Contrat d adhésion au service de fichier centralisé d incidents de paiement du symev

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1 Modèle 1 Contrat d adhésion au service de fichier centralisé d incidents de paiement du symev ACCORD en date du. (ci-après dénommée «Date d effet») entre les soussignés : ENTRE LES SOUSSIGNES : Syndicat national des maisons de ventes volontaires «SYMEV», dont le siège est au 15 rue Freycinet PARIS, Représentée par son Président, Maître Jean Pierre Osenat Ci-après dénommé «Syndicat» ou «le SYMEV», ET D UNE PART, [L opérateur de ventes] , [forme juridique].... au capital de. euros, immatriculée au RCS de.... sous le numéro...., ayant son siège au , Représentée par.... Ci-après dénommée «L opérateur de ventes volontaires», D AUTRE PART, PREAMBULE Le SYMEV propose aux adhérents signataires de la convention ci-dessous l adhésion à un fichier centralisé d incidents de paiement qui a été autorisé par la CNIL par délibération en date du 5 décembre 2013 (ci-après le «Fichier Centralisé»). L opérateur de ventes volontaires est adhérent au SYMEV et il a souhaité adhérer au dit fichier centralisé. ARTICLE 1. ENGAGEMENT ET OBJET DU CONTRAT Le SYMEV autorise l opérateur de ventes volontaires à consulter le Fichier Centralisé et l opérateur de ventes volontaires confie au SYMEV l inscription au Fichier Centralisé de ses propres incidents de paiement, selon les modalités définies au cahier des charges figurant en annexe 1 (les «PRESTATIONS»).

2 ARTICLE 2. Durée de la convention Le présent contrat prend effet à compter de sa signature pour une durée indéterminée. Il pourra être résilié à tout moment par l une ou l autre des parties, par lettre recommandée avec accusé de réception assortie d un préavis minimum de 3 mois. Le non-renouvellement du présent contrat et sa résiliation ne donneront pas lieu au paiement de dommages-intérêts ou d indemnités quelconques. ARTICLE 3. Exécution des PRESTATIONS 3.1 Consultation du Fichier Centralisé par l opérateur de ventes volontaires Dans les 30 jours suivant la signature du contrat, l Opérateur de ventes volontaires indiquera au SYMEV l identité des personnes physiques en charge, sous sa responsabilité, de la consultation du Fichier Centralisé et le SYMEV lui remettra pour chaque opérateur des codes personnels d accès au Fichier Centralisé. L Opérateur de ventes volontaires en assurera la stricte confidentialité et se porte fort du respect de cette confidentialité par les opérateurs dont il est responsable. L opérateur de ventes volontaires informera le SYMEV de toutes modifications de la liste des personnes en charge de la consultation du Fichier Centralisé afin de permettre l actualisation des droits d accès. Le Fichier Centralisé géré par le SYMEV sera tenu constamment à la disposition de l opérateur de ventes volontaires sous réserve du respect par ce dernier des prérequis techniques suivants : - ordinateur avec accès internet via un FAI (fournisseur d accès Internet) Français, avec un débit minimum de 512Kbit/s - un navigateur récent (version datant de moins de trois ans), acceptant les cookies et Javascript. Le SYMEV informera l Opérateur de ventes volontaires de toute évolution de ces prérequis rendue nécessaire par l évolution de l état de la technique, avec un préavis d au moins 2 mois. L accès au Fichier Centralisé est fourni en fonction de la disponibilité du site et des réseaux de communication électronique. Le SYMEV ne peut garantir que le service sera ininterrompu, opportun, sûr et dépourvu de toute erreur ou virus. A. Obligations respectives des parties lors de l inscription d un incident au Fichier Centralisé Les parties s engagent respectivement à suivre les étapes suivantes lors de la mise à jour du Fichier Centralisé a. Avant la vente, l Opérateur de ventes volontaires informe le public de l existence du Fichier Centralisé. b. En cas d impayé à l issue de la vente, l opérateur de ventes volontaires adresse à l adjudicataire la mise en demeure prévue à l article L du Code de commerce. c. Si l adjudicataire ne s acquitte pas du prix du bien acheté, l Opérateur de ventes volontaires l informe par courrier recommandé que le non-paiement au terme d un délai de quinze jours entrainera son inscription au fichier d impayé. d. Si l impayé persiste, l Opérateur de ventes volontaires signale l incident au SYMEV. e. Le SYMEV inscrit le signalement sur le Fichier Centralisé et en même temps informe par courrier recommandé l adjudicataire défaillant de cette inscription.

3 f. L Opérateur de ventes volontaires auteur du signalement peut vérifier sa prise en compte en consultant le Fichier Centralisé sur l intranet mis à sa disposition par le SYMEV, comme les autres adhérents signataires du contrat d utilisation du Fichier Centralisé. g. Si l adjudicataire défaillant demande communication des informations du Fichier Centralisé le concernant, le SYMEV a deux mois pour lui répondre, à compter du moment où sa demande est complète. Il en va de même si l adjudicataire défaillant demande la rectification de ces données ou s oppose à leur traitement ultérieur pour des raisons légitimes. h. Si l adjudicataire défaillant conteste l impayé, le SYMEV se fait communiquer copie des justificatifs de la créance par l Opérateur de ventes volontaires auteur du signalement, et analyse les justificatifs de la contestation produits par l adjudicataire. Conformément à l article 1315 du Code civil : - L auteur du signalement doit prouver l existence de la créance ; - L adjudicataire doit prouver le paiement ou le fait qui a produit l extinction de sa dette. i. En l absence de communication immédiate des justificatifs de la créance par l Opérateur de ventes volontaires, le SYMEV suspend l inscription de l adjudicataire défaillant au Fichier Centralisé. j. Si la contestation est sérieuse et étayée, le SYMEV suspend l inscription de l adjudicataire défaillant au Fichier Centralisé. k. Le SYMEV informe (i) l adjudicataire défaillant de sa décision sur la suspension de l inscription par courrier recommandé, et (ii) l auteur du signalement par tous moyens faisant preuve de sa date ( ). l. L auteur du signalement informe le SYMEV dès que l adjudicataire règle la totalité du prix impayé et le SYMEV supprime immédiatement l inscription de l incident dans le Fichier Centralisé. m. Même en l absence de règlement, l incident est supprimé du Fichier Centralisé au plus tard trois ans après son inscription. B. Dispositions générales Dans tous les cas, les parties s informeront réciproquement dès qu elles ont connaissance de toute modification ou mise à jour devant être apportées aux données du fichier. Tout transfert hors de l Union européenne des données personnelles incluses dans le fichier d adhérents est soumis à l autorisation préalable et écrite de la le SYMEV. Le SYMEV réalisera les PRESTATIONS selon les règles de l art, dans les délais, avec les moyens et conformément aux prescriptions définies au cahier des charges qui figure en annexe. ARTICLE 4. DESIGNATION DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT DE DONNEES PERSONNELLES A. RESPONSABLE DU TRAITEMENT DU FICHIER CENTRALISé La finalité et les moyens mis en œuvre pour les traitements de données personnelles résultant du Fichier Centralisé sont déterminés par le SYMEV, qui est le responsable du traitement au sens de la loi française du 6 janvier 1978.

4 Le SYMEV sera seul propriétaire des droits d exploitation sur les fichiers de données recueillies par le SYMEV, pour toute la durée de leur protection et pour le monde entier. De convention expresse, le SYMEV ne dispose d aucun droit de rétention sur les données personnelles du fichier qu il gère pour le compte de l Opérateur de ventes volontaires. B. RESPONSABLE DU SIGNALEMENT DES INCIDENTS DE PAIEMENT L Opérateur de ventes volontaires est le responsable du traitement des données qu il collecte et traite jusqu à leur transmission au SYMEV en vue de leur inscription au Fichier Centralisé et détermine la finalité et les moyens mis en œuvre pour ces opérations de traitement. ARTICLE 5. INFORMATION DES PERSONNES Lorsqu elles sont amenées à collecter des données personnelles, les parties fournissent à la personne concernée l ensemble des informations prévues par l article 32 de la loi du 6 janvier 1978 dite Informatique et libertés, à savoir : 1 l identité du responsable du traitement ; 2 la finalité poursuivie par le traitement auquel les données sont destinées ; 3 caractère obligatoire ou facultatif des réponses ; 4 les conséquences éventuelles, à son égard, d un défaut de réponse ; 5 les destinataires ou catégories de destinataires des données ; 6 les droits d opposition à la collecte puis d accès et de rectification qu elle tient de la loi du 6 janvier ARTICLE 6. EXERCICE DES DROITS D ACCES ET DE RECTIFICATION Si elle est destinataire d une demande d accès ou de rectification, chaque partie en informera immédiatement l autre partie puis donnera communication dans les meilleurs délais et sous une forme accessible, des données personnelles concernées ainsi que de toutes informations et tous justificatifs disponibles quant à l origine de ces données personnelles. Les codes, sigles et abréviations figurant dans les documents transmis par chaque partie doivent être explicités, si nécessaire sous la forme d un lexique. Chaque partie ne répondra aux demandes d accès ou de rectification sur les données personnelles qu après avoir vérifié que ces demandes répondent aux conditions posées par les articles 92 et suivants du décret n du 20 octobre 2005 : - Présentation d une photocopie d un titre d identité portant la signature du titulaire ; - Indication du lieu où doit être adressé la réponse, celle-ci étant transmise par courrier recommandé en cas de doute ; - Justification d un mandat, si le droit d accès est exercé par l intermédiaire d un mandataire. Si la demande est imprécise ou ne comporte pas tous les éléments permettant au responsable du traitement de procéder aux opérations qui lui sont demandées, celui-ci invite le demandeur à les lui fournir avant l expiration d un délai de deux mois à compter de la réception de la demande d accès. Le responsable du traitement y procède par lettre remise contre signature ou par voie électronique. Chaque partie communiquera à l autre partie concernée toutes les rectifications opérées.

5 ARTICLE 7. SECURITE DES DONNEES PERSONNELLES QUALIFIEE PAR LE SYMEV Chaque partie mettra en œuvre toutes mesures utiles pour assurer la sécurité des données personnelles et empêcher qu elles soient déformées ou endommagées ou que des tiers non autorisées y aient accès, au regard de la nature des données et des risques présentés par leur traitement. Ces précautions concernent notamment : a. La prévention et le contrôle des erreurs de saisie, b. La prévention des homonymies, c. La sensibilisation des salariés et partenaires en charge des traitements à la protection légale des données personnelles et à la sécurité informatique, d. La mise en place et le contrôle des mots de passe et habilitations pour accéder aux données personnelles, e. La protection physique des locaux où est situé le système informatique gérant les données personnelles, f. La fréquence et les modalités de sauvegarde du système informatique gérant les données personnelles, g. La protection contre les intrusions extérieures utilisant le canal des réseaux informatiques (routeur, firewall, système de détection d intrusion ), h. La conclusion de contrat de confidentialité avec les destinataires usuels des données personnelles. Sur demande de l autre partie, chaque partie lui communiquera les précautions mises en œuvre pour assurer la sécurité des données personnelles. Chaque partie pourra aussi vérifier sur place l adéquation des précautions adoptées par l autre partie, avec l assistance des experts de leur choix et moyennant un préavis raisonnable. ARTICLE 8. RESPECT DE LA LOI FRANÇAISE DU 6 JANVIER 1978 DITE INFORMATIQUE ET LIBERTES Le SYMEV s engage à respecter les obligations posées par la loi française du 6 janvier 1978 dite Informatique et libertés et des décrets et/ou décisions administratives prises pour son application. Il est rappelé que le non respect de ces dispositions est sanctionné par les dispositions des articles et suivants et et suivants du Code pénal français, sans préjudice des sanctions prévues par la loi française. ARTICLE 9. FORCE MAJEURE En cas de survenance d un évènement de force majeure, l exécution du présent contrat et des obligations en résultant sera suspendue. Les parties s engagent dans une telle hypothèse à rechercher de bonne foi toute solution alternative permettant au SYMEV de poursuivre normalement l exploitation de ses activités, et notamment le recours accepté par le SYMEV à un autre prestataire. En l absence d accord et si la suspension du contrat excède une durée de un (1) mois, le contrat, chaque partie pourra résilier le contrat pour l avenir, par lettre recommandée avec accusé de réception. Le contrat reprendra normalement son exécution, et les parties seront à nouveau tenues du respect de toutes les obligations y figurant, dés lors que la disparition de l évènement de force majeure aura été dûment constatée.

6 ARTICLE 10. INDEPENDANCE RECIPROQUE Les parties déclarent expressément qu elles sont et demeureront, pendant toute la durée du présent contrat, des partenaires professionnels indépendants. ARTICLE 11. INTUITU PERSONAE Le présent contrat étant conclu intuitu personae, chaque partie s interdit de céder ou de transférer, de quelque manière que ce soit (et notamment sous forme de cession ou de mise en location-gérance de son fonds de commerce, d apport en Société ou, le cas échéant, de cession des titres ou de changement de contrôle), les droits et obligations en résultant, sans l accord exprès, préalable et écrit de l autre partie. A défaut, cette dernière serait en droit de résilier le présent contrat, dans les conditions précisées à l article «Inexécution fautive» ci-dessous, sans préjudice d éventuels dommages et intérêts. ARTICLE 12. RESILIATION ANTICIPEE Le présent contrat pourra être résilié par anticipation, par l une ou l autre des parties, en cas d inexécution de l une quelconque des obligations y figurant et/ou de l une quelconque des obligations inhérentes à l activité exercée. Sauf stipulations contraires du présent contrat prévoyant une résiliation immédiate lorsqu il n est pas possible de remédier au manquement, la résiliation anticipée interviendra sans recours à une procédure judiciaire, huit jours après une mise en demeure signifiée par lettre recommandée avec demande d avis de réception à la partie défaillante, indiquant l intention de faire application de la présente clause résolutoire expresse, restée sans effet. ARTICLE 13. CONSEQUENCES DE LA CESSATION DU CONTRAT Dès la fin du présent contrat l opérateur de ventes volontaires cesse d avoir accès au Fichier Centralisé. L opérateur de ventes volontaires reste tenu de transmettre au SYMEV toutes informations et/ou données nécessaires à l actualisation du Fichier Centralisé, tel que décrit à l article 4.B, pendant une durée de 3,5 ans à compter de la fin du mois en cours au jour de la fin du contrat. Le SYMEV reste tenu de rendre compte des dites actualisations à l opérateur de ventes volontaires, pendant la même durée. Le Fichier Centralisé n ayant pas pour finalité d assurer l hébergement ou l archivage des données de l opérateur de ventes volontaires, aucune restitution des données reçues de l opérateur de ventes volontaires ne sera effectuée hors les cas prévus par le présent article ou par la loi. ARTICLE 14. NULLITE PARTIELLE L annulation de l une des stipulations du présent contrat n entraînerait l annulation de celui-ci dans son ensemble, que pour autant que la stipulation litigieuse puisse être considérée, dans l esprit des parties, comme substantielle et déterminante, et que son annulation remette en cause l équilibre général de la convention. En cas d annulation d une des stipulations du présent contrat, considérée comme non substantielle, les parties s efforceront de négocier une clause économiquement équivalente.

7 ARTICLE 15. NOTIFICATIONS Sauf indication contraire du présent contrat, les notifications et correspondances de toute nature entre les parties seront valablement échangées par tout moyen faisant preuve de sa date, tels que notamment télécopies ou s. ARTICLE 16. CONFIDENTIALITE Tant pendant l exécution de ce contrat, que pendant une durée de 10 ans après son expiration quelle qu en soit la cause, chaque partie gardera strictement confidentiel tout renseignement technique ou commercial qu elle aurait été amenée à connaître sur l autre partie, ses produits et les PRESTATIONS. Chaque partie s engage à mettre à la charge de ses éventuels préposés la même obligation de confidentialité. ARTICLE 17. LOI APPLICABLE ET JURIDICTION COMPETENTE Le présent contrat est régi par la loi française. Tout litige susceptible de s élever à l occasion de la formation, de l exécution, ou de l interprétation du présent contrat sera soumis aux tribunaux compétents. Fait en deux exemplaires à Paris, le... Le SYMEV, Maitre Jean-Pierre Osenat L opérateur de ventes volontaires M....

8 LISTE DES ANNEXES 1. Cahier des charges ANNEXE N 1 AU CONTRAT DE PRESTATION DE GESTION DE FICHIER CONCLU ENTRE LE SYMEV ET L OPERATEUR DE VENTES VOLONTAIRES.... LE.... DESCRIPTIF DES PRESTATIONS I- FINALITES DES PRESTATIONS Fichier centralisé d incidents de paiement à destination des opérateurs de vente volontaires adhérents du SYMEV et signataires avec ce dernier d un contrat encadrant l utilisation du dit fichier. Envers le public, le Fichier Centralisé aura pour dénomination : «Fichier central de prévention des impayés des Commissaires priseurs». II- MOYENS A METTRE EN OEUVRE - Seront affecté à la mise à jour du traitement les opérateurs suivants : Anne Giraud, Chloé Thibault, Jean Pierre Osenat. - Serveur dédié Infogéré - Serveur de sauvegarde dédié infogéré - Certificat SSL Standard