Checklist coordonateurs écoles d été. Envoyer en rappel à tous les participants qui n ont pas encore payé

Transcription

1 Checklist coordonateurs écoles d été 2 semaines avant : Venir finaliser votre dépliant de bienvenue au Cérium Envoyer en rappel à tous les participants qui n ont pas encore payé 1 semaine avant : Sur réception du chèque, encaisser et retirer la demande d avance, séparer les montants pour les per diems dans des enveloppes individuelles. Préparer et imprimer les formulaires d honoraires professionnels, à faire signer à chaque conférencier durant l école. Le modèle est dans écoles conférenciers Confirmer restaurants et/ou traiteurs pour vos soupers et buffets (menu, prix, nb de personnes, mode de paiement et de livraison), prévoir l alcool pour les apportez votre vin ou les buffets. Passer à l hôtel pour confirmer les dates de séjour de vos conférenciers et déposer les pochettes de bienvenue Jeudi ou vendredi en fin de journée : venir au Cérium faire un party logistique pour préparer (avec l aide d une hôte ou hôtesse si possible) : Cocardes, pochettes de bienvenue, formulaires évaluation, feuilles présence, fléchage, etc. Cocardes : le modèle est dans écoles 2010-logistique Il faut inscrire nom, prénom, compagnie ou université. Pour les inscriptions à la journée; inscrire les dates. Il y a des cocardes spéciales pour journées économiques et culturelles. Faire imprimer sur l imprimante jb588, en couleur : n oubliez pas d envoyer un courriel à lise pour l informer du nb de copies couleur effectuées. Contenu des pochettes : programme, syllabus, invitation au cocktail, feuille des écoles et de votre école, dépliant cérium, feuille UdeM, carte géographique de votre région. Formulaires évaluation : le modèle est dans écoles 2010-logistique : il faut le modifier en fonction de vos conférences. Feuilles présences : elles sont faites pour chaque école en anglais et en français dans écoles 2010-logistique. Fléchage : le modèle est dans écoles 2010-logistique

2 T.T. Important : Vérifier le fonctionnement de l ordinateur, nettoyer et préparer votre salle de cours Installer le fléchage Vendredi soir avant de partir pour le week-end T.T. Important : Prendre rendez-vous avec Lise et David pour vérifier vos listes d inscrits Préparez et ayez sur vous en tout temps pendant la semaine: Les numéros de cell Émilie : 514- Michelle : JF Lisée : La liste à jour de vos participants avec leurs catégories : Étudiants crédités salariés inscriptions à 1000$ et + inscriptions à la journée journées culturelles et économiques ceux qui ont payé Surtout ceux qui n ont pas payé La liste des dates d arrivées et de départ de vos conférenciers pour les avions et les hôtels L horaire à jour complet de la semaine, avec présentateurs, journées culturelles et économiques. Garder toutes les factures, reçus, cartes d embarquement, feuilles d honoraires et de per diems signées avec vous durant la semaine (ne les remettez pas à Lise au compte-goutte) Après la semaine : prévoir une rencontre avec Lise Lebeau pour fermer vos avances, avec les factures, reçus, cartes d embarquement, feuilles d honoraires et de per diems signées.

3 Liste détaillée Avant l école - Vous avez Mis toutes vos lectures en ligne (100 p. + lectures obligatoires et facultatives par cours), en anglais et en français Fait imprimer votre recueil Gardé des copies du recueil pour vos participants à 1000$ et + Gardé des copies pour vos titulaires s ils le souhaitent Mis à jour tous les horaires disponibles en ligne Contacté la liste de VIPs (30) composée par les co-titulaires pour les inviter à 1 conférence et au cocktail d ouverture Demandé à vos conférenciers principaux si ils désiraient un bureau au Cérium durant leur séjour (dans courriel informations pratiques) et m avez fait part de votre requête. Prévu le matériel particulier pour votre salle de classe (carte géographique physique et ppt, autre) Rencontré vos hôtes et hôtesses et les avez briefé sur les particularités de votre semaine (journées écono, culturelles, activités, VIPs, ppt, café ) - tous vos participants ont été contactés Pour la preuve de leur statut étudiant s il y a lieu Pour la confirmation de leur inscription et de leur paiement (ou rappel de paiement) Pour leur envoyer un reçu s ils vous l ont demandé Pour les codes des lectures en lignes Pour les informations pratiques Pour la confirmation de leur présence au cocktail d ouverture et aux autres activités sociales s il y a lieu (dans le courriel informations pratiques) Lorsque besoin, pour aide avec le logement ou autre durant leur séjour Pour confirmer ou annuler la tenue de l école en anglais

4 - Vos titulaires Ont eu la dernière version de l horaire Connaissent les dates d arrivée de leurs conférenciers étrangers Ont planifié avec vous les repas d accueil du dimanche et du mercredi Ont écris aux étudiants crédités Ont planifié la rencontre avec les étudiants crédités le lundi midi Ont planifié la division des corrections Ont mis les élèves au courant des méthodes d évaluation et de remise des travaux Sont au courant que la remise et la consultation des travaux doit se faire dans les départements, et non pas au Cérium Savent qu ils devront me remettre les notes et travaux des étudiants du certificat en coopération internationale - tous vos conférenciers Sont confirmés Vous ont dit s ils seraient accompagnés ou non Ont eu la copie de leur billet d avion et les informations sur des formalités particulières, si c est le cas (profs invités, visas de travail, visas) Savent qui va venir les chercher ou ont l adresse de l hôtel s ils prennent un taxi. Ont confirmé leur présence, si c est le cas, au souper des directeurs et/ou des conférenciers Ont reçu les informations pratiques (avec leur horaire de cours et d activités sociales, comment se rendre de l hôtel, au CÉRIUM, un numéro de téléphone en cas d urgence) Vous ont envoyé à l avance leurs PPT si possible.

5 Pendant l école : Horaire de l immeuble : 7h à 17h du lundi au samedi, ainsi que le dimanche. Horaire du stationnement : du lundi au jeudi. Fermé les vendredis, samedis et dimanches. Il y aura des lunchs pour les coordos et les hôtesses au Cérium les lundis, mercredis et vendredis. Vous pourrez prendre un poste de travail au Cérium pour la durée de l école, où vous pourrez laisser vos documents (pochettes, évaluations, feuilles de présence, etc.) Lundi matin : Tout devrait être prêt le vendredi précédant : tables d accueil, fléchage, pochettes, salles de classes, etc. Soyez ici à 7h30 MAX, avec vos hôtes et hôtesses. Tous les autres matins, 8h Max. Vos titulaires seront présents pour accueillir les conférenciers le matin. Il y aura dans l entrée une table d accueil par école, où vous accueillerez les participants avec vos hôtesses. Le premier matin est le plus exigeant, mais vous devrez être à la table d inscription également tous les autres jours de 8h à 9h, car il peut y avoir des inscriptions à la journée. Lise Lebeau sera présente pour prendre les nouvelles inscriptions et les paiements le lundi matin. Ensuite pour toute question relative aux paiements ou aux reçus, elle sera à son bureau au Cérium. Votre école (vos hôtesses) sera responsable des pauses café (10h15h et 2h30) pour ces journées : 1 e semaine Lundi: Mardi: Mercredi: Jeudi : Vendredi : Samedi (matin seulement): 2 e semaine Lundi: Mardi: Mercredi: Jeudi : Vendredi : Samedi (matin seulement):