ENTREPRISE CONTENT MANAGEMENT & RECORDS MANAGEMENT ECM & RM

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1 ENTREPRISE CONTENT MANAGEMENT & RECORDS MANAGEMENT

2 PLAN Introduction Partie I : le records management Qu est ce que le RM? Les principes du RM Les objectifs du RM Les enjeux du RM Les étapes de la mise en place d un système RM (SRM). 2

3 Partie II : l ECM et le RM : quelle relation? Qu est ce que le ECM? Record VS contenu Le cycle de vie d un record Le cycle de vie d un contenu L ECM / RM Nouveaux besoins en termes d ECM Partie III : les outils ECM intégrant le RM Sharepoint Documentum ECM Nuxeo Alfresco Conclusion 3

4 Introduction (1/2) 4 Les entreprises ainsi que les organismes publiques se sont confrontées de plus en plus aux exigences d efficacité et de rentabilité administratives, aux besoins d information toujours plus grands et avancés, et donc à la nécessité d accéder rapidement à l information voulue et de la satisfaire au moment réel.

5 Introduction (2/2) 5 Devant cet état de fait, les organismes se trouvent exigés, de passer des pratiques de l archivistique classique à celles de l archivistique contemporaine, avec la parution de nouveaux concepts tels que : La gestion du contenu d entreprise (ECM), le records management (RM), la gestion électronique des documents (GED)...

6 Partie I : le Records Management Qu est ce que le R M? 6 Selon la norme ISO , 2002, le RM est un : «Champ de l organisation et de la gestion en charge d un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l utilisation et du sort final des documents d archives, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l information liées à la forme des documents».

7 Partie I : le Records Management Les principes du RM (1/3) Le Records management se doit de définir : 7 Les documents qui doivent être créés pour chaque type d activité et les informations qui doivent y figurer; La forme sous laquelle les documents doivent être produits et archivés; Les outils et technologies qui seront utilisés;

8 Partie I : le Records Management Les principes du RM (2/3) 8 Les métadonnées décrivant la structure du document, son contexte, son contenu ainsi que les liens organiques avec d autres documents; Les besoins de consultation et les délais de conservation (selon les réglementations en vigueur);

9 Partie I : le Records Management Les principes du RM (3/3) 9 Le Records Management est également dans l obligation d établir : Une évaluation pour déterminer les risques attachés à la non-disponibilité de documents probants ; Des recherches pour améliorer la rentabilité et la qualité des méthodes, des décisions et des opérations de création, d organisation ou de gestion des documents.

10 Partie I : le Records Management Objectifs du RM (1/2) 10

11 Partie I : le Records Management les objectifs du RM (2/2) 11 Le records management permet donc à l entreprise: un gain de temps (diminution du temps de la recherche) et un gain d espace (réduction du nombre des copies et élimination des documents superflus); Une capacité à produire à tout moment des pièces demandées par un audit; Offrir plus de transparence à l intérieur comme à l extérieur de l organisation; une évolution des méthodes de travail à tous les niveaux de l entreprise.

12 Partie I : le Records Management Les enjeux du RM 12

13 Partie I : le Records Management Etapes de mise en place d un système de RM (SRM) (1/2) 13 Graphe réalisé par le groupe métiers AAF-ADBS «Records management»

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15 Partie II : l ECM et le RM : quelle relation? Qu est ce que le ECM? 15 «L ECM regroupe les stratégies, méthodes et outils utilisés pour saisir, gérer, stocker, préserver et livrer du contenu et des documents relatifs aux processus organisationnels. Les outils et stratégies d ECM permettent de gérer les informations d une entreprise, structurées ou non, quelle que soit leur localisation». (AIIM, 2011) Association for Information and Image Management, un organisme de normalisation ou de standardisation 27/12/2011

16 Partie II : l ECM et le RM : quelle relation? Exemples de solutions ECM 16

17 Partie II : l ECM et le RM : quelle relation? Record VS Contenu 17 Définition du record C est un enregistrement unique crée dans le système d archivage électronique, qui permet de suivre la traçabilité des opérations réalisées sur le document quelque soit le support. Définition du contenu C est un ensemble d information dans toutes ses formes, structurées (dans des bases de données) et non structurées (comme les s et le contenu web).

18 Partie II : l ECM et le RM : quelle relation? Le cycle de vie d un contenu 18

19 Partie II : l ECM et le RM : quelle relation? Le cycle de vie d un records 19

20 Partie II : l ECM et le RM : quelle différence? L ECM / RM 20

21 Partie II : l ECM et le RM : quelle relation? Nouveaux besoins en terme d ECM 21 => Une implication de plus en plus exigée de la part des utilisateurs pour contribuer au contenu

22 Partie III: les outils SharePoint 22

23 Partie III: les outils SharePoint (1/5) 23 SharePoint est une série de logiciels pour applications web et portails, développée par Microsoft. Cette série propose deux principaux produits à savoir : Windows SharePoint Services (WSS), appelé auparavant Sharepoint Team Services. Microsoft Office SharePoint Server (MOSS), appelé auparavant Microsoft Office Sharepoint Portal Server.

24 Partie III : les outils SharePoint (2/5) Fonctionnalités des produits SharePoint: 24 La gestion de contenu. Les moteurs de recherche. La gestion électronique de documents (GED). Les forums, les portails. La possibilité de créer des formulaires et des statistiques décisionnelles.

25 Partie III : les outils SharePoint (3/5) 25 Atouts : Interopérable Complet Conviviale Personnalisable

26 Limites : Partie III : les outils SharePoint (4/5) La volumétrie est largement sous-estimée. 26 Le serveur MOSS a souvent une croissance VIRAL. Dès que le nombre de collection de sites dépasse 2000 dans une seule base de données les performances se dégradent considérablement.

27 Partie III : les outils SharePoint (5/5) 27 Vidéo

28 Partie III : les outils EMC DOCUMENTUM 28

29 Partie III : les outils EMC DOCUMENTUM (1/4) 29 La solution EMC Documentum Records Management est construite sur un système modulaire. Le record manager peut gérer tous les dossiers en se basant sur un ensemble de politiques qui répondent aux besoins de l'entreprise et aide à la gouvernance de l'information globale.

30 Partie III : les outils EMC Documentum (2/4) 30 Atouts: Interface conviviale. Mode RM simplifié. conformité. Atténuation des risques. Automatisation. gestion globale. gestion centralisée. Flexibilité.

31 Partie III : les outils EMC Documentum (3/4) 31 Limites Coûts de maintenance trop élevés Manque de spécialistes maitrisant la solution ils sont rares et leur rémunération et couteuse

32 Partie III : les outils EMC Documentum (4/4) 32 Vidéo

33 Partie III : les outils Nuxeo EP 33

34 Partie III : les outils Nuxeo (1/4) 34 Nuxeo est une société française, éditrice des solutions open source de GED et d ECM. La technologie d'enterprise Content Management (ECM) de Nuxeo permet d'offrir des solutions intégrées: De gestion de documents (Document Management); De gestion de dossiers (case management); De gestion de documents d archives (RM); De gestion d actifs numériques (Digital Asset Management).

35 Partie III : les outils Nuxeo: Architecture (2/4) 35 A la différence des outils d ECM traditionnels, qui offrent une application monolithique pour gérer le contenu, Nuxeo propose une solution modulaire, structurée en couches logiques, qui permet d assembler les applications.

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37 Partie III : les outils Nuxeo : Fonctionnalités (3/4) 37

38 Partie III : les outils Nuxeo : Atouts&limites (4/4) Atouts: 38 Gratuité des licences. Etendue fonctionnelle. Flexibilité et extensibilité de l architecture avec des capacités de personnalisation illimitées. Capacités d'extension et d'intégration aux systèmes d'informations existants. Une solution rapide, robuste et fiable : Les applications Nuxeo peuvent gérer de gros volumes de données et d'utilisateurs, sans conséquence sur les performances. Limite Complexe à configurer.

39 Partie III : les outils Alfresco 39

40 Partie III : les outils Alfresco (1/5) 40 Alfresco est un système open source pour la gestion de contenu d entreprise, fondé en 2005 par John Newton, cofondateur de Documentum et John Powell, ancien COO de Business Objects. N.B : Alfresco est distribué en deux versions : Une version «Community», gratuite sous licence GPL, et une version «Entreprise», qui nécessite une souscription annuelle et donne accès à la garantie de l éditeur ainsi qu aux mises à jour intermédiaires.

41 Partie III : les outils Alfresco : Fonctionnalités (2/5) 41 27/12/2011

42 Partie III : les outils Alfresco: Fonctionnalités (3/5) 42 Fonctionnalités pour l utilisateur (front office) : Classement à partir de différentes sources. Démarche par étapes pour classer et enregistrer les dossiers. L utilisateur peut utiliser une seule interface pour classer et enregistrer Gestion en amont des dossiers.

43 Partie III : les outils Alfresco: Fonctionnalités (4/5) 43 Fonctionnalités pour les responsables des dossiers (administrateurs => back office) : Classement selon un plan Métadonnées adaptées support de dossier vital Définir les rôles

44 Partie III : les outils Alfresco: Fonctionnalités (5/5) Atouts: Interface conviviale. 44 Possibilité de paramétrer l interface selon les besoins de l entreprise. Ouvert : Open source, standards ouverts. Gestion de tout type de contenu: Documents, enregistrements, pages Web, images, multimédia... Limites: Complexe à configurer (fichiers XML) Espace disque limité.

45 Conclusion 45 Plus que jamais le fonctionnement des entreprises repose sur l échange, la collaboration et la maitrise d informations en interne et en externe (documents, courriels, pages web, et autres contenus de supports variés). Le défi actuel pour les entreprises est d exploiter en permanence la valeur de ces contenus en se conformant aux lois et réglementations, ce qui exige d accorder une attention croissante au bon archivage de ces contenus. Ceci incitent les organisations à améliorer leur gestion des contenus sur l ensemble des fonctions, nécessitant ainsi une démarche globale d entreprise.

46 Réferences 46

47 Merci pour votre attention 47

48 Questions 48