LE PLAN DE FORMATION

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1 LE I ELABORATION DU L établissement du plan de formation relève du pouvoir de direction de l employeur. C est à ce dernier de décider quels sont les salariés qui partiront en formation au cours de l année et quels types de stage ils suivront. Ce pouvoir de l employeur n est toutefois pas discrétionnaire. Il est encadré par la loi et la Convention Collective et doit s exercer dans le respect d un certain nombre de règles. Avant d établir le plan de formation, l employeur doit procéder aux entretiens annuels d évaluation prévus à l article 16 de la Convention Collective. L un des objectifs de l entretien annuel d évaluation est de permettre : - au salarié, d exprimer les demandes de formation nécessaires à l exercice de ses attributions ou favorables à son projet professionnel, - et à l employeur, d étudier les moyens d accompagnement éventuellement nécessaires pour atteindre les objectifs qu il fixe, notamment par une formation appropriée. A l issue de l entretien, une fiche de synthèse est établie à partir du modèle figurant sous l article 17 de la Convention Collective, modèle dont un des cadres est intitulé «Formation». Avec l entrée en vigueur de la loi du 4 mai 2004, le volet formation de l entretien annuel d évaluation prend une nouvelle dimension. Désormais, un certain nombre d actions de formation peuvent se dérouler en dehors du temps de travail. Le départ en formation, hors temps de travail, est toutefois subordonné à l accord du salarié et, dans certains cas, à la prise par l employeur d engagements en contrepartie. L entretien d évaluation fournira à l employeur l occasion d évoquer cette possibilité et éventuellement de formaliser l accord intervenu avec le salarié, dans la fiche de synthèse ou un document annexe. La nouvelle loi crée au profit des salariés un nouveau droit : le droit individuel à la formation (DIF). Ce nouveau droit permet aux salariés, à leur initiative et moyennant l accord écrit de l employeur, de bénéficier de 25 heures de formation par an, cumulables sur 6 ans, étant précisé que ce crédit d heures doit être utilisé majoritairement en dehors du temps de travail. L entretien annuel d évaluation fournira à l employeur et au salarié l occasion d un échange sur la mise en œuvre éventuelle du DIF( cf. note sur le DIF). D autre part, le document de synthèse de l entretien doit, à partir de cette année, contenir une mention précisant le total des droits acquis au titre du DIF par le salarié. 1/7

2 Insérer cette notion dans le document de synthèse permet aux employeurs de s acquitter de l obligation qui leur est faite par la loi d informer annuellement par écrit chacun de ses salariés des droits acquis par l intéressé au titre du DIF. Il importe donc de veiller à ce qu elle ne soit pas omise. L employeur doit, lorsqu il établit le plan de formation, tenir compte des dispositions des articles et de la Convention Collective, dispositions qui prévoient que tout salarié doit se voir proposer, par période de 4 ans, un stage d une durée minimale de 2 jours, attributif de points. Le 30 septembre prochain, s achèvera la 1 ère période de 4 ans d application de la Convention Collective. Aussi, les employeurs devront veiller cette année à inscrire au plan de formation ceux de leurs salariés, en place au 1 er octobre 2001, qui n ont pas encore bénéficié d un tel stage. Un certain nombre de litiges ont opposé, depuis l entrée en vigueur de la Convention Collective, employeurs et salariés sur la question de savoir si les formations suivies par les seconds devaient donner lieu ou non à attribution de points. Un respect plus rigoureux des dispositions de la Convention Collective, relatives à l entretien annuel d évaluation et au plan, aurait pu permettre d éviter ces litiges. L entretien annuel d évaluation donne l occasion à l employeur d indiquer clairement au salarié si le stage qui lui est proposé est ou non attributif de points et permet d éviter des malentendus à ce sujet. L établissement d un plan distinguant les formations qui donnent droit à des points et les autres va dans le même sens. Le Comité d Entreprise, ou à défaut les délégués du personnel s il en existe, doit être consulté sur le plan de formation. Cette consultation s effectue au cours de deux réunions distinctes. Au cours de la première réunion, l employeur présente aux représentants du personnel le bilan des actions de formation réalisées l année précédente et l année en cours et soumet à la discussion ses orientations générales en matière de formation et ses projets pour l année à venir. La seconde réunion est consacrée à l examen du projet de plan établi par l employeur, projet de plan qui doit tenir compte des orientations dont les représentants du personnel ont eu à débattre lors de la première réunion. Chacune des deux réunions doit être précédée de la remise aux représentants du personnel, au moins 3 semaines à l avance, des documents énumérés à l article D du Code du Travail. (Page 2 rectifiée) 2/7

3 II CONTENU DU Le plan de formation peut se définir comme l ensemble des actions de formation retenues par l employeur pour ses salariés. Dans le Notariat, les actions de formation retenues par l employeur sont le plus souvent des stages figurant sur le catalogue INAFON. Mais il peut retenir également des stages organisés par d autres organismes de formation. Depuis l entrée en vigueur de la loi du 4 mai 2004, le plan de formation doit distinguer 3 catégories d actions : - les actions d adaptation au poste de travail, - les actions liées à l évolution des emplois et au maintien dans l emploi, - les actions de développement des compétences. Les actions d adaptation au poste de travail ont pour objet d apporter au salarié des compétences qui sont directement et immédiatement utilisables par lui dans le cadre des fonctions qu il occupe. Ces actions se déroulent pendant le temps de travail et donnent lieu au maintien de la rémunération habituelle. Les actions liées à l évolution des emplois et au maintien dans l emploi visent à apporter au salarié des compétences dont ce dernier n a pas besoin dans l immédiat pour remplir ses tâches mais qui lui permettront dans l avenir : soit de conserver son poste qui est appelé à évoluer, soit de changer de fonction pour occuper un nouveau poste relevant de la même qualification que son poste actuel. Ces actions se déroulent, en principe, pendant le temps de travail, le salarié percevant sa rémunération habituelle. Toutefois, la réalisation de cette formation peut conduire le salarié à dépasser la durée du travail sans que les règles propres aux heures supplémentaires s appliquent : les heures de formation suivie sur le temps libre sont alors rémunérées au taux horaire normal. La non-application du régime des heures supplémentaires est toutefois subordonnée à l accord écrit du salarié. Les actions de développement des compétences visent à faire acquérir au salarié des compétences qui vont au-delà de sa qualification professionnelle et qui nécessitent, pour être utilisées, un changement de qualification. Ces actions peuvent se dérouler pendant le temps de travail, le salarié continuant à percevoir sa rémunération habituelle. Elles peuvent également se dérouler en dehors du temps de travail dans la limite de 80 heures par an. 3/7

4 Le départ en formation hors temps de travail nécessite un accord écrit entre employeur et salarié. Cet accord : - peut être dénoncé par le salarié dans les 8 jours de sa conclusion, - doit définir la nature des engagements pris par l employeur vis-à-vis du salarié, si celui-ci suit la formation avec assiduité et satisfait aux évaluations ( accès prioritaire à un poste correspondant aux nouvelles compétences acquises, augmentation etc.). Pour chaque heure de formation suivie sur son temps libre, le salarié reçoit de l office une allocation formation. Précisions Le nombre d heures de formation suivies en dehors de son temps de travail par un salarié dans le cadre du plan, au cours d une année civile, ne peut pas dépasser 80 heures. Le quota de 50 heures concernant les formations liées à l évolution des emplois ou au maintien dans l emploi et le quota de 80 heures concernant les formations liées au développement des compétences ne s additionnent pas. Un employeur ne peut pas s acquitter de son obligation de proposer à chacun de ses salariés un stage de formation attributif de points une fois tous les 4 ans, en les invitant à suivre une formation de type 2 ou 3, en dehors de leur temps de travail. En effet, l article de la Convention Collective dispose expressément qu il doit s agir de formations prises sur le temps de travail. Le classement d une action de formation dans l une des 3 catégories est fonction de l objectif poursuivi (adapter le salarié à son poste de travail, maintenir son employabilité ou développer ses compétences) et de la situation du salarié au moment où il suit la formation. Par conséquent, un même stage peut relever de catégories différentes selon les cas. Si toute action de formation inscrite au plan doit être classé dans une des 3 catégories, le plan de formation d un office donné pour une année donnée peut ne retenir que des actions relevant d une ou deux catégories. III EXECUTION DU Financement des actions de formation Le départ des salariés en formation est générateur de frais : frais d inscription aux stages et frais annexes ( frais de déplacement, d hébergement et de repas). Ces frais incombent à l employeur et ne doivent pas être supportés par les salariés. Dans la plupart des cas, l employeur peut toutefois obtenir de l OPCA-PL la prise en charge totale ou partielle de ces frais. 4/7

5 Il peut également obtenir de l OPCA-PL la prise en charge de l allocation formation versée aux salariés qui suivent, en dehors de leur temps de travail, des actions de développement. Pour obtenir des indications complémentaires à ce sujet, il convient : - soit de consulter le site intranet du C.S.N. ( Bibliothèque Formation Formation Continue Financement de la formation continue des clercs ), - soit de se reporter aux indications figurant dans les catalogues de formation d INAFON, - soit de contacter directement l OPCA-PL (52-56 rue Kléber LEVALLOIS- PERRET CEDEX Tél : Fax : ) Départ en formation et contrat de travail Le salarié qui part en formation, dans le cadre du plan, continue à exécuter son contrat de travail. Sa prestation de travail prend simplement une forme particulière. En conséquence : - sa rémunération doit lui être intégralement maintenue, - il conserve la même protection sociale que s il était resté à son poste, - il continue à acquérir les droits qui sont liés à l ancienneté ou à la présence dans l office ( les droits à congé payé notamment ) de la même façon que s il était resté à son poste, - l accident dont il peut être victime pendant la formation, est un accident du travail. Départ en formation et rémunération Si le départ en formation dans le cadre du plan n entraîne jamais pour le salarié de diminution de salaire, elle lui permet, parfois, de bénéficier d une augmentation de rémunération. * Formation attributive de points Le salarié qui suit un stage attributif de points doit bénéficier de 5 points supplémentaires dès l accomplissement du stage et sur production d une attestation de suivi délivrée par le dispenseur de la formation. Pour être attributive de points, une formation doit avoir une durée de 2 jours minimum. Ces 2 jours peuvent être continus ou discontinus. Dans le 1 er cas, les 5 points supplémentaires doivent apparaître sur la fiche de paie du mois au cours duquel le salarié est parti en formation. 5/7

6 Dans le 2 ème cas, les 5 points doivent apparaître sur la fiche de paie du mois au cours duquel le salarié a suivi la 2 ème journée de formation. Rappel : En septembre 2005, tous les salariés présents dans l office le 1 er octobre 2001 devront, en principe, bénéficier de 5 points formation. Seuls pourront ne pas bénéficier de tels points : - les salariés qui auront refusé de suivre la formation proposée par l employeur, - les salariés pour lesquels il aura été matériellement impossible d organiser un départ en formation en raison d une absence de longue durée. * Formation suivie en tout ou partie en dehors du temps de travail Le suivi d un stage d adaptation au poste de travail peut amener un salarié à dépasser sa durée habituelle de travail. En pareil cas, les heures effectuées au-delà de cette durée habituelle ont le caractère d heures supplémentaires et doivent être rémunérées comme telles. Exemple : Un salarié classé T1, coefficient 125, travaille dans un office de moins de 20 salariés où la durée habituelle est de 35 heures par semaine. Sa rémunération mensuelle brute est de 1.364, ce qui donne un taux horaire égal à : / 151,67 = 8,99. Une semaine donnée, il effectue 41 heures de travail ( y compris les heures de stage ) : - 4 heures supplémentaires lui seront payées à un taux majoré de 10 %, ce qui représente la somme de : 4 x 8,99 x 1,1 = 39,56, - 2 heures supplémentaires lui seront payées à un taux majoré de 25 %, ce qui représente la somme de : 2 x 8,99 x 1,25 = 22,47. Ces heures supplémentaires s imputeront sur le contingent. Elles devront faire l objet d une mention sur le bulletin de paie comme toutes autres heures supplémentaires. * Formation liée à l évolution ou au maintien dans l emploi en dehors du temps de travail dans la limite de 50 heures par an En pareil cas, les heures de formation effectuées hors temps de travail n ont pas le caractère d heures supplémentaires. Elles sont rémunérées au taux horaire normal et ne s imputent pas sur le contingent d heures supplémentaires. 6/7

7 Exemple : Un salarié, classé T2, coefficient 146, accepte de suivre une formation d une durée totale de 50 heures ( soit le maximum autorisé ) en dehors de son temps de travail. Au cours d un mois considéré, il suit 4 journées de formation de 6 heures chacune. Sa rémunération mensuelle brute habituelle est égale à 1.593, ce qui donne un taux horaire de / 151,67 = 10,50. A la fin du mois, son salaire doit être augmenté de la somme de : 10,50 x 24 = 252. Cette somme aura le caractère d un salaire. Elle sera soumise à cotisations sociales, à la CSG et à la CRDS, dans les conditions de droit commun. Elle doit faire l objet d une mention sur le bulletin de paie sous une rubrique intitulée, par exemple : «- heures de formations hors temps de travail ( Code du Travail, article L.932-1,II).» * Formation liée au développement des compétences pouvant se dérouler en dehors du temps de travail. Les heures passées en formation en dehors du temps de travail donnent lieu au versement par l office d une allocation de formation dont le montant correspond à l équivalent de la moitié de la rémunération nette horaire du salaire. En pratique, ce montant se calcule de la façon suivante : Montant de l allocation = total des rémunérations nettes perçues au cours des 12 derniers mois 151,67 x 12 x 0,5 L allocation formation n est soumise ni aux cotisations sociales, ni à la CSG et à la CRDS. En revanche, elle est imposable. Cette allocation est versée au salarié au plus tard à la date normale d échéance de la paie du mois suivant celui où les heures ont été effectuées. Un document récapitulant les heures de formation effectuées en dehors du temps de travail et le versement des allocations y afférentes est remis chaque année au salarié. Ce document est annexé au bulletin de paie. Le suivi d une formation liée au développement des compétences suppose que l employeur ait pris, avant le départ du salarié en formation, des engagements vis-à-vis de celui-ci destinés à reconnaître ses efforts. De ce fait, le salarié bénéficiera le plus souvent, une fois la formation terminée, d une prime ou d une augmentation ou d un changement de qualification, etc. ================================== 7/7