Conditions générales d utilisation V 1.0

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1 Conditions générales d utilisation V 1.0

2 OBJET DU DOCUMENT Ce document a pour objet de fixer les conditions générales d'utilisation du logiciel SEPAeditor commercialisé par exalog au profit du Client. SEPAeditor est proposé en licence gratuite ou via un abonnement mensuel, au choix du client. Ce document définit les garanties fournies par exalog selon le cas. En s'inscrivant à SEPAeditor et en choisissant sa licence, le souscripteur reconnaît avoir lu, compris et accepté dans leur intégralité les présentes conditions générales. Première édition (Juillet 2013) La société exalog procède régulièrement à des modifications du ou des produit(s) décrit(s) dans ces Conditions Générales d Utilisation dont le contenu est périodiquement mis à jour. Pour toute question, adressez-vous à l assistance de SEPAeditor : assistance@sepaeditor.com Copyright exalog est une marque déposée exalog Tous droits réservés. Acrobat Reader Adobe Systems Incorporated.

3 TABLE DES MATIERES 1. LEXIQUE DESCRIPTION DU LOGICIEL SEPAEDITOR ACCES AU LOGICIEL CONFIDENTIALITE DES DONNEES DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES PROPRIETES DES DONNEES GARANTIES RESPONSABILITES DU CLIENT DUREE DE LA LICENCE ET RESILIATION PRIX ET MODALITES DE REGLEMENT ELECTION DE JURIDICTION... 8

4 1. LEXIQUE SEPA : Single Euro Payment AREA EPC : European Payment Council Ordres SEPA : Ordres bancaires de virement ou de prélèvement transmis à une banque pour exécution selon les règles fixées par l'epc SCT : SEPA Credit Transfer ou ordre de virement SEPA SDD : SEPA Direct Debit ou ordre de prélèvement SEPA Client : Entreprise utilisatrice du logiciel SEPAeditor via une licence gratuite ou par abonnement Administrateur : Opérateur habilité à administrer le logiciel SEPAeditor pour le compte du Client et en particulier pour gérer les habilitations des autres opérateurs du Client Utilisateur : Opérateur habilité par le Client au sein du module d'administration de SEPAeditor H / Heure = Heure exprimée en CET (Central European Time) Jour ouvré / Heure ouvrée : Jour ouvré ou heure ouvrée en France, du Lundi au Vendredi de 09h00 à 12h15 et de 14h00 à 17h15 Editeur : La société exalog-développement, éditeur de SEPAeditor et titulaire de tous les droits de licence SEPAeditor Starter : Licence gratuite d'utilisation de SEPAeditor comprenant des limitations d'usage SEPAeditor Optimum : Licence payante d'utilisation de SEPAeditor ne comprenant pas de limitation d'usage 2. DESCRIPTION DU LOGICIEL SEPAeditor Le logiciel SEPAEditor a pour objet général de permettre au Client de générer des fichiers bancaires d'ordres SEPA conformes à la norme imposée par l'epc. A cette fin, il permet notamment au Client : La saisie et l'enregistrement de ses propres coordonnées bancaires L'enregistrement (par importation ou saisie) dans sa base de données des coordonnées bancaires de ses créanciers et débiteurs L enregistrement des données nécessaires à la création des Ordres SEPA L a saisie en ligne d'ordres SEPA L importation de données au format texte avec séparateurs en vue de générer un fichier SEPA L a conversion de fichiers normalisés aux anciens formats nationaux en fichiers SEPA* L e téléchargement sur le poste de l'utilisateur du Client de remises d'ordres sous forme de fichiers conformes à la norme SEPA imposée par l'epc * La liste des anciens formats nationaux pris en charge par les programmes de conversion du logiciel SEPAeditor est publiée et actualisée en ligne sur le site SEPAeditor Outre la mise à disposition des fonctionnalités énoncées ci-dessus, l'utilisation de SEPAeditor, y compris en version gratuite, donne accès à une assistance par mail et en anglais de la part des techniciens SEPAeditor. Cette assistance consiste à expliquer le fonctionnement des commandes du logiciel. Les techniciens d'assistance n'ont pas de compétences comptables ni financières, et ils ne connaissent pas les règles de gestion du Client. Quelles que soient les indications fournies par les techniciens, le Client est le seul à pouvoir exalog est une marque déposée 2013 Tous droits réservés 4

5 juger des conséquences sur sa propre gestion des choix d'utilisation qu'il peut faire, et il reste seul responsable de ces choix. 3. ACCES AU LOGICIEL En général, l'application est accessible 7 jours sur 7, 24 heures sur 24. Cette disponibilité n'est cependant pas garantie contractuellement et, pour les nécessités de maintenance, elle pourra être réduite temporairement, dans la limite fixée ci-après au paragraphe 8 sur les garanties. Dès la première connexion, avant d'enregistrer des données, le Client choisit lui-même son nom d'accès et son mot de passe pour accéder à SEPAeditor. SEPAeditor ne comporte aucune fonctionnalité permettant de connaître le mot de passe d'un utilisateur. Si le Client a perdu son mot de passe Il devra le réinitialiser en utilisant le formulaire disponible en ligne. Un nouveau mot de passe temporaire lui sera alors transmis via sa messagerie, à l'adresse initialement déclarée au sein de son environnement. Il devra obligatoirement remplacer ce mot de passe temporaire par un nouveau mot de passe personnalisé. Par ailleurs, SEPAeditor comprend une fonction de gestion des habilitations permettant à l'administrateur du Client de limiter les actions autorisées pour chacun de ses opérateurs et définir leurs modalités d'accès à l'application. Il appartient au Client de fixer ces autorisations et ces modalités d'accès à sa convenance et il est seul responsable des conséquences des choix correspondants. 4. CONFIDENTIALITE DES DONNEES SEPAeditor assure le chiffrement des données échangées via Internet entre le poste du Client et le serveur SEPAeditor, dans les deux sens. Le protocole utilisé est le standard SSL (Secure Socket Layer), intégré à la plupart des explorateurs Internet. La clé de chiffrement utilisée par exalog est déposée auprès d'un organisme de certification de réputation internationale. Les données du Client sont stockées sur des serveurs exploités dans un environnement protégé contre les intrusions. exalog s'engage à ne faire aucun usage de ces données, et à en limiter strictement les manipulations à ce qui est indispensable pour en assurer la sauvegarde. 5. DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES Les données signalétiques du Client, de ses débiteurs et de ses créanciers sont conservées de façon illimitée dans la base de données. Seul le Client peut supprimer tout ou partie du référentiel qu'il aura enregistré dans la base de données. L'historique des remises générées est conservé en ligne dans un intervalle glissant de 60 jours. Au-delà de la période de conservation en ligne, les bases de données de sauvegarde sont encryptées et archivées pendant 7 ans et ce même au-delà de la fin de l'abonnement du Client (cf. 9 - Durée de l'abonnement). exalog est une marque déposée 2013 Tous droits réservés 5

6 6. PROPRIETES DES DONNEES Le Client reste seul propriétaire des données qu'il enregistre dans sa base de données du logiciel SEPAeditor. Au sein de son environnement, le Client dispose d'outils d'extraction des données concernant ses débiteurs, ses créanciers, ou les remises saisies en ligne sous la forme de fichiers texte, composés d'enregistrements séparés par des sauts de ligne et composés eux-mêmes de champs séparés par des tabulations. Les données seront toutes écrites en clair dans le fichier restitué. 7. GARANTIES Le logiciel informatique utilisé dans la version gratuite SEPAeditor Starter est le même que celui fourni aux Utilisateurs ayant souscrit le contrat par abonnement SEPAeditor Optimum. Les utilisateurs de SEPAeditor Starter bénéficient donc de fait des performances de la solution SEPAeditor Optimum, mais ils ne bénéficient en aucun cas des garanties définies ici qui ne s'appliquent exclusivement qu'aux titulaires d'une licence SEPAeditor Optimum ayant acquitté la redevance correspondante. Pour la période pour laquelle il a acquitté sa redevance, l'editeur garantit les éléments suivants au Client titulaires d'une licence SEPAeditor Optimum : La disponibilité de ses données et des fonctionnalités du logiciel, les Jours ouvrés du Lundi au Vendredi, de 08H30 à 17H30, avec un temps de redémarrage en cas de panne de moins de seize Heures (16H) ouvrées La conformité à la norme de l'epc des fichiers de remises d'ordres créés par SEPAeditor et téléchargés sur le poste du Client Le respect de la stricte confidentialité de leurs données enregistrées dans la base de données SEPAeditor. L'Editeur n'engage aucune responsabilité concernant : Le bien fondé commercial, juridique ou financier des ordres bancaires créés par le Client La qualité des fichiers de données importés par le Client via Internet dans sa base de données SEPAeditor Les conséquences des choix d'utilisation de SEPAeditor effectués par le Client (sélection de valeurs de saisie, choix de dates de traitement, validation d'opérations par action sur un bouton de confirmation, etc.), quelles que soient les indications fournies par l'assistance La sécurité d'accès aux données du Client dès lors que cet accès est obtenu par la saisie normale du nom d'accès et du mot de passe choisis et connus par le seul Client La garantie de disponibilité du service ne s'applique pas en cas de force majeure s'imposant à exalog. exalog se réserve le droit de modifier ces dispositions à tout moment et s'engage à en aviser les Utilisateurs préalablement. exalog est une marque déposée 2013 Tous droits réservés 6

7 8. RESPONSABILITES DU CLIENT Le Client est seul juge des enjeux correspondant aux ordres bancaires qu'il manipule au moyen de SEPAeditor. Le Client doit être conscient que SEPAeditor et Internet ne sont que des automates susceptibles de défaillances, même si celles-ci sont rares. Il appartient donc au Client de prendre toutes les précautions qu'il jugera utiles en fonction des enjeux de ses ordres, pour s'assurer qu'ils soient traités selon les conditions qu'il souhaite. En particulier, le Client devra prévoir, en interne et auprès de ses banques, des procédures de secours pour assurer le traitement de ses opérations dans les délais souhaités en cas de défaillance de SEPAeditor. 9. DUREE DE LA LICENCE ET RESILIATION La licence non exclusive d'utilisation est concédée au Client par l'editeur pour une durée d'un mois renouvelable par tacite reconduction. Le Client peut résilier sa licence par lettre recommandée adressée à : exalog développement Service résiliation SEPAeditor 97 rue de Bellevue Boulogne Billancourt FRANCE La résiliation sera prise en compte au plus tard 15 jours après réception du courrier, date à partir de laquelle le service sera désactivé et tout futur prélèvement sera suspendu. exalog se réserve le droit de désactiver et supprimer les données des Clients en mode gratuit : Qui ne se seraient pas connectés au logiciel depuis plus de 3 mois Qui n'auraient généré aucun fichier SEPA depuis plus de trois mois Qui feraient un usage de SEPAeditor jugé anormal par exalog, illicite ou incompatible avec la gratuité Pour l'utilisation du logiciel par abonnement payant, exalog pourra de plein droit désactiver l'accès du Client en cas de rejet d'un prélèvement resté impayé plus de huit jours après mise en demeure par 10. PRIX ET MODALITES DE REGLEMENT Pour l'abonnement payant, le montant des redevances mensuelles dues par le client comprend un forfait fixe incluant le téléchargement de 100 ordres SEPA (prélèvements ou virements) par mois au maximum et une partie variable fonction du nombre d'ordres SEPA téléchargés à partir du 101ème, selon la tarification suivante : exalog est une marque déposée 2013 Tous droits réservés 7

8 Tarif par tranche de nombre d'ordres téléchargés par mois. Tranche Forfait comprenant 100 ordres De 101 à 500 ordres De 501 à ordres De à ordres Au-delà de ordres Tarif 10 HT 0,030 HT / ordre envoyé (zéro euro virgule trois centimes) 0,024 HT / ordre envoyé (zéro euro virgule zéro vingt quatre centimes) 0,018 HT / ordre envoyé (zéro euro virgule zéro dix-huit centimes) 0,009 HT / ordre envoyé (zéro euro virgule zéro zéro neuf centimes) Le forfait est facturé pour le mois à venir et la partie variable pour le mois passé. Les redevances sont réglées par prélèvement automatique émis par exalog sur le compte bancaire indiqué par le Client. Les prélèvements sont effectués le 15 de chaque mois. En cas de prélèvement impayé : L'indemnité forfaitaire de recouvrement due par le Client sera de 25 Un taux de pénalités de retard de 1,5% par mois de retard sera appliqué au montant impayé Le tarif du client et l'indemnité forfaitaire de recouvrement sont révisés annuellement à la date anniversaire de l'inscription à SEPAeditor, en fonction de l'évolution de l'indice des Prix à la Consommation Harmonisé (IPCH) selon la formule : T1=T0x(S1/S0) Avec : T1 = tarif révisé T0 = tarif précédent S0 = dernier indice IPCH publié à la date de la précédente révision S1 = dernier indice publié à la date de révision L'indice de référence initial est le dernier indice publié à la date de l'inscription du client à SEPAeditor. 11. ELECTION DE JURIDICTION Les présentes Conditions Générales d'utilisation sont régies par la loi Française. En cas de non exécution, partielle ou totale, de l'une des clauses des présentes Conditions Générales d'utilisation, exalog et le Client s'efforceront de trouver un accord amiable sous 1 mois après réception d'un avis de désaccord par écrit. En cas d'échec de la négociation ou après un délai d'un mois suivant la notification écrite du litige, restée sans réponse par l'une des deux parties, l'autre partie pourra de plein droit porter le litige devant le Tribunal de Commerce de Nanterre (92) - France. exalog est une marque déposée 2013 Tous droits réservés 8