniques de télécommunication. En effet, rien ne semble l interdire à l exception des cinq cas limitativement énumérés par le Code de Commerce concernant les délibérations du conseil. Cette perspective est d autant plus probable que, sur le plan technologique, la démocratisation et l évolution des services haut débit grâce aux nouveaux réseaux (VDSL, câble, satellite, boucle locale radio, UMTS) et les logiciels de sécurisation autoriseront une approche simplifiée tant sur le plan pédagogique qu économique de ces nouvelles solutions. Après les textes sur l écrit et la signature électroniques, le droit des sociétés se modernise dans le même esprit. La participation aux débats et le vote à distance des actionnaires et des administrateurs deviennent dorénavant une réalité juridique. Les contours méritent encore d être affinés afin de tenir compte des difficultés inhérentes à ces avancées juridiques. Nul doute que des solutions jurisprudentielles, tirées de l écrit électronique, permettront de rassurer les praticiens quant à la sécurité juridique nécessaire à l application des nouvelles dispositions pour les sociétés commerciales. Dans ce contexte, les solutions technologiques de qualité n ont pas de frontières et il est intéressant de suivre l évolution des projets dans les pays voisins pour observer si la sécurité de ce point de vue bénéficie à la sécurité juridique particulièrement nécessaire au vote électronique à distance. Le succès de ces nouvelles dispositions sera acquis lorsque les nouvelles technologies assureront le respect des règles propres à la tenue des conseils et des assemblées, au même titre que lorsque les participants sont physiquement présents. En tout état de cause, ce succès bénéficiera de facto aux personnes qui ne peuvent être présentes physiquement aux réunions et donc particulièrement aux associés et aux administrateurs étrangers des sociétés commerciales. 294

11 DU RÔLE DES ORGANES DE DÉCISIONS (réflexions à partir des lois NRE et signature électronique) Notes 1. Loi n du 13 mars 2000, Décret n du 30 mars 2001, Décret n du 18 avril Sur le plan essentiellement théorique à ce stade, les applications pratiques de ces dispositions semblent être peu nombreuses. 3. Loi n du 15 mai Décret n du 3 mai 2002, qui modifie les articles du Décret n du 23 mars 1967 sur les sociétés commerciales. Les références aux articles renvoient au Décret n du 23 mars 1967, tel que modifié par le Décret du 3 mai Ils sont présentés sous la forme article D xx. 5. Rapport OCDE, «Les principes de l OCDE relatifs au gouvernement d entreprise», avril Nous visons ici particulièrement les textes sur la signature électronique et notamment les articles modifiés du Code civil (articles 1316 et suivants). 7. Travaux parlementaires n Paradoxalement, la décision de nomination du directeur général ne fait pas partie des exclusions. 9. Sont expressément exclues du bénéfice de ces avancées juridiques et technologiques les assemblées de porteurs de certificats d investissement et de porteurs d obligations, sans que rien ne semble justifier une pareille exclusion. 10. Infra II. 11. Communication ANSA mai 2002 n 3104, annexe Article L Auquel est accolé le mot électronique, ce qui ne modifie en rien l analyse. 14. Article du Code civil. 15. Article du Décret n du 23 mars 1967 tel que modifié par le Décret? 16. Cf. note Articles 1316, et du Code civil. 18. ANSA, mai 2002, n Dès lors que les coûts d une telle solution ne sont pas prohibitifs. 20. Companies Act 1985 (Electronic Communications Order) 2000, section 372, Companies Act 1985 entré en vigueur le 22 décembre Institute of Chartered Secretaries and Administrators. 295