Coopération Transfrontalière dans le cadre de la Politique Européenne de Voisinage et de Partenariat ENPI-CBC. Préparation des Programmes D R A F T

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1 D R A F T Coopération Transfrontalière dans le cadre de la Politique Européenne de Voisinage et de Partenariat ENPI-CBC Préparation des Programmes Guide à la préparation des Programmes ENPI- CBC

2 INDEX 1 INTRODUCTION Objectif du guide Préparation des programmes CBC Délais CONTENU D UN PROGRAMME CBC ENPI Description, Objectifs et Priorités Résumé du programme Description et analyse des zones géographiques concernées par le programme Cohérence avec d autres programmes et avec les stratégies en cours Objectifs et activités du programme Impact Environmental Indicateurs Plan de financement indicatif Joint Structures and Designation of Competent Authorities Comité de Pilotage / Sélection L Autorité de Gestion Commune Secrétariat Technique Conjoint Programme Implementation Monitoring system Procédures financières Usage des langues Information, publication et visibilité...10 Annex 1: List of EU documents...11 Annex 2 : List of proposed eligible areas...12

3 1 INTRODUCTION 1.1 Objectif du guide A partir du début de l année 2007, la base légale Instrument Européen de Voisinage et de Partenariat (ENPI) remplacera les programmes géographiques et thématiques existants pour les pays partenaires listés au niveau du règlement ENPI. Une des caractéristiques particulière et innovante de cet instrument est sa composante concernant la cooperation transfrontalière (CBC). Cette composante permet de financer des programmes conjoints rapprochant des régions éligibles des Etats Membres de l Union Européenne et des régions élégibles au sein des Pays Partenaires qui possèdent une frontière maritime ou terrestre à l Est ou au Sud de l Europe. Etant donné que les programmes seront cofinancés par le Fonds européen de Développement (FEDER), l approche retenue pour la gestion de ceux-ci s inspire largement des principes régissant les Fonds Structurels comme la programmation multiannuelle, le partenariat et le co-financement. La composante CBC profite également de l expérience acquise lors de la mise en œuvre des Programmes de Voisinage durant la période transitoire Pour les programmes existants, l expérience acquise et les meilleures manières de procéder seront prises en compte lors de l éalaboration des nouveaux programmes. La Coopération Transfrontalière sera mise en oeuvre dans le cadre de programmes multi annuels couvrant la coopération entre régions frontalières terrestres ou maritimes ou entre plusieurs frontières qui poursuivent des objectifs communs et cohérents sur une base pluri annuelle. Etablir un programme de coopération transfrontalière suppose que les pays concernés obtiennent un accord sur une structure de gestion commune, sur les objectifs à poursuivre et sur les activités à financer. Dès la phase préparatoire du programme, il est important qu il obtienne le support mutuel et conjoint de tous les pays participants, c est-à-dire que ces pays participants, au travers de l Autorité de Gestion Commune (AGC), soumettent à l approbation de la Commission leurs propositions pour un programme conjoint. Le but de ce guide est d aider les pays participants à rédiger les programmes en symbiose avec la réglementation ENPI. Ce guide vient en complément des Règles de mise en oeuvre des programmes de Coopération Transfrontalière. Les informations demandées dans les divers chapitres de ce guide doivent être incluses dans le document du programme. 1.2 Préparation des programmes CBC Pour chaque programme il est recommandé d établir une Task Force commune qui sera en charge de la redaction du Programme Commun en collaboration avec l AGC. Plusieurs équipes de rédaction peuvent être définies au sein de cette Task Force. La Task Forces (et les équipes de rédaction, le cas échéant) est composée d un nombre équivalent de représentants des différents pays concernés. Chaque pays participant nomme un représentant mandaté comme membre de la Task Force (ou un représentant par équipe de redaction, le cas échéant). Ces représentants mandatés travaillent en consultation étroite avec l Autorité de Gestion Commune. Pendant la préparation du programme ils prendront en compte les idées et avis des autorités régionales et locales concernées. Ils rédigeront le Programme en conformité 3

4 avec les instructions comprises dans ce guide, les règles de mise en oeuvre et la réglementation ENPI. L Autorité de Gestion Commune et la Task Force du programme concerné peuvent decider de faire appel à de l expertise externe pour les aider à définir le contenu et à rédiger le programme. 1.3 Délais Une première version des programmes communs devrait être soumise à la Commission avant la fin Novembre Les premières étapes lors de l établissement du programme sont la désignation de l Autorité de Gestion Commune et la nomination des mandatés auprès de la Task Force commune et des comités de rédaction. Un modèle indicatif reprenant l étalement de l exercice dans le temps est donné ci-après. Table 1: Modèle indicatif de planning des opérations de la phase préparatoire des programmes Date Tasks Comments Avril - Mai 2006 Création de la Task Force commune et des equipes de rédaction Première reunion de la Task Force Préparation du plan de travail Juin - Août 2006 Rédaction du Programme ENPI CBC Premières réunions et discussions au sujet du programme avec la Commission Septembre 2006 Soumission d une première rédaction à la Commission Soumise par l Autorité de Gestion Commune au nom des pays participants Septembre - Octobre 2006 Evaluation ex-ante du programme soumis par les services de la Commission Novembre 2006 Rédaction de la version finale du programme Prise en compte des commentaries de la Commission Décembre 2006 Soumission de la version finale du programme à l approbation de la Commission Soumise par l Autorité de Gestion Commune au nom des pays participants et accompagné d une lettre d accord en provenance de chacun des pays. 2 CONTENU D UN PROGRAMME CBC ENPI Ce chapitre donne une description du contenu d un programme de coopération transfrontalière ENPI. Chaque section détaille le type et la quantité d information requise. Le document de programme doit être concis. Par la suite vous trouverez le nombre indicatif estimé de pages pour chacune des sections du programme. Il est bien entendu evident que la longueur de chaque section variera en function du nombre de pays participants par exemple, mais il est essentiel que le nombre total de pages pour le document de programme reste dans des limites les plus faibles possible. 4

5 2.1 Description, Objectifs et Priorités Résumé du programme (max. 3 pages) Cette section comprend un résumé compréhensif du contenu du programme Description et analyse des zones géographiques concernées par le programme (maximum 1 page par pays participant) Dans le cadre de l éligibilité géographique définie par la réglementation ENPI, chaque programme identifie et décrit les régions frontalières concernées, et le cas échéant les régions adjacentes éligibles. La description couvre le domaine de coopération dans son entièreté et non pas séparément par pays. Cette dernière approche est cependant concevable mais alors des conclusions pour l ensemble du domaine de coopération sont ajoutées. Le cas échéant, des cartes et des graphiques peuvent s ajouter sous forme d annexes. La description doit comprendre les sujets suivants : - Statistiques concernant la zone du programme (km², densité de population, démographie) - Structure économique (PNB/habitant, marché du travail, compétitivité et innovation, PMEs); - Infrastructure (transport, infrastructure publique, énergie, télécommunications); - Education, recherché et culture; - Environnement et nature (pollution, protection environnementale). La description et l analyse de la zone géographique doivent être conduits en portant une attention particulière aux objectifs choisis par le programme. Dans le cadre de l analyse de la zone du programme, les quatre objectifs listés ci-après doivent être pris en considération et la décision motivée de ne pas retenir l un ou l autre de ces objectifs doit découler de cette analyse Cohérence avec d autres programmes et avec les stratégies en cours (2 pages) Une description des activités ou programmes transfrontaliers éventuellement en cours ou précédents sera incluse au document du programme. Sur base de ces expériences et des leçons à en tirer qui complète la description et l analyse de la zone de coopération, la stratégie commune de développement transfrontalier est établie et les objectifs généraux du programme sont décrits. Les liens existants avec les stratégies et les objectifs d autres ou de précédents programmes (INTERREG, ENPI, Phare, ISPA, SAPARD, Tacis, Meda) sont spécifiquement indiqués Objectifs et activités du programme (10 pages) Un programme CBC ENPI peut intégrer quatre objectifs généraux desquels au moins deux doivent être traités par le programme. Le nombre des objectifs et des activités à prendre en compte par le programme doit rester réaliste et en rapport avec les ressources financières attribuées au programme. Cette section : - décrit les objectifs choisis dans le cadre de chacun des programmes; 5

6 - indique pour chacun des objectifs choisis le type et le secteur d activités envisagées dans le futur; - donne une description sommaire des activités déjà identifiées; et - détaille l utilisation qui sera effectuée de la composante Assistance Technique qui couvre la préparation, la gestion, la mise en oeuvre, le suivi, l audit et le contrôle du programme ainsi que les études et séminaires, les traductions, la mise à disposition d information, l évaluation et les mesures de visibilité. Les quatre objectifs associés à des exemples d activités sont les suivants : Objectif 1. Exemples: Objectif 2. Exemples: Objectif 3. Exemples: Développement économique et social Amélioration de la capacité administrative et réforme; développement local et régional; efforts de planification commune (e.a. planification des espaces0); développement rural et tourisme transfrontalier; renforcement de l identité régionale; PME et développement des affaires; commerce et promotion des investissements; développement du marché du travail transfrontalier; transport et coopération dans le domaine de l énergie. Challenges communs Protection de l Environnement ; défis relatifs à l environnement transfrontalier; gestion des déchets; gestion des ressources naturelles; protection de l héritage naturel; gestion préparatoire de l urgence; santé et développement social; prévention dans le domaine des maladies transmissibles; lutte contre le crime organisé, l émigration illégale, les traficants. Frontières opérationnelles et sécurisées Amélioration de la gestion des opérations frontalières et des procédures douanières; augmentation de la transparence et de l efficacité au niveau du commerce et du passage des frontières; suppression des obstacles administratifs ou institutionnels à la libre circulation des personnes; amélioration des infrastructures et de l équipement au contrôle des frontières. Objectif 4. Coopération «people to people» Exemples: Support à la société civile et aux communautés locales; support à la réforme administrative; bonne gouvernance locale; échanges éducatifs et culturels; coopération dans le secteur social; intégration sociale et culturelle des zones frontalières. Dans le cadre du document de programme, il est suffisant d indiquer une liste indicative des activités à entreprendre en regard des objectifs choisis. Le détail des activités sera fourni à un stade ultérieur. Cette description ne constitue pas une part intégrale du document de programme. Elle peut soit être présentée en même temps que le programme à titre d annexe, soit être incluse au niveau des rapports annuels. Les descriptions détaillées pour chaque activité couvrent les points suivants : 6

7 - Zones géographiques concernées; - Définition des groupes cibles et des bénéficiaires finaux concernés; - Coûts éligibles; - Description du co-financement; - Partenaires principaux; - Indicateurs correspondants Impact Environmental (1 page et étude à soumettre en annexe) Le cas échéant, les activités conduites dans le domaine de la protection environnementale font l objet d une étude stratégique d impact environnemental en conformité avec la Directive 2001/42 1. L objectif de l étude environnementale est de prendre en compte les considérations environnementales dans le cadre d un développement durable. Un rapport environnemental est préparé ; il identifieet évalue les effets probables sur l environnement des activités à entreprendre. Ce rapport est annexé au moment opportun au document de programme soumis à l approbation de la Commission Indicateurs (2 pages) Les indicateurs sont essentiels pour effectuer le suivi et l évaluation du programme. Les indicateurs doivent suivre la structure du programme et sa logique d intervention c est-àdire que des indicateurs sont établis par objectif et par activité. Il doit être souligné qu il n existe pas un ensemble d indicateurs standards à utiliser tel quel pour tous les programmes de coopération transfrontalière étant donné la vaste zone géographique couverte par le CBC ENPI. Les indicateurs les plus appropriés à chaque contexte particulier propre au programme doivent être utilisés comme par exemple : - Indicateurs de réalisations (output) (e.a. nombre de réseaux transnationaux créés, nombre de personnes étudiant la langue étrangère du pays du voisinage); - Indicateurs de résultats (e.a. amélioration des qualifications, augmentation des activités commerciales au travers de la frontière); - Indicateurs d impact (e.a. amélioration des flots de trafic à la frontière, augmentation de la prise de conscience de la problématique transfrontalière) Plan de financement indicatif (2 pages de texte et tableau en annexe) Un plan de financement indicatif en euro est établi en fonction des objectifs sélectionnés et comprend la partie administrative relative à l assistance technique. Il spécifie les montants estimés qui feront l objet des engagements annuels de la Commission pour toute la durée du programme. 1 Directive 2001/42/EC of the European Parliament and of the Council on the Assessment of the Effects of certain Plans and Programmes on the Environment of 27 June

8 En plus de ce tableau, le montant exact du cofinancement envisagé sur les ressources propres de chaque état participant est spécifié dans une annexe séparée. Le cofinancement sur ressources propres doit atteindre 10% du montant total de la contribution au programme par l Union Européenne. Les pays participants sont libres de déterminer la provenance, le montant et la distribution par projets du cofinancement. Le plan de financement doit être préparé en commun pour tous les pays participants. The financing plan is to be prepared jointly for all participating countries. Des plans de financement séparés (c est-à-dire éclatés par pays participant) ne sont pas acceptés. 2.2 Joint Structures and Designation of Competent Authorities (3-5 pages) The joint management of the programme through genuine cross-border mechanisms is a key condition for the acceptance of ENPI CBC programmes by the European Commission and should be described in detail in the programme document The Commission attaches great importance to the equal involvement of all participating countries in the implementation of the programmes. All countries involved in a programme should participate as full members in the various committees of the programme, with the same rights for non-member State representatives as for Member State representatives. In order to ensure an active participation, the travel and accommodation costs of the non- Member State representatives can be funded from the technical assistance allocation of the programme. Below is a short description of the various competent authorities and committees to be established under each programme. Please refer to the Implementing Rules for a detailed description of their responsibilities Comité de Pilotage / Sélection Le Comité de Pilotage comprend un seul représentant mandaté par chaque Etat participant pour prendre toutes les décisions relatives au programme dans le cadre des compétences du comité. En-dehors de ce représentant dûment mandaté, les Etats concernés par le programme peuvent décider, d un commun accord, d y adjoindre d autres participants, en particulier des représentants des autorités régionales et locales concernées par le programme, pourvu que chaque Etat dispose du même nombre de participants. La Commission possède le droit de participer, de sa propre initiative, aux réunions du Comité de Pilotage en tant qu observateur L Autorité de Gestion Commune L AGC est un organisme public responsable pour la gestion et la mise en œuvre du programme commun. A l intérieur de l AGC, les fonctions de gestion opérationnelle et les fonctions de gestion financière sont organisées de façon totalement indépendante. L AGC assure la présidence, la convocation et le secrétariat du Comité de Pilotage et des comités de sélection éventuels. 8

9 Sous le principe de continuité, une AGC déjà existante dans le cadre d un autre programme, ce AGC serait à nouveau désignée pour la gestion d un programme ENPI CBC. Etant bien entendu que la séparation des fonctions reprises à l article 6.1 est assurée, il n est pas nécessaire de modifier l organisation existante si la Commission se satisfait du dispositif en vigueur en particulier en ce qui concerne la séparation des autorités de gestion, de paiement, de certification et d audit. Dans le cas où les pays participants à un programme décident d établir l AGC dans un pays tiers partenaire, mutatis mutandis les mêmes principes s appliquent, étant bien entendu que l AGC désignée doit satisfaire aux critères définis par l article 164 du Règlement Financier, applicable au budget des Communautés européennes qui encadre la gestion décentralisée dans un état tiers bénéficiaire Secrétariat Technique Conjoint Chaque AGC se dote d un Secrétariat Technique Commun (STC), sur décision du Comité de Pilotage, qui l assiste dans la gestion quotidienne des opérations du programme. Ce STC peut éventuellement disposer d antennes légères dans tout ou partie des pays participants pour informer les bénéficiaires potentiels du programme dans le pays concerné des activités prévues et les assister dans la présentation de leurs projets. 2.3 Programme Implementation (2-3 pages) The programmes will then describe the programme implementation system. It is important to clearly distinguish between implementation at programme level and project level. A presentation in table format is recommended and, where appropriate, presentation by graphics or flow-charts can be used Monitoring system On programme level the monitoring system and will be described. The system will be based on the physical and financial indicators specified in the programme. The monitoring system is important in the framework of ensuring an appropriate audit trail for the programme. On project level the system (e.g. progress reports, including quantification of project indicators) should allow the Managing Authority to make payments to the project partners Procédures financières La gestion financière du programme sous la responsabilité de l AGC sera décrite cidessous, par example une description du service responsable au sein de l AGC des opérations financières du programme et l ouverture et gestion d un compte bancaire de/à double-signature en Euro, unique et spécifique au programme Usage des langues 9

10 Pour des raisons de facilité, il est recommandé que l AGC utilise une des langues véhiculaires communautaires utilisable par l ensemble des participants au sein des structures de gestion commune. Pourtant, les participants bénéficiaires de projets peuvent soumettre leur proposition et établir leurs rapports dans leur langue nationale à condition que cette langue soit spécifiquement mentionnée dans le programme et que les pays participants au programme prévoient de mettre en place les moyens d interprétation et de traduction nécessaires Information, publication et visibilité L AGC est responsable pour information et publication des activités carried out under le programme afin d assurer la participation la plus large possible des organismes publics et privés. To this end, une mention spécifique relative à l information et à la publicité sera incluse au document du programme setting out the aims and target groups and the strategy of the actions. For these activities an indicative budget shall be drawn up under the Technical Assistance allocation. The general public, and in particular potential participants/beneficiaries shall be adequately informed by the Joint Managing Authority and the Joint Technical Secretariat (and its antennas, if any) of the objectives of the programme, the prerequisites for obtaining CBC funds and the individual procedures to be followed. Active public relations should also be pursued in collaboration with any existing regional and project management bodies and with any co-financing national authorities. Dans ce cadre, le programme doit se conformer aux prescriptions reprises dans le manuel de visibilité de l UE applicable aux actions extérieures publié sur le site Internet EuropeAid dans sa partie rapports et publication (address: Un chapitre sur information/publication sera inclus dans les rapports annuels. 10

11 Annex 1: List of EU documents The following list which is not exhaustive provides references to documents which should be consulted during the preparation of joint programmes: - Proposal for a Regulation of the European Parliament and of the Council, No COM(2004) 628 final and 2004/0219 (COD) of laying down general provisions establishing a European Neighbourhood and Partnership Instrument (presented by the Commission) - Implementing Rules of the CBC Programmes Financed within the Framework of the Legal Basis ENPI - Working paper of the Commission Services; Towards a ENPI-CBC Commission implementing regulation: description of the main elements, February 6 th Strategy Paper - Directive 2001/42/EC of the European Parliament and of the Council on the Assessment of the Effects of certain Plans and Programmes on the Environment of 27 June Example of Neighbourhood Programme document 11

12 Annex 2 : List of proposed eligible areas 12

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