SAP Extended ECM. Application Governance & Archiving for SharePoint. Marc WOLFF Associé fondateur Certified CDIA+

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1 SAP Extended ECM Application Governance & Archiving for SharePoint Marc WOLFF Associé fondateur Certified CDIA+ Michaël Fréchet Sylvain Hubert Consultant

2 AEROW - EXPERTS ECM Notre but : vous aider à tirer le meilleur de l ECM Comment : En industrialisant tous vos flux de documents pour de meilleurs workflow et archivage SAP 2008 / Page 2

3 AEROW - Experts ECM AEROW est composé de 100+ consultants Experts en ECM. La société est divisée en pôles Intégration & Conseil EMC Documentum SAP Opentext MICROSOFT SharePoint & BI Numérisation (EMC Captiva, Kofax, BSV, Readsoft) Editique (HP Exstream Dialogue, EMC Doc Sciences, Streamserve) AEROW travaille principalement avec des grands comptes en France et à l international - Siège social : 26, rue de la Trémoille Paris Business Park Grand Baie Mauritius Island Evolution du CA en K eur Evolution des Effectifs

4 AEROW: Pionnier du partenariat SAP - OpenText AEROW choisit scrupuleusement ses partenariats technologiques. Nous étions partenaires Open-Text avant l accord commercial mondial avec SAP. Nous sommes un revendeur intégrateur actif des gammes SAP by Opentext Autour des solutions SAP et Opentext : SAP Document Archiving by Opentext SAP Document Access by Opentext SAP Extended ECM by Opentext SAP Invoices Management by Opentext SAP Employee File Management by Opentext Nous revendons aussi la solution Opentext TCP (Transactional Content Process)

5 AEROW - Nos Clients fidèles Nos Missions : Expertise Définition d architecture Installation Paramétrage Intégration Support TMA

6 AEROW - La meilleure équipe en France Une équipe de 20 consultants dédiés autour de 3 architectes ex-service Professionnel OpenText depuis 10 ans

7 Scenarii d archivage actuels SAP 2008 / Page 7

8 Scénarii actuels

9 SAP 2008 / Page 9 Suite SAP by Opentext

10 Suite SAP by OpenText SAP Extended ECM SAP Invoice Mgmt SAP Employee folder Digital Asset MGMT Gestion étendue des document via Livelink Enterprise Server Records management Collaboration. Gestion étendue des document via Livelink Enterprise Server Records management Collaboration. Gestion étendue des document via Livelink Enterprise Server Records management Collaboration. SAP Document Access Doculink for SAP SAP Document archiving Archivage de données SAP Archivage d états Archivage de documents SAP SAP Archivelink, DMS/PLM, GOS

11 SAP 2008 / Page 11 SAP Extented ECM by Opentext

12 SAP Extended ECM by OpenText SAP Extended ECM by Opentext Livelink ECM Content Lifecycle Management SAP Document Access by Open Text Open Text Enterprise Library Services SAP business solution Complementary to SAP software offerings Developed in accordance with SAP development guidelines Powered by SAP NetWeaver certified U.S. Dept. of Defense certified

13 SAP Extended ECM by OpenText E mail Integration Integration SAP GUI SAP Portal Extended ECM Capture & Imaging Collaboration Document Management Records Management Document Workflow Data and Document Archiving Utilisateur ECM Utilisateur SAP

14 SAP Extended ECM by OpenText Le document est stocké dans SAP Extended ECM et accessible depuis les deux interfaces utilisateurs

15 SAP Extended ECM by OpenText Création & acquisition Collaboration & Management Document Access Documents utilisateur Vérification Approbation Recherche Utilisateurs Vues arborescentes Papier / Fax Download Print Collaboration Dessins Rapports Audio Video Modification s Version Enterprise Library Services Recherche Enrichissement des métadonnées Archive Retention Disposition

16 SAP Extended ECM by OpenText Business Workspaces Workspaces creation

17 SAP Extended ECM by OpenText Interfaces utilisateur Generic Object Services (SAPGUI) Transaction Integration (SAPGUI) DocuLink for SAP (SAPGUI) Workspace SAP CRM SAP Portal (WebDynpro) MS Outlook 17 Extended ECM Web UI MS Windows Explorer Slide 17

18 SAP Extended ECM by OpenText Interface utilisateur WEB 18

19 SAP Extended ECM by OpenText Accès depuis le SAP GUI 19

20 SAP Extended ECM by OpenText Business Workspace Création Création Automatique Lors de la création de l objet SAP A partir d un report SAP Manuelle Depuis l interface WEB d Extended ECM Depuis l interface SAP GOS Mise à jour automatique des données Livelink lors de la mise à jour de l objet SAP Scénarii Early Workspace scenario Création du Workspace avant la création del objet SAP Late Workspace scenario workspaces créés à la demande pour des objets SAP existants Synchronized Workspace scenario - Création du workspace lors de la création de l objet SAP

21 SAP Extended ECM by OpenText Business Workspace Création - Template 21

22 SAP Extended ECM by OpenText Business Workspace Droits Gestion par utilisateurs et/ou par groupes 9 niveaux de sécurité Mécanismes d héritage Synchronisation SAP 22

23 SAP Extended ECM by OpenText Business reference

24 SAP Extended ECM by OpenText Business reference Réf GEN T Page

25 SAP Extended ECM by OpenText Business reference

26 SAP Extended ECM by OpenText Business reference

27 SAP Extended ECM by OpenText Records Management Le Records management permet de : Gérer le cycle de vie de tous les documents Prouver que tous les enregistrements sont gérés Retrouver facilement l information (y compris papier) Bloquer l information pendant une enquête ou un audit Identifier les informations vitales Etapes 1. Capture : depuis plusieurs applications : SAP, Livelink, Exchange, MOS, 2. Classement & Classification afin de déterminer les règles de rétention et stockages : manuelle ou automatique 3. Disposition : application et validation des régles : automatique, manuelle, contrôlée (workflow). 4. Recherche de l information, Gel (audit), Export

28 SAP Extended ECM by OpenText Case Management Un évènement (SAP ou Manuel) crée un dossier documentaire Création basée sur des règles «métier» et des modèles Découverte et préparation de dossier (Modification du processus modèle, création de nouveaux documents, références à des documents existants ) Archivage/ Records Management pour un archivage long term ou des contraintes réglementaires Dossier terminé (décision généralement prise par le métier ou une application maitre) Traitement de dossier (Rôles définis en fonction des phases)

29 SAP Extended ECM by OpenText Case Management

30 OpenText Application Governance & Archiving for Microsoft SharePoint SAP 2008 / Page 30

31 Fonctionnalités Gestion du cycle de vie du contenu de Sharepoint Archivage de document Interactif /Automatique Archivage de site Record mangement Interface utilisateur Navigation au sein du serveur Livelink Travailler dans Sharepoint avec des objets Livelink Rechercher des documents Livelink Gestion des sites Sharepoint Archivage Déploiement SAP 2008 / Page 31

32 Archivage interactif de document Les documents et répertoires peuvent être archivés Un document peut être archivé comme une nouvelle version d un document déjà archivé Peut être activé par site ou globalement SAP 2008 / Page 32

33 Archivage automatique Documents archivés via un traitement batch Transparent pour les utilisateurs Profils d archivage assignés à des sites ou librairies Action RM Classification Destination Structure Version Requête afin de déterminer les documents à archiver SAP 2008 / Page 33

34 Copie synchronisée SharePoint Version 1 Archive Version 1 Enterprise Library Version 1 Archive automatically Version 2 Version 2 Les documents archivés restent dans Sharepoint Possible avec l archivage automatique et manuel Synchronisation des modifications au travers d un job Les copies synchronisées peuvent être remplacées par un lien SAP 2008 / Page 34

35 Archivage de site Scenario: Les utilisateurs travaillent normallement avec les sites Sharepoint Les sites sont archivés quand ils ne sont plus utilisés Les sites inactifs peuvent être supprimés de Sharepoint Comment l archivage de sites fonctionne? Les documents des librairies sont archivés. Optionnellement: Le fichier d export des sites peut être archivé -> La restauration du site Extension: La liste des documents peut être exportée et archivée (Exemple SDK) SAP 2008 / Page 35

36 Archivage de site Archivage Interactif Restauration Profil d archivage SAP 2008 / Page 36

37 Interface utilisateur Propriétés du document Livelink accessibles depuis Sharepoint SAP 2008 / Page 37

38 Enterprise Library Web Part Web View, Explorer View, Full Page View Gestion des objets Livelink Menus contextuels paramétrables Configuration des colonnes visualisables Configuration avancée de la racine Copie de documents, folders vers SharePoint, création de liens Création de d espace de travail SharePoint SAP 2008 / Page 38

39 Web part Gestion des objets physiques LiveReport & Workflow Inbox Web Parts SAP 2008 / Page 39

40 Recherche Recherche fédérée Search Center extension, EL Search index Web part : Enterprise Library Results Advanced Enterprise Library Search Enterprise Library Content Source Documents Enterprise Library indexés dans SharePoint Resultat intégré au resultat Sharepoint Transparent pour les utilisateurs SAP 2008 / Page 40

41 Déploiement de sites Console de déploiement Groupe de site Sites déployés Définition Des métadonnées Des types Creation de scripts de déploiement De groupes Creation de sites Gestion du cycle de vie SAP 2008 / Page 41

42 Site Deployment Console

43 Sites with Metadata

44 Sites with Metadata

45 Site Types, beyond Metadata SharePoint Template Metadata Schema Folder Plan Access Control Feature Activation Parent Site Archiving Profile Workflows for all Lifecycle steps

46 Site Group Console

47 SAP Extended ECM & OpenText Application Governance & Archiving for Microsoft SharePoint SAP 2008 / Page 47

48 Extended ECM et SharePoint Workspaces dans SharePoint & SAP Méme espace de travail dans SAP et Sharepoint

49 Extended ECM et SharePoint Navigation depuis Sharepoint dans les xecm for SAP Business Workspaces Travail avec les éléments des Business Workspaces Archivage de contenu Sharepoint dans les Business Workspaces Integration de la recharche Ouverture des objets SAP depuis SharePoint

50 Business Workspaces : navigation

51 Business Workspaces : propriétés

52 Ajout d un document SharePoint Document

53 Interface SAP

54 Recherche

55 Assistance à la maitrise d ouvrage SAP 2008 / Page 55

56 Assistance à la maitrise d ouvrage Périmètre Périmètre fonctionnel : Nous vous conseillons de limiter le périmètre dans un 1 er temps à un flux fonctionnel Gestion dématérialisée des contenus des marchés : transmission, validation et archivage des documents Technique : Solution logicielle choisie : SAP Extended ECM et OpenText AGA for MS Sharepoint Existant ERP : SAP Intranet actuel : logiciel libre / futur Sharepoint SAP 2008 / Page 56

57 Démarche Etude Collecte des informations au travers d ateliers et interviews Analyse de l existant Recueil du besoin Etude Faisabilité & des possibilités offerte par la solution technique retenue Définition de scénarii possibles Avantages et inconvénients Evaluation des ressources humaines et financières Evaluation des gains quantitatifs et qualitatifs Elaboration d'un calendrier prévisionnel Analyse des risques et freins potentiels, définition des mesures d'anticipation Etude d impact organisationnel (conduite du changement) Présentation des scenarii au travers d ateliers de définir un scenario Maquettage des principaux points Rédaction des spécifications générales et détaillées de la solution retenue SAP 2008 / Page 57

58 Démarche Réalisation & conduite du changement Réalisation Préparation de la recette des composants Définition et élaboration du plan de test, des jeux d'essai et scénarios de tests Définition des processus de valorisation et de gestion de la base de test Plan de test Jeux d'essai, scénarios de tests Vérification des composants Exécution des plans de tests et jeux d'essai pour vérification de la conformité et du bon fonctionnement des composants Contrôle de la documentation Conduite du changement Réalisation et exécution d'un plan de communication auprès des acteurs concernés par le projet Formation des services utilisateurs SAP 2008 / Page 58

59 Equipe AEROW Aerow dispose d une équipe de consultants : Maitrisant les logiciels utilisés et à mettre en place. Ayant de l expérience dans l assistance à maitrise d ouvrage et la conduite du changement. Ayant la connaissance de l existant UGAP en terme d archivage de document. SAP 2008 / Page 59

60 Thank you! SAP 2008 / Page 60