LA GESTION ÉCORESPONSABLE D UN ÉVÈNEMENT

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1 LA GESTION ÉCORESPONSABLE D UN ÉVÈNEMENT UN PARTENARIAT ENTRE LA MRC DE BEAUHARNOIS-SALABERRY ET LA CDC NOVEMBRE 2013

2 TABLE DES MATIERES PRÉAMBULE... 2 QU EST-CE QU UN ÉVÈNEMENT ÉCORESPONSABLE?... 2 LES ÉTAPES À SUIVRE POUR LA RÉUSSITE DE VOTRE ÉVÈNEMENT... 3 LA DÉFINITION DE L ÉVÈNEMENT... 3 L ENGAGEMENT DU COMITÉ ORGANISATEUR... 3 L ANALYSE ÉCORESPONSABLE DE L ÉVÈNEMENT... 4 LE PLAN D ACTION ET LE BUDGET... 4 LA PRÉPARATION ET LE JOUR J... 5 LE BILAN... 5 ASTUCES EN RAFALE... 6 LES 3RV... 6 LES 3NJ... 7 QUELQUES EXEMPLES... 8 RESSOURCES POUR VOUS AIDER LA MRC DE BEAUHARNOIS-SALABERRY LES FOURNISSEURS DOCUMENTATION SUR LES ÉVÈNEMENTS ÉCORESPONSABLES RÉFÉRENCES AIDE-MÉMOIRE... 16

3 PRÉAMBULE Pour faire suite au guide sur les pratiques écoresponsables à mettre en œuvre au sein de votre organisme, voici quelques astuces pour intégrer ces pratiques à l organisation de vos évènements. De façon générale, les principes de base sont les mêmes lorsqu on parle du quotidien d un organisme et d un évènement. Que ce soit de petits ou grands évènements, une conférence, un déjeuner, une soirée bénéfice ou un congrès, cette annexe comprend les grandes lignes pour vous aider à réaliser un évènement écoresponsable, étape par étape, ainsi que quelques trucs en rafale, généralement liés à un type d évènement particulier. Et finalement, quelques services que la MRC de Beauharnois- Salaberry peut offrir. Sachez que tout ce qui se trouve dans cette section est malléable et peut être appliqué à tous les évènements. N hésitez pas à faire appel à nous pour vous aider dans la gestion de vos évènements. QU EST-CE QU UN ÉVÈNEMENT ÉCORESPONSABLE? Un évènement écoresponsable, c est un évènement pour lequel des actions sont mises de l avant afin de réduire l impact environnemental généré par celui-ci. Afin de faire de vos évènements des activités qui respectent l environnement, quelques principes de base s appliquent. Que ce soit au niveau de la consommation d eau et des ressources naturelles (papier, plastique, etc.), du choix des fournisseurs, de la production de gaz à effet de serre et de la gestion des matières résiduelles, chaque petit geste compte.

4 LES ÉTAPES À SUIVRE POUR LA RÉUSSITE DE VOTRE ÉVÈNEMENT LA DÉFINITION DE L ÉVÈNEMENT Avant de se lancer dans l organisation d un évènement, qu il soit responsable ou pas, il est primordial de le définir. C est-à-dire, de lui créer un cadre. Ce cadre permet d établir les participants ciblés, les objectifs à atteindre, le lieu, les différents acteurs impliqués (organisateurs, bénévoles, participants, fournisseurs, partenaires, conférenciers, musiciens, etc.). Il permet surtout de définir le rôle que jouera chacun des membres de l équipe organisatrice de l évènement. Il doit y avoir un responsable de la gestion responsable de l évènement. L ENGAGEMENT DU COMITÉ ORGANISATEUR Ensuite, afin de réussir l intégration de ces pratiques dans votre évènement, il faut que l ensemble du comité organisateur prenne l engagement de faire de cet évènement, un évènement écoresponsable. Il est essentiel d obtenir cette collaboration de tous, car toutes les décisions seront représentatives de cet engagement : le choix du traiteur, du lieu de l évènement et des rencontres, le choix des partenaires et des objets promotionnels, etc.

5 LES ÉTAPES À SUIVRE POUR LA RÉUSSITE DE VOTRE ÉVÈNEMENT L ANALYSE ÉCORESPONSABLE DE L ÉVÈNEMENT L analyse écoresponsable permet de déterminer les impacts, positifs et négatifs de l évènement. Le responsable de l écoresponsabilité s assurera de faire l analyse complète de l évènement afin d avoir une vue d ensemble sur chacun des aspects de l évènement. Ce bilan permet de voir les actions déjà mises en place et celles à prévoir. Par exemple, vos rencontres sont déjà sans papier, par contre, votre traiteur fourni des aliments emballés individuellement. Dans ce bilan, il est important d inclure tous les aspects de création de l évènement, les rencontres, le choix des fournisseurs, et des produits. La gestion des matières résiduelles, la décoration du site, l alimentation, le lieu de l activité, les communications, etc. Ensuite, vous devrez faire ressortir les priorités écoresponsables que vous voulez travailler. Tout ne peut se faire la première année, fixez des objectifs réalistes à votre évènement. Et vous pourrez ainsi accomplir parfaitement les priorités et refaire l exercice l an prochain. LE PLAN D ACTION ET LE BUDGET Maintenant que les priorités sont établies, le plan d action de l évènement entier doit être fait. Ce plan d action est en fait une feuille de route qui vous assurera qu il n y a pas d action qui soit oubliée. Chacune des actions posées doit avoir été analysée par vos priorités responsables, afin de s assurer que tous les objectifs que vous vous êtes fixés soient réalisés. Dans un monde idéal, une partie du budget de chaque action devrait être associée à l écoresponsabilité. Cependant, soyez créatif, inventif et innovez afin de trouver des solutions responsables et économiques.

6 LES ÉTAPES À SUIVRE POUR LA RÉUSSITE DE VOTRE ÉVÈNEMENT LA PRÉPARATION ET LE JOUR J Si votre plan d action est bâti adéquatement, votre préparation devrait se dérouler rondement et ainsi le jour de l évènement devrait se résumer principalement à la gestion des matières résiduelles. Il est important de prévoir toutes les installations de gestion des matières résiduelles. Pour aider, un aide-mémoire est disponible, en annexe à ce document. LE BILAN L évènement est terminé, c est le temps du bilan. Faites-le rapidement après l évènement, quand vous avez encore tout en mémoire, ce sera plus facile de vous rappeler les bonnes et les mauvaises actions qui ont été faites. Ce bilan devra vous permettre de faire l analyse de la prochaine édition de l évènement. Il est la base de votre prochain plan d action. Assurez-vous qu il soit complet, que toutes les informations pertinentes y figurent : LE NOM DES FOURNISSEURS, LEURS COORDONNÉES, VOTRE APPRÉCIATION DE CEUX-CI. LES MODES DE COMMUNICATION ALTERNATIFS UTILISÉS. LES COMMENTAIRES DES PARTICIPANTS. LA QUANTITÉ DE MATIÈRES RÉSIDUELLES GÉNÉRÉES, VERSUS CELLES VALORISÉES. LES ACTIONS QUI ONT BIEN FONCTIONNÉ, ET POURQUOI? LES ACTIONS QUI N ONT PAS BIEN FONCTIONNÉ, ET POURQUOI? LES COMMENTAIRES DU COMITÉ ORGANISATEUR. ETC.

7 ASTUCES EN RAFALE LES 3RV Dans le guide sur les pratiques responsables dans les organismes communautaires, vous trouverez plusieurs informations complémentaires à cet aide-mémoire sur les évènements. Cependant, voici quelques petits trucs en rafale pour faciliter l organisation responsable de votre évènement. Tout d abord, un rappel important de deux principes de base de l écoresponsabilité. Le premier est celui des 3RV. RÉDUCTION À LA SOURCE Le meilleur déchet est celui qu on ne produit pas! Ainsi, avant de penser à recycler et à s adonner au compostage, vaut mieux consommer de façon responsable : On achète moins et on achète mieux (des produits sans emballage par exemple)! RÉUTILISATION Utiliser des produits de seconde main et donner au lieu de jeter. RÉCUPÉRATION / RECYCLAGE Recycler le verre, le métal ou le plastique réduit la quantité de matières premières utilisées et les déchets envoyés à l enfouissement. VALORISATION (COMPOSTAGE) Lorsqu on parle de valorisation on parle surtout de compostage et d herbicyclage.

8 ASTUCES EN RAFALE LES 3NJ Le second principe est celui créé par Laure Waridel (Co-Fondatrice d Équiterre), les 3NJ. Ce principe est méconnu des citoyens généralement. Il s applique surtout aux aliments. Ce principe se veut une synthèse des choix que nous devons faire chaque semaine à l épicerie en tant que citoyen de la Terre. Les 3NJ signifient Nu, Non Loin, Naturel et Juste dont voici une petite définition de chacun des termes : NU Le premier geste à mettre de l avant dans l achat d un aliment est le NU. C'est-àdire qu il faut éliminer les emballages superflus; les barquettes de styromousse pour mieux soutenir les piments ne sont pas essentielles. Nos aliments n ont pas besoin d être suremballés. Inévitablement, ces emballages deviennent des déchets. Alors, on essaie d acheter le moins emballé. NON LOIN Ensuite vient le choix du Non Loin. Nous avons toujours le choix entre un produit provenant de la Californie, du Brésil ou encore des Îles Fidji, et celui qui provient du Québec. Le transport représente plus de 25 % des gaz à effet de serre au Canada. Alors, acheter local permet de réduire de façon importante l empreinte écologique de notre consommation. NATUREL Naturel fait référence à la réduction des produits chimiques dans la culture des aliments. Généralement les produits naturels sont biologiques. Les produits chimiques ont un impact important sur la détérioration de notre environnement et de notre santé. JUSTE Et finalement, le choix du Juste, qui signifie que l aliment est produit dans une entreprise où il y a une politique de justice sociale. Où il y a une répartition équitable des richesses et des ressources. Il y a de plus en plus d aliments équitables sur le marché. Gardez l œil ouvert! Ainsi, si vous mettez en pratique ces deux principes, vos réduirez de beaucoup vos matières résiduelles et aussi votre empreinte écologique.

9 QUELQUES EXEMPLES Lors de repas-bénéfice, que ce soit un spaghetti, un brunch ou un buffet, voici l ordre des 3RV appliqué à la vaisselle. RÉDUIRE Le meilleur choix est toujours celui qui implique ni déchet ni gestion, soit aucune vaisselle. Un buffet composé de petites bouchées peut facilement se servir sur des serviettes à main. RÉUTILISER Si vous servez un repas complet, tournez-vous vers la vaisselle réutilisable. Celle-ci ne génère aucun déchet, elle nécessite plus de gestion par contre, le lavage, les bris et les pertes sont à prévoir. Ce choix est idéal lors d un repas où les invités ont des places assises et que l évènement se déroule à l intérieur. La gestion de la vaisselle réutilisable peut devenir problématique si l évènement est à l extérieur. RECYCLER Si votre évènement est à l extérieur, la vaisselle recyclable peut être une alternative intéressante. Vérifiez qu elle soit bien fabriquée de plastique #1 ou #5; le plastique #6 n est pas recyclable. Aussi, assurez-vous que les installations pour récupérer cette matière soient accessibles rapidement et pour tous. N oubliez pas d avertir les participants que seule la vaisselle peut être recyclable, celle-ci doit être vidée de toutes nourritures avant d être mise à la récupération. Ce type de vaisselle se prête bien à un pique-nique. VALORISATION Si La vaisselle compostable peut être une alternative plus simple de gestion : les aliments peuvent se composter avec la vaisselle, donc moins d étapes pour les participants. Par contre, des études de cycles de vie démontrent que ce type de vaisselle n est pas le meilleur choix pour être écoresponsable. Selon ces études, l impact global de cette vaisselle est plus lourd de conséquence que la vaisselle jetable en polystyrène (plastique #6). Cependant, si vous optez pour ce type de vaisselle, assurez-vous que celle-ci soit composée de bagasse ou de carton non paraffiné, et qu il y a suffisamment d installations pour les valoriser lors de votre évènement. Évitez la vaisselle faite de plastique biodégradable

10 QUELQUES EXEMPLES Si vous organisez fréquemment des rencontres, des ateliers, des formations ou des conférences, sachez que l utilisation de bouteilles d eau individuelles est à éviter le plus possible. Offrez plutôt un pichet d eau avec quelques verres au centre de la table. Faites de vos réunions des rencontres sans papier. Pensez à envoyer les documents reliés à la rencontre via courriel, chacun amène ses documents, ses feuilles de notes, et si c est possible, demandez aux participants d amener leur ordinateur portable, ils pourront suivre sur les documents directement à l écran. Pensez à revoir les modes de communication, utilisez les services qui vous sont offerts, jumelez les parutions avec d autres organismes, institutions ou entreprises, vous réduirez vos coûts ainsi que l empreinte écologique de celles-ci. Utilisez les réseaux sociaux, c est gratuit et très efficace pour faire connaître un évènement. Votre évènement à un horaire que vous voulez distribuer à tous les participants? Pensez à le projeter sur un écran à l aide d un projecteur, dans un endroit bien en vue pour tous. Vous organisez un pique-nique, pensez à faire un concours de «Lunch Zéro déchet!», où les participants sont appelés à amener leur repas sans générer de déchets. Pour obtenir une plus grande participation, ajoutez quelques prix de participation intéressants. Vous allez ainsi réduire l empreinte écologique de votre évènement en plus d éduquer les participants à une saine gestion des ressources. Généralement, les choix écoresponsables sont plus dispendieux, alors demandez une contribution du détaillant, en échange de visibilité. Les gens sont de plus en plus à la recherche de bons produits respectueux de l environnement. L échange produit/visibilité peut être gagnant pour les commerçants.

11 RESSOURCES POUR VOUS AIDER LA MRC DE BEAUHARNOIS-SALABERRY La MRC peut vous aider dans l application des principes d écoresponsabilité dans vos évènements. Effectivement, la MRC aimerait contribuer au bon fonctionnement des activités qui se déroulent sur son territoire, c est pourquoi elle offre ses services. LE SERVICE-CONSEIL Ce service vise à offrir un appui et des conseils en matière d écoresponsabilité aux organismes ayant des questionnements sur leurs démarches environnementales dans les évènements. LA GESTION DES MATIÈRES RÉSIDUELLES La gestion des matières résiduelles est l une des grandes étapes dans l organisation d un évènement écoresponsable. C est pourquoi la MRC souhaite offrir de l aide à ce niveau dans vos évènements. ESCOUADE VERTE L Escouade verte de la MRC peut être présente sur place le jour de l évènement. Elle peut aider à la gestion du tri, ou encore sensibiliser les participants à une saine gestion des matières.

12 RESSOURCES POUR VOUS AIDER LES BESOINS MATÉRIELS La MRC peut également contribuer à votre évènement en comblant certains besoins matériels reliés à la gestion des matières résiduelles, tels que la fourniture de gants, de sacs, de râteaux, etc. LA LOGISTIQUE ET LES COLLECTES La MRC vous offre une collaboration au niveau du soutien à la logistique de l écoresponsabilité de votre évènement. Aussi, nous pouvons assurer un lien direct avec l entrepreneur responsable de la collecte sélective afin d élargir les jours de collecte lors de grands évènements. LES ACHATS RESPONSABLES Les achats responsables représentent une autre étape importante dans le processus de l organisation de votre évènement. Alors, pour vous aider, voici une liste (non exhaustive) de fournisseurs locaux et de produits que vous pouvez vous procurer afin de rendre votre évènement encore plus responsable. Soyez vigilants lors de l achat de produits écoresponsables. Référez-vous au guide des pratiques responsables, à la section des écolabels, où plusieurs sigles existent, toutefois n ayant pas la même signification. L Observatoire de la consommation responsable (OCR) a publié le Guide des produits ménagers verts afin d aider les consommateurs dans l achat de produits ménagers.

13 LES FOURNISSEURS FOURNISSEURS DE PRODUITS NETTOYANTS ÉCORESPONSABLES O MAX 102, rue Alexandre, Salaberry-de-Valleyfield FOURNISSEURS POUR LA LOCATION DE MATÉRIEL LOCATION MARO 181, rue Saint-François, Salaberry-de-Valleyfield GMAX 830, boulevard Ford, Châteauguay CHAPITEAU NATIONAL 144, rue Saint-Charles, Vaudreuil-Dorion LA NOUVELLE TABLÉE 2140, rue de la Province, Longueuil ÉKOVIA INC 52, rue Huot, Notre-Dame-de-L Île-Perrot Les épiceries et magasins de grande surface offrent aussi ce type de produits. FOURNISSEURS DE VAISSELLE RECYCLABLE O MAX 102, rue Alexandre, Salaberry-de-Valleyfield EKOVIA INC 52, rue Huot, Notre-Dame-de-L Île-Perrot

14 RESSOURCES POUR VOUS AIDER FOURNISSEUR DE MATÉRIEL DE GESTION DES MATIÈRES RÉSIDUELLES O MAX 102, rue Alexandre, Salaberry-de-Valleyfield Vérifiez auprès de votre municipalité. Certaines offrent ce type de service aux évènements. FOURNISSEURS D ALIMENTS LOCAUX ET/OU BIOLOGIQUES LES SAVEURS D'ELGIN RICHARD CAZELAIS - VEAU DE GRAIN LES JARDINS D'AMBROISIE LES JARDINS BIO-SANTÉ COOP LES JARDINS DE LA RÉSISTANCE VERGER BIOLOGIQUE MANIADAKIS JARDIN NORMANDEAU LES JARDINS GLENORRA Au grain des saveurs Ferme Lauzon

15 DES DOCUMENTS POUR VOUS AIDER DOCUMENTATION SUR LES ÉVÈNEMENTS ÉCORESPONSABLES GUIDE RESPONSABLE D ÉVÈNEMENTS GUIDE DES ÉVÈNEMENTS ÉCORESPONSABLES LE CONTEXTE ET LA PLANIFICATION D UN ÉVÈNEMENT ÉCORESPONSABLE GUIDE DES PRODUITS PROMOTIONNELS ÉCORESPONSABLES GUIDE POUR L ORGANISATION D ÉVÉNEMENTS ÉCORESPONSABLES LES OUTILS POUR LA GESTION RESPONSABLE D ÉVÈNEMENTS GUIDE SUR L ORGANISATION D ÉVÈNEMENTS ÉCORESPONSABLES LES GRANDES THÉMATIQUES D UN ÉVÈNEMENT ÉCORESPONSABLE GUIDE DE L ÉVÈNEMENT ÉCORESPONSABLE LE GUIDE DE L ORGANISATEUR D ÉVÈNEMENTS ÉCORESPONSABLES Voilà, vous tenez entre vos mains tous les outils nécessaires pour faire de votre évènement un succès écoresponsable. L important à retenir, c est d y aller graduellement. Ce document contient beaucoup d information! Le but est de vous permettre d avoir une vue globale de ce qu est un évènement écoresponsable. Chaque geste compte, tenez compte de vos moyens physiques, financiers et humains. En terminant, un aide-mémoire est mis à votre disposition aux pages suivantes. N hésitez pas à le consulter et à l appliquer à chacune de vos décisions.

16 RÉFÉRENCES «GUIDE DES ÉVÈNEMENTS ÉCORESPONSABLES», [en ligne], LA VILLE DE REPENTIGNY. «Le contexte et la planification d un évènement écoresponsable», [en ligne] LA VILLE DE REPENTIGNY. «Formulaire grilles et recommandation», [en ligne] coresponsable.pdf L OBSERVATOIRE DE LA CONSOMMATION RESPONSABLE. «Guide des produits ménagers verts», [en ligne], Verts4.pdf Équiterre. «Servir ou offrir équitable», [en ligne] BON ÉVÈNEMENT!

17 AIDE-MÉMOIRE GÉNÉRAL Nous avons repensé les besoins de l évènement selon les principes d écoresponsabilité Nous avons appliqué les principes 3RV et 3NJ dans chacune de nos décisions Nous avons favorisé la location à l achat pour le matériel (chaises, vaisselle, décoration ) Nous avons fait le choix d offrir des objets promotionnels sans emballage, durables et utiles Nous avons fait le choix d objets promotionnels faits de matières recyclées Nous avons limité les déplacements Préparez-vous à comptabiliser les quantités de matières, triées selon le type. Afin que votre bilan soit facile à produire, comptabilisez le nombre de bacs, ou de sacs de matières recyclables, organiques et résiduelles remplis au cours de l évènement Nous avons fait appel au service-conseil de la MRC afin de nous aider FOURNISSEUR Nous avons fait le choix de fournisseurs locaux Notre évènement s est doté d une politique demandant aux fournisseurs de se conformer au désir d écoresponsabilité du comité SUR LE SITE Avez-vous suffisamment de poubelles? S il n y a pas assez de poubelles, les gens jetteront leurs matières sur le sol Nous avons suffisamment de bacs de recyclage. Pour chaque poubelle présente, il doit y avoir un bac de recyclage à côté S il y a des matières organiques dans votre évènement, assurez-vous qu il y ait les installations nécessaires à la valorisation de la matière Aux endroits où ce type de matières est consommé, nous avons les installations prévues pour les recueillir Nos bacs sont bien identifiés. Des contenants mal identifiés créent le doute, et dans le doute, les participants ne trieront pas les matières, si bien que vos bacs seront tous contaminés Avez-vous une équipe attitrée pour le nettoyage? Assurez-vous que celle-ci soit informée de la gestion du tri Assurez-vous que votre équipe de sensibilisation soit bien identifiée et qu elle possède toute l information pertinente à l évènement et aux actions responsables mises de l avant par l organisation. ALIMENTATION Nous avons fait le choix de fournisseurs locaux Nous avons fait le choix de fournisseurs qui ont une mission d économie sociale Nous avons fait le choix d aliments biologiques Nous avons fait le choix d aliments équitables Nous avons fait le choix d offrir des aliments sans emballage Nous avons fait le choix d offrir des aliments qui ne nécessitent pas de vaisselle (muffins, fruits, légumes ) Sinon, nous avons fait le choix de vaisselle réutilisable Sinon, nous avons fait le choix d offrir de la vaisselle recyclable Sinon, nous avons fait le choix d offrir de la vaisselle compostable