Les tableurs Logiciels gratuits : PC (Open Office) / Mac (Neo Office) Logiciel payant : PC/Mac (Excel)

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1 Les tableurs Logiciels gratuits : PC (Open Office) / Mac (Neo Office) Logiciel payant : PC/Mac (Excel) Qu'est-ce qu'un tableur? - La gestion de fichiers 2 Ergonomie générale : le classeur / les feuilles 3 Environnement 5 Les barres d outils 6 Sélectionner dans une feuille de calcul 8 Types de contenus et types de données 9 Déterminer le format du contenu des cellules Saisir des données - Modifier des données 10 Saisir du texte 11 Saisir des données numériques 13 Aides à la saisie : 14 L autocomplétion - La liste de choix - La recopie incrémentée Le collage spécial 16 Calcul automatique ou sur ordre? 17 Travailler avec les formules 18 Composants des formules - Référencement de cellules Opérateurs arithmétiques - Saisir une formule 19 Références relatives et absolues 20 Calculs avec des fonctions : Σ = 21 SOMME 22 MOYENNE 23 D'autres fonctions : NB - NB.SI 24 Utiliser l'assistant fonctions 25 Réaliser un graphique 26 Mise en forme et impression 28 1

2 Qu'est-ce qu'un tableur? Un tableur est un programme informatique capable de manipuler des feuilles de calcul. Les logiciels tableurs sont utilisés pour effectuer des tâches variées, de la gestion de bases de données simples à la production de graphiques, en passant par diverses analyses statistiques, tout cela de façon automatique. Objectifs Avoir les connaissances de base pour l utilisation d un tableur (interface, saisie des données...). Traiter des données chiffrées dans un tableur (formules arithmétiques et fonctions simples comme la somme et la moyenne, notion et usage de la référence absolue). Définir une mise en page et imprimer. La gestion de fichiers Les fichiers créés par l'application Excel possèdent l extension.xls. Les fichiers Calc d'open Office ont une extension.ods. Grâce à cette extension, le système peut associer une application et une icône au fichier document. Excel (PC/MAC) Open Office (PC) Neo Office (MAC) Extension.xls Extension.ods Extension.sxc 2

3 Ergonomie générale Le classeur / les feuilles Excel OpenOffice / NeoOffice Par défaut, il contient trois feuilles de calcul, qu on peut activer, déplacer, renommer, à partir des onglets : Déplacer une feuille dans le classeur : Cliquer sur l onglet et, sans lâcher, glisser vers le nouvel emplacement. Renommer une feuille : Clic droit (ou double-clic) sur l onglet > Renommer. Masquer / Afficher une feuille : Menu Format > Feuille > Masquer / Afficher. 3

4 On peut insérer des feuilles ou en supprimer : 4

5 Environnement Pour voir tous les éléments, cliquer pour un Mac sur le point vert (haut gauche), pour un PC dans la case barrée d'une croix (haut droite). Barre des menus Barre standard Barre de titre Barre de mise en forme Barre de formule En-tête de colonne En-tête de ligne Feuille de calcul Barres de Barres défilement de défilement (ascenseurs) (ascenseurs) Onglets 5

6 Les barres d outils Pour afficher les barres d outils, utiliser le menu Affichage > Barres d outils Elle contient des commandes de formatage de nombres La barre de mise en forme : et des commandes de mise en forme des cellules 6

7 La barre de calcul ou de formule : Elle comprend le champ de saisie qui affiche le contenu de la cellule (valeurs ou formules). Une zone de texte, le signe = qui débute une formule La barre de dessin : Elle contient des outils d'insertion d'objets (texte; images ou forme). La barre "Standard" (Excel) ou "Normal" (Ooff, NOff) : Elle contient les commandes classiques les plus fréquentes : enregistrement, impression, aperçu, copie, collage, tri, insertion de graphique 7

8 Sélectionner dans une feuille de calcul Ou Cellule : cliquer «gauche» sur la cellule. Plage (ensemble de cellules contiguës) : cliquer et faire glisser la souris, en maintenant le clic gauche enfoncé. Cliquer sur la 1 cellule (haut gauche) de la plage à sélectionner, enfoncer la touche Maj avant de cliquer sur la dernière cellule (bas droite). Ligne / colonne : cliquer sur l en-tête. Cellules disjointes : sélectionner à la souris en tenant la touche CTRL (PC) ou apple (Mac) enfoncée. 8

9 Les cellules d un tableur peuvent recevoir des : Types de contenus et types de données Chaînes de caractères : textes, ou nombres traités comme du texte. Valeurs numériques : nombres. Formules Objets (image, diagramme, etc.) Notes ou commentaires. Déterminer le format du contenu des cellules Pour déterminer le format des données saisies : sélectionner la cellule ou la plage / ligne / colonne qui seront affectées par ce format, puis : Menu Format > Cellule 9

10 Saisir des données Pour saisir une donnée, on sélectionne la cellule : en cliquant une fois si elle est vide ; en cliquant deux fois si on doit ajouter quelque chose, afin de bien positionner le curseur. Ce qui est tapé sur le clavier s affiche dans le champ de saisie de la barre de formule. Modifier des données À tout moment, on peut modifier le contenu d'une cellule en : sélectionnant la cellule, puis en modifiant son contenu dans le champ de saisie de la barre de calcul, enfin en cliquant sur "appliquer" pour valider, soit "rejeter" et recommencer. double-cliquer dans la cellule et modifier son contenu sur place. Zone de texte (adresse de la cellule / formule) Rejeter Appliquer Champ de saisie 10

11 Saisir du texte Une entrée textuelle est une combinaison de lettres, de chiffres et d espaces. Pour forcer la reconnaissance comme texte d une saisie numérique (code postal, n de téléphone...), taper une apostrophe au début (qui disparaît ensuite). Pour qu un texte long soit contenu dans une seule cellule : Élargir la colonne (sélectionner par l'en-tête et tirer vers la droite) ; Fusionner les cellules après les avoir sélectionnées (menu Format > Cellule / Alignement > Fusionner les cellules OU menu Format > Fusionner les cellules) ; 11

12 Renvoyer à la ligne (menu Format > Cellule > Alignement > Renvoi à la ligne automatique). 12

13 Saisir des données numériques Caractères reconnus par le tableur pour l écriture des données numériques (par défaut, le logiciel considère l entrée comme du texte) : Les chiffres Les opérateurs (+, -,*,/ ) L espace comme séparateur de milliers La virgule pour les décimaux Le signe % Si la cellule est trop étroite, le logiciel affiche : ### (il faut alors soit agrandir la cellule, soit diminuer le corps de la police) Le logiciel supprime tout signe «+» qui précède un nombre : +3 3 Le logiciel supprime tout «0» placé en tête de nombre (sauf si on a tapé une apostrophe au début) :

14 Aides à la saisie L autocomplétion La liste de choix (Clic droit > Liste de choix) La recopie incrémentée C'est le fait d'ajouter une valeur (habituellement la valeur est 1) à une variable. Ici, le tableur le fait automatiquement. Un tableur peut incrémenter : Les nombres : Les jours de la semaine : Les mois : Les étiquettes indicées : 14

15 1. À la souris (par cliquer-glisser) Saisir le premier nombre Recopie incrémentée : tirer vers le bas sur la poignée de recopie en tenant la touche «alt» Recopie simple : idem sans la touche «alt» 2. Par le menu Edition Saisir puis copier les deux premières cellules. Sélectionner ces deux cellules et les cellules de destination. Menu Edition > Recopier > Série. Choisir le sens de recopie, et le type de série (chronologie, linéaire, date, incrémentée...). Valider. 15

16 Le collage spécial Sélectionner / Copier les cellules. Menu Edition > Collage spécial. Choisir en cochant ou décochant ce que l on veut coller des cellules copiées. Il est possible de lier des cellules, même d'une feuille à une autre (un changement dans la première se répercutera dans la deuxième). ligne). Il est possible de changer le sens de copie (colonne à coller sur une ligne). 16

17 Calcul automatique ou sur ordre? Un tableur est surtout utilisé pour effectuer des calculs. Par défaut, le tableur recalcule automatiquement les formules de la feuille de calcul à chaque validation (appui sur la touche "Entrée"). Cela peut ralentir le fonctionnement de l ordinateur. On peut désactiver le calcul automatique. La manipulation se fait par : Menu Excel > Préférences > Calcul Le calcul sur ordre se fait alors par la combinaison des touches «apple» + «=» Sur Open ou Neo Office, la commande se trouve dans : Menu Outils > Contenu des cellules > 17

18 Travailler avec les formules Composants des formules Une formule est une expression qui manipule des valeurs à l aide de fonctions et / ou d opérateurs pour retourner un résultat. Cela implique donc la sélection d un opérateur ou d une fonction, et la spécification d arguments, en principe des adresses (références) de cellules ou de plages de cellules. Référencement de cellules L'adresse ou référence d une cellule combine deux valeurs : - la lettre de sa colonne, - le numéro de sa ligne. Ex : B3 L'adresse ou référence d une plage combine deux valeurs : - l adresse de la cellule du coin supérieur gauche, - l adresse de la cellule du coin inférieur droit, - séparées par deux-points (:) Ex : (B3:D10) 18

19 Opérateurs arithmétiques Un opérateur met en relation des références de cellules entre elles ou avec des nombres. Ex: (A1-B1) ou (A1+4) Opérateur Nom Ex. de formule Opérateur Nom Ex. de formule + Addition A1+B1 = Egal A1=B1 Soustraction A1 B1 > Supérieur A1>B1 * Multiplication A1*B1 < Inférieur A1<B1 / Division A1/B1 >= Supérieur ou égal A1>=B1 % Pourcentage A1% <= Inférieur ou égal A1<=B1 ^ Puissance A1^3 <> Différent de A1<>B1 Saisir une formule Sélectionner la cellule de destination. Toute formule doit commencer par le caractère =. Saisir, au clavier ou en sélectionnant à la souris, les adresses des cellules et les opérateurs qui composent la formule. Exemple : «=B2-B1» Ce que l on tape s affiche simultanément dans la cellule et dans le champ de saisie de la barre de calcul. Appuyer sur la touche «Entrée» pour valider la saisie. 19

20 Références relatives Lorsqu on reproduit une formule, vers le bas par exemple, par recopie incrémentée, le programme adapte les références à la ligne sur laquelle elle est placée. On les appelle références relatives. A B C D E 1 Objet P.U. Qt Total 2 Cahier 0,30 30 =C2*D2 3 Stylo bleu 0,15 45 =C3*D3 4 Classeur 5,00 15 =C4*D4 5 TOTAL =SOMME(E2 :E4) Références absolues Ici, la cellule référence pour le calcul de la remise est toujours la même (A2=15%). C est une référence absolue (on fait toujours référence à cette cellule dans les différents calculs). Pour fixer cette valeur dans la formule, on place le signe «$» devant la lettre et devant le chiffre de la cellule avant de recopier par incrémentation. A B C D E F 1 Remise Montant de la Objet P.U. Qt Total catalogue remise 2 15% Cahier 0,30 30 =C2*D2 =E2*$A$2 3 Stylo bleu 0,15 45 =C3*D3 =E3*$A$2 4 Classeur 5,00 15 =C4*D4 =E3*$A$2 5 TOTAL =SOMME(E2 :E4) 6 Total après remise =E5*$A$2 20

21 Calculs avec des fonctions De nombreuses fonctions sont en fait des formules prédéfinies qui portent un nom. Ex : «=SOMME(B2:B10)» NB : la fonction «SOMME» est directement accessible dans la barre de formule (Σ). Quand on tape «=» dans la barre de formule, la zone de texte de cette barre propose un menu des dernières fonctions utilisées. 21

22 Deux fonctions simples SOMME : Additionne tous les nombres d'une série de cellules (séparées par ; ou +) ou d'une plage de cellules (séparées par :). Syntaxe : =SOMME(nombre 1;nombre 2;...) ou =SOMME(plage) =SOMME(A1;A3;B5) ou =SOMME(A1+A3+B5) calcule la somme des trois cellules. =SOMME(B2:C6) calcule la somme de toutes les cellules figurant dans la plage de cellules B2 à C6 22

23 MOYENNE : Renvoie la moyenne des arguments. " =MOYENNE (A1:A50) " renvoie la moyenne des valeurs contenues dans la plage de A1 à A50. Syntaxe : =MOYENNE (nombre 1;nombre 2;...nombre 30) Nombre 1, nombre 2,... nombre 30 sont des valeurs numériques ou des plages. 23

24 D'autres fonctions utiles MAX MIN Renvoie la valeur maximum contenue dans la plage sélectionnée NB Renvoie la valeur minimum contenue dans la plage sélectionnée NB.SI Ex: =NB(F2:F7) donne le nombre de cellules contenant un nombre, soit dans l'exemple au-dessus, "5". Ex: =NB.SI(F2:F6;"<10") renvoie "2" soit, le nombre de cellules de la plage contenant un nombre inférieur à

25 Utiliser l'assistant fonctions Accessible depuis la barre d'outils 25

26 Réaliser un graphique en utilisant l'assistant, accessible depuis la barre d'outils Suivre les directives de l'assistant et cliquer sur "Suivant" Etape 1 : choisir le type de graphique Etape 2 : préciser les données source du graphique 26

27 Etape 3 : Préciser les options du graphique (titre, légende, couleurs ) Etape 4 : choisir l'emplacement (nouvelle feuille ou page en cours) 27

28 Mise en forme et impression des feuilles de calcul Avec le menu Format Utiliser le menu Format > Cellule pour : Changer l orientation du texte (onglet «Alignement) Aligner horizontalement ou verticalement les données et présenter le contenu d'une cellule sur plusieurs lignes (renvoi à la ligne automatique) Changer la police, le corps (onglet «Police») Colorier les cellules (onglet «Bordure» ou «Motifs») Avec le menu Fichier Définir la zone d impression, après avoir sélectionné la zone que l on veut imprimer (menu Fichier > Zone d'impression > Définir). Mise en page > Onglet Page : pour gérer la mise en page de l impression : les en-têtes et pieds de page, l orientation, l échelle, la qualité d impression Si nécessaire, demander l'ajustement de l'impression à un nombre de pages A4 données. IMPORTANT : vérifier que la qualité est réglée sur «HAUTE» avant de lancer l impression. Obtenir un aperçu Imprimer 28