Manuel des Cartes du parc automobile d ARI Edition du Gouvernement du Canada

Transcription

1 Manuel des Cartes du parc automobile d ARI Edition du Gouvernement du Canada Garder cette brochure à portée de main, dans le véhicule.

2 Guide pour les utilisateurs de la carte du gouvernement du Canada / Services Financiers ARI Inc. et/ou ARI MasterCard Une copie électronique des informations fournies dans ce guide est disponible en ligne à : La carte de parc du gouvernement du Canada (GC) / Services Financiers ARI Inc. (ARI) et/ou ARI MasterCard n est valide que pour les achats autorisés de fournitures et de services essentiels au fonctionnement des véhicules terrestres, aériens et navals; et des équipements motorisés que possèdent ou louent les ministères et les organismes du gouvernement du Canada. Pour les achats à être effectués à l extérieur du Canada, la carte ARI MasterCard doit être utilisée; bien vouloir contacter votre gestionnaire de centre de responsabilité ou votre gestionnaire de parc pour obtenir une confirmation et/ou une activation. La raison d être de la carte GC/Carte de parc ARI est d avoir en place un mécanisme permettant aux ministères clients de se prévaloir de l exemption de taxe du gouvernement, des escomptes de volume et de faire la cueillette de l information reliée aux transactions de la carte de parc. Acceptation de la carte de parc Lors d une situation d urgence, si un fournisseur n accepte pas la carte de parc ARI, ARI verra à faire autoriser et traiter la transaction. Une liste des fournisseurs de carburant et/ou de services acceptant la carte de parc ARI est disponible en ligne à : Dans les endroits où seulement l argent en espèces, les chèques ou les cartes de crédit majeures (p. ex. VISA,

3 MasterCard, etc.) sont acceptés, les transactions doivent être rapportées au gestionnaire de centre de responsabilité, et/ou au gestionnaire de parc qui pourront faire parvenir les transactions au Département d entretien de ARI afin de les enregistrer dans la base de données de l historique du véhicule. Note : La directive du Conseil du Trésor sur les cartes d achat permet d utiliser la carte d achat du gouvernement du Canada pour : les frais d immatriculation des véhicules, les approvisionnements habituels de fournitures pour les véhicules ayant comme seul but d accumuler en inventaire des articles tels que des batteries, des pneus, de l huile, des filtres, des pièces de rechange, etc., et lorsque la carte de parc n est pas acceptée par un fournisseur. Les types de carte de parc les plus populaires La carte de parc propre à un véhicule La directive du Conseil du Trésor sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers, demande aux ministères et aux organismes d assigner une carte de parc propre à chacun des véhicules afin de pouvoir enregistrer individuellement, dans un système de gestion des informations de parc, les dépenses reliées à chacun des véhicules. L utilisation de la carte de parc propre à un véhicule de ARI, couvrant tous les achats de carburant, de réparation et d entretien nécessaires à l opération d un véhicule du gouvernement au Canada, satisfait à cette demande. Cette carte peut être rattachée à une diversité de programmes décrits dans l Offre à commandes de ARI. La carte de parc propre à un véhicule devrait être utilisée seulement que pour le véhicule ou l équipement auquel elle a été assignée et toutes les transactions non payées en utilisant la carte de parc, incluant les travaux effectués sous la garantie, doivent être rapportées au Département d entretien de ARI et/ou entrées dans la base de données de l historique du véhicule.

4 La carte de parc générique (non spécifique à un véhicule) Une carte de parc générique ne devrait pas être émise pour un véhicule régulier du parc, mais plutôt utilisée pour les locations à court terme, comme carte de réserve ou pour diverses pièces d équipement. Une carte générique peut aussi être rattachée à une variété de programmes décrits dans l Offre à commandes de ARI. Les fournitures et les services pouvant être obtenus avec la carte de parc sont limités à ceux nécessaires à l opération et l entretien des véhicules et de l équipement du gouvernement. Ils incluent : Des compagnies pétrolières carburant, huile, lubrifiants, antigel, filtres, lave-glace, liquide pour dégivrer, les services de routine tels que les réparations de pneus, recharge de batterie, lubrification, lavage, remorquage et réparations d urgence; Des entreprises d entretien et de réparations tous services normaux d entretien, de réparations et de pièces essentiels à l opération du parc du gouvernement; Des vendeurs de pneus l achat de pneus en conformité avec la structure de prix décrite dans l Entente pour pneus et chambres à air de l Offre à commandes. Les achats de fournitures et de services effectués avec la carte de parc devraient essentiellement et normalement être effectués chez des fournisseurs ayant, avec le gouvernement fédéral, une offre à commandes nationale. Par contre, où aucune offre à commandes fédérale n existe ou lorsque des fournisseurs de ARI peuvent offrir un prix plus compétitif, les achats peuvent être effectués chez ces compagnies et ces places d affaires qui ont une entente de fournisseur avec ARI. En dépit de ce qui a été dit précédemment, les ministères clients peuvent demander à ce que certains articles ou services soient achetés chez un fournisseur local spécifique,

5 qui n a pas nécessairement d entente d Offre à commandes nationale. Dans de tels cas, le ministère client est requis de communiquer avec ARI avant d effectuer un achat. Aucune remise en espèces et/ou récompense (Points de fidélité) ne peut être, dans aucune circonstance, donnée à l utilisateur de la carte de parc. Tout rabais à la pompe doit être crédité directement sur le reçu de la carte. Numéro de téléphone sans frais apparaissant sur la carte de parc Le numéro de téléphone sans frais , valide à travers le Canada, est inscrit sur toutes les cartes de parc; ce numéro de téléphone est disponible pour l obtention d une autorisation d achats de produits autres que du carburant et/ ou l achat de services excédant la limite de la carte de parc établie par le ministère client et/ou l autorisation pour d autres services choisis par le ministère client. Limites monétaires inscrites en relief sur la carte de parc Les achats autorisés de fournitures et/ou de services effectués en dessous de la limite en dollars apparaissant en relief sur la carte de parc peuvent être effectués sans avoir à contacter ARI. Les transactions individuelles reliées à des achats de produits autres que du carburant, excédant la limite en dollars, demandent à ce que le fournisseur contacte le Département d entretien de ARI ( ou ) avant de procéder à la transaction requise. Bien que la limite en dollars ne s applique pas aux achats de carburant, ARI a un mécanisme et des procédures en place afin d enregistrer et de rapporter les comportements inusuels de dépenses. Les cartes de parc perdues, volées ou annulées Dans l éventualité d une carte de parc perdue, volée ou annulée, la responsabilité du ministère client ne prendra fin que lorsque ARI aura été adéquatement avisé. L avis sera reconnue avoir été donnée à ARI lorsque: une télécopie a été reçue au , un courriel au govcard@arifleet.ca ou verbalement via le numéro de

6 téléphone sans frais qui est aussi imprimé sur la carte de parc. L avis verbal doit aussi être confirmé par un avis écrit. L accès au service téléphonique doit être disponible 24 heures par jour/tous les jours (l avis écrit devra suivre à l intérieur de la prochaine journée ouvrable). ARI devra être responsable pour tous les montants chargés sur la carte de parc après avoir été avisé adéquatement que la carte a été perdue, volée ou annulée. Remplacement des cartes de parc Les outils de communication spécifiés pour le signalement des cartes perdues, volées ou annulées peuvent aussi être utilisés pour rapporter les cartes de parc usées ou endommagées. Après avoir reçu une carte de remplacement, la vieille carte doit être détruite. ARI devra faire parvenir la nouvelle carte de parc/remplacement à l adresse spécifiée par le ministère client à l intérieur de trois (3) jours ouvrables suivant l application ou l avis de la perte, du vol ou des dommages causés à la carte de parc. Services de la carte de parc L entente/offre à commandes avec ARI offre plusieurs services et programmes qui peuvent ne pas être énumérés plus bas. Ce qui suit fournit de l information sur certains programmes les plus populaires. Vérifiez avec votre superviseur, le gestionnaire de centre de responsabilité, ou le gestionnaire de parc du ministère afin de vous assurer que votre ministère s est inscrit à n importe lequel de ces programmes de ARI : Programme de gestion de l entretien des véhicules; Programme d entretien; Programme d entretien préventif; Programme de pièces de rechange; Programme de gestion des accidents; Programme d assistance routière; Limite de crédit et limite par transaction élevée; Cartes multiples par véhicule; Possibilité d achats à l extérieur du Canada;

7 MasterCard pour parc. Programme de gestion de l entretien des véhicules La plupart des ministères client se sont inscrits au Programme de gestion de l entretien des véhicules de ARI. Sous ce programme, ARI fournit aux utilisateurs et aux fournisseurs/ vendeurs des numéros de téléphone sans frais donnant accès à des mécaniciens détenant un brevet de catégorie A de l Ontario ou équivalent. Ce qui suit est fourni par les techniciens d entretien de ARI lorsqu ils reçoivent un appel : Répondre à chaque appel à l intérieur d une moyenne d une (1) minute, mais pas plus de trois (3) minutes et fournir en temps réel, par des mécaniciens qualifiés ou des spécialistes, les conseils requis dans la langue officielle de la personne appelant. Confirmer qu une carte de parc valide est utilisée pour couvrir la demande de réparation/entretien; Donner de l information, à la personne appelant, sur les rappels applicables des manufacturiers, sur la politique d ajustements et sur les bulletins de service pouvant avoir un impact sur le service ou la réparation qui devrait être effectué et/ou le coût d un tel service ou réparation; Donner des conseils sur la nécessité des réparations demandés en prenant en considération l historique des réparations du véhicule et de la nature du problème rapporté; Donner des conseils sur la justesse du prix estimé de la réparation en prenant en considération les standards de l industrie, les escomptes disponibles, etc.; Donner de l information sur l application possible des garanties existantes, implicites ou potentielles et/ou sur la politique d ajustements qui pourrait s appliquer sur la réparation requise et aider à obtenir que la réparation requise soit effectuée et/ou remboursée par la compagnie donnant la garantie et/ou le manufacturier/concessionnaire;

8 Informer la personne sur toute autre réparation qui pourrait être effectuée, pour des raisons économiques, en même temps que la réparation requise; Donner des conseils sur la convenance de l atelier de réparation où la réparation requise sera effectuée et sur toute autre alternative disponible; Enregistrer la lecture courante de l odomètre du véhicule; Mettre à jour la base de données de la gestion de l entretien incluant l enregistrement des codes de l American Trucking Associations (ATA); Comparer chaque facture, approuvée originalement par téléphone, avec la facture actuellement reçue afin de confirmer que seulement le travail approuvé a été effectué, que seulement les pièces autorisées ont été remplacées, que seulement le travail autorisé a été facturé, que les escomptes appropriés ont été appliquéset que le prix préalablement approuvé a été respecté; et Fournir, suite à la demande écrite du ministère client, lorsque disponible, une copie de la facture de quelconque fournisseur/vendeur qui aurait besoin d être vérifiée. Une telle requête ou demande devrait être répondue à l intérieur d une période de deux (2) semaines. Programme d entretien Le détenteur d une carte générique ou d une carte de parc propre à un véhicule devrait pouvoir acheter les services de routine d entretien du véhicule ou de l équipement tels que les changements d huile et de filtres, la rotation des pneus, la préparation pour l hiver, la mise au point du moteur, le remplacement des pneus et du système d échappement, etc., mais excluant spécifiquement l approvisionnement de pièces en surplus de celles étant nécessaires pour effectuer le service d entretien requis. Si ce service est effectué sans le Programme de gestion de l entretien des véhicules, la limite en dollars apparaissant en relief sur la carte de parc devrait

9 être de $. Programme d entretien préventif ARI a un programme proactif d entretien préventif, rencontrant le minimum des directives de la garantie du manufacturier et de toutes autres exigences uniques d entretien qui pourraient être formulées par le ministère client. Programme de pièces de rechange Les utilisateurs de cette carte de parc peuvent acheter, en dehors du Programme d entretien, des pièces de rechange nécessaires pour des véhicules ou de l équipement, mais ne peuvent spécifiquement pas acheter des services de maind oeuvre. L approvisionnement d articles dans le seul but d accumuler un inventaire de pièces telles que des batteries, des pneus, de l antigel, des lave-glaces, de l huile, etc., est aussi interdit. Programme de gestion des accidents Ce programme a été conçu pour alléger, pour le conducteur et le gestionnaire de centre de responsabilité et/ou le gestionnaire de parc, le fardeau administratif de la gestion des accidents. Lorsqu un véhicule couvert par ce programme est impliqué dans un accident, le conducteur du véhicule téléphone chez ARI via le numéro sans frais ( ) afin de déclarer l accident et un représentant de ARI informera le conducteur sur les procédures à suivre. Les accidents se produisant durant les fins de semaine ou les congés peuvent être déclarés via le système de messagerie vocale. Les frais d administration pour ce service sont de 175 $ par réclamation. Programme d assistance routière ARI fournit une assistance routière de base, dans les deux langues officielles, via le numéro de téléphone sans frais ( ), valide à travers le Canada et disponible 24 heures par jour/tous les jours. En surplus des coûts de réparation, un frais de 25 $ est applicable pour ce service. Ce qui suit représente certains des services fournis sous ce programme :

10 Démarrage lors de température froide; Changement de pneu (du râtelier à la roue); Service de déverrouillage; Livraison de carburant pour un véhicule en panne sèche; Arrangement de remorquage d un véhicule hors service dans un centre autorisé; Remise en route d un véhicule immobilisé par la neige ou sorti de la route : et Réacheminement des appels au fabricant du véhicule lorsque ce dernier est encore protégé par un programme d assistance routière offert par le fabricant. MasterCard pour parc La carte MasterCard pour parc de ARI apporte à l utilisateur un éventail de bénéfices. Ce qui suit fournit des détails sur ces bénéfices : Toutes les cartes MasterCard de parc de ARI sont acceptées seulement par les fournisseurs MasterCard ayant la catégorie de codes reliée à l entretien et au ravitaillement des véhicules en carburant. Achats de carburant Similaire à la carte propre à un véhicule et à la carte générique à l exception que la carte peut être traitée électroniquement à la pompe. Note : L escompte est d un demi-sou du litre sur cette carte. Entretien et réparations Semblable à la carte régulière de parc, les achats autorisés de fournitures et/ou de services effectués en dessous de la limite autorisée peuvent être effectués sans avoir à contacter ARI. Les transactions individuelles reliées à des achats de produits autres que du carburant, excédants la limite en dollars, demandent à ce que le fournisseur contacte le Département d entretien de ARI ( ou ) avant

11 de procéder à la transaction requise. Bien que la limite en dollars ne s applique pas aux achats de carburant, la carte MasterCard ARI a un mécanisme et des procédures en place afin d enregistrer et de rapporter les comportements inusuels de dépenses; MasterCard États-Unis Achats de carburant et réparations d urgence. Pour les réparations d urgence, ARI doit être contacté pour une autorisation. La limite monétaire peut varier. Responsabilités des fournisseurs Les termes de l Offre à commandes demandent à ce que le fournisseur accepte de : Fournir sur un bon de commande ou sur un reçu de ventes tous les détails du travail effectué incluant les pièces et la main-d oeuvre; Entrer le numéro de plaque du véhicule et, lorsque possible, le numéro de département du véhicule sur le reçu de ventes; Obtenir une signature lisible de la personne présentant la carte; Dans les cas où une carte d identité gouvernementale est requise, entrer le numéro de la carte d identité gouvernementale sur le bon de commande ou sur le reçu de ventes; Fournir une copie du bon de commande et du reçu de ventes à la personne présentant la carte de parc; Appeler Services Financiers ARI Inc. afin d obtenir une autorisation lorsque la limite de la carte du Programme d entretien est pour être dépassée. Responsabilités des utilisateurs de la carte Il est de la responsabilité de l utilisateur de la carte de : Faire parvenir le reçu de ventes et le bon de commande au bureau payeur approprié ou au superviseur en conformité avec les procédures ministérielles; Informer immédiatement son superviseur ou le

12 bureau d approbation lorsqu une carte est perdue/ volée et rapporter la perte par téléphone au en conformité avec les termes et conditions du document de l offre à commandes; Informer son superviseur ou le bureau d approbation si une carte de parc est usée ou endommagée et détruire la carte après avoir reçu une carte de remplacement; Ne jamais laisser une carte dans un véhicule, un avion ou un bateau sans surveillance. Escomptes L encart sur les prix courants indique l escompte le plus élevé, pour chacun des types de produit et de service, (en sous/litre ou un pourcentage du prix de vente) offert par les fournisseurs. N/A indique que le produit/service n est pas disponible et N/D indique qu il n y a pas d escompte. Les informations incluses dans cette trousse de renseignements pour les conducteurs et une liste complète de tous les fournisseurs incluant les adresses, les numéros de téléphone, les numéros de télécopieur, les contacts, les numéros d offre/entente à commandes, les escomptes, les adresses de courriel et la description en général des produits et des services sont disponibles en ligne à: Taxes Les utilisateurs n ont pas à se poser de question sur les taxes apparaissant sur le reçu de la carte car toute exemption de taxe est déduite au niveau de changement de pneu facturation. SOUVENEZ-VOUS que l utilisation frauduleuse d une carte de crédit de parc (p. ex., recevoir un pot-de-vin, le vol, etc.) est une offense criminelle pouvant mériter des peines sévères. Procédure pour le conducteur, lorsqu impliqué dans un accident Les conducteurs des véhicules ministériels doivent, lorsque

13 possible, prendre les mesures suivantes : Arrêter immédiatement; Prendre toutes les précautions nécessaires pour empêcher d autres véhicules d entrer en collision avec le(s) véhicule(s) endommagé(s); S assurer que les personnes blessées reçoivent les premiers soins, qu elles soient protégées de façon à ne pas être blessées davantage et demander l assistance médicale appropriée; Déclarer l accident à la police conformément aux lois et aux règlements provinciaux/locaux relatifs à la déclaration d accidents de véhicules. Si la police ne désire pas visiter la scène d un accident dû au fait que les dommages sont minimes, on doit le mentionner dans le rapport d accident; Refuser de signer toute déclaration ou formulaire de renonciation et de prendre tout blâme ou d admettre toute responsabilité; Remplir un formulaire GC24 de l Office des normes générales du Canada (cat. no ), Accident d automobile-notes en portant une attention particulière sur le fait d obtenir, si possible, les noms et les adresses des témoins et des personnes blessées au moment de l accident et d aviser votre gestionnaire de centre de responsabilité et/ou le gestionnaire de parc. Plusieurs exemplaires vierges de ce formulaire devraient être conservés dans le coffre à gants de chacun des véhicules ministériels. Note 1. Le Conseil du Trésor demande à ce que tous les accidents impliquant un véhicule soient examinés, que la cause ou les causes soient déterminées et qu une action corrective soit prise. De plus, un rapport d accident sur les situations comportant des risques doit être complété en conformité avec l article 15.3 de la partie XV «Enquêtes et rapports sur les situations comportant des risques» du Code canadien du travail. Aussi, les ministères doivent compléter une copie du rapport d accident d un véhicule

14 moteur (formulaire GC46) et la conserver avec le dossier de l historique du véhicule. Note 2. Chaque province et territoire a des compagnies d assurances privées ou gouvernementales en plus de ses propres règlements sur les accidents de véhicules moteurs et les réclamations. Les conducteurs doivent s assurer de suivre les procédures appropriées. Si nécessaire, prendre les arrangements avec la police afin de faire remorquer ou déplacer le véhicule du ministère et par la suite demeurer sur le site de l accident jusqu à ce que la police vous permette de quitter. Les conducteurs peuvent aussi contacter ARI afin de profiter du Programme d Assistance Routière (un frais de 25 $ est applicable) ou du Programme de Gestion des Accidents (un frais de 175 $ est applicable) si leur ministère s est inscrit à un ou l autre de ces deux programmes. Cédules de l entretien préventif Il est fortement recommandé de vérifier et de vous conformer aux exigences des cédules d entretien du manufacturier comprises dans le manuel du propriétaire/service de votre véhicule. Garantie de véhicule neuf Chaque véhicule neuf est couvert par une garantie de véhicule neuf qui identifie le véhicule comme ayant droit à des pièces et de la main-d oeuvre effectuée SANS FRAIS. Bien que les détails de la garantie soient expliqués dans le guide d entretien du véhicule, si vous avez des doutes, contactez le département d entretien de ARI afin d être conseillé. Tous les travaux couverts par la garantie doivent être effectués par un concessionnaire autorisé du manufacturier ou être préalablement approuvés par le manufacturier. Comme la plupart des travaux couverts par la garantie sont effectués sur une base de sans frais, les travaux effectués ne sont

15 pas normalement rapportés, par le concessionnaire du manufacturier, au département d entretien de ARI. Les opérateurs/conducteurs devraient obtenir une copie du bon de travail du concessionnaire lorsque le véhicule réparé est récupéré et faire parvenir l information au département d entretien de ARI afin qu elle soit entrée dans la base de données de l historique du véhicule. Garantie sur les pneus Les pneus installés par le manufacturier sont couverts séparément par la politique d ajustements du fabricant des pneus et non par la garantie du manufacturier du véhicule. Tous les ajustements de pneus devraient être effectués par le concessionnaire autorisé du fabricant de pneus. Réduction de la consommation d énergie et réduction des émanations et des déchets toxiques Utilisation de carburant alternatif La directive du Conseil du Trésor sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers demande à ce que les employés du gouvernement fédéral fassent le plein des véhicules fonctionnant à l essence avec du carburant ayant un taux d éthanol bas (communément appelé E-10), lorsque possible lors de déplacements pour le compte du gouvernement. Ceci s applique lors de déplacements avec un véhicule loué, loué à court terme ou appartenant au gouvernement. Conservation de l essence Évitez de laisser le moteur tourner au ralenti inutilement. Arrêtez le moteur si vous attendez plus de 30 secondes et que vous n êtes pas pris dans la circulation. Afin de réduire la marche au ralenti non nécessaire, certaines communautés contrôlent, via des lois, la marche au ralenti; Durant l hiver, la plupart des autos ne demandent que 15 à 30 secondes de marche au ralenti avant de rouler. Conduire lentement après une marche au

16 ralenti de 15 à 30 secondes peut aider le moteur à se réchauffer plus vite et réduire les émanations; Maintenir la pression appropriée dans les pneus telle que spécifiée par le manufacturier et vérifier la pression au moins une fois par semaine; Des pneus d hiver devraient être utilisés sur tous les véhicules durant la saison hivernale et remplacés lorsque la saison est terminée. Tous les lois et règlements concernant l utilisation de pneus d hiver sur les véhicules motorisés doivent être suivis; Maintenez une vitesse modérée et accélérez doucement; Évitez les départs et les arrêts brusques; Utilisez les vitesses optimales pour une économie d essence. Une vitesse stable de 50 à 70 km à l heure représente normalement la vitesse la plus efficace; Utilisez les points de changement de vitesse optimaux (référez-vous au manuel du conducteur); Lorsque vous montez une pente, laissez la vitesse du véhicule baisser graduellement ou passez à une vitesse plus basse au besoin. N utilisez pas le régulateur de vitesse lorsque vous voyagez dans des côtes abruptes ou dans des régions montagneuses; Lorsque vous descendez une pente, laissez aller l accélérateur et laissez la gravité faire bouger le véhicule; N effectuez pas de voyages inutiles et planifiez votre route afin d y inclure tous les endroits où vous devez aller, au lieu de faire des voyages distincts; Évitez les heures de pointe de la circulation et les rues qui sont généralement achalandées; Évitez les routes endommagées et raboteuses si possible; et Assurez-vous d effectuer les entretiens préventifs conformément aux cédules indiquées dans le manuel du propriétaire/service du véhicule.