Règlement administratif des stages en communication de Louvain-la-Neuve Réglementation administrative

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1 Règlement administratif des stages en communication de Louvain-la-Neuve Réglementation administrative Le stage est obligatoire pour les étudiants de Master 120 : les étudiants inscrits au Master 120 sont tenus d'effectuer au minimum un stage dans le cadre de leur programme. Le stage vaudra 10 crédits et pourra être réalisé dès la fin de la première année (le jour qui suit la délibération de juin) et/ou en seconde année. Par ailleurs, les étudiants sont autorisés à effectuer un second stage (d'une valeur de 5 crédits) s'ils le souhaitent (à choisir dans les options transversales, voir fin de la page). Le stage est optionnel pour les étudiants du Master 60. Les étudiants du master 60 ayant déjà réalisé un second cycle (pas les autres) peuvent effectuer un stage, lié à leur problématique de mémoire. Il est souhaitable pour ces étudiants de n'effectuer leur stage qu'à partir du second quadrimestre. Le stage ne peut pas être effectué pendant les quatre premières semaines de chaque quadrimestre. Assurances Pendant l'exécution du stage, l'étudiant bénéficie, dans les limites de leurs conditions générales et particulières, des assurances souscrites par l'u.c.l. pour couvrir tant la responsabilité civile des étudiants que les dommages corporels occasionnés par un accident dont ils pourraient être victimes, y compris durant le trajet direct normal aller-retour du domicile ou du lieu de résidence habituel de l'étudiant au lieu de stage. L'étudiant-stagiaire ne peut pas être rémunéré sur son lieu de stage. Dans le cas contraire, l'assurance ne le couvrirait plus. Les interlocuteurs Le responsable des stages : Andrea Catellani. = le professeur responsable de la finalité «Relations publiques et communication d'organisation». Le maître de stage = la personne responsable du stagiaire au sein de l'organisme choisi. o L'étudiant négociera avec elle son projet de stage ainsi que les modalités pratiques (horaire, durée, tâches confiées, etc.). o Elle suivra l'étudiant tout au long de son stage o Elle effectuera une évaluation du stagiaire, à la mi-stage et en fin de stage. La gestionnaire des stages : Audrey Crucifix. = gère les stages, contact maître de stage et contact étudiants. o Elle propose des lieux de stage. o Elle établit les démarches administratives nécessaires au bon déroulement du stage (assurances, confirmation des dates auprès du maître de stage, etc.). o Elle est à la disposition de l'étudiant pour tout renseignement ou toute difficulté survenant en cours de stage. o Elle évalue le rapport de stage et reçoit l'étudiant pour l'entretien final. La période de stage

2 Le stage dure entre 20 et 50 jours. Il peut être ventilé. Par exemple, si vous avez cours le vendredi, vous pouvez avec l accord de votre maître de stage prester 4 jours de stage par semaine. Il est également possible d interrompre votre stage. Par exemple, vous pouvez prester 20 jours en septembre et recommencer votre stage le 1 er décembre, tant que vous prester entre 20 et 50 jours en tout. Le stage peut se dérouler dès la fin de la première année de master et/ou en seconde année. SI Juillet-août 2015: o Ne débuter le stage qu'après la délibération de juin (26 juin). o Le stage ayant lieu pendant les mois de juillet et/ou août doit être prévu et accepté par la gestionnaire des stages avant le 1er juin Si deuxième master: o Le stage doit être prévu et accepté par la gestionnaire des stages avant le 15 avril o Le stage ne peut pas être effectué pendant les quatre premières semaines de chaque quadrimestre. Une dérogation à cette règle peut être obtenue auprès de la gestionnaire des stages si et seulement si deux conditions sont remplies : 1. l'étudiant s'engage à aménager son horaire de stage de sorte qu'il ne rate AUCUN cours/séminaire/réunion du département de Comu. 2. Le stage se justifie parfaitement à ce moment-là (événement particulier,...) et ne peut pas se dérouler à un autre moment de l'année. La recherche d un lieu SOIT par mail - envois réguliers de propositions de stage par la gestionnaire des stages SOIT lieu parmi la liste proposée - via le moteur de recherche moodle, code STRP SOIT proposition par l'étudiant d'un nouveau lieu de stage. Dans ce dernier cas, l'étudiant rendra à la gestionnaire des stages un dossier de présentation du lieu de stage. Attention à la pertinence de ces nouveaux lieux : Les tâches confiées doivent relever des RP et de la COMU. Les tâches doivent permettre une certaine autonomie et la prise d'initiatives (un stage n'est PAS un job d'étudiant, niveau UNIVERSITAIRE). Le stage doit être encadré par un professionnel de la communication. Le stage n'est PAS un travail d'audit ou une enquête gratuite pour le compte d'une organisation. Les documents de stage Le dossier de présentation de lieu Uniquement pour les étudiants qui souhaitent proposer un nouveau lieu de stage. Celuici ne se trouve donc pas dans la base de données. Moyennant ces conditions, l'étudiant doit introduire pour acceptation un dossier de présentation du lieu auprès de la gestionnaire des stages. Ce document doit être remis en version papier dans le casier d Audrey Crucifix. La convention et le projet de stage ne pourront pas être remis avant la décision d'accepter ou non le lieu comme organisme d'accueil de stage.

3 Le dossier de présentation du lieu doit comporter au minimum les points suivants : o Décrire les missions, les activités et les projets de l'organisme (de manière générale et en termes de communication) o Mentionner la structure de l'organisation au niveau de la communication et indiquer le niveau auquel serait rattaché le stagiaire o Préciser si le lieu a une tradition d'accueil de stagiaires et pour quels types de stages o La fonction de votre maître de stage. Vérifiez qu il s agit bien d un professionnel de la communication sinon il ne pourra pas être accepté. Les conventions Trois exemplaires de la convention de stage doivent être remis en version papier dans le casier d Audrey Crucifix au plus tard trois semaines avant le début du stage (ou pour le premier jour de la session de juin si le stage a lieu pendant l été). Les conventions peuvent être téléchargées ci-dessous. Télécharger la convention de stage Les conventions doivent être signées par votre maître de stage, et par vous avant de les remettre à votre gestionnaire de stages. Au préalable, vous devez donc définir le plus précisément possible les modalités de stage avec l organisme d accueil (tâches, dates ). Le projet de stage Il doit contenir les éléments suivants : Précision concernant la durée du stage (date de début/date de fin) et sa ventilation (temps plein? mi temps? combien de jours /semaine? Quels jours? horaires?) La présentation de l'institution et du service : il s'agit de montrer quel est l'état des connaissances de l'étudiant sur le lieu de stage (taille, activités, valeurs, structure, positionnement dans le secteur,...). Les objectifs de l'étudiant et la justification de son choix. Quelles sont les compétences que l'étudiant souhaite développer au cours de son stage? Quelles connaissances théoriques acquises lors de ses études il souhaite mettre en pratique? Les activités auxquelles l'étudiant va participer au cours de son stage, les tâches qui lui seront confiées. Pour les étudiants du Master 120 : une question approfondie, en lien avec le stage, qui fera l'objet d'un travail de réflexion dans le rapport de stage. Dans le projet de stage, elle est formulée sous forme de question de départ, d'hypothèse(s), et d'un début de bibliographie (de la même manière que celle formulée pour le mémoire). En cas de modification de la question posée en cours de stage, l'étudiant doit prévenir la gestionnaire avant la fin du stage et justifier ce changement (nouveaux sujet, hypothèse, début de bibliographie). Il est évident que la question approfondie posée dans ce rapport de stage sera tout à fait distincte du sujet du mémoire. Pour les étudiants du Master 60, cette partie du rapport n'a pas lieu d'être. Ils doivent en effet produire une analyse scientifique dans leur mémoire avant de partir en stage (voir à ce propos le règlement du mémoire-stage). Remarques concernant la question approfondie Il s'agit d'une réflexion personnelle, étayée de références bibliographiques, et ayant un lien avec le lieu de stage.

4 Elle ne sera pas pratico-pratique (trop descriptive) et sera bien distincte du sujet de mémoire de l'étudiant. Dérogation En principe, le stage ne peut pas être effectué pendant les quatre premières semaines de chaque quadrimestre, sauf si l étudiant remplit une dérogation qui se trouve en version papier dans le casier d Audrey Crucifix. En signant cette fiche, l étudiant s engage à - planifier les jours de stage en-dehors des jours de cours, de séminaire ou d atelier ; - à ne pas être absent à une séance d information, de cours, de séminaire ou d atelier en raison du stage ; - ne pas invoquer le stage pour bénéficier d un délais supplémentaire pour le dépôt d un travail ou pour bénéficier de toute autre exception qui interférerait avec le déroulement normal d un cours, séminaire ou atelier. Vous pouvez télécharger la convention en cliquant ici En bref Tous les documents suivants doivent être remis au plus tard trois semaines avant le début du stage. Ou pour le premier jour de la session de juin s il s agit d un stage qui a lieu pendant l été. Il s agit : Du projet de stage Des 3 exemplaires de la convention de stage complétés et signés De la dérogation éventuelle (en cas de stage se déroulant durant les 4 premières semaines d'un quadrimestre) Pour les Master 60 qui effectuent un "mémoire-stage", la note de leur promoteur attestant de la fin du mémoire. Après avoir remis ces documents, l'étudiant vérifiera l'approbation de son stage. Il recevra par ailleurs un mail d'acceptation du stage. En aucun cas, l'étudiant ne peut entamer le stage sans avoir la confirmation de l'approbation de celui-ci. La gestionnaire des stages prendra ensuite contact avec le maître de stage, pour lui remettre son exemplaire de la convention ainsi que le document qui lui permettra d'évaluer l'étudiant. Prolongation du stage Toute prolongation de stage doit faire l'objet d'une demande écrite auprès de la gestionnaire des stages, et ce avant la date de fin de stage. L'étudiant devra réclamer auprès de son maître de stage son évaluation à la mi-stage et en fin de stage. Pour tout problème, tout changement,... intervenant en cours de stage, la gestionnaire des stages devra être prévenue et se chargera de trouver une solution. Le rapport de stage Le rapport de stage sera remis en version papier dans le casier de la gestionnaire des stages dans les 2 mois qui suivent la fin du stage et au plus tard pour le début de la session pour laquelle l'étudiant a inscrit son stage.

5 Ex: stage se déroulant du 20/10 au 27/11 ' remise le 27 janvier SAUF SI LE STAGE EST INSCRIT A LA SESSION DE JANVIER : remise le premier jour de la session. Ce rapport comptera minimum 15 et maximum 20 pages (times interligne1,5). PAS PLUS PAS MOINS. Contenu du rapport de stage (au minimum) Analyse de l'organisation d'accueil Cette partie permet surtout à l'étudiant de porter un regard analytique sur l'institution et le service dans lequel il a effectué son stage L'étudiant présentera et analysera l'organisme : o son identité (image voulue/réelle/perçue, comment l'organisme se définit et est perçu par ses publics) o son positionnement dans le secteur (positionnement sur le marché, rapports avec les partenaires et/ou les concurrents) o son fonctionnement interne (l'organisation du travail, la mise en place et le suivi des projets, les collaborations, les moyens de communication internes, externes etc.) o sa démarche en termes de communication (sa/ses méthode(s) de conception d'outils de communication, ses moyens de communication externe, etc.). L étudiant veillera à décrire ces points PUIS adoptera une position plus critique basée sur ses acquis universitaires. Analyse et description du travail du stagiaire L'étudiant s'attachera à décrire, à analyser et à évaluer ces différents points : o analyse des activités accomplies au sein de l'institution. Pour chaque tâche, il précisera sa pertinence, la démarche de travail mise en oeuvre, les stratégies et réflexion qui l'ont guidé,... Regroupez ces tâches d une manière synthétique et logique (par exemple, par projet, par degré de responsabilité ) o la réalisation de ses objectifs o ses apprentissages. Discutez de la pertinence des tâches réalisées par rapport aux objectifs de formation de votre finalité, aux apprentissages réalisés lors de votre cursus universitaire et à vos objectifs professionnels. o son insertion dans l'organisation. Discutez de votre adaptation à l environnement de travail, au rythme et à la culture de l institution, ainsi que votre capacité à nouer des contacts avec vos collègues et à échanger de manière constructive sur le projet en cours. Ses productions seront en annexe ou montrées lors de l entretien individuel avec la gestionnaire des stages. Etude de la question approfondie (uniquement pour le Master 120) : Il s'agit d'un article scientifique sérieux, d'une réflexion PERSONNELLE approfondie et argumentée sur base de REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES SCIENTIQUES. Cette réflexion permet à l'étudiant d'apporter des éléments de réponse à la question de départ posée dans le projet de stage à partir d'une confrontation de données théoriques et de données récoltées sur le terrain suivant une méthode adéquate. Cette dernière partie permet à l'étudiant de montrer sa capacité à établir des ponts entre sa formation, la réflexion théorique et la pratique telle qu'il a pu la découvrir dans le champ professionnel. Il ne s agira PAS d une description des modes de fonctionnement du lieu de stage (pratico-pratique). Il ne s agira PAS d un article

6 JOURNALISTIQUE mais bien d un article SCIENTIFIQUE (corpus, méthode, vérification d hypothèses, ). Veillez à ne pas tomber dans le guide descriptif. Gardez à l esprit qu il est nécessaire d interpréter vos données, comme dans votre mémoire. L évaluation du stage Elle se fera en 3 étapes: 1. L'évaluation écrite en fin de stage réalisée par le maître de stage avec l'étudiant. Il s'agit d'une appréciation plutôt que d'une cotation, sur base d'une grille pré-établie. Elle sera communiquée à la gestionnaire des stages par le maître de stage. L évaluation est envoyée par courrier postal à votre maître de stage. S il ne l a pas reçue, merci d envoyer un mail à l adresse suivante : audrey.crucifix@uclouvain.be en mentionnant l adresse mail de votre maître de stage. Audrey Crucifix lui enverra via pièce-jointe. 2. La lecture et l'évaluation du rapport de stage par la gestionnaire des stages. Critères principaux: recul critique, implication, concision, utilisation des acquis, problématisation. 3. L'entretien final de l'étudiant avec la gestionnaire des stages. Cet entretien portera sur : o L'expérience acquise par l'étudiant en cours du stage o Le contenu du rapport de stage. o Les capacités de l'étudiant à porter un regard critique et à prendre une distance réflexive par rapport à son expérience de stage et à établir des liaisons pertinentes avec sa formation théorique. La gestionnaire des stages prendra contact avec l'étudiant une fois le rapport remis pour fixer une date pour l'entretien final. L'étudiant soignera sa présentation et ses arguments, il respectera les délais de remise. Il vérifiera auprès de son maître de stage qu il a bien remis l évaluation à la gestionnaire des stages. Inscription du stage à la session d examens Il revient à l'étudiant de vérifier que, dans le cas d'un 2ème stage, celui-ci figure bien dans votre programme, sur votre bureau virtuel, et prendre contact avec le secrétariat si ce n'est pas le cas. En tenant compte de la date de fin de stage et du temps d'élaboration du rapport de stage. EX: pour un stage se déroulant du 2/11 au 25/12. SI inscription à la session de janvier, remise le 7/01 Aurez vous le temps de rédiger votre rapport? SI NON, remise 2 mois après la date de fin càd le 25/02 ' délibération en juin. Deuxième stage Les démarches et les modalités d'évaluation d'un second stage en relations publiques sont les mêmes que pour le premier. La seule différence est sa valeur : 5 crédits. Attention Si l'étudiant choisit de faire 2 stages,ceux-ci doivent être réalisés dans des organisations différentes. Il est cependant possible de réaliser 2 stages dans le même organisme si et

7 seulement si il s'agit de services différents, de maîtres de stage différents et de tâches tout à fait distinctes. Ne pas oublier de le signaler au secrétariat / gestionnaire de votre programme afin qu'il fasse partie du cursus de la 2ème année. Stage à l étranger L étudiant a la possibilité d effectuer son stage à l étranger. Les démarches de stage sont identiques. L étudiant sera assuré de la même manière. Une convention en anglais est disponible