Gest Hand est l application fédérale de gestion des métiers du Handball

Transcription

1 Présentation Gest Hand est l application fédérale de gestion des métiers du Handball Aucun programme installé sur le PC (les mises à jour se font automatiquement) Nécessite une connexion internet + navigateur internet (internet explorer ou firefox) Base de données unique et sécurisée sur le serveur fédéral Accessibilité de n importe quel ordinateur Ce que GEST HAND apporte Centralisation des données, donc disponibilité des données pour tous Mise à disposition de l info en temps réel Comment vous connecter Connectez-vous sur Saisir votre identifiant : club29 (numéro de votre club) Saisir votre mot de passe Compte bloqué après trois essais erronés Ce que Gest hand vous permet Renouveler vos licenciés (OBLIGATOIRE) Créer vos nouveaux licenciés (OBLIGATOIRE) Saisir vos conclusions de matchs (OBLIGATOIRE) Rentrer les résultats de vos rencontres (OBLIGATOIRE) Faire des demandes de reports (OBLIGATOIRE) Consulter les informations relatives à votre club (licenciés, arbitres, techniciens, brûlages etc) Consulter les calendriers et résultats des autres structures Consulter les informations relatives aux autres structures (dirigeants, salles ) Gérer vos équipes Comment et où trouver de l'aide? "Aide-mémoire" et "Manuel de prise en main" à télécharger sur la page accueil de Gest'hand (Disponible à réception de vos identifiants) Contacter le support technique ou envoyer un mail à support@ff-handball.org en vous identifiant (Nom, prénom, structure, mail et téléphone) et en décrivant la nature du problème. Contacter Serge à la LIGUE (référent GEST HAND BRETAGNE) Contacter Joëlle ou Jacqueline au Comité COMITE DU FINISTERE DE HANDBALL - 31 route de QUIMPER LANDERNEAU Page 55

2 L'Affiliation Bordereau à télécharger sur GEST'HAND Après avoir télécharger votre bordereau de ré-affiliation sur GEST'HAND, vous devrez : apporter les modifications nécessaires sur le recto (renseignements clubs) et le verso (renseignements salles), le signer et y apporter le tampon de votre club. Nous transmettre ce document accompagné d'un chèque du montant correspondant à votre ré-affiliation (tarif soumis au vote de l'ag Ligue). Simultanément à la demande d'affiliation, vous devez établir les 3 licences obligatoires figurant sur l'imprimé (président, trésorier, secrétaire). Je vous rappelle que sans ce document la Ligue ne pourra pas valider ni licence ni mutation. Procédure GEST'HAND : comment accéder à la fiche de votre club, la mettre à jour et modifier la composition des commissions de votre structures cf. chapitre «gestion des clubs» dans la fiche «Gestion des structures. Fiche à l'usage des clubs». Licences Les bordereaux de vos licenciés sont imprimés par le Comité et vous sont transmis à l'assemblée Générale du Comité. Bordereaux pré-imprimés pour le renouvellement des licences. Chacun de ces documents sera à remettre au licencié concerné (un imprimé nominatif avec les informations déjà enregistrées pour chacun de vos licenciés de la saison précédente). Le licencié devra modifier les données inexactes sur le bordereau, le signer, faire compléter le certificat médical au bas du bordereaux puis le remettre au club. Après avoir apposé son tampon et une signature, le club génère le renouvellement de la licence directement dans GEST'HAND en modifiant les informations inexactes ; le responsable de cette procédure dans votre club devra veiller à l'exactitude des renseignements et transmettre le bordereau à la Ligue. ATTENTION : tout bordereau incomplet ne pourra être validé par la Ligue et le licencié ne sera, dans ce cas, pas qualifié jusqu'à réception du bordereau correctement rempli. Compléments d'informations : Qualification d'une licence : le déclenchement du renouvellement ou de création d'une licence par le club n'est pas synonyme de qualification de la licence. Une licence ne sera qualifiée qu'après : Réception du dossier complet à la Ligue, Vérification de celui-ci, Validation informatique du renouvellement ou de la création de licence par la ligue. COMITE DU FINISTERE DE HANDBALL - 31 route de QUIMPER LANDERNEAU Page 56

3 Cette action génère sur la fiche du licencié, l'apparition de la date de dépôt du dossier et de qualification de la licence. Une licence est validée (c'est-à-dire licencié qualifié) seulement lorsque apparaît sur la fiche de la licence dans GEST'HAND la date de dépôt de dossier et la date de qualification. Attention : la date de qualification est calculée en fonction du cachet de la poste et non à partir de la date de la saisie dans GEST'HAND. Bordereaux de licence : dans le cas où vous souhaitez ré-imprimer un bordereau de licence vierge ou un bordereau de renouvellement de licence, ceux-ci doivent OBLIGATOIREMENT être édités au recto du borderau des conditions d'assurance (téléchargeable depuis la page d'accueil de GEST'HAND. Le dépôt de licence Ne prendre en compte (sauf exceptions valables) que les dossiers complets et payés. 1 er cas : RENOUVELLEMENT DE LICENCES : (concerne les joueurs licenciés dans votre club la saison précédente) Pour les renouvellements vous devrez imprimer des bordereaux pré-remplis que vous trouverez dans Gest hand au recto desquels vous imprimerez les conditions d assurance. Chaque licencié dispose ainsi de son bordereau pré rempli. Il prend connaissance de l ensemble des renseignements notifiés le concernant qu il peut, le cas échéant, modifier. Il signe le bordereau. Il établit, en fonction du type de licence demandée, son certificat médical au bas du bordereau. Le club renouvelle son licencié dans Gest hand, modifie, les informations inexactes, complète celles manquantes (coordonnées téléphoniques, ) et renvoie à la Ligue le bordereau signé par le licencié. Nous vous demandons de porter une attention particulière aux coordonnées de vos arbitres : veuillez saisir le numéro de portable et adresse . 2 ème cas : CREATION : (concerne les joueurs non licenciés la saison précédente) Vous devez imprimer un bordereau vierge au recto de l imprimé des conditions d assurance. Ce bordereau est téléchargeable sur la page d accueil de Gest hand. Le licencié le complète, le signe, et fait établir le certificat médical au bas du bordereau. Le club doit créer le licencié dans Gest hand, et renvoie à la Ligue le bordereau signé par le licencié. Joindre une photocopie du livret famille ou pièce d identité Toute personne non licenciée la saison précédente (dans le club ou tout autre) est à considérer comme 1 ère demande. Si elle l a été dans un autre club = mutation obligatoire : voir chapitre spécial Envoi à la Ligue de Bretagne de Handball Le montant des droits de licence et d assurance n est pas à joindre à l envoi des dossiers. Avant le 15/07 = remise de 10% sur la part régionale Si le club souhaite conserver un bordereau, libre à lui de photocopier le bordereau. L envoi des dossiers en recommandé n est pas obligatoire. COMITE DU FINISTERE DE HANDBALL - 31 route de QUIMPER LANDERNEAU Page 57

4 Dépôts séparés : Ils peuvent être effectués au fur et à mesure de la constitution des dossiers individuels. Mais mieux vaut grouper pour réduire les frais d envoi. Délais de qualification Après la date d envoi (cachet de la poste) ou de dépôt : Nouvelle licence = 4 jours francs Renouvellement = 2 jours Changement de type de licence dans un même club = 2 jours Mutation = 5 jours Vous jouez le samedi : Renouvellement : cachet de la poste du vendredi Création : cachet de la poste du mercredi Mutation : cachet de la poste du mardi Vous jouez le dimanche : Renouvellement : cachet de la poste du samedi Création : cachet de la poste du jeudi Mutation : cachet de la poste du mercredi Attention : toute contestation suspend le délai de qualification : l intéressé ne peut participer officiellement aux compétitions jusqu à production des pièces manquantes ou levée du litige. Retour des licences Après leur validation, les licences sont retournées au club. Il convient d y coller la photo du joueur et le faire signer : sans photo la licence n est pas valide et peut être contestée. Pendant la saison, ce sont en général les responsables de chaque équipe qui détiennent les licences de l ensemble de leurs joueurs. Conserver les bordereaux retournés jusqu à la fin de saison pour servir éventuellement lors de contestation sur la date de qualification, retrouver le numéro de licence d un adhérent, appuyer des demandes de subventions,... Licence blanche Le bordereau de demande de licence doit être accompagné du document «licence blanche» (document téléchargeable sur le site de la Ligue). Ce document doit être signé par le président du club principal et du président du club demandeur, ainsi que du visa du Comité. Si la licence blanche doit être comptabilisée dans le cadre de la CMCD, vous devez le préciser, sinon rayer les mentions inutiles. Les licences non compétitives Loisirs : elles sont attribuées aux pratiquants de 16 ans et plus, pour la saison. Avenir : elles sont attribuées aux pratiquants de moins de 16 ans, pour la saison Evenementielles : elles concernent tous les âges et permettent de participer à une manifestation organisée par le club, le Comité, la Ligue. COMITE DU FINISTERE DE HANDBALL - 31 route de QUIMPER LANDERNEAU Page 58

5 Ces licences permettent d'assurer la responsabilité civile des personnes titulaires de l'une de ces licences. Elles garantissent aussi les personnes «morales», c'est-à-dire les clubs (voir contrat assurance MMA/FFHB). Tout organisateur d'une manifestation réunissant des licenciés ou des non licenciés doit préalablement déclarer l'évènement. Mutations C est l acte administratif de changement de club. RAPPEL : seuls les titulaires d une licence fédérale compétitive, âgés de 13 ans et plus sont soumis au régime des mutations. Nouvelle procédure informatique. Mutation dans la période officielle (démission envoyée entre le 1er juin et le 15 juillet) Les pièces nécessaires au dossier de mutation sont téléchargeables sur gesthand : le bordereau d'accompagnement le bordereau de demande de licence (habituel) le certificat médical (si joueur) l'autorisation parentale (si mineur) l'attestation sur l'honneur le récépissé d'envoi en recommandé le retour au club quitté si c'est le cas, et qui permet une licence type A le chèque correspondant au droit de mutation une copie d'une pièce d'identité. Idem pour les dirigeants, sauf que la gratuité est accordée, donc pas de chèque à joindre. Mutation hors période (démission après le 15 juillet) Les pièces ci-dessus demandés ET les éléments apportant la preuve d'une modification de situation OU l'accord du club quitté (voir article 52 des textes règlementaires FFHB). Dans tous les cas les dossiers doivent transiter par la ligue. Nouvelle adresse standardisée A partir de la saison 2009/2010, les clubs doivent utiliser exclusivement comme adresse mail de correspondance, les adresses fournies par la FFHB : numero du club@handball-france.eu Vous retrouvez tous les documents utiles (manuel de démarrage rapide..) en page d'accueil de Gest'hand, dans la section "Informations utilises", n 6). COMITE DU FINISTERE DE HANDBALL - 31 route de QUIMPER LANDERNEAU Page 59