Exploitation des données issues de BE ( utilisation du tableur CALC) Fiche de travail (individuelle ou en binôme)

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1 Exploitation des données issues de BE ( utilisation du tableur CALC) Fiche de travail (individuelle ou en binôme) A- Présentation du tableur 1- Présentation des contenus Intitulé de la formation : les outils bureautiques pour le directeur (Benoît)/ réalisation d'une plaquette de l'école (Ward) quels outils? la Publication Assisté par Ordinateur ( plaquette de l'école ) approfondissement de la maîtrise du traitement de texte ( mise en page / insertion d'éléments images) Le tableur / autres outils disponibles 2- À quoi sert un tableur? 3- Présentation de CALC (gestionnaire de données) 3a) Extractions Connexion à BE 3 extractions possibles : le fichier 'élèves' (Menu "Gestion courante > extractions) le fichier 'responsables' le fichier 'liste électorale' (Menu Gestion courante >Édition > listes ) extraire les fichiers et les enregistrer sous ecole-eleves/ecole-responsables/ecoleelecteurs.csv' ouvrir le fichier dans le traitement de texte (bloc note ) : csv (comma separated values : les valeurs s'affichent en lignes, séparées par des points-virgules) 3b) le tableur CALC ( = EXCEL sous M$ ) : présentation rapide des feuilles ( 3 par défaut ) des lignes et des colonnes des cellules (croisement ligne x colonne) ouvrir le document 'ecole-eleves,csv' ( fichier/ouvrir ou glisser/déposer ) séparateur enregistrer en.ods supprimer des colonnes ( adjacentes ou non ) insérer une (ou des) colonne(s) créer une colonne avent la colonne 'date de naissance' en-tête de colonne : nommer 'année' la colonne créée redimensionner largeur des colonnes ( double-clic sur séparateur entre 2 noms de colonnes ou clic-droit sur nom de la colonne > 'largeur de colonne optimale' ) masquer des lignes ou des colonnes : clic-droit sur le nom de la colonne ou le numéro de la ligne > 'Masquer' afficher les lignes/colonnes masquées : sélectionner les lignes/colonnes 1 / 7

2 adjacentes puis clic-droit > 'afficher' navigation dans les cellules : touche tabulation : changement de colonne touche Entrée : changement de ligne CTRL + Entrée : pour saisir 2 lignes de texte dans la même cellule supprimer du texte : sélectionner la ou les cellule(s) > touche 'Suppr' du clavier Formatage des cellules bordures : sélectionner les cellules (ou les lignes/colonnes)> clicdroit > formater les cellules bordures ou utiliser l'outil couleur de fond : idem arrière-plan ou utiliser l'outil B- Gestion de données alterner les lignes de 2 couleurs différentes : sélectionner la ligne 1 : attribuer couleur1 sélectionner la ligne 2 : attribuer couleur2 sélectionner les 2 lignes > activer l'outil 'pinceau' puis appliquer l'outil pinceaux sur les autres lignes du tableau fixer ligne ou colonne fixer la première ligne (n 1) : sélectionner la ligne n 2 puis Menu "Fenêtre" > 'fixer' fixer la première colonne (A) : sélectionner la seconde colonne (B) puis Menu "Fenêtre" > 'fixer' fixer la première ligne et la première colonne : sélectionner la cellule intersection de la 2 e ligne et de la 2 e colonne (B2) puis Menu "Fenêtre" > 'fixer' 3- notion de fonction Le tableur = feuille de calcul + gestion de données ( utilisation de formules) une fonction basique : rechercher / remplacer exemple : remplacer "cours moyen 1" par "CM1" ( décocher "cellule entière" si coché) : Menu "Édition" > 'Rechercher-remplacer' ou CTRL + H 2 / 7

3 si nécessaire : sélectionner une colonne puis dans "rechercher / remplacer" activer l'option "sélection active seulement" la fonction 'ANNEE' créer une colonne si nécessaire ('année') se placer sur la première cellule de cette colonne cliquer sur le bouton f(x) double-cliquer sur la fonction 'ANNEE' cliquer sur la date de naissance voisine (cellule suivante) et valider ( si la date ne s'affiche pas correctement dans la colonne 'année: clicdroit sur la cellule > 'formatage par défaut') pour reproduire cette fonction dans les cellules suivantes de la colonne 'année' : utiliser la 'poignée de recopie' 4- Tri des données (Menu "Données" > 'Trier' ) sur un critère ( année de naissance ) sur 2 critères ( année / classe ) sur 3 critères ( année / classe / sexe ) Pour éviter que la ligne des "en-têtes" soit, elle aussi triée : Résultat : les élèves sont triés d'abord par année, puis pour chaque année par classe, puis pour chaque classe, par sexe 3 / 7

4 5- d'autres fonctions la fonction NBVAL permet de connaître rapidement le nombre de valeurs sélectionnées (sans compter les cellules vides s'il y en a ) exemple : nombre de filles dans la classe de CP (après tri par niveau ) sélectionner les filles de cette classe au bas de la feuille s'affiche automatiquement le nombre d'éléments sélectionnés la fonction NB.SI (somme conditionnelle) exemples : nombre d'élèves par année de naissance ou par classe nombre d'élèves hors commune ( critère "<>commune" ) 6- Filtrer des données : ( Données > Filtre >standard / autofiltre) filtre standard (ex : année = '2004 ' (les autres cellules seront masquées) 4 / 7

5 autofiltre : sur un ou plusieurs critères (ex : par classe) Lorsque la fonction "Autofiltre" est activée, un petit triangle (menu déroulant) apparaît à droite des en-têtes de colonnes En déroulant le menu, il est alors possible de choisir le ou les critères de filtrage activité à réaliser : constituer un classeur avec 1 feuille par classe 7- Utilitaires Impression : Affichage > Aperçu des sauts de pages > déplacer les lignes de limites Imprimer OU : copier depuis CALC vers WRITER ( en paysage ) Édition > collage spécial > lien DDE ou calc Création d'étiquettes et de listes paramétrées (outilsbe1d téléchargeable sur le site du CARM) L'utilisation de cet outil suppose l'extraction des 2 fichiers 'élèves' et 'responsables', Lancer l'outil 'OutilBE1d' : activer les macros fiche de renseignement sur l'école Imports : élèves responsables étiquettes classes étiquettes élections listes réglementaire ( par classe ) liste paramétrée ( par classe ) 7.2- : étiquettes 2 petits utilitaires téléchargeables sur le site du CARM permettent d'éditer facilement des étiquettes : - Base-Etiquettes ( étiquettes parents ou élèves selon le fichier injecté ) - Etiquettes électorales ( à partir d'une extraction de la liste électorale ) 8- Publipostage : exemples : lettre de convocation à une réunion adressée aux parents d'une classe lettre aux familles ayant plusieurs enfants dans l'école pour leur rappeler qu'ils ne voteront 5 / 7

6 qu'une fois aux élection pour le conseil d'élève lettre aux parents de CM2 relative au passage en 6 e (Affelnet) 8.1 Préparer la base du données ( à partir du fichier 'responsables' dont on ne conserve que l'utile ). Éventuellement remplacer M. par Monsieur et Mme ou MLLE par Madame ( utilisation de la fonction 'Rechercher-remplacer') l'enregistrer au format,ods en ne conservant que la feuille Préparer la lettre-type avec WRITER Lancer le traitement de texte enregistrer le fichier dans le même dossier que la base de données (BDD) associer la lettre à la nouvelle base de données ( Édition > Changer de BDD > Parcourir) Afficher la BDD ( F4 ou bouton 'Afficher la BDD' ou Affichage>Source de données ) saisir les éléments fixes de la lettre pour les éléments variables, faire glisser les en-têtes de la Base de données éventuellement : appliquer un filtre ( exemple : classes enfants OU classe enfant1 OU classe enfant 2 COMME 'cours moyen 2') enregistrer le modèle de lettre (lettre-type) 6 / 7

7 8.3- Impression pour imprimer l'ensemble des lettres personnalisée créées : Imprimer valider l'association à la Basse de données 2 solutions proposées : - dans un fichier : Writer créera alors un fichier sur l'ordinateur contenant l'ensemble des lettres personnalisées - sur l'imprimante : sortie directe sur l'imprimante (à éviter) Complément : insertion conditionnelle ( ex : Madame ou Monsieur ) Insertion > Champs > Autres > Fonction conditionnelle : SI : faire glisser l'en-tête Civilité et ajouter = = MME ALORS : Madame, SINON : Monsieur, 7 / 7

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