Règlement de collaboration provinciale

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1 Adopté le 10 février 2011 Adopted on February 10, 2011 Fédération des chambres immobilières du Québec

2 Table de matières Table of Contents Objectifs Objectives 1 Section I: Section II: Section III: Définitions Definitions 2 Procédure d inscription Listing procedure 4 Responsabilité Liability 7 Section IV : Réalisation ou annulation d une opération de courtage Completion or cancellation of a brokerage transaction 7 Section V : Section VI : Fin de l inscription End of listing 8 Effets sur l inscription de l expulsion ou de la suspension d un membre ou de l abandon de son certificat Effects on the listing of the expulsion or the suspension of a member or the withdrawal of its certificate 8 Section VII : Pénalités Operating charges and penalties 10 Section VIII : Rétribution Remuneration 10 Section IX : Infractions Infractions 11 Section X : Statistiques Statistics 11 Section XI : Publication et distribution des renseignements Publishing and distribution of information 12 Section XII : Droit de vendre par le propriétaire Owner s right to sell 12 Annexe A Les délais Annex A The delays 14 Annexe B Les trois points fondamentaux, l utilisation et l exécution des marques de commerce MLS Annexe B The three pillars, usage and enforcement of the MLS Trade Marks 16 Annexe C Politiques d application Annexe C Application Policies 18

3 OBJECTIFS La Fédération des chambres immobilières du Québec, par l entremise de Centris, fournit aux chambres immobilières les outils technologiques qui leur permettent d offrir un système de collaboration provincial ci-après nommé Centris de qualité auprès duquel leurs membres publient leurs inscriptions et consultent des biens immobiliers pour la réalisation d une opération de courtage. La Fédération des chambres immobilières du Québec promulgue le présent Règlement dans le but d harmoniser l utilisation du système Centris dans la pratique du courtage immobilier et d assurer à tous les membres un haut standard de qualité de l information dans toutes les régions du Québec. Le présent Règlement édicte les règles et conditions générales d utilisation du système Centris. Les chambres immobilières adoptent le présent Règlement dans son intégralité et il est mis en application par leur Service aux membres respectif. Le recours à des politiques administratives est favorisé pour encadrer les usages particuliers et déterminer les conditions d utilisations propres au Service aux membres de chaque chambre immobilière. L'utilisation du système Centris est exclusivement réservée aux membres des chambres immobilières. Les clients affiliés de la Fédération des chambres immobilières du Québec bénéficient d un accès restreint au système Centris, et ce, tel que défini par entente contractuelle entre les deux parties. Le système Centris est administré de façon à en simplifier l usage pour les membres et de manière à ce que les coûts d exploitation, de recherche et développement soient assumés par les membres. Dédié aux membres, le Service aux membres s'assure de son efficacité et du respect du Règlement général numéro 1 de la Fédération des chambres immobilières du Québec, des Règlements de l Association canadienne de l immeuble, de même que de la Loi sur le courtage immobilier et ses règlements, ainsi qu'aux autres lois et règlements applicables. OBJECTIVES The Québec Federation of Real Estate Boards, through Centris, provides real estate boards with technology tools that allow the boards to offer their members a quality provincial collaboration system, hereafter referred to as Centris, on which they publish real estate listings and consult properties in order to facilitate a brokerage transaction. The Québec Federation of Real Estate Boards enacts the present Bylaw in order to harmonize the use of the Centris system in the practice of real estate brokerage and provide all members with high-quality information in all regions of Québec. These Bylaws establish the general rules and terms for using the Centris system. The real estate boards adopt these Bylaws in their entirety and they are implemented by their respective Member Services Department. The use of administrative policies is recommended in order to accommodate the different real estate practices and determine the conditions of use specific to each real estate board s Member Services Department. Use of the Centris system is reserved exclusively for members of real estate boards. Affiliated clients of the Québec Federation of Real Estate Boards have limited access to the Centris system, as defined by contractual agreement between the two parties. The Centris system is administered in a way that ensures it is easy for members to use and it is in this manner that its operating and research & development costs are assumed by members. The Member Services Department ensures its effectiveness through its dedication to members and with compliance to the Québec Federation of Real Estate Boards Règlement général numéro 1, The Canadian Real Estate Association s Bylaws, the Real Estate Brokerage Act and other applicable laws and regulations. 1

4 SECTION I DÉFINITIONS Dans le présent Règlement, à moins que le contexte ne s y oppose, les expressions et mots suivants signifient : 1. BIEN INSCRIT : le bien immobilier inscrit auprès du système Centris offert aux fins de la réalisation d une opération de courtage. 2. CHAMBRE : chacune des chambres immobilières formant la Fédération des chambres immobilières du Québec. 3. CLIENT INSCRIPTEUR : la personne physique, la personne morale ou la société qui a confié un contrat de courtage à un membre en vue d offrir un bien aux fins de réaliser une opération de courtage. 4. COMITÉ DE COLLABORATION PROVICIALE : l instance constituée par le conseil d administration de la Fédération des chambres immobilières du Québec pour assurer la gouverne et l autorité des règles d utilisation du système Centris. 5. CONTRAT DE COURTAGE : le contrat de courtage exclusif, écrit et signé, qu obtient un membre, aux fins de la réalisation d une opération de courtage. Ledit contrat doit prévoir le paiement d une rétribution advenant la réalisation d une opération de courtage. 6. MEMBRE : le courtier immobilier agissant à son compte, l agence immobilière ou le courtier autorisé à agir pour elle, qui rencontre les critères d adhésion édictés à l article 5.1 du Règlement général numéro 1 de la Fédération des chambres immobilières du Québec. 7. MEMBRE INSCRIPTEUR : le courtier immobilier ou l agence immobilière qui inscrit au système Centris un bien pouvant faire l objet d une opération de courtage. 8. MEMBRE COLLABORATEUR : le membre qui tente de réaliser ou réalise une opération de courtage se rapportant à un bien inscrit au système Centris. SECTION I DEFINITIONS Under these Bylaws, unless otherwise indicated by the context, the words and expressions below have the following meanings: 1. LISTED PROPERTY: the property listed on the Centris system and offered for the purpose of completing a brokerage transaction. 2. BOARD: each of the real estate boards that form the Québec Federation of Real Estate Boards. 3. LISTING CLIENT: the physical person, the legal entity or the partnership that has given a brokerage contract to a member to offer a property and complete a brokerage transaction. 4. PROVINCIAL COLLABORATION COMMITTEE: the body constituted by the Board of Directors of the Québec Federation of Real Estate Boards to ensure the governance and the authority of the rules of usage of the Centris system. 5. BROKERAGE CONTRACT: the exclusive, written and signed contract given to a member for the purpose of completing a brokerage transaction. The contract must provide for the payment of remuneration in the event a brokerage transaction is completed. 6. MEMBER: the real estate broker acting on his/her own behalf, the real estate agency or the broker authorized to act for the agency, who meets the admission criteria provided in Section 5.1 of the Québec Federation of Real Estate Boards Règlement général numéro LISTING MEMBER: the real estate broker or real estate agency that lists a property on the Centris system that is available for a brokerage transaction. 8. SELLING MEMBER: the member who tries to complete or does complete a brokerage transaction with respect to a property listed on the Centris system. 2

5 9. DIFFÉREND : désigne tout litige autre que disciplinaire impliquant des membres portant sur la perception ou le partage d une rétribution devenue due à un membre et résultant d une opération de courtage au sens de l article 1 de la Loi sur le courtage immobilier. 10. FORMULAIRE DE SAISIE : tout formulaire papier ou électronique (comme la saisie à la source) prescrit par la Fédération des chambres immobilières du Québec à l usage exclusif des membres. 11. JOUR : jour de calendrier; si le jour d échéance d un délai prévu au présent Règlement correspond à un jour non juridique ou à un samedi, le délai est prolongé au premier jour juridique suivant; sont jours non juridiques : 9. DISPUTE: designates any litigation, other than disciplinary, involving members and resulting from a brokerage transaction as defined in Section 1 of the Real Estate Brokerage Act. 10. BROKERLOADING FORM: any form, printed or electronic, (such as brokerloading) assigned by the Québec Federation of Real Estate Boards for use by members only. 11. DAY: a calendar day; if the due date of a term provided for under these Bylaws is a non-juridical day or a Saturday, the term shall be extended to the next juridical day; non-juridical days include: le dimanche; Sunday; les 1 er et 2 janvier; January 1 and 2; le Vendredi Saint; Good Friday; le lundi de Pâques; Easter Monday; le lundi qui précède le 25 mai, Journée nationale des patriotes The Monday preceding May 25, Victoria Day / Journée nationale des patriotes; le 24 juin, jour de la Fête nationale; June 24, the St-Jean-Baptiste holiday; le 1 er juillet, anniversaire de la Confédération, ou le 2 juillet si le 1 er tombe un dimanche; July 1, Canada Day, or July 2 if July 1 is a Sunday; le premier lundi de septembre, fête du Travail; the first Monday in September, Labour Day; le deuxième lundi d octobre, Action de Grâces; the second Monday in October, Thanksgiving; les 25 et 26 décembre. December 25 and OPÉRATION DE COURTAGE : toute activité décrite à l article 1 de la Loi sur le courtage immobilier. 12. BROKERAGE TRANSACTION: any activity described under Section 1 of the Real Estate Brokerage Act. 13. PROPOSITION D OPÉRATION DE COURTAGE : une promesse d achat d un bien immobilier ou d une entreprise, une promesse de location ou toute autre promesse de réaliser une opération de courtage. 13. PROPOSITION OF BROKERAGE TRANSACTION: an offer to purchase a real estate property or a business, an offer to rent, or any other offer to complete a brokerage transaction. 3

6 14. SERVICE AUX MEMBRES : le Service aux membres de chacune des chambres immobilières formant la Fédération des chambres immobilières du Québec. 15. SYSTÈME CENTRIS : outil fourni aux membres pour saisir et publier l information relative à leurs inscriptions Centris. 16. UTILISATEUR : une personne autorisée à utiliser, en tout ou en partie, les renseignements colligés au système Centris, le tout en conformité avec les termes et conditions édictés au Règlement général numéro 1 de la Fédération des chambres immobilières du Québec. SECTION II PROCÉDURE D INSCRIPTION 17. Assujettissement : tout contrat de courtage exclusif est assujetti au présent Règlement dès sa conclusion ou à toute autre date ultérieure si l inscription au système n est pas autorisée par le présent Règlement avant cette date. 18. Renseignements : pour publier au système Centris un bien immobilier faisant l objet d un contrat de courtage, le membre doit soumettre, sans délai, tous les renseignements requis sur le formulaire de saisie se rapportant au type de bien concerné. En tout temps, le Service aux membres peut exiger une copie du contrat de courtage. Les renseignements pertinents fournis après le délai prescrit à l Annexe A ainsi que l information incomplète pourront entraîner la non-conformité de la demande d inscription Les visites : tous les biens inscrits au système Centris doivent être disponibles pour des visites, et ce, pour toute la durée de leur publication. Les espaces locatifs des propriétés à revenus pourront faire exception à cette règle à condition qu une mention décrivant les restrictions apparaisse au contrat de courtage et soit publiée à la fiche descriptive. Toute autre exception doit être effectuée selon les règles de la politique de publication numéro 13 Propriété non disponible pour visites. Modifié et adopté le 30 août MEMBER SERVICE DEPARTMENT: the Member Service Department of each real estate board that forms the Québec Federation of Real Estate Boards. 15. CENTRIS SYSTEM: tool provided to members in order to enter and publish information relating to their Centris listings. 16. USER: a person authorized to use, in whole or in part, the information found in the Centris system, in accordance with the terms and conditions stated in the Québec Federation of Real Estate Boards Règlement général numéro 1. SECTION II LISTING PROCEDURE 17. Application of Bylaws: any exclusive brokerage contract shall be subject to these Bylaws as soon as it is signed or at any later date if the listing in the system is not authorized prior to such date under these Bylaws. 18. Information: to publish in the Centris system a property that is covered by a brokerage contract, the member shall provide, without delay, all relevant information on the brokerloading form as to the type of property. The Member Service Department may at any time request a copy of the brokerage contract. Relevant information provided after the period stated in Annex A as well as incomplete information shall cause the listing request s non-compliance Visits: all properties on the Centris system must be available for visits for the entire duration of their listing period. Rental space in revenue properties may be exempt from this rule provided that an indication describing the restrictions appears in the brokerage contract and is published in the detailed sheet. All other exceptions must be made in accordance with Publishing Policy number 13 Property not available for visits. Modified and adopted on August 30,

7 18.2 Inscriptions et photos : seules les mentions qui sont conformes au contrat de courtage et qui servent à décrire le bien seront publiées. Toute autre mention, illustration ou ajout de quelque nature que ce soit aux photos et/ou visites virtuelles de l inscription sera radié. Cependant, la publicité est permise dans la rubrique «Remarques Internet» et «Visite virtuelle Internet» Vidéo : seuls les vidéos et/ou visites virtuelles et/ou diaporamas en mouvement et servant à présenter la propriété pourront être publiés dans la section «Multimédia» de la saisie à la source. 19. Rétribution au membre collaborateur : la rétribution offerte au membre collaborateur par le membre inscripteur doit être indiquée sur le formulaire de saisie et publiée au système Centris. L offre de partage de rémunération entre le courtier membre inscripteur et le courtier membre collaborateur est un aspect essentiel d une inscription. 20. Durée minimale d une inscription : la durée minimale d une inscription au système Centris est déterminée suivant le délai prescrit à l Annexe A. 21. Déclaration du vendeur : tout facteur se rapportant au bien inscrit susceptible, de façon significative, d en diminuer la valeur ou les revenus ou d en augmenter les dépenses doit être publié au système Centris. 22. Déclaration du courtier : toute condition pouvant affecter de quelque façon que ce soit les droits d un membre collaborateur doit être publiée au système Centris. 23. Modification au contrat de courtage : le membre inscripteur doit s assurer que toute modification au contrat de courtage soit publiée suivant le délai prescrit à l Annexe A Listings and photos: only information that is in compliance with the brokerage contract and that serves to describe the property shall be published. Any other mention, illustration or addition of any nature whatsoever published in the listing, in photos and/or in virtual tours shall be removed. However, advertising is permitted in the Internet remarks section and in Internet virtual tour Video: only videos and/or virtual tours and/or slide shows that help to present the property shall be published in the Multimedia section of the brokerloading system. 19. Remuneration of selling member: the remuneration offered to the selling member by the listing member must be stated on the brokerloading form and published in the Centris system. The offer of remuneration sharing between the listing broker and the selling broker is an essential aspect of a listing. 20. Minimum listing period: the minimum period of a listing on the Centris system is established in accordance with the terms of Annex A. 21. Seller s declaration: any factor related to the listed property and likely to significantly diminish its value or revenue or increase its costs must be published in the Centris system. 22. Broker s declaration: any condition that could in any way affect the rights of a selling member must be published in the Centris system. 23. Amendments to a brokerage contract: the listing member shall ensure that any amendment to the brokerage contract is published within the time period provided for in Annex A. 5

8 24. Prix : un seul prix de vente et/ou de location (excluant les taxes) doit apparaître au contrat de courtage d un bien inscrit au système Centris. Advenant que des taxes doivent être imposées sur le prix, une mention à cet effet doit être publiée au système Centris. 25. Inscription de plusieurs biens offerts : les biens pouvant faire l objet d opérations de courtage distinctes doivent être décrits séparément et distinctement au contrat de courtage et sur les formulaires de saisie soumis au système Centris. Lorsqu une partie d un bien inscrit fait l objet d une opération de courtage, le Service aux membres doit en être informé conformément aux dispositions de l article 32 du présent Règlement. De plus, le membre inscripteur peut, le cas échéant, soumettre au système Centris un nouveau formulaire de saisie. 26. Originaux des documents : en tout temps, le Service aux membres peut exiger que le membre lui fournisse, dans les 24 heures de la demande, l original du contrat de courtage, de ses modifications et de tout autre document jugé nécessaire. 27. Inscription non conforme : le Service aux membres peut expédier au membre inscripteur un avis de non-conformité indiquant les corrections à apporter. La pénalité prévue aux politiques de la chambre, Annexe C, peut alors être imposée par le Service aux membres. Le défaut par le membre inscripteur de se conformer audit avis à l intérieur du délai prescrit à l Annexe A peut entraîner la suspension, le refus ou le rejet de la publication de l inscription. 28. Inscription active : toute inscription Centris ayant le statut «En vigueur», «Hors marché», «Rejetée» ou «Temporairement suspendue». 29. Vérification des renseignements : le membre inscripteur doit vérifier, conformément aux règles de l art, les renseignements qu il publie au système Centris. Il doit toujours être en mesure de démontrer l exactitude de ces renseignements. 24. Price: only one sale and/or rental price (taxes not included) shall appear on the brokerage contract for a property listed on the Centris system. In the event taxes must be added to the price, a mention to this effect must be published in the Centris system. 25. Listing several offered properties: the properties offered for separate brokerage contracts shall be described separately in the brokerage transactions and on the brokerloading forms submitted to the Centris system. When part of a listed property is involved in a brokerage transaction, the Member Service Department shall be notified in accordance with Article 32 of the present Bylaws. In addition, the listing member may submit a new brokerloading form in the Centris system, if applicable. 26. Document originals: the Member Service Department may at any time require that the member provide, within 24 hours from the request, the original brokerage contract and its amendments as well as any other document it deems necessary. 27. Non-compliant listing: the Member Service Department shall send a notice of non-compliance to the listing member indicating the corrections to be made. The penalty mentioned in the board s policies, Annex C, may then be imposed by the Member Service Department. The failure of the listing member to comply with the notice within the specified time period stated in Annex A may cause the suspension, refusal or removal of the listing s publication. 28. Active listing: any Centris listing bearing the status of Active, Off-market, Rejected or Temporarily suspended. 29. Verification of information: the listing member shall verify, in accordance with best practices, the information he/she publishes in the Centris system. The listing member shall always be able to prove the accuracy of this information. 6

9 SECTION III RESPONSABILITÉ 30. Responsabilité du membre inscripteur : toute information publiée au système Centris est transmise sans modification telle que communiquée par le membre inscripteur. Le membre inscripteur est responsable de vérifier l information publiée, y compris les croquis, les photos et les visites virtuelles. Il s engage à tenir la Fédération des chambres immobilières du Québec et sa chambre indemnes de toute réclamation pouvant provenir de son client ou d un tiers. 31. Absence de vérification par le Service aux membres : le Service aux membres ne fait aucune vérification relativement à l information fournie par le membre inscripteur. 32. Non responsabilité du Service aux membres : par son adhésion, chaque membre convient qu il exonère le Service aux membres, la chambre et la Fédération des chambres immobilières du Québec de toute responsabilité pouvant découler notamment de l inexactitude, de l insuffisance ou du fait de la publication de l information publiée au système Centris. SECTION IV RÉALISATION OU ANNULATION D UNE OPÉRATION DE COURTAGE 33. Avis de vente : le membre inscripteur doit publier la mention «vendu» pour le bien inscrit au système Centris dès qu une promesse d achat, de vente, d échange ou de location est acceptée et que toutes les conditions de celle-ci, excluant le fait de signer l acte le constatant, ont été réalisées. Le membre inscripteur doit aussi publier le prénom et nom du membre collaborateur, ainsi que le nom de l agence immobilière. Dans le cas d un courtier non membre, le courtier inscripteur doit l indiquer. Le prix vendu ou le prix loué par mois doit exclure les taxes. SECTION III LIABILITY 30. Liability of the listing member: any information published in the Centris system is transmitted without modification as communicated by the listing member. The listing member is obligated to verify the published information including the drawings, photographs and virtual tours. He/she undertakes to hold the Québec Federation of Real Estate Boards and his/her board harmless from any claim of its client or of a third party. 31. No verification by the Member Service Department: the Member Service Department shall not verify any of the information provided by the listing member. 32. Release of the Member Service Department: through its membership, each member agrees that it shall release the Member Service Department, the board and the Québec Federation of Real Estate Boards from any liability that may result from any incorrect or incomplete information or from the publishing of such information on the Centris system. SECTION IV COMPLETION OR CANCELLATION OF A BROKERAGE TRANSACTION 33. Notice of sale: the listing member shall publish the Sold indication for the property listed on the Centris system as soon as an offer to purchase, sell, exchange or rent has been accepted and that all of its conditions, excluding the signing of the document witnessing such a transaction, have been met. The listing member shall also publish the first name and last name of the selling member, as well as the name of the real estate agency. If the selling broker is not a member, the listing member must indicate this. The sold price or monthly rented price must not include tax. 7

10 34. Annulation d un avis de vente : le courtier membre inscripteur doit publier au système Centris l annulation d un avis de vente, d échange ou de location sur réception des documents attestant l annulation de l opération de courtage. SECTION V Fin de l inscription 35. Prolongation d une inscription : pour prolonger la publication d une inscription au système Centris, le membre doit transmettre au Service aux membres, sur demande de la chambre, une copie du formulaire obligatoire «Modifications et avis de réalisation de conditions» dûment signé par les parties selon le délai prescrit à l Annexe A. 36. Mise hors marché : pour cesser la publication d une inscription avant la date d expiration prévue au contrat de courtage, le membre doit transmettre au Service aux membres une copie du formulaire obligatoire «Modifications et avis de réalisation de conditions» dûment signé par les parties selon le délai prescrit à l Annexe A. Le présent article ne peut trouver application si le bien inscrit a fait l objet d une opération de courtage dûment acceptée par les parties. SECTION VI Effets sur l inscription de l expulsion ou de la suspension d un membre ou de l abandon de son certificat 37. Lorsqu un courtier agissant à son compte est suspendu ou expulsé de sa chambre immobilière, conformément au Règlement général numéro 1 de la Fédération des chambres immobilières du Québec, ses inscriptions actives sont temporairement suspendues du système Centris Lorsqu un courtier immobilier agissant à son compte cesse ses activités, ou que son permis est suspendu ou révoqué par l Organisme d autoréglementation du courtage immobilier du Québec, ses inscriptions actives sont expirées au système Centris. 34. Cancellation of a notice of sale: the listing member shall publish in the Centris system the cancellation of a notice of sale, exchange or rental upon receipt of documents attesting to the cancellation of the brokerage transaction. SECTION V End of listing 35. Extension of a listing: to extend the publication of a listing on the Centris system, the member shall send to the Member Service Department, upon request from the board, a copy of the mandatory Amendments and Notice of Fulfilment of Conditions form duly signed by the parties according to the terms stated in Annex A. 36. Off the market: to suspend a listing s publishing prior to the expiration date indicated on the brokerage contract, the member shall send the Member Service Department a copy of the mandatory Amendments and Notice of Fulfilment of Conditions form duly signed by the parties according to the terms stated in Annex A. This article shall not apply if a brokerage transaction that has been duly accepted by the parties has already been completed on the listed property. SECTION VI Effect on the listing of the expulsion or the suspension of a member or the abandonment of its certificate 37. If a broker acting on his/her own account is no longer in good standing with the real estate board, his/her active listings are temporarily suspended from the Centris system in accordance with the Québec Federation of Real Estate Boards Règlement général numéro If a real estate broker acting on his/her own account ceases activities, or has his/her license suspended or revoked by the Organisme d autoréglementation du courtage immobilier du Québec, this broker s active listings are expired on the Centris system. 8

11 37.2 Lorsqu un courtier représentant une agence immobilière cesse ses activités, ou qu il est suspendu ou expulsé de sa chambre immobilière conformément au Règlement général numéro 1 de la Fédération des chambres immobilières du Québec : a) les coordonnées du courtier sont retirées de ses inscriptions actives et l agence immobilière doit informer les clients du fait que le courtier n est plus en mesure de leur fournir le service tel que prévu au contrat de courtage; b) si le client décide de poursuivre son contrat avec l agence immobilière et qu un nouveau courtier est désigné pour représenter l agence, les coordonnées de ce courtier désigné seront publiées à l inscription; c) si le client choisit de résilier son contrat, l inscription est expirée au système Centris. d) si le client accepte de suivre son courtier qui peut agir seul, l inscription cesse d être publiée au système Centris Lorsqu une agence immobilière cesse ses activités, ou que son adhésion à sa chambre immobilière est suspendue ou révoquée, toutes ses inscriptions actives qui ne sont pas transférées à une autre agence ou courtier agissant à son compte sont temporairement suspendues du système Centris : a) si le client continue de faire affaire avec son courtier inscripteur qui représente dorénavant une nouvelle agence immobilière, l information de l inscription active est modifiée pour afficher les coordonnées de la nouvelle agence immobilière. b) si le client continue de faire affaire avec le courtier inscripteur qui agira dorénavant à son compte, l information de l inscription active est modifiée pour afficher le nom du courtier inscripteur agissant à son compte. c) si le client choisit de résilier son contrat de courtage, l inscription est expirée au système Centris When a broker who represents a real estate agency ceases his/her activities, or is no longer in good standing with their real estate board in accordance with the Québec Federation of Real Estate Boards Règlement général numéro 1 : a) the broker s contact information is removed from his/her active listings and the real estate agency must inform the clients that the broker is no longer able to provide them with the service as provided in the brokerage contract; b) if the client decides to continue their contract with the real estate agency and a new broker is appointed to represent the agency, the contact information of this appointed broker will be published on the listing; c) if the client chooses to terminate the contract, the listing is expired on the Centris system. d) if the client agrees to continue working with the broker who can act alone, the listing will cease to be published in the Centris system If a real estate agency ceases its activities, or its membership to the real estate board is suspended or revoked, all of its active listings that are not transferred to another agency or broker acting on its behalf are temporarily suspended from the Centris system: a) if the client continues to do business with a listing broker who now represents a new real estate agency, the information from the active listing is modified to display the contact information of the new real estate agency. b) if the client continues to do business with a listing broker who now acts on his own account, the information from the active listing is modified to display the name of the listing broker who acts on his own account. c) if the client chooses to terminate his/her brokerage contract, the listing is expired on the Centris system Lorsque la suspension est levée et que le membre peut recommencer à bénéficier des services de la chambre, ses inscriptions et ses coordonnées sont à nouveau publiées au système Centris, si applicable If the suspension is lifted and the member can resume using the services of the board, his/her listings and contact information are once again published in the Centris system, if applicable. 9

12 SECTION VII Pénalités 38. Les droits d utilisation ainsi que les diverses pénalités pouvant être imposées par le Service aux membres sont prévus à l Annexe C du présent Règlement. SECTION VIII Rétribution 39. Rétribution : le Service aux membres ne fixe, ni ne recommande, aucune norme quant au montant de rétribution que les membres peuvent percevoir pour les services qu ils rendent. Il en est de même en ce qui concerne le partage de rétribution entre les membres collaborant à une opération de courtage. 40. Rétribution au membre collaborateur : tel qu indiqué au contrat de courtage, le membre inscripteur doit indiquer la rétribution offerte au membre collaborateur excluant la TPS et la TVQ pour chacun des biens faisant l objet d une inscription au système Centris. 41. Règlement d un différend : tout différend entre un membre inscripteur et un membre collaborateur relativement à l'application du présent Règlement doit être soumis à la conciliation et l'arbitrage, en vertu du Règlement de conciliation et d arbitrage de la Fédération des chambres immobilières du Québec. SECTION IX Infractions 42. Infraction : lorsque le Service aux membres a raison de croire qu'une infraction au présent Règlement a été commise, il doit immédiatement soumettre tous les renseignements pertinents au conseil d'administration de la chambre immobilière concernée. SECTION VII Operating charges and penalties 38. The applicable rates and the penalties imposed by the Member Service Department are determined in accordance with Annex C of these Bylaws. SECTION VIII Remuneration 39. Remuneration: the Member Service Department does not set or recommend a standard with regard to the remuneration rate that members may collect for services rendered. The same is true for shared remuneration among members participating in a brokerage transaction. 40. Selling member s remuneration: as indicated in the brokerage contract, the listing member shall indicate the remuneration offered to the selling member, excluding GST and QST, for each property listed on the Centris system. 41. Dispute settlement: any dispute between a listing member and a selling member regarding the application of these Bylaws shall be submitted for conciliation and arbitration under the Québec Federation of Real Estate Boards Conciliation and Arbitration Bylaw. SECTION IX Infractions 42. Infraction: should the Member Service Department have reason to believe that an infraction to the present Bylaws has been committed, it shall immediately submit all relevant information to the Board of Directors of the applicable real estate board. 10

13 SECTION X Statistiques 43. Statistiques : tout membre consent à ce que la Fédération des chambres immobilières du Québec publie diverses statistiques relatives à l utilisation et aux opérations de courtage se rapportant aux biens inscrits. 44. Utilisation des statistiques : l utilisateur des statistiques doit respecter la Loi sur le courtage immobilier et ses règlements, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, les droits d auteur ainsi que le Règlement général numéro 1 de la Fédération des chambres immobilières du Québec. Toute publicité contenant des statistiques doit en mentionner la source. SECTION XI Publication et distribution des renseignements 45. Utilisation des renseignements publiés : l utilisateur ne doit pas se servir des renseignements publiés au système Centris à d autres fins que celles prévues au présent Règlement. Il ne doit pas fournir à des tiers les renseignements publiés au système Centris, ni en permettre l utilisation à d autres fins que celles prévues au présent Règlement Dans le but de maintenir un historique de qualité du système Centris, aucune fiche descriptive validement publiée ne pourra être modifié et/ou retirée du système. Le présent article ne peut trouver application si l inscription a fait l objet d un avis de nonconformité de la chambre. Lors d un changement de nom d une agence immobilière, un nouveau code de bureau devra lui être attribué. Modifié et adopté le 14 mai 2014 SECTION X Statistics 43. Statistics: all members consent to the publishing by the Québec Federation of Real Estate Boards of various statistics pertaining to usage and brokerage transactions on listed properties. 44. Use of statistics: the user of statistics shall at all times comply with the Real Estate Brokerage Act and its regulations, the Act respecting the protection of personal information in the private sector, copyright laws, as well as the Québec Federation of Real Estate Boards Règlement général numéro 1. Any advertising containing statistics must indicate the source. SECTION XI Publishing and distribution of information 45. Use of published information: the user shall not use the information published on the Centris system for any purpose other than that provided for in the present Bylaws. The user shall not supply the information published on the Centris system to third parties nor allow that it be used for purposes other than those provided for in the present Bylaws In order to maintain the quality of data history in the Centris system, detailed sheets that are validly published cannot be modified and/or removed from the system. This article shall not apply if the listing was the subject of a notice of non-compliance from the board. When a real estate agency undergoes a change in name, a new office code should also be assigned to this agency. Modified and adopted on May 14,

14 SECTION XII Droit de vendre par le propriétaire 46. Droit de vendre par le propriétaire : la Fédération des chambres immobilières du Québec autorise la publication au système Centris des inscriptions pour lesquelles le propriétaire vendeur se réserve le droit de vendre la propriété lui-même. Ce fait doit obligatoirement être publié au système Centris à la rubrique «Déclaration du courtier». 47. Exclusivité des marques de commerce : seuls les membres de l ACI sont autorisés à utiliser les marques de commerce MLS sur les panneaux à vendre, dans la publicité, etc. Seuls les membres de la FCIQ sont autorisés à utiliser la marque de commerce Centris sur les panneaux à vendre, dans la publicité, etc. 48. Responsabilité du membre inscripteur : le membre inscripteur est responsable de s assurer auprès du propriétaire vendeur du respect de la réglementation régissant les marques de commerce MLS et Centris. 49. Manquement ou dérogation : tout manquement ou dérogation relatif à la protection des marques de commerce de la part d un propriétaire vendeur entraînera la non-conformité de l inscription et la suspension automatique de l inscription par la chambre ou la Fédération des chambres immobilières du Québec. Des frais de nonconformité pourraient être facturés au membre inscripteur. SECTION XII Owner s right to sell 46. Owner s right to sell: the Québec Federation of Real Estate Boards allows the publication of listings in the Centris system for which the seller reserves the right to sell the property himself/herself. It is mandatory that this fact be published in the Centris system, in the Broker s declaration. 47. Exclusivity of trademarks: only members of CREA are allowed to display the MLS trademarks on signage, advertising, etc. Only members of the QFREB are allowed to display the Centris trademarks on signage, advertising, etc. 48. Responsibility of the listing member: the listing member is responsible for ensuring that the seller complies with regulations governing MLS and Centris trademarks. 49. Breach or departure: any breach or departure relating to trademark protection by a seller will result in the non-compliance of the listing and automatic suspension of the listing by the board or the Québec Federation of Real Estate Boards. Noncompliance fees may be charged to the listing member. 12

15 Annexe A Les délais En référence à l article 18 Renseignements Les renseignements pertinents doivent être transmis sans délai avec cinq (5) jours de grâce de la signature dudit contrat de courtage. Le défaut de soumettre les renseignements requis dans les délais précités entraînera la non-conformité de l inscription. En référence à l article 20 - Durée minimale d une inscription La durée minimale d un contrat de courtage inscrit au système Centris est de soixante (60) jours. En référence à l article 23 - Modification au contrat de courtage Le membre inscripteur doit s assurer que toute modification au contrat de courtage soit publiée sans délai avec trois (3) jours de grâce de la signature du formulaire obligatoire «Modifications et avis de résiliation de conditions». En référence à l article 27 Inscription nonconforme Le membre inscripteur doit se conformer à l avis de nonconformité reçu du Service aux membres à l intérieur d un délai de trois (3) jours. Le défaut de se conformer peut entraîner la suspension, le refus ou le rejet de la publication de l inscription. En référence à l article 34 Annulation d un avis de vente Le membre inscripteur doit publier au système Centris l annulation d un avis de vente, d échange ou de location sans délai avec trois (3) jours de grâce de ladite annulation. Annex A Delays With reference to Article 18 Information Relevant information must be forwarded without delay, with a five (5) day grace period from the signing of the aforementioned brokerage contract. Failure to submit required information in the prescribed delay will result in a non-compliance of the listing. With reference to Article 20 Minimum listing period The minimum duration of a brokerage contract listed on the Centris system is sixty (60) days. With reference to Article 23 Amendments to a brokerage contract The listing member must ensure that any amendment brought to a brokerage contract is published without delay, with a three (3) day grace period from the signing of the mandatory Amendments and Notice of Fulfilment of Conditions form. With reference to Article 27 Non-compliant listing The listing member must comply with the notice of noncompliance sent by the Member Service Department within three (3) days. Failure to comply may lead to the suspension, refusal or rejection of the listing s publication. With reference to Article 34 Cancellation of a notice of sale The listing member shall publish on the Centris system the cancellation of a notice of sale, exchange or rental without delay, with a three (3) day grace period from said cancellation. 13

16 En référence à l article 35 Prolongation d une inscription L avis de modification prévoyant la prolongation de la période couverte par le contrat de courtage doit être publié sans délai avec trois (3) jours de grâce de la signature du formulaire obligatoire «Modifications et avis de résiliation de conditions». En référence à l article 36 Mise hors marché Pour cesser la publication d une inscription avant la date d expiration prévue au contrat de courtage, le membre doit transmettre au Service aux membres le formulaire obligatoire «Modifications» signé par le client inscripteur sans délai avec trois (3) jours de grâce de la signature dudit avis par le client. With reference to Article 35 Extension of a listing The notice of amendment allowing for the extension of the period covered by the brokerage contract must be published without delay, with a three (3) day grace period from the signing of the mandatory Amendments and Notice of Fulfilment of Conditions form. With reference to Article 36 Off the market To cease the publication of a listing prior to the expiration date recorded in the brokerage contract, the member must forward to the Member Service Department the mandatory Amendments form, signed by the listing client, without delay, with a three (3) day grace period from the client s signing of said notice. 14

17 Annexe B Les trois points fondamentaux, l utilisation et l exécution des marques de commerce MLS de l Association canadienne de l immeuble La Fédération des chambres immobilières du Québec adhère aux trois points fondamentaux relatifs à l utilisation et l exécution des marques de commerces de l Association canadienne de l immeuble dont le texte est reproduit ci-dessous : Annex B The Three Pillars, usage and enforcement of The Canadian Real Estate Association s MLS Trade Marks The Québec Federation of Real Estate Boards adheres to the three pillars relating to the usage and enforcement of The Canadian Real Estate Association s trademarks, which are indicated below: 1. L acceptation d inscriptions 1. Acceptance of listings 1.1 Les trois (3) points fondamentaux de la marque MLS : seules les inscriptions qui se conforment aux trois (3) points fondamentaux suivants de la marque MLS peuvent être affichées sur le système MLS d une chambre ou d une association L adhésion : seuls les COURTIERS IMMOBILIERS peuvent afficher une inscription sur le système MLS d une chambre ou d une association Contrat de service : un COURTIER IMMOBILIER/bureau de courtage inscripteur doit agir à titre courtier pour le compte propriétaire-vendeur dans le but d afficher, de modifier ou de supprimer une inscription dans le système MLS d une chambre. La nature des services supplémentaires que le COURTIER IMMOBILIER/bureau de courtage inscripteur fournira au propriétaire-vendeur sera déterminée par l entente intervenue entre le COURTIER IMMOBILIER/bureau de courtage inscripteur et le propriétaire-vendeur La rétribution d un courtier collaborateur : le COURTIER IMMOBILIER inscripteur accepte de verser au COURTIER IMMOBILIER collaborateur (c.-à-d., au COURTIER IMMOBILIER vendeur) une rétribution pour la vente collaborative de la propriété. Une offre d une rétribution de zéro est inacceptable. 1.1 The three (3) pillars of the MLS mark: only listings that comply with the following three (3) pillars of the MLS mark can be placed on a Board s or Association s MLS system Membership: only REAL ESTATE BROKERS may place a listing on a Board s or Association s MLS system Service contract: a listing REAL ESTATE BROKER/agency must act as agent for the selling owner in order to post, amend or remove a property listing in a Board s MLS system. The nature of any additional services to be provided by the listing REAL ESTATE BROKER/agency is determined by agreement between the listing REAL ESTATE BROKER/agency and the selling owner Compensation to selling broker: the listing REAL ESTATE BROKER agrees to pay to the selling REAL ESTATE BROKER compensation for the co-operative selling of the property. An offer of compensation of zero is not acceptable. 15

18 2. Les interprétations des trois points 2 Interpretations of the three pillars of the fondamentaux de la marque MLS MLS Mark 2.1 Le COURTIER IMMOBILIER inscripteur devra être disponible en vue de donner des conseils professionnels au propriétaire-vendeur et de l aviser relativement à toutes les offres et contrepropositions, à moins d indication contraire écrite du propriétaire-vendeur. 2.2 Le COURTIER IMMOBILIER inscripteur est responsable et doit rendre compte de l exactitude des données soumises à la chambre ou à l association afin qu elles soient incluses dans le système MLS de la chambre et il incombe à la chambre et à l association de veiller à ce que les données soumises répondent à toutes les normes de qualité raisonnables. 2.3 Seuls les COURTIERS IMMOBILIERS sont autorisés à afficher les marques de commerce MLS dans leurs enseignes, leur publicité, etc. 2.4 Lorsque le propriétaire-vendeur donne au COURTIER IMMOBILIER inscripteur des directives par écrit à cet égard, le COURTIER IMMOBILIER inscripteur peut faire paraître les coordonnées du propriétaire-vendeur dans la section de l inscription réservée aux COURTIERS IMMOBILIERS (non accessible au public) dans le système MLS d une chambre ou association. Les coordonnées du propriétaire-vendeur ne devront pas figurer sur REALTOR.ca ou dans la section générale «commentaires du public» de l inscription affichée au système MLS d une chambre ou association. Le COURTIER IMMOBILIER inscripteur peut inclure dans la section Description générale de REALTOR.ca ou sur des sites Web exploités par l ACI ou une chambre ou association une instruction de visiter le site Web du COURTIER IMMOBILIER afin d obtenir des renseignements supplémentaires sur l inscription (sans toutefois préciser la nature de ces renseignements supplémentaires). 2.5 Lorsque le propriétaire-vendeur se réserve le droit de vendre la propriété lui-même, ce fait doit être précisé dans le système MLS de la chambre ou l association The listing REAL ESTATE BROKER shall be available to provide professional advice and counsel to the selling owner on all offers and counter-offers, unless otherwise directed by the selling owner in writing The listing REAL ESTATE BROKER is responsible and accountable for the accuracy of information submitted to a Board or Association for inclusion in the Board s MLS system, and the Board/Association is responsible for ensuring that the data submitted to it meets reasonable standards of quality Only REAL ESTATE BROKERS are permitted to display the MLS trademarks in signage, advertising, etc Where the selling owner directs the listing REAL ESTATE BROKER in writing to do so, the listing REAL ESTATE BROKER may publish the selling owner s contact information in the section of the listing reserved for REAL ESTATE BROKERS (not public) on a Board s or Association s MLS system. The selling owner s contact information shall not appear on REALTOR.ca or in the general (public) remarks section of a listing on a Board s or Association s MLS system. The listing REAL ESTATE BROKER may include a direction in the General Description section on REALTOR.ca or on websites operated by CREA or a Board/Association to visit the REAL ESTATE BROKER S website to obtain additional information about the listing (but the nature of such additional information shall not be specified). 2.5 Where the selling owner has reserved the right to sell the property by himself/herself, that fact shall be specified in the Board/Association s MLS system. 16

19 Annexe C Politiques d application Politique Numéro 1 en référence à l Article 18 - Renseignements A) Contrôle qualité : lorsque requis par la chambre, le membre doit soumettre le formulaire de saisie et transmettre une photocopie du contrat de courtage signé par le client inscripteur. Après le contrôle de qualité effectué par le Service aux membres, les copies sont détruites. B) Tout cas de récidive relativement à l information radiée par le Service aux membres sera sujet à une amende de $ et sera facturée au membre. Politique numéro 2 en référence à l article 27 Inscription non-conforme Le défaut par le membre inscripteur de se conformer à l avis de non-conformité entraînera la suspension de la publication de l inscription. Annex C Application Policy Policy Number 1 with reference to Section 18 Information A) Quality Control: when required by the Board, a member must submit the brokerloading form and a photocopy of the brokerage contract signed by the listing client. Once the quality control procedure is completed by the Member Service Department, the photocopies are destroyed. B) Any repeated event of an offence relating to information that has been stricken by the Member Service Department shall be subject to a fine of $ and shall be invoiced to the member. Policy Number 2 with reference to Section 27 Non-compliant listing The failure by the listing member to comply with a notice of non-compliance shall cause the publication of the listing to be suspended. Une pénalité de $ sera facturée au membre. A fine of $ shall be invoiced to the member. Politique numéro 3 en référence à l article 38 - Droits d utilisation et pénalités Les droits d utilisation et les pénalités seront déterminés par le conseil d administration de la Fédération des chambres immobilières du Québec et la chambre immobilière. Les diverses pénalités pouvant être imposées par le Service aux membres conformément au Règlement de collaboration provinciale sont : Policy Number 3 with reference to Section 38 Applicable rates and penalties Applicable rates and penalties shall be established by the Board of Directors of the Québec Federation of Real Estate Boards and/or the real estate board. The various penalties which may be imposed by the Member Service Department in accordance with the are: a) Inscription non conforme $ a) Non-compliant listing: $ b) Avis de vente $ 3 jours après la signature de l acte de vente c) Avis d annulation $ 3 jours après l annulation b) Notice of sale: $ 3 days after signing of deed of sale c) Notice of cancellation: $ 3 days after cancellation d) Amende (récidive, politique 1B) $ d) Fine (repeat offense, policy 1B): $ 17