APPEL À MANIFESTATION D INTÉRÊT

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1 Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles West and Central African Council for Agricultural Research and Development APPEL À MANIFESTATION D INTÉRÊT RECRUTEMENT D UN CABINET POUR LA MISE EN PLACE D UN SYSTEME INTRANET DE TRAVAIL COLLABORATIF ET DE GESTION ORGANISATIONNELLE POUR LE CORAF/WECARD Ouverture de l appel : 30 Avril 2013 Clôture de l appel : 14 Mai 2013 AMI N Le Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles (CORAF/WECARD) est une Association Internationale déclarée à but non lucratif qui regroupe les systèmes nationaux de recherche agricole de 22 pays d Afrique de l Ouest et du Centre. Sa vision est de parvenir à une réduction durable de la pauvreté et de l insécurité alimentaire en Afrique de l Ouest et du Centre par une augmentation de la croissance économique induite par l agriculture et une amélioration durable des principaux aspects du système de recherche agricole. De cette vision découle une mission qui est de contribuer à des améliorations durables de la productivité, de la compétitivité et des marchés agricoles en Afrique de l Ouest et du Centre par la satisfaction des demandes principales adressées au système de recherche de la sous-région par les groupes cibles. En plus du personnel du Secrétariat Exécutif basé à Dakar au Sénégal, l organisation collabore avec diverses entités (instituts de recherche, projets, partenaires) aussi bien à l intérieur de la zone ouest et centre africaine que dans le reste du monde. Le personnel du Secrétariat Exécutif est également amené à se déplacer très souvent pour la raison précédemment citée. Ces activités, tout en restant dans le cadre des missions que le CORAF/WECARD s est assigné, sont de nature à ralentir le travail et partant à freiner son élan dans l atteinte de ses objectifs. Au vu de cette 1

2 situation, l organisation a décidé de se doter d un système Intranet (et Extranet) intégré et moderne de travail collaboratif et de gestion organisationnelle. 2. Le Programme de Productivité Agricole en Afrique de l Ouest (PPAAO/WAAPP) a été initié par la CEDEAO avec l appui financier de la Banque Mondiale pour soutenir la coopération régionale en matière d agriculture en Afrique. Sa coordination a été confiée au CORAF/WECARD. L objectif du programme est l amélioration de la productivité agricole tout en favorisant l intégration régionale comme instruments de promotion d une croissance partagée et de réduction de la pauvreté en Afrique de l Ouest. 3. L objectif général de cette consultation est de faciliter et améliorer la communication et la coopération entre le Secrétariat Exécutif, les principaux organes et les partenaires du CORAF/WECARD à travers le système intranet. 4. La consultation vise à analyser l existant et concevoir un système complet de travail collaboratif et de gestion organisationnelle qui devra se présenter sous forme d un portail d accès à un ensemble de ressources multimédia pouvant intégrer du texte, des images, de la vidéo, et du son. Les tâches sont détaillées dans les termes de référence ci-dessous. 5. Le Directeur Exécutif du CORAF/WECARD invite les consultants de la sous région de l Afrique de l Ouest et du Centre à manifester leur intérêt à fournir les prestations décrites. 6. Les cabinets ou groupement de cabinets intéressés par cet avis doivent fournir des informations indiquant qu ils sont qualifiés pour exécuter lesdites prestations (brochures, références concernant l exécution de contrats 2

3 analogues, CV, expérience dans le domaine similaire, expérience dans des conditions semblables etc.). 7. La durée de réalisation de cette consultance est de quatre vingt dix (90) jours répartis sur trois (03) mois à partir de la signature du contrat. 8. Les consultants seront sélectionnés en accord avec les procédures définies dans les Directives: «Sélection et Emploi de Consultants dans le cadre des prêts BIRD, des crédits de AID et les subventions par les Emprunteurs de la Banque mondiale», datée de janvier Les consultants intéressés peuvent obtenir des informations supplémentaires au sujet des documents de référence auprès du Gestionnaire de l Information et de la Communication du CORAF/WECARD, Dr Anatole Koné (anatole.kone@coraf.org) et aux heures suivantes 9h30 à 13h et de 15h à 17h GMT. Pour plus d informations vous trouverez en annexe les termes de référence de la mission. 10. Les manifestations d intérêt doivent être soumises par à l adresse proposals@coraf.org et adressées au Directeur Exécutif du CORAF/WECARD, 7 Avenue Bourguiba, Dakar, et envoyées au plus tard le 14 Mai 2013 à 17h00 GMT. Dr Harold Roy-Macaulay Directeur Exécutif du CORAF/WECARD 3

4 TERMES DE REFERENCES POUR LA MISE EN PLACE D UN SYSTEME INTRANET DE TRAVAIL COLLABORATIF ET DE GESTION ORGANISATIONNELLE POUR LE CORAF/WECARD 1. Contexte Le Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles (CORAF/WECARD) est une Association Internationale déclarée à but non lucratif qui regroupe les systèmes nationaux de recherche agricole de 22 pays d Afrique de l Ouest et du Centre. Sa vision est de parvenir à une réduction durable de la pauvreté et de l insécurité alimentaire en Afrique de l Ouest et du Centre par une augmentation de la croissance économique induite par l agriculture et une amélioration durable des principaux aspects du système de recherche agricole. De cette vision découle une mission qui est de contribuer à des améliorations durables de la productivité, de la compétitivité et des marchés agricoles en Afrique de l Ouest et du Centre par la satisfaction des demandes principales adressées au système de recherche de la sous-région par les groupes cibles. En plus du personnel du Secrétariat Exécutif basé à Dakar au Sénégal, l organisation collabore avec diverses entités (instituts de recherche, projets, partenaires) aussi bien à l intérieur de la zone ouest et centre africaine que dans le reste du monde. Le personnel du Secrétariat Exécutif est également amené à se déplacer très souvent pour la raison précédemment citée. Ces activités, tout en restant dans le cadre des missions que le CORAF/WECARD s est assigné, sont de nature à ralentir le travail et partant à freiner son élan dans l atteinte de ses objectifs. Au vu de cette situation, l organisation a décidé de se doter d un système Intranet (et Extranet) intégré et moderne de travail collaboratif et de gestion organisationnelle. 2. Objectif L objectif général est de faciliter et améliorer la communication et la coopération entre le Secrétariat Exécutif, les principaux organes et les partenaires du CORAF/WECARD à travers le système intranet 4

5 Spécifiquement, ce projet vise à analyser l existant et concevoir un système complet de travail collaboratif et de gestion organisationnelle qui devra se présenter sous forme d un portail d accès à un ensemble de ressources multimédia pouvant intégrer du texte, des images, de la vidéo, et du son. 3. Résultats attendus Le système collaboratif interne du CORAF/WECARD est mis en place et fonctionnel ; Les échanges entre les parties prenantes du CORAF/WECARD sont facilités ; La communication entre les acteurs et partenaires du CORAF/WECARD est améliorée; 4. Description des fonctionnalités du Système Intranet Le tableau suivant donne une vue d ensemble des fonctionnalités voulues par le CORAF/WECARD. Elles sont à compléter avec d autres outils transversaux décrits en dessous du tableau. No Nom Descriptif 1 Messagerie interne Permet aux agents de s envoyer des messages directement sur le système. Peut être couplé à la messagerie professionnelle traditionnelle. 2 Messagerie instantanée Permet aux agents de s envoyer des messages courts de façon instantanée. 3 Télé/Vidéo conférence Permet de tenir des réunions a plusieurs et à distance. 4 Forum interne Espace de discussion en ligne où les agents peuvent réagir à des sujets de façon continue et asynchrone. 5

6 No Nom Descriptif 5 Wiki d entreprise Espace de rédaction commune en ligne avec suivi et version. 6 Tableau d affichages / notes Outil permettant de gérer les annonces et notes de services. 7 Calendrier/Agenda d entreprise et de taches individuelles 8 Partage de ressources et de fichiers Consigne l agenda de l organisation dans l intranet et permet de gérer automatiquement les alertes et le tableau d affichages informatisé. Dispositif central de partage de fichiers et autres ressources. 9 Module de gestion des RH Les employés sont traités comme une ressource. L intranet sert donc en même temps comme un outil de gestion des RH en self-service. 10 Site Internet et blog Interface public de l intranet accessible aux internautes. Le blog permet de publier des articles de façon simple et de recueillir les commentaires des internautes. Le CORAF/WECARD disposant déjà d un site Internet, cette fonctionnalité est optionnelle cependant un système de couplage au site actuel serait fortement apprécié. En plus des modules principaux, l Intranet devra contenir les éléments transversaux suivants: 6

7 un système de vote et de notation, qui permettra aux agents de donner une opinion rapide sur un sujet, une proposition ou une idée. un système d alertes par mail et/ou SMS, qui permet d envoyer des notifications au personnel sur leur agenda ou des rappels importants. un système d archivage centralisé. le suivi et la traçabilité de toutes les opérations dans le système. un interfaçage aisé (au moyen d API par exemple) avec des outils préexistant comme la gestion de la paie, la compatibilité, la gestion des ressources informatiques, le site Internet Ces modules sont les éléments pertinents que nous avons présentement identifiés. Mais comme tout système informatique moderne, le système Intranet devra être évolutif et extensible à volonté. Des modules supplémentaires devraient pouvoir être rajoutés avec peu d effort et sans interruption de service. 5. Méthodologie Etant donné la grande importance de cet outil dans ses activités, le CORAF/WECARD souhaite être pleinement impliqué à tous les niveaux du cycle de conception et de réalisation du système. A cet égard, il recommande la démarche du prototypage avec une méthode Agile basée sur des cycles de développement permanents et incrémentaux. Cette démarche présente les avantages suivants: Un degré élevé de participation des acteurs. Une représentation tangible des exigences des acteurs. La validation étape par étape des différents modules. Le produit s adapte facilement aux besoins nouveaux ou changeants. Tous les acteurs participent activement dans le développement du produit. Les fonctionnalités sont plus rapidement mises en œuvre. Le produit résultant est plus facile à utiliser et à apprendre. 7

8 6. Architecture du système Le système Intranet devra être réalisé selon une architecture 3 tiers avec un couplage faible et flexible entre les différentes couches et de préférence avec des logiciels libres de façon à permettre aisément l intégration d autres outils de l organisation et le développement futur. La couche applicative principale devra préférablement être entièrement bâtie sur des composants web dans le souci de faciliter la maintenance modulaire, l intégration progressive d autres fonctions, l extensibilité des capacités de charge du système, le développement de services web et leur intégration avec les technologies émergentes. 1. Délai de réalisation Le délai de réalisation est de trois mois à partir de la date de signature du contrat entre les deux parties. Chaque étape des travaux devra être documentée par des rapports à mi-parcours dans la réalisation. 8