MÉMENTO ADMINISTRATIF À L USAGE DES CENTRES D EXAMEN À L ÉTRANGER

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1 COMMISSION NATIONALE DU DELF ET DU DALF MÉMENTO ADMINISTRATIF À L USAGE DES CENTRES D EXAMEN À L ÉTRANGER SOMMAIRE Introduction : le DELF et le DALF Demande d ouverture de sessions DELF-DALF Organismes impliqués dans les certifications Jurys nationaux DELF-DALF Calendrier d organisation des sessions Montant des droits d inscription aux examens Sujets d'examen Gestion d une session d examen Inscriptions aux examens Passation des épreuves collectives Correction des épreuves collectives Passation des épreuves individuelles Gestion des résultats Transmission des résultats Attestations provisoires de réussite Bilan de session Reversement des frais de dossier à la Commission nationale Délivrance des diplômes Archivage des résultats Récapitulatif des principales opérations Ce mémento est susceptible de modifications allant dans le sens d une amélioration permanente. Chaque nouvelle version sera téléchargeable sur le site : ainsi que (pour la version intégrée au logiciel de gestion DELF-DALF) sur le site 1

2 LE DELF ET LE DALF Des diplômes à valeur nationale harmonisés sur un cadre de référence européen Le DELF (Diplôme d'études en Langue Française) et le DALF (Diplôme Approfondi de Langue Française) sont les diplômes de français langue étrangère. Créés par l'arrêté ministériel du 22 mai 1985, ils sont officiellement délivrés et garantis par le Ministère de l'éducation nationale. Suite au développement rapide de ces certifications, deux nouveaux arrêtés ministériels (19 juin 1992 et 22 mai 2000) ont introduit un certain nombre d'aménagements. Une réforme importante, qui a pris effet le 1 er septembre 2005, a modifié tant le contenu de ces examens (désormais harmonisés sur les 6 niveaux Cadre européen commun de référence pour les langues 1 ) que leurs modalités d organisation. Ces modifications sont l objet du nouvel arrêté ministériel en date du 7 juillet Les diplômes acquis dans l ancien dispositif conservent cependant toute leur validité. Une période dérogatoire, dont les modalités de mise en place sont précisées, permettra pendant deux ans, du 1 er septembre 2005 au 31 août 2007, de délivrer par équivalence les nouveaux diplômes aux titulaires d unités capitalisables de l ancien dispositif. Six niveaux de compétence en FLE, correspondant aux 6 niveaux établis par le Cadre européen commun de référence pour les langues A. Le DELF comprend quatre degrés, chacun représentant une certification à part entière et donnant lieu à la délivrance d un diplôme distinct. le DELF A1 correspond au niveau A1 du Cadre européen, dit niveau introductif ou de découverte. Il vise la valorisation des premiers acquis, à un niveau élémentaire d utilisation de la langue, dans des situations très courantes de la vie quotidienne pour parler de luimême, de l endroit où il vit, des gens qu il connaît ou des choses qu il possède. le DELF A2 correspond au niveau A2 du Cadre européen, dit niveau de survie. Il inclut la gestion des rapports sociaux de base, et la capacité à faire face à des situations encore simples et prévisibles de la vie quotidienne telles qu un achat, une réservation, une demande d informations le DELF B1 correspond au niveau B1 du Cadre européen, qui est l ancien «niveau seuil». Deux traits le caractérisent : la capacité à poursuivre une interaction et la capacité à faire face à toutes les situations, même imprévues, de la vie quotidienne. De manière générale, on peut considérer que ce DELF B1 sanctionne le même niveau de compétence que le DELF 1 er degré de l ancien dispositif. le DELF B2 correspond au niveau B2 du Cadre européen, ou niveau indépendantintermédiaire. Il marque une étape dans le parcours d apprentissage : efficacité de l argumentation, discours social aisé et efficace, nouveau degré de conscience de la langue, logique et cohérence du discours. 1 Cadre européen commun de référence pour les langues, Conseil de l Europe, division des politiques linguistiques, Strasbourg, DIDIER

3 Deux versions des sujets pour les niveaux du DELF Les quatre niveaux du DELF (A1, A2, B1, B2) sont également proposés dans une version adaptée à des publics plus jeunes ; cette version est identique dans sa structure aux épreuves pour adultes (construction des épreuves, durée ) mais différente quant aux supports et aux thèmes abordés. Est autorisée à se présenter à ces épreuves toute personne en âge de scolarisation dans un établissement du second degré de son pays d origine 2 Les diplômes délivrés sont les mêmes que pour la version pour adultes, sans mention spécifique de la nature du public. Cette version peut être proposée dans les établissements scolaires dans le cadre d accords spécifiques entre le service culturel de l ambassade de France et les autorités éducatives locales. On parle alors de DELF scolaire. Elle peut également être proposée dans les centres d examen DELF DALF habituels. On parle alors de DELF junior. B. Le DALF comprend deux degrés, chacun représentant une certification à part entière : Le DALF C1 correspond au niveau C1 du Cadre européen, dit niveau autonome ou expérimenté. Il est caractérisé par l accès à une large gamme de discours permettant une communication aisée et spontanée. Le DALF C2 correspond au niveau C2 du Cadre européen, dit niveau de maîtrise. La référence au locuteur natif n est désormais plus retenue par les spécialistes pour caractériser ce niveau mais il est clair que le degré de précision, d adéquation et de maîtrise de la langue est tel que le niveau C2 peut être considéré comme le champ privilégié de la compétence de médiation linguistique. Le DALF C1 ou le DALF C2 exempte de tout test linguistique pour s inscrire en premier cycle dans une université française. Conditions d inscription Ces diplômes sont totalement indépendants: pour s inscrire à l examen conduisant à la délivrance de l un de ces diplômes il n est pas nécessaire d être titulaire du diplôme précédent. Il est possible de s inscrire simultanément à plusieurs examens ou à un seul. Diplômes Chaque examen obtenu donne lieu à la délivrance d un diplôme. Ce diplôme est acquis définitivement. 2 Cette notion évite de déterminer une fourchette d âge et s adapte aux particularités de chaque pays. On comprendra par 2 ème degré l enseignement qui suit l enseignement primaire et précède l enseignement universitaire. 3

4 Organisation administrative L'organisation administrative est à la fois décentralisée et centralisée: décentralisée : les épreuves sont administrées et corrigées dans chaque pays, qui se charge également de la promotion des certifications auprès des organismes locaux (établissements d'enseignement, administrations, entreprises...). centralisée : la Commission nationale, dont le Président est le Directeur du Centre international d'études pédagogiques (CIEP) de Sèvres, assure l'harmonisation de ces certifications entre les différents centres d'examens à l'étranger : - elle autorise l'ouverture d'un centre d'examen et habilite les Jurys ; - elle valide le calendrier de sessions proposé annuellement dans chaque pays ; - elle conçoit et propose des sujets ; - elle centralise les résultats et délivre les diplômes définitifs; - elle entretient un dialogue permanent avec les différents centres à l'étranger, en s'efforçant de tenir compte de leurs suggestions, des difficultés rencontrées, et de fournir tous les outils pédagogiques et administratifs nécessaires à la gestion de ces examens ; A l étranger, le DELF et le DALF sont placés sous l autorité et la responsabilité du Conseiller de coopération et d action culturelle, qui est le premier interlocuteur de la Commission nationale. Il est responsable de l information et de la promotion préalable conférées à ces certifications, ainsi que de l organisation du dispositif au niveau national (information et promotion des certifications, détermination des centres d examen et du calendrier des sessions, organisation générale des sessions d examen ). Il désigne à son tour - un responsable de la gestion centrale chargé des questions administratives et de gestion au niveau national - un jury national du DELF et un jury national du DALF pour les questions pédagogiques. - un responsable par centre d examen du pays. Conseiller de coopération et d action culturelle Responsable de la gestion centrale Jurys nationaux DELF et DALF Responsables des centres d examen du pays Responsables des lieux de passation (quand ceux-ci sont différents des centres d examen) 4

5 Le Conseiller de coopération et d action culturelle, et par délégation le responsable de la gestion centrale, est responsable de l information et de la promotion préalable conférées à ces certifications, ainsi que de l organisation du dispositif au niveau national (détermination des centres d examen, organisation générale des sessions d examen ). Il établit le calendrier annuel des sessions en coordination avec l ensemble des centres d examen du pays. Ce calendrier est soumis à l approbation de la Commission nationale. Le Conseiller de coopération et d action culturelle délègue aux responsables des centres d examen la responsabilité de l organisation locale des sessions d examen : - inscriptions : mise à disposition d un local, de matériel, et d un personnel dûment formé au logiciel et aux procédures décrites dans les documents établis à cet effet par le CIEP. - organisation matérielle des examens : mise à disposition de salles dûment équipées, recrutement, formation, convocation, rémunération des surveillants, examinateurs et correcteurs, mise en place de jurys d harmonisation et saisie des notes, - résultats : vérification et saisie informatique des résultats, envois dans les délais requis des résultats au responsable de gestion centrale, pour transmission au CIEP ; règlement des frais de dossier. Les responsables de centres d examen s engagent en outre, sous la responsabilité du Conseiller culturel, à garantir la confidentialité des sujets d examen, avant comme après la passation des épreuves (cf. ci-après, Sujets d examen). Demande d ouverture de sessions L ensemble du dispositif DELF-DALF adopté dans un pays fait l objet, chaque année, d une demande d ouverture de sessions DELF-DALF adressée par le Conseiller culturel à la Commission nationale au CIEP, à la fin du premier semestre de l année civile. Cette demande doit être renouvelée chaque année. Envoi des sujets d examens Le CIEP envoie les sujets d examens au centre de gestion centrale dix semaines avant le début de la session. Il appartient au centre de gestion centrale de diffuser l ensemble des données aux différents centres d examens accrédités, dans un délai et dans des conditions permettant le bon déroulement des sessions d examens. Correction des épreuves du DELF et du DALF La correction des épreuves du DELF et du DALF sont sous la responsabilité du Conseiller de coopération et d action culturelle et par délégation du ou des président(s) du jury national(aux) du DELF et du DALF. Ils désigneront dans chaque centre un responsable dont le nom figurera dans le courrier de demande d ouverture adressé au CIEP. Les responsables de centres devront avoir reçu une formation et une accréditation du CIEP et du service culturel de l ambassade de France. Cette formation leur permettra d être les garants du respect des procédures. 5

6 Procédures quant à l organisation des épreuves du DELF et du DALF. Le conseiller culturel est garant du respect rigoureux des conditions de passation du DELF et ou du DALF. Chaque centre agréé est responsable du respect de la norme de qualité. Est agréé pour une année tout centre figurant dans la demande d ouverture de centres approuvée par le Président de la commission nationale du DELF et du DALF. Le CIEP et ou l Inspection générale du Ministère de l Education nationale peuvent procéder, sans préavis, à une visite de conformité. Promotion des certifications Chaque centre agréé est invité à faire la promotion du DELF et du DALF par les voies qui conviennent à la culture du pays ou de la région où il est installé, en concertation avec le Conseiller culturel et le responsable de la gestion centrale au plan national. Le CIEP met à la disposition du grand public le site : comportant toutes les informations utiles à une éventuelle inscription d un candidat au DELF ou au DALF, ainsi qu un descriptif des examens et des exemples d épreuves. Ce site offre aussi, dans sa partie «Espace professionnel DELF-DALF» un certain nombre d informations pédagogiques pour les enseignants, les documents administratifs et pédagogiques de référence et divers documents de promotion libres de droits et téléchargeables. Les codes d accès à cet espace professionnel seront envoyés directement avec l agrément de centre d examen. Le CIEP n envoie pas directement d affiches ou de brochures. Il autorise par contre la duplication des affiches et / ou brochures mises en ligne sur son site. 6

7 DEMANDE D OUVERTURE DE SESSIONS DELF-DALF I. Définition La demande d ouverture est le document qui détaille l ensemble du dispositif DELF-DALF mis en place dans un pays donné, pour une durée d une année académique. Cette demande est établie sous la responsabilité des Services culturels de l Ambassade et soumise par eux à l approbation de la Commission nationale en France. Elle doit être renouvelée chaque année. Les Services culturels veilleront à ce que les propositions établies : - correspondent aux besoins et aux possibilités des futurs candidats étrangers; - s'inscrivent dans la politique générale suivie dans le pays en matière de maintien et de développement de la présence de la langue française. Le dossier de demande d ouverture est adressée à la Commission nationale : - dans une version informatisée en ligne à partir d un site dont les coordonnées et les mots de passe seront communiqués par le CIEP - dans une version imprimée des informations saisies en ligne, accompagnée des pièces jointes requises, et dûment signée du Conseiller culturel. Cette demande annuelle doit être adressée chaque année au CIEP AVANT le 30 juin Les rubriques suivantes récapitulent les informations essentielles sur la démarche de demande d ouverture. Pour plus de détails sur les différentes rubriques de la demande, et pour les informations pratiques sur les modalités de saisie en ligne, les rédacteurs de cette demande se réfèreront au Guide figurant sur la page d accueil du site de demande d ouverture, dont les coordonnées leur ont été communiquées avec les mots de passe leur permettant d y accéder. 7

8 II. Modalités de rédaction et d envoi de la demande La demande d ouverture est effectuée à la fin du premier semestre de chaque année civile. Elle porte sur une année scolaire complète, du 1 er septembre au 31 août. Elle doit être renouvelée chaque année. La date limite est le 30 juin de chaque année. Cette date doit être impérativement respectée. Dans le cas d un pays qui s impliquerait en cours d année, ou qui n aurait pas encore tous les éléments nécessaires pour établir sa demande d ouverture pour la date limite fixée, des demandes d ouvertures exceptionnelles pourront être acceptées plus tardivement, mais en aucun cas moins de trois mois avant la première session retenue. La demande annuelle d ouverture de sessions du DELF et/ou du DALF est établie sous le contrôle et la responsabilité du Conseiller de coopération et d action culturelle de l Ambassade de France. La demande d ouverture est effectuée en deux temps : 1. saisie et envoi des informations en ligne, sur un site spécifique dont les coordonnées et les codes d accès auront été adressés par le CIEP. 2. impression de ce dossier, qui sera validé par la signature du Conseiller de coopération et d action culturelle et adressé à : Monsieur le Président de la Commission nationale du DELF et du DALF Centre international d études pédagogiques 1, avenue Léon Journault SEVRES CEDEX Ces deux étapes sont complémentaires et indispensables : - la saisie et l envoi des informations en ligne seront effectués par la personne en charge de la gestion centrale des examens dans le pays. La demande sera alors enregistrée et mise à l étude, et fera l objet d un accusé de réception. - la demande d ouverture ne sera définitivement validée qu à réception du dossier imprimé, accompagné des pièces jointes requises, et transmis par la voie hiérarchique. signé du Conseiller culture accompagné des pièces jointes requises. Un courriel d autorisation d ouverture sera alors adressé en réponse. Attention : le dossier imprimé doit être le reflet exact de la demande préalablement effectuée en ligne. Il convient donc que celle-ci ait l objet, avant son envoi d un accord de toutes les parties concernées, et présente un caractère définitif. 8

9 III. Contenu de la demande d ouverture La demande d ouverture effectuée en ligne comporte obligatoirement les informations suivantes : La lettre du conseiller culturel, du conseiller de coopération et d action culturelle, ou du Chef de service de la mission de coopération Les références et coordonnées détaillées des organismes et personnes impliqués dans le dispositif DELF-DALF - services culturels de l Ambassade - organisme et personne en charge de la gestion centrale - centres d examen Le calendrier et le contenu des sessions organisées Le montant des droits d inscription aux examens Les propositions de composition de jury DELF et/ou DALF Les informations nécessaires à l envoi des sujets d examen Chacune de ces rubriques, ainsi que la procédure pour les compléter en ligne, sont détaillées dans les pages suivantes. Documents à joindre lors de l envoi de la version imprimée Les documents suivants sont à joindre obligatoirement au dossier adressé par la voie hiérarchique : - engagement, signé par chaque centre d examen, sur le respect des règles présidant à l organisation des sessions et à l utilisation des sujets fournis par la Commission nationale. Ce document contractuel est téléchargeable sur le site du CIEP. - dans le cas de dérogation demandée pour des assesseurs des jurys non titulaires de l Education nationale française, curriculum vitae des personnes concernées. IV. Cas particuliers Cas de plusieurs pays dépendant d une même Ambassade (exemples : Afrique du Sud et Lesotho ; Kazakhstan et Kirghizistan) Il est indispensable dans ce cas de remplir une demande d ouverture indépendante pour chacun des pays concernés, et ce même si la gestion centrale des examens est assurée par un seul de ces pays. Sessions du DELF scolaire Il est rappelé que le DELF scolaire, mis en place en étroite collaboration avec les autorités éducatives locales et relevant directement de la politique linguistique du poste, est distinct du DELF junior qui peut être proposé dans les différents centres d examen organisant également des sessions tous publics». L organisation de sessions du DELF scolaire est de ce fait soumise à des conditions particulières, et à l envoi d informations complémentaires à celle figurant dans la demande d ouverture générale. Le poste prendra donc contact avec le CIEP avant de faire figurer des sessions du DELF scolaire dans sa demande d ouverture. 9

10 V. Modification d une demande d ouverture déjà effectuée Les informations n ayant pas d incidence sur le dispositif adopté (modification de cordonnées postales ou téléphoniques, nom des responsables de centre et de secrétariat d examen) pourront être modifiée à tout moment en ligne. Cependant, afin d éviter des erreurs ou modifications intempestives, il importe que le code d accès au site, communiqué à chaque responsable de gestion centrale, ne soit pas diffusé à d autres personnes. Veillez à actualiser régulièrement les différentes coordonnées figurant dans la demande d ouverture, et en particulier les adresses électroniques, indispensables aux échanges avec la Commission nationale au CIEP. Toute autre modification est soumise à l approbation préalable de la Commission nationale et ne peut pas être effectuée en ligne : - dates et contenu des sessions retenues, annulation ou report d une session - montant des droits d inscription aux examens - composition des jurys - ouverture ou fermeture d un centre - changement de personne ou d organisme en charge de la gestion centrale - changements affectant la gestion informatique des examens. Dans ces différents cas, la demande sera adressée officiellement par courrier. VI. Conservation des informations saisies en ligne Vous pouvez à tout moment consulter et imprimer le contenu de votre demande d ouverture, qu elle soit en cours ou qu elle ait déjà été envoyée. D une année à l autre, les données susceptibles de demeurer les mêmes dans votre demande d ouverture (noms et coordonnées des organismes, membres des jurys, etc) seront conservées : il vous suffira donc, pour la prochaine demande d ouverture, de modifier seulement celles de ces informations qui auraient changé. La demande d ouverture est un document contractuel entre les centres d examens désignés et le CIEP, opérateur de la commission nationale du DELF et du DALF. Il implique l acceptation sans réserve des dispositions présentées dans les documents de référence du DELF et du DALF (arrêté ministériel et mémento administratif). Il appartient aux centres d examens de connaître ces documents de référence, qui sont disponibles en ligne sur le site Le Conseiller de coopération et d action culturelle à l étranger est garant de l application des textes de référence. Il est de sa responsabilité d en assurer la diffusion auprès des personnels concernés. 10

11 ORGANISMES IMPLIQUÉS DANS LES CERTIFICATIONS I. Services culturels de l Ambassade Le dispositif DELF-DALF est placé sous l autorité du Conseiller culturel, du Conseiller de coopération et d action culturelle ou du Chef de la Mission de Coopération. Celui ci est, à l étranger, le premier interlocuteur de la Commission nationale. Il est responsable de l information et de la promotion préalable conférées à ces certifications, ainsi que de l organisation du dispositif au niveau national (détermination des centres d examen, organisation générale des sessions d examen ). Il désigne à son tour - un «responsable de gestion centrale» chargé des questions administratives et de gestion au niveau national - un jury national du DELF et un jury national du DALF pour les questions pédagogiques. - un responsable par centre d examen du pays. Conseiller de coopération et d action culturelle Responsable de la gestion centrale Jurys nationaux DELF et DALF Responsables des centres d examen du pays Responsables des lieux de passation (quand ceux-ci sont différents des centres d examen) 11

12 II. Organisme ou service chargé de la gestion centrale Il s'agit de l'organisme qui, par délégation du Conseiller de coopération et d action culturelle, qui gère l organisation du dispositif DELF-DALF au niveau national, et qui sera, en pratique l interlocuteur principal de la Commission nationale pour toute question concernant ce dispositif. Cette gestion peut être assurée, selon les cas, par différentes instances, par exemple : - un des centres d examen (Institut, Centre culturel, Alliance, Université, etc) - un Bureau pédagogique - un Bureau des examens - une Commission de coordination composée de membres des différents organismes impliqués - les Services culturels eux-mêmes Elle inclut : - l information et de la promotion préalable conférées à ces certifications - la détermination des centres d examen - l information et la formation des responsables de ces centres - l établissement du calendrier annuel en coordination avec l ensemble des centres d examen - la détermination du montant des droits d inscription aux examens - l organisation générale des sessions - la réception, la vérification des sujets d examen et leur diffusion auprès des différents centres - la centralisation et la vérification des résultats d examen des différents centres - l établissement de bilans de sessions et de rapports concernant le développement des examens dans le pays. - la diffusion aux centres des outils de gestion pédagogiques, administratifs et informatiques (logiciel) fournis par le CIEP - la transmission des diplômes délivrés. Cas particulier : commission de coordination nationale DELF-DALF La constitution d une commission de coordination nationale peut être nécessaire, par exemple : - dans les pays de grande étendue et présentant de fortes spécificités régionales - dans les pays où plusieurs institutions ou organismes collaborent à la gestion et à la coordination du dispositif DELF-DALF et se partagent les fonctions indiquées ci-dessus pour l organisme de gestion centrale. Dans ce cas, est joint la demande d ouverture annuelle un document comportant: - la liste des membres de cette Commission (nom, titre, organisme/institution, fonction à l intérieur de la Commission) ; - les attributions de cette commission et la répartition des tâches entre les différents membres ou organismes impliqués. 12

13 III. Centres d examen Un centre d examen est une structure autonome et durable, dotée d un directeur de centre, d examinateurs et de correcteurs, d un secrétariat d examen pour la gestion des inscriptions et des résultats. Tout établissement présentant les conditions requises peut demander être centre d examen, si les Services culturels le jugent opportun : établissements français (Instituts, Centres culturels...), étrangers (Lycées et collèges, Universités, Écoles d'enseignement des langues du pays...) ou mixtes (Alliance française...), publics ou privés. Chaque centre d examen est homologué par la Commission nationale, qui lui attribue un code et un intitulé définitifs. Cet intitulé est habituellement celui de la ville, lorsqu il n y existe qu un seul centre d examen, ou le nom de la ville suivi d une extension s il existe plusieurs centres d examen dans la même ville. Exemples : Casablanca Varsovie IF [Institut français] Varsovie NKJO [Collège de formation des maîtres] L intitulé du centre d examen figurera sur l attestation provisoire de réussite ainsi que sur le diplôme définitif délivré au candidat. La notion de centre d examen ne doit donc pas être confondue avec, celle, purement pratique de lieu de passation : un même centre d examen peut disposer de plusieurs lieux de passation (dans ses propres locaux ou dans ceux d autres établissements), les lieux de passation pouvant varier d une session à l autre. Les lieux de passation n ont pas à être communiqués à la Commission nationale. Sauf situation particulière dûment justifiée (par exemple pour le DELF scolaire), un centre habilité est tenu d accueillir tous les candidats souhaitant se présenter aux examens. Il ne peut en aucun cas limiter l inscription aux examens à ses seuls étudiants. L existence de plusieurs centres d examen dans une même ville ne se justifie donc que si l importance du public dépasse les capacités de gestion d un seul centre. Un centre d examen peut participer à une ou plusieurs des sessions organisées au niveau national. Il peut proposer l ensemble des examens fixés pour ces sessions ou seulement certains d entre eux, en fonction du public potentiel et des moyens dont il dispose (examinateurs, locaux, personnel administratif ). Cette décision est prise en concertation avec l organisme de gestion centrale et les Services culturels. Du point de vue de la gestion informatique, tout centre d examen peut être doté du logiciel de gestion fourni par la Commission nationale, sous réserve qu il dispose de l équipement adéquat et de personnel qualifié. Il appartient à la gestion centrale de s en assurer avant de transmettre cette demande. Si ce n est pas le cas, le centre d examen gère ses inscriptions et ses résultats manuellement, la saisie informatique étant alors assurée par un autre centre (cf. ci-après, Gestion informatique). Les dates, heures et sujets d'examens sont obligatoirement les mêmes pour tous les centres d examen du pays. Le nombre de centres d examen d'un pays n'est pas limité, sous réserve que les conditions suivantes soient respectées : - chaque centre doit disposer de tous les moyens de gestion pédagogiques et administratives requis - il doit s engager à assurer ses fonctions sur la durée, et non pour quelques sessions seulement à titre d expérience - il doit avoir pris connaissance de toutes les règles régissant ces examens, et s engager par écrit à les respecter, en particulier en ce qui concerne la confidentialité absolue des sujets d examen, avant et après la passation des épreuves. 13

14 Rôle du Chef de centre d examen Le Chef de centre est responsable de l organisation matérielle de l examen dans tous ses aspects : - information du public - organisation des inscriptions - gestion des examinateurs et correcteurs - gestion des sujets d examen reçus - organisation de la passation des épreuves et des corrections - gestion des résultats - remise des attestation (et, ultérieurement, des diplômes) aux candidats Il est responsable du bon fonctionnement du secrétariat d examen. Il doit tout particulièrement veiller à la confidentialité des sujets d examen, avant et après la passation des épreuves. Il est l interlocuteur direct de l organisme chargé de la gestion centrale du DELF et du DALF au plan national. La charte de centre examen (voir Annexe), signée par le chef de centre pour chacun des centres concernées, doit obligatoirement être jointe à la version imprimée de la demande d ouverture annuelle transmise par la voie hiérarchique. Elle est disponible sur le site internet de la demande d ouverture. Gestion informatique du centre d examen La Commission nationale fournit gratuitement aux centres d examen un logiciel assurant l ensemble de la gestion des candidats (immatriculation, inscriptions, passations, résultats, attestations de réussite, statistiques, saisie des frais de dossier ) La communication des résultats d examen sous forme de fichiers informatiques au format de ce logiciel, pour l ensemble des centres d un pays, est obligatoire. Le logiciel n est toutefois pas installé systématiquement dans tous les centres d un pays : - Il appartient à l organisme de gestion centrale d effectuer cette demande, après s être assuré que le centre dispose de l ensemble des moyens indispensables pour assurer une gestion informatique correcte : ordinateur PC et système d exploitation suffisamment récents, personnel formé à la saisie informatique, messagerie électronique et accès internet pour permettre le téléchargement des mises à jour. Le centre doté du logiciel doit par ailleurs s engager à assurer cette gestion informatique pour l ensemble de ses sessions à venir. Aucune installation «expérimentale» du logiciel ne sera autorisée. - Si le centre ne remplit pas ces conditions, la gestion informatique sera assurée par un autre centre d examen (le logiciel DELF-DALF permettant de gérer plusieurs centres depuis une même poste informatique). 14

15 JURYS NATIONAUX DU DELF ET DU DALF Définition Les jurys nationaux ne doivent pas être confondus avec les jurys d examinateurs pour les épreuves orales. Leur rôle, en collaboration avec le responsable de gestion centrale, est de : - contrôler avant leur duplication les sujets d examen envoyés par la Commission nationale, et signaler à celle-ci tout éventuel problème rencontré. - s assurer que tous les examinateurs et correcteurs des différents centres ont reçu la formation adéquate et ont été habilités dans les règles - statuer sur tout problème rencontré au cours d une session et sur les suites à donner (non respect des règles d organisation par un centre d examen, fraude d un candidat, comportement inadéquat d un examinateur, violation de la règle de confidentialité des sujets, litige sur l évaluation d une copie, etc.) - assurer la délibération sur les résultats d examen, en étudiant les cas litigieux, valider les résultats définitifs et signer les procès-verbaux. - signer les attestations provisoires de réussite à un diplôme. Dans chaque pays deux Jurys nationaux sont constitués: un Jury du DELF et un Jury du DALF. Ces deux jurys sont entièrement distincts dans leurs attributions et leur fonctionnement, même si certains membres sont communs aux deux jurys. Ces jurys ont autorité sur l ensemble des centres d examen du pays et sont placés eux-mêmes, comme le responsable de la gestion centrale, sous l autorité du Conseiller culturel. Composition des jurys et rôle de leurs membres Chacun des deux Jurys comprend au minimum trois membres (le Président de Jury et deux assesseurs) - nombre requis pour que toute délibération ou décision soit valide. Le Président de jury est obligatoirement un titulaire de l Education nationale française. Il a la responsabilité des toutes les opérations mentionnées ci-dessus. A l'issue d une session, il conduit la délibération finale du jury, élabore le rapport de session (en collaboration avec le responsable de gestion centrale), signe les procès-verbaux, listes d'admis, et attestations de réussite. Il soumet à la Commission nationale tout cas problématique qui n aurait pu être tranché localement. L assesseur assiste le Président de jury dans toutes ces opérations. Il peut, si nécessaire, recevoir délégation du Président de jury pour le représenter, conduire une délibération de jury (avec au minimum deux autres assesseurs) et signer par ordre les procèsverbaux, bilan de session et attestations de réussite. Le nombre des assesseurs n étant pas limité, il est souhaitable que, dans les pays où existent plusieurs centres d examen importants et distants les uns des autres, un assesseur soit présent lors des sessions dans chacun de ces centres. 15

16 Cas particulier : jurys locaux Dans le cas de pays à très grande superficie et/ou fédéraux, il peut être nécessaire de «décentraliser» les fonctions des jurys nationaux. Dans ce cas, des jurys locaux (ou «vice-jurys» pourront être constitués : - ces jurys seront composés chacun d au moins trois assesseurs, dont l un aura fonction de Viceprésident. - l harmonisation entre les différents jurys locaux est assurée par les Présidents de jury nationaux, dans le cadre d une Commission de coordination nationale. La décision de constituer de tels jurys locaux doit recevoir au préalable l accord de la Commission nationale au CIEP, qui sera consultée avant l envoi de la demande et jugera si cette initiative est opportune. Jury du DELF (A1, A2, B1, B2) Le Président de jury du DELF est obligatoirement un titulaire de l Éducation nationale française. S il n existe pas dans le pays de titulaire de l Education nationale pouvant assurer ces fonctions, il convient de contacter la Commission nationale au CIEP avant de compléter la demande d ouverture annuelle. Les assesseurs doivent également appartenir à l'un des corps de l'éducation nationale. Des dérogations peuvent cependant être accordées pour d'autres personnes, françaises ou étrangères, justifiant d'une compétence incontestée dans le domaine du français langue étrangère. Dans ce cas joignez on joindra à la version imprimée de la demande d ouverture qui sera adressée par la voie hiérarchique un curriculum-vitae faisant apparaître ses qualifications dans le domaine du français langue étrangère (sauf si la personne a déjà bénéficié d une dérogation dans les années précédentes). Jury du DALF (C1, C2) Le Président du Jury du DALF est réglementairement un enseignant français appartenant à l'un des corps des enseignants chercheurs de l'enseignement supérieur. En cas d'impossibilité, la présidence du Jury peut être assurée par un professeur agrégé ou certifié de lettres ou de langues ou par un inspecteur départemental de l'éducation nationale ayant une compétence reconnue dans le domaine du français langue étrangère. Comme pour le Président du jury DELF, s il n existe pas dans le pays de personne remplissant ces critères, on contactera la Commission nationale au CIEP avant de compléter la demande d ouverture. Les assesseurs du jury DALF doivent répondre aux mêmes critères que ceux du jury du DELF. Les modalités de saisie des rubriques sont les mêmes. 16

17 CALENDRIER D'ORGANISATION DES SESSIONS Définitions des sessions * sessions tous publics (T) : l inscription à ces sessions est ouverte à tout candidat quel que soit son âge. Cependant les sujets sont conçus pour un public de jeunes adultes et adultes (à partir de 17 ans environ) Une session tous publics peut comporter tous les examens, de A1 à C2. * sessions juniors (J) : les sujets de ces sessions sont adaptés à un public de jeunes adolescents. Ces sessions peuvent être organisées dans tous les centres d examen d un pays, mais ne sont autorisés à s y inscrire que les candidats effectivement en situation de scolarisation (dans quelque type d établissement que ce soit, public ou privé) * sessions scolaires (S) : les sujets sont les mêmes que ceux des sessions juniors, mais ces sessions sont mises en place, dans le cadre d une politique linguistique précise, en collaboration directe avec les autorités éducatives locales et les établissements scolaires du pays. La convention passée par les services culturels de l Ambassade avec les autorités éducatives concernées définit le public à qui ces sessions sont réservées et les centres d examen qui pourront les organiser. Il n est pas obligatoire de proposer tous les degrés du DELF ou du DALF lors d une même session. Les sessions Juniors et Scolaires ne peuvent comporter que les examens A1, A2, B1 et B2. Règles d organisation des sessions Chaque pays peut organiser, sur une année : o au maximum 3 sessions DELF-DALF tous publics o au maximum 3 sessions DELF juniors ou scolaires n'importe quel mois de septembre à août inclus peut être choisi Il n est pas possible d organiser plus d'une session tous publics et d'une session junior ou scolaire le même mois * Chaque pays fixe lui-même, en concertation entre les différents partenaires, ses dates d examens, dans les limites suivantes : o toutes les épreuves d'une session doivent avoir lieu à l'intérieur du même mois civil (soit du 1 er au 30/31 du mois) o les dates et heures des épreuves doivent être les mêmes pour tous les centres d'examen du pays, ces dates et horaires devant être rigoureusement respectés. Ces règles sont impératives. * il est toutefois possible d organiser une session junior et une session scolaire le même mois à l expresse condition que les dates des examens soient strictement identiques, les sujets d examen étant les mêmes. 17

18 Précisions Le calendrier est un calendrier annuel qui va du 1 er septembre au 31 août. Il doit comporter toutes les sessions retenues pour l'année scolaire en cours. Les dates proposées ne peuvent s étendre pour une même session sur plus de un mois civil. Elles doivent correspondre aux besoins et contingences de chacun des centres impliqués. Les épreuves de chaque examen passées collectivement (écrits et oral de compréhension sur enregistrement) sont enchaînées et ont donc obligatoirement lieu à une même date et dans une même tranche horaire. Il est possible d organiser les passations collectives de plusieurs examens le même jour. Les épreuves orales individuelles de chaque examen peuvent être étalées sur plusieurs jours, en fonction du nombre de candidats et d examinateurs disponibles. Cette tranche de dates est obligatoirement la même pour tous les centres du pays. Les sessions sont codifiées comme dans l exemple suivant : Février 2006 : J pour une session «juniors» ; S pour une session «scolaires» ; T pour une session «Tous publics». Modification du calendrier en cours d année Toute modification au calendrier intervenant après l'acceptation de la demande d'ouverture doit avoir l approbation à la Commission nationale. Toute session supplémentaire (non prévue dans le calendrier initial) doit faire l'objet d'une demande officielle qui doit parvenir à la Commission national au moins 3 mois avant la session. Aucune demande de session supplémentaire ne sera acceptée en deçà de ce délai Dans ces conditions, le CIEP s engage à un envoi des sujets dans les meilleurs délais, mais n est pas tenu de respecter le délai de 10 semaines prévu pour l envoi des sujets. Il ne peut y avoir de session supplémentaire au delà des 3 sessions tous publics et des 3 sessions juniors ou scolaires autorisées pour l année en cours. 18

19 MONTANT DES DROITS D INSCRIPTION AUX EXAMENS Montant des droits d'inscription aux différents examens Ce montant n'est pas fixé par la Commission nationale, mais doit être soumis à son approbation. Il doit être établi par le Conseiller culturel en fonction des frais engagés par les centres d'examens et par l'organisme chargé de la gestion centrale (fonctionnement du secrétariat, frais d'information du public, rémunération des examinateurs, gestion des résultats etc.), et de manière à ce que ces examens restent accessibles au plus large public. Il peut éventuellement varier : - en fonction de l examen considéré et des frais d organisation qu il implique (les temps de correction des épreuves collectives sont, par exemple, beaucoup plus importants pour C1 que pour A1) - en fonction du type de session : par exemple, les sessions scolaires font généralement l objet de tarifs préférentiels. Cependant, pour un type de session donnée et un examen donné les tarifs d inscription sont les mêmes pour tous les centres d examen du pays. Des exceptions pourront être acceptées dans des pays où existent de très grandes différences de niveau de vie d une région à l autre. Ces exceptions doivent être dûment justifiées. Dans la demande d ouverture, on précisera clairement si ces tarifs sont donnés en euros ou en monnaie locale (dans ce dernier cas, on indiquera le taux de conversion vers l euro). 19

20 SUJETS D EXAMEN Envoi des sujets par la Commission nationale Un jeu complet d'épreuves est conçu par le CIEP pour chacun des diplômes proposés à chaque session. Ces sujets sont différents selon qu il s agit : - d une sessions tous publics (T) : sujets destinés aux adultes et jeunes adultes. - d une session «juniors» (J) ou «scolaire» (S) : sujets conçus pour un public spécifique d adolescents (on entend par adolescent tout enfant en âge d être scolarisé dans un établissement du second degré de son pays d origine). Il va de soi que ces deux types de sujets ne sont pas interchangeables. Les sujets d examen sont adressés par le CIEP dix semaines avant la session concernée, au Service courrier de l Education nationale, qui les adresse par le canal de la valise diplomatique, au Conseiller culturel de l Ambassade de France. Celui-ci les transmettra dès réception au responsable de la gestion centrale DELF-DALF dans le pays. Cette procédure garantit la totale confidentialité des données. L envoi par messagerie rapide (DHL ou autre) ne sera effectué qu à titre exceptionnel, et pris en charge par le CIEP uniquement si l acheminement par valise diplomatique est impossible, ou si le CIEP était responsable d un retard dans la procédure normale d envoi des sujets. Dans le cas particulier où un pays demanderait en cours d année l ajout d une session supplémentaire dans un délai inférieur aux trois mois réglementaires pour ce type de demande (et sous réserve que la Commission nationale y ait donné son accord), le CIEP n est plus tenu de respecter le délai de 10 semaines pour l envoi des sujets. Si la brièveté des délais exige un envoi par messagerie rapide, les frais d expédition seront alors à la charge du demandeur. Il est rappelé par ailleurs que les envois de sujets sont faits sur CD-ROM, et que certains pays ont des contrôles douaniers très restrictifs sur l importation de ce type de support. Le responsable de la gestion centrale, en collaboration avec les jurys nationaux, a pour charge de vérifier le contenu des sujets reçus dès réception, et de signaler au CIEP tout problème ou erreur au minimum cinq semaines avant le début des épreuves, afin de permettre au CIEP de remédier au problème constaté et d envoyer un nouvel exemplaire des sujets concernés. Qualité des sujets Le CIEP est responsable des sujets envoyés, qui répondent à une norme de qualité. Néanmoins, si compte tenu des particularités locales, il s avérait que malgré les précautions prises un pays jugeait un sujet ou une partie de sujet irrecevable pour son public, le responsable de gestion centrale devrait alors en aviser officiellement le CIEP en présentant au moins 8 semaines avant la session une demande argumentée de rejet du sujet ou de l item concerné. Si la commission nationale accepte le rejet, le centre pourra alors, soit utiliser un sujet ou item qu il aura proposé et qui aura été validé par le CIEP, soit utiliser un nouveau sujet ou item proposé par le CIEP. 20

21 Edition et duplication des sujets Les sujets proprement dit se présentent uniquement sous forme de fichiers informatiques (CD- ROM), au format PDF (Acrobat Reader). Les enregistrements pour les épreuves de compréhension orale sont joints sous forme de CDaudio, lisible sur n importe quel lecteur de CD standard (lecteur «de salon» ou baladeur), et permettant pour chacune de ces épreuves, d'établir facilement une matrice sur cassette audio, sans perte de qualité. Ce CD est également lisible sur tout ordinateur équipé d un lecteur de CD-Rom. L impression et la duplication des sujets ainsi que la duplication des enregistrements sont entièrement à la charge de l organisme de gestion centrale et des centres d examen qui doivent veiller à garantir la confidentialité desdits sujets, avant comme après la session. Qualité graphique des documents - Afin de préserver l authenticité situationnelle des documents, importantes lors d épreuves de compréhension écrite, les sujets fournis par le CIEP comportent parfois des documents directement scannés à partir d un original. Si malgré le soin apporté à cette procédure un centre d examen jugeait non duplicable ledit sujet, il pourra demander au CIEP dans un délai minimal de 8 semaines avant la session d en fournir une version non scannée. - Il est rappelé que plusieurs générations de photocopie successives amoindrissent considérablement la lisibilité des sujets. Si donc la duplication des sujets pour les candidats est assurée dans chaque centre d examen, et non par l organisme de gestion centrale, celui adressera aux centres soit un exemplaire des sujets en première impression (et non en photocopies), soit une copie du CD-rom d origine. Collaboration des pays aux sujets d examen A l issue d une session, toute remarque utile permettant d améliorer les sujets d examen sera transmise au CIEP par l organisme de gestion centrale (cf. rubriques précédentes). Confidentialité des sujets d examen (cf. TD diplomatie du 16/06/05) Le CIEP, le Ministère de l Education nationale et celui des Affaires étrangères garantissent la confidentialité et la sécurisation des envois de sujet. Chaque centre d examen du pays s engage pour sa part : - à utiliser l'ensemble des épreuves (compréhension et expression écrites et orales) du ou des examens choisis (DELF A1, A2, B1, B2, DALF C1, DALF C2), aux jours et heures fixés dans sa demande d ouverture, et de manière identique dans tous les centres d examen participants. - à assurer la confidentialité absolue, avant, pendant et après la session, des sujets d examen qui lui seront communiqués, aux conditions suivantes : 21

22 Avant la session : - Les sujets seront conservés selon toutes les règles de sécurité requises. Seul le responsable de centre d examen y aura accès, et ce jusqu au jour de la passation des épreuves. - La duplication des sujets, si celle-ci est assurée localement, se fera sous le contrôle direct du responsable de centre, qui s assurera qu aucun sujet ou partie de sujet n est restée en la possession d une tierce personne. Pendant la session : - Les sujets seront communiqués sous pli fermé aux surveillants des épreuves collectives et ouverts seulement lors du début des épreuves, en présence des candidats - Les examinateurs pour les épreuves individuelles pourront avoir connaissance des sujets d examen au maximum trois heures avant le début des passations, à l intérieur du centre d examen et sous le contrôle du responsable de centre - les candidats ne seront pas autorisés à quitter la salle d examen avant la fin de la deuxième heure des épreuves collectives en cours. - A l issue des épreuves, aucun sujet ne sera laissé en possession des candidats, surveillants, examinateurs ou correcteurs. Les feuilles de brouillon et les notes prises par les candidats seront obligatoirement relevées et détruites. Après la session : - Les sujets d examen et les copies des candidats seront conservés en lieu sûr, sous la responsabilité du chef de centre. - Aucune diffusion de ces sujets n est autorisée, à quelque personne que ce soit et sous quelque forme que ce soit, à l intérieur comme à l extérieur du centre d examen. Seuls seront autorisés à la diffusion, à des fins d information ou de formation, les sujets que la Commission nationale aura spécifiquement désignés à cet usage, et qui seront adressés à l organisme de gestion centrale dans chaque pays. Lors de la demande d ouverture annuelle, chaque centre d examen s engage par écrit à respecter les règles ci-dessus. Le non respect de ces règles, étant de nature à compromettre l organisation de ces certifications à l échelle nationale et internationale, pourra entraîner le retrait de l habilitation comme centre d examen du DELF et du DALF. Utilisation des sujets autorisés à la diffusion La Commission nationale demeure propriétaire de ceux des sujets dont elle aura autorisé la diffusion. Cette diffusion sera autorisée à des fins non commerciales (formation, information). Toute publication de ces sujets doit être soumise à autorisation préalable de la Commission nationale, en précisant les sujets et examens concernées. Si, dans ces publications, les sujets sont accompagnés d un texte présentant les contenus, les objectifs, l organisation des examens, ce texte sera également soumis pour relecture à Commission nationale. La Commission nationale du DELF et du DALF ne peut cependant pas donner d accord pour des sujets incluant des documents originaux. Dans ce cas, il appartient au centre d examens de faire une demande aux auteurs ou à leurs ayants droit. Par ailleurs il convient de rappeler que toute publication et toute diffusion publique (Internet) est soumise au règlement des droits d auteurs concernant les documents authentiques utilisés 22

23 GESTION D UNE SESSION D EXAMEN Avertissement Ce chapitre ne saurait constituer un guide pour toutes les étapes et tous les acteurs d une session d examens. Il s adresse en priorité aux chefs de centres et membres du Jury et se limite, sauf exception, aux aspects administratifs du déroulement d une session. Nous rappelons que le logiciel DELF-DALF de gestion des inscriptions et des résultats est fourni gratuitement par le CIEP aux centres d examen habilités, sur demande des Services culturels, responsables du dispositif adopté dans le pays. Ce logiciel (sous ordinateur PC) permet d éditer l ensemble des documents administratifs nécessaires à la gestion d une session (listes et récapitulatifs, organisation des passations par lieux, salles et horaires, convocations, procès-verbaux de résultats, attestations de réussite, statistiques, droits d inscription et frais de dossier). Pour tous les centres autonomes en termes de gestion des inscriptions et résultats, l utilisation de ce logiciel est obligatoire, ainsi que l envoi du fichier informatique au CIEP à l issue d une session. Aucun diplôme ne sera délivré pour des résultats communiqués sous un autre format. 23

24 INSCRIPTIONS AUX EXAMENS Conditions d inscription aux examens Qui peut s inscrire? Nationalité des candidats Extrait de l arrêté ministériel : «Art. 1er. - Les personnes de nationalité étrangère et les Français originaires d un pays non francophone et non titulaires d un diplôme de l enseignement secondaire ou supérieur public français peuvent se voir délivrer un diplôme d études en langue française (DELF) ou un diplôme approfondi de langue française (DALF) qui leur sont réservés.» Âge des candidats Il n existe aucune condition préalable pour s inscrire aux examens du DELF ou du DALF dans leur version «tous publics». Pour pouvoir s inscrire au DELF junior et/ou scolaire (A1, A2, B1 ou B2), la seule condition est d être en âge de scolarisation dans un établissement du second degré du pays organisant la session d examens. Titres et diplômes antérieurs Arrêté ministériel, article 5 - Les candidats à chacun des diplômes du DELF et du DALF peuvent s inscrire sans condition préalable de titre ou de diplôme aux épreuves qui y conduisent. Tout candidat peut donc s inscrire directement à l examen de son choix, sans devoir justifier de l obtention de l examen précédent, ni d aucun autre examen ou test quel qu il soit. Formation et origine des candidats Aucun justificatif de formation préalable n est exigé des candidats. Tout candidat peut s inscrire au niveau de son choix quel que soit le contexte dans lequel il a appris le français, et indépendamment de l établissement dans lequel il peut être inscrit au moment de l examen. Cela signifie en particulier qu aucun établissement habilité comme centre d examen n est en droit de limiter l inscription à ses propres étudiants. Une telle mesure serait illégale et discriminatoire, et de nature à annuler l habilitation de l établissement comme centre d examen. Cas particulier du DELF Scolaire Les conditions d organisation du DELF scolaire sont définies par la convention passée par les services culturels de l Ambassade avec les autorités éducatives concernées, avec l accord de la Commission nationale. Cette convention définit également le public à qui ces sessions sont réservées et les centres d examen qui pourront les organiser. 24

25 Dates et modalités d inscription Les dates et tarifs d inscription ont été fixés dans la demande d ouverture des centres d examen, et ne peuvent être modifiées qu avec l accord de la Commission nationale. S agissant d examens nationaux, l organisme habilité comme centre d examen est tenu d inscrire tout candidat qui en fait la demande selon les règles et dans les délais impartis. L inscription ne saurait être limitée au public d un établissement, ni faire l objet d un numerus clausus (cf. page précédente, Qui peut s inscrire?). En revanche, aucun centre n est tenu d accepter des demandes d inscription en dehors des délais officiellement fixés. Dans les cas de force majeure, des dérogations exceptionnelles peuvent être données par le directeur de centre, après accord du président du Jury ou du responsable de la gestion centrale. Inscription des candidats handicapés Si au moment de son inscription un candidat signale un handicap physique, moteur ou sensoriel, le centre d examen doit, en application des circulaires du ministère de l Education nationale (circulaires n du 30 août 1985, n 4 du 22 mars 1994 et n du 25 juin 2003), fournir à ce candidat l installation matérielle ou l assistance en personnel lui permettant de participer aux épreuves dans les meilleures conditions. Dans tous les cas, le handicap devra être constaté par un document officiel d une autorité médicale ou de tout organisme officiel accrédité localement. Il est impossible de fournir des directives répondant à toutes les situations. Face à un cas particulier non mentionné ci-dessous, le centre d examen prendra contact avec le service culturel (à l étranger) et éventuellement le CIEP afin de trouver la solution la plus adaptée. Dans les cas les plus fréquents, la Commission nationale du DELF et du DALF propose les solutions suivantes : - Handicap moteur rendant impossible l écriture manuelle Ces candidats pourront être assistés d une personne désignée par le responsable du centre qui écrira sous leur dictée. Ils devront composer dans une salle à part, un candidat par salle. - Handicap visuel Pour les candidats mal voyants, le centre d examen prévoira des copies agrandies des épreuves (au format A3) et majorera le temps prévu de 1/3. Pour les candidats non voyants, le CIEP dispose d une version d examen du DELF et du DALF tous publics en Braille. Les centres d examen peuvent mettre en place une session à l intention de ce public, à condition d en faire la demande au CIEP au moins 2 mois avant la session, en raison d un nombre limité de livrets. - Handicap auditif Les instructions données à voix haute par le surveillant seront données par écrit. Les candidats malentendants seront placés au plus près des enceintes pour l épreuve de compréhension orale. Les questions posées lors de l entretien oral seront données par écrit. Majorer le temps de 1/3. La nature même des examens, qui rendent obligatoires la passation d épreuves dans les 4 compétences, ne permet pas l accès de l examen aux candidats sourds profonds. Dans ce cas, les centres d examen sont invités à leur proposer la passation du TCF, qui permet l établissement d un profil détaillé par compétence. - Handicap physique Prévoir l accessibilité des locaux pour ces candidats. 25

26 - Autres handicaps : Dans le cas de dyslexie avérée, le candidat disposera soit d une aide soit d un temps majoré de 1/3 pour toute épreuve nécessitant d écrire. Dans tous les autres cas, consulter le CIEP. Il est rappelé que tout handicap doit être avéré, au besoin sur présentation d un certificat médical. 26

27 Gestion administrative des inscriptions Numéro d'immatriculation d'un candidat. Un candidat qui s inscrit pour la première fois aux examens du DELF ou du DALF reçoit un numéro d immatriculation. Ce numéro c est pas un code d inscription temporaire, mais un identifiant qu il conservera tout au long de son cursus DELF-DALF, que ce soit dans le même centre ou dans d autres centres et pays, e qui figurera sur chacun des diplômes obtenus. Le numéro d'immatriculation est obligatoirement un numéro à 12 chiffres établi comme suit : * code du centre de première inscription du candidat sur 6 chiffres. * numéro d'ordre du candidat sur 6 chiffres. Exemple : numéro du premier candidat inscrit dans le centre de Marrakech : (Marrakech) - (numéro d ordre) Attention : - Aucun autre type de numérotation ne peut être utilisé, sous peine de perturber gravement la gestion des candidats à l échelle internationale, et en particulier la délivrance des diplômes. - Les codes des centres d examen en activité sont établis par la Commission nationale et ne peuvent être modifiés. - Par rapport à l ancienne formule des examens DELF-DALF, les principes d immatriculation pour les nouveaux candidats restent les mêmes, et les numéros d immatriculation déjà attribués restent valables. Nouveaux candidats Le numéro d immatriculation est automatiquement attribué par le logiciel DELF-DALF. Aucun numéro ne doit être attribué manuellement. Candidats déjà immatriculés Ces candidats conservent toujours le numéro d immatriculation qui leur a été attribué lors de leur toute première inscription aux examens, que ce soit dans l ancienne ou dans la nouvelle formule du DELF et du DALF. Le respect de cette règle par les centres d examen conditionne le fonctionnement correct de la base de données internationales de candidats, sise au CIEP, et qui permet notamment : - la vérification des diplômes déjà obtenus, lors de la délivrance des diplômes - les statistiques des examens à l échelle internationale Tout centre d examen est donc tenu, lors de l inscription d un candidat se présentant pour la première fois dans ce centre, de s assurer si ce candidat a déjà été immatriculé ou non, et si oui, de reprendre sans modification ce numéro d immatriculation. 27

28 Recherche d un numéro d inscription antérieur Le numéro d'inscription d'un candidat ayant obtenu un ou plusieurs examens dans un autre centre ou pays (que ce soit dans l ancienne ou la nouvelle formule des examens) figure sur les attestations de réussite qu'il a reçues, ou le cas échéant sur ses diplômes. Si le candidat ne peut présenter ces documents, ce numéro pourra être demandé : * au Bureau DELF-DALF du CIEP * dans le cas d une session très récente (dont le CIEP peut ne pas avoir encore reçu les résultats), directement au centre d examen concerné. Les coordonnées des différents centres d examen sont disponibles sur le site État-civil d un candidat L état-civil complet d un candidat (nom, prénom, nationalité, date et lieu de naissance) devra ultérieurement figurer sur les attestations de réussite aux unités, puis sur les diplômes. Il doit donc être saisi avec le maximum de précision. En cas d erreur dans la saisie de l un de ces éléments, le centre effectuera lui-même les modifications nécessaires dans sa base de données. Lors du prochain envoi du fichier informatique au CIEP pour intégration dans la base centrale des candidats, toutes les modifications effectuées par le centre seront automatiquement prises en compte. Cependant, si cette modification intervient alors que le diplôme d un candidat a déjà été délivré, le centre devra procéder comme suit : - effectuer la correction des données erronées dans son propre fichier informatique - adresser aussitôt ce fichier modifié au CIEP, selon la procédure prévue dans le logiciel de gestion (menu «Utilitaires/envoi Commission nationale») - adresser simultanément au CIEP une demande de modification et de réédition de ce diplôme au CIEP, en précisant les raisons de la réédition. Cette réédition sera facturée selon un tarif établi par la Commission nationale. Pour l année , la réédition sera facturée 1 euro. Le nouveau diplôme sera envoyé au centre d examen dans un délai de trois mois à compter de la date de réception de la demande de modification. Cette règle s applique a fortiori aux modifications portant sur les notes obtenues par le candidat (notes qui figurent sur son diplôme). Il est donc demandé aux centres d examens - d exercer la plus grande vigilance et le plus grand contrôle au moment de la saisie de ces données. - de faire systématiquement vérifier par les candidats la saisie des données d état-civil les concernant, au moment de la passation des épreuves et lors de la remise des attestations de réussite. 28

29 Contrôle sur le cursus antérieur des candidats Dans le nouveau dispositif DELF-DALF, du fait de la disparition des unités capitalisables, les centres d examen ne sont plus tenus de resaisir les examens préalablement obtenus par le candidat dans un autre centre ou un autre pays. Ils ont cependant pour devoir : - de demander son numéro d immatriculation d origine au candidat et de reprendre ce numéro (cf. rubrique précédente). - de s assurer auprès du candidat qu il n a pas déjà obtenu dans un autre centre le diplôme auquel il souhaite s inscrire. Cette vérification inclut les diplômes délivrés par équivalence aux titulaires d unités de l ancienne formule des examens (cf. ci-dessous) Cas particulier : inscription exceptionnelle à un diplôme déjà obtenu Tout candidat souhaitant repasser les épreuves d un diplôme déjà obtenu doit en faire la demande officielle par écrit adressée au Président du jury national du DELF et du DALF avec copie au Président de la commission nationale du DELF et du DALF en France. Il précisera dans son courrier qu il renonce de son plein gré au bénéfice du diplôme déjà obtenu dont il joindra l original pour destruction. Après examen de sa demande, et en cas d avis favorable notifié par écrit par les autorités compétentes, le diplôme sera effectivement détruit, et le responsable national du DELF et du DALF en informera les centres d examen dans lesquels ce candidat aurait pu figurer. Le CIEP procèdera à l élimination du candidat de la base de données centrale. Compte tenu des procédures, la demande doit parvenir au président du jury national du DELF et du DALF quatre mois avant la session. Unités de contrôle obtenues dans l ancien dispositif Le nouveau logiciel DELF-DALF, diffusé à compter de septembre 2005, permet la reprise de l ensemble des numéros d immatriculation et états-civils des candidats saisis par le centre d examen dans le logiciel précédent. Il ne reprend pas actuellement l historique des unités de l ancienne formule des examens qui ont été passées dans le centre (les structures des anciens et nouveaux examens étant trop différentes). Le précédent logiciel DELF-DALF doit donc être conservé par le centre d examen pour pouvoir consulter cet historique et notamment vérifier si le candidat a eu droit à la délivrance d un des nouveaux diplômes par équivalence d unités obtenues dans l ancien. Inscription à un domaine de spécialité (DALF) Le DALF C1 et le DALF C2 laissent au candidat le choix entre deux domaines : «sciences» et «lettres et sciences humaines». Ce choix doit être effectué lors de l inscription du candidat, et est saisi dans le logiciel de gestion, le domaine choisi devant figurer sur les attestations de réussite et ultérieurement sur le diplôme. Récapitulatif du nombre d inscrits A l issue des inscriptions, chaque centre établit le relevé précis du nombre d inscrits à chaque diplôme, ainsi qu à chaque domaine dans le cas des DALF C1 et DALF C2. Ce relevé, destiné à permettre la répartition des candidats par salles et/ou par Jurys d examinateurs, doit également être envoyé à l organisme coordinateur, qui établira ainsi le nombre de sujets à dupliquer pour chaque centre de passation. Il n a pas à être adressé à la Commission nationale. Ce relevé est éditable directement à partir du logiciel DELF-DALF. 29

30 TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES ET DROIT D ACCES AUX INFORMATIONS Traitement des données personnelles : L identité d un candidat, sa date et son lieu de naissance, sa nationalité sont des données à caractère personnel selon la loi n du 23 janvier 2006 modifiant la loi n du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés. Ce type de données doit être traité de manière à garantir leur confidentialité. La loi du 23 janvier 2006 régit le traitement de ces données et leur garantit un certain niveau de protection. Les centres d examen devront impérativement garantir le respect de ce niveau de protection lors du traitement de ces données par les gestionnaires des centres de passation. Ces données ne devront ainsi être communiquées qu aux personnes en charge de l organisation des sessions DELF DALF dans le centre où s est inscrit le candidat, au personnel du CIEP qui gère les examens DELF DALF et au candidat à qui elles appartiennent. Le CIEP a déclaré à la CNIL (Commission nationale de l informatique et des libertés) le traitement automatisé des informations nominatives permettant de gérer les sessions du DELF et du DALF. La CNIL autorise les centres d examen à conserver les données personnelles des candidats sur support informatique pendant une durée maximum de 5 ans. Ainsi, passés ces 5 ans, les centres devront archiver ces données. Droit d accès aux informations : La loi française reconnaît à toute personne figurant dans un traitement informatisé un droit d accès aux informations la concernant (article 27 de la loi du 6/01/1978). Conformément aux indications données par la CNIL, tout candidat a donc accès aux informations le concernant en adressant sa demande au président du jury national qui fera suivre à la Commission nationale du DELF et du DALF. De plus, conformément à l article 32 et aux articles 39 et suivants de cette même loi, la personne auprès de laquelle sont recueillies des données à caractère personnel la concernant est informée de manière claire et complète, sauf si elle l a été au préalable, par le responsable du traitement ou son représentant : 1. de l identité du responsable du traitement et, le cas échéant, de celle de son représentant ; 2. de la finalité poursuivie par le traitement auquel les données sont destinées ; 3. du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ; 4. des conséquences à son égard d'un défaut de réponse ; 5. des destinataires ou catégories de destinataires des données ; 6. de l'existence d un droit d opposition au traitement de ses données et d un droit d'accès et de rectification ; 7. le cas échéant, des transferts de données à destination d un Etat non membre de la Communauté européenne. Lorsque de telles données sont recueillies par voie de questionnaires, ceux-ci doivent au moins porter mention des prescriptions figurant aux points 1,2 et 6. On trouvera page suivante on modèle de note destinée à informer le candidat sur ses droits. Cette note lui sera communiquée lors de son inscription aux examens, pour approbation et signature. 30

31 MODÈLE DE NOTE D INFORMATION À PORTER DANS LE DOSSIER D INSCRIPTION DU CANDIDAT Indication de l identité du responsable du traitement : Le Centre international d études pédagogiques et le Centre d examen de Pays : Le(s) deux service(s) précités dispose(nt) de moyens informatiques destinés à gérer plus facilement les candidats des examens du DELF et du DALF selon la réglementation en vigueur (Arrêté du 7 juillet 2005 paru au Journal Officiel de la République française du 17 juillet 2005). Les informations enregistrées lors des inscriptions sont réservées à l usage du (ou des) service(s) mentionné(s) ci-dessus et ne peuvent être communiquées qu à l intéressé. Conformément aux articles 39 et suivants de la loi n du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés, toute personne peut obtenir communication et, le cas échéant, rectification ou suppression des informations la concernant. En conséquence vous bénéficiez d un droit d accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez vous adresser : - jusqu à la communication des résultats au centre d examen où vous passez vos épreuves, - par la suite au Centre international d études pédagogiques à l adresse suivante : Centre international d études pédagogiques Bureau DELF/DALF 1, rue Léon Journault Sèvres Dans le cas où le résultat des épreuves est communiqué aux candidats par Internet, les modalités d accès aux résultats se feront uniquement en accès restreint (avec code d accès par candidat) et non pas en affichage libre sur le site du centre. Date Lu et approuvé(é) Signature 31

32 PASSATION DES EPREUVES COLLECTIVES Préparation de la passation Le responsable de centre devra organiser dans les jours précédant la session une réunion d information des personnels responsables de la surveillance des salles, ainsi que des correcteurs et examinateurs. Lors de cette réunion, il insistera sur les points suivants : Instructions devant être communiquées à tous les surveillants Le surveillant de salle devra : - accueillir avec amabilité les candidats - tolérer le bruit pendant l installation mais ne tolérer aucun bruit dès le début de l épreuve (rappeler entre autres l interdiction d utiliser des téléphones portables durant l épreuve) - vérifier l identité de chaque candidat et vérifier que son placement dans la salle d examen correspond bien à celui des listes d affectation qui seront affichées à l entrée du centre ainsi que sur chaque porte de salle - noter les éventuelles erreurs de saisie de nom, prénom, état civil de façon à faire procéder à leur modification par le secrétariat chargé des inscriptions AVANT l envoi des attestations de réussit aux candidats et des résultats au CIEP - faire émarger chaque candidat et signaler clairement les absents - vérifier que le candidat a correctement reporté ses nom, prénom et numéro d immatriculation dans le cadre prévu à cet effet en haut de la page de garde des sujets. - rappeler qu un candidat non inscrit ne peut en aucun cas composer - préciser les conditions générales de passation - faire respecter les horaires de chaque épreuve - connaître le comportement à avoir en cas de fraude ou d anomalie grave - refuser un candidat qui arrive en retard (est considéré comme étant en retard tout candidat arrivant après le début officiel de l épreuve). - Ramasser les copies, les classer et les remettre au responsable du centre Le chef de centre doit par ailleurs, avant le déroulement des épreuves : - vérifier le bon fonctionnement du matériel sonore (vérifier entre autre que le personnel est capable de s en servir), la bonne disposition de la salle (positions des tables, luminosité, accessibilité) - vérifier que l accueil des candidats handicapés signalés lors de l inscription est faisable - vérifier le matériel pour la passation des épreuves (brouillon, copies ) - s assurer que chaque personnel connaisse le déroulement de toutes les épreuves. 32

33 Listes d inscrits Les listes d inscrits doivent comporter, outre les nom, prénom de chaque candidat, le numéro d inscription complet ainsi que (pour le DALF C1 et / ou le DALF C2) le domaine choisi lors de l inscription. La vérification de l identité et du numéro d inscription de chaque candidat sera effectuée préalablement à la distribution des copies et des sujets d examen. Important : Le logiciel DELF-DALF permet également d éditer des listes d inscrits plus détaillées, incluant les dates et lieux de naissance des candidats. Ces listes seront utilisées de préférences lors des épreuves collectives, afin de permettre au surveillant de déceler et signaler au secrétariat d examen toute erreur de saisie constatée dans l état-civil d un candidat erreur qui devront impérativement être corrigées avant l édition des attestations de réussite et l envoi des résultats au CIEP pour délivrance des diplômes. Sujets d examen Les sujets, conservés sous enveloppe scellée, ne seront ouverts qu au moment de l épreuve et en présence des candidats. * On aura pris soin de prévoir deux exemplaires supplémentaires par salle: un pour le surveillant, un pour remplacer un éventuel exemplaire défectueux. * Avant le début de l épreuve, le surveillant s assurera que chaque candidat a bien reçu un exemplaire complet des sujets. * A l issue de l épreuve, les sujets seront relevés en même temps que les copies. Aucun candidat ne sera autorisé à rester en possession d un sujet. Tous les brouillons seront également relevés et remis au chef de centre. Les surveillants ne sont pas autorisés à conserver un exemplaire des sujets. Durée des épreuves Les durées des épreuves écrites, fixées dans l arrêté ministériel, ne sont en aucun cas modifiables. Lorsque dans un même pays existent plusieurs centres de passation, le déroulement des épreuves collectives doit être strictement simultané dans tous les centres. Il s agit du temps réel dont dispose le candidat pour composer. Autrement dit, le temps consacré à la vérification de l identité des candidats, à la distribution des copies et au remplissage des en-tête; à l ouverture, distribution et vérification des sujets, à l explicitation des consignes n est pas inclus dans la durée de l épreuve. Il est rappelé que les épreuves collectives d un même niveau (compréhension orale collective, compréhension et production écrites) figurent dans un même fascicule et que leur passation est enchaînée. L ordre de passation des épreuves ne peut en aucun cas être modifié. Il n est pas prévu de pause entre les épreuves. Usage du dictionnaire L usage du dictionnaire n est pas autorisé dans les épreuves du DELF. En revanche un bref lexique d appoint est souvent joint à certains sujets. L usage du dictionnaire monolingue français est autorisé pour l épreuve orale du DALF C1 et pour l ensemble des épreuves du DALF C2. Le centre organisateur doit en prévoir suffisamment pour que tous les candidats puissent y avoir accès sans difficulté. Si le nombre de dictionnaires disponibles n est pas suffisant, le Président de jury peut envisager la constitution préalable d une liste de supports lexicaux des termes les plus techniques contenus dans les textes supports et la joindre à l examen. 33

34 Constat de fraudes Les fraudes aux examens sont des délits de nature disciplinaire régis par l article du code de l éducation et par la loi du 23 décembre 1901 réprimant les fraudes dans les examens et concours publics. * En cas de flagrant délit ou de tentative de fraude, le surveillant responsable de la salle prend toutes mesures pour faire cesser la fraude sans interrompre la participation à l épreuve du ou des candidats. Il dresse un procès verbal contresigné par les autres surveillants et par le ou les auteurs de la fraude. Même pris en flagrant délit, le candidat ne peut être expulsé de la salle qu en cas de substitution de personne ou de troubles affectant le déroulement de l épreuve. L utilisation d un téléphone portable, d agenda électronique, de notes est interdite. * Sur la base du rapport du surveillant de salle, le chef de centre constitue un dossier de saisine qu il envoie au directeur du CIEP, accompagné de son avis sur la matérialité des faits constatés et l opportunité de poursuivre. C est au directeur du CIEP qu il appartient d engager ou non des poursuites devant la section disciplinaire compétente. * Le jury délibère sur les résultats du candidat suspecté de fraude mais aucun certificat de réussite ou relevé de notes ne peut lui être délivré avant le jugement de la section disciplinaire compétente. * Les sanctions encourues par les fraudeurs peuvent aller du simple avertissement à l interdiction de passation du DELF pendant 5 ans. Sortie exceptionnelle d un candidat La sortie durant l épreuve est exceptionnelle. Le candidat devra être obligatoirement accompagné et le surveillant devra s assurer que le candidat n emporte avec lui ni feuille de réponse ni aucun document ou brouillon ayant trait à l épreuve. Tout manquement, toute absence indûment prolongée sera immédiatement considérée comme une présomption de fraude et signalée comme telle. Situation imprévue nécessitant un arrêt, momentané ou définitif de la session Si une situation imprévue oblige à interrompre momentanément une session (malaise d un candidat, courte panne d électricité ), le responsable de centre réagira de façon pratique. Il notera l heure d interruption et celle de reprise et reportera bien sûr ce temps sur la durée générale de l épreuve. En cas de situation imprévue conduisant à l annulation ou au report pour cause de force majeure de la session, le responsable de centre devra, dans la mesure du possible, indiquer clairement aux candidats avant leur sortie où quand et comment ils pourront connaître la date et l heure de la prochaine session, voire les modalités de remboursement. Le responsable de centre avisera alors le CIEP. 34

35 CORRECTION DES ÉPREUVES COLLECTIVES Conditions de correction Les écrits doivent être corrigés dans des conditions identiques pour tous les correcteurs, soit: - dans le centre d examen même ne serait-ce que pour éviter des pertes accidentelles de copies). - autant que possible, durant les mêmes tranches horaires, afin de permettre aux correcteurs de se consulter en cas de doute, ou de consulter un membre du Jury - en respectant l anonymat absolu des copies, qui ne sera levé qu au moment de la saisie des notes par le secrétariat d examen. - en veillant à ce que les correcteurs disposent de tous les outils nécessaires: sujets et consignes, grilles d évaluation et barèmes, corrigés, descriptif des seuils d exigence pour chaque unité, etc. Le nom du ou des correcteurs sera porté sur chaque copie. Double correction La pratique de la double correction est obligatoire pour les épreuves de production écrite. Si les conditions matérielles rendent impossible une double correction systématique, des doubles corrections ponctuelles seront assurées par les membres du Jury (chargés de veiller à l harmonisation des procédures d évaluation). Les jurys de correction des épreuves écrites seront placés sous la responsabilité d un assesseur du jury ou d un enseignant habilité à la fois par le poste et par le CIEP. Habilitation des correcteurs L habilitation des correcteurs est obligatoire pour chaque jury d examen. Elle fait suite à une formation menée conjointement par le poste (ou le Rectorat en France) et le CIEP, formation sanctionnée par une attestation d habilitation officielle. Cette formation inclut une connaissance précise du dispositif général du DELF et du DALF et des documents de référence (arrêté ministériel, Cadre européen ), une pratique de la correction d épreuves d expression écrite selon «le guide du correcteur» établi par le CIEP, et une formation à la gestion d équipes de correcteurs. Elle est conduite, sous la responsabilité du poste ou du rectorat, soit directement par un expert du CIEP soit par un expert habilité par le CIEP. Harmonisation des jurys Le CIEP fournit à tous les centres d examens des outils d exemplification de chacun des 6 niveaux du Cadre européen commun de référence pour les langues (CECR), ainsi que des copies types étalonnées. Avant de procéder à la correction des épreuves écrites, le responsable de centre organisera un jury d harmonisation, formalité indispensable au bon déroulement de ces corrections. 35

36 Durant cette phase, les correcteurs devront : 1. relire les descripteurs du CECR correspondant à chaque épreuve et à chaque niveau 2. relire le référentiel proposé par le CIEP (dont l étude peut être complétée par une lecture ou une référence aux «référentiels pour le français» existants) 3. relire la correction d une copie type proposée par le CIEP 4. relire la consigne de l exercice ainsi que la grille d évaluation 5. procéder à la correction d une première copie 6. confronter leurs notations et procéder à une harmonisation des notes ne devant pas excéder un écart de 2/25, ni entre les correcteurs ni par rapport aux supports d exemplification proposés par le CIEP 7. le responsable de centre rappellera également les effets parasites qui peuvent nuire à la notation adéquate d une copie : a. Effet de fatigue (on veillera à attribuer un nombre raisonnable de copies à corriger dans un temps donné, à mettre les correcteurs dans de bonnes conditions de travail) b. Effet de contraste : une copie moyenne ne doit pas souffrir d être corrigée après une bonne copie (ou inversement). L évaluation n est pas normative mais critériée. c. Effet d ordre : selon les cas un correcteur peut être plus ou moins sévère à la fin ou au début d une série de corrections. d. Ecart type : sur une échelle donnée le correcteur peut avoir tendance à n utiliser qu une fourchette de notes. e. Variable choc et variable de débordement : une même erreur ne peut être sanctionnée plusieurs fois sur une même copie. Une erreur répétée plusieurs fois ne doit pas altérer la notation globale de la copie. 36

37 PASSATION DES ÉPREUVES ORALES INDIVIDUELLES Listes d inscrits Les listes d inscrits doivent comporter: - les nom et prénom de chaque candidat - le numéro d inscription complet - l épreuve (ou les épreuves) concernées. - le DALF C1 ou le DALF C2 : le domaine choisi par le candidat. - la session et le centre d examen, la date, le numéro de salle, le nom de l examinateur ou des examinateurs. Comme pour les épreuves écrites, l identité et le code d identification de chaque candidat seront dûment vérifiés. Sujets d examen Pour les épreuves reposant sur des documents longs ou complexes, il est important que les examinateurs puissent prendre connaissance de ces documents un peu avant le début des épreuves. A l issue de l épreuve, aucun candidat ne sera autorisé à rester en possession d un sujet. Les examinateurs ne sont pas non plus autorisés à conserver un exemplaire des sujets. Durée des épreuves A la différence des écrits, les durées indiquées pour les oraux dans l arrêté officiel sont des durées maximales. Elles peuvent être réduites, dans la limite du raisonnable, sous réserve que la Commission nationale ait donné son accord, et que le public du centre d examen en ait été préalablement informé. Les différentes parties des épreuves d expression orale du DELF et du DALF ne doivent pas dépasser la durée maximale prescrite. Conditions d évaluation On veillera à ce que les correcteurs disposent de tous les outils nécessaires: sujets en double exemplaire et consignes, grilles d évaluation, descriptif des seuils d exigence pour chaque unité, indications sur la durée exacte des épreuves (préparation et passation), etc. Comme la double correction à l écrit, il est nécessaire d organiser un Jury double. Les centres dans lesquels cette mesure n est pas envisageable le préciseront dans leur demande d ouverture. 37

38 Habilitation des examinateurs L habilitation de tous les examinateurs est obligatoire pour chaque jury d examen. Elle fait suite à une formation menée conjointement par le poste et le CIEP, formation sanctionnée par une attestation d habilitation officielle. Cette formation inclut une connaissance précise du dispositif général du DELF et du DALF et des documents de référence (arrêté ministériel, Cadre européen ), une pratique du calibrage de productions orales à partir de documents fournis par le CIEP, une pratique de la conduite d un entretien en interaction et une formation à la gestion d équipes de correcteurs. Elle sera conduite, sous la responsabilité du poste soit directement par un expert du CIEP soit par un expert habilité par le CIEP. Usage du dictionnaire L usage du dictionnaire n est pas autorisé au candidat, sauf dans les épreuves du DALF C1 et C2 où un dictionnaire unilingue français est autorisé. Harmonisation des jurys Le CIEP fournit à tous les centres d examens des outils d exemplification de chacun des 6 niveaux du Cadre européen commun de référence pour les langues, ainsi que des productions orales types étalonnées. Avant de procéder à l évaluation des candidats, le responsable de centre organisera un jury d harmonisation, formalité indispensable au bon déroulement de ces passations. Durant cette phase, les examinateurs devront : 1. relire les descripteurs du CECR correspondant à chaque épreuve et à chaque niveau 2. relire le référentiel proposé par le CIEP (dont l étude peut être complétée par une lecture ou une référence aux «référentiels pour le français» existants) 3. Relire la correction d une production orale type proposée par le CIEP 4. Relire la consigne de l exercice ainsi que la grille d évaluation 5. Le responsable de centre rappellera également les effets parasites qui peuvent nuire à la l évaluation adéquate d un candidat : a. Effet de fatigue (on veillera à attribuer un nombre raisonnable de candidats aux examinateurs et à les placer dans de bonnes conditions de travail) b. Effet de contraste : un candidat moyen ne doit pas souffrir de passer après un excellent candidat (ou inversement). L évaluation n est pas normative mais critériée. c. Effet d ordre : selon les cas un examinateur peut être plus ou moins sévère à la fin ou au début d une épreuve. d. Ecart type : sur une échelle donnée l examinateur n utilise qu une fourchette de notes. e. Variable choc et la variable de débordement : une même erreur ne peut être sanctionnée plusieurs fois. Une erreur répétée plusieurs fois ne doit pas altérer l évaluation globale du candidat. f. Effet de halo : l impression générale favorable ou non que dégage un candidat ne peut altérer la notation objective de sa performance. 38

39 Constat de fraude Les fraudes aux examens sont des délits de nature disciplinaire régis par l article du code de l éducation et par la loi du 23 décembre 1901 réprimant les fraudes dans les examens et concours publics. * En cas de flagrant délit ou de tentative de fraude durant la préparation de l épreuve, le surveillant responsable de la salle prend toutes mesures pour faire cesser la fraude sans interrompre la participation à l épreuve du ou des candidats. Il dresse un procès verbal contresigné par les autres surveillants éventuels et par le ou les auteurs de la fraude. Même pris en flagrant délit, le candidat ne peut être expulsé de la salle qu en cas de substitution de personne ou de troubles affectant le déroulement de l épreuve. L utilisation d un téléphone portable, d agenda électronique, de notes est interdite. * Sur la base du rapport du surveillant de salle, le chef de centre constitue un dossier de saisine qu il envoie au directeur du CIEP, accompagné de son avis sur la matérialité des faits constatés et l opportunité de poursuivre. C est au directeur du CIEP qu il appartient d engager ou non des poursuites devant la section disciplinaire compétente. * Le jury délibère sur les résultats du candidat suspecté de fraude mais aucun certificat de réussite ou relevé de notes ne peut lui être délivré avant le jugement de la section disciplinaire compétente. * Les sanctions encourues par les fraudeurs peuvent aller du simple avertissement à l interdiction de passation du DELF pendant 2 ans. Sortie exceptionnelle d un candidat La sortie durant la préparation ou durant l épreuve est exceptionnelle. Le candidat devra être obligatoirement accompagné et le surveillant devra s assurer que le candidat n emporte avec lui ni feuille de réponse ni aucun document ayant trait à l épreuve. Tout manquement, toute absence indûment prolongée sera immédiatement considérée comme une présomption de fraude et signalée comme telle. Situation imprévue nécessitant un arrêt, momentané ou définitif de la session Si une situation imprévue oblige à interrompre momentanément une session (malaise d un candidat, courte panne d électricité ), le responsable de centre réagira de façon pratique. Il notera l heure d interruption et celle de reprise et reportera bien sûr ce temps sur la durée générale de l épreuve. En cas de situation imprévue conduisant à l annulation ou au report pour cause de force majeure de la session, le responsable de centre devra, dans la mesure du possible, indiquer clairement aux candidats avant leur sortie où quand et comment ils pourront connaître la date et l heure de la prochaine session, voire les modalités de remboursement. Le responsable de centre avisera alors le CIEP. 39

40 GESTION DES RÉSULTATS A) PROCÈS-VERBAUX Définition Les procès-verbaux sont le relevé des notes obtenues par les candidats à une session, aux différentes épreuves d un niveau. * Chaque niveau du DELF et/ou du DALF doit faire l objet d un procès-verbal distinct. * Les procès-verbaux doivent faire apparaître tous les candidats inscrits, qu'ils se soient présentés ou non à l'examen, et qu'ils aient ou non été reçus. * Pour chaque candidat doivent figurer le numéro d inscription complet, le nom, le prénom et la date de naissance. Les procès-verbaux sont édités par le secrétariat d examen à partir du logiciel DELF-DALF et servent à la délibération du Jury. Après la délibération tous les procès-verbaux dûment signés par le Président du Jury (ou, par délégation, par un des assesseurs) seront adressés à la Commission nationale avec les autres documents relatifs à la session. Le centre d'examen en conservera obligatoirement un double. Notes et coefficients Chaque examen donne lieu à une note finale sur 20. Les examens A1, A2, B1, B2 et C1 comportent 4 épreuves, notée chacune sur 25. L examen C2 comporte deux épreuves notées chacune sur 50. Il n y a aucun coefficient affecté à ces épreuves. Les notes portées sur les procès-verbaux sont, pour chaque niveau et chaque candidat - la note initiale à chaque épreuve de l examen (ou l indication «absent») - les éventuels points-jury attribués pour cette épreuve lors de la délibération - le total note initiale + points-jury pour chaque épreuve. - le total sur 100 obtenu par le candidat à l ensemble des épreuves, suivi de la décision du jury (admis, non admis ou éliminé) Critères de réussite Est considéré comme titulaire d un diplôme DELF ou DALF un candidat ayant obtenu la moyenne arithmétique sur l'ensemble des épreuves (toutes notes additionnées), à condition qu aucune note à une épreuve ne soit : - inférieure à 5/25 pour le DELF A1, A2, B1, B2 et le DALF C1 - inférieure à 10/50 pour le DALF C2. Le Jury est habilité à «rattraper» un candidat dont le total est de très peu inférieur à la moyenne arithmétique, et qui présente des résultats équilibrés entre les différentes épreuves écrites et orales de l'unité. Dans ce cas le Jury attribue le nombre de points supplémentaires nécessaires au candidat pour parvenir à la moyenne, en les affectant à l une ou à l autre des épreuves, selon ce qui aura été décidé lors de la délibération. 40

41 La mention portée sur les procès-verbaux dans la rubrique «décision du jury» est : - «Admis» pour les candidats dont la moyenne est supérieur ou égale à 50/100 - «Non admis» pour les candidats dont la moyenne est inférieure à 50/100 - «Eliminé» pour les candidats ayant une moyenne égale ou supérieure à 50, mais avec une note inférieure à 5/25 pour une ou plusieurs épreuves (ou à 10/50 pour le DALF C2) Logiciel de gestion DELF-DALF Le logiciel DELF-DALF fourni par la Commission nationale, permet la saisie de toutes les notes par épreuve (ou de la mention «Absent») ainsi que celui des points-jury, et calcule automatiquement les moyennes et la décision finale. Le logiciel permet également de saisir séparément les notes aux différentes épreuves (par exemple si l on souhaite saisir les résultats de l oral individuel alors que les épreuves écrites ne sont pas encore toutes corrigées). Tous les centres d examen DELF DALF doivent obligatoirement utiliser ce logiciel qui leur est fourni gratuitement, et transmettre au CIEP le fichier informatique des résultats à l issue de la session (cf. ci-après). B) PROCLAMATION DES RÉSULTATS Communication des notes obtenues par un candidat Les résultats des candidats étant également des données à caractère personnel, les centres d examen devront respecter également la plus grande vigilance quant au respect de la loi du 6 janvier 1978 qui régit le traitement de ces données (voir ci-dessus p. 29) Ainsi, les résultats ne peuvent être communiqués qu exclusivement : aux personnes intéressées, au personnel du centre DELF DALF correspondant gérant ces examens au personnel gérant les examens du DELF au sein du CIEP. De ce fait, en aucun cas un centre d examen n est autorisé à publier l ensemble des résultats d une session DELF sur Internet, à moins que chaque candidat puisse accéder uniquement à ses propres résultats et ce de manière sécurisée (par l établissement d un code confidentiel par exemple). Tout comme les autres données à caractère personnel, les résultats ne pourront être conservés par le centre d examen sur support informatique que pendant 5 ans. Passé ce délai, ils devront être archivés de manière centralisée au CIEP. Pour les candidats admis, le détail des notes figurera sur les attestations de réussite. Les candidats non admis doivent pouvoir avoir communication de leurs notes de manière individuelle. Le logiciel permet d éditer un relevé individuel de résultats à cet effet. Consultation des copies Les Jurys sont souverains en ce qui concerne la possibilité ou non pour les candidats ayant échoué de consulter leurs copies. En tout état de cause, afin d éviter des abus, pareille autorisation ne devrait être donnée que pour une période très limitée à l issue de la session. La consultation de la copie se fait obligatoirement dans le centre d examen. Le centre d examen pourra lui fournir une photocopie de ces copies, moyennant un tarif qu il aura préalablement fixé. 41

42 C) TRANSMISSION DES RESULTATS Délai d envoi des résultats Les résultats d une session doivent être envoyés à la Commission nationale au CIEP 2 mois maximum après la fin de la session, pour l ensemble des centres d examens concernés. Ce délai laisse le temps aux centres d examen de délivrer les attestations provisoires de réussite aux candidats et d effectuer des correctifs dans leur base de données dans le cas où des candidats auraient signalé des erreurs dans la saisie de leur état-civil. Modalités d envoi des résultats L envoi et la validation des résultats donnent lieu à trois procédures distinctes, toutes trois indispensables : 1) Chaque centre d examen doté du logiciel DELF-DALF adresse directement au CIEP, via Internet, sa base de données à jour, en utilisant le menu «Utilitaires/Envoi Commission nationale» du logiciel (l envoi se fait sur un site FTP sécurisé). Cet envoi présuppose que le centre a auparavant saisi dans le logiciel les informations relatives au reversement des frais de dossier (cf. chapitre correspondant) et a clôturé les sessions concernées. En cas de difficulté technique avec l envoi direct par internet, et uniquement dans ce cas, le fichier peut être adressé par mail aux adresses [email protected] ou [email protected] (ne jamais adresser de résultats sur la messagerie de l espace professionnel DELF-DALF, ni à l adresse [email protected]). Sauf cas exceptionnel, aucun fichier ne doit être adressé sur disquette ou cdrom. 2) Le responsable de la gestion centrale des examens adresse à la Commission nationale au CIEP, sous couvert des Services culturels de l Ambassade et par le service de la Valise diplomatique, sous forme d un envoi unique pour l ensemble des centres d examen du pays : - les procès verbaux imprimés portant la signature du Président du jury - la liste des candidats admis à chaque diplôme - le bilan de session L ENVOI DU FICHIER INFORMATIQUE NE DISPENSE EN AUCUN CAS DE L ENVOI DES DOCUMENTS PAPIER MENTIONNES 3) Le responsable de la gestion centrale des examens vérifie en ligne, sur un site spécifique mis à sa disposition par le CIEP, que chacun des centres d examen du pays ayant participé à la session : - a bien fait parvenir au CIEP ses données informatiques - a correctement déclaré les frais de dossier à reverser à l issue de la session Une fois cette vérification effectuée, le responsable de la gestion centrale valide les informations affichées en ligne. Il atteste de ce fait que les résultats de la session sont complets et conformes, et que le CIEP peut lancer la procédure de facturation des frais de dossier. Le détail de ces opérations et les cas particuliers sont décrits plus loin dans le chapitre «Règlement des frais de dossier à la Commission nationale». 42

43 ATTESTATIONS PROVISOIRES DE RÉUSSITE Qui les établit? Les attestations provisoires de réussite à chaque diplôme sont établies localement, et signées par le Président de Jury (à la différence des diplômes définitifs, qui seront eux délivrés par la Commission nationale) Les attestations de réussite comportent toutes les informations utiles : centre d examen, diplôme et session concernés, état-civil complet du candidat, code du candidat, domaine de spécialité pour le DALF C1 ou C2, notes aux différentes épreuves, date et signature du Président de Jury. Ces attestations sont éditées par le logiciel DELF-DALF au format papier A4. Durée de validité des attestations Tout diplôme DELF ou DALF obtenu l est définitivement. La durée de validité des attestations provisoires n est donc pas non plus limitée. Ces attestations permettent au candidat de justifier de sa réussite en attendant que le diplôme définitif lui soit délivré. Les attestations de réussite ne sont délivrées qu en un seul exemplaire et sont à conserver précieusement par leurs titulaires. Elles seront notamment exigées pour toute réinscription à d autres diplômes si le candidat a changé de centre d examen ou de pays, afin de justifier de son numéro d immatriculation. Remarque : Les unités obtenues par des candidats avant le 1 er septembre 2005 au titre des anciens DELF 1 er degré, DELF 2 ème degré et DALF demeurent valables, ainsi que les attestations de réussite correspondantes, mais ne donnent droit à la délivrance automatique éventuelle du nouveau diplôme que durant une période de deux ans à compter du 1 er septembre 2005 (arrêté ministériel). Les modalités d application de ces normes figurent dans le chapitre «équivalences». Modalité de remise des attestations de réussite Les attestations de réussite sont normalement retirées par le candidat dans le centre d examen, avant une date limite fixée par celui-ci. En retirant ses attestations, le candidat doit s assurer de l exactitude des informations d état-civil y figurant et signaler immédiatement toute erreur. En cas d erreur constatée, le centre d examen procède à la correction dans son fichier informatique et délivre au candidat de nouvelles attestations. Dans le cas contraire, le candidat prend possession de ses attestations et signe l état de remise édité par le logiciel. Afin d éviter au maximum la délivrance de diplômes erronés, il est essentiel que le centre n adresse au CIEP son fichier informatique qu une fois passée la date limite de retrait des attestations, et une fois les éventuelles erreurs corrigées. Dans le cas où les attestations de réussite sont adressées par voie postale, le centre devra faire connaître au candidat le délai dont il dispose pour en accuser réception et signaler toute erreur éventuelle. 43

44 BILAN DE SESSION Définition Le bilan de session est adressé à la Commission nationale avec l ensemble des documents relatifs à cette session (voir ci-dessus «Transmission des résultats») Il comprend : - le bilan chiffré des inscrits et reçus aux différentes unités (éditable par le logiciel de gestion) - le rapport élaboré par le Président de Jury en collaboration avec les autres partenaires responsables des examens dans le pays, sous forme de simple lettre adressée au Président de la Commission nationale. Rapport Il comportera notamment: - toutes les précisions utiles sur le déroulement des épreuves, les éventuelles difficultés rencontrées, le public concerné, etc. - les éléments nécessaires pour l interprétation de certains résultats (pourcentages de réussite, etc.) - toute remarque ou question suscitée par cette session, d ordre pratique ou pédagogique, concernant le contenu ou l organisation des examens. 44

45 REVERSEMENT DES FRAIS DE DOSSIER À LA COMMISSION NATIONALE Depuis le 1 er juillet 1996, les centres d examen à l étranger doivent verser à la Commission nationale une contribution aux frais de gestion, sous forme de frais de dossier. A compter du 1 er septembre 2006, le reversement pour frais de dossier est égal à 10% du montant de l'inscription à chaque diplôme concerné (cf. TD diplomatie du 30/12/05) Cette disposition permet aux postes, qui fixent eux-mêmes ces tarifs le de mettre en place une politique adaptée aux particularités locales. Restent dispensés de ce reversement de 10% les pays dans lesquels le montant des droits d'inscription à chaque examen est inférieur ou égal à 1.50 euro. PROCÉDURE DE REVERSEMENT DES FRAIS DE DOSSIER 1) Saisie des frais de dossier et envoi des résultats de session. Cette procédure concerne tous les centres d examen autonomes, c est-à-dire dotés du logiciel DELF-DALF. - le centre d examen saisit directement dans le menu correspondant du logiciel DELF-DALF (menu «Session/frais de dossier») les informations relatives au droits d inscriptions perçus pour la session (montant total des sommes perçues, devise, taux de change) et effectue le calcul des frais de dossier à reverser au CIEP. remarques : - si le centre d examen a saisi la somme versée par chaque candidat dans le logiciel au moment de l inscription, le total est automatiquement calculées. - si le logiciel gère plusieurs centres d examen, cette saisie doit être effectuée pour chacun des centres ayant participé à la session. - il imprime ensuite le document récapitulatif et l adresse, signé, au responsable de la gestion centrale des examens au niveau national. - il clôture ensuite sa session et adresse son fichier de données au CIEP, via Internet, en utilisant le menu «Envoi Commission nationale» du logiciel. En cas de difficulté technique avec l envoi direct par internet, et uniquement dans ce cas, le fichier peut être adressé par mail aux adresses [email protected] ou [email protected] (JAMAIS sur la messagerie de l espace professionnel DELF-DALF, ni à l adresse [email protected]). Sauf cas exceptionnel, aucun fichier ne doit être adressé sur disquette ou cdrom. - Les procès-verbaux d examen signés, les listes d admis et le bilan de session sont adressés au CIEP par les services culturels de l Ambassade, sous forme d un envoi unique pour l ensemble des centres d examen du pays. 45

46 2) Validation de la session et des frais de dossier par l organisme de gestion centrale - Le CIEP met à la disposition des responsables de gestion centrale dans chaque pays un site internet spécifique, protégé par mot de passe, leur permettant : * de consulter les envois de résultats effectués par les différents centres à l issue d une session * de vérifier les frais de dossier déclarés par chaque centre * d éditer les statistiques de la session à l échelle du pays Adresse du site : L identifiant et le mot de passe demandés sont identiques à ceux utilisés pour la demande annuelle d ouverture de centres. - Il appartient au responsable de gestion centrale, après consultation de ces informations, de relancer les centres qui n auraient pas fait parvenir leurs résultats dans les délais impartis, ou qui auraient commis des erreurs manifestes dans la saisie de leurs frais de dossier. - Une fois constaté que tous les centres participant à la session ont bien adressé leurs résultats et que les frais de dossier déclarés ne présentent aucune anomalie, le responsable de gestion centrale valide ces informations en ligne. Cette étape est indispensable et conditionne l émission de la facture par le CIEP. - Le service financier du CIEP établit alors et adresse à l organisme de gestion centrale une facture correspondant au montant total des frais de dossier déclarés par l ensemble des centres du pays, incluant le détail par centre. Aucun règlement ne doit être effectué avant réception de cette facture préalable. - l organisme de gestion centrale effectue le règlement de ces frais de dossier. Quel que soit le mode de règlement adopté, celui-ci doit comporter la référence exacte de la facture reçue. Cas particuliers 1) Erreurs constatées par la gestion centrale dans des données déjà validées en ligne (exemple : centre d examen manquant, ou erreur dans le taux de change indiqué pour le calcul des frais de dossier) Dans ce cas, la gestion centrale en informera au plus tôt le bureau DELF-DALF du CIEP. * Si la facture n a pas encore été éditée par le CIEP : - le CIEP annulera la validation faite en ligne. - le responsable de gestion centrale demandera alors aux centres d examen concernés d effectuer les corrections nécessaires dans leur fichier et de le renvoyer au CIEP par internet, comme précédemment. - il validera à nouveau les informations en ligne dès que celles-ci s avèreront correctes. * Si la facture a déjà été éditée par le CIEP : Ni les informations en ligne ni la facturation ne pourront être annulées ou modifiées. - le responsable de gestion centrale adressera au CIEP un document précisant la nature de l erreur et le(s) centre(s) concerné(s). - le CIEP établira une facture complémentaire si le montant définitif à reverser est supérieur à celui précédemment déclaré. - il établira un avoir, déductible de la prochaine facturation, si le montant définitif est inférieur à celui précédemment déclaré. 46

47 2) Dérogation concernant le mode de règlement des frais de dossier Quel que soit le nombre des centres d examen concernés, le reversement des frais de dossier d une session fait normalement l objet d un règlement unique pour l ensemble du pays. Dans le cas toutefois où l organisme de gestion centrale, pour des raisons statutaires dûment établies, ne peut procéder à un paiement centralisé, ni par lui-même ni par le relais d un autre organisme, une dérogation peut être accordée pour que chaque centre d examen autonome règle séparément ses frais de dossier. Une demande de dérogation écrite doit dans ce cas être adressée au Président de la Commission nationale. Lorsque les différents centres d examen règlent individuellement leurs frais de dossier : * la procédure de validation en ligne par la gestion centrale reste inchangée. * Le CIEP adressera à la gestion centrale l ensemble des factures préalables pour les différents centres d examen ainsi qu un document récapitulatif. * L organisme de gestion centrale réunit ensuite, pour envoi à la Commission nationale, les règlements effectués par les centres (chèque ou attestations de virement), en s assurant : - que le montant reversé correspond bien à celui figurant dans le récapitulatif imprimable en ligne. - que le numéro de la facture correspondante a bien été reporté sur le règlement. - que l adresse de facturation figure bien pour chaque centre. AUCUN CENTRE NE DOIT EFFECTUER DE REGLEMENT AVANT D AVOIR REÇU LA FACTURE PREALABLE, NI ADRESSER DE REGLEMENT DIRECTEMENT AU CIEP. 47

48 DÉLIVRANCE DES DIPLÔMES Établissement et envoi des diplômes Les diplômes obtenus dans des centres d examen à l étranger sont établis en France par la Commission nationale, au titre du Ministère de l Éducation. Ils sont ensuite adressés par Valise diplomatique aux Services Culturels de l Ambassade de France du pays concerné, qui veilleront à ce que ces diplômes soient remis à leurs titulaires. Ce dispositif garantit la confidentialité et la sécurité de l envoi. Chaque diplôme comporte au verso la feuille de résultats du candidat, précisant les notes obtenues aux épreuves correspondantes ainsi que le centre et la session d obtention. En revanche aucune mention n est décernée. Les diplômes seront adressés par le CIEP dans un délai de 1 mois à compter de la date de réception du fichier informatique du centre d examen. Il est rappelé que l envoi de ce fichier se fait par internet, ou à défaut par mail, selon une procédure déterminée (cf. chapitre «Résultats»). Le CIEP n est en aucun cas responsable des retards dus à l envoi des résultats sur d autres supports (disquette, Cdrom ) et aux problèmes ainsi occasionnés (support défectueux, fichiers erronés, etc) Dans le cas où les frais de dossier n auraient pas été réglés dans les temps, les diplômes seront toutefois émis, afin de ne pas pénaliser les candidats, cependant, le centre d examen ne sera plus autorisé à participer aux sessions suivantes tant que ce règlement n aura pas été effectué. Remarques importantes: lors de l édition informatique des diplômes à partir des fichiers des centres, sont automatiquement imprimés tous les diplômes obtenus lors des dernières sessions communiquées. Si l on souhaite en outre la délivrance rétroactive de diplômes obtenus lors de sessions antérieures, il conviendra de l indiquer dans la lettre d accompagnement, en précisant le centre d examen, la session et (dans le cas de diplômes isolés) les noms et numéros d inscription des candidats concernés. toutes les informations concernant le candidat sont imprimées sur le diplôme directement à partir du fichier informatique, donc telles qu elles ont été saisies par le centre d examen. On sera donc particulièrement attentif lors de la saisie à l orthographe des nom et prénom, lieu de naissance, nationalité d un candidat, à la distinction minuscules/majuscules, et l on veillera en particulier à ne pas utiliser d abréviations. En cas d erreur de saisie des données signalée après l édition des diplômes, toute demande de modification et de réédition sera facturée. Pour l année la demande est facturée 1 euro par diplôme. Le nouveau diplôme sera émis dans un délai de trois mois à compter de la réception de la demande écrite. Anciens diplômes DELF-DALF Les diplômes délivrés au titre du DELF-DALF ancienne formule demeurent valables. Il n est donc pas délivré à leurs titulaires d exemplaires des diplômes DELF-DALF nouvelle formule. 48

49 Titulaires d unités capitalisables constituant partiellement un diplôme dans l ancien dispositif (délivrance des nouveaux diplômes par équivalence) Afin de ne pas pénaliser les titulaires d une partie des unités capitalisables du DELF ou du DALF délivrées selon les anciennes dispositions en vigueur sans donner droit à diplôme, la Commission nationale a prévu un dispositif permettant d obtenir automatiquement et sans nécessité de repasser une épreuve, le nouveau diplôme correspondant aux unités obtenues. Rappel de l arrêté ministériel. Article 6 Pendant une période de deux années à compter de la date d entrée en vigueur du présent arrêté, les diplômes établis en application du présent arrêté pourront être délivrés aux titulaires d une partie des unités de contrôle constitutives des DELF et du DALF délivrées en application des dispositions antérieurement en vigueur. Les correspondances admises entre les anciennes unités de contrôle et les niveaux des DELF et des DALF institués par le présent arrêté figurent en annexe III. Modalités de délivrance des diplômes par équivalence * Pour toutes les sessions ayant eu lieu dans l ensemble des pays centres d examen depuis septembre 1997, les diplômes ont été édités à partir des bases de données informatiques et ont été adressé aux centres à la fin du mois de septembre Ces diplômes ont été adressés au centre d examen dans lequel un candidat a obtenu pour la dernière fois une unité DELF-DALF, accompagnés de listes récapitulatives. * Les seuls diplômes par équivalence non édités correspondent donc : - aux candidats ayant obtenu la dernière unité leur donnant droit à équivalence entre 1986 et septembre 1997 (période pour laquelle une partie seulement des données existe sous forme informatique) - aux candidats dont le diplôme n a pu être identifié suite à des incohérences dans les données informatiques transmises par les centres (candidats ayant reçu plusieurs numéros d immatriculation successifs, candidats ayant plusieurs états-civils différents, etc.). Un candidat qui, à l issue de l automne 2006, n aurait pas reçu son diplôme par équivalence devra donc adresser une demande officielle au centre d examen où il a obtenu l unité la plus récente, en présentant les attestations de réussite justificatives des niveaux obtenus. Celui-ci transmettra ces informations au CIEP, qui vérifiera les raisons pour lesquelles ce diplôme n a pas été délivré, et procèdera à sa délivrance s il y a lieu. TABLEAU RÉCAPITULATIF DES EQUIVALENCES - Pour donner lieu à la délivrance par équivalence d un des nouveaux diplômes, l unité (ou groupe d unités) obtenue doit attester de compétences linguistiques au moins égales au niveau cible et évaluer les quatre compétences (compréhension écrite et orale, production écrite et orale. En conséquence, certaines unités obtenues isolément et certaines combinaisons d unités (voir tableau II) ne peuvent pas donner droit à délivrance d un des nouveaux diplômes. - Seul le diplôme de niveau le plus élevé est délivré par équivalence. Exemple : un candidat ayant obtenu les unités A3 et A4 pourra demander la délivrance du nouveau diplôme niveau B1, mais non celle des diplômes niveau A1 et A2. - Il n est pas délivré d équivalence au titre d un diplôme DELF 1 er degré, DELF 2 nd degré ou DALF déjà délivré, car ces diplômes conservent leur validité. 49

50 I. Unités ou combinaisons d unités de l ancien DELF-DALF donnant droit à équivalence (1) Ancien DELF-DALF Nouveau DELF-DALF II. Unités ou combinaisons ne donnant pas droit à équivalence (absence d une ou plusieurs compétences) DELF 1 er degré DELF 2 nd degré DALF A1 A2 A1 A1 A2 (2) A3 A1 A3 A2 A4 A1 A4 (3) A2 A3 A2 A4 A3 A4 B1 A5 B1 A5 B2 A5 B3 A5 B4 A5 B1 B2 B3 B2 A6 B1 A6 B2 A6 B4 A6 B3 A6 B2 B4 B1 B2 B1 B4 B1 B3 C1 B2 B3 B3 B4 B2 B4 (1) Toute combinaison de trois unités incluant une des combinaisons citées donne évidemment droit à la même équivalence. Exemple : puisque les combinaisons d unités (B1+B4) et (B3+B4) autorisent la délivrance du niveau C1, il va de soi que les combinaisons( B1+B2+B4), (B1+B3+B4) et (B2+B3+B4) l autorisent également. (2) ou DELF scolaire niveau 1 (DS1) (3) ou DELF scolaire niveau 2 (DS2) On trouvera sur le site un utilitaire permettant à u n candidat de calculer automatiquement ses droits à équivalence en entrant les unités dont il est titulaire. 50

51 ARCHIVAGE DES RÉSULTATS Documents archivés dans les centres d examen Pour chaque session, seront archivés à titre définitif, et dans le respect des règles de confidentialité régissant la conservation des données à caractère personnel (cf. ci-dessus pages :) * les listes d inscrits * les procès-verbaux signés par le Jury (double) * les listes d admis aux différents diplômes * l état de remise d attestations de réussite, signé par les candidats * les statistiques et le bilan de la session. * la liste des diplômes délivrés, après l envoi de ceux-ci par la Commission nationale. Seront archivés à titre provisoire : * les copies corrigées et fiches de résultat d oral. La durée de conservation des copies corrigées et fiches de résultat d oral n est pas fixée par les textes officiels; elle est donc laissée à l appréciation des Jurys, aux conditions suivantes : * le recours à ces documents peut être nécessaire en cas d oubli ou d erreur manifeste dans la saisie manuelle ou informatique d une note, qui peuvent n être décelés que tardivement. Leur conservation pendant une année complète est donc le minimum requis. * la durée de conservation peut être plus réduite dans le cas où les candidats non reçus ont eu communication de leurs notes et ont été avertis dès leur inscription qu ils disposeraient d un délai limité pour effectuer toute réclamation éventuelle. De telles dispositions n ont cependant pas de caractère obligatoire et relèvent entièrement de la décision des Jurys. Documents archivés par la Commission nationale La Commission nationale enregistre et gère l ensemble des résultats communiqués pour chaque session par les centres à l étranger. Parmi les documents mentionnés ci-dessus, devront en conséquence lui être adressés : * les procès-verbaux signés par le Jury (originaux) * le bilan de session * les listes de candidats diplômés à l issue de la session (éditables par le logiciel de gestion) L envoi, obligatoire également, du fichier informatique de données, est effectué à partir du logiciel (voir la procédure à suivre dans le guide du logiciel, et ci-dessus page 41). Documents adressés facultativement à la Commission nationale La Commission nationale souhaite recevoir, à titre d information, les documents élaborés par les centres en vue de l information du public et de la promotion des examens dans les différents pays: brochures, publicités, affiches, coupures de presse, etc. 51

52 ORGANISATION D UNE SESSION D EXAMEN : RÉCAPITULATIF DES PRINCIPALES OPÉRATIONS Les opérations impliquant des échanges avec la Commission nationale figurent en italiques; les autres sont des opérations internes aux centres d examen. I. Chaque année (Services culturels / Organisme de gestion centrale) * fixer le contenu et les dates des sessions, et la liste des centres d examen * fixer la composition des Jurys, les modalités d'inscription, le montant des droits d'inscription * saisir en ligne et adresser la demande d'ouverture complète à la Commission nationale * après approbation de la demande d'ouverture : publier le calendrier des sessions et des inscriptions * s assurer avec le CIEP de l habilitation des correcteurs et des examinateurs II. Dans les 10 semaines précédant la session * réception et vérification des sujets reçue du CIEP * demandes éventuelles de modifications adressées au CIEP (et dûment argumentées) * organisation et saisie informatique des inscriptions * analyse des inscriptions et établissement : - du nombre de candidats par examen - pour le DALF C1 C2 : du nombre de candidats par domaine de spécialité - du nombre de sujets à dupliquer (au total et par centre d'examen) - de la durée des examens oraux - du nombre d'examinateurs, surveillants et appariteurs nécessaires - du nombre de correcteurs nécessaires - du nombre de salles nécessaires - du matériel nécessaire (magnétophones, etc.) * organisation du déroulement de la session : - plan de la session - répartition des candidats par salles (écrits), par salles et examinateurs (oraux) ; établissement des listes correspondantes - plan de l'organisation des corrections * duplication, classement et mise en lieu sûr des sujets * préparation du matériel nécessaire durant les examens (magnétophones, papier brouillon, etc) * établissement des dossiers nécessaires aux surveillants, examinateurs, correcteurs (listes, instructions, sujet, barèmes, etc) * convocation des candidats * convocation des examinateurs, surveillants et correcteurs 52

53 III. Quelques jours avant la session * envoi dans les différents centres de passation des sujets scellés et des dossiers destinés aux surveillants, correcteurs et examinateurs [DEROULEMENT DES EPREUVES ET DES CORRECTIONS] IV. Après la session - Phase 1 * saisie des résultats (établissement des procès-verbaux) * réunion du Jury (délibération sur les cas tangents; rachat éventuel de candidats par attribution de points-jury, signature des procès-verbaux) * report des points Jury sur le logiciel de gestion pour les candidats concernés * édition des listes d'admis par diplôme et communication des résultats aux candidats * établissement et signature des attestations de réussite * statistiques et bilan de la session * saisie des frais de dossier et clôture de la session sur le logiciel DELF-DALF V. Après la session - Phase 2 * Remise des attestations de réussite aux candidats. Correction dans les données informatiques des éventuelles erreurs d état-civil signalées. * envoi du fichier informatique à la Commission nationale au CIEP (au plus tard 2 mois après la session) * transmission à la Commission nationale par les Service culturels: - des procès-verbaux signés - des listes de diplômés à l issue de la session - du bilan de la session VI. Après la session - Phase 3 * remise à leurs titulaires des diplômes adressés par la Commission nationale * après réception de la facture, règlement des frais de dossier à la Commission nationale, par l organisme de gestion centrale. * archivage des documents relatifs à la session. 53