Charte des règlements généraux de l association

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1 Charte des règlements généraux de l association Université Laval Document adopté lors de l'ag de 2005, amendé au plus récent lors du CA du 27 août 2016 et adopté lors de l'ag de 2016

2 Règlement 1 : Statuts 2

3 Section I Dispositions générales Article 1 Dénomination sociale Le nom de l association est «Association des Étudiant(e)s Gradué(e)s en Sciences et en Génie de l université Laval» (AEGSEG). Article 2 Définitions 2.1 Le terme «étudiant» désigne toute personne inscrite au 2 e ou 3 e cycle dans un programme donné par la faculté de Sciences et de Génie de l Université Laval. 2.2 Les mots «association départementale» désignent toute association d étudiants de 2 e et 3 e cycles provenant de département de la Faculté de Science et de Génie qui est reconnue officiellement par l Université Laval. 2.3 Le mot «Faculté» désigne la Faculté de Sciences et de Génie de l Université Laval. 2.4 Le sigle AELIÉS désigne «l Association des étudiantes et des étudiants de Laval inscrits aux études supérieures». 2.5 Dans ce document, le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d alléger le texte. Article 3 Membres 3.1 Est membre de l ADSEG, tout étudiant inscrit aux études supérieures à la Faculté de Sciences et de Génie, qui a payé sa cotisation et qui n a pas signifié, selon les modalités prévues à l article 3 du règlement #2, son désir d être remboursé et/ou de ne plus être membre. Article 4 Buts L AEGSEG a pour but de : 4.1 Défendre les intérêts académiques et de recherche de ses membres, 4.2 Représenter ses membres auprès de toute instance jugée opportune et faire la promotion de leurs droits et intérêts, 3

4 4.3 Coordonner les activités de ses membres dans la Faculté et à l extérieur, 4.4 Promouvoir la vie étudiante à la Faculté. Article 5 Siège social Le siège social de l ADSEG est situé dans le district judiciaire de Québec, sur le Campus de l Université Laval. Section II Assemblée générale Article 6 Pouvoirs 6.1 Reçoit les rapports annuels des administrateurs de l AEGSEG. 6.2 Adopte les budgets et reçoit les bilans financiers de l AEGSEG. 6.3 Entérine toute modification aux règlements apportée par les administrateurs de l AEGSEG. Article 7 Assemblée générale annuelle L assemblée générale annuelle est l instance suprême. Cette assemblée a lieu au cours du mois d octobre de chaque année. La date, l heure, le lieu et l ordre du jour sont déterminés par le conseil d administration. L ordre du jour de l assemblée générale annuelle doit contenir les points suivants : Adoption de l ordre du jour. Adoption du procès-verbal de l assemblée générale précédente. Rapport du président du conseil d administration. Ratification des règlements et amendements votés au conseil. Adoption du budget de l année en cours. Dépôt des états financiers. Autres points. 4

5 Article 8 Assemblée générale spéciale 8.1 Le conseil d administration peut, au besoin, convoquer une assemblée générale spéciale des membres de l AEGSEG. 8.2 Sur résolution écrite d au moins dix membres de l A.D.S.E.G., le conseil d administration doit convoquer une assemblée spéciale. À défaut d être convoquée par le conseil d'administration, les requérants peuvent procéder euxmêmes à la convocation de l assemblée. Article 9 Convocation 9.1 L avis de convocation à une assemblée générale annuelle ou spéciale peut se faire par lettre, par avis écrit public, par les journaux ou par courrier électronique et doit être émis au moins sept (7) jours avant la date de sa tenue pour l assemblée générale annuelle et cinq (5) jours pour l assemblée générale spéciale. 9.2 L avis de convocation doit indiquer la date, l heure, le lieu et l ordre du jour de l assemblée. L ordre du jour doit être suffisamment clair et précis pour permettre aux membres de connaître la teneur et l importance des questions qui seront discutés. 9.3 Un avis spécial est envoyé à chaque association départementale et celles-ci doivent veiller à informer ses membres de la tenue de l assemblée. Article 10 Quorum 10.1 La présence d au moins deux pour cent (2%) des membres ou d un minimum de vingt-cinq (25) membres constitue le quorum de toute assemblée générale Toutefois, si le quorum n est pas atteint trente (30) minutes après l heure prévue pour le début de l assemblée, les membres sont convoqués à une nouvelle assemblée qui doit se tenir au moins cinq (5) jours après la date prévue pour la première assemblée. Dans ce cas, les délais prévus à l article 9 concernant les avis de convocations ne s appliquent pas; de plus, aucun quorum n est alors 5

6 requis si l ordre du jour est le même que celui qui était prévu pour la première assemblée. Section III Conseil d administration Article 11 Pouvoirs Le conseil d'administration : 11.1 Est responsable de la gestion générale de l AEGSEG, 11.2 Vote des résolutions, 11.3 Voit au suivi des décisions découlant des procès-verbaux des assemblées générales, 11.4 Prépare et approuve le budget annuel et tout budget spécial ou intérimaire, 11.5 Engage ou congédie tout employé, renouvelle ou ne renouvelle pas tout contractuel, 11.6 Supervise le travail des employés, 11.7 Crée ou dissout des comités, commissions, conseils ou services de l AEGSEG, 11.8 Procède à l élection des représentants des étudiants sur les différents comités facultaires, 11.9 Procède à l élection des représentants à l AELIES, Détermine la date, l heure, le lieu et l ordre du jour des assemblées générales annuelles et spéciales de l AEGSEG, Abroge, modifie ou ajoute tout règlement pour modifier le nombre d administrateur et la durée de leur mandat, Nomme tout membre au conseil d'administration en remplacement d un poste vacant, Modifie les règlements de l AEGSEG sous réserve de leur ratification lors d une assemblée générale. Pour modifier ou amender les règlements, il faut un vote favorable des deux tiers (2 / 3) des membres du conseil d'administration. Si toute 6

7 modification n est pas ratifiée lors d une assemblée générale convoquée à cette fin ou lors de l assemblée générale annuelle, cette modification cesse d être en fonction après l assemblée, sauf les articles 33 et 34 qui ne peuvent être modifié qu en assemblée générale spéciale. Article 12 Mandat 12.1 Le mandat des membres du conseil d'administration débute à une assemblée générale annuelle et se termine à l assemblée générale annuelle suivante Un poste devient vacant lorsqu un administrateur démissionne, est destitué ou cesse d être un membre de l AEGSEG Si un poste devient vacant en cours de mandat, le conseil d'administration peut élire un autre administrateur pour la fin du terme. Article 13 Composition 13.1 L AEGSEG est administrée par un conseil d'administration dont seuls les membres en règle de l AEGSEG peuvent faire partie Lorsque le besoin s en fait sentir, le conseil d'administration peut créer tous les autres postes, avec droit de vote, nécessaires à son bon fonctionnement Chaque département et/ou chaque association départementale d étudiants gradués devrait être représenté au conseil d'administration par au moins une personne Chaque département ne possède qu un droit de vote, qui va en priorité au représentant élu par l association départementale En plus des représentants de chaque département, le conseil d'administration est obligatoirement constitué d un comité exécutif, composé d un président, d un vice-président, d un vice-président aux finances, d un secrétaire général et d un vice-président aux activités socioculturelles, possédant chacun aussi un droit de vote. 7

8 Article 14 Élection des administrateurs 14.1 Le président, le vice-président, le vice-président aux finances, le secrétaire général et le vice-président aux activités socioculturelles sont élus pendant l assemblée générale annuelle de l AEGSEG Dans les trente jours précédant la date prévue de l assemblée générale annuelle l AEGSEG, le conseil d'administration sortant s occupe de faire paraître un avis dans un journal universitaire ou d envoyer une lettre aux membres de chaque association départementale. Cet avis invite les membres des départements et des écoles à élire leur représentant et contient les informations suivantes : l adresse et le numéro de téléphone de l AEGSEG et l information sur la formation du conseil d'administration Les membres de chaque association départementale élisent leur représentant en septembre lors d une assemblée qui est convoquée à cet effet ou lors de l assemblée générale annuelle de cette association. Pour la convocation et la tenue de cette assemblée, ils suivent la procédure établie par leurs règlements d élection, compte tenu des règles élémentaires de la justice Les membres élus doivent remettre à l AEGSEG un extrait du procès-verbal de leur association départementale certifiant leur élection ou leur nomination Les départements ne possédant pas d association départementale de gradués ou n ayant pas élu de représentants, peuvent élire un représentant lors de l assemblée générale de l AEGSEG Ces représentants auront un droit de vote En tout temps, une personne intéressée peut devenir membre du conseil d'administration. Cet administrateur, sans droit de vote à moins que son département ne soit pas représenté, doit être accepté par le conseil d'administration En aucun cas, un département ne peut être représenté au conseil d'administration par plus de cinq (5) personnes ou le tiers du nombre d administrateurs. 8

9 Article 15 Démission Un administrateur démissionne sur simple avis écrit au conseil d'administration. Article 16 Destitution Un membre du conseil d'administration peut être destitué lors d une assemblée du conseil d'administration avec un vote favorable des deux tiers des membres en règle du conseil, après que ce membre ait eu l opportunité d exposer son point de vue. Article 17 Convocations à une réunion du conseil d administration L avis de convocation doit être donné au moins deux (2) jours avant la date prévue pour cette réunion. En cas d urgence, cet avis peut n être que de vingtquatre (24) heures. Dans tous les cas, cet avis peut être écrit ou verbal. Cet avis doit indiquer la date, l heure, le lieu et l ordre du jour projeté de la réunion. L ordre du jour doit être suffisamment clair et précis pour permette aux membres de connaître la teneur et l importance des questions qui seront discutés. Article 18 Quorum Le quorum du conseil d'administration est de la moitié du nombre d administrateurs avec droit de vote alors en fonction ou d au moins quatre (4) administrateurs, le nombre le plus élevé étant celui qu il faut retenir. Si un administrateur ne peut se présenter, il peut céder son droit de vote à un autre administrateur de son département, sur avis écrit déposé au conseil d administration en début de réunion. Article 19 Responsabilité des administrateurs 19.1 Les administrateurs à droit de vote qui ont été élus par une association départementale ont la responsabilité de faire le lien entre le conseil d'administration de l AEGSEG et leur association départementale respective. 9

10 19.2 Si un administrateur a un intérêt personnel et/ou pécuniaire dans une question discutée au conseil d'administration, il doit le déclarer et s abstenir de voter sur la question concernée. Article 20 Responsabilité du président 20.1 Le président a la responsabilité globale de l AEGSEG, incluant notamment le conseil d'administration et les employés. Le suivi des dossiers, la bonne marche du bureau et la bonne exécution des décisions du conseil d'administration font partie de sa responsabilité immédiate Il est le représentant officiel de l AEGSEG auprès de l Université Laval, des divers organismes gouvernementaux et des organismes subventionnaires Il coordonne le travail des autres membres du conseil d'administration et désigne un remplaçant lors de leur absence Il signe tout document financier conjointement avec le vice-président aux finances et les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration conjointement avec le secrétaire général Il préside les réunions du conseil d'administration et les assemblées générales Il doit fournir lors de la dernière réunion de l année du conseil d'administration, un compte rendu des activités de l AEGSEG. Ce rapport devra être accepté par le conseil d'administration et présenté lors de l assemblée générale annuelle Il est tenu d être membre du conseil d'administration du fonds d investissement étudiant en sciences et génie. Il préside ce conseil conjointement avec le président de l Association des Étudiants de premier cycle en Science et Génie de l Université Laval (AESGUL) Il est le remplaçant du secrétaire général, du vice-président et du vice-président aux finances en cas d absence. 10

11 Article 21 Responsabilité du vice-président 21.1 Il est responsable de tout ce qui touche aux intérêts académiques des étudiants diplômés de la Faculté : conditions d études, qualité de l enseignement et de la recherche, programmes, cours, crédits, etc Il est responsable de la coordination des activités et de la représentation des étudiants diplômés aux conseils, comités et commissions de la Faculté où ils peuvent siéger, conjointement avec le président Il est responsable d informer les membres de l AEGSEG et le public en général, sur les politiques et les actions de l association Il est responsable du site web de l AEGSEG, Il est le représentant de l AEGSEG dans ses relations avec les corps publics et privés hors de l Université Il est le remplaçant du président en cas d absence de celui-ci. Article 22 Responsabilité du vice-président aux finances 22.1 Le vice-président aux finances d occupe des fonds de l AEGSEG et des livres de comptabilité Il est responsable de la présentation du budget annuel à l assemblée générale et il doit présenter une planification budgétaire triennale au conseil d'administration Il supervise le travail de tenure des livres comptables et la conservation de tous les documents reliés (chèques, contrats, factures, etc.) 22.4 Il est responsable du dépôt en conseil d'administration des états financiers Il dépose dans une institution financière les fonds de l AEGSEG Il signe tout document financier, conjointement avec le président. En cas d incapacité du président, le secrétaire général fait office de second signataire. Article 23 Responsabilité du secrétaire général 23.1 Il est responsable du secrétariat, de la tenue et de la gestion de la liste des membres et de la liste des administrateurs de l AEGSEG. 11

12 23.2 Il est responsable de la gestion et de l entreposage des lettres patentes ainsi que des règlements de l AEGSEG Il rédige les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et des assemblées générales Il sert de lien entre les administrateurs Il tient le calendrier des activités de l AEGSEG et en délivre copies et extraits Il signe les procès-verbaux avec le président et tout document financier si le viceprésident aux finances ou le président est dans l impossibilité de le faire. Article 24 Responsabilité du vice-président aux activités socioculturelles 24.1 Il est responsable de l organisation d activités à caractère socioculturel, sportif ou autre, destinés aux étudiants membres de l AEGSEG Il est responsable de la tenue du local de l association et veille au bon déroulement des activités en ce lieu. Section IV Dispositions financières Article 25 Année financière L année financière commence le 1er octobre et se termine le dernier jour du moins de septembre de l année suivante. Article 26 Dépenses de représentation Les membres du conseil d'administration, les représentants de l AEGSEG sur les comités et les commissions externes et les employés ont droit, lorsqu ils participent à une réunion pour représenter l AEGSEG auprès d autres organismes, au remboursement de certaines dépenses. Les pièces justificatives à cet effet doivent être présentées au vice-président aux finances. Toute demande de remboursement doit être approuvée par le conseil d administration. 12

13 Article 27 Rémunération Aucun membre de l AEGSEG, ni aucun de ses administrateurs n est rémunéré pour ses services. Article 28 Subvention Aucune somme d argent ne peut être affectée au financement de quelque mouvement politique ou social que ce soit sans l approbation du conseil d'administration. Les sommes distribuées peuvent l être pour des actions, mouvements et évènements bien déterminés. Article 29 Durée des contrats de travail Les contrats de travail ne peuvent pas durer plus d un an, ni contenir une clause de renouvellement automatique. Une évaluation écrite du rendement de l employé doit être présentée au conseil d'administration avant tout renouvellement de contrat. Article 30 Prêts L AEGSEG ne peut pas faire de prêts, de quelque nature que ce soit, ni à ses membres, ni à ses employés. L AEGSEG ne peut pas cautionner. Article 31 Dons Le conseil d'administration ne peut donner aucun bien de l AEGSEG à un membre. Section V Dispositions diverses Article 32 Présidence d assemblée Le président préside les assemblées générales et les réunions du conseil d'administration. Il veille à ce que les règlements soient respectés et les interprète en cas de litige. 13

14 Article 33 Règles de procédure Sauf dans les cas où les présents règlements le prévoient autrement, les règles de procédure contenues dans le livre «Procédure des assemblées délibérantes» de Victor Morin (dernière édition) s appliquent aux assemblées générales et aux réunions du conseil d'administration. Article 34 Dissolution 1 L AEGSEG ne peut être dissoute que de la façon suivante : 34.1 Tous les membres de l AEGSEG doivent être convoqués par écrit à une assemblée générale spéciale L avis de convocation doit indiquer clairement l objet de l assemblée La présence d au moins vingt-cinq pour cent (25%) des membres constitue le quorum de cette assemblée Les deux tiers des membres présents à cette assemblée doivent se prononcer en faveur de la dissolution. Article 35 Liquidation 2 Tous les biens restants, après la dissolution et le paiement des dettes, sont attribués exclusivement à une ou plusieurs associations ou corporation sans but lucratif. Les dossiers de la corporation sont déposés aux archives de l Université Laval. 1 Cet article ne peut être modifié qu en assemblée générale spéciale obéissant aux conditions spécifiées à l article Cet article ne peut être modifié qu en assemblée générale spéciale obéissant aux conditions spécifiées à l article

15 Règlement 2 : Trésorerie 15

16 Section I Cotisations Article 1 Qualité 1.1 Pour être membre de l AEGSEG, les étudiants de la Faculté de Science et de Génie doivent payer la cotisation prévue dans ce règlement. 1.2 Tout membre de conseil d'administration ou de tout autre comité reconnu officiellement par le conseil d'administration de l AEGSEG, reste membre de l AEGSEG durant la session d été même s il n est pas inscrit à cette session. Article 2 Montant de la cotisation Pour être membre de l A.D.S.E.G. les étudiants gradués de la Faculté doivent payer une cotisation de 2,00$ pour chacune des sessions auxquelles ils sont inscrits à temps plein. Article 3 Remboursement de la cotisation 3.1 Un étudiant dont la cotisation de membre a été payée peut en obtenir le remboursement s il le désire. À cet effet, il doit remplir le formulaire intitulé «Formulaire de remboursement de la cotisation automatique» et le remettre au secrétariat de l AEGSEG avec une photocopie de son reçu de paiement de ses frais de scolarité au plus tard le vingtième jour du troisième mois (novembre, mars et juillet) de la session concernée. 3.2 Cet étudiant perdra alors le droit de voter aux assemblées, de se présenter aux postes exécutifs, de participer aux activités, de demander des subventions et de bénéficier des services de l AEGSEG. 3.3 Si l étudiant concerné désire se faire envoyer son remboursement par la poste, des frais de 1,50$ seront soustrais de son remboursement. 16

17 Section II Subventions et bourses de l AEGSEG Article 4 Politique de subventions pour activités étudiantes Les règlements concernant les subventions pour activités étudiantes sont décrits dans le document ''Politique de subventions de l'aegseg''. 17