Fiche conseil. Nom du Document : VOTRE ENTREPRISE ET SON SYSTEME D INFORMATION

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1 VOTRE ENTREPRISE ET SON SYSTEME D INFORMATION Fiche conseil Nos fiches conseils ont pour objectif de vous aider à mieux appréhender les notions : Certifié ISO 9001 Comptables Fiscales Juridiques, Sociales, de Gestion Réf. : DEV/O/FC/086/02-13/EFL Nom du Document : VOTRE ENTREPRISE ET SON SYSTEME D INFORMATION Chemin d accès 2- DEVELOPPER\FICHES CONSEIL\COMPTA FISCA et qui lui appartient de vérifier l état du droit applicable au jour de la lecture de la présente note. Page : 1/11

2 En 2012, la dématérialisation est une réalité qui s impose à l entreprise. Pour preuve, les obligations sociales et fiscales dont les seuils s abaissent chaque année un peu plus pour rendre obligatoire les échanges avec les administrations au travers du site internet impots.gouv.fr. De plus en plus souvent, vous échangez des fichiers avec vos partenaires. Nous souhaitons par la présente, non pas faire un tour exhaustif de toutes les obligations mais se focaliser sur deux obligations nécessitant une action à mener sur 2013, à savoir : l obligation de présentation sous forme de fichiers de données, la déclaration auprès de la CNIL des fichiers de données. Vérification de la comptabilité : nouvelle obligation au 1 er janvier Face à une vérification de comptabilité, nous avions le choix entre 3 méthodes : la remise de fichiers, la mise à dispositions d un poste informatique, le traitement par l entreprise des demandes de l administration. A compter du 1 er janvier 2014 et plus précisément à tous les contrôles de comptabilité dont l avis de vérification est adressé après le 1 er janvier 2014, l article 14 de la LFR 2012 impose la remise d une copie des fichiers des écritures comptables sous forme dématérialisée. Il est urgent de se préparer et de vérifier que les logiciels comptables utilisés répondent à cette obligation pour toutes les écritures des exercices non prescrits à la date de l avis. En d autres termes, cela concerne aussi les exercices antérieurs. Pour une entreprise clôturant ses comptes non déficitaires le 31/12 et recevant un avis le 2 janvier 2014, les exercices à présenter sous forme de fichiers sont 2013, 2012 et Au 1 er janvier 2014, les informations concernant la gestion de l analytique ne seront pas à fournir à l administration. Seules les écritures de la comptabilité générale sont concernées. NB : cela ne signifie pas qu il n y aura pas de demandes sur les éléments de gestion ou d analytique. La base documentaire de l administration fiscale ne décrit pas les informations devant figurer dans le fichier des écritures comptables. Néanmoins nous vous recommandons de fournir dans un fichier texte à minima les champs suivants (source : document remis par le BVCI lors de contrôles récents) : 1. Code journal 2. Numéro d opération comptable (numéro d écriture) 3. Date de comptabilisation, 4. Numéro de compte, 5. Code tiers : si le numéro de compte ne l individualise pas 6. Intitulé du compte 7. Numéro de pièce 8. Date de la pièce 9. Libellé de l écriture 10. Montant débit 11. Montant crédit 12. Lettrage des opérations réalisées avec des tiers Puis-je refuser? Cette obligation concerne toutes les entreprises tenant leur comptabilité au moyen d un logiciel comptable, quel que soit leur activité ou leur régime d imposition. Le défaut de présentation des documents comptables sous format dématérialisé sera sanctionné par une amende minimale de par exercice soumis à contrôle, pouvant être portée en cas de manquements graves à 5 du chiffre d affaires. Cela constituera une opposition à contrôle fiscal entraînant une taxation d office. Conseil : n oubliez pas de vérifier pour les années antérieures l existence d un fichier de données comme décrit ci-dessus dans vos archivages. et qui lui appartient de vérifier l état du droit applicable au jour de la lecture de la présente note 2

3 Déclarations à la CNIL Tous les traitements automatisés de données à caractère personnel doivent faire l objet d une déclaration auprès de la CNIL. Il existe trois possibilités concernant la déclaration auprès de la CNIL : Dispense concernant le type d entreprise ou le type de traitement, Déclaration simplifiée, Déclaration normale. Les principales dispenses Comptabilité générale, Activité des comités d entreprise et d établissement, Plans de continuité d activité (pandémie grippale), Traitement des sous-traitants français pour le compte de clients établis hors U.E, Paie des personnels du secteur privé, Fournisseurs, Fichiers de communication non commerciale, Liste d initiés, Conservation d archives, Journalisme, expression littéraire ou artistique. Cette liste n est pas exhaustive et nous vous recommandons de vous rendre sur le site de la CNIL, afin de vérifier que vous répondez correctement aux obligations en fonction des traitements automatisés effectués. Les déclarations simplifiées Gestion des biens immobiliers (norme simplifiée n 21) Facturation de la téléphonie à la clientèle (norme simplifiée n 39) Badges sur le lieu de travail (norme simplifiée n 42) Gestion du personnel (norme simplifiée n 46) Le traitement doit avoir pour finalité la gestion administrative des personnels (dossier professionnel, annuaires, élections professionnelles ). Gestion de la téléphonie sur le lieu de travail (norme simplifiée n 47) Ces traitements doivent avoir pour objet : La maintenance du parc téléphonique, La gestion de l annuaire téléphonique interne, La gestion technique de la messagerie interne, Le remboursement des services de téléphonie utilisés à titre privé et la maîtrise des dépenses liées à leur utilisation professionnelle et privée. Fichiers clients/prospects et vente en ligne (norme simplifiée n 48) Géolocalisation des véhicules des employés (norme simplifiée n 51) Bibliothèques, médiathèques (norme simplifiée n 9) Ils doivent avoir pour objet la gestion financière des prêts, la récupération des ouvrages ou supports prêtés et l élaboration de statistiques. Recouvrement des contraventions routières AU 010 Loueurs de véhicules : suivi des personnes à risques AU 011 Les actes ou faits donnant lieu à inscription dans ce fichier doivent obligatoirement entrer dans les catégories suivantes : Accidents ou dommages répétés imputables au conducteur ou à la personne inscrite au contrat, Utilisation d un véhicule sans respecter les conditions. Applications billettiques des transports publics AU 015 Commerce : infractions sur les lieux de ventes AU 017 Biométrie : réseau veineux de la main sur les lieux de travail AU 019 Ethylotests anti-démarrage (EAD) AU 026 Biométrie : contrôle d accès par empreinte digitale aux ordinateurs portables professionnels AU 027 et qui lui appartient de vérifier l état du droit applicable au jour de la lecture de la présente note 3

4 Dispositifs d alerte professionnelle AU 004 L autorisation unique n 4 concerne les dispositifs d alerte professionnelle («whistleblowing») qui permettent aux employés de signaler à leur employeur des comportements qui seraient contraire aux règles de droit français applicables dans les domaines financier, comptable, bancaire, de lutte contre la corruption et de la concurrence, d organiser la vérification de l alerte au sein de l organisme concerné. Biométrie : accès par contour de la main aux lieux de travail AU 007 Biométrie : empreinte digitale sur le lieu de travail AU Nous vous recommandons de vous rendre sur le site de la CNIL, afin de vérifier que vous répondez correctement aux obligations en fonction des traitements automatisés effectués. Les déclarations normales Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de traitement automatisé à déclarer à la CNIL. Annuaires du personnel sur Internet, Traitements informatiques permettant un contrôle de l activité professionnelle des salariés (surveillance des connexions internet ou de la messagerie électronique, géolocalisation), Traitements de vidéosurveillance, Traitements de recrutement (base de données de CV ou de candidats), Traitements comportant un transfert de données vers un pays tiers à l Union Européenne, Autres dispositifs d alertes professionnelles. Cette gestion des autorisations peut rapidement devenir fastidieuse. La CNIL consciente de l impact administratif de ces déclarations a mis en place le Correspondant Informatique et Libertés (CIL). Le CIL sera nommé par le responsable des fichiers, c est-à-dire le chef d entreprise. Il aura pour mission de s assurer que toutes les précautions utiles ont été prises pour préserver la sécurité des données et notamment empêcher qu elles soient déformées, endommagées ou que des personnes non autorisées y aient accès. Il permet ainsi de garantir la conformité de l organisme à la loi informatique et libertés. Par la nomination d un CIL, l entreprise bénéficiera d un allègement considérable des formalités. L organisme est exonéré de l obligation de déclaration préalable des traitements ordinaires et courants. Seuls les traitements identifiés comme sensibles dans la loi continuent de faire l objet d une déclaration. N.B : ll est nécessaire d informer préalablement les instances représentatives du personnel. Il n y a pas de transfert de la responsabilité civile ou pénale sur le CIL concernant le respect de la loi Informatique et Libertés. Le responsable du traitement conserve la pleine et entière responsabilité vis-à-vis des traitements mis en œuvre et de leur conformité à la loi. Pour les entreprises de moins de 50 personnes, il est possible de désigner un CIL externe. Trigone Conseil est à votre disposition pour remplir ces fonctions. L omission d une déclaration préalable pour des traitements qui présentent des risques particuliers d atteinte aux droits et aux libertés est sanctionnée de 5 ans d emprisonnement et d amende (art du code pénal). La confidentialité des données Seules les personnes autorisées peuvent accéder aux données personnelles contenues dans un fichier. Il s agit des destinataires explicitement désignés pour en obtenir régulièrement communication et des «tiers autorisés» ayant qualité pour les recevoir de façon ponctuelle et motivée (ex : la police, le fisc). La communication d informations à des personnes non autorisées est punie de 5 ans d emprisonnement et de d amende. et qui lui appartient de vérifier l état du droit applicable au jour de la lecture de la présente note 4

5 La divulgation d informations commise par imprudence ou négligence est punie de 3 ans d emprisonnement et de d amende (Art du code pénal). Le refus ou l entrave au bon exercice des droits des personnes est puni de par infraction constatée et en cas de récidive (Art du code pénal décret n du 20 octobre 2005). L information des personnes Le responsable d un fichier doit permettre aux personnes concernées par des informations qu il détient d exercer pleinement leurs droits. Pour cela, il doit leur communiquer : Son identité, La finalité de sont traitement, Le caractère obligatoire ou facultatif des réponses, Les destinataires des informations, L existence de droits, Les transmissions envisagées. CONCLUSION Il est recommandé d effectuer un audit des formalités concernant la CNIL et de nommer un CIL si nécessaire. et qui lui appartient de vérifier l état du droit applicable au jour de la lecture de la présente note 5